Überblick
Wenn Sie ein Fieldwire Business- oder Business Plus-Abonnement haben, haben Sie die Möglichkeit, Integrationen zwischen ihrem Fieldwire-Konto/ihren Projekten und ihren Konten in verschiedenen anderen Programmen wie SharePoint, Google Drive und anderen einzurichten. Sowohl für SharePoint als auch für Google Drive gibt es bestimmte Nuancen bei der Verknüpfung Ihres Fieldwire-Kontos/Projekts mit diesen Anwendungen. Diese Feinheiten werden in diesem Artikel behandelt. Der Zweck der Verknüpfung von SharePoint und/oder Google Drive mit Ihren Fieldwire-Projekten besteht darin, dass Sie Ordner und Dateien direkt aus diesen Anwendungen in Fieldwire ziehen können. Bei diesen Integrationen handelt es sich jedoch um mehrere Einweg-Synchronisationen (nicht um eine Zweiweg-Synchronisation), die dafür sorgen, dass Ihre Anwendungen synchronisiert werden. Daher ist es wichtig, dass Sie festlegen, ob Fieldwire oder eine andere verknüpfte Anwendung wie SharePoint oder Google Drive die Datenquelle sein soll.
Hinweis: Dieser Artikel geht speziell auf SharePoint und Google Drive ein. Wenn Sie keine dieser beiden Anwendungen verwenden möchten, aber dennoch mehr über die Verknüpfung von Anwendungen und die Einrichtung von Automatisierungen erfahren möchten, lesen Sie bitte diese Artikel:
- Registerkarte "Integrationen": Einrichten einer Verknüpfung
- Registerkarte "Integrationen": Einrichten einer Automatisierung
Einschränkungen:
- Workato ist nicht unbegrenzt wie unsere 2-Wege-Synchronisation. Sie ist auf eine faire Nutzung beschränkt, und wir werden Sie kontaktieren, wenn Sie sich Ihrem Limit nähern.
- Integrationsverbindungen können über einen der folgenden Browser hergestellt werden: Google Chrome, Microsoft Edge oder Firefox. Der Brave-Browser kann überhaupt nicht für SharePoint- oder Google Drive-Verbindungen verwendet werden.
Inhaltsübersicht
SharePoint
Einrichten einer Verknüpfung zu SharePoint
Die Verknüpfung von Fieldwire mit SharePoint ist unkompliziert und einfach. Zuvor müssen Sie jedoch sicherstellen, dass Sie über die richtigen Konto- und Projektberechtigungen in Fieldwire verfügen. (Weitere Informationen über Berechtigungen auf Kontoebene finden Sie in diesem Artikel: Einführung in Kontoberechtigungsstufen: Manager, Kontonutzer und Projektbenutzer). Um eine Verknüpfung mit Sharepoint zu erstellen, benötigen Sie außerdem Folgendes:
- Entweder ein Business oder ein Business Plus Konto in Fieldwire
- Sie müssen ein Account Manager (oder Eigentümer) in Fieldwire sein
- Zugriff auf Admin-Ebene in Sharepoint
Sobald Sie sichergestellt haben, dass Sie über die richtigen Berechtigungen verfügen, müssen Sie auf der Startseite Ihres Kontos zur Registerkarte "Integrationen" navigieren, die sich zwischen der Registerkarte "Vorlagen" und der Registerkarte "Anleitungen" befinden sollte.
Klicken Sie auf die Registerkarte "Integrationen", und Sie sehen mehrere verschiedene Anwendungen, mit denen Sie Fieldwire verknüpfen können, darunter Sharepoint.
Klicken Sie auf die Sharepoint-Anwendung, und Sie gelangen auf eine weitere Seite, auf der Sie eine kurze Beschreibung der Vorteile der Verknüpfung von Sharepoint mit Fieldwire sowie der Automatisierung, die die Verknüpfung zwischen dieser Anwendung und Fieldwire bietet, erhalten.
Klicken Sie als Nächstes auf die blaue Schaltfläche "SharePoint-Konto verknüpfen". Geben Sie dieser Verknüpfung einen Namen, damit Ihre Teammitglieder sie leichter identifizieren können. Außerdem können Sie die Verknüpfung so benennen, wie Sie möchten; die Vorgabe ist immer "[Name der Anwendung] - [Vor- und Nachname in Ihren Fieldwire-Profileinstellungen]". Klicken Sie dann auf "Weiter".
Nachdem Sie auf "Weiter" geklickt haben, müssen Sie die Subdomain angeben. Am einfachsten ist es, wenn Sie SharePoint in Ihrem Webbrowser öffnen und die URL Ihres SharePoint verwenden.
Hinweis: Ihre Subdomain wird nicht "fieldwire0" sein, wie in dem kurzen Video oben gezeigt. Sie wird spezifisch für Ihre Instanz von SharePoint sein.
Nachdem Sie die Subdomain eingegeben haben, navigieren Sie zurück zu SharePoint, da Sie nun den "Seitennamen" eingeben müssen. Der Name der Website kann in der URL Ihres SharePoint gefunden werden. Sobald Sie sowohl die Subdomain als auch den Namen der Website eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Bei Microsoft anmelden".
Hinweis: Wie die Subdomain wird auch der Name Ihrer Website nicht "BESTFR-TEST" lauten, wie in dem kurzen Video oben gezeigt. Er wird spezifisch für Ihre SharePoint-Instanz sein.
Wenn die Verknüpfung mit SharePoint erfolgreich ist, sehen Sie die Meldung "Verknüpfung erfolgreich" und können auf die Schaltfläche "Schließen" klicken. Damit ist die Verknüpfung zwischen SharePoint und Fieldwire abgeschlossen. Im nächsten Abschnitt wird detailliert beschrieben, wie Sie eine Automatisierung zwischen Fieldwire und SharePoint erstellen.
Einrichten einer Automatisierung mit SharePoint
Nachdem Sie Ihre Verknüpfung zu SharePoint auf Kontoebene erstellt haben, können Sie eine "Automatisierung" in Ihren Projekten erstellen. Bevor Sie dies jedoch tun, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über die richtigen Projektberechtigungen verfügen. (Weitere Informationen zu Berechtigungen auf Projektebene finden Sie in diesem Artikel: Einführung in die Projektberechtigungsstufen: Administratoren, Mitglieder und Follower).
Automatisierungen sind der Dreh- und Angelpunkt - sie sind es, die Ihre Anwendungen miteinander synchronisieren. Um eine Automatisierung zu erstellen, benötigen Sie Folgendes:
- Sie müssen Administrator für das Projekt in Fieldwire sein, in dem Sie die Automatisierung erstellen möchten.
- Zugriff auf die Registerkarte "Projekteinstellungen" in Fieldwire
Sobald Sie sichergestellt haben, dass Sie über die richtigen Berechtigungen verfügen, müssen Sie zu dem spezifischen Projekt navigieren, für das Sie die Automatisierung erstellen möchten.
Gehen Sie im Projekt auf die Registerkarte "Einstellungen", scrollen Sie auf der rechten Seite zum Abschnitt "Apps" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Automationen verwalten". Dadurch werden Sie auf eine neue Seite weitergeleitet, auf der alle Automatisierungen aufgelistet sind, die für das betreffende Projekt erstellt wurden.
Um eine Automatisierung mit SharePoint zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche "+ Neue Automatisierung", woraufhin ein neues Pop-up erscheint. Wählen Sie in diesem Pop-up SharePoint als die Anwendung aus, mit der Sie Ihr Fieldwire-Projekt verknüpfen möchten. Sobald Sie SharePoint ausgewählt haben, müssen Sie die einzige verfügbare Automatisierung auswählen. Klicken Sie abschließend auf "Automatisierung erstellen".
Hinweis: Wenn SharePoint nicht aufgeführt ist, klicken Sie auf die Option "Integrationen verwalten", die Sie zur Registerkarte "Integrationen" auf der Startseite Ihres Kontos zurückführt.
Sobald Sie auf "Automatisierung erstellen" klicken, werden Sie auf eine neue Seite weitergeleitet, auf der Sie auswählen können, welche Informationen aus SharePoint die Automatisierung in Fieldwire übernehmen soll. Auch hier ist es wichtig, dass Sie in SharePoint über Admin-Zugriffsrechte verfügen. Wenn Sie diese Seite zum ersten Mal aufrufen, sehen Sie, dass die Automatisierung im Status "Entwurf" ist. Wenn Sie diese Seite verlassen, ohne die Automatisierung einzurichten, müssen Sie auf die Registerkarte "Projekteinstellungen" zurückkehren und von vorne beginnen.
Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Ordner auswählen". Daraufhin wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie die Bibliothek auswählen müssen. Die Bibliothek bezieht sich auf bestimmte Registerkarten innerhalb Ihrer SharePoint-Instanz, in denen Sie Dateien unterbringen. Sobald Sie die Bibliothek ausgewählt haben, müssen Sie den Ordner auswählen, der sich in dieser bestimmten Bibliothek befindet. In dem kurzen Video oben erstellen wir eine Automatisierung zwischen Fieldwire und SharePoint, damit die Dateien im Ordner "Projektdateien" in SharePoint automatisch mit der Registerkarte "Dateien" in Fieldwire synchronisiert werden. (Weitere Informationen zu den Besonderheiten der Verknüpfung von Fieldwire mit Google Drive und SharePoint finden Sie in diesem Artikel: Registerkarte "Integrationen": Einrichten von SharePoint und Google Drive). Sobald Sie den Ordner und die Dateien in diesem Ordner ausgewählt haben, die Sie mit Fieldwire synchronisieren möchten, klicken Sie auf "Verknüpfen".
Nachdem Sie auf "Verknüpfen" geklickt haben, sehen Sie, dass die Schaltfläche "Ordner auswählen" nicht mehr vorhanden ist und der Status auf "Verknüpfen" geändert wurde. Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist, ändert sich der Status in "Verknüpft". Wie im Abschnitt "Fieldwire-Ordner" angegeben, wird der von Ihnen ausgewählte Ordner direkt mit der Ansicht "Alle Dateien" Ihres Projekts synchronisiert. Wenn Sie nun in Fieldwire zur Registerkarte "Dateien" navigieren, sehen Sie den ausgewählten SharePoint-Ordner sowie alle Dateien, die sich in diesem Ordner befinden. (Weitere Informationen über die Registerkarte "Dateien" finden Sie in diesem Artikel: Registerkarte "Dateien").
Google Drive
Einrichten einer Verknüpfung zu Google Drive
Genau wie die Verknüpfung von Fieldwire mit Sharepoint ist auch die Verknüpfung von Fieldwire mit Google Drive unkompliziert und einfach. Zuvor müssen Sie jedoch wieder sicherstellen, dass Sie über die richtigen Konto- und Projektberechtigungen verfügen. (Weitere Informationen über Berechtigungen auf Kontoebene finden Sie in diesem Artikel: Einführung in Kontoberechtigungsstufen: Manager, Kontonutzer und Projektnutzer). Um eine Verknüpfung mit Google Drive zu erstellen, benötigen Sie Folgendes:
- Entweder ein Business- oder ein Business Plus-Konto
- Sie müssen ein Kontomanager (oder Eigentümer) in Fieldwire sein
- Admin-Zugriff auf die App, die Sie mit Fieldwire verknüpfen möchten.
Sobald Sie sichergestellt haben, dass Sie über die richtigen Berechtigungen verfügen, müssen Sie auf der Startseite Ihres Kontos zur Registerkarte "Integrationen" navigieren, die sich zwischen der Registerkarte "Vorlagen" und der Registerkarte "Anleitungen" befinden sollte.
Klicken Sie auf die Registerkarte "Integrationen", und Sie sehen mehrere verschiedene Apps, mit denen Sie Fieldwire verknüpfen können, darunter Google Drive. Wählen Sie die Google Drive-App aus, die Sie verknüpfen möchten, und Sie werden auf eine weitere Seite weitergeleitet, auf der Sie eine kurze Beschreibung der Vorteile der Verknüpfung dieser App mit Fieldwire sowie der Automatisierung erhalten, die durch die Verknüpfung zwischen dieser App und Fieldwire bereitgestellt wird.
Klicken Sie anschließend auf die blaue Schaltfläche "Google Drive-Konto verknüpfen". Daraufhin wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, in dem beschrieben wird, wie die App mit Fieldwire verknüpft ist. Außerdem können Sie die Verknüpfung benennen, wie Sie möchten; die Standardeinstellung ist immer "[Name der App] - [Vor- und Nachname in Ihren Fieldwire-Profileinstellungen]".
Sobald Sie sich für einen Namen entschieden haben, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Weiter". Je nach der App, die Sie mit Fieldwire verknüpfen möchten, werden nun verschiedene Optionen angezeigt, bei denen Sie sich möglicherweise bei dem Konto anmelden müssen, das Sie mit Fieldwire verknüpfen möchten. In dem kurzen Video unten verknüpfen wir Fieldwire mit Google Drive.
Sobald die Verknüpfung hergestellt ist, sollten Sie "Verknüpfung erfolgreich" in grüner Farbe sehen. Klicken Sie dann auf "Schließen", um das Pop-up zu schließen. Der Name Ihres verknüpften Kontos wird im Abschnitt "Verknüpftes Konto" angezeigt und oben sollte ein grünes Banner erscheinen, das besagt, dass Sie nun auf der Registerkarte "Einstellungen" Ihrer Projekte Automatisierungen einrichten können.
Hinweis: Sie können nur ein verknüpftes Konto pro aufgelisteter Anwendung haben. Mit anderen Worten: Sie können nur ein Google Drive-Konto mit Ihrem Fieldwire-Konto verknüpfen, aber Sie können sowohl ein Google Drive-Konto als auch ein SharePoint-Konto (SharePoint Site) verknüpfen.
Einrichten einer Automatisierung mit Google Drive
Nachdem Sie Ihre Verknüpfung zu Google Drive auf Kontoebene erstellt haben, können Sie eine "Automatisierung" in Ihren Projekten erstellen. Bevor Sie dies jedoch tun, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über die richtigen Projektberechtigungen verfügen. (Weitere Informationen zu Berechtigungen auf Projektebene finden Sie in diesem Artikel: Einführung in die Projektberechtigungsstufen: Administratoren, Mitglieder und Follower).
Automatisierungen sind der Dreh- und Angelpunkt - sie sind es, die Ihre Anwendungen miteinander synchronisieren. Um eine Automatisierung zu erstellen, benötigen Sie Folgendes:
- Sie müssen Administrator für das Projekt in Fieldwire sein, in dem Sie die Automatisierung erstellen möchten.
- Zugriff auf die Registerkarte "Projekteinstellungen" in Fieldwire
Sobald Sie sichergestellt haben, dass Sie über die richtigen Berechtigungen verfügen, müssen Sie zu dem spezifischen Projekt navigieren, für das Sie die Automatisierung erstellen möchten.
Gehen Sie im Projekt auf die Registerkarte "Einstellungen", scrollen Sie auf der rechten Seite zum Abschnitt "Apps" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Automationen verwalten". Dadurch werden Sie auf eine neue Seite weitergeleitet, auf der alle Automatisierungen aufgelistet sind, die für das betreffende Projekt erstellt wurden.
Um eine Automatisierung mit Google Drive zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche "+ Neue Automatisierung", woraufhin ein neues Pop-up-Fenster erscheint. Wählen Sie in diesem Pop-up Google Drive als die App aus, mit der Sie Ihr Fieldwire-Projekt verknüpfen möchten. Sobald Sie Google Drive ausgewählt haben, müssen Sie die einzige verfügbare Automatisierung auswählen. Klicken Sie auf "Automatisierung erstellen".
Als Nächstes klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Ordner auswählen". Daraufhin wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, in dem Sie den Google Drive-Ordner auswählen müssen, den Sie mit Fieldwire synchronisieren möchten. Beachten Sie, dass Sie auch Unterordner auswählen können, wenn dies die Dateien sind, die Sie mit Fieldwire synchronisieren möchten. In dem kurzen Video oben erstellen wir eine Automatisierung zwischen Fieldwire und Google Drive, so dass die Dateien im Ordner "My Demo" in Google Drive automatisch mit der Registerkarte "Dateien" in Fieldwire synchronisiert werden. Sobald Sie den Ordner ausgewählt haben, den Sie mit Fieldwire synchronisieren möchten, klicken Sie auf "Verknüpfen".
Nachdem Sie auf "Verknüpfen" geklickt haben, ist die Schaltfläche "Ordner auswählen" nicht mehr vorhanden und der Status hat sich zu "Verknüpfen" geändert. Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist, ändert sich der Status in "Verknüpft". Außerdem wird unter dem Abschnitt "Google Drive-Ordner" "Mein Laufwerk / Fieldwire / Mein Demo-Ordner" aufgeführt, um den Dateipfad anzugeben, aus dem Fieldwire die Daten abruft. Wie im Abschnitt "Fieldwire-Ordner" angegeben, wird der von Ihnen ausgewählte Ordner direkt mit der Ansicht "Alle Dateien" Ihres Projekts synchronisiert. In diesem Fall werden also die Dateien aus dem Ordner "My Demo" in Fieldwire übertragen.
Wenn Sie nun zur Registerkarte "Dateien" in Fieldwire navigieren, sehen Sie den ausgewählten Google Drive-Ordner sowie alle Dateien, die sich in diesem Ordner befinden. (Weitere Informationen über die Registerkarte "Dateien" finden Sie in diesem Artikel: Registerkarte "Dateien").