Übersicht & Hintergrund
Das Informationsanfrage-Tool ist Teil des Fieldwire-Projektmanagements. Es hilft Ihnen, den Datenstrom von der Baustelle zu erweitern und schlägt eine Brücke zwischen den verschiedenen Stakeholdern. Informationsanfragen bieten eine neutrale Daten-Übersicht und ermöglichen es den Teams, die Informationsanfragen intuitiv und eindeutig zu dokumentieren.
Hinweis: Wenn Sie diese Funktion in Ihren Fieldwire-Account aufnehmen möchten, vereinbaren Sie eine Demo mit unserem Verkaufsteam.
Inhaltsverzeichnis:
- PM in einem Projekt aktivieren
- Der Workflow für Leistungsanfragen
- Leistungsanfragen anzeigen
- Konvertieren Sie eine Aufgabe in eine Leistungsanfrage
- Leistungsanfragen auf Mobilgeräten
- Feedback senden
Projektmanagement (PM) in einem Projekt aktivieren
Informationen zu Unternehmen und dazu, wie Sie PM in einem Projekt aktivieren können, finden Sie in diesem Artikel.
Der Workflow für Informationsanfragen
Abhängig von der Phase, in der sie sich befindet, kann eine Informationsanfrage verschiedene Status annehmen. Der Workflow ist für alle Informationsanfragen gleich. In der folgenden Tabelle finden Sie Erklärungen für die verschiedenen Status, die eine Informationsanfrage durchläuft:
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Status der Informationsanfrage |
Definition |
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Entwurf |
Bei der Erstellung befindet sich eine Informationsanfrage im Status „Entwurf“. Sowohl Mitwirkende als auch Manager können Entwürfe erstellen. Solange sich die Informationsanfrage im Status „Entwurf“ befindet, können Sie Fragen stellen, Vorschläge machen, die Auswirkungen angeben und verwandte Aufgaben, Leistungsbeschreibungen und Pläne hinzufügen. Nur Manager können eine Informationsanfrage vom Status „Entwurf“ in den Status „Offen“ verschieben, indem sie sie einem anderen Unternehmen zuweisen. Mitwirkende können eine Informationsanfrage im Status „Entwurf“ nur einem Manager innerhalb des eigenen Unternehmens neu zuweisen. Hierbei verbleibt die sie im Status „Entwurf“. |
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Offen |
Eine Informationsanfrage erhält den Status „Offen“, nachdem ein „Empfänger“ zugewiesen und ein Fälligkeitsdatum festgelegt wurde. Mit diesem Schritt wird der Informationsanfrage eine Nummer zugewiesen. Im Status „Offen“ kann der Empfänger Fragen beantworten, eine verwandte Anfrage erstellen oder die Leistungsanfrage einer anderen Person innerhalb seines Unternehmens zuweisen, um die Fragen zu beantworten, damit die Informationsanfrage weiter bearbeitet werden kann.
Wenn außerhalb von Fieldwire eine Antwort eingeht, kann ein Manager innerhalb des Unternehmens, welches die Informationsanfrage erstellt hat, im Menü „Aktionen“ die Antwort im Namen des Empfängers erteilen. |
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Ausstehend |
Eine Informationsanfrage wechselt in den Status „Ausstehend“, nachdem eine Antwort erstellt wurde – die Leistungsanfrage wird dem Ersteller erneut zugewiesen. In diesem Status kann der Ersteller die Anfrage annehmen und schließen, die Antwort ablehnen und zur Klärung an den vorherigen Empfänger zurücksenden oder die Informationsanfrage für ungültig erklären. |
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Geschlossen |
Bei einer zufriedenstellenden Antwort „schließt“ der Einreichende die Anfrage, um den Workflow zu schließen. Die Informationsanfrage kann anschließend nicht mehr bearbeitet werden. |
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Ungültig |
Eine Anfrage wird „für ungültig erklärt“, wenn ihr Zweck nicht mehr besteht. Diese Aktion ist dauerhaft, die Informationsanfrage kann anschließend nicht mehr bearbeitet werden. Ähnlich zum Status „Geschlossen“ erhalten alle Stakeholder eine Benachrichtigung darüber, dass die Anfrage für ungültig erklärt wurde. |
Eine Informationsanfrage erstellen – (Entwurf)
Jeder Benutzer, der Teil eines „Unternehmens“ ist, kann neue Anfrage erstellen. Um eine neue Informationsanfrage zu erstellen, navigieren Sie zum Tab „Informationsanfragen“, wählen Sie „+Neue Informationsanfrage“ und geben Sie anschließend den Namen der ein:
Hinweis: Der Titel kann später geändert werden – klicken Sie neben dem Namen der „Entwurfs“-Informationsanfrage auf das Bleistiftsymbol.
Ein neuer Entwurf wird erstellt. Um die Anfrage zuzuweisen, ist „Frage“ das einzige Pflichtfeld. Ergänzen Sie die Frage mit zugeschnittenen Plänen, Fotos oder Dateien zu Ihrem Projekt:
Hinweis: Sie können zu allen Fotos, die Sie als neuen Upload direkt von Ihrem Gerät verwenden, ein Markup hinzufügen. Für angehängte Bilder ist diese Funktion nicht verfügbar.
Der Ersteller der Informationsanfrage kann für die Anfrage auch das mögliche Budget und/oder zeitbasierte Auswirkungen festlegen:
Bei einer Beziehung zu bestehenden Informationsanfragen kann der Ersteller über den Abschnitt „Projektverknüpfung“ darauf verweisen:
Der Ersteller kann im Abschnitt „Projektverknüpfung“ auch eine neue Aufgabe erstellen (oder auf eine bestehende Aufgabe verweisen):
Jeder Manager oder Mitwirkende in Ihrem Unternehmen sieht den Entwurf der Informationsanfrage. Nur Manager in Ihrem Unternehmen können die Anfrage bearbeiten. Der Entwurf kann über das Drop-down-Menü „Aktionen“ im Entwurf heruntergeladen oder gelöscht werden.
Über den Hyperlink zur Informationsanfrage in der Planansicht auf einer Seite können Benutzer eine solche Anfrage direkt aus dem Plan erstellen oder dem Plan eine bestehende Informationsanfrage anhängen:
Wenn eine Informationsanfrage an einen Plan angehängt wird, werden die entsprechenden Plannamen im Abschnitt „Links“ eingetragen:
Jeder kann den Plannamen auswählen und sich so zum damit verbundenen Plan weiterleiten lassen.
Hinweis: Ein „verwandter Plan“ kann nicht aus der Informationsanfrage angehängt werden. Um zu gewährleisten, dass der Verweis auf die Anfrage funktioniert (oder dass eine Informationsanfrage auf den Plan verweist), verwenden Sie in der Planansicht auf einer Seite das Tool „Mit der Informationsanfrage verknüpfen“.
Aktivitäts-Funktion
Während des Informationsanfrage-Prozesses können alle Benutzer den Status der Anfrage verfolgen, wann Informationen angefordert/übermittelt wurden bzw. wer diese Informationen angefordert/übermittelt hat.
Darüber hinaus wird jede Änderung der Auswirkungen oder Notizen, die im folgenden Screenshot hervorgehoben sind, auf der Registerkarte „Aktivität“ protokolliert, sodass jeder im Projekt sehen kann, wie sich die Auswirkung während des Lebenszyklus der Informationsanfrage entwickelt hat.
Beobachter der Informationsanfrage
Zu jedem Zeitpunkt während der Laufzeit der Anfrage, aber in der Regel in der Phase „Entwurf“, können „Beobachter“ zur Informationsanfrage hinzugefügt werden, um bei Fortschritten per E-Mail benachrichtigt zu werden:
Beobachter erhalten Benachrichtigungen über den Fortschritt der Anfrage. Sie können die Inhalte jedoch nicht bearbeiten, wenn sie nicht der Empfänger oder ein Manager im Unternehmen des Empfängers sind.
Wenn eine Informationsanfrage zugewiesen wurde, kann der Benutzer jemanden im Projekt als Beobachter benennen. Auch bei einem Wechsel des Empfängers wird dieser Benutzer automatisch als Beobachter hinzugefügt.
Der Ersteller der Informationsanfrage kann „Beobachter“ aus dem eigenen Unternehmen (oder aus anderen Unternehmen) hinzufügen, wenn sich die Anfrage im Status „Entwurf“, „Offen“, „Geschlossen“ oder „Ungültig“ befindet. Der Empfänger kann „Beobachter“ aus dem eigenen Unternehmen (oder aus anderen Unternehmen) hinzufügen, wenn sich die Anfrage im Status „Offen“ oder „Geschlossen“ befindet.
Die Informationsanfrage zuweisen – (Entwurf Offen)
Nachdem eine Frage gestellt wurde, wird die Option „Zuweisen und Senden“ blau angezeigt. Dies bedeutet, dass die Anfrage zur Überprüfung und zur Beantwortung an eine andere Partei gesendet werden kann. Wenn eine „Frage“ gestellt wird, ändert dies den Status von „Entwurf“ zu „Offen“:
Wählen Sie nach dem Klick auf „Zuweisen und Senden“ das relevante Unternehmen, den Empfänger und das Fälligkeitsdatum aus. Gegebenenfalls können Sie eine Nachricht hinzufügen, um zusätzliche Details außerhalb der Anfrage bereitzustellen. (Hinweis: Nachrichten tauchen nur dann in E-Mail-Benachrichtigungen auf, wenn eine Informationsanfrage zugewiesen, übermittelt oder abgelehnt wurde).
Wenn die Option „E-Mail-Erinnerungen für den Empfänger aktivieren“ ausgewählt wurde, erhält der Empfänger 48 Stunden vor dem Fälligkeitsdatum per E-Mail eine Benachrichtigung mit einer Erinnerung, dass die Anfrage beantwortet werden muss:
Manager können die Informationsanfrage einem Manager oder Mitwirkenden in einem anderen Unternehmen zuweisen, um sie von „Entwurf“ in den Status „Offen“ zu versetzen. Mitwirkende können die sie einem Manager innerhalb ihres eigenen Unternehmens zuweisen.
Die Anfrage verbleibt im Status „Entwurf“, bis der Manager sie einem anderen Manager oder Mitwirkenden in einem anderen Unternehmen zuweist. Wenn eine Partei außerhalb Ihres Unternehmens die Informationsanfrage bearbeiten soll, erstellt sie eine verwandte Anfrage.
Die Informationsanfrage beantworten oder weiterleiten (Offen Ausstehend)
Nachdem eine Informationsanfrage zugewiesen wurde, erhält der neue Empfänger (und die entsprechenden Beobachter) eine E-Mail mit dem Hinweis, dass sich der Status der Anfrage von „Entwurf“ zu „Offen“ geändert hat.
Offene und ausstehende Anfragen sind für alle Benutzer der beiden beteiligten Unternehmen sichtbar, also sowohl im Unternehmen des Erstellers als auch im Unternehmen, dem die Informationsanfrage zugewiesen wurde. Zudem können alle mit dem Unternehmen in Verbindung stehenden Manager die Anfrage im Namen des Empfängers anzeigen und bearbeiten.
Aktionen des Managers im Status „Offene“:
Aktionen des Managers im Status „Ausstehend“:
Der Empfänger selbst hat wenige Möglichkeiten, den Workflow voranzutreiben – im Menü „Aktionen“ kann er die Informationsanfrage einer anderen Person im Unternehmen neu zuweisen und sie für ungültig erklären. Alternativ kann der Empfänger auch die Frage beantworten:
In meinem Unternehmen neu zuweisen
Ein Manager oder Mitwirkender hat im Menü „Aktionen“ vor allem die Möglichkeit, die Informationsanfrage einem anderen Manager oder Mitwirkenden innerhalb seines Unternehmens neu zuzuweisen. Der neue Empfänger und alle Beobachter der Anfrage werden nach dieser Aktion per E-Mail benachrichtigt. Die Neuzuweisung wird für eine erhöhte Transparenz im Abschnitt „Aktivität“ der Anfrage dokumentiert. Zudem wird der ursprüngliche Empfänger als Beobachter hinzugefügt.
Eine verwandte Informationsanfrage erstellen
Wenn sich eine Informationsanfrage im Status „Offen“, „Ausstehend“ oder „Geschlossen“ befindet, können sowohl der Ersteller und der Empfänger als auch die entsprechenden und mit der Informationsanfrage verbundenen Manager des Unternehmens über das Drop-down-Menü im Abschnitt „Projektverknüpfung“ eine „verwandte Informationsanfrage“ erstellen oder eine „bestehende Informationsanfrage anhängen“.
Wenn ein Benutzer eine verwandte Informationsanfrage erstellt, wird die Option angezeigt, bestimmte Elemente aus der bestehenden Informationsanfrage zu klonen:
- Fragen, Vorschläge und Auswirkungen einbeziehen
- Fragenanhänge einfügen
Zudem können Sie einen neuen Titel verwenden.
Hinweis: Wenn Sie eine verwandte Informationsanfrage erstellen, wird die Beobachtergruppe der Informationsanfrage nicht geklont. Die Person, welche die verwandte Informationsanfrage erstellt hat, wird zum Empfänger der „Entwurfs“-Informationsanfrage.
Eine Informationsanfrage für ungültig erklären
Wenn eine Informationsanfrage „für ungültig erklärt“ wird, kann sie dauerhaft nicht mehr bearbeitet werden, da sie dauerhaft in den Status „Ungültig“ versetzt wurde. Nutzen Sie diese Möglichkeit nur, wenn absehbar ist, dass sie nicht länger relevant ist.
Nach der Auswahl der Option „Ungültig“ können Sie optional den Empfänger der Informationsanfrage und die eventuellen Beobachter per E-Mail darüber benachrichtigen, um mögliche weitere relevante Informationen zur Verfügung zu stellen:
Nachdem die Informationsanfrage für ungültig erklärt wurde, wird sie im Tab „Informationsanfragen“ mit dem Status „Ungültig“ angezeigt:
Bei Bedarf können Benutzer nach wie vor eine Kopie der ungültigen Informationsanfrage herunterladen oder aus ihr eine verwandte Informationsanfrage erstellen.
Im Namen des Empfängers beantworten
Bei Bedarf können Manager im Unternehmen des Erstellers der Informationsanfrage im Menü „Aktionen“ im Namen des Empfängers antworten:
Wenn sich der Ersteller entscheidet, „im Namen des Empfängers“ zu antworten, aktiviert dies das Feld „Antworten“. Der aktuelle Empfänger kann dann allerdings nicht zur Informationsanfrage beitragen:
Wenn der Informationsanfrage-Beauftragte lieber per E-Mail antworten möchte, kann er dies tun, indem er die folgenden Schritte ausführt.
Zunächst erhält der Informationsanfrage-Beauftragte eine E-Mail mit diesen Informationen (siehe Screenshot unten). Aus den Informationen, die sie in der E-Mail erhalten, geht hervor, dass sie die Möglichkeit haben, auf die Informationsanfrage zu antworten, indem sie auf die E-Mail antworten.
Sobald der Beauftragte auf die E-Mail antwortet, in der er die in der Informationsanfrage gestellte Frage beantwortet, erhält die Person, die die Informationsanfrage zugewiesen hat, eine E-Mail mit dieser Antwort.
Mit diesen Informationen kann der ursprüngliche Antragsteller nun „im Namen“ des Beauftragten antworten, und diese Abfolge von Ereignissen wird in der Informationsanfrage-Aktivität erfasst.
Antwort überprüfen
Damit die Informationsanfrage weiter fortschreiten kann, muss der Abschnitt „Antwort“ durch den Empfänger, einen Manager aus dem Unternehmen des Empfängers oder einen Manager im Unternehmen des Erstellers beantwortet werden, der im Namen des Empfängers antworten kann:
Nachdem der Abschnitt „Antwort“ ausgefüllt wurde, kann der Empfänger die Option „Antwort übermitteln“ auswählen. Dies verweist die Informationsanfrage zurück an den Ersteller, um die Antwort zu überprüfen.
Der Ersteller der Informationsanfrage kann die Informationsanfrage dann akzeptieren, ablehnen oder neu zuweisen. Wenn die Antwort abgelehnt wird, wird sie zur weiteren Klärung an den vorherigen Empfänger zurückgesendet.
Akzeptieren (und schließen)
Angenommen, die Antwort des Empfängers enthält alle erforderlichen Informationen. In diesem Fall können Sie über eine integrierte Verteilerliste mehrere Benutzer des Inhalts der Leistungsanfrage per E-Mail über die geschlossene Leistungsanfrage benachrichtigen.
Die Verteilerliste kann Benutzer außerhalb der beiden für die Informationsanfrage zuständigen Unternehmen umfassen. Diese Benutzer müssen allerdings in das Projekt eingeladen werden, um in der Verteilerliste angezeigt zu werden.
Nachdem Sie die Verteilerliste ausgewählt haben, wählen Sie „Akzeptieren und Schließen“ aus. Dies versetzt die Informationsanfrage vom Status „Offen“ in den Status „Geschlossen“. Alle Personen auf der Verteilerliste werden per E-Mail über die geschlossene Informationsanfrage informiert:
Die Informationsanfrage ablehnen
Wenn die Antwort des Empfängers Ihre Frage nicht beantwortet, können Sie die Antwort ablehnen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche "Aktionen" und wählen Sie „Antwort ablehnen“. Die Informationsanfrage verbleibt im Status „Offen“ und wird an den ursprünglichen Empfänger zurückgesendet. Dieser wird aufgefordert, die Antwort gegebenenfalls zu überarbeiten.
Eine Informationsanfrage teilen
Herunterladen
Über das Aktionsmenü können der Empfänger, der Ersteller und die Beobachter eine Informationsanfrage unabhängig von deren aktuellem Status herunterladen. Ein Manager im Unternehmen des Empfängers kann die Informationsanfrage ebenfalls herunterladen.
Eine Informationsanfrage per E-Mail versenden
Benutzer können nun PDFs zu Informationsanfrage direkt aus Fieldwire per E-Mail versenden, ebenso wie Formulare und Aufgaben. Um die Verantwortlichkeit zu gewährleisten, wird diese Aktion im Aktivitätsfeed protokolliert. So lässt sich nachweisen, welche Informationen wann verteilt wurden.
In jedem Schritt des Erstellungsprozesses kann der Benutzer, der auf die Informationsanfrage zugreift, auf die Drop-down-Schaltfläche „Aktionen“ und anschließend auf die Option „E-Mail“ klicken.
Nach Auswahl der Option „E-Mail“ wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, in dem Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger angeben. Zudem wird ein Feld angezeigt, in dem Sie die Betreffzeile der E-Mail bearbeiten können. Schließlich wird ein Feld für eine optionale Nachricht angezeigt.
Nachdem die Pflichtfelder ausgefüllt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“.
Dies ist ein Beispiel für eine erhaltene E-Mail:
Dies ist ein Beispiel für den E-Mail-Anhang:
Zuletzt, wie bereits erwähnt, wird die versendete E-Mail im Aktivitätsprotokoll der Informationsanfrage verfolgt:
Informationsanfrage anzeigen
Wählen Sie im Modul „Informationsanfrage“ auf der linken Seite die entsprechende Kategorie, um die Ihnen zugewiesenen (Meine Anfragen), von Ihnen beobachteten (Beobachtete Anfragen) oder beide (Alle Anfragen) zu isolieren:
Sie können den Tab „Leistungsanfragen“ auch nach Spalten sortieren – wählen Sie hierzu die jeweilige Spalte aus, um die Leistungsanfragen in auf- oder absteigender Reihenfolge zu sortieren:
- Nummer der Leistungsanfrage (#): Verwendet den Unternehmenscode, um den Ersteller der Leistungsanfrage sowie die Bestellung anzuzeigen, in deren Rahmen die Leistungsanfrage erstellt wurde.
- Name: Name der Leistungsanfrage, der bei der Erstellung zugewiesen wurde.
- Status: Der Status, in dem sich die Leistungsanfrage befindet (Entwurf, Offen, Ausstehend, Geschlossen, Ungültig).
- Fälligkeitsdatum: Das Datum, an dem die Schließung der Leistungsanfrage erwartet wird.
- Unternehmen: Ist mit dem aktuellen Empfänger der Leistungsanfrage verknüpft und ändert sich mit dem jeweiligen Empfänger.
Leistungsanfragen filtern
Sie können Leistungsanfragen im Tab „Leistungsanfragen“ filtern:
Nachdem Sie „Leistungsanfragen filtern“ ausgewählt haben, können Sie die Leistungsanfragen entsprechend der folgenden Parameter filtern:
Status: Die Phase, in der sich die Leistungsanfrage aktuell befindet: „Entwurf“, „Offen“, „Ausstehend“, „Geschlossen“ oder „Ungültig“.
Unternehmen: Das Unternehmen, dem der Empfänger zugewiesen ist.
Empfänger: Die Person, dem die Leistungsanfrage zum jeweiligen Zeitpunkt zugewiesen ist.
Zuletzt aktualisiert: Der Zeitpunkt, zu dem das Formular zuletzt aktualisiert wurde.
Konvertieren Sie eine Aufgabe in eine Informationsanfrage
Wenn Sie bereits Beobachtungen (Fotos) zu Ihren Aufgaben haben, die Sie zur Erstellung einer neuen Informationsanfrage (RFI) verwenden möchten, können Sie dies direkt aus der Aufgabe selbst heraus tun.
Dazu müssen Sie Fotos in Ihrer Aufgabe haben. Anschließend müssen Sie in der Aufgabe auf das Büroklammersymbol klicken. Als nächstes wählen Sie „Neue RFI“ aus. Sobald Sie „Neue RFI“ auswählen, wird ein neues Popup-Fenster angezeigt. Im Popup-Fenster können Sie der RFI einen Namen geben sowie ein Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren, um die vorhandenen Fotos aus der Aufgabe in die neue RFI aufzunehmen. Zum Schluss klicken Sie auf „Entwurf erstellen“, um die neue RFI zu erstellen.
Informationsanfrage auf Mobilgeräten
Leistungsanfragen können nun in jedem Status („Entwurf“, „Offen“, „Ausstehend“, „Geschlossen“, „Ungültig“) über den Tab „Informationsanfrage“ auf Ihrem Mobilgerät angezeigt werden. Zudem können Informationsanfrage nun, solange sie sich im Status „Entwurf“ befinden, auf Ihrem Mobilgerät erstellt und ausgefüllt werden. Dies bedeutet auch, dass Benutzer auf der Baustelle Fragen, das Fälligkeitsdatum, Anhänge und Auswirkungen hinzufügen können. Den Status der Informationsanfrage können Sie allerdings aktuell nur über die Web-App ändern.
Informationsanfrage auf Mobilgeräten erstellen
Genau wie in der Web-App können Benutzer nun neue Informationsanfrage auf ihrem Mobilgerät erstellen. Öffnen Sie hierzu den Tab „Informationsanfrage“ und klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „+“, wie unten auf dem Bild.
Informationsanfrage auf Mobilgeräten ausfüllen
Nachdem sie ein Formular auf ihrem Mobilgerät erstellt haben, können Benutzer die Felder für Fragen, das Fälligkeitsdatum, Anhänge, Auswirkungen usw. ausfüllen, solange sich die Aufgabe im Status „Entwurf“ befindet. Zudem können Benutzer verwandte Aufgaben, Informationsanfrage und Pläne anzeigen, wenn sie die Informationsanfrage auf ihrem Mobilgerät anzeigen.
Abgeschlossene Informationsanfragen auf Mobilgeräten anzeigen
Genau wie in der Web-App können Sie die relevanten Inhalte abgeschlossener Informationsanfragen auch auf Mobilgeräten anzeigen:
| Frage | Vorschlag / Auswirkung | Antwort |
Informationsanfragen auf Mobilgeräten sortieren
Im Tab „Informationsanfragen“ können Sie Informationsanfragen auf Ihrem Mobilgerät nach Status, Nummer, Name und Fälligkeitsdatum sortieren und so das gewünschte Dokument schneller finden:
Status: Der Status, in dem sich die Informationsanfrage befindet: „Entwurf“, „Offen“, „Ausstehend“, „Geschlossen“ oder „Ungültig“.
Nummer: Die eindeutige Nummer, die der Informationsanfrage bei ihrer Erstellung automatisch zugewiesen wird.
Name: Der Titel der Informationsanfrage.
Fälligkeitsdatum: Das Datum, zu dem die Informationsanfrage abgeschlossen sein soll.
Informationsanfragen auf Mobilgeräten suchen
Wählen Sie das Lupensymbol aus und geben Sie den Namen der Informationsanfrage ein, um nach abgeschlossenen Informationsanfrage zu suchen:
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