WICHTIG: Diese Integration befindet sich in der Beta-Phase. Wenn Sie interessiert sind, wenden Sie sich bitte an jherbulot@fieldwire.com.
Überblick
WICHTIG: Dies ist eine Einweg-Synchronisierung von QuickBooks Online zu Fieldwire. Über die Integration erstellte Ist-Kosten können in Fieldwire nicht bearbeitet oder gelöscht werden und müssen in QuickBooks Online verwaltet werden.
Hinweis: Dieser Artikel konzentriert sich speziell darauf, wie Sie QuickBooks Online verbinden und die Automatisierung konfigurieren, die Ausgaben in Fieldwire-Ist-Kosten überträgt.
- Registerkarte "Integrationen": Einrichten einer Verbindung
- Registerkarte "Integrationen": Einrichten einer Automatisierung
Falls Sie mit dem Budget-Modul von Fieldwire nicht vertraut sind, sehen Sie sich bitte diesen Artikel an:
Wie die Integration funktioniert
- Ausgaben werden in QuickBooks Online erstellt.
-
Jede Ausgabe muss:
- Mit einem Projekt verknüpft sein.
- Ein Produkt- oder Service-Item verwenden, das einem Budgetposten in Fieldwire entspricht.
- Sobald die Ausgabe in QuickBooks Online gespeichert ist, wird automatisch ein entsprechender Ist-Kosten-Eintrag in Fieldwire erstellt.
- Tatsächliche Ausgaben gegenüber dem Budget zu verfolgen.
- Doppelte Dateneingaben zu vermeiden.
- QuickBooks als führendes Finanzsystem beizubehalten.
Verbindung zu QuickBooks Online einrichten
Voraussetzungen
- Ein Business- oder Business Plus-Abonnement von Fieldwire
- Zugriff auf die Registerkarte "Integrationen" auf Kontoebene
- Ein gültiges QuickBooks Online-Konto
Videoanleitung
Detaillierte Anleitung
- Navigieren Sie zur Registerkarte „Integrationen“ auf der Startseite Ihres Fieldwire-Kontos.
- Suchen Sie QuickBooks Online und klicken Sie darauf.
- Wählen Sie „QuickBooks Online-Konto verbinden“.
- Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf „Weiter“.
- Melden Sie sich bei Ihrem QuickBooks Online-Konto an, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
- Sobald die Verbindung hergestellt ist, sehen Sie, dass noch keine Projekte verknüpft sind. Dies wird über eine Automatisierung eingerichtet.
An diesem Punkt ist die Kontoverbindung auf Kontoebene abgeschlossen. Als Nächstes konfigurieren Sie die Projekt-Automatisierung.
Einrichtung einer Automatisierung mit QuickBooks Online
Voraussetzungen
- Administrator des Fieldwire-Projekts sein
- Zugriff auf die Registerkarte „Projekteinstellungen“ haben
Automatisierung erstellen
- Navigieren Sie zu dem Projekt, das Sie mit QuickBooks Online verbinden möchten.
- Gehen Sie zur Registerkarte „Einstellungen“.
- Scrollen Sie zum Bereich „Integrationen“ auf der rechten Seite.
- Klicken Sie auf „Automatisierungen verwalten“.
- Wählen Sie „+ Neue Automatisierung“.
- Wählen Sie QuickBooks Online.
- Wählen Sie „QuickBooks Online-Ausgaben in Fieldwire-Ist-Kosten übernehmen“.
- Klicken Sie auf „Entwurf erstellen“.
Budgetposten mit QuickBooks-Service-Items abgleichen
- QuickBooks-Produkte & Services
mit
- Fieldwire-Budgetposten
Wenn Items nicht übereinstimmen
- Öffnen Sie QuickBooks Online.
- Navigieren Sie zu Produkte & Services.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“ (Dropdown-Menü).
- Wählen Sie „Service“, um ein neues Service-Item zu erstellen.
-
Benennen Sie das Service-Item im Feld „Name“ nach folgendem Format: Tier1Code.Tier2Code.CostType
-
Beispiel:
02.04.L - Fassade - Nur der Code ist für die Zuordnung erforderlich. Beschreibungen sind optional. Im obigen Beispiel ist „Fassade“ die Beschreibung.
-
Beispiel:
- Falls für Ihr Projekt erforderlich, aktualisieren Sie weitere relevante Felder, z.B.: aktivieren Sie das Kontrollkästchen im Bereich „Einkauf“ und fügen Sie einen Einkaufspreis hinzu
- Klicken Sie auf „Speichern und schließen“, um das Service-Item zu sichern.
- Kehren Sie zu Fieldwire zurück und führen Sie den Automatisierungsprozess erneut durch.
- Bestätigen Sie, dass nun alle Budgetposten erfolgreich zugeordnet sind.
Abschluss der Automatisierungseinrichtung
- Klicken Sie auf „QuickBooks Online-Projekt auswählen“.
- Wählen Sie das QuickBooks-Projekt, das Ihrem Fieldwire-Projekt entspricht.
- Klicken Sie auf „Verbinden“.
Sie sehen eine kurze Übersicht, wie die Daten zwischen den Systemen zugeordnet werden:
| Fieldwire | QuickBooks Online |
|---|---|
| Budget-Position | Product/Service Item |
| Ist-Kosten-Name | Ausgaben-Beschreibung |
| Ist-Kosten-Betrag | Ausgaben-Betrag |
Integration in Aktion
- Wählen Sie das richtige Service-Item aus.
- Ordnen Sie die Ausgabe dem richtigen Projekt zu.
- Speichern Sie die Ausgabe.
- Erstellt einen neuen Ist-Kosten-Eintrag
- Verknüpft ihn mit dem passenden Budgetposten
- Zeigt ein QuickBooks-Symbol an, das die erfolgreiche Übernahme kennzeichnet
Wichtige Hinweise & Einschränkungen
- Diese Integration ist eine Einweg-Synchronisierung von QuickBooks Online → Fieldwire.
- Über die Integration erstellte Ist-Kosten:
- Können in Fieldwire nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
- Müssen direkt in QuickBooks Online aktualisiert oder entfernt werden.
- Alle Änderungen in QuickBooks Online werden automatisch in Fieldwire übernommen.
Weitere Informationen