Introduktion til brugerdefinerede formularer og skabeloner

Oversigt

Fieldwire tilbyder modulet 'Formularer' til Business- og Business Plus-abonnementerne. I dette modul får du muligheden for at oprette dine egne brugerdefinerede formularer på kontoen og tilføje de fem standardformularskabeloner. Du kan også flytte alle brugerdefinerede formularer fra dit projekt til din konto for at fordele dem på tværs af dine projekter. På samme måde kan du flytte alle formularer fra din konto til dine projekter.
(Se denne artikel om skabeloner til kontoformularer for at få flere oplysninger.)

 Skabelonbyggeren til brugerdefinerede formularer giver Fieldwire-brugere mulighed for at tilpasse Fieldwires eksisterende formularer eller oprette brugerdefinerede formularer, der er skræddersyet til specifikke arbejdsgange. Når formularskabelonen er oprettet, kan brugerne udfylde, underskrive og indsende deres formularer på både web- og mobilversionen af Fieldwire.

Du kan bruge formularbyggeren til at redigere Fieldwires daglige rapporter, timesedler, inspektionsanmodninger, sikkerhedsrevisioner og tids- og materialetags eller oprette helt nye typer formularer som jobrisikoanalyser, ekstra arbejde, inspektioner for kvalitetssikring og -kontrol og meget andet!

Bemærk: Alle formularer, du eksporterer fra Fieldwire, vil indeholde det logo og den farveoverskrift, som en projektadministrator har angivet under fanen Projektindstillinger. (Se denne artikel for at få mere at vide om projektindstillinger: Fanen Projektindstillinger på web og mobil)

Indholdsfortegnelse

• Standardformularskabeloner
• Opret en brugerdefineret formularskabelon
  • Skabelontyper
  • Statusser
  • Tilladelser
  • Påmindelser om forfaldsdato
  • Tilføj nye sektioner
  • Liste- og tabelsektioner og posttyper
  • Formularberegninger
  • Vedhæftede filer
  • Vejr
  • Underskrift
  • Flere underskrifter
• Sammenkædninger på formularer
  • Sammenkædede opgaver på formularer
  • Sammenkædede tegninger i formularer
• Sådan kloner du dine brugerdefinerede formularskabeloner
• Gendannelse af slettede formularer
• Envejssynkronisering
• Video om at opbygge brugerdefinerede formularer

Standardformularskabeloner

De fem standardformularskabeloner, der er nævnt ovenfor, vises ikke længere automatisk i hvert nyt projekt. Hvis du opretter en ny virksomhedskonto med Fieldwire, vil du automatisk se disse standardformularskabeloner i fanen "Skabeloner" på dit projektdashboard. Hvis du allerede har oprettet en Fieldwire Business-konto, vil ingen af dine eksisterende projekter blive påvirket. Du vil derimod kun se disse ændringer på nyoprettede projekter. 

Derudover kan du til enhver tid tilføje en af de fem standardformularskabeloner, hvad enten de findes i dine kontoformularskabeloner eller ej, ved at følge denne arbejdsgang:

1. Klik på den blå knap "+Ny formular"
2. Hold markøren over "+Ny skabelon"
3. Klik på "Opret ny"
4. Vælg en af de fem standardformularskabeloner under rullemenuen "Start med ..."
5. (Valgfrit) Opdater navnet på skabelonen
6. (Valgfrit) Vælg, om det skal være en "dateret skabelon"
7. Klik på "Opret"

Opret en brugerdefineret formularskabelon

På fanen Formularer skal du vælge +Ny formular, derefter vælge +Ny skabelon, og så klikke på "Opret ny". Hvis du vil redigere en eksisterende formularskabelon, skal du vælge knappen "Administrer skabeloner" i øverste højre hjørne og derefter vælge den formularskabelon, du vil redigere. 

Hvis du er administrator på projektet, kan du importere kontoformularskabeloner til dit projekt via indstillingen "+Ny skabelon".

Skabelontyper

• Standardtypen indeholder en beskrivelse, modtager og status. Man ville oprette en standardskabelon, hvis formularen kræver flere unikke datoposter i stedet for én samlet dato. Fieldwires Daglig rapport-formular har f.eks. en forfaldsdato for formularen i stedet for en oprettelsesdato. Det kan være nyttigt, hvis flere medarbejdere skal se og godkende formularen.

• Den daterede type indeholder en beskrivelse, modtager, status og dato. Man ville oprette en standardskabelon, hvis en formular kræver oplysninger, der er genereret på eller er relevante for en bestemt dato. For eksempel indeholder Fieldwires daglige rapportformular automatisk vejr baseret på den dato, der er valgt på formularen.
  

Bemærk: Kun skabelontypen 'Dateret' giver dig mulighed for at tilføje sektionen 'Vejr'. Bemærk, at en 'Daglig rapport'-skabelon er en 'dateret skabelon'. 

Statusser

Når du har valgt formulartypen, kan du ændre de forskellige statusser, som formularen kan befinde sig i. Vælg 'Administrer' tilladelser og statusser for at ændre dette: 



Det er især nyttigt, hvis forskellige dele af formularen skal godkendes. Du kan tilføje flere statusser, som du finder relevant, ved at vælge muligheden +Ny status.

Kan angive status og Kan forlade status er en måde at angive, hvilke rettighedsniveauer der kan ændre formularens status på det givne tidspunkt. Som standard er det kun brugere på administratorniveau, der kan angive formularen som indsendt. (Se denne artikel for at få mere at vide om projekttilladelser: Introduktion til projekttilladelsesniveauer: Administratorer, medlemmer og følgere)

Bemærk: Du kan tilpasse, på hvilket tidspunkt i en formular den kan redigeres eller ej i kolonnen Formularen kan redigeres. Alle de påkrævede felter skal udfyldes, før formularen flyttes til en 'ikke-redigerbar' tilstand.

Bemærk: Alle statusser, der er markeret som 'Ja' under "Formularen kan redigeres", vises med en gul prik ved siden af: 

Hvis status er markeret som 'Nej' under "Formularen kan redigeres", vises status med en grøn prik:

Bemærk: Når status for en formular ændres, vil formularens forfatter, modtager og den, der senest har redigeret formularen, alle få besked på nettet og modtage en push-påmindelse på alle mobile enheder, der er tilknyttet en Fieldwire-konto.

Tilladelser 

Det er kun modtageren, der kan redigere formularattributterne – herunder beskrivelse af formular, status, modtager, dato og forfaldsdato. Denne indstilling kan ikke ændres:

Sektioner eller poster, der kan udfyldes i lister og tabeller i en formular, kan ændres – administratorer kan vælge, om kun formularmodtageren eller alle brugere kan redigere poster, der kan udfyldes, i en formular. 

Påmindelser om forfaldsdato

Påmindelser via e-mail og i appen sendes til formularmodtageren 48 timer før forfaldsdatoen.

For at formularmodtageren kan modtage påmindelser via e-mail og i appen, skal formularen have en 'Modtager' og en 'Forfaldsdato' og være i kladdetilstand eller en anden status, der kan redigeres.

Hvis status for formularen ikke er blevet ændret til 'Indsendt' eller en anden ikke-redigerbar status 48 timer før forfaldsdatoen, får modtageren en e-mail og en påmindelse i appen om, at deres tildelte formular nærmer sig forfaldsdatoen.

Bemærk: Hvis formularens forfaldsdato ændres, nulstilles påmindelsen, og den sendes 48 timer før den nye forfaldsdato.

Bemærk: Hvis 'Modtager' ændres, sendes en ny e-mail.

Tilføj nye sektioner

Når du har angivet statusserne for din formular, kan du nu begynde at bygge formularen. Vælg ‘+Ny sektion’ for at tilføje en ny sektion. Der er fem forskellige sektioner, du kan tilføje til en formular

Liste- og tabelsektioner og posttyper

Listen er struktureret som en liste med felter, der er lavet til at anmode om specifikke oplysninger fra brugerne. Du kan have så mange posttyper, som du vil, på en liste. 

Tabelsektionen er struktureret på en mere kompakt måde og giver brugerne mulighed for at kombinere forskellige posttyper. Det maksimale antal kolonner, der kan være i en formulartabel, er 10, og det maksimale antal rækker pr. tabel er 100. Kolonnetyperne 'lang tekst' og 'dato og tidspunkt' tæller hver især som 2 kolonner i forhold til denne grænse på 10. 

Der er flere forskellige posttyper for begge sektioner.

Du kan gøre alle felterne i denne tabel påkrævede eller ikke påkrævede (bortset fra 'Afkrydsningsfelt' og 'Afkrydsningsfelt og bemærkninger'), når du opretter din formular. På den måde kan du sikre, at brugerne udfylder de nødvendige felter på din byggeplads.

Du kan også tilføje anvisninger eller standardværdier til ethvert tekst- eller heltalsfelt for at spare tid eller informere teammedlemmer om, hvad feltet skal indeholde

Bemærk: Der kan være op til 150 rækker i en tabelsektion af formularen. 

Bemærk: Med hensyn til posttypen 'Dato og tidspunkt' skal du huske, at den tid, der vises på formularen i Fieldwire, bestemmes af den enkelte enheds tidszone, når du indtaster klokkeslættet. For eksempel kan klokkeslættet for en bruger i tidszonen EST blive vist som 12, mens klokkeslættet for en bruger i tidszonen UTC+8, der ser på nøjagtig den samme formular, vil være 09.00 i Fieldwire. Dette er dog ikke tilfældet for PDF-eksporter af formularer. Det tidspunkt, der vises i PDF-eksporten, bestemmes af den tidszone, der er valgt i projektet under fanen Projektindstillinger.

Bemærk: Korte/lange tekstfelter kan indeholde op til 1 milliard tegn. Denne grænse på 1 milliard gælder for tekst, der indtastes i en formular for disse felter. Det er dog ikke tegngrænsen for navnet på det felt, der er konfigureret i skabelonredigering; der er en anden grænse for dette. Da de har samme tegnbegrænsning, er de største forskelle mellem korte og lange tekstfelter, at lange tekstfelter ombrydes, hvilket korte tekstfelter ikke gør (både i lister og tabeller), og at lange tekstkolonner i tabeller er bredere end korte tekstkolonner.

Bemærk: I posttyperne 'Heltal' og 'Decimal' kan du indtaste næsten uendeligt mange tegn. I posttyperne 'Afkrydsningsfelt' og 'Bemærkninger' kan du indtaste op til 1 milliard tegn.

Formularberegninger

Under 'Tabeller' bruger posttypen 'Beregning' heltals- og decimalvariabler til at angive summen eller produktet af et brugerdefineret udtryk, der er defineret af projektadministratorer. I en tabel, der har mindst et heltal eller et decimaltal, skal du vælge at tilføje posttypen 'Beregning' – når du har angivet et navn til posten, skal du vælge 'Opret udtryk ...':

Bemærk: Alle udtryk, der allerede er oprettet, bliver gemt i formularen. 

Når du har valgt 'inden for beregningen', vises heltals- og decimalposttyperne som 'Variabler' –posterne i tabellen bruger bogstaverne 'A-I' for at afspejle rækkefølgen af posterne.

I feltet 'Udtryk' kan du bruge algebraiske beregninger sammen med relevante variabler til at udføre automatiske beregninger, der er relevante for formularen. Du kan også indtaste relevante tal uden for variablerne i tabellen – (f.eks: 12, 24, 48) – det kan hjælpe med eventuelle tidsbaserede beregninger, eller hvis du gerne vil finde 'gennemsnittet' i beregningen. 

I eksemplet ovenfor beregner Udtryk det samlede antal arbejdstimer i løbet af ugen. Når du har gemt udtrykket, bliver det gemt som en 'Beregning'-posttype i tabellen.
Vælg beregningsposttypen i tabellen for at ændre 'Navn', 'Udtryk' og 'Enhed' og vise dette i formularen: 

Bemærk: De understøttede enheder er 'Temperatur (fahrenheit eller celsius – afhængig af projektindstillinger, måleenheder)', 'Valuta' (afhængig af projektindstillinger) og 'Tid (timer)'. 

Resultaterne af ovenstående eksempel er beskrevet nedenfor. Udtrykket tilføjer 'Decimal'-posttyperne for hver ugedag, og beregningen justeres afhængigt af de pågældende poster i formularen:  

Afhængigt af formularen (og variablerne i tabellens poster) kan mange forskellige brugssituationer understøttes – herunder, men ikke begrænset til:

• Beregn det samlede antal arbejdstimer for alle håndværkere på byggepladsen. 
• Beregn de gennemsnitlige enheder pr. dag i et tids- og materialeskema.
• Beregn det samlede antal arbejdere

'Total'-rækken

Når du har defineret dine udtryk, kan projektadministratorer tilføje en 'Total'-række for at sammenfatte indtastningerne i formulartabellen.

Eksempel 1:

Eksempel 2:

De, der udfylder formularen, vil se beregningerne blive opdateret dynamisk baseret på deres indtastninger, når de udfylder deres formularer på byggepladsen.

For at tilføje denne 'Total'-række til din formulars tabel(ler) skal du først 'afpublicere' formularskabelonen. Når formularskabelonen er afpubliceret, skal du gå til formularens tabel(ler) og klikke på blyantikonet for at gå til "Oplysninger om sektion". 

Når du ser på "Oplysninger om sektion", vil der være en mulighed for en 'Total'-række, hvor du kan vælge, om du vil have rækken til at vise summen eller gennemsnittet af posterne i dine tabeller. Når Sum eller Gennemsnit er valgt, vil tabellen i den pågældende formular og dens formulareksporter vise 'Total'-rækken.

Bemærk: Dette kan ikke tilføjes med tilbagevirkende kraft til ældre formularer. Det er kun for nyoprettede formularer, efter at 'Total'-rækken er blevet aktiveret for hver formulartabel.

Vedhæftede filer

Sektionen til vedhæftede filer giver brugerne mulighed for at overføre forskellige filtyper, herunder PDF, JPEG, PNG, CSV, TXT og KML, for at nævne nogle få af dem. Klik her for at se den fulde, udtømmende liste over accepterede filtyper. Du kan angive det mindste og største antal vedhæftede filer, der skal inkluderes. Du kan også tilføje en beskrivelse for at angive relevante oplysninger om den vedhæftede fil.

Bemærk: Du kan overføre filer og billeder med en størrelse på op til 50 MB.

Med indstillingen "Eksisterende billede" kan du vedhæfte alle billeder, der er gemt under fanen Billeder, til din formular. Forskellen mellem at vedhæfte et eksisterende billede og et "Billede/fil" er, at de billeder, du vælger ud fra, findes i fanen "Billeder" (i modsætning til at overføre nye billeder fra din computer, skylager osv.) 

Bemærk: Hvis du vælger at vedhæfte et "Eksisterende billede", vil dette billede blive vist igen på fanen "Billeder", da det nu er knyttet til formularen.

Billeder, der er vedhæftet direkte til tegninger, formularer og tekniske forespørgsler, kan nu markeres.

Formularer:

Vejr

Vejrsektionen i formularen henter automatisk vejroplysninger til formularen. Dette er baseret på, hvad der er indtastet under 'Adresse' på fanen 'Indstillinger' i projektet. Fieldwire anvender Visual Crossing til at bestemme vejrdataene på en formular.

En formulars vejrdata indstilles ud fra tidsstemplet for formularens "dato" (når brugeren først opretter formularen, indstilles den til oprettelsesdatoen, men dette kan ændres). Hvis den oprettes om morgenen, er de vejrdata, der vises på formularen, en prognose, og vi opdaterer derefter formularen med det faktiske vejr efter ca. 24 timer.

Underskrift

Underskriftssektionen beder brugerne om en elektronisk underskrift på web eller en håndskreven underskrift på mobilen. Fieldwire inkluderer automatisk tidsstemplet for, hvornår formularen blev underskrevet for at hjælpe med at sikre ansvarlighed.

I webbrowseren kan du eller en person, der ikke har en Fieldwire-konto, underskrive din formular:

Navnet på den bruger, der er logget ind, vises som den første underskriftsmulighed.

Vælg 'Underskriv som en anden person' for at få en bruger, der ikke har en Fieldwire-konto, til at underskrive formularen.

Underskriften fra brugere, der underskriver som sig selv, ledsages af en dato, et klokkeslæt, et enhedsstempel samt underskriverens virksomhed og stillingsbetegnelse for at vise, hvornår formularen blev underskrevet, og hvilken person der underskrev den.

Bemærk: Virksomhed og stillingsbetegnelse bestemmes af oplysningerne i profilindstillingerne på din kontos startside, ikke af oplysningerne i hvert enkelt projekt.

Den bruger, der er logget ind i Fieldwire på den enhed, hvor formularen blev åbnet, vil blive anført som enhedens ejer: 
 

'Underskriv som Ben Schantz'

'Underskriv som en anden person'

På iOS- og Android-versionerne af Fieldwire kan du også få en anden bruger til at underskrive formularen:  

Navnet på den bruger, der er logget ind, vises som den første underskriftsmulighed.

Vælg 'En anden person' for at få en bruger, der ikke har en Fieldwire-konto, til at underskrive formularen.

Når du har bestemt, hvem der skal underskrive formularen, bliver du bedt om at tilføje en håndskreven underskrift til formularen, hvis du underskriver. Hvis en anden person underskriver formularen, bliver de bedt om at skrive deres navn, før de tilføjer deres håndskrevne underskrift. 

Som med underskrift i webbrowseren vil enhver underskrift blive ledsaget af en dato, et klokkeslæt og et enhedsstempel, der viser, hvornår formularen blev underskrevet, og hvilken person der underskrev den.

Bemærk: Underskriverens virksomhed og stillingsbetegnelse vises endnu ikke, hvis formularen underskrives på mobilen.

Den bruger, der er logget ind i Fieldwire på den enhed, hvor formularen blev åbnet, vil blive anført som enhedens ejer: 

Underskriv formular som 'Andrew White'

Underskriv formular som 'En anden person'

Når alle obligatoriske felter på formularen er udfyldt, kan du vælge 'Opdater [status] og luk'. Det svarer til at indsende en formular. De statusser, man opretter på formularen, bestemmer, hvilken tilstand formularen kan flyttes til: 

Standardstatusser på formularen 'Daglig rapport':
Standardstatusser på formularen 'Anmodning om inspektion':

Hvis flere brugere opretter eller redigerer en bestemt formular på mobilen, skal de sørge for at lukke formularen, når de er færdige med at redigere den, før de lukker appen eller sætter enheden i dvale. 

Flere underskrifter

I hver underskriftssektion i en formular kan brugerne nu bestemme det mindste antal underskrifter, der kræves i en sektion, samt det maksimale antal underskrifter, der er tilladt i en sektion. Det forhindrer brugerne i at skulle tilføje flere underskriftssektioner til en formular.

Når du klikker på blyantikonet, kan du vælge "Min. antal underskrifter" og "Max. antal underskrifter". 

Bemærk: Hvis du ikke ønsker, at underskriftssektionen skal være påkrævet, skal du sætte "Min. antal underskrifter" til "0". 

Selvom mobilbrugere ikke kan redigere antallet af minimums- eller maksimumsunderskrifter på en formular, kan de se/tilføje flere underskrifter under en underskriftssektion som bestemt af 'Min. antal underskrifter' og 'Max. antal underskrifter' på formularskabelonen.

Sammenkædninger på formularer

Hvis en tegning eller en opgave er knyttet til en bestemt formular, vil disse sammenkædninger blive vist i sidepanelet og være tilgængelige, når man ser formularen.

Sammenkædede opgaver på formularer

Hvis du vil sammenkæde en formular med en opgave, kan du enten gøre det direkte på selve formularen i sidepanelet eller i selve opgaven ved at vælge kædeikonet og derefter formularen. Hvis man gør det direkte på formularen, kan man også oprette en ny opgave, som så bliver sammenkædet med formularen. Dette vil vise de opgaver, der er vedhæftet i den eksporterede kopi af den formular, som opgaverne er knyttet til.

Bemærk: Når man duplikerer en formular, duplikeres opgavens sammenkædninger ikke sammen med formularen.

Sammenkædede tegninger i formularer

For at sammenkæde en tegning med en formular skal du gå til det pågældende tegningsark på fanen Tegning og bruge indstillingen Hyperlink til at føje en formularsammenkædning til tegningsarket. Når hyperlinket er føjet til tegningsarket, vises det eller de ark, som formularen er blevet sammenkædet med, under sektionen 'Sammenkædninger' sammen med eventuelle opgaver.

Sådan kloner du dine brugerdefinerede formularskabeloner

Du kan klone dine brugerdefinerede formularskabeloner til alle nye projekter, du opretter.
Det er med til at forhindre dobbeltarbejde, som du ellers ville være nødt til at udføre.

Bemærk: I øjeblikket kan formularskabeloner kun klones til nye projekter. Brugerdefinerede formularskabeloner kan ikke klones til eksisterende projekter med tilbagevirkende kraft. Projektadministratorer kan dog vælge at flytte formularskabeloner fra projektniveau til kontoniveau og trække disse formularskabeloner fra kontoen ind i det nye projekt. (Se denne artikel for at få mere at vide om import af formularskabeloner: Kontoformularskabeloner). Sørg for, at du er kontoindehaver eller kontoansvarlig, eller at du har en virksomhedskonto for at sikre, at du kan klone formularskabeloner.

Gendannelse af slettede formularer

Formularer i et projekt kan gendannes af projektadministratorer på Business-abonnementer på fanen Papirkurv. Hvis en formular slettes, vil den ligge i papirkurven i 30 dage, i løbet af hvilke den kan gendannes. Efter 30 dage vil formularen dog blive slettet permanent. 

Bemærk: Mens formularer kan gendannes fra fanen Papirkurv, kan formularskabeloner ikke gendannes. Når formularskabeloner slettes, slettes de permanent. Hvis du forsøger at slette en formularskabelon, får du den besked, der vises i skærmbilledet nedenfor, hvor du skal bekræfte, om du vil slette skabelonen og alle de formularer, der er knyttet til den pågældende skabelon.

Envejssynkronisering

Formularer kan sikkerhedskopieres til skylagerudbydere (Box, Dropbox, OneDrive) via envejssynkronisering. Når en af disse integrationer er aktiv, vil formularer, der er blevet opdateret til en ikke-redigerbar status (f.eks. "Indsendt"), blive kopieret til Box/Dropbox/OneDrive og gemt i deres tilsvarende undermapper. Navnene på undermapperne vil svare til navnet på den formularskabelon, der blev brugt til at oprette formularen.

Tastaturgenveje på fanen 'Formularer'

1. Brug Tab for at gå videre til næste post

2. Brug piletasterne til at navigere i bestemte rullemenuer

3. Brug ESC til at lukke formularvisningen

Video om at oprette brugerdefinerede formularer

Flere oplysninger

• Sådan bruger du formularer baseret på dit projekts tilladelsesniveau
• Hvordan publicerer, indsender, eksporterer og/eller deler jeg en eller flere formularer?
• Introduktion til fanen Formularer