Otázka
Chci, aby byli o každé změně formuláře informováni všichni zúčastnění. Jak to mohu udělat?
Příklad: Tvůrce, odpovědná osoba a ten, kdo naposledy formulář upravil dostanou oznámení v aplikaci nebo vyskakovací oznámení vždy, když se změní stav formuláře či jeho odpovědná osoba. Jak zařídím, aby dostali všichni zúčastnění oznámení o formuláři a oznámení o změně jeho stavu?
Příklad 1:
| Některé formuláře mají pouze dva stavy: |
Příklad 2:
| Jiné formuláře mají stavů několik: |
Odpověď
Tvůrce, odpovědná osoba a ten, kdo naposledy formulář upravil dostanou oznámení pokaždé, když u formuláře dojde ke změně z editovatelného do needitovatelného stavu (například při podání konceptu).
Upozorňujeme, že níže popsaný pracovní postup je ruční proces, který vyžaduje, aby zúčastnění s úkolem interagovali. Úkol je užitečný prostředek, který vám pomůže informovat všechny zúčastněné. Úkol také kromě samotného formuláře nabízí možnost přidaní informací.
Přečtěte si tento článek o úkolech ve Fieldwire: Co je to úkol?
Jak to zařídit
Úkoly mohou mít „sledující“ – to jsou další uživatelé (kromě odpovědné osoby), kteří budou informováni o jakýchkoli aktualizacích úkolu.
Můžete vytvořit úkol a přidat odkaz na formulář. Následně ho můžete používat jako distribuční seznam, kam budete přidávat zúčastněné osoby jako sledující. Kdykoli je formulář aktualizován můžete provést úpravu v úkolu, aby byli informováni všichni sledující. Přes jednotlivé aktualizace úkolu mohou zúčastněné osoby komunikovat a mít aktuální informace o stavu formuláře.
Přidání sledujících do úkolu:
1. Vytvořte novou kategorii, kde budete organizovat všechny své úkoly používané pro oznámení k formulářům:
Poznámka: Případně můžete ke sledování úkolů vytvořených pro aktualizace formuláře používat štítky. Přečtěte si tento článek: Co jsou to štítky a jak je mohu spravovat?
2. Vytvořte nový úkol.
3. Připojte k němu buď „Nový formulář“, nebo „Existující formulář“:
Poznámka: Ujistěte se, že před uzavřením vyskakovacího okna k formuláři přidáte odpovědnou osobu.
4. Zavřete okno formuláře, přidejte odpovědnou osobu za úkol (nejspíše stejnou jako odpovědnou osobu za formulář) a přidejte zprávu:
Poznámka: Když napíšete zprávu, přidáte fotografii nebo soubor, pomáháte zajistit, aby všichni byli informovaní.
5. Přidejte k formuláři libovolný počet jednotlivých zúčastněných osob jako sledující úkolu:
Poznámka: Sledující můžete také přidávat pomocí symbolu „@“ a jména uživatele. Sledující můžete také upravovat (přidávat/odebírat) u několika úkolů najednou pomocí funkce „Hromadná úprava“ v záložce „Úkoly“. Nezapomeňte vždy nejprve přidat odpovědnou osobu. Pokud ji nepřidáte, první osoba přidaná k úkolu se stane jeho odpovědnou osobou a ostatní budou přidáni jako sledující. Na tomto pracovním postupu je šikovné, že sledující mohou také úkol komentovat, aby například požádali o aktualizaci formuláře.
Jak uvědomit zúčastněné osoby, když u formuláře dojde ke změně odpovědné osoby:
Je na osobě odpovědné za formulář, aby ho aktualizovala a pomocí úkolu sledující informovala. Bude moci formulář dokončit a pomocí zpráv informovat všechny uživatele. Jestliže se změní odpovědná osoba u úkolu, oznámení obdrží všichni sledující úkolu – pokud se však změní odpovědná osoba u formuláře, oznámení obdrží pouze tvůrce formuláře, poslední úpravce a odpovědná osoba. V případě, že chcete, aby byli o změně odpovědné osoby informováni všichni uživatelé, postupujte podle níže uvedených kroků:
1. Změňte odpovědnou osobu za úkol a novou odpovědnou osobu za formulář tak, aby oznámení dostali sledující úkolu i odpovědná osoba za formulář:
2. Odpovědná osoba může následně formulář z úkolu otevřít a upravit:
3. Odpovědná osoba poté může formulář podat nebo ho přiřadit někomu jinému a informovat všechny sledující tím, že napíše do příslušného úkolu zprávu:
Poznámka: Sekci zpráv lze také využít ke kladení dotazů, žádání o aktualizace ve formuláři nebo komunikaci jakýchkoli obav. Pokaždé, když je vytvořena nová zpráva, se všem sledujícím úkolu zobrazí vyskakovací oznámení.
Jak informovat zúčastněné osoby, které nemají účet Fieldwire:
Lidem, kteří nemají účet Fieldwire, můžete poslat oznámení nebo aktualizaci ručně tak, že jim formulář nebo úkol pošlete e-mailem. Níže uvedené kroky popisují, jak poslat úkol nebo formulář e-mailem:
Sdílení aktualizací úkolu e-mailem:
1. Otevřete úkol, klikněte na „Sdílet“ a zvolte „E-mail“:
2. Přidejte příjemce e-mailu, upravte jeho předmět a přidejte zprávu, pak klikněte na odeslání:
Poznámka: Nezapomeňte e-mailové adresy oddělit čárami
Zaslání samotného formuláře:
1. Přejděte na záložku „Formuláře“, identifikujte příslušný formulář a klikněte na ikonu obálky:
2. Přidejte jednotlivé příjemce e-mailu a zvolte odeslání formuláře:
Co když formulář musí podepsat člověk, který Fieldwire nepoužívá?
Lidé, kteří nejsou uživateli Fieldwire a potřebují podepsat formulář, tak mohou učinit, více informací o tomto postupu naleznete v tomto článku v angličtině: Otázky a odpovědi: Může formulář podepsat člověk, který není uživatelem Fieldwire?
Další informace
Zde najdete další články o záložkách „Formuláře“ a „Nastavení“: