Überblick und Hintergrund
In diesem praktischen Leitfaden wird beschrieben, wie Sie standardisierte Aufgaben für alle Arbeiten erstellen, die auf einer Etage zu erledigen sind, und wie Sie diese Aufgaben auf eine andere Ebene oder mehrere Ebenen Ihres Projekts mit demselben (oder einem sehr ähnlichen) Grundriss übertragen können. Dieser Workflow kann für Mehrfamilienhäuser, Hotels oder andere Projekte mit sich wiederholenden Grundrissen verwendet werden.
Die proaktive Koordination und Kommunikation mit den verschiedenen Beteiligten in jeder Phase eines Projekts erhöht die Produktivität vor Ort. Dieser Arbeitsablauf spart Zeit, verringert die Nacharbeit und trägt zu einer besseren Standardisierung bei. Sie sparen Zeit, indem Sie systematische Voraufgaben, Mängellisten oder andere Aufgaben, die von Raum zu Raum oder Grundriss zu Grundriss erledigt werden müssen, definieren und duplizieren.
Sie müssen die Web-Version von Fieldwire verwenden, um diesen Arbeitsablauf einzurichten, aber unsere mobilen Apps können verwendet werden, um die Aufgaben vor Ort zu erledigen.
Verwendung dieses Leitfadens
In unserem Beispielszenario planen Sie den Einbau von Trockenbauwänden. Der gleiche Prozess kann verwendet werden, um das Feldmanagement eines Projekts mit mehreren, ähnlichen Etagen oder Bereichen zu verkürzen: von einem Spezialunternehmer, der Vorarbeiten für andere Gewerke plant, einem Architekten, der einen Punch Walk plant, oder jedem anderen Benutzer, der die Arbeit proaktiv planen möchte.
Stellen Sie sich vor, Sie sind Projektleiter bei einem Bauunternehmen und arbeiten an einem Mehrfamilienhausprojekt, bei dem die Stockwerke 2-5 den gleichen Grundriss haben und Sie in jedem Raum Trockenbauwände einbauen müssen. Sie sollten alle Aufgaben, die für diese Phase erforderlich sind, Ihrem Subunternehmer für den Trockenbau zuweisen und eine Checkliste für den Trockenbaubeifügen, um sicherzustellen, dass alle Schritte der Checkliste ausgeführt werden.
Inhaltsverzeichnis
Vorbelegung der Aufgaben in einem Plan
Aufgaben in den übrigen Plan importieren
- 3a. Wie funktioniert die X & Y Position im Aufgabenimport?
- 3b. Andere Möglichkeiten zur Verwendung des Aufgabenimporteurs
4. Erledigen und Verfolgen der Aufgaben
Beispiele: Wie verwalten reale Unternehmen ihre Mehrfamilien-Wohnprojekte mit Fieldwire?
Wir haben auch ein Begleitvideo erstellt, in dem jeder Schritt in Echtzeit gezeigt wird. Die folgenden Zeitangaben im Video stimmen mit den Hauptabschnitten der Anweisungen in diesem Leitfaden überein:
- 1:47 - Schritt 1: Vorbelegung und Duplizierung von Aufgaben in einem Plan
- 3:30 - Schritt 2: Exportieren einer CSV-Datei mit den Aufgaben
- 4:55 - Schritt 3: Importieren dieser Aufgaben auf die anderen Grundrisse
- 7:15 - Schritt 4: Verfolgung, Verwaltung und Berichterstattung von Aufgaben
Vorbelegung der Aufgaben in einem Plan
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie eine effektive "Vorlage" erstellen, um festzulegen, wie die Aufgaben in Ihren Plänen formatiert werden sollen. Konzentrieren Sie sich darauf, was Sie in jeder Aufgabe erfassen möchten und wo Sie die Aufgaben auf Ihren Planblättern unterbringen möchten.
1a. Aufgabe erstellen
Unter der Registerkarte "Pläne" öffnen Sie Ihren ersten sich wiederholenden Plan (oder laden ihn hoch). Legen Sie in der Symbolleiste für die Markierung eine Aufgabe an der entsprechenden Stelle auf Ihrem Plan ab:
Hinweis: Es ist wichtig, die Aufgabe an einem bestimmten Ort zu platzieren, da Fieldwire auf diese Koordinaten verweist, wenn Sie diese Aufgaben auf andere Etagen (Pläne) Ihres Projekts duplizieren.
Nachdem Ihre Aufgabe auf dem Plan platziert wurde, können Sie einen Namen, Checklisten, verwandte Aufgaben und andere relevante Aufgabenattribute eingeben. Füllen Sie grundlegende Aufgaben-Informationen aus, um Prioritäten zu setzen und zuzuweisen, sowie um die Berichterstattung, Verwaltung und Planung Ihrer Aufgaben als Ganzes zu unterstützen.
Anhand unseres Beispiels für die Installation von Trockenbauwänden sehen Sie hier, wie Sie die Aufgabe möglicherweise auffüllen könnten:
- Nennen Sie die Aufgabe 'Trockenbau'.
- Erstellen oder wählen Sie eine Checklistenvorlagezur Bestätigung, dass alle Trockenbauarbeiten abgeschlossen sind. In diesem Fall fügen wir eine "Checkliste vor dem Trockenbau" zu unserer Aufgabe hinzu. Vorgegebene Checklisten sparen Zeit und gewährleisten Konsistenz.
- Ändern Sie die Kategorie in 'Trockenbau'. In den meisten Fällen handelt es sich bei den Kategorien um Berufe, aber die Kategorien sind vollständig anpassbar, so dass Sie sie an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen können.
- Weisen Sie diese Aufgabe dem Subunternehmer für den Trockenbau zu, in diesem Fall also Maggie. Der Verantwortliche erhält eine mit der Aufgabe verknüpfte Mitteilung, die ihn darüber informiert, dass die Arbeit abgeschlossen werden muss.
Da Sie eine Checklistenvorlage mit dem Namen 'Pre-drywall Checklist' angehängt haben, wird automatisch ein Tag mit dem Namen 'pre-drywall_checklist' eingefügt. Tags können in Verbindung mit Kategorien und Ihren anderen Aufgabenattributen zum Sortieren und Filtern von Aufgaben bei der Planung und Berichterstellung verwendet werden. Nutzen Sie das Checklisten-Tag in diesem Fall als eindeutige Kennung, die Sie später verwenden können, um nach diesen bestimmten Trockenbauaufgaben zu filtern, die wir von Etage zu Etage kopieren werden.
Sie können Start- und Enddaten direkt in die Aufgabe einfügen, und/oder Sie und Ihre Aufgabenträger können die Start- und Enddaten später in den Kalender- oder Gantt-Ansichten anpassen. Fügen Sie weitere optionale Attribute wie Standort, Arbeitskräfte und Kosten hinzu, wenn diese Informationen für die Planung, Ausführung oder zum weiteren Sortieren und Filtern von Aufgaben in späteren Berichten und bei der Terminplanung hilfreich sind.
Weitere Informationen zum Inhalt der Aufgabe:
- Wie kann ich meine Checklistenvorlagen verwalten?
- Was sind Aufgabenattribute?
- Was sind Tags und wie kann ich sie bearbeiten?
- Was ist die Registerkarte "Aufgaben" und welche Aufgabenansichten sind verfügbar?
1b. Aufgabe duplizieren
Sobald Ihre Modellaufgabe auf Ihrem ersten Plan erstellt ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe und wählen Sie "Duplizieren". Nachdem Sie "duplizieren" ausgewählt haben, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie, um die Aufgabe mehrfach in allen anderen Räumen auf dem Plan abzulegen, in denen die gleiche Arbeit erledigt werden muss:
Sie können den gleichen Prozess für Vorab-Aufgabenlisten für andere Gewerke, Punchlisten oder andere Arbeiten verwenden, die in jeder Phase Ihres Projekts erledigt werden müssen.
Weitere Informationen zur Duplizierung von Aufgaben:
2. CSV-Export generieren
Sobald Sie alle Aufgaben für Ihren ersten Plan ausgefüllt haben, können Sie sie auf andere ähnliche Grundrisse übertragen. Dazu exportieren Sie zunächst die soeben erstellten Aufgaben in einen CSV-Bericht. Dann führen wir Sie durch den Import Ihrer CSV-Datei, um diese Aufgaben für die zusätzlichen Grundrisse zu duplizieren.
Um den CSV-Export zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie im Fieldwire-Web die Registerkarte "Aufgaben" und klicken Sie auf "Berichte erstellen".
- Erstellen und benennen Sie eine einfache Berichtsvorlage;z.B. 'Trockenbau der Ebene 2'.
- Ändern Sie den Berichtstyp in "CSV" und passen Sie die Filter an, um alle gerade erstellten Aufgaben zu identifizieren. In diesem Beispiel:
- Setzen Sie den Filter "Kategorie" auf "Trockenbau".
- Setzen Sie den (Hash)Tag-Filter auf "Tockenbau_Checkliste".
- Setzen Sie den Blattfilter auf den Plan, auf dem Sie Ihre Aufgaben erstellt haben, in unserem Beispiel das Blatt "A2.01-2".
- Geben Sie schließlich Ihre E-Mail-Adresse in den Abschnitt "Empfänger" ein und senden Sie den Bericht per E-Mail oder laden Sie ihn herunter.
- Wenn Sie sich für eine E-Mail entscheiden, erhalten Sie einen Link zu der Datei. Wählen Sie den Link aus, und öffnen Sie dann die CSV-Datei in Excel oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm.
Beim CSV-Export werden die Aufgaben als Zeilen und alle zugehörigen Attribute als Spalten erfasst. Wenn sich in Ihrer Datei eine Aufgabe befindet, die Sie nicht auf andere Etagen kopieren müssen, löschen Sie die Zeile mit dieser Aufgabe und speichern Sie die Datei dann.
Weitere Informationen zur Erstellung von Berichten:
Importieren (Kopieren) von Aufgaben in die übrigen Pläne
Mit Hilfe des Aufgaben-Importers, duplizieren wir als Nächstes die soeben erstellten Trockenbauaufgaben auf den Ebenen 3, 4 und 5. Alle duplizierten Aufgaben erscheinen in diesen Plänen an denselben Stellen wie in Ihrem ersten Plan.
Hinweis: Der Aufgabenimporteur gibt Ihnen die Möglichkeit, das "Skelett" einer Aufgabe zu importieren, d.h. Fotos oder vorhandene Nachrichten werden nicht importiert.
Der Aufgabenimporter hat Spalten für: Titel, Priorität, Kategorie, E-Mail des Verantwortlichen, Startdatum, Enddatum, Plan, X-Position, Y-Position, Ort, Arbeitskräfte, Kosten, Beschreibung/Hashtags, Name der zugehörigen Aufgabe, Checkliste und vorhandene Dateien. Diese Informationen werden aus der CSV-Datei exportiert und dazu verwendet, die Aufgaben auf den übrigen Plänen neu zu erstellen.
Gehen Sie wie folgt vor, um die Aufgaben in die Ebenen 3, 4 und 5 zu importieren:
1. Kopieren Sie die Spalten "Titel" bis "Kosten" aus dem CSV-Export in den Aufgaben-Importer.
Hinweis: Jede Zelle, die rot hervorgehoben ist, zeigt an, dass ein Fehler vorliegt. Dies kann passieren, wenn Sie eine Kategorie, einen Plan oder einen Ort eingegeben haben, der im Projekt nicht vorhanden ist.
In diesem Fall ist das Datum im falschen Format. Ändern Sie in Excel das Datumsformat in (jjjj-mm-tt) und fügen Sie es wieder in den Aufgabenimporter ein.
Hinweis: Unter derSpalte "Beschreibung/Hashtag" haben Sie die Möglichkeit, Beschreibungen oder Hashtags zu übernehmen. Beachten Sie, dass ein '#'-Symbol den folgenden Text als Hashtag platziert, und dass jeder Text ohne '#' als Beschreibung in die Aufgabe 'Nachrichten' aufgenommen wird.
2. Fügen Sie die "Vor-Trockenbau-Checkliste" in die Spalte "Checkliste" ein. Verwenden Sie das Dropdown-Feld, um die Checkliste auszuwählen, und ziehen Sie die Zellen nach unten durch jede Aufgabe, die diese Checkliste erfordert. Ziehen Sie den Zellinhalt nach unten, um ihn schnell zu reproduzieren:
Hinweis: Wenn in diesen Aufgaben Dateien referenziert werden müssen, verwenden Sie den gleichen Prozess in der Spalte "Vorhandene Dateien", um eine vorhandene Datei hinzuzufügen.
3. Ändern Sie die Zellen in der Spalte "Plan" in den Plan der Stufe 3. Verwenden Sie die Dropdown-Listen, um den richtigen Plan auszuwählen, und ziehen Sie diesen Plan dann durch die entsprechenden Aufgaben nach unten:
4. Passen Sie die Zellen in der Spalte "Ort" an, wenn mit den Aufgaben andere Einheitsnummern oder Orte verbunden sind:
Hinweis: Sie haben die Möglichkeit, die Prioritätsstufe, das Startdatum und das Enddatum entsprechend zu ändern. Wenn Sie die Daten nicht in den Aufgabenimporter eingeben möchten, können Sie diese in der Aufgabe selbst oder in der Kalender- oder Gantt-Ansicht anpassen.
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Sobald Sie die Trockenbauaufgaben für Stufe 3 eingegeben haben, kopieren Sie alle Aufgaben, fügen sie unten ein und wiederholen die Schritte 3 und 4 für die übrigen Stufen.
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Wenn Sie alle relevanten Aufgabeninformationen eingegeben haben, wählen Sie "Aufgaben importieren". Die Aufgaben werden dann in Ihre Projektpläne eingefügt.
Weitere Informationen über den Aufgabenimporter:
3a. Wie funktioniert die X & Y Position im Aufgabenimport?
Die X & Y-Position basiert darauf, wo die Aufgabe in Verbindung mit dem Prozentsatz auf dem Blatt platziert ist. Die X-Position verläuft von links nach rechts und die Y-Position vom oberen Rand der Seite nach unten. Wir haben unten zwei Bilder angehängt - Laden Sie das erste hier herunter.
Das zweite Bildmaterial dient als einzigartiges Overlay, das Sie nutzen können, um eine Vorstellung von Ihren X & Y-Koordinaten auf einem Blatt zu erhalten - Sie können dieses Bildmaterial in Ihr Projekt hochladen und mit einem bestehenden Blatt als Referenz vergleichen - laden Sie das zweite Bildmaterial hier herunter (34 x 22 Zoll), oder laden Sie das zweite Bildmaterial hier herunter (30 x 42 Zoll).
3b. Andere Möglichkeiten zur Verwendung des Aufgabenimporteurs:
Um eine "Hauptaufgabe" mit anderen verwandten Aufgaben zu duplizieren, verwenden Sie die Spalte "Verwandte Aufgabe", um alle verwandten Aufgaben an die Hauptaufgabe anzuhängen.
Zum Beispiel, um sicherzustellen, dass alle Gewerke die Arbeiten in einem Raum abschließen. Meine "Hauptaufgabe" heißt "Raum 101 fertigstellen" und hat die folgenden zugehörigen Aufgaben, um die Arbeiten im Raum abzuschließen: Trockenbau, Elektrik, Bodenbelag, Mechanik, Niederspannung, Maler-, Klempnerarbeiten:
Verwenden Sie den Aufgaben-Importer und verknüpfen Sie alle diese Aufgaben mit 'Raum 2-101 fertigstellen', 'Raum 2-102 fertigstellen', 'Raum 2-103 fertigstellen', usw.
Sie können auch einen CSV-Export aus mehreren Fieldwire-Projekten erstellen und dann jedes in ein Projekt importieren, um die Aufgabentrends als Ganzes zu betrachten:
- In manchen Fällen entscheiden sich Bauunternehmer für Mehrfamilienhäuser dafür, separate Fieldwire-Projekte für jedes Haus innerhalb einer Gemeinschaftsanlage oder verschiedene Einfamilienhausprojekte zu erstellen, möchten aber die Möglichkeit haben, Trends über diese Projekte hinweg zu verfolgen.
- Um dies zu erreichen, sollten die Kategorien, Hashtags usw. von Projekt zu Projekt einheitlich sein.
- Exportieren Sie einen CSV-Bericht von jedem Projekt, um die relevanten Informationen zu erfassen.
- Importieren Sie diese Aufgaben in ein neues Fieldwire-Projekt, um eine Momentaufnahme der Informationen zu erfassen, kombinieren Sie die CSV-Berichte in Excel und wenden Sie Filter an, um Informationen abzurufen, fügen Sie diese Exporte in ein BI-Tool ein und/oder, wenn Sie ein Entwicklungsteam haben, nutzen Sie unsere offene API, um diesen Prozess zu automatisieren.
Weitere Informationen über verwandte Aufgaben, Klonen und die Fieldwire-API:
- Kann ich Aufgaben miteinander verknüpfen?
- Wie kann ich Projekte klonen?
- Was ist die Fieldwire API und wie erhalte ich ein API-Token (Schlüssel)?
4. Erledigen und Verfolgen der Aufgaben
Kehren Sie nach dem Import zur Registerkarte "Pläne" auf einem beliebigen Gerät zurück und überprüfen Sie, ob die Aufgaben in den restlichen Plänen ausgefüllt wurden.
Während Maggie die Arbeit vor Ort erledigt, kann sie die Punkte auf der Checkliste abhaken, Fotos hinzufügen und die Aufgaben erledigen.
Sie können den Fortschritt an jedem Ort mit Fotos und Nachrichten innerhalb der Aufgabe verfolgen.
Sobald Sie bestätigt haben, dass die Arbeiten abgeschlossen sind, können Sie unsere zweistufige Überprüfung nutzen, um zu bestätigen, dass alle Schritte der Checkliste durchgeführt wurden.
Da Sie bereits eine Berichtsvorlage eingerichtet haben, ändern Sie den Vorlagentyp in "PDF Detailliert" und planen Sie diese Berichte so, dass sie an einem bestimmten Tag der Woche oder des Monats ausgegeben werden, um Ihre Subunternehmer, Eigentümer und andere Benutzer über den Fortschritt dieser Aufgaben auf dem Laufenden zu halten:
Damit ist das Klonen/Vervielfältigen von Aufgaben und Checklisten abgeschlossen. Durch einfaches Exportieren einer einzelnen Aufgabe und Checkliste in eine CSV-Datei und erneutes Importieren des Berichts können Aufgaben in Projekten mit doppelten Grundrissen schnell aufgefüllt werden.
Weitere Informationen zur Erledigung von Aufgaben:
Wie verwalten Immobilienunternehmen ihre Mehrfamilienwohnprojekte mit Fieldwire?
Mehrere Fieldwire-Kunden nutzen die durch Aufgaben und den Aufgabenimporter gebotene Benutzerfreundlichkeit, um die Standardisierung in ihrem Projekt zu fördern. Schauen Sie sich diese Anwendungsfälle an, um einige praktische Beispiele für den Arbeitsablauf zu sehen!