Überblick und Hintergrund
Jeder Typ von Projektbenutzer hat die eindeutige Berechtigung, Formulare zu erstellen, anzuzeigen oder zu bearbeiten und eingereichte Formulare zu löschen oder wieder zu öffnen. Die Berechtigungen der einzelnen Projektbenutzer, die die Funktion "Formulare" nutzen können, sind im Folgenden aufgeführt.
Wer kann Formulare erstellen, anzeigen, bearbeiten, löschen, wieder öffnen und verschieben?
Standardberechtigungen für Formulare nach "Beauftragter" und Projektbenutzertyp:
Hinweis: Wenn Sie an einer Informationsanfrage arbeiten und sich Personen auf der 'Verteilerliste' befinden (siehe unten), können sowohl Admins als auch Mitglieder das Formular einsehen. Ein Follower muss der Ersteller/Absender des Formulars und auf der 'Beschreibungsliste' sein, um die Leistungsanfrage einsehen zu können."
Wer kann mein Formular sehen?
Wenn das Formular noch bearbeitet werden kann (nicht im Status „Gesendet“ oder noch im Status „Offen“, „Ausstehend“ oder „Entwurf“), können Projektadministratoren, der Formularersteller und der Formularbeauftragte das Formular anzeigen bilden.
Wenn das Formular nicht mehr bearbeitet werden kann (wenn das Formular auf "Eingereicht", "Geschlossen" oder "Ungültig" steht), können Admins, Mitglieder und der Empfänger des Formulars das Formular anzeigen.
Wer kann Formulare löschen?
Nur Projektadministratoren können Formulare löschen. Gelöschte Formulare können bis zu 30 Tage nach dem Löschen auf der Registerkarte Papierkorb wiederhergestellt werden. Nach 30 Tagen werden die Formulare endgültig gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.
Warum kann ich mein Formular nicht bearbeiten?
Wahrscheinlich wurde das Formular "eingereicht" oder abgeschlossen, indem der Status auf "gesperrt" geändert wurde, was bedeutet, dass das Formular nicht mehr bearbeitet werden kann. Um es zu bearbeiten, muss der Status des Formulars wieder in den Status "Entwurf" geändert werden. Nur Projektadministratoren können Formulare entsperren, so dass es notwendig sein kann, einen Projektadministrator zu kontaktieren, um das Formular wieder in den Status "Entwurf" zu versetzen.
Konto für Vorlagen
Der Kontoinhaber und die Manager haben vom Projekt-Dashboard aus Zugriff auf die Registerkarte "Vorlagen" und können den Inhalt der Vorlagen für die Kontenformulare anpassen. Projektadministratoren können dann die Vorlagen für das Konto in die Projekte ziehen oder die Vorlagen für das Konto übertragen. Werfen Sie einen Blick auf diesen Artikel für weitere Informationen: Vorlagen für Kontenformulare
Hinweis: Wenn Sie die Formularvorlagen in Ihren Projekten nicht sehen, wie im Video oben gezeigt, müssen Sie möglicherweise den Status der Kontovorlage auf der Startseite des Kontos überprüfen. Damit die Formularvorlage aus dem Konto in das Projekt gezogen werden kann, muss der Status der Vorlage von "Unveröffentlicht" auf "Veröffentlicht" geändert werden.
Formularberechtigungen & Status verwalten
Projektadministratoren haben die Möglichkeit, Formularberechtigungen und Status zu verwalten. Formularberechtigungen bestimmen, wer Formularattribute und Formularabschnitte bearbeiten kann, und Formularstatus bestimmen, ob das Formular zu bearbeiten ist oder nicht. So passen Sie die Formularberechtigungen an:
Berechtigungen
Nur der Ersteller, Verwalter und der Beauftragte können die Formularattribute bearbeiten - dazu gehören die Formularbeschreibung, der Status, der Beauftragte, das Datum und das Fälligkeitsdatum. Diese Einstellung kann nicht geändert werden:
Abschnitte bzw. die zu ausfüllenden Einträge in den Listen und Tabellen eines Formulars können angepasst werden - Admins können wählen, ob nur der Formularbeauftragte oder alle Benutzer ausfüllbare Einträge in einem Formular bearbeiten können.
Hinweis: Wenn unter den Abschnitten, die bearbeitet werden können, die Option "Alle Benutzer" ausgewählt ist, können alle Follower, auch diejenigen, die dem Formular nicht zugewiesen sind, die mit der Vorlage erstellten Formulare anzeigen und bearbeiten.
Weitere Informationen zu den Einträgen in den Abschnitten "Liste" und "Tabelle" sowie zu den Abschnitten "Anlage" und "Signatur" finden Sie im Artikel Benutzerdefinierte Formulare.
Status
Standardmäßig sind die Formularstatus "Entwurf" und "Eingereicht" - diese bestimmen, wann das Formular bearbeitet werden kann und welche Projektbenutzerberechtigungen das Formular nicht editierbar machen können. Projektadministratoren haben jedoch die Möglichkeit, die mit einem Formular verbundenen Status zu bearbeiten -
Projektadministratoren können in der Spalte Formular ist editierbar festlegen, in welchem Stadium eines Formulars es zu bearbeiten ist oder nicht. Alle erforderlichen Felder müssen ausgefüllt werden, bevor das Formular in einen "nicht bearbeitbaren" Zustand versetzt wird:
Kann Status eingeben und Kann Status verlassen ist ein Weg, um festzulegen, welche Berechtigungsebenen den Status des Formulars zu einem bestimmten Zeitpunkt ändern können:
Standardmäßig können nur Projektadministratoren ein Formular in den Status "Eingereicht" versetzen. Dies kann jedoch nach eigenem Ermessen angepasst werden, je nachdem, wer das Formular in welchem Stadium bearbeiten soll:
Projektadministratoren können neue Status erstellen, indem sie die Option "+Neuer Status" in der unteren rechten Ecke auswählen: