Überblick
Wenn Sie ein Fieldwire Business- oder Business Plus-Abonnement haben, haben Sie die Möglichkeit, Integrationen zwischen ihrem Fieldwire-Konto/ihren Projekten und ihren Konten in verschiedenen anderen Programmen wie SharePoint, Google Drive und anderen einzurichten. Sowohl für SharePoint als auch für Google Drive gibt es bestimmte Nuancen bei der Verknüpfung Ihres Fieldwire-Kontos/Projekts mit diesen Anwendungen. Diese Feinheiten werden in diesem Artikel behandelt. Der Zweck der Verknüpfung von SharePoint und/oder Google Drive mit Ihren Fieldwire-Projekten besteht darin, dass Sie Ordner und Dateien direkt aus diesen Anwendungen in Fieldwire ziehen können. Bei diesen Integrationen handelt es sich jedoch um mehrere Einweg-Synchronisationen (nicht um eine Zweiweg-Synchronisation), die dafür sorgen, dass Ihre Anwendungen synchronisiert werden. Daher ist es wichtig, dass Sie festlegen, ob Fieldwire oder eine andere verknüpfte Anwendung wie SharePoint oder Google Drive die Datenquelle sein soll.
Hinweis: Projekte, die mit SharePoint, Google Drive oder Egnyte verbunden sind, können jetzt mehrere Kontenverbindungen unterstützen. Das bedeutet, dass Sie Dateien aus verschiedenen Konten oder Verzeichnissen mit Ihren Fieldwire-Projekten synchronisieren können.
Hinweis: Dieser Artikel geht speziell auf SharePoint und Google Drive ein. Wenn Sie keine dieser beiden Anwendungen verwenden möchten, aber dennoch mehr über die Verknüpfung von Anwendungen und die Einrichtung von Automatisierungen erfahren möchten, lesen Sie bitte diese Artikel:
- Registerkarte "Integrationen": Einrichten einer Verknüpfung
- Registerkarte "Integrationen": Einrichten einer Automatisierung
Einschränkungen:
- Workato ist nicht unbegrenzt wie unsere 2-Wege-Synchronisation. Sie ist auf eine ordnungsgemäße Nutzung beschränkt, und wir werden Sie kontaktieren, wenn Sie sich Ihrem Limit nähern.
- Integrationsverbindungen können über einen der folgenden Browser hergestellt werden: Google Chrome, Microsoft Edge oder Firefox. Der Brave-Browser kann überhaupt nicht für SharePoint- oder Google Drive-Verbindungen verwendet werden.
Hinweis: Noch sind nicht alle Screenshots in diesem Artikel auf Deutsch, sie werden jedoch in Kürze aktualisiert.
Inhaltsübersicht
SharePoint
Einrichten einer Verknüpfung zu SharePoint
Die Verbindung von Fieldwire mit SharePoint ist relativ einfach, allerdings müssen Sie vorher sicherstellen, dass Sie sowohl die richtigen Konto- als auch Projektberechtigungen in Fieldwire haben.
(Weitere Informationen über Berechtigungen auf Kontoebene finden Sie in diesem Artikel: Einführung in Kontoberechtigungsstufen: Manager, Kontonutzer und Projektbenutzer). Um eine Verknüpfung mit Sharepoint zu erstellen, benötigen Sie außerdem Folgendes:
- Entweder ein Business oder ein Business Plus Konto in Fieldwire
- Sie müssen ein Account Manager (oder Eigentümer) in Fieldwire sein
- Zugriff auf Admin-Ebene in Sharepoint
Optionen für die Anleitung zur Einrichtung
Wir haben ein Video des Einrichtungsvorgangs (auf Englisch) von Anfang bis Ende beigefügt. Sie können diesem Video folgen und bei Bedarf pausieren, oder Sie können sich auf unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung beziehen, die Sie unten finden
Video Anleitung (auf Englisch)
Nachfolgend haben wir ein Video des Einrichtungsvorgangs von Anfang bis Ende beigefügt - Sie können es sich gerne ansehen, indem Sie bei Bedarf eine Pause einlegen, oder Sie lesen unsere Detaillierte Anleitung weiter unten!
Detaillierte Anleitung
Sobald Sie sichergestellt haben, dass Sie über die richtigen Berechtigungen verfügen, müssen Sie auf der Startseite Ihres Kontos zur Registerkarte "Integrationen" navigieren, die sich zwischen der Registerkarte "Vorlagen" und der Registerkarte "Anleitungen" befinden sollte.
Gehen Sie dann wie folgt vor:
- Klicken Sie auf die Registerkarte "Integrationen", und Sie sehen mehrere verschiedene Apps, mit denen Sie Fieldwire verknüpfen können, darunter Sharepoint.
- Klicken Sie auf die Sharepoint-App.
- Sie gelangen auf eine weitere Seite, auf der Sie eine kurze Beschreibung der Vorteile der Verknüpfung von Sharepoint mit Fieldwire sowie der Automatisierung, die die Verknüpfung zwischen dieser Anwendung und Fieldwire bietet, erhalten.
- Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "SharePoint-Konto verknüpfen".
- Geben Sie dieser Verknüpfung einen Namen, damit Ihre Teammitglieder sie leichter identifizieren können.
- Sie können die Verknüpfung so benennen, wie Sie möchten. Die Voreinstellung ist immer "[Name der Anwendung] - [Vor- und Nachname in Ihren Fieldwire-Profileinstellungen]".
- Klicken Sie auf "Weiter".
- Geben Sie die Subdomain an.
- Am einfachsten ist es, wenn Sie SharePoint in Ihrem Webbrowser öffnen und die URL Ihres SharePoint verwenden.
-
Hinweis: Ihre Subdomain wird nicht "fieldwire0" sein, wie in dem kurzen Video oben gezeigt. Sie wird spezifisch für Ihre Instanz von SharePoint sein.
- Geben Sie den "Seitennamen" ein, welcher in der URL Ihres SharePoint gefunden werden kann.
-
Hinweis: Wie die Subdomain wird auch der Name Ihrer Website nicht "BESTFR-TEST" lauten, wie in dem kurzen Video oben gezeigt. Er wird spezifisch für Ihre SharePoint-Instanz sein.
-
Sobald Sie sowohl die Subdomain als auch den Namen der Website eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Bei Microsoft anmelden".
Nachdem Sie sowohl die Subdomain als auch den Namen der Website eingegeben haben, müssen Sie die Felder Client ID und Client secret erstellen und ausfüllen. Unter beiden Feldern finden Sie einen Link, der Sie zu einer externen Dokumentation führt, in der beschrieben wird, wie Sie sowohl die Kunden-ID als auch das Kundengeheimnis erstellen.
Um Werte für diese beiden Felder zu generieren, gehen Sie genau wie folgt vor:
1. Melden Sie sich bei https://portal.azure.com/ an.
- Wenn Sie auf den Link klicken, öffnet sich ein neues Fenster
2. Wählen Sie Microsoft Entra ID > App-Registrierungen > +Neue Registrierung (unter Azure-Dienste)
3. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die App ein und wählen Sie einen unterstützten Kontotyp.
4. Wählen Sie "Web" aus der Dropdown-Liste „Plattform auswählen“.
5. Geben Sie https://www.workato.com/oauth/callback als Redirect URI ein und wählen Sie "Registrieren".
- Hinweis: Die Schaltfläche „Registrieren“ befindet sich in der unteren linken Ecke Ihres Bildschirms und ist im folgenden kurzen Video nicht zu sehen.
6. Wählen Sie API-Berechtigungen aus dem linken Menü > „+ Eine Berechtigung hinzufügen“.
7. Wählen Sie unter "Häufig genutzte Microsoft APIs" die Option SharePoint.
8. Wählen Sie die Option "Delegierte Berechtigungen".
9. Erweitern Sie AllSites innerhalb der Optionen für die Auswahl von Berechtigungen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „AllSites.Write“.
10. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Berechtigungen hinzufügen“ in der unteren rechten Ecke des Bildschirms.
- Hinweis: Diese Schaltfläche ist im Video unten nicht zu sehen.
11. Wählen Sie im linken Menü Zertifikate & Geheimnisse > Neues Kunden-Geheimnis.
12. Geben Sie eine Beschreibung für das Kunden-Geheimnis ein und legen Sie über das Dropdown-Menü Ablauf ein Ablaufdatum für das Geheimnis fest.
13. Wählen Sie „Hinzufügen“ in der unteren rechten Ecke des Bildschirms, um das Kunden-Geheimnis zu erstellen.
- Hinweis: Diese Schaltfläche ist im Video unten nicht zu sehen.
14. Wählen Sie nach dem Erstellen des Geheimnisses das Symbol In die Zwischenablage kopieren neben dem Wert des Geheimnisses. Dies ist Ihr Kundengeheimnis.
15. Fügen Sie den Wert in das Feld Kunden-Geheimnis in Fieldwire ein.
16. Wählen Sie im linken Menü Übersicht und kopieren Sie den Wert für die App-(Client-)ID.
17. Fügen Sie den Wert in das Feld Client ID in Fieldwire ein.
18. Klicken Sie in Fieldwire auf „Verbinden“ und melden Sie sich über die Eingabeaufforderung bei Ihrem Microsoft-Konto an.
Wenn die Verknüpfung mit SharePoint erfolgreich war, sehen Sie die Meldung "Verknüpfung erfolgreich" und können auf die Schaltfläche "Schließen" klicken.
Wenn die Verknüpfung erfolgreich war, wird oben auf Ihrer Seite in Fieldwire eine Meldung angezeigt, dass Sie nun auf der Registerkarte Einstellungen eines beliebigen Projekts des Kontos eine Automatisierung einrichten können. Damit ist der Prozess der Verbindung von SharePoint mit Fieldwire abgeschlossen. Wie Sie eine Automatisierung erstellen können, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
Verknüpfen mehrerer SharePoint-Konten
So verbinden Sie mehrere SharePoint-Konten:
- Gehen Sie zur Registerkarte „Integrationen“
- Wählen Sie die Microsoft SharePoint-App aus
- Klicken Sie auf "+ Weiteres Konto verbinden"
- Führen Sie von dort aus die gleichen Schritte aus, die oben im Abschnitt Einrichten einer Verbindung zu SharePoint aufgeführt sind
Einrichten einer Automatisierung mit SharePoint
Nachdem Sie Ihre Verknüpfung zu SharePoint auf Kontoebene erstellt haben, können Sie eine "Automatisierung" in Ihren Projekten erstellen. Bevor Sie dies jedoch tun, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über die richtigen Projektberechtigungen verfügen. (Weitere Informationen zu Berechtigungen auf Projektebene finden Sie in diesem Artikel: Einführung in die Projektberechtigungsstufen: Administratoren, Mitglieder und Follower).
Automatisierungen sind der Dreh- und Angelpunkt - sie sind es, die Ihre Anwendungen miteinander synchronisieren. Um eine Automatisierung zu erstellen, benötigen Sie Folgendes:
- Sie müssen Administrator für das Projekt in Fieldwire sein, in dem Sie die Automatisierung erstellen möchten.
- Zugriff auf die Registerkarte "Projekteinstellungen" in Fieldwire
Sobald Sie sichergestellt haben, dass Sie über die richtigen Berechtigungen verfügen, müssen Sie folgendes tun:
- Navigieren Sie zu dem spezifischen Projekt, für das Sie die Automatisierung erstellen möchten.
- Gehen Sie im Projekt auf die Registerkarte "Einstellungen".
- Scrollen Sie auf der rechten Seite zum Abschnitt "Apps".
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Automatisierungen verwalten".
- Dadurch werden Sie auf eine neue Seite weitergeleitet, auf der alle Automatisierungen aufgelistet sind, die für das betreffende Projekt erstellt wurden.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "+ Neue Automatisierung", woraufhin ein neues Pop-up erscheint.
- Wählen Sie in diesem Pop-up SharePoint als die App aus, mit der Sie Ihr Fieldwire-Projekt verknüpfen möchten.
- Wählen Sie das Sharepoint-Konto, mit dem Sie Ihr Fieldwire-Projekt verbinden möchten (wenn Sie mehrere Sharepoint-Konten verbunden haben).
- Wählen Sie entweder die Automatisierungsoption Dateien oder Pläne.
- Klicken Sie auf "Entwurf erstellen".
Hinweis: Wenn SharePoint nicht aufgeführt ist, klicken Sie auf die Option "Integrationen verwalten", die Sie zur Registerkarte "Integrationen" auf der Startseite Ihres Kontos zurückführt.
Sobald Sie auf "Entwurf erstellen" klicken, werden Sie auf eine neue Seite weitergeleitet, auf der Sie auswählen können, welche Informationen aus SharePoint die Automatisierung in Fieldwire übernehmen soll. Auch hier ist es wichtig, dass Sie in SharePoint über Admin-Zugriffsrechte verfügen. Wenn Sie diese Seite zum ersten Mal aufrufen, sehen Sie, dass die Automatisierung im Status "Entwurf" ist. Wenn Sie diese Seite verlassen, ohne die Automatisierung einzurichten, müssen Sie auf die Registerkarte "Projekteinstellungen" zurückkehren und von vorne beginnen.
- Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Ordner auswählen".
- Wählen Sie die Bibliothek aus
- Die Bibliothek bezieht sich auf bestimmte Registerkarten innerhalb Ihrer SharePoint-Instanz, in denen Sie Dateien unterbringen.
- Wählen Sie den Ordner aus, der sich in dieser bestimmten Bibliothek befindet.
- In dem kurzen Video oben erstellen wir eine Automatisierung zwischen Fieldwire und SharePoint, damit die Dateien im Ordner "Projektdateien" in SharePoint automatisch mit der Registerkarte "Dateien" in Fieldwire synchronisiert werden.
- Klicken Sie auf "Verknüpfen"
- Nachdem Sie auf "Verknüpfen" geklickt haben, sehen Sie, dass die Schaltfläche "Ordner auswählen" nicht mehr vorhanden ist und der Status auf "Verknüpfen" geändert wurde.
- Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist, ändert sich der Status in "Verknüpft".
Wie im Abschnitt "Fieldwire-Ordner" angegeben, wird der von Ihnen ausgewählte Ordner direkt mit der Ansicht "Alle Dateien" Ihres Projekts synchronisiert. Wenn Sie nun in Fieldwire zur Registerkarte "Dateien" navigieren, sehen Sie den ausgewählten SharePoint-Ordner sowie alle Dateien, die sich in diesem Ordner befinden. (Weitere Informationen über die Registerkarte "Dateien" finden Sie in diesem Artikel: Registerkarte "Dateien").
Automatisierung für SharePoint und Fieldwire Pläne
Sobald Sie die Verbindung zwischen Sharepoint und Fieldwire hergestellt haben, können Sie eine Automatisierung erstellen, um Pläne, die Sie in Sharepoint gespeichert haben, direkt mit Fieldwire zu synchronisieren. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Navigieren Sie zu dem Projekt, für das Sie die Automatisierung erstellen möchten;
- Gehen Sie auf die Registerkarte "Einstellungen";
- Scrollen Sie auf der rechten Seite nach unten zum Abschnitt "Apps";
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Automatisierungen verwalten";
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "+ Neue Automatisierung", woraufhin ein neues Popup-Fenster erscheint;
- Wählen Sie in diesem Pop-up Microsoft SharePoint als die Anwendung aus, mit der Sie Ihr Fieldwire-Projekt verbinden möchten;
- Wählen Sie aus der Liste die SharePoint-Konten aus, mit denen Sie zuvor eine Verbindung hergestellt haben;
- Wählen Sie "SharePoint-Pläne in Fieldwire-Pläne ziehen";
- Klicken Sie auf "Entwurf erstellen".
Sehen Sie sich den Ablauf hier an:
Wenn Sie die obigen Schritte ausgeführt haben, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Ordner auswählen", woraufhin ein Pop-up-Fenster erscheint
- Wählen Sie den Sharepoint-Ordner, den Sie mit Fieldwire synchronisieren möchten.
- Im folgenden GIF erstellen wir eine Automatisierung zwischen Fieldwire und Sharepoint, damit die Pläne im Ordner „InfoPath Form Template“ in Sharepoint automatisch mit der Registerkarte „Pläne“ in Fieldwire synchronisiert werden.
- Hinweis: Es ist am besten, mit einem leeren Ordner in Sharepoint zu beginnen, da nur neue Pläne in diesem Ordner mit Fieldwire synchronisiert werden. Bestehende Pläne in einem Ordner werden nicht synchronisiert.
- Klicken Sie auf "Verbinden"
- Nachdem die Automatisierung erstellt wurde, können Sie Ihre Pläne zum Sharepoint-Ordner hinzufügen, der dann automatisch mit der Registerkarte Pläne in Fieldwire synchronisiert wird.
Google Drive
Einrichten einer Verknüpfung zu Google Drive
Die Google Drive-Integration lässt sich wesentlich schneller einrichten, allerdings müssen Sie zuvor sicherstellen, dass Sie über die richtigen Konto- und Projektberechtigungen verfügen. (Weitere Informationen über Berechtigungen auf Kontoebene finden Sie in diesem Artikel: Einführung in Kontoberechtigungsstufen: Manager, Kontonutzer und Projektnutzer). Um eine Verknüpfung mit Google Drive zu erstellen, benötigen Sie Folgendes:
- Entweder ein Business- oder ein Business Plus-Konto
- Sie müssen ein Kontomanager (oder Eigentümer) in Fieldwire sein
- Admin-Zugriff auf die App, die Sie mit Fieldwire verknüpfen möchten.
Sobald Sie sichergestellt haben, dass Sie über die richtigen Berechtigungen verfügen, gehen Sie wie folgt vor:
- Navigieren Sie auf der Startseite Ihres Kontos zur Registerkarte "Integrationen".
- Wählen Sie die Google Drive-App aus
-
Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Google Drive-Konto verbinden"
-
Geben Sie der Verbindung einen beliebigen Namen. Die Standardeinstellung ist "[Name der App] - [Vor- und Nachname in Ihren Fieldwire-Profileinstellungen]".
-
Sobald Sie sich für einen Namen entschieden haben, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Weiter".
Sobald die Verknüpfung hergestellt ist, sollten Sie "Verknüpfung erfolgreich" in grüner Farbe sehen. Klicken Sie dann auf "Schließen", um das Pop-up zu schließen. Der Name Ihres verknüpften Kontos wird im Abschnitt "Verknüpftes Konto" angezeigt und oben sollte ein grünes Banner erscheinen, das besagt, dass Sie nun auf der Registerkarte "Einstellungen" Ihrer Projekte Automatisierungen einrichten können.
Verknüpfen mehrerer Google Drive-Konten
So verbinden Sie mehrere Google Drive-Konten:
- Gehen Sie zur Registerkarte „Integrationen“
- Wählen Sie die Google Drive-App aus
- Klicken Sie auf "+ Weiteres Konto verbinden"
- Führen Sie von dort aus die gleichen Schritte aus, die oben im Abschnitt Einrichten einer Verknüpfung zu Google Drive aufgeführt sind
Einrichten einer Automatisierung mit Google Drive
Nachdem Sie Ihre Verknüpfung zu Google Drive auf Kontoebene erstellt haben, können Sie eine "Automatisierung" in Ihren Projekten erstellen. Bevor Sie dies jedoch tun, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über die richtigen Projektberechtigungen verfügen. (Weitere Informationen zu Berechtigungen auf Projektebene finden Sie in diesem Artikel: Einführung in die Projektberechtigungsstufen: Administratoren, Mitglieder und Follower).
Automatisierungen sind der Dreh- und Angelpunkt - sie sind es, die Ihre Anwendungen miteinander synchronisieren. Um eine Automatisierung zu erstellen, benötigen Sie Folgendes:
- Sie müssen Administrator für das Projekt in Fieldwire sein, in dem Sie die Automatisierung erstellen möchten.
- Zugriff auf die Registerkarte "Projekteinstellungen" in Fieldwire
- Navigieren Sie zu dem spezifischen Projekt, für das Sie die Automatisierung erstellen möchten.
- Gehen Sie im Projekt auf die Registerkarte "Einstellungen",
- Scrollen Sie auf der rechten Seite zum Abschnitt "Apps"
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Automationen verwalten".
- Dadurch werden Sie auf eine neue Seite weitergeleitet, auf der alle Automatisierungen aufgelistet sind, die für das betreffende Projekt erstellt wurden.
Um eine Automatisierung mit Google Drive zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
- klicken Sie auf die Schaltfläche "+ Neue Automatisierung", woraufhin ein neues Pop-up-Fenster erscheint.
- Wählen Sie Google Drive als die App aus, mit der Sie Ihr Fieldwire-Projekt verknüpfen möchten.
- Wählen Sie das Sharepoint-Konto, mit dem Sie Ihr Fieldwire-Projekt verbinden möchten (wenn Sie mehrere Sharepoint-Konten verbunden haben)
- Wählen Sie entweder "Google Drive-Ordner in Fieldwire-Dateien ziehen" oder "Google Drive-Pläne in Fieldwire-Pläne" ziehen.
- Klicken Sie auf "Entwurf erstellen".
- Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Ordner auswählen".
- Wählen Sie den Google Drive-Ordner, den Sie mit Fieldwire synchronisieren möchten (Sie können auch Unterordner auswählen).
- Im folgenden GIF erstellen wir eine Automatisierung zwischen Fieldwire und Google Drive, damit die Dateien im Ordner „My Demo“ in Google Drive automatisch mit der Registerkarte „Dateien“ in Fieldwire synchronisiert werden.
- Klicken Sie auf "Verbinden".
Nachdem Sie auf "Verknüpfen" geklickt haben, ist die Schaltfläche "Ordner auswählen" nicht mehr vorhanden und der Status hat sich zu "Verknüpfen" geändert. Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist, ändert sich der Status in "Verknüpft". Außerdem wird unter dem Abschnitt "Google Drive-Ordner" "Mein Laufwerk / Fieldwire / Mein Demo-Ordner" aufgeführt, um den Dateipfad anzugeben, aus dem Fieldwire die Daten abruft. Wie im Abschnitt "Fieldwire-Ordner" angegeben, wird der von Ihnen ausgewählte Ordner direkt mit der Ansicht "Alle Dateien" Ihres Projekts synchronisiert. In diesem Fall werden also die Dateien aus dem Ordner "My Demo" in Fieldwire übertragen.
Wenn Sie nun zur Registerkarte "Dateien" in Fieldwire navigieren, sehen Sie den ausgewählten Google Drive-Ordner sowie alle Dateien, die sich in diesem Ordner befinden. (Weitere Informationen über die Registerkarte "Dateien" finden Sie in diesem Artikel: Registerkarte "Dateien").
Automatisierung für Google Drive und Fieldwire-Pläne
Sobald Sie die Verbindung zwischen Google Drive und Fieldwire hergestellt haben, können Sie eine Automatisierung erstellen, um Pläne, die Sie in Google Drive gespeichert haben, direkt mit Fieldwire zu synchronisieren. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Navigieren Sie zu dem Projekt, für das Sie die Automatisierung erstellen möchten.
- Gehen Sie auf die Registerkarte "Einstellungen" und scrollen Sie auf der rechten Seite nach unten zum Abschnitt "Apps".
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Automatisierungen verwalten".
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "+ Neue Automatisierung", woraufhin ein neues Pop-up-Fenster erscheint.
- Wählen Sie in diesem Fenster Google Drive als die App aus, mit der Sie Ihr Fieldwire-Projekt verbinden möchten.
- Wählen Sie "Google Drive-Pläne in Fieldwire-Pläne ziehen"
- Klicken Sie auf "Entwurf erstellen".
Wenn Sie die obigen Schritte ausgeführt haben, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Ordner auswählen". Es erscheint ein Pop-up-Fenster
- Wählen Sie den Google Drive-Ordner aus, den Sie mit Fieldwire synchronisieren möchten
- Im folgenden GIF erstellen wir eine Automatisierung zwischen Fieldwire und Google Drive, so dass die Pläne im Ordner "Hilti Fire Protection" in Google Drive automatisch mit der Registerkarte "Pläne" in Fieldwire synchronisiert werden.
- Hinweis: Es ist am besten, mit einem leeren Ordner in Google Drive zu beginnen, da nur neue Pläne in diesem Ordner mit Fieldwire synchronisiert werden. Bestehende Pläne in einem Ordner werden nicht synchronisiert.
- Klicken Sie auf "Verbinden"
- Nachdem die Automatisierung erstellt wurde, können Sie Ihre Pläne zum Google Drive-Ordner hinzufügen, der automatisch mit der Registerkarte „Pläne“ in Fieldwire synchronisiert wird.
Sobald die Pläne von Google Drive mit Fieldwire synchronisiert wurden, sollten auf der Registerkarte „Pläne“ genau die gleichen Pläne angezeigt werden, die sich in Ihrem Google Drive-Ordner befinden.
Egnyte
Einrichten einer Verknüpfung zu Egnyte
Die Verknüpfung von Fieldwire mit Egnyte ist ebenfalls relativ einfach und ähnelt sehr der Einrichtung von Sharepoint. Wie bei Sharepoint und Google Drive müssen Sie vor der Verbindung von Fieldwire mit Egnyte sicherstellen, dass Sie sowohl die richtigen Konto- als auch Projektberechtigungsstufen in Fieldwire haben. (Weitere Informationen über Berechtigungen auf Kontoebene finden Sie in diesem Artikel: Was ist der Unterschied zwischen Kontomanager, Kontonutzer und Projektnutzer?). Um eine Verbindung mit Egnyte zu erstellen, benötigen Sie außerdem die folgenden Informationen:
- Entweder ein Business oder ein Business Plus Konto in Fieldwire
- Sie sind Konto-Manager (oder Eigentümer) in Fieldwire
- Zugriff auf Admin-Ebene in Egnyte
Detaillierte Anleitung
Sobald Sie sichergestellt haben, dass Sie über die richtigen Berechtigungen verfügen, müssen Sie auf der Startseite Ihres Kontos zur Registerkarte „Integrationen“ navigieren, die sich neben der Registerkarte „Vorlagen“ befinden sollte.
Führen Sie dort die folgenden Schritte aus:
1. Klicken Sie auf die Egnyte-App.
- Hier werden Sie auf eine weitere Seite weitergeleitet, auf der Sie eine kurze Beschreibung der Vorteile der Verbindung von Egnyte mit Fieldwire sowie der Automatisierung, die die Verbindung zwischen dieser App und Fieldwire bietet, erhalten.
2. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Egnyte-Konto verbinden“.
3. Geben Sie dieser Verbindung einen Namen, der Ihren Teammitgliedern helfen wird, sie zu identifizieren.
- Sie können die Verbindung benennen, wie Sie möchten; die Standardeinstellung ist immer „[Name der App] - [Vor- und Nachname in Ihren Fieldwire-Profileinstellungen]“.
4. Klicken Sie auf „Nächstes“.
5. Füllen Sie das Feld für die Subdomain aus.
- Öffnen Sie Egnyte in Ihrem Webbrowser und verwenden Sie die URL Ihres SharePoint.
- Hinweis: Ihre Subdomain wird nicht „jherbulotfieldwire3“ sein, wie in dem kurzen Video unten gezeigt. Sie wird spezifisch für Ihre SharePoint-Instanz sein.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Connect“.
7. Klicken Sie auf „Zugriff erlauben“, nachdem Sie weitergeleitet wurden.
- Wenn die Verbindung zu Egnyte erfolgreich ist, sehen Sie „Verbindung erfolgreich“ und Sie können auf die Schaltfläche „Schließen“ klicken.
Wenn die Verbindung erfolgreich ist, wird außerdem oben auf Ihrer Seite in Fieldwire eine Meldung angezeigt, die besagt, dass Sie jetzt auf der Registerkarte „Einstellungen“ eines beliebigen Projekts auf dem Konto eine Automatisierung einrichten können. Damit ist der Prozess der Verbindung von Egnyte mit Fieldwire abgeschlossen. Für Schritte zum Erstellen einer Automatisierung fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort.
Einrichten einer Automatisierung mit Egnyte
Nachdem Sie Ihre Verbindung zu Egnyte auf der Konto-Ebene erstellt haben, können Sie eine „Automatisierung“ in Ihren Projekten erstellen. Zur Erinnerung: Bevor Sie dies tun, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Projektberechtigungen haben. (Weitere Informationen über Berechtigungen auf Projektebene finden Sie in diesem Artikel: Einführung in die Projektberechtigungsstufen: Administratoren, Mitglieder und Follower).
Wie bereits in diesem Artikel erwähnt, sind Automatisierungen der eigentliche Clou - sie erleichtern die Verbindung von Fieldwire mit einer Ihrer Dokumentenmanagement-Programme. Um eine Automatisierung zu erstellen, benötigen Sie Folgendes:
- Sie müssen Administrator für das Projekt in Fieldwire sein, in dem Sie die Automatisierung erstellen möchten.
- Zugriff auf die Registerkarte "Projekteinstellungen" in Fieldwire
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Automatisierung zu erstellen:
1. Klicken Sie auf das Projekt, für das Sie die Automatisierung erstellen möchten.
2. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Einstellungen".
3. Scrollen Sie auf der rechten Seite nach unten zum Abschnitt „Apps“.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Automatisierungen verwalten“.
- Dadurch werden Sie auf eine neue Seite weitergeleitet, auf der alle Automatisierungen aufgelistet sind, die für das betreffende Projekt erstellt wurden.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Neue Automatisierung“, woraufhin ein neues Pop-up-Fenster erscheint.
6. Wählen Sie „Egnyte“.
7. Wählen Sie die einzige verfügbare Automatisierung. Klicken Sie auf „Entwurf erstellen“.
8. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Ordner auswählen“.
9. Wählen Sie den Egnyte-Ordner, den Sie mit Fieldwire synchronisieren möchten (Sie können auch Unterordner auswählen).
- Im folgenden GIF (auf Englisch) erstellen wir eine Automatisierung zwischen Fieldwire und Egnyte, so dass die Dateien im „Project Cold Storage“ in Egnyte automatisch mit der Registerkarte „Dateien“ in Fieldwire synchronisiert werden.
10. Klicken Sie auf „Verbinden“, sobald Sie den Ordner ausgewählt haben, den Sie mit Fieldwire synchronisieren möchten.
- Nachdem Sie auf „Verbinden“ geklickt haben, ist die Schaltfläche „Ordner auswählen“ nicht mehr vorhanden und der Status hat sich auf „Verbinden“ geändert. Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist, ändert sich der Status in „Verbunden“.
- Hinweis: Das Video unten wurde leicht beschleunigt, da Sie möglicherweise ca. 30 Sekunden warten müssen, bevor der Status von „Verbinden“ auf „Verbunden“ wechselt. Wenn Sie die Statusaktualisierung immer noch nicht sehen, aktualisieren Sie bitte Ihre Seite.
Unter dem Abschnitt „Egnyte-Ordner“ wird „Shared / Documents / Project Cold Storage“ aufgeführt, um den Dateipfad anzugeben, von dem Fieldwire abruft. Wie unter dem Abschnitt „Fieldwire-Ordner“ angegeben, wird der von Ihnen ausgewählte Ordner direkt mit der Ansicht „Alle Dateien“ Ihres Projekts synchronisiert. In diesem Fall werden also die Dateien im „Project Cold Storage“ in Fieldwire gezogen.
Wenn Sie nun zur Registerkarte "Pläne" oder "Dateien" in Fieldwire navigieren, sehen Sie den ausgewählten Egnyte-Ordner sowie alle Dateien, die sich in diesem Ordner befinden.
Häufige Fragen
Wie lange dauert es nach dem Einrichten einer Automatisierung, bis die in Google Drive vorgenommenen Änderungen in Fieldwire angezeigt werden?
Wenn Sie eine große Anzahl von Plänen (mehr als 100) ändern, kann es bis zu einigen Stunden dauern, bis die Änderungen in Fieldwire übernommen werden.
Was sind die Beschränkungen?
- Die Automatisierungen verfolgen nur Änderungen, die in dem synchronisierten Ordner auftreten. Das bedeutet, dass Sie zuerst die Automatisierung erstellen und dann Ihre Dateien oder Pläne hinzufügen müssen.
- Es handelt sich um eine Einweg-Synchronisierung, das bedeutet, Änderungen, die in Fieldwire vorgenommen werden, werden nicht in Google Drive oder Sharepoint übernommen.
- Pro Projekt kann es nur eine Automatisierung für Pläne geben.
- Die Anzahl der Pläne, die derzeit synchronisiert werden können, ist auf 1.000 begrenzt.
- Im Gegensatz zu unserer Box/Dropbox/OneDrive-Synchronisierung führt das Löschen eines Plans oder einer Datei in Google Drive/Sharepoint nicht dazu, dass diese Daten in Fieldwire gelöscht werden.
- Die maximale PDF-Größe, die verwendet werden kann, beträgt 200 MB.
Wie empfehlen wir die Verwendung dieser Automatisierung?
- Wählen Sie einen leeren Ordner in Sharepoint oder Google Drive.
- Erstellen Sie die Automatisierung in Fieldwire, die mit diesem Ordner verknüpft ist.
- Ziehen Sie Ihre Dateien (oder Pläne, wenn Sie Google Drive verwenden) per Drag & Drop in den Google Drive/Sharepoint-Ordner.
Fehlerbehebung
Bitte lesen Sie diesen Artikel, wenn Sie Probleme mit der Einrichtung oder der Nutzung der Integration haben: Registerkarte Integrationen: Registerkarte "Integrationen": Fehlerbehebung.