Einführung in Informationsanfragen in Fieldwire

Übersicht

Das Werkzeug Informationsanfrage ist Teil des Fieldwire-Projektmanagements. Es hilft Ihnen, den Datenstrom von der Baustelle zu erweitern und schlägt eine Brücke zwischen den verschiedenen Stakeholdern. Informationsanfragen bieten eine neutrale Daten-Übersicht und ermöglichen es den Teams, die Informationsanfragen intuitiv und eindeutig zu dokumentieren.

Hinweis: Wenn Sie diese Funktion in Ihren Fieldwire-Account aufnehmen möchten, vereinbaren Sie eine Demo mit unserem Verkaufsteam.

Inhaltsverzeichnis:

• Projektmanagement in einem Projekt aktivieren
  • Berechtigungen für Informationsanfragen
  • Führendes Unternehmen einrichten
• Der Ablauf für Informationsanfragen
  • Aktivitäts-Funktion
  • Beobachter der Informationsanfrage
• Registerkarte "Informationsanfragen"
  • Informationsanfragen exportieren
  • Suchen und Filtern von Informationsanfragen
• Eine Informationsanfrage erstellen – (Entwurf)
  • Eine Aufgabe in eine Informationsanfrage konvertieren
• Die Informationsanfrage zuweisen – (Entwurf > Offen)
  • Prüfer
  • zusätzliche Prüfer
  • Erinnerungen per E-Mail
  • Die Informationsanfrage neu zuweisen
  • In meinem Unternehmen neu zuweisen
• Die Informationsanfrage beantworten oder weiterleiten (Offen Ausstehend)
• Antwort überprüfen
  • Akzeptieren (und schließen)
  • Die Informationsanfrage ablehnen
  • Eine Informationsanfrage für ungültig erklären
• Projektinhalte mit der Informationsanfrage verknüpfen 
• Eine Informationsanfrage teilen
  • Herunterladen
  • Eine Informationsanfrage per E-Mail versenden
• Informationsanfrage auf Mobilgeräten
  • Informationsanfragen auf Mobilgeräten erstellen
  • Informationsanfragen auf Mobilgeräten ausfüllen
  • Abgeschlossene Informationsanfragen auf Mobilgeräten anzeigen
  • Informationsanfragen auf Mobilgeräten sortieren 
  • Informationsanfragen auf Mobilgeräten suchen
• Feedback senden
•  

Projektmanagement in einem Projekt aktivieren

Informationen zu Unternehmen und dazu, wie Sie Projektmanagement in einem Projekt aktivieren können, finden Sie in diesem Artikel:Projektmanagement in einem Projekt aktivieren und Unternehmen in einem Projekt verwalten.

Berechtigungen für Informationsanfragen

Wichtig zu beachten:

• Bei allen Berechtigungen wird davon ausgegangen, dass der Benutzer demselben Unternehmen angehört wie der aktuelle Verantwortliche, sofern nicht anders angegeben.
• Das „*Unternehmen des Erstellers“ ist das Unternehmen, das die Anfrage erstellt und die Frage eingereicht hat.
• Administratoren können neue Informationsanfragen erstellen, wenn sie keinem Unternehmen angehören (weder Manager noch Mitwirkender), und sich dann bei der Zuweisung einer Informationsanfrage in ein Unternehmen versetzen lassen (und werden dann automatisch zum Manager).
• Berechtigungen für führende Unternehmen (gilt nur, wenn ein leitendes Unternehmen festgelegt ist):
  • Nur Benutzer des führenden Unternehmens können „im Auftrag antworten“.
  • Das anfragende Unternehmen kann Informationsanfragen im Status „Offen“ nur neu zuweisen, wenn es das führende Unternehmen ist.
• Allgemeine Sichtbarkeit
  • Benutzer können RFIs sehen, die:
    • Von jemandem in ihrem Unternehmen erstellt wurden
    • Ihnen zugewiesen sind
    • Bei denen sie als Prüfer aufgeführt sind
• Alle Benutzer können alle geschlossenen RFIs sehen, unabhängig davon, zu welchem Unternehmen sie gehören.
  • Wenn ein Benutzer zu einem anderen Unternehmen wechselt, behält er weiterhin die Sichtbarkeit aller geschlossenen RFIs.

Führendes Unternehmen einrichten

Um sicherzustellen, dass alle Informationsanfragen, Einreichungen und Änderungsanträge über Ihr "Unternehmen" in Fieldwire laufen, können Sie jetzt ein führendes Unternehmen festlegen. Gehen Sie dazu zunächst auf die Registerkarte "Projektmitarbeiter" und klicken Sie dann auf "Als führendes Unternehmen festlegen" für das Unternehmen, das Sie als "führend" betrachten möchten.

Nachdem Sie auf "Als führendes Unternehmen festlegen" geklickt haben, wird ein Popup-Fenster angezeigt, das angibt, was die Benutzer im führenden Unternehmen im Vergleich zu den Benutzern in den anderen Unternehmen, die nicht als führendes Unternehmen bestimmt wurden, tun können. Beispielsweise können Benutzer im führenden Unternehmen Informationsanfragen an jedes beliebige Unternehmen senden, während Benutzer in den anderen Unternehmen für dieses Projekt nur Informationsanfragen an das führende Unternehmen senden können.

Wenn Sie sich entschieden haben, dass Sie ein führendes Unternehmen festlegen möchten, müssen Sie auf die blaue Schaltfläche "Als führendes Unternehmen festlegen" klicken. Nachdem Sie auf die blaue Schaltfläche geklickt haben, wird das führende Unternehmen mit einem Kronensymbol und "Führendes Unternehmen" daneben angezeigt. 

Der Ablauf für Informationsanfragen

Abhängig von der Phase, in der sie sich befindet, kann eine Informationsanfrage verschiedene Status annehmen. Der Workflow ist für alle Informationsanfragen gleich. In der folgenden Tabelle finden Sie Erklärungen für die verschiedenen Status, die eine Informationsanfrage durchläuft:

Aktivitäts-Funktion

Während des Informationsanfrage-Prozesses können alle Benutzer den Status der Anfrage verfolgen, wann Informationen angefordert/übermittelt wurden bzw. wer diese Informationen angefordert/übermittelt hat.

Darüber hinaus wird jede Änderung der Auswirkungen oder Notizen, die im folgenden Screenshot hervorgehoben sind, auf der Registerkarte „Aktivität“ protokolliert, sodass jeder im Projekt sehen kann, wie sich die Auswirkung während des Lebenszyklus der Informationsanfrage entwickelt hat.

Wenn Sie die Informationsanfrage nicht einem Nicht-Benutzer, sondern einer E-Mail-Adresse zuweisen, wird die Antwort, die der Beauftragte per E-Mail gibt, im Aktivitätsfeed der Informationsanfrage in Fieldwire protokolliert. Wenn Sie der Ersteller der Informationsanfrage oder ein Manager im Unternehmen des Erstellers sind, können Sie beim Betrachten der Antwort in der Aktivität-Spalte auf „Als Antwort markieren“ klicken, um diese als Antwort auf die Informationsanfrage zu bestätigen.

Beobachter der Informationsanfrage

Zu jedem Zeitpunkt während der Laufzeit der Anfrage, aber in der Regel in der Phase „Entwurf“, können „Beobachter“ zur Informationsanfrage hinzugefügt werden, um bei Fortschritten per E-Mail benachrichtigt zu werden:
 

Beobachter erhalten Benachrichtigungen über den Fortschritt der Anfrage. Sie können die Inhalte jedoch nicht bearbeiten, wenn sie nicht der Empfänger oder ein Manager im Unternehmen des Empfängers sind.

Wenn eine Informationsanfrage zugewiesen wurde, kann der Benutzer jemanden im Projekt als Beobachter benennen. Auch bei einem Wechsel des Empfängers wird dieser Benutzer automatisch als Beobachter hinzugefügt.

Der Ersteller der Informationsanfrage kann „Beobachter“ aus dem eigenen Unternehmen (oder aus anderen Unternehmen) hinzufügen, wenn sich die Anfrage im Status „Entwurf“, „Offen“, „Geschlossen“ oder „Ungültig“ befindet. Der Empfänger kann „Beobachter“ aus dem eigenen Unternehmen (oder aus anderen Unternehmen) hinzufügen, wenn sich die Anfrage im Status „Offen“ oder „Geschlossen“ befindet.

Registerkarte "Informationsanfragen"

Die Überschriften auf dieser Registerkarte bieten einen Überblick über Art, Reihenfolge, Thema und Status der Informationsanfragen im gesamten Projekt. Diese Überschriften werden im Folgenden genauer definiert:

• # (Nummer der Informationsanfrage): Die Firmenkennung wird von dem Unternehmen vergeben, bei dem die Informationsanfrage angefordert wird, und hinzugefügt, wenn die Informationsanfrage vom Status „Entwurf“ in den Status „Offen“ wechselt.
• Name: Name der Informationsanfrage, der bei der Erstellung zugewiesen wurde.
• Status: Der Status, in dem sich die Informationsanfrage befindet (Entwurf, Offen, Ausstehend, Geschlossen, Ungültig).
• Fälligkeitsdatum: Das Datum, an dem die Schließung der Informationsanfrage erwartet wird.
• Verantwortlich: Der aktuelle Verantwortliche für die nächsten Maßnahmen der Informationsanfrage.
• Referenznummer: Referenznummer, die in den „Details“ der Informationsanfrage hinzugefügt wird und häufig verwendet wird, um auf das Nummerierungssystem einer anderen Partei zu verweisen, wenn dieses vom Nummerierungssystem der Informationsanfrage abweicht.
• Auswirkungen: Ein kurzer Überblick über die potenziellen Auswirkungen der Informationsanfrage auf das Budget und/oder den Zeitplan. Die Optionen sind „Keine“, „Kosten“, „Zeitplan“ und „Kosten & Zeitplan“.
• Fragedatum: Das Datum, an dem die Informationsanfrage vom Status „Entwurf“ in den Status „Offen“ übergegangen ist, und entspricht dem Wert im Fragenblock sowie dem Wert, der in der Spalte „Datum der Frageeinreichung“ des CSV-Berichts angezeigt wird.
• Beantwortungsdatum: Das Datum, an dem der Status der Informationsanfragevon „Offen“ auf „Ausstehend“ geändert wurde. Dieser Wert entspricht dem Wert im Antwortblock sowie dem Wert, der in der Spalte „Beantwortungsdatum“ des CSV-Berichts angezeigt wird.
  • Wenn eine Antwort der Informationsanfrage abgelehnt wurde und der Status wieder auf „Offen“ gesetzt wurde, wird kein Datum angezeigt.
  • Wenn frühere Antworten abgelehnt wurden, wird immer das Datum der letzten Antwort angezeigt.

So fügen Sie Spalten hinzu, entfernen oder sortieren sie nach Ihren Wünschen:

1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol (⚙) neben den Spaltenüberschriften.
   • Dadurch wird die Liste der Spalten in den Informationsanfragen geöffnet.
2. Aktivieren (oder deaktivieren) Sie das Kontrollkästchen neben jeder aufgeführten Spaltenüberschrift.
3. Klicken Sie auf das Symbol zum Neuanordnen und ziehen Sie die entsprechende Spalte per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge, in der sie in der Tabelle angezeigt werden soll.

Sie können die Standardspalten und die Reihenfolge zurücksetzen, indem Sie „Auf Standard zurücksetzen“ auswählen:

Hinweis: Aktualisierungen der sichtbaren Spalten (und ihrer Reihenfolge) in der Tabellenansicht bleiben in allen Ihren Projekten erhalten. Sie sind jedoch benutzerspezifisch. Wenn Sie Änderungen an den sichtbaren Spalten oder deren Reihenfolge vornehmen, werden diese nicht angezeigt, wenn sich ein anderer Benutzer bei denselben Projekten anmeldet.

Darüber hinaus finden Sie oben auf der Seite eine Zusammenfassung des Status der Informationsanfragen, in der Sie auf einen Blick sehen können, wie viele Informationsanfragen sich in welchem Status befinden.

Informationsanfragen exportieren

Wenn Sie Ihre Einreichungsdaten exportieren möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf die Schaltfläche „Bericht erstellen“ klicken. Sie haben dann die Möglichkeit, Ihre Daten als CSV-Bericht oder als PDF-Bericht zu exportieren.

Beim Export enthält Ihr PDF-Bericht eine Zusammenfassung aller Informationsanfragen zu Ihrem Projekt, aus der hervorgeht, wie viele sich in welchem Status befinden. Darüber hinaus sehen Sie eine Tabelle mit allen Informationsanfragen zu Ihrem Projekt, sofern keine Filter angewendet wurden, was ebenfalls im Bericht angegeben wird. Die Spalten der Tabelle basieren auf den Spalten, die Sie in der Web-App in der Tabellenansicht der Informationsanfragen ausgewählt haben. Wenn Sie also in der Web-App eine benutzerdefinierte Auswahl und Reihenfolge Ihrer Spalten in der Ansicht der Informationsanfragen festgelegt haben, wird dies auch im PDF-Bericht berücksichtigt.

Wenn Sie eine Informationsanfrage als CSV-Bericht exportieren, enthält der Export mehrere Spalten, darunter:

Nummer der Informationsanfrage, Name der Informationsanfrage, Status, Datum der Anfrage, Fälligkeitsdatum, Tage bis zur Fälligkeit, Tage überfällig, Datum der Antwort, Datum des Abschlusses. Außerdem sehen Sie eine Spalte für die Frage, die in der Informationsanfrage gestellt wurde, sowie die Antwort, die gegeben wurde, sodass Sie die Informationsanfragen in der Tabelle auf einen Blick leichter überprüfen können. 

Suchen und Filtern von Informationsanfragen

Bei einer langen Liste von Informationsanfragen brauchen Sie vielleicht eine einfachere Möglichkeit, die gesuchten Informationen zu finden. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten. Die erste ist die Verwendung der Suchleiste auf der Registerkarte "Informationsanfragen". Diese Suchleiste ist speziell für Informationsanfragen gedacht und zeigt keine Ergebnisse aus anderen Bereichen der Fieldwire-App an. Diese ist so konfiguriert, dass sie nur nach dem Namen und der Nummer der Informationsanfrage sucht und Ergebnisse anzeigt, keine anderen Felder oder Inhalte.

Neben der Suchleiste können Sie auch die Schaltfläche „Filter“ verwenden, um Ihre Informationsanfragen leichter zu finden.

Nachdem Sie „Filtern" ausgewählt haben, können Sie die Informationsanfragen entsprechend der folgenden Parameter filtern:

Maßnahme durch mich erforderlich: Filter zur Anzeige von Informationsanfragen, die auch unter der Registerkarte „Meine Informationsanfragen“ zu finden sind

Beobachtet: Filter zur Anzeige von Informationsanfragen, die der angemeldete Benutzer gerade beobachtet.

Überfällig: Zeigt Informationsanfragen im Status "Offen", die ihr Fälligkeitsdatum überschritten haben.

Status: Die Phase, in der sich die Informationsanfrage aktuell befindet: „Entwurf“, „Offen“, „Ausstehend“, „Geschlossen“ oder „Ungültig“.

Verantwortliches Unternehmen: Das Unternehmen, dem der Empfänger zugewiesen ist.

Verantwortlich: Die Person, dem die Informationsanfrage zum jeweiligen Zeitpunkt zugewiesen ist.

Zuletzt aktualisiert: Der Zeitpunkt, zu dem das Formular zuletzt aktualisiert wurde.

Eine Informationsanfrage erstellen – (Entwurf)

Jeder Benutzer, der Teil eines „Unternehmens“ ist, kann neue Anfrage erstellen. Um eine neue Informationsanfrage zu erstellen, navigieren Sie zum Tab „Informationsanfragen“, wählen Sie „+Neue Informationsanfrage“ und geben Sie anschließend den Namen der ein: 


 

Hinweis: Der Titel kann später geändert werden – klicken Sie neben dem Namen der „Entwurfs“-Informationsanfrage auf das Bleistiftsymbol.

Ein neuer Entwurf wird erstellt. Um die Anfrage zuzuweisen, ist „Frage“ das einzige Pflichtfeld.  Ergänzen Sie die Frage mit Planausschnitten, Fotos, vorhandenen Dateien in Ihrem Projekt oder Sie können ein neues Dokument aus den Dateien Ihres Computers hochladen, indem Sie "+ Neuer Upload" wählen.

 

Hinweis: Sie haben auch die Möglichkeit, Fotos zu markieren, die Sie an die Anfrage anhängen.

Hinweis: Wenn Sie bereits vorhandene Dateien aus Ihrem Projekt an die Anfrage anhängen, können Sie einfach in das Suchfeld klicken, um eine Liste aller Dateien anzuzeigen, die sich derzeit im Projekt befinden. Sie können in dieser Liste nach oben und unten blättern, um die richtige Datei zu finden.

Der Ersteller der Informationsanfrage kann für die Anfrage auch das mögliche Budget und/oder zeitbasierte Auswirkungen festlegen:

Bei einer Beziehung zu bestehenden Informationsanfragen kann der Ersteller über den Abschnitt „Links“ darauf verweisen:

Der Ersteller kann im Abschnitt „Links“ auch eine neue Aufgabe erstellen (oder auf eine bestehende Aufgabe verweisen):

Jeder Manager oder Mitwirkende in Ihrem Unternehmen sieht den Entwurf der Informationsanfrage. Nur Manager in Ihrem Unternehmen können die Anfrage bearbeiten. Der Entwurf kann über das Drop-down-Menü „Aktionen“ im Entwurf heruntergeladen oder gelöscht werden.

Über den Hyperlink zur Informationsanfrage in der Planansicht auf einer Seite können Benutzer eine solche Anfrage direkt aus dem Plan erstellen oder dem Plan eine bestehende Informationsanfrage anhängen:

 

Wenn eine Informationsanfrage an einen Plan angehängt wird, werden die entsprechenden Plannamen im Abschnitt „Links“ eingetragen: 

 

Jeder kann den Plannamen auswählen und sich so zum damit verbundenen Plan weiterleiten lassen.

Hinweis: Ein „verwandter Plan“ kann nicht aus der Informationsanfrage angehängt werden. Um zu gewährleisten, dass der Verweis auf die Anfrage funktioniert (oder dass eine Informationsanfrage auf den Plan verweist), verwenden Sie in der Planansicht auf einer Seite das Tool „Mit der Informationsanfrage verknüpfen“.

Eine Aufgabe in eine Informationsanfrage konvertieren

Wenn Sie bereits Beobachtungen (Fotos) zu Ihren Aufgaben haben, die Sie zur Erstellung einer neuen Informationsanfrage verwenden möchten, können Sie dies direkt aus der Aufgabe selbst heraus tun.

Dazu müssen Sie Fotos in Ihrer Aufgabe haben. Anschließend müssen Sie in der Aufgabe auf das Büroklammersymbol klicken. Als nächstes wählen Sie „Neue Informationsanfrage“ aus. Sobald Sie „Neue Informationsanfrage“ auswählen, wird ein neues Popup-Fenster angezeigt. Im Popup-Fenster können Sie der Informationsanfrage einen Namen geben sowie ein Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren, um die vorhandenen Fotos aus der Aufgabe in die neue Informationsanfrage aufzunehmen. Zum Schluss klicken Sie auf „Entwurf erstellen“, um die neue Informationsanfrage zu erstellen. 

Die Informationsanfrage zuweisen – (Entwurf > Offen)

Nachdem eine Frage gestellt wurde, wird die Option „Frage übermitteln“ blau angezeigt. Dies bedeutet, dass die Anfrage zur Überprüfung und zur Beantwortung an eine andere Partei gesendet werden kann. Wenn eine „Frage“ gestellt wird, ändert dies den Status von „Entwurf“ zu „Offen“.

Nach dem Klick auf „Frage übermitteln“ wählen Sie eine Verantwortliche Person, einen oder mehrere Prüfer und Beobachter sowie ein Fälligkeitsdatum aus. Gegebenenfalls können Sie eine Nachricht hinzufügen, um zusätzliche Details außerhalb der Anfrage bereitzustellen. (Hinweis: Nachrichten tauchen nur dann in E-Mail-Benachrichtigungen auf, wenn eine Informationsanfrage zugewiesen, übermittelt oder abgelehnt wurde).

Hinweis: Nachrichten erscheinen nur in E-Mail-Benachrichtigungen, wenn eine Informationsanfrage zugewiesen, eingereicht oder abgelehnt wird.

Wenn Sie feststellen, dass Sie Ihre Frage aktualisieren müssen, können Sie Ihre Frage bearbeiten, solange die Informationsanfrage noch den Status „Offen“ trägt.

Klicken Sie im Absatz "Frage" auf die drei Punkte und dann auf die Option "Frage bearbeiten" um Ihre Frage zu aktualisieren. Wenn Sie mit der Aktualisierung Ihrer Frage fertig sind, klicken Sie bitte auf die blaue Schaltfläche „Speichern“.

Hinweis: Wenn Sie ein Manager in demselben Unternehmen sind wie der Benutzer, der die Frage stellt, können Sie die Frage der Informationsanfrage bearbeiten, während sich die Informationsanfrage im Status „Offen“ befindet.

Prüfer

Wenn Ihr Arbeitsablauf erfordert, dass mehrere Personen an Ihren Informationsanfragen mitarbeiten, wählen Sie einen beliebigen Benutzer aus der Dropdown-Liste "Prüfer" aus (oder fügen Sie einen neuen Benutzer hinzu).

Mit dieser Funktion können mehrere Benutzer Antworten zur Informationsanfragen hinzufügen, jedoch kann die endgültige Antwort nur die Verantwortliche Person übermitteln.

Hinweis: Nur die Verantwortliche Person kann die Antwort an den Einsender zurückschicken. Solange sich die Informationsanfrage im Status "Offen" befindet, kann der Einreicher die Antworten des Verantwortlichen oder des Überprüfers nicht sehen, es sei denn, er oder jemand in seinem Unternehmen wird zum Überprüfer ernannt. 

Zusätzliche Prüfer

Alle Manager in den Unternehmen des Einreichers, des Überprüfers und des Beauftragten können zusätzliche Prüfer hinzufügen.

Wenn ein federführendes Unternehmen für ein Projekt aktiviert ist, können Einreicher in "anderen Unternehmen" nur Überprüfer hinzufügen, die dem federführenden Unternehmen angehören. Beauftragte und Überprüfer können Benutzer aus jedem Unternehmen als Überprüfer hinzufügen, unabhängig davon, ob sie dem federführenden Unternehmen angehören oder nicht.

Hinweis: Die Funktion "Prüfer" wird in naher Zukunft auch für die mobilen Anwendungen von Fieldwire verfügbar sein. Bis dahin werden die Antworten der Prüfer nur in der Webversion sichtbar sein. Wenn Sie die Informationsanfrage auf Ihrem mobilen Gerät anzeigen, ist nur die Antwort des Beauftragten sichtbar.

Außerdem kann in der Webversion jeder, der sich im selben Unternehmen wie ein Prüfer befindet, eine Informationsanfrage einsehen, unabhängig davon, ob er ein Beobachter ist. Dies gilt nicht für Mobiltelefone, was bedeutet, dass einige Benutzer eine andere Liste von Informationsanfragen auf dem Mobiltelefon sehen als im Web.

Erinnerungen per E-Mail

Wenn die Option "E-Mail-Erinnerungen für den Verantwortlichen" aktiviert ist, erhält der Beauftragte 48 Stunden vor dem Fälligkeitsdatum eine E-Mail-Benachrichtigung, die ihn daran erinnert, dass die Anfrage beantwortet werden muss:

Wenn Sie die Informationsanfrage einer "E-Mail-Adresse" zuweisen, erhält der Empfänger eine E-Mail-Kopie der Informationsanfrage. In der E-Mail erhält er den Namen der Anfrage sowie die Anweisung, dass ihm diese Anfrage zugewiesen wurde und dass er auf die E-Mail mit seiner Antwort auf die Anfrage antworten soll, woraufhin eine E-Mail an den Ersteller der Informationsanfrage gesendet wird, damit dieser im Namen des Beauftragten antworten kann.

Hinweis: Nur Projektnutzer können direkt in Fieldwire antworten.

Hinweis: Nur das federführende Unternehmen kann Informationsanfragen E-Mail-Adressen, statt Projektnutzern, zuweisen.

Sobald die Anfrage der E-Mail-Adresse zugewiesen ist, sehen Sie, dass das Feld Empfänger in der Kopfzeile markiert ist, um anzuzeigen, dass es sich um einen externen Benutzer handelt. Außerdem wird diese E-Mail-Adresse in der Seitenleist im Bereich "Aktivität", in der Tabelle und in allen erstellten Berichten angezeigt.

Sobald eine externe E-Mail-Adresse verwendet wird, können Sie diese wieder auswählen, wenn Sie eine Informationsanfrage einer E-Mail-Adresse für alle anderen Informationsanfragen des Projekts zuordnen.

Sie können jetzt Informationsanfragen (und Einreichungen) auch in CC an weitere Empfänger senden, indem Sie ein Dropdown-Menü verwenden, in dem Sie die zuletzt verwendeten E-Mail-Adressen finden.

Manager können die Informationsanfrage einem Manager oder Mitwirkenden in einem anderen Unternehmen zuweisen, um die Anfrage von "Entwurf" nach "Offen" zu verschieben - Mitwirkende können die Informationsanfrage einem Manager in ihrem Unternehmen zuweisen.

Die Anfrage bleibt im Status "Entwurf", bis der Manager sie einem anderen Manager oder Mitarbeiter in einem anderen Unternehmen erneut zuweist. Wenn Sie möchten, dass sich eine andere Partei außerhalb Ihres Unternehmens mit der Anfrage befasst, erstellen Sie eine zugehörige Anfrage.

Die Informationsanfrage neu zuweisen

Die Neuzuordnung einer Informationsanfrage kann ein entscheidender Schritt sein, wenn die Anfrage der falschen Person zugewiesen wurde. Wenn eine Informationsanfrage neu zugewiesen werden muss, muss sie sich im Status „Offen“ befinden. Bitte beachten Sie daher die folgenden Hinweise:

Manager (Verantwortlicher und Nicht-Verantwortlicher):

• Wenn Sie zum führenden Unternehmen gehören, können Sie jede Informationsanfrage, die von Ihrem Unternehmen eingereicht wurde, jedem Projektbenutzer in jedem Unternehmen des Projekts neu zuweisen.
• Wenn Sie nicht zum führenden Unternehmen gehören, können Sie die Informationsanfrage neu zuweisen, wenn Sie der Verantwortliche sind oder wenn der aktuelle Verantwortlich zu Ihrem Unternehmen gehört
• Wenn für das Projekt kein führendes Unternehmen definiert wurde, können nur die Manager des einreichenden Unternehmens die Informationsanfrage neu zuweisen.

Mitwirkende (Ersteller):

• Können die Anfrage anderen Projektbenutzern in einem beliebigen Unternehmen des Projekts neu zuweisen.

Mitwirkende (Nicht-Verantwortlich):

• Können die Anfrage nicht an andere Projektbenutzer neu zuweisen

Um eine Informationsanfrage neu zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtige Berechtigungsstufe haben (siehe oben).
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu zweisen"
3. Wählen Sie den Projektbenutzer, den Sie zum neuen Verantwortlichen für die Informationsanfrage machen möchten.
4. Klicken Sie auf "Neu zweisen"

Dieser Ablauf zeigt, wie der Knopf "Neu zuweisen" genutzt werden kann: 

In meinem Unternehmen neu zuweisen

Ein Manager oder Mitwirkender hat im Menü „Aktionen“ die Möglichkeit, die Informationsanfrage einem anderen Manager oder Mitwirkenden innerhalb seines Unternehmens neu zuzuweisen. Der neue Zuständige und alle Beobachter der Anfrage werden nach dieser Aktion per E-Mail benachrichtigt.  Die Neuzuweisung wird für eine erhöhte Transparenz im Abschnitt „Aktivität“ der Anfrage dokumentiert. Zudem wird der ursprüngliche Empfänger als Beobachter hinzugefügt. 

 

Die Informationsanfrage beantworten oder weiterleiten (Offen > Ausstehend)

Nachdem eine Informationsanfrage zugewiesen wurde, erhält der neue Empfänger (und die entsprechenden Beobachter) eine E-Mail mit dem Hinweis, dass sich der Status der Anfrage von „Entwurf“ zu „Offen“ geändert hat.

Offene und ausstehende Informationsanfragen sind für alle Benutzer der beiden beteiligten Unternehmen sichtbar, also sowohl im Unternehmen des Erstellers als auch im Unternehmen, dem die Informationsanfrage zugewiesen wurde. 

Aktionen des Managers im Status „Offene“:

Wenn für das Projekt ein führendes Unternehmen festgelegt wurde, können die Benutzer des führenden Unternehmens wählen, ob sie im Namen des Verantwortlichen antworten möchten. Wenn Sie den Mauszeiger über die Dropdown-Schaltfläche „Aktionen“ bewegen, wird dem Benutzer im führenden Unternehmen die Option „Beantworten im Auftrag“ angezeigt. Benutzer, die nicht dem führenden Unternehmen angehören, sehen diese Option nicht, selbst wenn sie die Anfrage an den Benutzer des führenden Unternehmens übermitteln.

Hinweis: Sowohl der Ersteller als auch jeder Manager aus dem Unternehmen des Erstellers kann die Anfrage erneut zuweisen, damit der Antwortblock bearbeitet werden kann.

Aktionen des Managers im Status „Ausstehend“:

Der Verantwortliche selbst hat einige Möglichkeiten, den Ablauf voranzutreiben. Im Menü „Aktionen“ kann er die Informationsanfrage einer anderen Person im Unternehmen neu zuweisen und sie für ungültig erklären. Alternativ kann der Verantwortliche auch die Frage beantworten: 

 

Wenn der Verantwortliche der Informationsanfrage lieber per E-Mail antworten möchte, kann er dies tun, indem er die folgenden Schritte ausführt.

Zunächst erhält die verantwortliche Person eine E-Mail mit allen Informationen der Anfrage. Aus den Informationen, die sie in der E-Mail erhält, geht hervor, dass sie die Möglichkeit hat, auf die Informationsanfrage zu antworten, indem sie einfach auf die E-Mail antwortet.

Sobald der Verantwortliche die E-Mail mit der Antwort auf die in der Informationsanfrage gestellte Frage beantwortet, erhält die Person, die diese zugewiesen hat, eine E-Mail mit der Antwort. In dieser Antwort-E-Mail sieht der ursprüngliche Anfragesteller die Antwort des Verantwortlichen sowie die nächsten erforderlichen Schritte im Bereich "Aktion erforderlich".

Mit dieser Information kann der ursprüngliche Ersteller der Informationsanfrage im Menü „Aktionen“ im Auftrag des Empfängers antworten und dieses Ereignis wird in der Aktivitäts-Spalte der Informationsanfrage erfasst. Beachten Sie bitte, dass nur der Verantwortliche per E-Mail auf die Informationsanfrage antworten kann. Prüfer können nicht per E-Mail antworten.

Der Ersteller kann das Eingangsdatum der Antwort angeben.

Dieses Datum wird in der Aktivitäts-Spalte, im Antwortblock und bei allen Exporten angezeigt.

Antwort überprüfen

Damit die Informationsanfrage weiter fortschreiten kann, muss der Abschnitt „Antwort“ durch den Verantwortlichen, einen Manager aus dem Unternehmen des Verantwortlichen oder einen Manager im Unternehmen des Erstellers beantwortet werden, der im Auftrag des Empfängers antworten kann:

Nachdem der Antwortabschnitt ausgefüllt wurde, wird die Option „Antwort übermitteln“ für den Verantwortlichen verfügbar. Dadurch wird die Informationsanfrage wieder dem Ersteller zur Genehmigung oder Ablehnung der Antwort zugewiesen:

Der Ersteller der Informationsanfrage kann die Informationsanfrage dann akzeptieren, ablehnen oder neu zuweisen. Wenn die Antwort abgelehnt wird, wird sie zur weiteren Klärung an den vorherigen Empfänger zurückgesendet. 
 

Akzeptieren (und schließen)

Angenommen, die Antwort des Empfängers enthält alle erforderlichen Informationen. In diesem Fall können Sie über eine integrierte Verteilerliste mehrere Benutzer des Inhalts der Informationsanfrage per E-Mail über die geschlossene Informationsanfrage benachrichtigen.

Die Verteilerliste kann Benutzer außerhalb der beiden für die Informationsanfrage zuständigen Unternehmen umfassen. Diese Benutzer müssen allerdings in das Projekt eingeladen werden, um in der Verteilerliste angezeigt zu werden.

Nachdem Sie die Verteilerliste ausgewählt haben, wählen Sie „Akzeptieren und Schließen“ aus. Dies versetzt die Informationsanfrage vom Status „Offen“ in den Status „Geschlossen“. Alle Personen auf der Verteilerliste werden per E-Mail über die geschlossene Informationsanfrage informiert:

 

Die Informationsanfrage ablehnen

Wenn die Antwort, die Sie vom Empfänger erhalten haben, Ihre Frage nicht beantwortet, können Sie die Antwort ablehnen, indem Sie auf die Schaltfläche „Antwort ablehnen“ klicken. Dadurch bleibt die Anfrage offen und wird an den ursprünglichen Verantwortlichen zurückgeschickt, damit dieser seine Antwort bei Bedarf anpassen kann. In Ihrer Ablehnung müssen Sie einen „Grund“ angeben und können Ihrer Ablehnungsbegründung eine Anlage beifügen. Die Anhänge werden dann im Abschnitt „Abgelehnte Antwort“ der Informationsanfrage angezeigt.
 

Eine Informationsanfrage für ungültig erklären

Wenn eine Informationsanfrage „für ungültig erklärt“ wird, kann sie dauerhaft nicht mehr bearbeitet werden, da sie dauerhaft in den Status „Ungültig“ versetzt wurde. Nutzen Sie diese Möglichkeit nur, wenn absehbar ist, dass sie nicht länger relevant ist. 

 

Nach der Auswahl der Option „Ungültig“ können Sie optional den Empfänger der Informationsanfrage und die eventuellen Beobachter per E-Mail darüber benachrichtigen, um mögliche weitere relevante Informationen zur Verfügung zu stellen:

Nachdem die Informationsanfrage für ungültig erklärt wurde, wird sie im Tab „Informationsanfragen“ mit dem Status „Ungültig“ angezeigt: 

 

Bei Bedarf können Benutzer nach wie vor eine Kopie der ungültigen Informationsanfrage herunterladen oder aus ihr eine verwandte Informationsanfrage erstellen.
 

Wenn Sie eine Anfrage aus Versehen als ungültig erklärt haben oder eine Anfrage aus irgendeinem Grund nicht mehr für ungültig erklärt werden sollte und tatsächlich noch für das Projekt benötigt wird, haben Sie die Möglichkeit, sie wieder aus dem ungültigen Status zu entfernen. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu der stornierten Informationsanfrage
2. Klicken Sie auf die Dropdown-Schaltfläche "Aktionen"
3. Klicken Sie auf "Annullierung aufheben"

Hinweis: Nachdem ein Benutzer eine Informationsanfrage wieder aktiviert hat, kehrt die Informationsanfrage in den Status zurück, den sie vor der Annullierung hatte.

Projektinhalte mit der Informationsanfrage verknüpfen 

Sie können andere Informationsanfragen, Änderungsaufträge, Aufgaben oder Leistungsbeschreibungen mit Ihrer Informationsanfrage verknüpfen, um Dokumente in Ihrem Projekt miteinander zu verbinden. So gehen Sie vor:

1. Gehen Sie zur Registerkate "Informationsanfragen"
2. Wählen Sie eine einzelne Informationsanfrage aus
3. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "+Link hinzufügen"
4. Wählen Sie aus, ob Sie eine Leistungsbeschreibung, eine Aufgabe, eine Informationsanfrage oder einen Änderungsauftrag verknüpfen möchten.

Anstatt ein bereits vorhandenes Projektelement mit Ihrer Informationsanfrage zu verknüpfen, können Sie auch eine ganz neue Aufgabe, Informationsanfrage oder einen Änderungsauftrag erstellen und diese automatisch mit Ihrer vorhandenen Informationsanfrage verknüpfen lassen. Führen Sie dazu die gleichen Schritte wie oben aus, wählen Sie jedoch "+Neue Aufgabe", "+Neue Informationsanfrage" oder "+Neuer Änderungsauftrag", je nachdem, welches Element Sie erstellen und mit dieser Informationsanfrage verknüpfen möchten.

 

Wenn Sie eine verwandte Informationsanfrage erstellen, wird die Option angezeigt, bestimmte Elemente aus der bestehenden Informationsanfrage zu klonen:

• Fragen, Vorschläge und Auswirkungen einbeziehen
• Fragenanhänge einfügen

Zudem können Sie einen neuen Titel verwenden.

Hinweis: Wenn Sie eine verwandte Informationsanfrage erstellen, werden die Beobachter der Informationsanfrage nicht geklont. Die Person, welche die verwandte Informationsanfrage erstellt hat, wird zum Verantwortlichen der „Entwurfs“-Informationsanfrage.

Eine Informationsanfrage teilen

Herunterladen

Über das Aktionsmenü können der Empfänger, der Ersteller und die Beobachter eine Informationsanfrage unabhängig von deren aktuellem Status herunterladen. Ein Manager im Unternehmen des Empfängers kann die Informationsanfrage ebenfalls herunterladen. 
 

Eine Informationsanfrage per E-Mail versenden

Benutzer können nun PDFs zu Informationsanfrage direkt aus Fieldwire per E-Mail versenden, ebenso wie Formulare und Aufgaben. Um die Verantwortlichkeit zu gewährleisten, wird diese Aktion im Aktivitätsfeed protokolliert. So lässt sich nachweisen, welche Informationen wann versendet wurden.

In jedem Schritt des Erstellungsprozesses kann der Benutzer, der auf die Informationsanfrage zugreift, auf die Drop-down-Schaltfläche „Aktionen“ und anschließend auf die Option „E-Mail“ klicken.

Nach Auswahl der Option „E-Mail“ wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, in dem Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger angeben. Zudem wird ein Feld angezeigt, in dem Sie die Betreffzeile der E-Mail bearbeiten können. Schließlich wird ein Feld für eine optionale Nachricht angezeigt.

Nachdem die Pflichtfelder ausgefüllt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“.

Dies ist ein Beispiel für eine erhaltene E-Mail:

Dies ist ein Beispiel für den E-Mail-Anhang:

Zuletzt, wie bereits erwähnt, wird die versendete E-Mail im Aktivitätsprotokoll der Informationsanfrage verfolgt:

Hinweis: Wenn die Informationsanfrage oder die Einreichung einer E-Mail-Adresse zugewiesen ist, kann der Empfänger nicht in Fieldwire antworten. Er kann zwar per E-Mail an denjenigen antworten, der ihm die Anfrage geschickt hat, aber das geschieht außerhalb von Fieldwire. Ihre Antwort wird nicht in Fieldwire protokolliert. Die Antwort des „E-Mail-Empfängers“ muss vom Absender in Fieldwire protokolliert werden, sh. nachfolgend.

Da der Benutzer nicht an dem Projekt beteiligt ist, wählen Sie sich selbst als Prüfer aus und geben Sie seine Antwort über die Funktion "Beantworten im Auftrag" ein:

Klicken Sie dann auf der rechten Seite auf Aktivität, hier wird werden wie gewohnt alle Änderungen an der Informationsanfrage mitgeschrieben.

Informationsanfrage auf Mobilgeräten

Informationsanfrage können nun in jedem Status („Entwurf“, „Offen“, „Ausstehend“, „Geschlossen“, „Ungültig“) über den Tab „Informationsanfrage“ auf Ihrem Mobilgerät angezeigt werden. Zudem können Informationsanfrage nun, solange sie sich im Status „Entwurf“ befinden, auf Ihrem Mobilgerät erstellt und ausgefüllt werden. Dies bedeutet auch, dass Benutzer auf der Baustelle Fragen, das Fälligkeitsdatum, Anhänge und Auswirkungen hinzufügen können. Den Status der Informationsanfrage können Sie allerdings aktuell nur über die Web-App ändern.

Informationsanfragen auf Mobilgeräten erstellen

Genau wie in der Web-App können Benutzer nun neue Informationsanfrage auf ihrem Mobilgerät erstellen. Öffnen Sie hierzu den Tab „Informationsanfrage“ und klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „+“, wie unten auf dem Bild.

Informationsanfragen auf Mobilgeräten ausfüllen

Nachdem sie ein Formular auf ihrem Mobilgerät erstellt haben, können Benutzer die Felder für Fragen, das Fälligkeitsdatum, Anhänge, Auswirkungen usw. ausfüllen, solange sich die Aufgabe im Status „Entwurf“ befindet. Zudem können Benutzer verwandte Aufgaben, Informationsanfrage und Pläne anzeigen, wenn sie die Informationsanfrage auf ihrem Mobilgerät anzeigen.

Ungültige Informationsanfragen auf Mobilgeräten

Sie können zwar den Status einer Informationsanfrage auf Ihrem Mobilgerät nicht ändern, aber Sie können sehen, wann eine Informationsanfrage ungültig geworden ist, sowie Details dazu, wann sie ungültig geworden ist und durch wen.

Abgeschlossene Informationsanfragen auf Mobilgeräten anzeigen

Genau wie in der Web-App können Sie die relevanten Inhalte abgeschlossener Informationsanfragen auch auf Mobilgeräten anzeigen:

Frage	Vorschlag / Auswirkung	Antwort

Sobald die Informationsanfrage in den Status „Geschlossen” versetzt wurde, können Sie durch Anklicken der geschlossenen Informationsanfrage sehen, wie viele Antworten darauf eingegangen sind. Wenn Sie beispielsweise 2 zusätzliche Antworten/Prüfer zu einer Informationsanfrage hatten, wird in Ihrer Informationsanfrage „2 zusätzliche Antworten” angezeigt. Um diese Antworten sowie deren Verfasser anzuzeigen, klicken Sie einfach auf diese Schaltfläche.

Informationsanfragen auf Mobilgeräten sortieren 

Im Tab „Informationsanfragen“ können Sie Informationsanfragen auf Ihrem Mobilgerät nach Status, Nummer, Name und Fälligkeitsdatum sortieren und so das gewünschte Dokument schneller finden:

Status: Der Status, in dem sich die Informationsanfrage befindet: „Entwurf“, „Offen“, „Ausstehend“, „Geschlossen“ oder „Ungültig“.

Nummer: Die eindeutige Nummer, die der Informationsanfrage bei ihrer Erstellung automatisch zugewiesen wird.

Name: Der Titel der Informationsanfrage.

Fälligkeitsdatum: Das Datum, zu dem die Informationsanfrage abgeschlossen sein soll.

Informationsanfragen auf Mobilgeräten suchen

Wählen Sie das Lupensymbol aus und geben Sie den Namen der Informationsanfrage ein, um nach abgeschlossenen Informationsanfrage zu suchen: 

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