Einführung in Änderungsaufträge in Fieldwire

Überblick

Bei jedem Bauprojekt gibt es Änderungen, die sich auf den ursprünglichen Umfang, die ursprünglichen Kosten und den ursprünglichen Terminplan auswirken. Zur Erfassung dieser Änderungen verwenden Bauunternehmen Änderungsaufträge, die beschreiben, was geändert wurde und wie sich diese Änderung auf die Kosten und den Terminplan auswirkt. Es kann Dutzende oder gar Tausende von Änderungsaufträgen zu einem Projekt geben und für die finanzielle Gesundheit und die Berichterstellung des Bauunternehmens ist es von entscheidender Bedeutung, dass diese korrekt verwaltet werden.

Das Modul „Änderungsaufträge“ ist die neueste Ergänzung der Fieldwire-Suite von Projektmanagement-Tools und lässt sich mit anderen Teilen von Fieldwire integrieren, sodass Sie eine einzige Quelle für vereinbarte Änderungen des Umfangs nutzen, Daten von relevanten Beteiligten/Stakeholdern schneller erfassen, den Genehmigungsprozess beschleunigen und viele weitere Aktionen durchführen können.

Um diese Funktion in Ihre Fieldwire-Instanz zu integrieren, können Sie eine Demo mit unserem Vertriebsteam vereinbaren oder sie mit dem Business Plus-Plan kaufen. Wenn Sie bereits beim „Business Plus“-Plan angemeldet sind, werden Änderungsaufträge automatisch zu Ihrem Konto hinzugefügt.

Hinweis: Änderungsaufträge sind aktuell nur in der Webversion von Fieldwire verfügbar. 

 

Inhaltsverzeichnis

• Projektmanagement in einem Projekt aktivieren
  • Benutzerberechtigungen für Änderungsaufträge
  • Einführung in das Projektmanagement
  • Ein führendes Unternehmen festlegen
• Der Ablauf für Änderungsaufträge
  
  • Beobachter
• Die Registerkarte „Änderungsaufträge“
  • Voreinstellungen für Änderungsaufträge
• Einen Änderungsauftrag erstellen
• Kosten anfordern
• Im Auftrag übermitteln
• Zur Überprüfung einreichen
• Ablehnung senden
• Überarbeitung erstellen
• Genehmigung senden
• Für Ungültig erklären
• Änderungsaufträge verlinken

 

Projektmanagement in einem Projekt aktivieren

Informationen zu Unternehmen und dazu, wie Sie Projektmanagement in einem Projekt aktivieren können, finden Sie in diesem Artikel: Projektmanagement in einem Projekt aktivieren und Unternehmen in einem Projekt verwalten.

 

Benutzerberechtigungen für Änderungsaufträge

Aktion	Manager	Mitwirkende
Neuen Änderungsauftrag erstellen
Inhalt eines Änderungsauftrags im Entwurf bearbeiten
Details eines Änderungsauftrags im Entwurf bearbeiten
Innerhalb meines Unternehmens neu zuweisen
Änderungsauftrag im Entwurf löschen
Änderungsauftrag anfordern
Änderungsauftrag zur Überprüfung einreichen
Antwort bearbeiten
Antwort einreichen
Voreinstellungen verwenden
Voreinstellungen einstellen*

 

Wichtig zu beachten:

• Bei allen Berechtigungen wird davon ausgegangen, dass der Benutzer demselben Unternehmen angehört wie der aktuelle Verantwortliche, sofern nicht anders angegeben.

 

Einführung in das Projektmanagement

Wenn Sie die Registerkarte „Änderungsaufträge“ (oder eine beliebige Projektmanagement-Registerkarte) zum ersten Mal öffnen, wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, um Ihnen bei den ersten Schritten mit dem Projektmanagement in Fieldwire und der Einrichtung Ihres „Unternehmens“ im Projekt zu helfen. Fügen Sie zunächst den Namen Ihres Unternehmens hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“. Der Unternehmensname wird für alle Projektmanagement-Module des Projekts gleich sein. Er wird jedoch über die Unternehmensinformationen in den Profileinstellungen nicht automatisch ausgefüllt.

 

Als nächstes werden Sie aufgefordert, Ihre Firmenkennung einzugeben. Dies wird Ihnen und Ihrem Team helfen, während des gesamten Projekts organisiert zu bleiben.

 

Das war‘s auch schon! Im Beispiel auf diesen Screenshots verwenden wir den Unternehmensnamen ABC und die Firmenkennung ABC.

 

Ein führendes Unternehmen festlegen

Um sicherzustellen, dass alle Informationsanfragen, Einreichungen und Änderungsaufträge in Fieldwire durch Ihr „Unternehmen“ bearbeitet werden, können Sie nun ein führendes Unternehmen einrichten. Um loszulegen, öffnen Sie die Registerkarte „Personen“ des Projekts und klicken Sie dann für das Unternehmen, das Sie als führende Unternehmen einrichten möchten, auf „als führendes Unternehmen festlegen“.

 

Nachdem Sie auf „als führendes Unternehmen festlegen“ geklickt haben, öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit einem Überblick darüber, was die Benutzer im führenden Unternehmen tun können, im Gegensatz zu den Benutzern in den anderen Unternehmen, die nicht als führende Unternehmen festgelegt wurden. Benutzer im führenden Unternehmen können beispielsweise Einreichungen an ein beliebiges Unternehmen senden oder Einreichungen von diesem anfordern. Benutzer in den anderen Unternehmen können nur Einreichungen an das führende Unternehmen senden.

 

Wenn Sie ein führendes Unternehmen festlegen wollen, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „als führendes Unternehmen festlegen“. Nach dem Klick auf die blaue Schaltfläche wird neben dem führenden Unternehmen ein Kronen-Symbol und der Hinweis „Führendes Unternehmen“ angezeigt.

 

Der Ablauf für Änderungsaufträge

Je nach Phase, in der sich der Änderungsauftrag befindet, kann dieser verschiedene Status annehmen. Der Ablauf ist für alle Änderungsaufträge gleich. Die folgende Tabelle enthält Erklärungen der verschiedenen Status, die ein Änderungsauftrag durchläuft:  

Änderungsauftragsstatus	Definition
Entwurf	Bei der Erstellung befindet sich ein Änderungsauftrag im Status „Entwurf“. Um einen Entwurf für einen Änderungsauftrag zu erstellen, benötigen Sie im Rahmen der Projektmanagement-Berechtigungen Managerberechtigungen. Während sich der Änderungsauftrag im Entwurfsstatus befindet, können Sie Details und Kosteninformationen hinzufügen. Wenn der Änderungsauftrag bereit ist, kann er zur Genehmigung eingereicht oder angefordert werden.   Hinweis: Während Sie im Status „Entwurf“ zunächst Details und Kosteninformationen hinzufügen, können diese Details in jedem Status von den Managern im Unternehmen des Erstellers oder Verantwortlichen von Änderungsaufträgen aktualisiert werden.
Angefordert	Wenn er angefordert wird (der Status wechselt von „Entwurf“ zu „Angefordert“), kann der neue Empfänger Kosteninformationen zu dem Änderungsauftrag hinzufügen und diesen erneut an den Benutzer senden, der ihn angefordert hat. Der Status wechselt von „Angefordert“ zu „Überprüfung ausstehend“.
Überprüfung ausstehend	Im Status „Überprüfung ausstehend“ kann der neue Empfänger den Änderungsauftrag genehmigen oder ablehnen und ihn an den Benutzer zurücksenden, von dem er ihn erhalten hat. Dadurch wechselt der Status zu „Genehmigt“ oder zu „Abgelehnt“.
Abgelehnt	Wenn er abgelehnt wird, ist der Benutzer, der ihn zur Überprüfung eingereicht hat, der neue Empfänger und kann eine Überarbeitung des Änderungsauftrags erstellen, wenn er die Kostendetails ändern möchte, und ihn anschließend erneut einreichen.
Überarbeitung ausstehend	Nachdem eine Überarbeitung erstellt wurde, wechselt der Status von „Abgelehnt“ zu „Prüfung ausstehend“. Wenn eine Überarbeitung erstellt wird, kann der Benutzer die neueste Version der Kosteninformationen und Begleitdokumente kopieren, um die vorherige Prüfung als Grundlage zu nutzen, oder von vorne beginnen. Ist der Änderungsauftrag zur erneuten Einreichung bereit, können Manager ihn erneut zur Überprüfung einreichen; der Status wechselt von „Überarbeitung ausstehend“ zu „Überprüfung ausstehend“. Der Ablauf „Überprüfung ausstehend“ beginnt mit der neuen Überarbeitung von vorne.
Genehmigt	Wenn der Änderungsauftrag genehmigt wird, muss nichts weiter unternommen werden.

 

Beobachter

In der Registerkarte „Beobachter“ können Sie die Beobachter jedes Ablauf-Schritts hinzufügen und entfernen. Hierzu müssen Sie auf „+ Beobachter hinzufügen“ und auf den Namen der Person(en), die Sie hinzufügen möchten, klicken. Sie können diesen Beobachter auch entfernen. Klicken Sie hierzu auf das „x“, das angezeigt wird, wenn Sie die Maus über den Namen bewegen.

 

Wenn dieser Benutzer aktuell nicht zum Projekt gehört, können Sie ihn einladen. Beachten Sie jedoch, dass eine zusätzliche Gebühr erhoben wird, wenn neu eingeladene Benutzer nicht Teil Ihres Kontos sind und Sie zudem nicht über die für sie erforderlichen zusätzlichen Lizenzen verfügen. 

 

Neben dem Hinzufügen von Beobachtern im Abschnitt „Details“ können Sie außerdem in den meisten Pop-up-Fenstern zum Status des Änderungsauftrags Beobachter hinzufügen/entfernen.

 

Die Registerkarte „Änderungsaufträge“

Jede als Manager oder Mitwirkender mit einem Unternehmen verbundene Person kann auf die Registerkarte „Änderungsaufträge“ zugreifen. Hier kann auch auf jede Änderung im Projekt zugegriffen werden, unabhängig vom Status.

Die Überschriften in dieser Registerkarten bieten eine allgemeine Übersicht über die Art, die Reihenfolge, das Thema und den Status der Änderungsaufträge im gesamten Projekt. Im Folgenden finden Sie eine genauere Definition dieser Überschriften:

• #: Die „Firmenkennung“ wird durch das Unternehmen, bei dem der Änderungsauftrag angefordert wird, zugewiesen und hinzugefügt, wenn der Änderungsauftrag vom Status „Entwurf“ in den Status „Angefordert“ oder „Überprüfung ausstehend“ wechselt.
• Name: Der Titel des Änderungsauftrags wird hinzugefügt, wenn der Änderungsauftrag erstellt wird.
• Status: Der aktuelle Status der Einreichung, der vorgibt, welche Aktionen den Benutzern zur Verfügung stehen. Mögliche Status sind „Entwurf“, „Angefordert“, „Prüfung ausstehend“, „Überprüfung ausstehend“, „Schließung ausstehend“, „Geschlossen“ und „Ungültig“.
• Fälligkeitsdatum:  Wird vom Benutzer hinzugefügt, der den Änderungsauftrag anfordert. Gibt das Datum wieder, zu dem der Einreichende den Änderungsauftrag an den anfordernden Benutzer senden sollte.
• Gesamtkosten: Die im Änderungsauftrag erfassten Gesamtkosten.
• Empfänger: Der aktuelle Eigentümer für die nächsten Aktionen des Änderungsauftrags.

Außerdem werden oben die verschiedenen Status angezeigt, sodass Sie sich schnell einen Überblick über die Anzahl der Änderungsaufträge im Projekt mit jedem einzelnen Status verschaffen und die genehmigte Gesamtsumme im Auge behalten können.

 

Änderungsaufträge filtern

1. Gehen Sie zur Registerkarte "Änderungsaufträge"
2. Wählen Sie die Schaltfläche "Filter"

Sie können Ihre Änderungsaufträge filtern nach:

• Beobachtet: Zeigt die Änderungsaufträge an, die Sie als angemeldeter Benutzer gerade beobachte.
• Status: Die Phase, in der sich der Änderungsauftrag gerade befindet: Entwurf, Angefordert, Prüfung ausstehend, Überprüfung ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt und/oder Ungültig
• Unternehmen: Die Unternehmen, die innerhalb des Projekts erstellt wurden
• Verantwortlich: Die Person, die dem Änderungsauftrag aktuell zugewiesen ist
• Grund: Der Grund für den Änderungsauftrag: Gestaltungsänderung, Eigentümerwechsel, unvorhergesehener Zustand, Zeichnungsfehler, Gewerkschaden, Wettereinflüsse, Lieferverzögerung bei Material, Gewerkbeschränkung und/oder Sonstiges
• Auswirkungen auf den Zeitplan: Wirkt sich der Inhalt des Änderungsauftrags auf den Zeitplan aus? Ja, Nein, Vielleicht
• Zuletzt aktualisiert: Das letzte Mal, dass der Änderungsauftrag geändert wurde

 

 

Wenn Sie nach einem Unternehmen filtern, können Sie eine Zusammenfassung des ursprünglichen Vertragswerts, der genehmigten Änderungen und der aktuellen Vertragssumme anzeigen, so dass Sie sofort erkennen können, wie sich Änderungsaufträge auf den finanziellen Umfang des Projekts auswirken.

 

Voreinstellungen für Änderungsaufträge

Um den Prozess der Erstellung von Änderungsaufträgen zu beschleunigen, können Sie voreingestellte Kosten festlegen, die bei der Erstellung von Änderungsaufträgen häufig wiederverwendet werden. Diese voreingestellten Kosten können für Materialien, Arbeit, Ausrüstung, Subunternehmer, Sonstiges und Kostenzuschläge festgelegt werden. Diese entsprechen den 6 Abschnitten, die Sie während des Erstellungsprozesses von Änderungsaufträgen ausfüllen können. Alle Benutzer mit der Projektberechtigung Administrator können die Voreinstellungen im Modul festlegen und bearbeiten.

So erstellen Sie Voreinstellungen:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Voreinstellungen für Kosten verwalten" in der oberen rechten Ecke.
   • Daraufhin öffnet sich ein neues Pop-up-Fenster, in dem Sie neue Voreinstellungen für die 6 oben genannten Bereiche erstellen können
2. Klicken Sie auf den entsprechenden Abschnittsnamen
3. Klicken Sie auf "Voreinstellung für [Bereich] hinzufügen"
4. Geben Sie die relevanten Informationen ein für:
   • Name, Einheitentyp und Kosten pro Einheit [Währung].
     • Das einzige erforderliche Feld zum Erstellen einer Voreinstellung ist "Name"
     • Das Feld "Einheitentyp" ist ein Dropdown-Feld, in dem Sie die gleichen Typen sehen, die auch beim Ausfüllen des Änderungsauftrags selbst aufgeführt sind. In diesem Feld können Sie die von Ihnen benötigten Einheiten wie z. B. Meter, Gallonen und Liter erfassen.
     • Die im Feld "Kosten pro Einheit" angezeigte Währung ändert sich je nachdem, welche Währung Sie in den Projekteinstellungen ausgewählt haben.
   • Die Felder für Kostenzuschläge sind unterschiedlich. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie diese Voreinstellungen ausfüllen.
5. Klicken Sie auf das Häkchen, wenn Sie Ihre Kostenvorgaben für einen bestimmten Abschnitt speichern möchten.

 

Für die Voreinstellungen für Kostenaufschläge gibt es verschiedene Optionen:

• Name
• Angewandter Abschnitt
  • Diese Option bezieht sich auf die anderen 5 Abschnitte des Änderungsauftrags sowie auf die Optionen für Zwischensumme und Zwischensumme + Aufschläge.
• Prozentsatz (%)
• Standardmäßig verwenden
  • Wenn Sie diese Option einschalten, wird ein bestimmter Kostenaufschlag bei der Erstellung automatisch zu allen Änderungsaufträgen hinzugefügt.
  • Wenn Sie die Option ausschalten, wird der Aufschlag nicht standardmäßig hinzugefügt, Sie können ihn jedoch problemlos unter dem Abschnitt „Kostenaufschlag“ auf dem Änderungsauftrag selbst hinzufügen.

 

Hinweis: Eine einmal gelöschte Voreinstellung kann nicht wiederhergestellt werden.

Hinweis: Wie im Pop-up-Fenster erwähnt, sind die Voreinstellungen bei der Erstellung von Änderungsaufträgen für alle Projektbenutzer sichtbar.

 

Um den Prozess der Erstellung von Änderungsaufträgen noch weiter zu beschleunigen, können Sie Voreinstellungen importieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Voreinstellungen für Kosten verwalten" in der oberen rechten Ecke
2. Klicken Sie auf "Voreinstellungen importieren"
3. Laden Sie die bereitgestellte Vorlage herunter
4. Füllen Sie die relevanten Informationen auf den einzelnen Registerkarten des Arbeitsblatts aus
   • Dazu gehören die Voreinstellungen, die Sie für Material, Arbeit, Ausrüstung, Subunternehmer, Sonstiges und Kostenaufschläge importieren möchten.
   • Die Einträge in der Tabelle entsprechen den Feldern, die Sie ausfüllen würden, wenn Sie die Voreinstellungen in Fieldwire ausfüllen würden.
5. Speichern Sie die Aktualisierungen, die Sie in der Tabelle vorgenommen haben.

 

Nachdem Sie Ihre Voreinstellungen für Kosten in das Arbeitsblatt eingegeben haben, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zurück zu Fieldwire
2. Klicken Sie ggf. erneut auf die Schaltfläche "Voreinstellungen für Kosten verwalten"
3. Klicken Sie auf "Voreinstellungen importieren", falls erforderlich
4. Klicken Sie auf "Datei auswählen" oder ziehen Sie die Kalkulationstabelle per Drag & Drop aus den Dateien Ihres Computers.
5. Achten Sie darauf, dass die Voreinstellungen automatisch importiert und wie im Arbeitsblatt angegeben erstellt werden.

 

In der Auswahlliste "Einheitentyp" sehen Sie dieselben Typen, die auch beim Ausfüllen des Änderungsauftrags selbst aufgeführt sind.

 

Sobald Sie Ihre Voreinstellungen erstellt haben, sind Sie bereit für die Erstellung Ihrer Änderungsaufträge. Nachfolgend sehen Sie ein kurzes Video eines mit Voreinstellungen erstellten Änderungsauftrags:

 

Einen Änderungsauftrag erstellen

Um einen Entwurf für einen Änderungsauftrag zu erstellen, benötigen Sie im Rahmen der Projektmanagement-Berechtigungen Managerberechtigungen. Um einen neuen Änderungsauftrag zu erstellen, gehen Sie zur Registerkarte „Änderungsaufträge“, wählen Sie „+ Neuer Änderungsauftrag“ und geben Sie dann den Namen Ihres Änderungsauftrags ein. Falls gewünscht können Sie eine Beschreibung Ihres Änderungsauftrags hinzufügen, dies ist jedoch nicht obligatorisch. Wenn Sie bereit zur Erstellung des Änderungsauftrags sind, klicken Sie auf „Entwurf erstellen“. 

Hinweis: Der „Name“ des Änderungsauftrags kann später in jedem beliebigen Status angepasst werden, nicht nur in „Entwurf“. Diese Aktion kann nur von Managern im Unternehmen des Erstellers oder Verantwortlichen des Änderungsauftrags durchgeführt werden. Klicken Sie dazu auf das Bleistiftsymbol neben dem Namen, nachdem Sie die Änderungsanweisung geöffnet haben.

 

Ein neuer Änderungsauftragsentwurf wird erstellt. Ein Änderungsauftrag enthält keine Pflichtfelder, bei der Erstellung eines Änderungsauftragsentwurfs können jedoch Details und Kosteninformationen hinzugefügt werden. Der Änderungsauftrag ist in 3 Bereiche unterteilt: Überschrift oben, „Details“ rechts und Information zu den „Kosten“ links.

 

Die Kosteninformationen sind wiederum in Kostenabschnitte oben (Materialien, Arbeit, Ausrüstung, Subunternehmer), Kostenzuschläge, die Kostenzusammenfassung, Begleitdokumente und Notizen gegliedert.

 

Die verschiedenen Kostenabschnitte unterscheiden sich im Wesentlichen durch die verfügbaren Maßeinheiten. Unter dem Abschnitt „Materialien“, im Drop-down-Menü „EINHEIT“, können Sie beispielsweise „Stück“, „Längenfuß“, „Quadratfuß“, „Quadratyard“ usw. auswählen. Unter „Arbeit“ und „Ausrüstung“ können Sie im Drop-down-Menü „EINHEIT“ „Stunden“, „Tage“, „Wochen“ usw. auswählen.

Zudem können die einzelnen Posten unter „Kostenzuschläge“ einzeln oder gemeinsam erhöht werden. Darüber hinaus kann auf den Änderungsauftrag ein endgültiger Preisaufschlag angewandt werden, bei dem es sich im Wesentlichen um einen Zuschlag auf einen Zuschlag handelt; am häufigsten wird dies für eine Anleihe, eine Versicherung usw. verwendet.

 

Wenn Sie zusätzliche Unterlagen für Ihren Änderungsauftrag bereitstellen möchten, können Sie eine Anlage hinzufügen. Folgen Sie dafür folgenden Schritten:

1. Klicken Sie unter "Anlagen" auf die Schaltfläche "+ Anhang hinzufügen"
2. Wählen Sie entweder "Aus Dateien anhängen" oder "+ Neue Datei hochladen"
   • Wenn Sie vorhandene Dateien aus Ihrem Projekt an den Änderungsauftrag anhängen möchten, können Sie einfach in das Suchfeld klicken, um eine Liste aller Dateien anzuzeigen, die sich derzeit im Projekt befinden. Sie können in dieser Liste nach oben und unten scrollen, um die richtige Datei zu finden.

 

Sie haben auch die Möglichkeit, Änderungsaufträge zu erstellen und mit anderen Änderungsaufträgen sowie mit Informationsanfragen zu verknüpfen, was die Kommunikation von Abhängigkeiten oder verbundenen Bereichen erleichtert.

 

 

Kosten anfordern

Wenn der Änderungsauftrag bereit ist, ist die blaue Dropdown-Schaltfläche „Senden“ angezeigt. Durch einen Klick auf die blaue Drop-down-Schaltfläche werden zwei Optionen angezeigt: „Kosten anfordern“ und „Zur Überprüfung einreichen“. In diesem Ablauf sehen wir uns die Option „Kosten anfordern“ an. Nachdem Sie „Kosten beantragen“ ausgewählt haben, wählen Sie aus, ob Sie den Änderungsauftrag einem „Projektbenutzer“ oder einer „E-Mail-Adresse“ zuweisen möchten, geben Sie den „Verantwortlichen“ ein, fügen Sie „Beobachter“ (optional) und das „Fälligkeitsdatum“ sowie eine optionale „E-Mail-Nachricht“ hinzu. Sobald diese Informationen ausgefüllt sind, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Anfragen“.

 

Wenn Sie den Änderungsauftrag einem „Projektbenutzer“ zuweisen, wird der Änderungsauftrag in den Status „Angefordert“ versetzt und eine E-Mail-Benachrichtigung an den neuen Verantwortlichen gesendet, in der dieser aufgefordert wird, seine Kosten hinzuzufügen und den Änderungsauftrag in Fieldwire einzureichen.

 

Wenn Sie den Änderungsauftrag einer „E-Mail-Adresse“ zuweisen, wird die Änderungsanweisung auch in den Status „angefordert“ versetzt, und der Empfänger erhält eine E-Mail-Kopie der Änderungsanweisung. In der E-Mail erhält er den Namen des Änderungsauftrags sowie Anweisungen, die besagen, dass ihm dieser Änderungsauftrag zugewiesen wurde und dass er auf die E-Mail mit seinen Kostenauswirkungen antworten soll, woraufhin eine E-Mail an den Ersteller des Änderungsauftrags gesendet wird, damit dieser im Namen des Empfängers antworten kann.

 

Sobald der Änderungsauftrag der E-Mail-Adresse zugewiesen ist, sehen Sie, dass das Feld "Verantwortlich" in der Kopfzeile markiert ist, um anzuzeigen, dass es sich um einen externen Benutzer handelt. Außerdem wird diese E-Mail-Adresse in der Aktivitäts-Leiste und in allen erstellten Berichten angezeigt.

 

Sobald eine externe E-Mail-Adresse verwendet wird, können Sie sie erneut auswählen, wenn Sie einen Änderungsauftrag einer E-Mail-Adresse für alle anderen Änderungsaufträge des Projekts zuweisen.

 

Im Auftrag übermitteln

Sobald der Änderungsauftrag den Status „Angefordert“ hat, kann der neue Verantwortliche eine PDF-Kopie der Felder des Änderungsauftrags herunterladen. Wenn er einen PDF-Bearbeitungsprogramm hat, kann er die Kosteninformationen direkt in die PDF-Version einfügen und sie per E-Mail an die in der erhaltenen E-Mail angegebene Adresse zurückschicken, oder er kann die entsprechenden Informationen direkt in der erhaltenen E-Mail beantworten. Sobald der Ersteller des Änderungsauftrags die erforderlichen Informationen von dem externen Benutzer erhalten hat, klickt er auf die Schaltfläche „Im Auftrag übermitteln“.

 

Daraufhin werden die Felder des Änderungsauftrags angezeigt, die der Ersteller mit den erhaltenen Informationen ausfüllen kann. Nach dem Ausfüllen der Informationen auf der Änderungsanweisung klickt der Ersteller erneut auf die Schaltfläche „Im Auftrag übermitteln“, wo er den Änderungsantrag einer neuen Person (oder wieder sich selbst) zuweisen, Beobachter hinzufügen und das Fälligkeitsdatum eingeben kann. Schließlich klickt der Ersteller auf die blaue Schaltfläche „Übermitteln“, wodurch der Status von „Angefordert“ auf „Überprüfung ausstehend“ geändert wird.

 

Zur Überprüfung einreichen

Im Gegensatz zur Auswahl von „Kosten anfordern“ können Sie auch „Zur Überprüfung einreichen“ wählen, wenn sich der Änderungsauftrag im Status „Entwurf“ befindet. In diesem Status geben Sie alle erforderlichen Kosteninformationen ein, wie oben im Abschnitt „Erstellen eines Änderungsauftrags“ beschrieben. Sobald Sie die Kosteninformationen eingegeben haben, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie auf die Dropdown-Schaltfläche „Senden“
2. Wählen Sie „Zur Überprüfung einreichen“

3. Wählen Sie einen Verantwortlichen

   • "Projektbenutzer" bietet ein Dropdown-Feld in der Zeile "Verantwortlich", mit dem Sie den Änderungsauftrag direkt einer Person zuweisen können, die bereits in Fieldwire am Projekt beteiligt ist.

   • "E-Mail-Adresse" bietet ein Freitextfeld in der Zeile "Verantwortlich", über das Sie den Änderungsauftrag externen Benutzern zuweisen können, die derzeit nicht am Projekt beteiligt sind.

     • CC wird verwendet, wenn ein Änderungsauftrag einer E-Mail-Adresse zugewiesen wird. Auf diese Weise werden Benutzer, die nicht in Fieldwire sind, über den Status und den Fortschritt des Änderungsauftrags informiert.

4. Fügen Sie optional Beobachter hinzu. Dies ist nicht erforderlich, um den Änderungsauftrag einzureichen

5. Fügen Sie das Fälligkeitsdatum hinzu. Dieses Feld ist für die Übermittlung eines Änderungsauftrags nicht erforderlich.

6. Fügen Sie eine optionale Nachricht hinzu

7. Klicken Sie auf "Übermitteln"

 

Nachdem der Änderungsauftrag eingereicht wurde, ändert sich der Status in „Überprüfung ausstehend“.

 

Ablehnung senden

Im Status „Überprüfung ausstehend“ kann der neue Empfänger den Änderungsauftrag entweder annehmen oder ablehnen und ihn an den Nutzer, von dem er ihn erhalten hat, zurücksenden. Dadurch wechselt der Status zu „Genehmigt“ oder zu „Abgelehnt“.

 

Wenn „Abgelehnt“ ausgewählt wird, wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, zu bestätigen, dass Sie die Ablehnung an den Einreichenden senden möchten. 

 

Wie in der Pop-up-Nachricht angegeben, erlaubt Fieldwire dem Einreichenden, eine Überarbeitung zu erstellen, wenn Sie den Änderungsauftrag ablehnen.

 

Überarbeitung erstellen

Um eine Überarbeitung zu erstellen, kann der Empfänger einfach auf „Überarbeitung erstellen“ klicken und den „Empfänger“, die „Beobachter“ und das „Fälligkeitsdatum“ wählen. Wenn eine Überarbeitung erstellt wird, hat der Benutzer die Option, die neueste Version der Kosteninformationen und Begleitdokumente zu kopieren, um die vorherige Prüfung als Grundlage zu verwenden oder von vorne zu beginnen. Wenn eine Überarbeitung erstellt wurde, wechselt der Status von „Abgelehnt“ zu „Überarbeitung ausstehend“.

 

Im Status „Überarbeitung ausstehend“ kann der Benutzer die überarbeitete Kostentabelle bearbeiten, die Inhalte anpassen und vor der erneuten Einreichung weitere Begleitdokumente und Notizen hinzuzufügen. Auf dem nachstehenden Screenshot sehen Sie, dass neben „Kosten“ „rev1“ angezeigt wird, um darauf hinzuweisen, dass dies die 1. Überarbeitung ist.

 

Zudem können vergangene Überarbeitungen unter der aktuellen Überarbeitung eingesehen werden, falls Sie auf vergangene Antworten oder Abgaben verweisen möchten.

 

Ist der Änderungsauftrag zur erneuten Einreichung bereit, können Manager ihn erneut zur Überprüfung einreichen; der Status wechselt von „Überarbeitung ausstehend“ zu „Überprüfung ausstehend“. Der Workflow „Überprüfung ausstehend“ beginnt mit der neuen Überarbeitung von vorne.

 

Genehmigung senden

Im Status „Überprüfung ausstehend“ kann der neue Empfänger den Änderungsauftrag genehmigen oder erneut ablehnen. 

 

Wenn der neue Empfänger auf „Genehmigen“ klickt, wird ein weiteres Pop-up-Fenster angezeigt, um die Aktion zu bestätigen. Durch einen Klick auf die blaue „Senden“-Schaltfläche wechselt der Status des Änderungsauftrags zu „Genehmigt“. Der Prozess für Änderungsaufträge ist abgeschlossen und an dem Änderungsauftrag können keine weiteren Aktionen vorgenommen werden.

 

Sobald ein Änderungsauftrag genehmigt ist, können die Manager im Unternehmen des Erstellers ihre Arbeitsabläufe rationalisieren und die Nacharbeit minimieren, indem sie „genehmigte“ Änderungsaufträge wieder öffnen und in den Status „Überprüfung ausstehend“ zurückversetzen.

 

Wenn für das Projekt ein führendes Unternehmen festgelegt wurde, können die Benutzer des führenden Unternehmens wählen, ob sie im Auftrag des Auftragnehmers reagieren möchten. Wenn der Benutzer im führenden Unternehmen den Mauszeiger über die Option "Im Auftrag übermitteln" bewegt, sieht er die Optionen, den Änderungsauftrag entweder zu genehmigen oder abzulehnen. Benutzer, die nicht dem führenden Unternehmen angehören, sehen diese Option nicht, selbst wenn sie den Änderungsauftrag an den Benutzer des führenden Unternehmens übermitteln müssen.

 

Für Ungültig erklären

Wenn ein Änderungsauftrag „ungültig“ gemacht wird, ist er nicht mehr bearbeitbar, da er den Status „ungültig“ annimmt. Sie können einen Änderungsantrag jedoch wiederherstellen und ihren vorherigen Zustand wiederherstellen. Wenn Sie die Annullierung eines Änderungsantrags aufheben, wird der ursprüngliche Verantwortliche wieder zum Verantwortlichen, auch wenn er zum Zeitpunkt der Aufhebung nicht der Verantwortliche war. Diese Aktionen werden alle auf der Registerkarte „Aktivität“ des Änderungsauftrags erfasst.

 

Änderungsaufträge verlinken

Sie können bestehende Änderungsaufträge mit anderen Änderungsaufträgen verknüpfen oder einen neuen Änderungsauftrag aus einem bestehenden Auftrag erstellen. Diese Funktion ist nützlich, wenn Änderungsaufträge miteinander verknüpft sind und hilft dabei, verwandte Dokumente zu organisieren und leicht zugänglich zu machen.

 

Sie können auch Informationsanfragen, Aufgaben und Formulare mit Änderungsaufträgen verknüpfen.

Durch die Verknüpfung dieser Positionen mit Änderungsaufträgen werden manuelle Eingaben vermieden und der Prozess gestrafft sowie Doppelerfassungen reduziert.

 

Andersherum, können Sie einen ebenfalls einen Änderungsauftrag auch aus einer Informationsanfrage erstellen.

 

Weitere Informationen

• Der Einreichungsablauf in Fieldwire
• Erste Schritte mit Informationsanfragen in Fieldwire
• Projektmanagement in einem Projekt aktivieren und Unternehmen in einem Projekt verwalten