WICHTIG: Diese Integration befindet sich in der Beta-Phase. Wenn Sie interessiert sind, wenden Sie sich bitte an jherbulot@fieldwire.com.
Überblick
Fieldwire-Nutzer mit einem Business- oder Business Plus-Abonnement können ihr Fieldwire-Konto und ihre Projekte mit QuickBooks Online integrieren, um Ausgabendaten automatisch als Ist-Kosten in Fieldwire zu übernehmen.
Diese Integration ermöglicht es Projektteams, Budget vs. Ist-Ausgaben nahezu in Echtzeit zu vergleichen – ohne doppelte Dateneingabe. Ausgaben wie Rechnungen, Eingangsbelege und Lohnkosten, die in QuickBooks Online erfasst werden, werden automatisch in Ist-Kosten in Fieldwire umgewandelt. So behalten Teams den Überblick, wie viel bereits ausgegeben wurde und wie viel Budget noch verfügbar ist.
WICHTIG: Dies ist eine Einweg-Synchronisierung von QuickBooks Online zu Fieldwire. Über die Integration erstellte Ist-Kosten können in Fieldwire nicht bearbeitet oder gelöscht werden und müssen in QuickBooks Online verwaltet werden.
Hinweis: Dieser Artikel konzentriert sich speziell darauf, wie Sie QuickBooks Online verbinden und die Automatisierung konfigurieren, die Ausgaben in Fieldwire-Ist-Kosten überträgt.
Wenn Sie mehr über das Verbinden von Apps und Automatisierungen im Allgemeinen erfahren möchten, lesen Sie bitte diese Artikel:
- Registerkarte "Integrationen": Einrichten einer Verbindung
- Registerkarte "Integrationen": Einrichten einer Automatisierung
Falls Sie mit dem Budget-Modul von Fieldwire nicht vertraut sind, sehen Sie sich bitte diesen Artikel an:
Wie die Integration funktioniert
- Ausgaben werden in QuickBooks Online erstellt.
-
Jede Ausgabe muss:
- Mit einem Projekt verknüpft sein.
- Ein Produkt- oder Service-Item verwenden, das einem Budgetposten in Fieldwire entspricht.
- Sobald die Ausgabe in QuickBooks Online gespeichert ist, wird automatisch ein entsprechender Ist-Kosten-Eintrag in Fieldwire erstellt.
Dies ermöglicht den Teams:
- Tatsächliche Ausgaben gegenüber dem Budget zu verfolgen.
- Doppelte Dateneingaben zu vermeiden.
- QuickBooks als führendes Finanzsystem beizubehalten.
Verbindung zu QuickBooks Online einrichten
Bevor Sie die Integration einrichten, stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Konto- und Projektberechtigungen in Fieldwire haben.
Voraussetzungen
Um QuickBooks Online mit Fieldwire zu verbinden, benötigen Sie:
- Ein Business- oder Business Plus-Abonnement von Fieldwire
- Zugriff auf die Registerkarte "Integrationen" auf Kontoebene
- Ein gültiges QuickBooks Online-Konto
Videoanleitung
Detaillierte Anleitung
- Navigieren Sie zur Registerkarte „Integrationen“ auf der Startseite Ihres Fieldwire-Kontos.
- Suchen Sie QuickBooks Online und klicken Sie darauf.
- Wählen Sie „QuickBooks Online-Konto verbinden“.
- Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf „Weiter“.
- Melden Sie sich bei Ihrem QuickBooks Online-Konto an, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
- Sobald die Verbindung hergestellt ist, sehen Sie, dass noch keine Projekte verknüpft sind. Dies wird über eine Automatisierung eingerichtet.
An diesem Punkt ist die Kontoverbindung auf Kontoebene abgeschlossen. Als Nächstes konfigurieren Sie die Projekt-Automatisierung.
Einrichtung einer Automatisierung mit QuickBooks Online
Automatisierungen steuern, wie Daten zwischen QuickBooks Online und Fieldwire ausgetauscht werden.
Voraussetzungen
Um eine Automatisierung zu erstellen, müssen Sie:
- Administrator des Fieldwire-Projekts sein
- Zugriff auf die Registerkarte „Projekteinstellungen“ haben
Automatisierung erstellen
- Navigieren Sie zu dem Projekt, das Sie mit QuickBooks Online verbinden möchten.
- Gehen Sie zur Registerkarte „Einstellungen“.
- Scrollen Sie zum Bereich „Integrationen“ auf der rechten Seite.
- Klicken Sie auf „Automatisierungen verwalten“.
- Wählen Sie „+ Neue Automatisierung“.
- Wählen Sie QuickBooks Online.
- Wählen Sie „QuickBooks Online-Ausgaben in Fieldwire-Ist-Kosten übernehmen“.
- Klicken Sie auf „Entwurf erstellen“.
Budgetposten mit QuickBooks-Service-Items abgleichen
Fieldwire versucht automatisch, folgende Elemente abzugleichen:
- QuickBooks-Produkte & Services
mit
- Fieldwire-Budgetposten
Sie sehen eine Zusammenfassung, wie viele Budgetposten erfolgreich zugeordnet wurden.
Wenn Items nicht übereinstimmen
Falls ein oder mehrere Budgetposten keinem passenden QuickBooks-Service-Item zugeordnet sind, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie QuickBooks Online.
- Navigieren Sie zu Produkte & Services.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“ (Dropdown-Menü).
- Wählen Sie „Service“, um ein neues Service-Item zu erstellen.
-
Benennen Sie das Service-Item im Feld „Name“ nach folgendem Format: Tier1Code.Tier2Code.CostType
-
Beispiel:
02.04.L - Fassade - Nur der Code ist für die Zuordnung erforderlich. Beschreibungen sind optional. Im obigen Beispiel ist „Fassade“ die Beschreibung.
-
Beispiel:
- Falls für Ihr Projekt erforderlich, aktualisieren Sie weitere relevante Felder, z.B.: aktivieren Sie das Kontrollkästchen im Bereich „Einkauf“ und fügen Sie einen Einkaufspreis hinzu
- Klicken Sie auf „Speichern und schließen“, um das Service-Item zu sichern.
- Kehren Sie zu Fieldwire zurück und führen Sie den Automatisierungsprozess erneut durch.
- Bestätigen Sie, dass nun alle Budgetposten erfolgreich zugeordnet sind.
Abschluss der Automatisierungseinrichtung
Sobald alle Budgetposten erfolgreich zugeordnet sind:
- Klicken Sie auf „QuickBooks Online-Projekt auswählen“.
- Wählen Sie das QuickBooks-Projekt, das Ihrem Fieldwire-Projekt entspricht.
- Klicken Sie auf „Verbinden“.
Sie sehen eine kurze Übersicht, wie die Daten zwischen den Systemen zugeordnet werden:
| Fieldwire | QuickBooks Online |
|---|---|
| Budget-Position | Product/Service Item |
| Ist-Kosten-Name | Ausgaben-Beschreibung |
| Ist-Kosten-Betrag | Ausgaben-Betrag |
Sobald die Verbindung hergestellt ist, ändert sich der Automatisierungsstatus auf „Verbunden“.
Integration in Aktion
Wenn eine Ausgabe in QuickBooks Online erstellt wird:
- Wählen Sie das richtige Service-Item aus.
- Ordnen Sie die Ausgabe dem richtigen Projekt zu.
- Speichern Sie die Ausgabe.
Fieldwire führt dann automatisch folgende Schritte aus:
- Erstellt einen neuen Ist-Kosten-Eintrag
- Verknüpft ihn mit dem passenden Budgetposten
- Zeigt ein QuickBooks-Symbol an, das die erfolgreiche Übernahme kennzeichnet
In Fieldwire sind keine weiteren Aktionen erforderlich.
Wichtige Hinweise & Einschränkungen
- Diese Integration ist eine Einweg-Synchronisierung von QuickBooks Online → Fieldwire.
- Über die Integration erstellte Ist-Kosten:
- Können in Fieldwire nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
- Müssen direkt in QuickBooks Online aktualisiert oder entfernt werden.
- Alle Änderungen in QuickBooks Online werden automatisch in Fieldwire übernommen.
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