Erste Schritte mit Leistungsanfragen in Fieldwire

Übersicht & Hintergrund

Das Leistungsanfragen-Tool ist Teil des Fieldwire-Projektmanagements. Es hilft Ihnen, den Datenstrom von der Baustelle zu erweitern und schlägt eine Brücke zwischen den verschiedenen Stakeholdern. Leistungsanfragen bieten eine neutrale Daten-Eigentümerschaft und ermöglichen es den Teams, die Leistungsanfragen intuitiv eindeutig zu dokumentieren.

Hinweis: Wenn Sie diese Funktion in Ihre Fieldwire-Instanz aufnehmen möchten, vereinbaren Sie eine Demo mit unserem Verkaufsteam.

Inhaltsverzeichnis:

• PM in einem Projekt aktivieren
• Der Workflow für Leistungsanfragen
  • Eine Leistungsanfrage erstellen – (Entwurf)
    • Aktivitäts-Funktion
    • Beobachter der Leistungsanfrage
  • Die Leistungsanfrage zuweisen – (Entwurf Offen)
  • Die Leistungsanfrage beantworten oder weiterleiten (Offen Ausstehend)
    • In meinem Unternehmen neu zuweisen
    • Eine verwandte Leistungsanfrage erstellen
    • Eine Leistungsanfrage für ungültig erklären
    • Im Namen des Empfängers beantworten
  • Die Antwort überprüfen (Ausstehend)
    • Akzeptieren (und schließen)
    • Die Leistungsanfrage neu zuweisen
  • Eine Leistungsanfrage teilen
    
    • Herunterladen
    • Eine Leistungsanfrage per E-Mail versenden
• Leistungsanfragen anzeigen
  • Leistungsanfragen filtern
  • Definition der Filterparameter
• Leistungsanfragen auf Mobilgeräten
  • Neuen erstellen
  • Ausfüllen
  • Abgeschlossene anzeigen
  • Sortieren
  • Suche
• Feedback senden

PM in einem Projekt aktivieren

Informationen zu Unternehmen und dazu, wie Sie PM in einem Projekt aktivieren können, finden Sie in diesem Artikel.

Der Workflow für Leistungsanfragen

Abhängig von der Phase, in der sie sich befindet, kann eine Leistungsanfrage verschiedene Status annehmen. Der Workflow ist für alle Leistungsanfragen gleich. In der folgenden Tabelle finden Sie Erklärungen für die verschiedenen Status, die eine Leistungsanfrage durchläuft:

Eine Leistungsanfrage erstellen – (Entwurf)

Jeder Benutzer, der Teil eines „Unternehmens“ ist, kann neue Leistungsanfragen erstellen. Um eine neue Leistungsanfrage zu erstellen, navigieren Sie zum Tab „Leistungsanfrage“, wählen Sie „+Neue Leistungsanfrage“ und geben Sie anschließend den Namen der Leistungsanfrage ein: 

Hinweis: Der Titel der Leistungsanfrage kann später geändert werden – klicken Sie neben dem Namen der „Entwurfs“-Leistungsanfrage auf das Bleistiftsymbol.

Ein neuer Entwurf einer Leistungsanfrage wird erstellt. Um die Leistungsanfrage zuzuweisen, ist „Frage“ das einzige Pflichtfeld.  Ergänzen Sie die Frage mit zugeschnittenen Plänen, Fotos oder Dateien zu Ihrem Projekt:

Hinweis: Sie können zu allen Fotos, die Sie als neuen Upload direkt von Ihrem Gerät verwenden, ein Markup hinzufügen. Für angehängte Bilder ist diese Funktion nicht verfügbar. 

Der Ersteller der Leistungsanfrage kann für die Leistungsanfrage auch das mögliche Budget und/oder zeitbasierte Auswirkungen festlegen:

Bei einer Beziehung zu bestehenden Leistungsanfragen kann der Ersteller über den Abschnitt „Projektverknüpfung“ darauf verweisen: 

Der Ersteller kann im Abschnitt „Projektverknüpfung“ auch eine neue Aufgabe erstellen (oder auf eine bestehende Aufgabe verweisen):

Jeder Manager oder Mitwirkende in Ihrem Unternehmen sieht den Entwurf der Leistungsanfrage. Nur Manager in Ihrem Unternehmen können die Leistungsanfrage bearbeiten. Der Entwurf der Leistungsanfrage kann über das Drop-down-Menü „Aktionen“ im Entwurf der Leistungsanfrage heruntergeladen oder gelöscht werden.

Über den Hyperlink zur Leistungsanfrage in der Planansicht auf einer Seite können Benutzer eine Leistungsanfrage direkt aus dem Plan erstellen oder dem Plan eine bestehende Leistungsanfrage anhängen:

Wenn eine Leistungsanfrage an einen Plan angehängt wird, werden die entsprechenden Plannamen im Abschnitt „Verwandte Pläne“ eingetragen: 

Jeder kann den Plannamen auswählen und sich so zum damit verbundenen Plan weiterleiten lassen.

Hinweis: Ein „verwandter Plan“ kann nicht aus der Leistungsanfrage angehängt werden. Um zu gewährleisten, dass der Verweis auf die Leistungsanfrage funktioniert (oder dass eine Leistungsanfrage auf den Plan verweist), verwenden Sie in der Planansicht auf einer Seite das Tool „Mit der Leistungsanfrage verknüpfen“.

Aktivitäts-Funktion

Während des Leistungsanfrage-Prozesses können alle Benutzer den Status der Leistungsanfrage verfolgen, wann Informationen angefordert/übermittelt wurden bzw. wer diese Informationen angefordert/übermittelt hat.

Darüber hinaus wird jede Änderung der Auswirkungen oder Notizen, die im folgenden Screenshot hervorgehoben sind, auf der Registerkarte „Aktivität“ protokolliert, sodass jeder im Projekt sehen kann, wie sich die Auswirkung während des Lebenszyklus der Leistungsanfrage entwickelt hat.

Beobachter der Leistungsanfrage 

Zu jedem Zeitpunkt während der Laufzeit der Leistungsanfrage, aber in der Regel in der Phase „Entwurf“, können „Beobachter“ zur Leistungsanfrage hinzugefügt werden, um bei Fortschritten der Leistungsanfrage per E-Mail benachrichtigt zu werden:

Beobachter erhalten Benachrichtigungen über den Fortschritt der Leistungsanfrage. Sie können die Inhalte der Leistungsanfrage jedoch nicht bearbeiten, wenn sie nicht der Empfänger oder ein Manager im Unternehmen des Empfängers sind.

Wenn eine Leistungsanfrage zugewiesen wurde, kann der Benutzer jemanden im Projekt als Beobachter benennen. Auch bei einem Wechsel des Empfängers der Leistungsanfrage wird dieser Benutzer automatisch als Beobachter hinzugefügt.

Der Ersteller der Leistungsanfrage kann „Beobachter“ aus dem eigenen Unternehmen (oder aus anderen Unternehmen) hinzufügen, wenn sich die Leistungsanfrage im Status „Entwurf“, „Offen“, „Geschlossen“ oder „Ungültig“ befindet. Der Empfänger der Leistungsanfrage kann „Beobachter“ aus dem eigenen Unternehmen (oder aus anderen Unternehmen) hinzufügen, wenn sich die Leistungsanfrage im Status „Offen“ oder „Geschlossen“ befindet.

Die Leistungsanfrage zuweisen – (Entwurf Offen)

Nachdem eine Frage gestellt wurde, wird die Option „Zuweisen und Senden“ blau angezeigt. Dies bedeutet, dass die Leistungsanfrage zur Überprüfung und zur Beantwortung der Anfrage an eine andere Partei gesendet werden kann. Wenn eine „Frage“ gestellt wird, ändert dies den Status der Leistungsanfrage von „Entwurf“ zu „Offen“:

Wählen Sie nach dem Klick auf „Zuweisen und Senden“ das relevante Unternehmen, den Empfänger und das Fälligkeitsdatum aus. Gegebenenfalls können Sie eine Nachricht hinzufügen, um zusätzliche Details außerhalb der Anfrage bereitzustellen.  (Hinweis: Nachrichten tauchen nur dann in E-Mail-Benachrichtigungen auf, wenn eine Leistungsanfrage zugewiesen, übermittelt oder abgelehnt wurde).

Wenn die Option „E-Mail-Erinnerungen für den Empfänger aktivieren“ ausgewählt wurde, erhält der Empfänger 48 Stunden vor dem Fälligkeitsdatum per E-Mail eine Benachrichtigung mit einer Erinnerung, dass die Leistungsanfrage beantwortet werden muss:
 

Manager können die Leistungsanfrage einem Manager oder Mitwirkenden in einem anderen Unternehmen zuweisen, um sie von „Entwurf“ in den Status „Offen“ zu versetzen. Mitwirkende können die Leistungsanfrage einem Manager innerhalb ihres eigenen Unternehmens zuweisen.

Die Leistungsanfrage verbleibt im Status „Entwurf“, bis der Manager sie einem anderen Manager oder Mitwirkenden in einem anderen Unternehmen zuweist. Wenn eine Partei außerhalb Ihres Unternehmens die Leistungsanfrage bearbeiten soll, erstellen Sie eine verwandte Leistungsanfrage.

Die Leistungsanfrage beantworten oder weiterleiten (Offen Ausstehend)

Nachdem eine Leistungsanfrage zugewiesen wurde, erhält der neue Empfänger (und die entsprechenden Beobachter) eine E-Mail mit dem Hinweis, dass sich der Status der Leistungsanfrage von „Entwurf“ zu „Offen“ geändert hat.

Offene und ausstehende Leistungsanfragen sind für alle Benutzer der beiden beteiligten Unternehmen sichtbar, also sowohl im Unternehmen des Erstellers als auch im Unternehmen, dem die Leistungsanfrage zugewiesen wurde. Zudem können alle mit dem Unternehmen in Verbindung stehenden Manager die Leistungsanfrage im Namen des Empfängers anzeigen und bearbeiten.

Aktionen des Managers im Status „Offen“:

Aktionen des Managers im Status „Ausstehend“:

Der Empfänger selbst hat wenige Möglichkeiten, den Workflow voranzutreiben – im Menü „Aktionen“ kann er die Leistungsanfrage einer anderen Person im Unternehmen neu zuweisen und sie für ungültig erklären. Alternativ kann der Empfänger auch die Frage beantworten: 

In meinem Unternehmen neu zuweisen

Ein Manager oder Mitwirkender hat im Menü „Aktionen“ vor allem die Möglichkeit, die Leistungsanfrage einem anderen Manager oder Mitwirkenden innerhalb seines Unternehmens neu zuzuweisen. Der neue Empfänger und alle Beobachter der Leistungsanfrage werden nach dieser Aktion per E-Mail benachrichtigt.  Die Neuzuweisung wird für eine erhöhte Transparenz im Abschnitt „Aktivität“ der Leistungsanfrage dokumentiert. Zudem wird der ursprüngliche Empfänger der Leistungsanfrage als Beobachter hinzugefügt. 

Eine verwandte Leistungsanfrage erstellen

Wenn sich eine Leistungsanfrage im Status „Offen“, „Ausstehend“ oder „Geschlossen“ befindet, können sowohl der Ersteller und der Empfänger als auch die entsprechenden und mit der Leistungsanfrage verbundenen Manager des Unternehmens über das Drop-down-Menü im Abschnitt „Projektverknüpfung“ eine „verwandte Leistungsanfrage“ erstellen oder eine „bestehende Leistungsanfrage anhängen“.
 

Wenn ein Benutzer eine verwandte Leistungsanfrage erstellt, wird die Option angezeigt, bestimmte Elemente aus der bestehenden Leistungsanfrage zu klonen:

• Fragen, Vorschläge und Auswirkungen einbeziehen
• Fragenanhänge einfügen

Zudem können Sie einen neuen Titel verwenden.

Hinweis: Wenn Sie eine verwandte Leistungsanfrage erstellen, wird die Beobachtergruppe der Leistungsanfrage nicht geklont. Die Person, welche die verwandte Leistungsanfrage erstellt hat, wird zum Empfänger der „Entwurfs“-Leistungsanfrage.

Eine Leistungsanfrage für ungültig erklären

Wenn eine Leistungsanfrage „für ungültig erklärt“ wird, kann sie dauerhaft nicht mehr bearbeitet werden, da sie dauerhaft in den Status „Ungültig“ versetzt wurde. Nutzen Sie diese Möglichkeit nur, wenn absehbar ist, dass die Leistungsanfrage nicht länger relevant ist. 

Nach der Auswahl der Option „Ungültig“ können Sie optional den Empfänger der Leistungsanfrage und die eventuellen Beobachter per E-Mail darüber benachrichtigen, um mögliche weitere relevante Informationen zur Verfügung zu stellen:

Nachdem die Leistungsanfrage für ungültig erklärt wurde, wird sie im Tab „Leistungsanfragen“ mit dem Status „Ungültig“ angezeigt: 

Bei Bedarf können Benutzer nach wie vor eine Kopie der ungültigen Leistungsanfrage herunterladen oder aus ihr eine verwandte Leistungsanfrage erstellen: 

Im Namen des Empfängers beantworten

Bei Bedarf können Manager im Unternehmen des Erstellers der Leistungsanfrage im Menü „Aktionen“ im Namen des Empfängers antworten:

Wenn sich der Ersteller entscheidet, „im Namen des Empfängers“ zu antworten, aktiviert dies das Feld „Antworten“. Der aktuelle Empfänger kann dann allerdings nicht zur Leistungsanfrage beitragen: 

Antwort überprüfen

Damit die Leistungsanfrage weiter fortschreiten kann, muss der Abschnitt „Antwort“ durch den Empfänger, einen Manager aus dem Unternehmen des Empfängers oder einen Manager im Unternehmen des Erstellers beantwortet werden, der im Namen des Empfängers antworten kann:

Nachdem der Abschnitt „Antwort“ ausgefüllt wurde, kann der Empfänger die Option „Antwort übermitteln“ auswählen. Dies verweist die Leistungsanfrage zurück an den Ersteller, um die Antwort zu überprüfen: 

Der Ersteller der Leistungsanfrage kann die Leistungsanfrage dann akzeptieren, ablehnen oder neu zuweisen. Wenn die Antwort abgelehnt wird, wird sie zur weiteren Klärung an den vorherigen Empfänger zurückgesendet. 

Akzeptieren (und schließen)

Angenommen, die Antwort des Empfängers enthält alle erforderlichen Informationen. In diesem Fall können Sie über eine integrierte Verteilerliste mehrere Benutzer des Inhalts der Leistungsanfrage per E-Mail über die geschlossene Leistungsanfrage benachrichtigen.

Die Verteilerliste kann Benutzer außerhalb der beiden für die Leistungsanfrage zuständigen Unternehmen umfassen. Diese Benutzer müssen allerdings in das Projekt eingeladen werden, um in der Verteilerliste angezeigt zu werden.

Nachdem Sie die Verteilerliste ausgewählt haben, wählen Sie „Akzeptieren und Schließen“ aus. Dies versetzt die Leistungsanfrage vom Status „Offen“ in den Status „Geschlossen“. Alle Personen auf der Verteilerliste werden per E-Mail über die geschlossene Leistungsanfrage informiert:

Die Leistungsanfrage ablehnen

Wenn die Antwort des Empfängers Ihre Frage nicht beantwortet, können Sie die Antwort ablehnen. Klicken Sie hierzu auf die Aktionsschaltfläche und wählen Sie „Antwort ablehnen“. Die Leistungsanfrage verbleibt im Status „Offen“ und wird an den ursprünglichen Empfänger zurückgesendet. Dieser wird aufgefordert, die Antwort gegebenenfalls zu überarbeiten. 

Eine Leistungsanfrage teilen

Herunterladen

Über das Aktionsmenü können der Empfänger, der Ersteller und die Beobachter eine Leistungsanfrage unabhängig von deren aktuellem Status herunterladen. Ein Manager im Unternehmen des Empfängers kann die Leistungsanfrage ebenfalls herunterladen. 

Eine Leistungsanfrage per E-Mail versenden

Benutzer können nun PDFs zu Leistungsanfragen direkt aus Fieldwire per E-Mail versenden, ebenso wie Formulare und Aufgaben. Um die Verantwortlichkeit zu gewährleisten, wird diese Aktion im Aktivitätsfeed protokolliert. So lässt sich nachweisen, welche Informationen wann verteilt wurden.

In jedem Schritt des Erstellungsprozesses kann der Benutzer, der auf die Leistungsanfrage zugreift, auf die Drop-down-Schaltfläche „Aktionen“ und anschließend auf die Option „E-Mail“ klicken.

Nach Auswahl der Option „E-Mail“ wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, in dem Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger angeben. Zudem wird ein Feld angezeigt, in dem Sie die Betreffzeile der E-Mail bearbeiten können. Schließlich wird ein Feld für eine optionale Nachricht angezeigt.

Nachdem die Pflichtfelder ausgefüllt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“.

Dies ist ein Beispiel für eine erhaltene E-Mail:

Dies ist ein Beispiel für den E-Mail-Anhang:

Zuletzt, wie bereits erwähnt, wird die versendete E-Mail im Aktivitätsprotokoll der Leistungsanfrage verfolgt:

Leistungsanfragen anzeigen

Wählen Sie im Modul „Leistungsanfragen“ auf der linken Seite die entsprechende Kategorie, um die Ihnen zugewiesenen (Meine Leistungsanfragen), von Ihnen beobachteten (Beobachtete Leistungsanfragen) oder beide (Alle Leistungsanfragen) zu isolieren: 

Sie können den Tab „Leistungsanfragen“ auch nach Spalten sortieren – wählen Sie hierzu die jeweilige Spalte aus, um die Leistungsanfragen in auf- oder absteigender Reihenfolge zu sortieren: 

• Nummer der Leistungsanfrage (#): Verwendet den Unternehmenscode, um den Ersteller der Leistungsanfrage sowie die Bestellung anzuzeigen, in deren Rahmen die Leistungsanfrage erstellt wurde. 
• Name: Name der Leistungsanfrage, der bei der Erstellung zugewiesen wurde.
• Status: Der Status, in dem sich die Leistungsanfrage befindet (Entwurf, Offen, Ausstehend, Geschlossen, Ungültig).
• Fälligkeitsdatum: Das Datum, an dem die Schließung der Leistungsanfrage erwartet wird.
• Unternehmen: Ist mit dem aktuellen Empfänger der Leistungsanfrage verknüpft und ändert sich mit dem jeweiligen Empfänger.

Leistungsanfragen filtern

Sie können Leistungsanfragen im Tab „Leistungsanfragen“ filtern: 

Nachdem Sie „Leistungsanfragen filtern“ ausgewählt haben, können Sie die Leistungsanfragen entsprechend der folgenden Parameter filtern:

Status: Die Phase, in der sich die Leistungsanfrage aktuell befindet: „Entwurf“, „Offen“, „Ausstehend“, „Geschlossen“ oder „Ungültig“.

Unternehmen: Das Unternehmen, dem der Empfänger zugewiesen ist.

Empfänger: Die Person, dem die Leistungsanfrage zum jeweiligen Zeitpunkt zugewiesen ist.

Zuletzt aktualisiert: Der Zeitpunkt, zu dem das Formular zuletzt aktualisiert wurde.

Leistungsanfragen auf Mobilgeräten

Leistungsanfragen können nun in jedem Status („Entwurf“, „Offen“, „Ausstehend“, „Geschlossen“, „Ungültig“) über den Tab „Leistungsanfragen“ auf Ihrem Mobilgerät angezeigt werden. Zudem können Leistungsanfragen nun, solange sie sich im Status „Entwurf“ befinden, auf Ihrem Mobilgerät erstellt und ausgefüllt werden. Dies bedeutet auch, dass Benutzer auf der Baustelle Fragen, das Fälligkeitsdatum, Anhänge und Auswirkungen hinzufügen können. Den Status der Leistungsanfrage können Sie allerdings aktuell nur über die Web-App ändern.

Leistungsanfragen auf Mobilgeräten erstellen

Genau wie in der Web-App können Benutzer nun neue Leistungsanfragen auf ihrem Mobilgerät erstellen. Öffnen Sie hierzu den Tab „Leistungsanfragen“ und klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „+“, wie unten auf dem Bild.

Leistungsanfragen auf Mobilgeräten ausfüllen

Nachdem sie ein Formular auf ihrem Mobilgerät erstellt haben, können Benutzer die Felder für Fragen, das Fälligkeitsdatum, Anhänge, Auswirkungen usw. ausfüllen, solange sich die Aufgabe im Status „Entwurf“ befindet. Zudem können Benutzer verwandte Aufgaben, Leistungsanfragen und Pläne anzeigen, wenn sie die Leistungsanfrage auf ihrem Mobilgerät anzeigen.

Abgeschlossene Leistungsanfragen auf Mobilgeräten anzeigen

Genau wie in der Web-App können Sie die relevanten Inhalte abgeschlossener Leistungsanfragen auch auf Mobilgeräten anzeigen:

Frage	Vorschlag / Auswirkung	Antwort

Leistungsanfragen auf Mobilgeräten sortieren 

Im Tab „Leistungsanfragen“ können Sie Leistungsanfragen auf Ihrem Mobilgerät nach Status, Nummer, Name und Fälligkeitsdatum sortieren und so das gewünschte Dokument schneller finden:

Status: Der Status, in dem sich die Leistungsanfrage befindet: „Entwurf“, „Offen“, „Ausstehend“, „Geschlossen“ oder „Ungültig“.

Nummer: Die eindeutige Nummer, die der Leistungsanfrage bei ihrer Erstellung automatisch zugewiesen wird.

Name: Der Titel der Leistungsanfrage.

Fälligkeitsdatum: Das Datum, zu dem die Leistungsanfrage abgeschlossen sein soll.

Leistungsanfragen auf Mobilgeräten suchen

Wählen Sie das Lupensymbol aus und geben Sie den Namen der Leistungsanfrage ein, um nach abgeschlossenen Leistungsanfragen zu suchen: 

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Wir freuen uns auf Ihr Feedback, da es stets unser Ziel ist, das intuitivste Tool zur Verwaltung von Leistungsanfragen zu entwickeln: