Übersicht
Das Werkzeug Informationsanfrage ist Teil des Fieldwire-Projektmanagements. Es hilft Ihnen, den Datenstrom von der Baustelle zu erweitern und schlägt eine Brücke zwischen den verschiedenen Stakeholdern. Informationsanfragen bieten eine neutrale Daten-Übersicht und ermöglichen es den Teams, die Informationsanfragen intuitiv und eindeutig zu dokumentieren.
Hinweis: Wenn Sie diese Funktion in Ihren Fieldwire-Account aufnehmen möchten, vereinbaren Sie eine Demo mit unserem Verkaufsteam.
Inhaltsverzeichnis:
- Projektmanagement in einem Projekt aktivieren
- Der Workflow für Informationsanfragen
- Registerkarte "Informationsanfragen"
- Eine Informationsanfrage erstellen – (Entwurf)
- Die Informationsanfrage zuweisen – (Entwurf > Offen)
- Die Informationsanfrage beantworten oder weiterleiten (Offen Ausstehend)
- Antwort überprüfen
- Eine verwandte Informationsanfrage erstellen
- Eine Informationsanfrage teilen
- Informationsanfrage auf Mobilgeräten
- Feedback senden
Projektmanagement in einem Projekt aktivieren
Informationen zu Unternehmen und dazu, wie Sie Projektmanagement in einem Projekt aktivieren können, finden Sie in diesem Artikel:Projektmanagement in einem Projekt aktivieren und Unternehmen in einem Projekt verwalten.
Berechtigungen
|
Manager |
Mitwirkender |
|
|
Führendes Unternehmen einrichten
Um sicherzustellen, dass alle Informationsanfragen, Einreichungen und Änderungsanträge über Ihr "Unternehmen" in Fieldwire laufen, können Sie jetzt ein führendes Unternehmen festlegen. Gehen Sie dazu zunächst auf die Registerkarte "Projektmitarbeiter" und klicken Sie dann auf "Als führendes Unternehmen festlegen" für das Unternehmen, das Sie als "führend" betrachten möchten.
Nachdem Sie auf "Als führendes Unternehmen festlegen" geklickt haben, wird ein Popup-Fenster angezeigt, das angibt, was die Benutzer im führenden Unternehmen im Vergleich zu den Benutzern in den "anderen Unternehmen", die nicht als führendes Unternehmen bestimmt wurden, tun können. Beispielsweise können Benutzer im führenden Unternehmen Informationsanfragen an jedes beliebige Unternehmen senden, während Benutzer in den "anderen Unternehmen" für dieses Projekt nur Informationsanfragen an das federführende Unternehmen senden können.
Darüber hinaus können Benutzer im führenden Unternehmen Einreichungen an jedes beliebige Unternehmen senden oder von diesem anfordern, während Benutzer in den "anderen Unternehmen" Einreichungen nur an das federführende Unternehmen senden können. Schließlich können Benutzer im federführenden Unternehmen Änderungsaufträge an jedes beliebige Unternehmen senden oder von diesem anfordern, während Benutzer in den "anderen Unternehmen" Änderungsaufträge nur an das federführende Unternehmen senden können.
Wenn Sie sich entschieden haben, dass Sie ein führendes Unternehmen festlegen möchten, müssen Sie auf die blaue Schaltfläche "Als führendes Unternehmen festlegen" klicken. Nachdem Sie auf die blaue Schaltfläche geklickt haben, wird das führende Unternehmen mit einem Kronensymbol und "Führendes Unternehmen" daneben angezeigt.
Der Workflow für Informationsanfragen
Abhängig von der Phase, in der sie sich befindet, kann eine Informationsanfrage verschiedene Status annehmen. Der Workflow ist für alle Informationsanfragen gleich. In der folgenden Tabelle finden Sie Erklärungen für die verschiedenen Status, die eine Informationsanfrage durchläuft:
|
Status der Informationsanfrage |
Definition |
|
Entwurf |
Bei der Erstellung befindet sich eine Informationsanfrage im Status „Entwurf“. Sowohl Mitwirkende als auch Manager können Entwürfe erstellen. Solange sich die Informationsanfrage im Status „Entwurf“ befindet, können Sie Fragen stellen, Vorschläge machen, die Auswirkungen angeben und verwandte Aufgaben, Leistungsbeschreibungen und Pläne hinzufügen. Nur Manager können eine Informationsanfrage vom Status „Entwurf“ in den Status „Offen“ verschieben, indem sie sie einem anderen Unternehmen zuweisen. Mitwirkende können eine Informationsanfrage im Status „Entwurf“ nur einem Manager innerhalb des eigenen Unternehmens neu zuweisen. Hierbei verbleibt die sie im Status „Entwurf“. |
|
Offen |
Eine Informationsanfrage erhält den Status „Offen“, nachdem ein „Empfänger“ zugewiesen und ein Fälligkeitsdatum festgelegt wurde. Mit diesem Schritt wird der Informationsanfrage eine Nummer zugewiesen. Im Status „Offen“ kann der Empfänger Fragen beantworten, eine verwandte Anfrage erstellen oder die Informationsanfrage einer anderen Person innerhalb seines Unternehmens zuweisen, um die Fragen zu beantworten, damit die Informationsanfrage weiter bearbeitet werden kann.
Wenn außerhalb von Fieldwire eine Antwort eingeht, kann ein Manager innerhalb des Unternehmens, welches die Informationsanfrage erstellt hat, im Menü „Aktionen“ die Antwort im Namen des Empfängers erteilen. |
|
Ausstehend |
Eine Informationsanfrage wechselt in den Status „Ausstehend“, nachdem eine Antwort erstellt wurde – die Informationsanfrage wird dem Ersteller erneut zugewiesen. In diesem Status kann der Ersteller die Anfrage annehmen und schließen, die Antwort ablehnen und zur Klärung an den vorherigen Empfänger zurücksenden oder die Informationsanfrage für ungültig erklären. |
|
Geschlossen |
Bei einer zufriedenstellenden Antwort „schließt“ der Einreichende die Anfrage, um den Workflow zu schließen. Die Informationsanfrage kann anschließend nicht mehr bearbeitet werden. |
|
Ungültig |
Eine Anfrage wird „für ungültig erklärt“, wenn ihr Zweck nicht mehr besteht. Diese Aktion ist dauerhaft, die Informationsanfrage kann anschließend nicht mehr bearbeitet werden. Ähnlich zum Status „Geschlossen“ erhalten alle Stakeholder eine Benachrichtigung darüber, dass die Anfrage für ungültig erklärt wurde. |
Aktivitäts-Funktion
Während des Informationsanfrage-Prozesses können alle Benutzer den Status der Anfrage verfolgen, wann Informationen angefordert/übermittelt wurden bzw. wer diese Informationen angefordert/übermittelt hat.
Darüber hinaus wird jede Änderung der Auswirkungen oder Notizen, die im folgenden Screenshot hervorgehoben sind, auf der Registerkarte „Aktivität“ protokolliert, sodass jeder im Projekt sehen kann, wie sich die Auswirkung während des Lebenszyklus der Informationsanfrage entwickelt hat.
Beobachter der Informationsanfrage
Zu jedem Zeitpunkt während der Laufzeit der Anfrage, aber in der Regel in der Phase „Entwurf“, können „Beobachter“ zur Informationsanfrage hinzugefügt werden, um bei Fortschritten per E-Mail benachrichtigt zu werden:
Beobachter erhalten Benachrichtigungen über den Fortschritt der Anfrage. Sie können die Inhalte jedoch nicht bearbeiten, wenn sie nicht der Empfänger oder ein Manager im Unternehmen des Empfängers sind.
Wenn eine Informationsanfrage zugewiesen wurde, kann der Benutzer jemanden im Projekt als Beobachter benennen. Auch bei einem Wechsel des Empfängers wird dieser Benutzer automatisch als Beobachter hinzugefügt.
Der Ersteller der Informationsanfrage kann „Beobachter“ aus dem eigenen Unternehmen (oder aus anderen Unternehmen) hinzufügen, wenn sich die Anfrage im Status „Entwurf“, „Offen“, „Geschlossen“ oder „Ungültig“ befindet. Der Empfänger kann „Beobachter“ aus dem eigenen Unternehmen (oder aus anderen Unternehmen) hinzufügen, wenn sich die Anfrage im Status „Offen“ oder „Geschlossen“ befindet.
Registerkarte "Informationsanfragen"
Wählen Sie im Modul „Informationsanfragen“ auf der linken Seite die entsprechende Kategorie, um die Ihnen zugewiesenen (Meine Anfragen), von Ihnen beobachteten (Beobachtete Anfragen) oder beide (Alle Anfragen) zu isolieren: Die Überschriften auf dieser Registerkarte bieten einen Überblick über Art, Reihenfolge, Thema und Status der Informationsanfragen im gesamten Projekt. Diese Überschriften werden im Folgenden genauer definiert:
- Nummer der Informationsanfrage (#): Verwendet den Unternehmenscode, um den Ersteller der Informationsanfrage sowie die Bestellung anzuzeigen, in deren Rahmen die Informationsanfrage erstellt wurde.
- Name: Name der Informationsanfrage, der bei der Erstellung zugewiesen wurde.
- Status: Der Status, in dem sich die Informationsanfrage befindet (Entwurf, Offen, Ausstehend, Geschlossen, Ungültig).
- Fälligkeitsdatum: Das Datum, an dem die Schließung der Informationsanfrage erwartet wird.
- Unternehmen: Ist mit dem aktuellen Empfänger der Informationsanfrage verknüpft und ändert sich mit dem jeweiligen Empfänger.
Außerdem finden Sie oben auf der Seite eine Übersicht über den Status der Informationsanfragen, aus der Sie leicht ersehen können, wie viele Informationsanfragen in jedem Status für das Projekt vorliegen.
Wenn Sie Ihre Einreichungsdaten exportieren möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf die Schaltfläche „Bericht erstellen“ klicken. Sie haben dann die Möglichkeit, Ihre Daten als CSV-Bericht oder als PDF-Bericht zu exportieren.
Wenn Sie eine Informationsanfrage als CSV-Bericht exportieren, enthält der Export mehrere Spalten, darunter:
Nummer der Informationsanfrage, Name der Informationsanfrage, Status, Datum der Anfrage, Fälligkeitsdatum, Tage bis zur Fälligkeit, Tage überfällig, Datum der Antwort, Datum des Abschlusses und mehr.
Bei einer langen Liste von Informationsanfragen brauchen Sie vielleicht eine einfachere Möglichkeit, die gesuchten Informationen zu finden. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten. Die erste ist die Verwendung der Suchleiste auf der Registerkarte "Informationsanfragen". Diese Suchleiste ist speziell für Informationsanfragen gedacht und zeigt keine Ergebnisse aus anderen Bereichen der Fieldwire-App an. Diese ist so konfiguriert, dass sie nur nach dem Namen und der Nummer der Informationsanfrage sucht und Ergebnisse anzeigt, keine anderen Felder oder Inhalte.
Neben der Suchleiste können Sie auch die Schaltfläche „Filter“ verwenden, um Ihre Informationsanfragen leichter zu finden. Diese Funktionalität wird im nächsten Abschnitt erläutert.
Informationsanfragen filtern
Nachdem Sie „Filtern" ausgewählt haben, können Sie die Informationsanfragen entsprechend der folgenden Parameter filtern:
Beobachten: Filter zur Anzeige von Informationsanfragen, die der angemeldete Benutzer gerade beobachtet.
Status: Die Phase, in der sich die Informationsanfrage aktuell befindet: „Entwurf“, „Offen“, „Ausstehend“, „Geschlossen“ oder „Ungültig“.
Verantwortliches Unternehmen: Das Unternehmen, dem der Empfänger zugewiesen ist.
Verantwortlich: Die Person, dem die Informationsanfrage zum jeweiligen Zeitpunkt zugewiesen ist.
Zuletzt aktualisiert: Der Zeitpunkt, zu dem das Formular zuletzt aktualisiert wurde.
Eine Informationsanfrage erstellen – (Entwurf)
Jeder Benutzer, der Teil eines „Unternehmens“ ist, kann neue Anfrage erstellen. Um eine neue Informationsanfrage zu erstellen, navigieren Sie zum Tab „Informationsanfragen“, wählen Sie „+Neue Informationsanfrage“ und geben Sie anschließend den Namen der ein:
Hinweis: Der Titel kann später geändert werden – klicken Sie neben dem Namen der „Entwurfs“-Informationsanfrage auf das Bleistiftsymbol.
Ein neuer Entwurf wird erstellt. Um die Anfrage zuzuweisen, ist „Frage“ das einzige Pflichtfeld. Ergänzen Sie die Frage mit Planausschnitten, Fotos, vorhandenen Dateien in Ihrem Projekt oder Sie können ein neues Dokument aus den Dateien Ihres Computers hochladen, indem Sie "+ Neuer Upload" wählen.
Hinweis: Sie haben auch die Möglichkeit, Fotos zu markieren, die Sie an die Anfrage anhängen.
Hinweis: Wenn Sie bereits vorhandene Dateien aus Ihrem Projekt an die Anfrage anhängen, können Sie einfach in das Suchfeld klicken, um eine Liste aller Dateien anzuzeigen, die sich derzeit im Projekt befinden. Sie können in dieser Liste nach oben und unten blättern, um die richtige Datei zu finden.
Der Ersteller der Informationsanfrage kann für die Anfrage auch das mögliche Budget und/oder zeitbasierte Auswirkungen festlegen:
Bei einer Beziehung zu bestehenden Informationsanfragen kann der Ersteller über den Abschnitt „Projektverknüpfung“ darauf verweisen:
Der Ersteller kann im Abschnitt „Projektverknüpfung“ auch eine neue Aufgabe erstellen (oder auf eine bestehende Aufgabe verweisen):
Jeder Manager oder Mitwirkende in Ihrem Unternehmen sieht den Entwurf der Informationsanfrage. Nur Manager in Ihrem Unternehmen können die Anfrage bearbeiten. Der Entwurf kann über das Drop-down-Menü „Aktionen“ im Entwurf heruntergeladen oder gelöscht werden.
Über den Hyperlink zur Informationsanfrage in der Planansicht auf einer Seite können Benutzer eine solche Anfrage direkt aus dem Plan erstellen oder dem Plan eine bestehende Informationsanfrage anhängen:
Wenn eine Informationsanfrage an einen Plan angehängt wird, werden die entsprechenden Plannamen im Abschnitt „Links“ eingetragen:
Jeder kann den Plannamen auswählen und sich so zum damit verbundenen Plan weiterleiten lassen.
Hinweis: Ein „verwandter Plan“ kann nicht aus der Informationsanfrage angehängt werden. Um zu gewährleisten, dass der Verweis auf die Anfrage funktioniert (oder dass eine Informationsanfrage auf den Plan verweist), verwenden Sie in der Planansicht auf einer Seite das Tool „Mit der Informationsanfrage verknüpfen“.
Eine Aufgabe in eine Informationsanfrage konvertieren
Wenn Sie bereits Beobachtungen (Fotos) zu Ihren Aufgaben haben, die Sie zur Erstellung einer neuen Informationsanfrage verwenden möchten, können Sie dies direkt aus der Aufgabe selbst heraus tun.
Dazu müssen Sie Fotos in Ihrer Aufgabe haben. Anschließend müssen Sie in der Aufgabe auf das Büroklammersymbol klicken. Als nächstes wählen Sie „Neue Informationsanfrage“ aus. Sobald Sie „Neue Informationsanfrage“ auswählen, wird ein neues Popup-Fenster angezeigt. Im Popup-Fenster können Sie der Informationsanfrage einen Namen geben sowie ein Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren, um die vorhandenen Fotos aus der Aufgabe in die neue Informationsanfrage aufzunehmen. Zum Schluss klicken Sie auf „Entwurf erstellen“, um die neue Informationsanfrage zu erstellen.
Die Informationsanfrage zuweisen – (Entwurf > Offen)
Nachdem eine Frage gestellt wurde, wird die Option „Frage übermitteln“ blau angezeigt. Dies bedeutet, dass die Anfrage zur Überprüfung und zur Beantwortung an eine andere Partei gesendet werden kann. Wenn eine „Frage“ gestellt wird, ändert dies den Status von „Entwurf“ zu „Offen“.
Nach dem Klick auf „Frage übermitteln“ wählen Sie eine Verantwortliche Person, einen oder mehrere Prüfer und Beobachter sowie ein Fälligkeitsdatum aus. Gegebenenfalls können Sie eine Nachricht hinzufügen, um zusätzliche Details außerhalb der Anfrage bereitzustellen. (Hinweis: Nachrichten tauchen nur dann in E-Mail-Benachrichtigungen auf, wenn eine Informationsanfrage zugewiesen, übermittelt oder abgelehnt wurde).
Hinweis: Nachrichten erscheinen nur in E-Mail-Benachrichtigungen, wenn eine Informationsanfrage zugewiesen, eingereicht oder abgelehnt wird.
Wenn Sie feststellen, dass Sie Ihre Frage aktualisieren müssen, können Sie Ihre Frage bearbeiten, solange die Informationsanfrage noch den Status „Offen“ trägt.
Klicken Sie im Absatz "Frage" auf die drei Punkte und dann auf die Option "Frage bearbeiten" um Ihre Frage zu aktualisieren. Wenn Sie mit der Aktualisierung Ihrer Frage fertig sind, klicken Sie bitte auf die blaue Schaltfläche „Speichern“.
Hinweis: Wenn Sie ein Manager in demselben Unternehmen sind wie der Benutzer, der die Frage stellt, können Sie die Frage der Informationsanfrage bearbeiten, während sich die Informationsanfrage im Status „Offen“ befindet.
Prüfer
Wenn Ihr Arbeitsablauf erfordert, dass mehrere Personen an Ihren Informationsanfragen mitarbeiten, wählen Sie einen beliebigen Benutzer aus der Dropdown-Liste "Prüfer" aus (oder fügen Sie einen neuen Benutzer hinzu).
Mit dieser Funktion können mehrere Benutzer Antworten zur Informationsanfragen hinzufügen, jedoch kann die endgültige Antwort nur die Verantwortliche Person übermitteln.
Hinweis: Nur die Verantwortliche Person kann die Antwort an den Einsender zurückschicken. Solange sich die Informationsanfrage im Status "Offen" befindet, kann der Einreicher die Antworten des Verantwortlichen oder des Überprüfers nicht sehen, es sei denn, er oder jemand in seinem Unternehmen wird zum Überprüfer ernannt.
Zusätzliche Prüfer
Alle Manager in den Unternehmen des Einreichers, des Überprüfers und des Beauftragten können zusätzliche Prüfer hinzufügen.
Wenn ein federführendes Unternehmen für ein Projekt aktiviert ist, können Einreicher in "anderen Unternehmen" nur Überprüfer hinzufügen, die dem federführenden Unternehmen angehören. Beauftragte und Überprüfer können Benutzer aus jedem Unternehmen als Überprüfer hinzufügen, unabhängig davon, ob sie dem federführenden Unternehmen angehören oder nicht.
Hinweis: Die Funktion "Prüfer" wird in naher Zukunft auch für die mobilen Anwendungen von Fieldwire verfügbar sein. Bis dahin werden die Antworten der Prüfer nur in der Webversion sichtbar sein. Wenn Sie die Informationsanfrage auf Ihrem mobilen Gerät anzeigen, ist nur die Antwort des Beauftragten sichtbar.
Außerdem kann in der Webversion jeder, der sich im selben Unternehmen wie ein Prüfer befindet, eine Informationsanfrage einsehen, unabhängig davon, ob er ein Beobachter ist. Dies gilt nicht für Mobiltelefone, was bedeutet, dass einige Benutzer eine andere Liste von Informationsanfragen auf dem Mobiltelefon sehen als im Web.
Erinnerungen per E-Mail
Wenn die Option "E-Mail-Erinnerungen für den Verantwortlichen" aktiviert ist, erhält der Beauftragte 48 Stunden vor dem Fälligkeitsdatum eine E-Mail-Benachrichtigung, die ihn daran erinnert, dass die Anfrage beantwortet werden muss:
Wenn Sie die Informationsanfrage einer "E-Mail-Adresse" zuweisen, erhält der Empfänger eine E-Mail-Kopie der Informationsanfrage. In der E-Mail erhält er den Namen der Anfrage sowie die Anweisung, dass ihm diese Anfrage zugewiesen wurde und dass er auf die E-Mail mit seiner Antwort auf die Anfrage antworten soll, woraufhin eine E-Mail an den Ersteller der Informationsanfrage gesendet wird, damit dieser im Namen des Beauftragten antworten kann.
Hinweis: Nur Projektnutzer können direkt in Fieldwire antworten.
Hinweis: Nur das federführende Unternehmen kann Informationsanfragen E-Mail-Adressen, statt Projektnutzern, zuweisen.
Sobald die Anfrage der E-Mail-Adresse zugewiesen ist, sehen Sie, dass das Feld Empfänger in der Kopfzeile markiert ist, um anzuzeigen, dass es sich um einen externen Benutzer handelt. Außerdem wird diese E-Mail-Adresse in der Seitenleist im Bereich "Aktivität", in der Tabelle und in allen erstellten Berichten angezeigt.
Sobald eine externe E-Mail-Adresse verwendet wird, können Sie diese wieder auswählen, wenn Sie eine Informationsanfrage einer E-Mail-Adresse für alle anderen Informationsanfragen des Projekts zuordnen.
Manager können die Informationsanfrage einem Manager oder Mitwirkenden in einem anderen Unternehmen zuweisen, um die Anfrage von "Entwurf" nach "Offen" zu verschieben - Mitwirkende können die Informationsanfrage einem Manager in ihrem Unternehmen zuweisen.
Die Anfrage bleibt im Status "Entwurf", bis der Manager sie einem anderen Manager oder Mitarbeiter in einem anderen Unternehmen erneut zuweist. Wenn Sie möchten, dass sich eine andere Partei außerhalb Ihres Unternehmens mit der Anfrage befasst, erstellen Sie eine zugehörige Anfrage.
Die Informationsanfrage neu zuweisen
Die Neuzuordnung einer Informationsanfrage kann ein entscheidender Schritt sein, wenn die Anfrage der falschen Person zugewiesen wurde. Wenn eine Informationsanfrage neu zugewiesen werden muss, muss sie sich im Status „Offen“ befinden. Bitte beachten Sie daher die folgenden Hinweise:
Manager (Verantwortlicher und Nicht-Verantwortlicher):
- Wenn Sie zum führenden Unternehmen gehören, können Sie jede Informationsanfrage, die von Ihrem Unternehmen eingereicht wurde, jedem Projektbenutzer in jedem Unternehmen des Projekts neu zuweisen.
- Wenn Sie nicht zum führenden Unternehmen gehören, können Sie die Informationsanfrage neu zuweisen, wenn Sie der Verantwortliche sind oder wenn der aktuelle Verantwortlich zu Ihrem Unternehmen gehört
- Wenn für das Projekt kein führendes Unternehmen definiert wurde, können nur die Manager des einreichenden Unternehmens die Informationsanfrage neu zuweisen.
Mitwirkende (Ersteller):
- Können die Anfrage anderen Projektbenutzern in einem beliebigen Unternehmen des Projekts neu zuweisen.
Mitwirkende (Nicht-Verantwortlich):
- Können die Anfrage nicht an andere Projektbenutzer neu zuweisen
Um eine Informationsanfrage neu zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor:
- Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtige Berechtigungsstufe haben (siehe oben).
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu zweisen"
- Wählen Sie den Projektbenutzer, den Sie zum neuen Verantwortlichen für die Informationsanfrage machen möchten.
- Klicken Sie auf "Neu zweisen"
In meinem Unternehmen neu zuweisen
Ein Manager oder Mitwirkender hat im Menü „Aktionen“ die Möglichkeit, die Informationsanfrage einem anderen Manager oder Mitwirkenden innerhalb seines Unternehmens neu zuzuweisen. Der neue Zuständige und alle Beobachter der Anfrage werden nach dieser Aktion per E-Mail benachrichtigt. Die Neuzuweisung wird für eine erhöhte Transparenz im Abschnitt „Aktivität“ der Anfrage dokumentiert. Zudem wird der ursprüngliche Empfänger als Beobachter hinzugefügt.
Die Informationsanfrage beantworten oder weiterleiten (Offen > Ausstehend)
Nachdem eine Informationsanfrage zugewiesen wurde, erhält der neue Empfänger (und die entsprechenden Beobachter) eine E-Mail mit dem Hinweis, dass sich der Status der Anfrage von „Entwurf“ zu „Offen“ geändert hat.
Offene und ausstehende Anfragen sind für alle Benutzer der beiden beteiligten Unternehmen sichtbar, also sowohl im Unternehmen des Erstellers als auch im Unternehmen, dem die Informationsanfrage zugewiesen wurde. Zudem können alle mit dem Unternehmen in Verbindung stehenden Manager die Anfrage im Namen des Empfängers anzeigen und bearbeiten.
Aktionen des Managers im Status „Offene“:
Hinweis: Wenn ein Manager anstelle des Empfängers antworten möchte, kann er die Anfrage sich selbst neu zuordnen, damit der Antwortblock bearbeitet werden kann.
Aktionen des Managers im Status „Ausstehend“:
Aktionen des Zuständigen im Status „Offene“ und "Ausstehend":
Der Empfänger selbst hat wenige Möglichkeiten, den Workflow voranzutreiben – im Menü „Aktionen“ kann er die Informationsanfrage einer anderen Person im Unternehmen neu zuweisen und sie für ungültig erklären. Alternativ kann der Empfänger auch die Frage beantworten:
Informationsanfrage per E-Mail beantworten
Wenn der Informationsanfrage-Zuständige lieber per E-Mail antworten möchte, kann er dies tun, indem er die folgenden Schritte ausführt.
Zunächst erhält die Zuständige Person eine E-Mail mit allen Informationen der Anfrage. Aus den Informationen, die sie in der E-Mail erhalten, geht hervor, dass sie die Möglichkeit haben, auf die Informationsanfrage zu antworten, indem sie einfach auf die E-Mail antworten.
Sobald der Beauftragte die E-Mail mit der Antwort auf die in der Informationsanfrage gestellte Frage beantwortet, erhält die Person, die diese zugewiesen hat, eine E-Mail mit der Antwort. In dieser Antwort-E-Mail sieht der ursprüngliche Anfragesteller die Antwort des Zuständigen sowie die nächsten erforderlichen Schritte im Bereich "Aktion erforderlich".
Im Namen des Empfängers beantworten
Bei Bedarf können Manager im Unternehmen des Erstellers der Informationsanfrage im Menü „Aktionen“ im Namen des Empfängers antworten:
Mit einer außerhalb von Fieldwire erfolgten Antwort kann der ursprüngliche Antragsteller diese nun in Fieldwire über "Aktionen > Beantworten im Auftrag" im Namen des Beauftragten hinzufügen, damit alle Informationen zur Anfrage an einem Ort dokumentiert sind.
Nachdem der Antwortabschnitt ausgefüllt und ggf. ein Anhang angefügt wurde, wird die Option "Antwort hinzufügen" verfügbar.
Dadurch wird die Informationsanfrage wieder dem Ersteller zur Genehmigung der Antwort zugewiesen:
Hinweis: Diese Abfolge von Ereignissen wird automatisch in den "Aktivitäten" erfasst.
Der Anfragende kann das Eingangsdatum der Antwort angeben. Dieses Datum wird im Aktivitäts-Feed, im Antwortblock und bei allen Exporten angezeigt.
Antwort überprüfen
Damit die Informationsanfrage weiter fortschreiten kann, muss der Abschnitt „Antwort“ durch den Empfänger, einen Manager aus dem Unternehmen des Empfängers oder einen Manager im Unternehmen des Erstellers beantwortet werden, der im Namen des Empfängers antworten kann:
Nachdem im Bereich „Antwort“ eine Antwort gegeben wurde, kann auf „Antwort hinzufügen“ geklickt werden.
Dies verweist die Informationsanfrage zurück an den Ersteller, um die Antwort zu überprüfen.
Der Ersteller der Informationsanfrage kann die Informationsanfrage dann akzeptieren, ablehnen oder neu zuweisen. Wenn die Antwort abgelehnt wird, wird sie zur weiteren Klärung an den vorherigen Empfänger zurückgesendet.
Akzeptieren (und schließen)
Angenommen, die Antwort des Empfängers enthält alle erforderlichen Informationen. In diesem Fall können Sie über eine integrierte Verteilerliste mehrere Benutzer des Inhalts der Informationsanfrage per E-Mail über die geschlossene Informationsanfrage benachrichtigen.
Die Verteilerliste kann Benutzer außerhalb der beiden für die Informationsanfrage zuständigen Unternehmen umfassen. Diese Benutzer müssen allerdings in das Projekt eingeladen werden, um in der Verteilerliste angezeigt zu werden.
Nachdem Sie die Verteilerliste ausgewählt haben, wählen Sie „Akzeptieren und Schließen“ aus. Dies versetzt die Informationsanfrage vom Status „Offen“ in den Status „Geschlossen“. Alle Personen auf der Verteilerliste werden per E-Mail über die geschlossene Informationsanfrage informiert:
Die Informationsanfrage ablehnen
Wenn die Antwort, die Sie vom Empfänger erhalten haben, Ihre Frage nicht beantwortet, können Sie die Antwort ablehnen, indem Sie auf die Schaltfläche „Antwort ablehnen“ klicken. Dadurch bleibt die Anfrage offen und wird an den ursprünglichen Verantwortlichen zurückgeschickt, damit dieser seine Antwort bei Bedarf anpassen kann. In Ihrer Ablehnung müssen Sie einen „Grund“ angeben und können Ihrer Ablehnungsbegründung eine Anlage beifügen. Die Anhänge werden dann im Abschnitt „Abgelehnte Antwort“ der Informationsanfrage angezeigt.
Eine Informationsanfrage für ungültig erklären
Wenn eine Informationsanfrage „für ungültig erklärt“ wird, kann sie dauerhaft nicht mehr bearbeitet werden, da sie dauerhaft in den Status „Ungültig“ versetzt wurde. Nutzen Sie diese Möglichkeit nur, wenn absehbar ist, dass sie nicht länger relevant ist.
Nach der Auswahl der Option „Ungültig“ können Sie optional den Empfänger der Informationsanfrage und die eventuellen Beobachter per E-Mail darüber benachrichtigen, um mögliche weitere relevante Informationen zur Verfügung zu stellen:
Nachdem die Informationsanfrage für ungültig erklärt wurde, wird sie im Tab „Informationsanfragen“ mit dem Status „Ungültig“ angezeigt:
Bei Bedarf können Benutzer nach wie vor eine Kopie der ungültigen Informationsanfrage herunterladen oder aus ihr eine verwandte Informationsanfrage erstellen.
Eine verwandte Informationsanfrage erstellen
Wenn sich eine Informationsanfrage im Status "Offen", "Ausstehend" oder "Geschlossen" befindet, können der Ersteller und der Zuweiser (sowie die mit der Informationsanfrage verbundenen Unternehmensmanager) im Abschnitt "Details" eine "Verwandte Informationsanfrage" erstellen, indem sie im Menü "Link hinzufügen" auswählen:
Wenn ein Benutzer eine verwandte Informationsanfrage erstellt, wird die Option angezeigt, bestimmte Elemente aus der bestehenden Informationsanfrage zu klonen:
- Fragen, Vorschläge und Auswirkungen einbeziehen
- Fragenanhänge einfügen
Zudem können Sie einen neuen Titel verwenden.
Hinweis: Wenn Sie eine verwandte Informationsanfrage erstellen, wird die Beobachtergruppe der Informationsanfrage nicht geklont. Die Person, welche die verwandte Informationsanfrage erstellt hat, wird zum Empfänger der „Entwurfs“-Informationsanfrage.
Eine Informationsanfrage teilen
Herunterladen
Über das Aktionsmenü können der Empfänger, der Ersteller und die Beobachter eine Informationsanfrage unabhängig von deren aktuellem Status herunterladen. Ein Manager im Unternehmen des Empfängers kann die Informationsanfrage ebenfalls herunterladen.
Eine Informationsanfrage per E-Mail versenden
Benutzer können nun PDFs zu Informationsanfrage direkt aus Fieldwire per E-Mail versenden, ebenso wie Formulare und Aufgaben. Um die Verantwortlichkeit zu gewährleisten, wird diese Aktion im Aktivitätsfeed protokolliert. So lässt sich nachweisen, welche Informationen wann verteilt wurden.
In jedem Schritt des Erstellungsprozesses kann der Benutzer, der auf die Informationsanfrage zugreift, auf die Drop-down-Schaltfläche „Aktionen“ und anschließend auf die Option „E-Mail“ klicken.
Nach Auswahl der Option „E-Mail“ wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, in dem Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger angeben. Zudem wird ein Feld angezeigt, in dem Sie die Betreffzeile der E-Mail bearbeiten können. Schließlich wird ein Feld für eine optionale Nachricht angezeigt.
Nachdem die Pflichtfelder ausgefüllt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“.
Dies ist ein Beispiel für eine erhaltene E-Mail:
Dies ist ein Beispiel für den E-Mail-Anhang:
Zuletzt, wie bereits erwähnt, wird die versendete E-Mail im Aktivitätsprotokoll der Informationsanfrage verfolgt:
Hinweis: Wenn die Informationsanfrage oder die Einreichung einer E-Mail-Adresse zugewiesen ist, kann der Empfänger nicht in Fieldwire antworten. Er kann zwar per E-Mail an denjenigen antworten, der ihm die Anfrage geschickt hat, aber das geschieht außerhalb von Fieldwire. Ihre Antwort wird nicht in Fieldwire protokolliert. Die Antwort des „E-Mail-Empfängers“ muss vom Absender in Fieldwire protokolliert werden, sh. nachfolgend.
Da der Benutzer nicht an dem Projekt beteiligt ist, wählen Sie sich selbst als Prüfer aus und geben Sie seine Antwort über die Funktion "Beantworten im Auftrag" ein:
Klicken Sie dann auf der rechten Seite auf Aktivität, hier wird werden wie gewohnt alle Änderungen an der Informationsanfrage mitgeschrieben.
Informationsanfrage auf Mobilgeräten
Informationsanfrage können nun in jedem Status („Entwurf“, „Offen“, „Ausstehend“, „Geschlossen“, „Ungültig“) über den Tab „Informationsanfrage“ auf Ihrem Mobilgerät angezeigt werden. Zudem können Informationsanfrage nun, solange sie sich im Status „Entwurf“ befinden, auf Ihrem Mobilgerät erstellt und ausgefüllt werden. Dies bedeutet auch, dass Benutzer auf der Baustelle Fragen, das Fälligkeitsdatum, Anhänge und Auswirkungen hinzufügen können. Den Status der Informationsanfrage können Sie allerdings aktuell nur über die Web-App ändern.
Informationsanfragen auf Mobilgeräten erstellen
Genau wie in der Web-App können Benutzer nun neue Informationsanfrage auf ihrem Mobilgerät erstellen. Öffnen Sie hierzu den Tab „Informationsanfrage“ und klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „+“, wie unten auf dem Bild.
Informationsanfragen auf Mobilgeräten ausfüllen
Nachdem sie ein Formular auf ihrem Mobilgerät erstellt haben, können Benutzer die Felder für Fragen, das Fälligkeitsdatum, Anhänge, Auswirkungen usw. ausfüllen, solange sich die Aufgabe im Status „Entwurf“ befindet. Zudem können Benutzer verwandte Aufgaben, Informationsanfrage und Pläne anzeigen, wenn sie die Informationsanfrage auf ihrem Mobilgerät anzeigen.
Abgeschlossene Informationsanfragen auf Mobilgeräten anzeigen
Genau wie in der Web-App können Sie die relevanten Inhalte abgeschlossener Informationsanfragen auch auf Mobilgeräten anzeigen:
| Frage | Vorschlag / Auswirkung | Antwort |
Informationsanfragen auf Mobilgeräten sortieren
Im Tab „Informationsanfragen“ können Sie Informationsanfragen auf Ihrem Mobilgerät nach Status, Nummer, Name und Fälligkeitsdatum sortieren und so das gewünschte Dokument schneller finden:
Status: Der Status, in dem sich die Informationsanfrage befindet: „Entwurf“, „Offen“, „Ausstehend“, „Geschlossen“ oder „Ungültig“.
Nummer: Die eindeutige Nummer, die der Informationsanfrage bei ihrer Erstellung automatisch zugewiesen wird.
Name: Der Titel der Informationsanfrage.
Fälligkeitsdatum: Das Datum, zu dem die Informationsanfrage abgeschlossen sein soll.
Informationsanfragen auf Mobilgeräten suchen
Wählen Sie das Lupensymbol aus und geben Sie den Namen der Informationsanfrage ein, um nach abgeschlossenen Informationsanfrage zu suchen:
Feedback senden
Wir freuen uns auf Ihr Feedback, da es stets unser Ziel ist, das intuitivste Tool zur Verwaltung von Informationsanfrage zu entwickeln:
Weitere Informationen
Ablauf von Informationsanfragen in Fieldwire