Überblick
Bei jedem Bauprojekt gibt es Änderungen, die sich auf den ursprünglichen Umfang, die ursprünglichen Kosten und den ursprünglichen Terminplan auswirken. Zur Erfassung dieser Änderungen verwenden Bauunternehmen Änderungsaufträge, die beschreiben, was geändert wurde und wie sich diese Änderung auf die Kosten und den Terminplan auswirkt. Es kann Dutzende oder gar Tausende von Änderungsaufträgen zu einem Projekt geben und für die finanzielle Gesundheit und die Berichterstellung des Bauunternehmens ist es von entscheidender Bedeutung, dass diese korrekt verwaltet werden.
Das Modul „Änderungsaufträge“ ist die neueste Ergänzung der Fieldwire-Suite von Projektmanagement-Tools und lässt sich mit anderen Teilen von Fieldwire integrieren, sodass Sie eine einzige Quelle für vereinbarte Änderungen des Umfangs nutzen, Daten von relevanten Beteiligten/Stakeholdern schneller erfassen, den Genehmigungsprozess beschleunigen und viele weitere Aktionen durchführen können.
Um diese Funktion in Ihre Fieldwire-Instanz zu integrieren, können Sie eine Demo mit unserem Vertriebsteam vereinbaren oder sie mit dem Business Plus-Plan kaufen. Wenn Sie bereits beim „Business Plus“-Plan angemeldet sind, werden Änderungsaufträge automatisch zu Ihrem Konto hinzugefügt.
Hinweis: Änderungsaufträge sind aktuell nur in der Webversion von Fieldwire verfügbar.
Inhaltsverzeichnis
- Projektmanagement (PM) in einem Projekt aktivieren
- Der Workflow für Änderungsaufträge
- Die Registerkarte „Änderungsaufträge“
- Voreinstellungen für Änderungsaufträge
- Einen Änderungsauftrag erstellen
- Kosten anfordern
- Zur Überprüfung einreichen
- Ablehnung senden
- Überarbeitung erstellen
- Überprüfung senden
Projektmanagement (PM) in einem Projekt aktivieren
Informationen zu Unternehmen und dazu, wie Sie Projektmanagement in einem Projekt aktivieren können, finden Sie in diesem Artikel: Projektmanagement (PM) in einem Projekt aktivieren und Unternehmen in einem Projekt verwalten.
Benutzerberechtigungen für Änderungsaufträge
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Manager |
Mitwirkende |
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Projektmanagement-Onboarding
Wenn Sie die Registerkarte „Änderungsaufträge“ (oder eine beliebige Projektmanagement-Registerkarte) zum ersten Mal öffnen, wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, um Ihnen bei den ersten Schritten mit dem Projektmanagement in Fieldwire und der Einrichtung Ihres „Unternehmens“ im Projekt zu helfen. Fügen Sie zunächst den Namen Ihres Unternehmens hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“. Der Unternehmensname wird für alle PM-Module des Projekts gleich sein. Er wird jedoch über die Unternehmensinformationen in den Profileinstellungen nicht automatisch ausgefüllt.
Als nächstes werden Sie aufgefordert, Ihre Firmenkennung einzugeben. Dies wird Ihnen und Ihrem Team helfen, während des gesamten Projekts organisiert zu bleiben.
Das war‘s auch schon! Im Beispiel auf diesen Screenshots verwenden wir den Unternehmensnamen ABC und die Firmenkennung ABC.
Ein führendes Unternehmen festlegen
Um sicherzustellen, dass alle Informationsanfragen, Einreichungen und Änderungsaufträge in Fieldwire durch Ihr „Unternehmen“ bearbeitet werden, können Sie nun ein führendes Unternehmen einrichten. Um loszulegen, öffnen Sie die Registerkarte „Personen“ des Projekts und klicken Sie dann für das Unternehmen, das Sie als führende Unternehmen einrichten möchten, auf „als führendes Unternehmen festlegen“.
Nachdem Sie auf „als führendes Unternehmen festlegen“ geklickt haben, öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit einem Überblick darüber, was die Benutzer im führenden Unternehmen tun können, im Gegensatz zu den Benutzern in den anderen Unternehmen, die nicht als führende Unternehmen festgelegt wurden. Benutzer im führenden Unternehmen können beispielsweise Einreichungen an ein beliebiges Unternehmen senden oder Einreichungen von diesem anfordern. Benutzer in den anderen Unternehmen können nur Einreichungen an das führende Unternehmen senden.
Wenn Sie ein führendes Unternehmen festlegen wollen, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „als führendes Unternehmen festlegen“. Nach dem Klick auf die blaue Schaltfläche wird neben dem führenden Unternehmen ein Kronen-Symbol und der Hinweis „Führendes Unternehmen“ angezeigt.
Der Ablauf für Änderungsaufträge
Je nach Phase, in der sich der Änderungsauftrag befindet, kann dieser verschiedene Status annehmen. Der Ablauf ist für alle Änderungsaufträge gleich. Die folgende Tabelle enthält Erklärungen der verschiedenen Status, die ein Änderungsauftrag durchläuft:
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Änderungsauftragsstatus |
Definition |
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Entwurf |
Bei der Erstellung befindet sich ein Änderungsauftrag im Status „Entwurf“. Um einen Entwurf für einen Änderungsauftrag zu erstellen, benötigen Sie im Rahmen des PM-Zugangs Managerberechtigungen. Während sich der Änderungsauftrag im Entwurfsstatus befindet, können Sie Details und Kosteninformationen hinzufügen. Wenn der Änderungsauftrag bereit ist, kann er zur Genehmigung eingereicht oder angefordert werden. |
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Angefordert |
Wenn er angefordert wird (der Status wechselt von „Entwurf“ zu „Angefordert“), kann der neue Empfänger Kosteninformationen zu dem Änderungsauftrag hinzufügen und diesen erneut an den Benutzer senden, der ihn angefordert hat. Der Status wechselt von „Angefordert“ zu „Überprüfung ausstehend“. |
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Überprüfung ausstehend |
Im Status „Überprüfung ausstehend“ kann der neue Empfänger den Änderungsauftrag genehmigen oder ablehnen und ihn an den Benutzer zurücksenden, von dem er ihn erhalten hat. Dadurch wechselt der Status zu „Genehmigt“ oder zu „Abgelehnt“. |
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Abgelehnt |
Wenn er abgelehnt wird, ist der Benutzer, der ihn zur Überprüfung eingereicht hat, der neue Empfänger und kann eine Überarbeitung des Änderungsauftrags erstellen, wenn er die Kostendetails ändern möchte, und ihn anschließend erneut einreichen. |
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Überarbeitung ausstehend |
Nachdem eine Überarbeitung erstellt wurde, wechselt der Status von „Abgelehnt“ zu „Prüfung ausstehend“. Wenn eine Überarbeitung erstellt wird, kann der Benutzer die neueste Version der Kosteninformationen und Begleitdokumente kopieren, um die vorherige Prüfung als Grundlage zu nutzen, oder von vorne beginnen. Ist der Änderungsauftrag zur erneuten Einreichung bereit, können Manager ihn erneut zur Überprüfung einreichen; der Status wechselt von „Überarbeitung ausstehend“ zu „Überprüfung ausstehend“. Der Ablauf „Überprüfung ausstehend“ beginnt mit der neuen Überarbeitung von vorne. |
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Genehmigt |
Wenn der Änderungsauftrag genehmigt wird, muss nichts weiter unternommen werden. |
Beobachter
In der Registerkarte „Beobachter“ können Sie die Beobachter jedes Ablauf-Schritts hinzufügen und entfernen. Hierzu müssen Sie auf „+ Beobachter hinzufügen“ und auf den Namen der Person(en), die Sie hinzufügen möchten, klicken. Sie können diesen Beobachter auch entfernen. Klicken Sie hierzu auf das „x“, das angezeigt wird, wenn Sie die Maus über den Namen bewegen.
Wenn dieser Benutzer aktuell nicht zum Projekt gehört, können Sie ihn einladen. Beachten Sie jedoch, dass eine zusätzliche Gebühr erhoben wird, wenn neu eingeladene Benutzer nicht Teil Ihres Kontos sind und Sie zudem nicht über die für sie erforderlichen zusätzlichen Lizenzen verfügen.
Neben dem Hinzufügen von Beobachtern im Abschnitt „Details“ können Sie außerdem in den meisten Pop-up-Fenstern zum Status des Änderungsauftrags Beobachter hinzufügen/entfernen.
Die Registerkarte „Änderungsaufträge“
Jede als Manager oder Mitwirkender mit einem Unternehmen verbundene Person kann auf die Registerkarte „Änderungsaufträge“ zugreifen. Hier kann auch auf jede Änderung im Projekt zugegriffen werden, unabhängig vom Status.
Die Überschriften in dieser Registerkarten bieten eine allgemeine Übersicht über die Art, die Reihenfolge, das Thema und den Status der Änderungsaufträge im gesamten Projekt. Im Folgenden finden Sie eine genauere Definition dieser Überschriften:
- #: Die „Firmenkennung“ wird durch das Unternehmen, bei dem der Änderungsauftrag angefordert wird, zugewiesen und hinzugefügt, wenn der Änderungsauftrag vom Status „Entwurf“ in den Status „Angefordert“ oder „Überprüfung ausstehend“ wechselt.
- Name: Der Titel des Änderungsauftrags wird hinzugefügt, wenn der Änderungsauftrag erstellt wird.
- Status: Der aktuelle Status der Einreichung, der vorgibt, welche Aktionen den Benutzern zur Verfügung stehen. Mögliche Status sind „Entwurf“, „Angefordert“, „Prüfung ausstehend“, „Überprüfung ausstehend“, „Schließung ausstehend“, „Geschlossen“ und „Ungültig“.
- Fälligkeitsdatum: Wird vom Benutzer hinzugefügt, der den Änderungsauftrag anfordert. Gibt das Datum wieder, zu dem der Einreichende den Änderungsauftrag an den anfordernden Benutzer senden sollte.
- Gesamtkosten: Die im Änderungsauftrag erfassten Gesamtkosten.
- Empfänger: Der aktuelle Eigentümer für die nächsten Aktionen des Änderungsauftrags.
Außerdem werden oben die verschiedenen Status angezeigt, sodass Sie sich schnell einen Überblick über die Anzahl der Änderungsaufträge im Projekt mit jedem einzelnen Status verschaffen und die genehmigte Gesamtsumme im Auge behalten können.
Voreinstellungen für Änderungsaufträge
Um den Prozess der Erstellung von Änderungsaufträgen zu beschleunigen, können Sie voreingestellte Kosten festlegen, die bei der Erstellung von Änderungsaufträgen häufig wiederverwendet werden. Diese voreingestellten Kosten können für Materialien, Arbeit, Ausrüstung, Subunternehmer, Sonstiges und Kostenzuschläge festgelegt werden. Diese entsprechen den 6 Abschnitten, die Sie während des Erstellungsprozesses von Änderungsaufträgen ausfüllen können. Alle Benutzer mit der Projektberechtigung Admin können die Voreinstellungen im Modul festlegen und bearbeiten.
Um mit der Erstellung von Voreinstellungen zu beginnen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Voreinstellungen für Kosten verwalten" in der oberen rechten Ecke. Daraufhin öffnet sich ein neues Pop-up-Fenster, in dem Sie neue Voreinstellungen für die 6 oben genannten Bereiche erstellen können. In dem Pop-up-Fenster wird auch angezeigt, wie viele Voreinstellungen Sie bereits für den jeweiligen Bereich erstellt haben. Wenn Sie eine Voreinstellung erstellen möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Abschnitt und dann auf "Voreinstellung für [Bereich] hinzufügen". Hier haben Sie 3 Felder, in die Sie Informationen eingeben können: "Name", "Einheitentyp" und "Kosten pro Einheit [Währung]". Beachten Sie, dass das einzige Pflichtfeld für die Erstellung einer Vorgabe der "Name" ist, das Feld "Einheitentyp" ist ein Dropdown-Feld, aus dem Sie mehrere Optionen auswählen können, und die im Feld "Kosten pro Einheit" angezeigte Währung ändert sich je nachdem, welche Währung Sie in den Projekteinstellungen ausgewählt haben.
Hinweis: Eine einmal gelöschte Voreinstellung kann nicht wiederhergestellt werden.
Hinweis: Wie im Pop-up-Fenster erwähnt, sind die Voreinstellungen bei der Erstellung von Änderungsaufträgen für alle Projektbenutzer sichtbar.
In der Auswahlliste "Einheitentyp" sehen Sie dieselben Typen, die auch beim Ausfüllen des Änderungsauftrags selbst aufgeführt sind.
Bei der Erstellung von Voreinstellungen für Kostenaufschläge werden Sie feststellen, dass sich die Optionen von denen der anderen 5 Abschnitte unterscheiden: "Name", "Verwendeter Abschnitt", "Prozentsatz (%)", "Standardmäßig verwenden". Das Feld "Verwendeter Abschnitt" bezieht sich auf die anderen 5 Abschnitte des Änderungsauftrags sowie auf die Optionen "Zwischensumme" und "Zwischensumme + Aufschläge". Für diesen speziellen Abschnitt können Sie auch wählen, ob diese Kostenaufschläge standardmäßig angewendet werden sollen oder nicht. Wenn Sie die Option einschalten, wird der Aufschlag bei der Erstellung automatisch zu allen Änderungsaufträgen hinzugefügt. Wenn Sie die Option ausschalten, wird sie nicht standardmäßig hinzugefügt, aber Sie können sie Ihrem Änderungsauftrag unter dem Abschnitt "Kostenaufschlag" auf dem Änderungsauftrag selbst problemlos hinzufügen.
Sobald Sie Ihre Voreinstellungen erstellt haben, sind Sie bereit für die Erstellung Ihrer Änderungsaufträge. Nachfolgend sehen Sie ein kurzes Video eines mit Voreinstellungen erstellten Änderungsauftrags:
Einen Änderungsauftrag erstellen
Um einen Entwurf für einen Änderungsauftrag zu erstellen, benötigen Sie im Rahmen des PM-Zugangs Managerberechtigungen. Um einen neuen Änderungsauftrag zu erstellen, gehen Sie zur Registerkarte „Änderungsaufträge“, wählen Sie „+ Neuer Änderungsauftrag“ und geben Sie dann den Namen Ihres Änderungsauftrags ein. Falls gewünscht können Sie eine Beschreibung Ihres Änderungsauftrags hinzufügen, dies ist jedoch nicht obligatorisch. Wenn Sie bereit zur Erstellung des Änderungsauftrags sind, klicken Sie auf „Entwurf erstellen“.
Hinweis: Der „Name“ des Änderungsauftrags kann später geändert werden – klicken Sie neben dem Namen des Entwurfs des Änderungsauftrags auf das Bleistiftsymbol.
Ein neuer Änderungsauftragsentwurf wird erstellt. Ein Änderungsauftrag enthält keine Pflichtfelder, bei der Erstellung eines Änderungsauftragsentwurfs können jedoch Details und Kosteninformationen hinzugefügt werden. Der Änderungsauftrag ist in 3 Bereiche unterteilt: Überschrift oben, „Details“ rechts und Information zu den „Kosten“ links.
Die Kosteninformationen sind wiederum in Kostenabschnitte oben (Materialien, Arbeit, Ausrüstung, Subunternehmer), Kostenzuschläge, die Kostenzusammenfassung, Begleitdokumente und Notizen gegliedert.
Die verschiedenen Kostenabschnitte unterscheiden sich im Wesentlichen durch die verfügbaren Maßeinheiten. Unter dem Abschnitt „Materialien“, im Drop-down-Menü „EINHEIT“, können Sie beispielsweise „Stück“, „Längenfuß“, „Quadratfuß“, „Quadratyard“ usw. auswählen. Unter „Arbeit“ und „Ausrüstung“ können Sie im Drop-down-Menü „EINHEIT“ „Stunden“, „Tage“, „Wochen“ usw. auswählen.
Zudem können die einzelnen Posten unter „Kostenzuschläge“ einzeln oder gemeinsam erhöht werden. Darüber hinaus kann auf den Änderungsauftrag ein endgültiger Preisaufschlag angewandt werden, bei dem es sich im Wesentlichen um einen Zuschlag auf einen Zuschlag handelt; am häufigsten wird dies für eine Anleihe, eine Versicherung usw. verwendet.
Kosten anfordern
Wenn der Änderungsauftrag bereit ist, ist die blaue Drop-down-Schaltfläche „Senden“ verfügbar. Durch einen Klick auf die blaue Drop-down-Schaltfläche werden zwei Optionen angezeigt: „Kosten anfordern“ und „Zur Überprüfung senden“. In diesem Work sehen wir uns die Option „Kosten anfordern“ an. Geben Sie nach der Auswahl von „Kosten anfordern“ den „Empfänger“ ein und fügen Sie „Beobachter“, ein „Fälligkeitsdatum“ und eine optionale „E-Mail-Nachricht“ hinzu. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Anfordern“, wenn diese Informationen ausgefüllt sind.
Dadurch wechselt der Status des Änderungsauftrags zu „Angefordert“ und der neue Empfänger wird per E-Mail benachrichtigt und aufgefordert, seine Kosten hinzuzufügen und den Änderungsauftrag in Fieldwire einzureichen.
Zur Überprüfung einreichen
Wenn der Änderungsauftrag den Status „Angefordert“ hat, kann der neue Empfänger die Kosteninformationen zum Änderungsauftrag hinzufügen und diesen an den Nutzer, von dem er angefordert wurde, zurücksenden. Hierzu muss der Empfänger auf die blaue „Senden“-Schaltfläche klicken. Als nächstes wird er aufgefordert, den „Empfänger“ einzugeben und „Beobachter“ und das „Fälligkeitsdatum“ sowie eine optionale „E-Mail-Nachricht“ hinzuzufügen. Wenn diese Informationen ausgefüllt sind, klicken Sie auf die blaue „Senden“-Schaltfläche, um den Status von „Angefordert“ zu „Überprüfung ausstehend“ zu ändern.
Ablehnung senden
Im Status „Überprüfung ausstehend“ kann der neue Empfänger den Änderungsauftrag entweder annehmen oder ablehnen und ihn an den Nutzer, von dem er ihn erhalten hat, zurücksenden. Dadurch wechselt der Status zu „Genehmigt“ oder zu „Abgelehnt“.
Wenn „Abgelehnt“ ausgewählt wird, wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, zu bestätigen, dass Sie die Ablehnung an den Einreichenden senden möchten.
Wie in der Pop-up-Nachricht angegeben, erlaubt Fieldwire dem Einreichenden, eine Überarbeitung zu erstellen, wenn Sie den Änderungsauftrag ablehnen.
Überarbeitung erstellen
Um eine Überarbeitung zu erstellen, kann der Empfänger einfach auf „Überarbeitung erstellen“ klicken und den „Empfänger“, die „Beobachter“ und das „Fälligkeitsdatum“ wählen. Wenn eine Überarbeitung erstellt wird, hat der Benutzer die Option, die neueste Version der Kosteninformationen und Begleitdokumente zu kopieren, um die vorherige Prüfung als Grundlage zu verwenden oder von vorne zu beginnen. Wenn eine Überarbeitung erstellt wurde, wechselt der Status von „Abgelehnt“ zu „Überarbeitung ausstehend“.
Im Status „Überarbeitung ausstehend“ kann der Benutzer die überarbeitete Kostentabelle bearbeiten, die Inhalte anpassen und vor der erneuten Einreichung weitere Begleitdokumente und Notizen hinzuzufügen. Auf dem nachstehenden Screenshot sehen Sie, dass neben „Kosten“ „rev1“ angezeigt wird, um darauf hinzuweisen, dass dies die 1. Überarbeitung ist.
Zudem können vergangene Überarbeitungen unter der aktuellen Überarbeitung eingesehen werden, falls Sie auf vergangene Antworten oder Abgaben verweisen möchten.
Ist der Änderungsauftrag zur erneuten Einreichung bereit, können Manager ihn erneut zur Überprüfung einreichen; der Status wechselt von „Überarbeitung ausstehend“ zu „Überprüfung ausstehend“. Der Workflow „Überprüfung ausstehend“ beginnt mit der neuen Überarbeitung von vorne.
Überprüfung senden
Im Status „Überprüfung ausstehend“ kann der neue Empfänger den Änderungsauftrag genehmigen oder erneut ablehnen.
Wenn der neue Empfänger auf „Genehmigen“ klickt, wird ein weiteres Pop-up-Fenster angezeigt, um die Aktion zu bestätigen. Durch einen Klick auf die blaue „Senden“-Schaltfläche wechselt der Status des Änderungsauftrags zu „Genehmigt“. Der Prozess für Änderungsaufträge ist abgeschlossen und an dem Änderungsauftrag können keine weiteren Aktionen vorgenommen werden.