Überblick und Hintergrund
Fieldwire ist in hohem Maße anpassbar, so dass Unternehmen ihre täglichen Arbeitsabläufe vor Ort mit ihrer Projektkonfiguration in unserer Plattform abgleichen können (und nicht umgekehrt). Dennoch kann es entmutigend sein, ein neues Projekt mit einem leeren Blatt Papier zu beginnen und herauszufinden, wo man anfangen soll.
Die Mitglieder unseres Konstruktionsteams, zu denen auch ich gehöre, kommen direkt aus der Branche selbst (zumeist ehemalige PEs und PMs), und wir arbeiten mit einer Vielzahl von Teams in verschiedenen Phasen und Bereichen aller denkbaren Projektarten zusammen.
Dieser Leitfaden konzentriert sich darauf, wie ich als Generalunternehmer an die Projektplanung herangehe. Wenn die unten aufgeführten Arbeitsabläufe ganz oder teilweise mit dem übereinstimmen, was Sie von Fieldwire erwarten, senden Sie bitte eine E-Mail an support@fieldwire.com, um eine Kopie dieser Projektvorlage anzufordern (die wir für Sie in einem beliebigen bestehenden Fieldwire-Konto erstellen können).
Verwendung dieses praktischen Leitfadens zum Einrichten eines Vorlagenprojekts für einen Generalunternehmer
Wir führen Sie durch den Prozess der Einrichtung einer Projektvorlage, d. h. der Grundzüge eines konfigurierten Projekts (das Sie nach Belieben weiter anpassen können). Klonen Sie die Vorlage jedes Mal, wenn Sie ein Projekt beginnen, um die Einrichtungszeit zu verkürzen und standardisierte Verfahren in Ihrem Unternehmen zu schaffen.
Inhaltsverzeichnis
- Projekt erstellen
- Projekteinstellungen anpassen
- Erstellen einer Planordnerstruktur
- Erstellen einer Dateiordnerstruktur
- Kategorie erstellen
- Benutzerdefinierte Status definieren
- Berichtsvorlagen einrichten
- Formulare einrichten
- Klonen Sie Ihr 'Vorlagen'-Projekt
Verwandte Kundenberichte: Wie andere Generalunternehmer Fieldwire nutzen
Projekt erstellen
Jeder Kontoinhaber, Manager oder Benutzer kann ein Projekt erstellen. Um ein neues Projekt zu erstellen, klicken Sie auf die große "+"-Schaltfläche auf dem Projekt-Dashboard in der Web-Version von Fieldwire. Hier haben Sie die Möglichkeit, ein bestehendes Projekt zu klonen. Dadurch werden die Projekteinstellungen und ausgewählte Attribute übernommen:
Projekteinstellungen anpassen
Jeder Projektadministrator kann die Projekteinstellungen anpassen und die meisten Einstellungen sind recht einfach, aber die Anpassung der Projekteinstellungen ist ein wichtiger Schritt zum Erfolg.
Eines der wichtigsten Dinge, die Sie zuerst tun sollten, ist die Kennzeichnung all Ihrer Aufgabenberichte und Formularexporte durch Hochladen eines Firmenlogos. Öffnen Sie Ihr Projekt in Fieldwire und klicken Sie auf das Zahnradsymbol unten im linken Hauptmenü, dann auf "Logo ändern":
Lassen Sie uns nun ein paar weitere Projekteinstellungen vornehmen, die sehr nützlich sind, um sie am ersten Tag nach Ihren Wünschen einzustellen.
Zeitrahmen für die automatische Archivierung geprüfter Aufgaben festlegen
Es ist wahrscheinlich nicht nötig, dass Sie einen Defekt von vor 2 Jahren täglich im Blick haben. Indem Sie die Dauer der Option "Aufgaben archivieren" anpassen, können Sie festlegen, wie lange eine überprüfte Aufgabe auf Ihrer Projektübersicht sichtbar sein soll.
Denken Sie an die Dauer Ihres Projekts und die Anzahl der Aufgaben, die Sie für dieses Projekt vorsehen. Dies kann Defekte, Mängellisten, geplante Arbeiten, Vorab-Aufgabenpläne usw. umfassen. Mit Blick auf den Zeitplan und die Menge möchten Sie sicherstellen, dass nur die Vorgänge mit der höchsten Priorität in Ihrem Projekt-Dashboard erscheinen. Trotzdem können Sie jederzeit zurückgehen und auf archivierte Aufgaben verweisen, um eine unanfechtbare Aufzeichnung der durchgeführten Arbeit zu erstellen.
Optimierung der Einstellung für die mobile Speicherung
Wie lange wird Ihr Projekt dauern? Wie viele Zeichnungsrevisionen sind mit einem Mobilgerät vor Ort erforderlich? Wie viele Seiten haben Sie für das Projekt und wie viel Speicherplatz hat Ihr typisches Mobilgerät?
Wenn Sie an einem 6-Jahres-Projekt mit mehr als 20 Revisionen arbeiten und vor Ort wirklich nur die aktuellen Zeichnungen benötigen, auf denen Sie aufbauen können, empfehle ich, dies auf höchstens 1 oder 2 Revisionen einzustellen, um Speicherplatz zu sparen.
Eine einzelne, durchschnittlich große Fieldwire-Plandatei benötigt 6 MB mobilen Speicherplatz (2 MB bis 10 MB sind der typische Bereich). Wenn Sie 200 Pläne in Fieldwire haben und für jeden 5 Revisionen hochgeladen werden, kann dieses Projekt 6 GB mobilen Speicherplatz beanspruchen, wenn Sie die Einstellung für den mobilen Speicher nicht nutzen. Die Verringerung der Anzahl der Planänderungen (Versionen), die mit dem "mobilen Speicher" synchronisiert werden, trägt dazu bei, den Speicherplatz auf den einzelnen Geräten zu reduzieren.
Vorkonfigurierte Checklisten erstellen
Welche Art von Arbeit erfordert sich wiederholende Schritte? Typischerweise verwalten Generalunternehmer Mängellisten und haben eine sich wiederholende Liste, die sie in jedem Bereich des Gebäudes, der Einheit usw. überprüfen. Generalunternehmer sind auch für die Sicherheit im gesamten Projekt verantwortlich und erstellen eine Checkliste, um alle relevanten Sicherheitsaspekte zu überprüfen.
Wählen Sie "Checklisten verwalten":
Wählen Sie "Checkliste erstellen" und fügen Sie Listen für Aufgaben hinzu, die sich wiederholende Schritte erfordern:
Erstellen einer Planordnerstruktur
Projektadministratoren können neue Planordner erstellen, indem sie die Registerkarte "Pläne" und dann "+Neuer Ordner" auswählen:
Die meisten Planordnerstrukturen für Generalunternehmer werden mit den Zeichnungssätzen der Berater übereinstimmen. Planordner sind natürlich mit fortlaufenden Nummern, gefolgt von alphabetischen Zeichen, geordnet. Daher wird Ihre typische "Vorlagen"-Dateistruktur wahrscheinlich folgendermaßen aussehen, wobei die Ordnerstruktur die Zeichnungssätze der einzelnen Fachgebiete widerspiegelt:
Erstellen einer Dateiordnerstruktur
Um einen neuen Dateiordner zu erstellen, wählen Sie die Registerkarte "Dateien" und dann "+Neuer Ordner". Nur Projektadministratoren können neue Dateiordner erstellen:
Die meisten Generalunternehmer haben eine Ordnerstruktur, die alle zusätzlichen Unterlagen enthält, die für den Bau des Projekts benötigt werden.
Ähnlich wie bei den Planmappen werden die Aktenordner natürlich mit fortlaufenden Nummern, gefolgt von alphabetischen Zeichen, geordnet.
Daher wird Ihre typische "Vorlagen"-Dateistruktur wahrscheinlich ähnlich wie die folgende sein:
Kategorie erstellen
Projektadministratoren können Kategorien erstellen, indem sie die Option "+ Neue Kategorie" am unteren Ende der Kategorienliste auswählen.
Kategorien sind das wichtigste Mittel zum Sortieren und Filtern von "Aufgaben" in Ihrem Projekt. Als Aufgaben gelten Mängel, Defekte, geplante Arbeiten, geplante Inspektionen, allgemeine Aufgaben usw. Für Generalunternehmer sind die Kategorien in der Regel Gewerke des Projekts. Auf diese Weise können die Aufgaben nach Gewerken gefiltert werden. Sie können auch Aufgabenberichte für jedes Gewerk erstellen.
Eine typische "Vorlagen"-Kategoriestruktur sieht in etwa so aus wie die folgende:
Benutzerdefinierte Aufgabenstatus definieren
Es gibt zwei Möglichkeiten für Projektadministratoren, einen benutzerdefinierten Status zu erstellen:
- Einstellen von der Registerkarte Einstellungen:
- Anpassen auf der Registerkarte "Aufgaben": (Hinweis: Diese Option ist nur verfügbar, wenn ein Projekt 1 oder mehrere Aufgaben enthält)
Benutzerdefinierte Aufgabenstatus sind auf den Arbeitsablauf Ihres Unternehmens abgestimmt. Benutzerdefinierte Status ermöglichen einen umfassenderen Einblick in die Planung und den Abschluss von Arbeiten. Es gibt drei Statusarten: Offen, Verfolgt und Verifiziert.
| Status 'Typ' | Bedeutung | Bedeutung für den Generalunternehmer |
| Offen (Standard) | Standardaufgabenstatus, in den eine Aufgabe bei ihrer Erstellung eingeordnet wird | Als Generalunternehmer sehe ich in der Regel Fehler, die vor Ort erfasst werden, daher ist mein 'Offen(Standard)'-Status 'Defekt'. |
| Offen | Zeigt alle offenen Arbeiten an | Wie es scheint, ist die Arbeit noch nicht abgeschlossen. |
| Verfolgt | Erledigte, aber noch nicht doppelt überprüfte Aufgaben | Da der Generalunternehmer in der Regel mehrere verschiedene Gewerke verwaltet, ist der Typ 'Verfolgt' hauptsächlich für Untergewerke gedacht, um die Arbeiten abzuschließen. |
| Verifiziert | Aufgaben, die auf Grundlage der Archivierungseinstellungen archiviert werden. | Diese Arbeit wurde intern oder durch das QC-Team überprüft und ist zu 100 % abgeschlossen. |
Ein typischer Arbeitsablauf für einen benutzerdefinierten Aufgabenstatus sieht in etwa so aus wie der folgende:
Berichtsvorlagen einrichten
Um einen Bericht zu erstellen, gehen Sie auf die Registerkarte "Aufgaben" und wählen Sie "Berichte erstellen". Wie im Abschnitt Kategorien erstellen erwähnt, können Berichte so eingerichtet werden, dass sie nach Kategorien sortiert sind und Berichte pro Handel verschickt werden. In den meisten Fällen senden Generalunternehmer Mängelberichte an die Gewerke - hier ist eine Liste von Vorlagen:
Um einen Mängelbericht für jedes Gewerk zu erstellen, wählen Sie "Neuer Bericht" - Unter "Status" wählen Sie den Status "Defekt", dann uunter "Kategorie" wählen Sie das spezifische Gewerk, schließlich unter "Empfänger" fügen Sie alle Personen ein, an die dieser Bericht gesendet werden soll:
Um Ihre Einstellungen für ein anderes Gewerk zu duplizieren, bewegen Sie den Mauszeiger über den Bericht und wählen Sie "Duplizieren":
Formulare einrichten
Es gibt 6 Standardvorlagen für Formulare, die wahrscheinlich 90 % Ihrer Bedürfnisse als Generalunternehmer abdecken:
Passen Sie diese Vorlagen bei Bedarf an die Standards Ihres Unternehmens an oder erstellen Sie andere Formulare, die Ihr Unternehmen verwendet:
Klonen Sie Ihr 'Vorlagen'-Projekt
Nachdem wir nun die Grundlagen Ihrer Projektstruktur konfiguriert haben, können Sie die Projektvorlage bei jedem neuen Projekt klonen, was Ihnen Zeit spart und standardisierte Verfahren schafft. Wir wollen sicherstellen, dass wir die Zeitersparnis durch die gerade getätigte Anfangsinvestition nutzen können. Wenn Sie das nächste Mal ein Projekt erstellen, wählen Sie Ihr Projekt "Vorlage" aus der Dropdown-Liste aus und stellen Sie sicher, dass Sie Kategorien, Status, Berichte, Formulare, Ordner und Einstellungen kopieren.
Wenn Ihnen dieser Projektaufbau gefällt oder Sie ihn für einen guten Ausgangspunkt halten, senden Sie bitte eine E-Mail an support@fieldwire.com und fordern Sie eine Kopie dieser Vorlage an.
Wie andere Generalunternehmer Fieldwire nutzen
Sehen Sie, wie andere Generalunternehmer Fieldwire eingesetzt haben, um die Koordination und die Mängelbeseitigung mit den Auftragnehmern vor Ort zu optimieren. Anhand des obigen Vorlagenprojekts können Sie diese Arbeitsabläufe schnell ausprobieren, um festzustellen, ob sie auch für Ihr Unternehmen von Nutzen sind.