Überblick
Über die Registerkarte „Formulare“ in Fieldwire können Nutzer auf der Grundlage verschiedener Standardvorlagen Formulare erstellen (Einführung in die Registerkarte „Formulare“). Sie können zudem eigene Vorlagen erstellen (Einführung in benutzerdefinierte Formulare und Vorlagen) oder PDFs hochladen und ausfüllen. Wenn Ihr Team PDFs als Teil des Workflows verwendet, können Sie diese Dokumente mit Fieldwire hosten, freigeben und ausfüllen.
Hinweis: Unsere Funktion für ausfüllbare PDFs ist im Web und für iOS und Android verfügbar. Ältere Versionen der mobilen App zeigen jedoch keine Formulare an, die auf der Grundlage ausfüllbarer PDFs erstellt wurden. Überprüfen Sie hier, ob Sie die neueste und beste Version von Fieldwire verwenden: Benutze ich die aktuelle Version des mobilen Betriebssystems und der App für Fieldwire?
Hinweis: Noch sind die Screenshots in diesem Artikel auf Englisch, sie werden jedoch in Kürze aktualisiert.
Inhaltsverzeichnis
Ausfüllbare PDFs im Web
Die Vorlage erstellen
Um zu beginnen, klicken Sie auf „+Neues Formular“, dann auf „+Neue Vorlage“".
Sie erhalten zwei Optionen: „Neu erstellen“ und „Aus Konto importieren“. Klicken Sie auf „Neu erstellen“. So gelangen Sie zum Fenster „Formularvorlage erstellen“:
Wählen Sie Ihren Startpunkt aus dem Dropdown-Menü:
Geben Sie den Namen Ihrer Vorlage ein und klicken Sie dann auf „Datei hochladen“".
Ziehen Sie per Drag-and-Drop eine ausfüllbare PDF in den Upload-Bereich (oder verwenden Sie die Option „Datei auswählen“). Klicken Sie dann auf die nächste Schaltfläche „Datei hochladen“. Im Fenster „Formularvorlage erstellen“ sollte nun Ihre PDF angezeigt werden:
Klicken Sie jetzt auf „Erstellen“. Die unveröffentlichte Vorlage wird angezeigt:
- Im Abschnitt „Freigaben & Status“ können Sie die Berechtigungen für alle Formulare anpassen, die mithilfe der Vorlage erstellt werden.
- Die PDF kann von hier aus angezeigt oder ersetzt werden. Klicken Sie direkt auf das PDF-Symbol, um die Datei anzuzeigen. Bewegen Sie alternativ den Mauszeiger über das Symbol, um ein 3-Punkte-Menüsymbol auf der rechten Seite anzuzeigen (über das Sie ebenfalls die beiden Optionen erhalten).
- Über das Dropdown-Menü „Aktionen“ am oberen Bildschirmrand erhalten Sie 4 Optionen: PDF-Formular ersetzen, Duplizieren, Im Konto veröffentlichen und Löschen. (Weitere Informationen zu Kontoformularvorlagen finden Sie hier: Kontoformularvorlagen).
Über die Schaltfläche „Vorschau“ oben rechts können Sie eine Vorschau Ihrer Vorlage anzeigen. Wenn Sie bereit sind, die Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf „Veröffentlichen“.
Ein Formular erstellen und ausfüllen
Sind Sie bereit, ein Formular zu erstellen? Klicken Sie oben links auf „+Neues Formular“ und wählen Sie dann die neu erstellte Vorlage aus. Ein Fenster öffnet sich. Dort können Sie einen Namen für Ihre Vorlage eingeben.
Nach dem Klick auf „Formular erstellen“ wird Ihre ausfüllbare PDF angezeigt, zusammen mit einem Formulardetailbereich und einem Abschnitt mit Links.
Über die Option „Anmerkungen“ können Sie Textoptionen zum Ausfüllen der PDF-Datei auswählen, Kommentare hinzufügen, Bilder einfügen, Markierungen erstellen und vieles mehr:
Derzeit können Sie Aufgaben und Pläne mit Ihren ausfüllbaren PDF-Formularen verknüpfen. Die Aufgaben können direkt über die Formularschnittstelle verknüpft werden. Um eine Verknüpfung mit einem Plan zu erstellen, muss das Formular über die Registerkarte „Pläne“ an ein Planblatt angehängt werden.
Ausfüllbare PDFs auf Mobilgeräten
Ausfüllbare PDF-Formulare sehen etwas anders aus als direkt in Fieldwire erstellte Formulare. Auf iOS und Android sehen Sie im Dropdown-Menü „Details“ den Formularnamen, den Verantwortlichen und das Fälligkeitsdatum. Alle diese Formularfelder können im Status „Entwurf“ bearbeitet werden.
Unter dem Dropdown-Menü „Details“ sehen Sie das PDF-Formular. Sie müssen das Formular in der Fieldwire-App auswählen, um es zu bearbeiten. Dadurch wird das Formular in einem bearbeitbaren Zustand angezeigt, genau so, als wäre die Datei in der Registerkarte „Dateien“ hochgeladen worden.
Wichtiger Hinweis: Wenn Sie unter Android ein Textfeld (das große „T“-Symbol beim Bearbeiten der PDF-Datei) einfügen, wird die PDF-Datei beschädigt und ist für Webbenutzer nicht mehr zugänglich. Deshalb dürfen Sie unter Android kein Textfeld in die PDF-Datei einfügen.
Nachdem Sie das Formular bearbeitet haben, können Sie den Status von „Entwurf“ zu „Eingereicht“ ändern. Klicken Sie dazu auf „Status aktualisieren“ und dann auf „Schließen“, oder klicken Sie oben links auf „Entwurf“.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Papierkopien von PDF-Dateien hochladen??
Ja, diese sind jedoch nicht ausfüllbar. Nur PDF-Dateien im ausfüllbaren Format können auf diese Weise verwendet werden. Eine gedruckte PDF gilt als „PDF im Textformat“.
Kann ich zu einer ausfüllbaren PDF benutzerdefinierte Felder hinzufügen?
Sie können zu Ihren ausfüllbaren PDFs in Fieldwire viele Arten von Anmerkungen hinzufügen. Neue Felder müssen jedoch mit einem PDF-Editor erstellt werden.
Werden in ausfüllbaren PDFs Berechnungen und benutzerdefinierte Dropdown-Menüs unterstützt? Wenn Ihre ausfüllbare PDF-Vorlage Berechnungen oder benutzerdefinierte Dropdown-Menüs enthält, dann ja! (Bitte beachten Sie, dass Sie innerhalb der Fieldwire-Benutzeroberfläche keine neuen Berechnungen oder Dropdown-Menüs hinzufügen können).
Wird ein Bild, das ich in mein ausfüllbares PDF-Formular hochlade, in der Registerkarte „Fotos“ gespeichert?
Im Gegensatz zu Bildern, die an eines unserer Standard- oder benutzerdefinierten Formulare angehängt sind, werden in ein ausfüllbares PDF-Formular eingefügte Bilder nicht automatisch in der Registerkarte „Fotos“ gespeichert. Sie können diese Bilder jedoch bei Bedarf manuell in die Registerkarte „Fotos“ hochladen.
Kann ich in einer ausfüllbaren PDF ein Pflichtfeld konfigurieren?
Pflichtfelder können in der PDF-Datei selbst (außerhalb von Fieldwire) angegeben werden. Die Fieldwire-App unterstützt derzeit jedoch keine Pflichtfelder.
Werden passwortgeschützte PDFs unterstützt?
Ja! Bei jedem Öffnen der PDF wird der Nutzer aufgefordert, das Passwort einzugeben. Fieldwire speichert das Passwort nicht. Es muss also für jede Sitzung erneut eingegeben werden.
Was passiert, wenn mehrere Nutzer gleichzeitig eine ausfüllbare PDF-Datei bearbeiten?
Fieldwire verfügt über ein Konfliktlösungssystem. Dieses sorgt dafür, dass während der Synchronisierung oder im Offline-Modus keine Daten verloren gehen. Die gleichzeitige Bearbeitung eines Formulars durch mehrere Benutzer dürfte somit sicher sein.
Kann ich nachverfolgen, wer eine ausfüllbare PDF-Datei geändert oder Änderungen veranlasst hat?
Nein, für ausfüllbare PDF-Dokumente gibt es derzeit keine Versionskontrolle. Sie können nur die Formularversion anzeigen, die Sie endgültig einreichen.
Gibt es bei ausfüllbaren PDFs Beschränkungen für die Dateigröße oder die Anzahl der Felder?
Derzeit gibt es keine spezifischen Einschränkungen. Wir empfehlen bei der Arbeit mit großen doer komplexen Formularen jedoch, die Auswirkungen auf die Leistung zu berücksichtigen.
Wirkt sich diese neue Funktion auf bereits vorhandene Funktionen mit benutzerdefinierten oder Standardformularen aus?
Nein. Ihre bestehenden Formulare bleiben unverändert. Auch die benutzerdefinierten Formular-Workflows bleiben gleich. Es handelt sich lediglich um eine Erweiterung der Formularfunktionen von Fieldwire.
Können ausfüllbare PDFs offline verwendet werden?
Ja! Genau wie bei den anderen Funktionen unserer mobilen App werden alle offline vorgenommenen Änderungen synchronisiert, sobald das Gerät wieder online ist.