Introducción a las Órdenes de cambio en Fieldwire

Introducción

En cada proyecto de construcción, se producen cambios que afectan al alcance, el coste y el cronograma originales. Para registrar esos cambios, los contratistas utilizan órdenes de cambio, que describen qué ha cambiado y cómo afectan al coste/cronograma. Un proyecto puede tener de decenas a miles de órdenes de cambio. Por ello, para garantizar una buena salud financiera y elaboración de informes para el contratista, es fundamental asegurarse de estar gestionándolos correctamente. 

El módulo Órdenes de cambio es la última incorporación al conjunto de herramientas de gestión de proyectos de Fieldwire y se integra con otras funciones de Fieldwire, lo que te ofrece ventajas como una única fuente fidedigna para los cambios de alcance acordados, una recopilación de datos más rápida de las partes interesadas, un proceso de aprobación más rápido, etc.

Para adquirir esta función en tu cuenta, puedes reservar una demostración con nuestro equipo de ventas o comprarla con Business Plus. Si ya tienes Business Plus, las órdenes de cambio se añadirán a tu cuenta automáticamente.

Nota: Por el momento, las órdenes de cambio solo están disponibles en la versión web de Fieldwire.

Tabla de contenidos

• Cómo habilitar PM en un proyecto
  • Permisos de usuario para órdenes de cambio
  • Primeros pasos con la Gestión de proyectos
  • Cómo establecer una empresa principal
• El flujo de trabajo de las órdenes de cambio
  
  • Observadores
• La pestaña Órdenes de cambio
  • Filtrar órdenes de cambio
  • Preajustes de órdenes de cambio
• Crear una orden de cambio
• Solicitar el coste
• Enviar para aprobación
• Enviar rechazo
• Crear revisión
• Enviar aprobación
• Anular
• Vinculación de órdenes de cambio

Cómo habilitar PM en un proyecto

Para obtener información sobre las compañías y cómo habilitar PM en un proyecto, consulta este artículo: Cómo activar la gestión de proyectos y gestionar las compañías de un proyecto.

Permisos de usuario para órdenes de cambio

Puntos clave a tener en cuenta:

• Todos los permisos asumen que el usuario pertenece a la misma empresa que el responsable asignado, salvo que se indique lo contrario.

Primeros pasos con la Gestión de proyectos

Si es la primera vez que accedes a la pestaña Órdenes de cambio (o cualquier pestaña de Gestión de proyectos), te aparecerá una ventana emergente para ayudarte a empezar a utilizar Gestión de Proyectos en Fieldwire y configurar tu "Empresa" en el proyecto. En primer lugar, tendrás que añadir el nombre de tu empresa y hacer clic en el botón "Siguiente". Este será el nombre de empresa utilizado para todos los módulos de PM del proyecto. Sin embargo, debes tener en cuenta que no se rellenará automáticamente con la información de "Empresa" que hayas introducido en tus ajustes de perfil. (Para obtener más información sobre los ajustes de perfil, consulta este artículo: Preguntas y respuestas: ¿Cómo actualizo mi dirección de correo electrónico y otros datos del perfil?)

A continuación, se te indicará que introduzcas el Código de la compañía, lo que os ayudará a ti y a tu equipo a manteneros organizados durante todo el proyecto.

¡Y eso es todo! En el ejemplo que se muestra en estas capturas de pantalla, el nombre de la empresa es ABC y el código de la compañía es también ABC.

Cómo establecer una empresa principal

Para asegurarte de que todas las RFIs, entregas y órdenes de cambio pasen por tu "compañía" en Fieldwire, ahora puedes configurar una empresa principal. Para empezar, primero ve a la pestaña Personas del proyecto y haz clic en "Establecer empresa principal" para la empresa que quieras considerar como "principal".

Al hacer clic en "Establecer empresa principal", aparecerá una ventana emergente que indicará qué pueden hacer los usuarios de la empresa principal, en comparación con los usuarios de "Otras empresas" que no han sido designadas como principal. Por ejemplo, los usuarios de la empresa principal pueden enviar o solicitar entregas a cualquier empresa, a diferencia de los usuarios de "Otras empresas", que solo pueden enviarlas a la empresa principal.

Una vez hayas decidido que quieres establecer una empresa principal, tendrás que hacer clic en el botón azul "Establecer empresa principal". Al hacer clic en el botón azul, junto a la empresa principal aparecerá un icono de corona y el texto "Empresa principal".

El flujo de trabajo de las órdenes de cambio

Una orden de cambio puede adoptar diferentes "estados", en función de la etapa en la que se encuentre. Como todas las órdenes de cambio siguen el mismo flujo de progresión, mira la siguiente tabla para saber en qué consiste cada estado de una orden de cambio:  

Observadores

Desde la pestaña "Observadores", podrás añadir y eliminar "Observadores" en cada paso del flujo de trabajo. Para ello, haz clic en "+ Añadir observador" y luego en el nombre de la persona o personas que quieras añadir. También podrás eliminar a ese observador haciendo clic en la "x" que aparecerá al pasar el cursor sobre su nombre.

Si ese usuario no está actualmente en ese proyecto, tienes la posibilidad de invitarlo. Sin embargo, ten en cuenta que, si el nuevo usuario al que vas a invitar no está en tu cuenta, se te aplicará un cargo adicional en caso de que no tengas la(s) licencia(s) necesaria(s) para cubrir a ese usuario. 

Además de añadir observadores en la sección "Detalles", también podrás añadirlos o eliminarlos en la mayoría de los cuadros emergentes de estado de orden de cambio.

La pestaña Órdenes de cambio

Cualquier persona asociada a una Empresa, ya sea como Manager o Colaborador, puede acceder a la pestaña "Órdenes de cambio", que ofrece acceso a cada cambio del proyecto, independientemente del "Estado".

Los encabezados de esta pestaña ofrecen una descripción general del nº, el Nombre, el Estado, la Fecha límite, el Coste total y el Responsable de las órdenes de cambio en todo el proyecto. A continuación encontrarás una definición más específica de estos encabezados: 

• # (nº): El "Código de la compañía" se asigna en función de la empresa a la que se solicita la orden de cambio y se añade cuando pasa del estado Borrador a Solicitado o Pendiente de aprobación.
• Nombre: Es el título de la orden de cambio, que se añade al crearla.
• Estado: Es el estado actual de la orden de cambio, que determina qué acciones están disponibles para los usuarios. Puede ser "Borrador", "Solicitado", "Pendiente de revisión", "Pendiente de aprobación", "Pendiente de cierre", "Cerrado" y "Nulo".
• Fecha límite:  La añade el usuario que solicita la orden de cambio. Refleja la fecha en que el remitente debe enviar la orden de cambio al usuario que la solicita.
• Coste total: Corresponde al coste total registrado en la orden de cambio.
• Responsable: El propietario actual de las próximas acciones de la orden de cambio.

Además, verás los distintos estados en la parte superior, donde podrás ver fácilmente cuántas órdenes de cambio hay en el proyecto en cada estado, además de hacer seguimiento del importe en dólares que se ha aprobado.

Filtrar órdenes de cambio

1. Ve al módulo de Órdenes de cambio
2. Selecciona el botón Filtros

Puedes filtrar tus órdenes de cambio por:

• Observando: Muestra las órdenes de cambio que el usuario conectado está observando

• Estado: La fase en la que se encuentra la orden de cambio actualmente: Borrador, Solicitada, Pendiente de revisión, Pendiente de aprobación, Aprobada, Rechazada y/o Anulada

• Empresa: Las empresas que se han creado dentro del proyecto

• Responsable asignado: La persona asignada a la orden de cambio en ese momento

• Motivo: El motivo de la orden de cambio: Cambio de diseño, Cambio del propietario, Condición imprevista, Error en planos, Daño por oficio, Impacto climático, Retraso de materiales, Restricción de oficio y/o Otro

• Impacto en el calendario: Si hay impacto en el calendario basado en el contenido de la orden de cambio: Sí, No, Tal vez

• Última actualización: La última vez que se modificó la orden de cambio

Si filtras por Empresa, podrás ver un resumen del valor original del contrato, los cambios aprobados y el total actual del contrato, lo que ofrece una visión inmediata de cómo las órdenes de cambio afectan el alcance financiero del proyecto.

Preajustes de órdenes de cambio

Para ayudar a acelerar el proceso de creación de órdenes de cambio, es posible establecer preajustes de costes, que suelen reutilizarse al crear una orden de cambio. Es posible establecer estos preajustes de costes para Materiales, Mano de obra, Equipo, Subcontratista, Otros y Sobrecostes. Estos coinciden con las seis secciones que puedes rellenar durante el proceso de creación de la orden de cambio. Todos los usuarios que tienen el permiso de campo Administrador pueden configurar y editar los preajustes en el cuadro de diálogo modal.

Para empezar a crear presets:

1. Haz clic en el botón Gestionar presets de coste en la esquina superior derecha

   • Se abrirá una ventana donde podrás crear nuevos presets para las 6 secciones diferentes mencionadas arriba

2. Haz clic en el nombre de la sección correspondiente

3. Haz clic en Añadir preset de [sección]

4. Introduce la información relevante para:

   • Nombre, Tipo de unidad y Coste unitario [moneda].

   • El único campo obligatorio para crear un preset es Nombre

   • El campo Tipo de unidad es un menú desplegable donde verás los mismos tipos que aparecen al rellenar la orden de cambio. Este campo captura la unidad que necesitas, como metros lineales, galones o litros, por ejemplo.

   • La moneda que aparece en el campo de Coste unitario cambia según la moneda que hayas seleccionado en la Configuración del proyecto.

   • Los campos para los Recargos de coste son diferentes. Consulta el siguiente párrafo para ver cómo rellenar esos presets.

5. Haz clic en la marca de verificación si quieres guardar tus presets de coste para una sección en particular.

Para los presets de recargo de coste, verás opciones diferentes:

1. Nombre

2. Sección aplicada

   • Esta opción se refiere a las otras 5 secciones de la orden de cambio, así como a las opciones de Subtotal y Subtotal + Recargos.

3. Porcentaje (%)

4. Aplicar por defecto

   • Activar esta opción significa que esa línea de recargo de coste se añadirá automáticamente a todas las órdenes de cambio al crearlas.

   • Desactivarla significa que no se añadirá por defecto, pero podrás añadirla fácilmente en la sección de recargos de coste de la orden de cambio.

Nota: Una vez que se elimine un preajuste, ya no será posible recuperarlo.

Nota: Como se indica en la ventana emergente, los preajustes serán visibles para todos los usuarios de proyecto al crear órdenes de cambio.

Para acelerar aún más el proceso de creación de órdenes de cambio, puedes importar presets. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Haz clic en el botón Gestionar presets de coste en la esquina superior derecha

2. Haz clic en Importar presets

3. Descarga la plantilla que se proporciona

4. Rellena la información relevante en cada una de las pestañas de la hoja de cálculo

   • Esto incluye los presets que quieres importar para Materiales, Mano de obra, Equipos, Subcontratistas, Otros y Recargos de coste

   • Las entradas en la hoja de cálculo coinciden con los campos que rellenarías como si estuvieras completando los presets dentro de Fieldwire

5. Guarda los cambios que hayas hecho en la hoja de cálculo

Una vez que hayas introducido la información de tus presets de coste en la hoja de cálculo, haz lo siguiente:

1. Vuelve a Fieldwire

2. Haz clic en el botón Gestionar presets de coste, otra vez si es necesario

3. Haz clic en Importar presets, si hace falta

4. Haz clic en Seleccionar archivo o arrastra y suelta la hoja de cálculo desde los archivos de tu ordenador

5. Verás que los presets se importan y crean automáticamente tal como están especificados en la hoja de cálculo

Una vez que hayas terminado de crear tus presets, ya estás listo para empezar a crear tus órdenes de cambio.
A continuación tienes un vídeo corto de una orden de cambio creada con presets:

Crear una orden de cambio

Para crear un borrador de orden de cambio, debes tener el permiso Manager dentro de Acceso PM. Para crear una nueva orden de cambio, ve a la pestaña Órdenes de cambio, selecciona "+Nueva orden de cambio" y, a continuación, introduce el nombre de la orden de cambio. Si quieres, puedes añadir una descripción de la orden de cambio, aunque no es obligatorio. Cuando esté todo listo para crear la orden de cambio, haz clic en "Crear borrador". 

Nota: El Nombre de la orden de cambio se puede modificar más adelante en cualquier estado, no solo en Borrador. Esta acción solo pueden realizarla los Managers de la empresa del creador o del responsable asignado de la orden de cambio.

Para hacerlo, haz clic en el icono del lápiz junto al Nombre una vez que hayas abierto la orden de cambio.

Se creará un nuevo borrador de orden de cambio. En una orden de cambio no hay campos obligatorios, pero al crear un borrador de orden de cambio es posible añadirle detalles e información de costes. La orden de cambio se divide en tres áreas: encabezado en la parte superior, "Detalles" a la derecha e información de "Coste" a la izquierda.

La información de costes se subdivide en secciones de costes en la parte superior (Materiales, Mano de obra, Equipo, Contratista especializado), Sobrecostes, Resumen de costes, Documentos de respaldo y Notas.

La principal diferencia entre las secciones de costes son los tipos de unidades disponibles. Por ejemplo, en la sección "Materiales", en el menú desplegable "TIPO DE UNIDAD" puedes seleccionar "Cada", "Pies lineales", "Pies cuadrados", "Yardas cuadradas", etc. En cambio, en las secciones "Mano de obra" y "Equipo", en el menú desplegable "TIPO DE UNIDAD" puedes seleccionar "Horas", "Días", "Semanas", etc.

Además, las secciones de costes se pueden anotar de forma independiente o conjunta en Sobrecostes. También es posible aplicar un sobrecoste final a la orden de cambio, que es esencialmente un sobrecoste sobre otro sobrecoste, lo que suele utilizarse para un bono, seguro, etc.

Si quieres añadir documentación adicional a tu orden de cambio, puedes adjuntar un archivo. Para hacerlo:

• Haz clic en el botón + Añadir adjunto debajo de Documentos de respaldo

• Elige entre Adjuntar desde archivos o + Subir archivo nuevo

• Al adjuntar archivos existentes de tu proyecto a la entrega, simplemente haz clic en el campo de búsqueda y verás una lista de todos los archivos disponibles en el proyecto. Puedes desplazarte por la lista para encontrar el archivo correcto.

Por último, puedes crear y vincular órdenes de cambio con otras órdenes de cambio, así como con RFIs, lo que facilita la comunicación de dependencias o alcance relacionado.

Solicitar el coste

Cuando la orden de cambio esté lista, aparecerá un botón desplegable azul con el texto "Enviar". Al hacer clic en el botón desplegable azul, verás dos opciones, "Solicitar el coste" y "Enviar para aprobación". Este flujo de trabajo comienza con la opción "Solicitar el coste". Tras seleccionar "Solicitar el coste", introduce el "Responsable" y añade los "Observadores" y la "Fecha límite", además de un "Mensaje de correo electrónico" opcional. Una vez rellenada esta información, haz clic en el botón azul "Solicitar".

Al hacerlo, la orden de cambio pasará al estado "Solicitado" y se enviará una notificación por correo electrónico al nuevo responsable, en la que se le indicará que añada sus costes y que envíe la orden de cambio en Fieldwire.

Si asignas la orden de cambio a una dirección de correo electrónico, esta pasará al estado Solicitada, y el responsable recibirá una copia de la orden de cambio por correo.

En el correo se incluye el nombre de la orden de cambio y unas instrucciones que indican que se le ha asignado esa orden, y que debe responder al correo con los impactos en el coste, lo que enviará un email al creador de la orden de cambio, para que este pueda responder en nombre del responsable.

Una vez que la orden de cambio se asigna a una dirección de correo electrónico, verás que el campo Responsable en el encabezado aparece marcado para indicar que se trata de un usuario externo.

Además, esta dirección de correo aparecerá tanto en el historial de actividad como en cualquier informe generado.

Una vez que hayas utilizado una dirección de correo electrónico externa, podrás volver a seleccionarla al asignar una orden de cambio por correo en cualquier otra orden de cambio del proyecto.

Enviar en nombre de

Una vez que la orden de cambio esté en estado Solicitada, el nuevo responsable podrá descargar una copia en PDF con los campos de la orden. Luego podrá añadir la información de costes directamente en el PDF (si tiene un editor de PDF) y enviarlo de vuelta al correo electrónico indicado en el mensaje que recibió, o bien puede responder directamente al correo con la información necesaria.

Una vez que el creador de la orden de cambio reciba la información del usuario externo, hará clic en el botón Enviar en nombre de.

Una vez hecho esto, los campos de la orden de cambio aparecerán para que el creador los rellene con la información recibida.

Después de completar los datos en la orden de cambio, el creador deberá hacer clic nuevamente en el botón Enviar en nombre de, donde podrá asignar la orden a otra persona (o a sí mismo), añadir Observadores y rellenar la Fecha de vencimiento.

Por último, el creador hará clic en el botón azul Enviar, lo que cambiará el estado de Solicitada a Pendiente de aprobación.

Enviar para aprobación

En lugar de seleccionar Solicitar coste, también puedes seleccionar Enviar para aprobación cuando la orden de cambio está en estado Borrador. En este estado, deberás rellenar toda la información de costes necesaria, como se detalla en la sección “Crear una orden de cambio”. Una vez que hayas introducido los datos, sigue estos pasos:

1. Haz clic en el botón desplegable Enviar

2. Selecciona Enviar para aprobación

3. Elige un Responsable

   • Usuario del proyecto muestra un menú desplegable que te permite asignar la orden de cambio a alguien que ya está en el proyecto en Fieldwire

   • Dirección de correo electrónico ofrece un campo de texto libre para asignar la orden de cambio a usuarios externos que no forman parte del proyecto

   • CC se utiliza al asignar una orden de cambio a un correo electrónico externo. Esto permite mantener informados a usuarios que no están en Fieldwire sobre el estado y avance de la orden.

4. Añade Observadores (esto no es obligatorio para enviar la orden de cambio)

5. Añade la Fecha de vencimiento (este campo tampoco es obligatorio para enviar la orden)

6. Añade un Mensaje opcional

7. Haz clic en Enviar

Enviar rechazo

En el estado "Pendiente de aprobación", el nuevo responsable puede aprobar la orden de cambio o rechazarla y reenviarla al usuario que se la envió. Al hacerlo, el estado pasará a ser Aprobado o Rechazado, respectivamente.

Si eliges "Rechazar", te aparecerá una ventana emergente que te pedirá que confirmes si deseas enviar el rechazo al remitente. 

Además, tal como se indica en el mensaje de la ventana emergente, si decides rechazar la orden de cambio, Fieldwire permitirá al remitente crear una revisión.

Crear revisión

Para crear una revisión, el responsable solo tiene que hacer clic en el botón "Crear revisión", elegir el "Responsable" y los "Observadores" y seleccionar la "Fecha límite". Si se crea una revisión, el usuario tiene la opción de copiar la información de costes y los documentos de copia de seguridad de la última versión utilizando las casillas como se muestra en la siguiente captura de pantalla para poder trabajar a partir de la revisión anterior o empezar desde cero. Al crear una revisión, el estado pasa de Rechazado a Pendiente de revisión.

En el estado Pendiente de revisión, una nueva revisión de la tabla de costes permite al usuario editar el contenido, además de añadir más documentos de copia de seguridad y más notas antes de volver a enviar. En captura de pantalla de abajo, fíjate en que aparece "rev. 1" junto a "Cost" para indicar que se trata de la primera revisión.

Además, las revisiones anteriores se muestran debajo de la revisión actual, por si quieres consultar respuestas o envíos anteriores.

Una vez que la orden de cambio esté lista para volver a enviarse, los managers pueden volver a enviarla para su aprobación, lo que hará que pase de estar Pendiente de revisión a Pendiente de aprobación. El flujo de trabajo Pendiente de aprobación se reinicia con la nueva revisión.

Enviar aprobación

Como en los casos anteriores, en el estado "Pendiente de aprobación", el nuevo responsable puede aprobar la orden de cambio o rechazarla. 

Si el nuevo responsable hace clic en "Aprobar", verá una ventana emergente más para confirmar su acción. Al hacer clic en el botón azul "Enviar", el estado de la orden de cambio cambiará a "Aprobado", con lo que terminará el proceso y ya no se podrá realizar ninguna otra acción en ella.

Una vez que una orden de cambio está Aprobada, los Managers de la empresa del creador pueden optimizar su flujo de trabajo y minimizar retrabajos con la opción de reabrir órdenes de cambio aprobadas, lo que las devolverá al estado de Pendiente de aprobación.

Anular

Si una orden de cambio se anula, pasará al estado Anulada y ya no se podrá editar. Sin embargo, puedes reactivarla y devolverla a su estado anterior. Al reactivar una orden de cambio, se restaurará el responsable original, incluso si no era el asignado en el momento en que se anuló la orden.

Todas estas acciones quedan registradas en la pestaña Actividad de la orden de cambio.

Vinculación de órdenes de cambio

Puedes vincular órdenes de cambio existentes a otras órdenes de cambio o crear una nueva orden de cambio a partir de una ya existente. Esta función es útil cuando las órdenes de cambio están relacionadas y ayuda a mantener los documentos vinculados organizados y fácilmente accesibles.

También puedes vincular RFIs a órdenes de cambio. Además, puedes tener varias órdenes de cambio para el mismo RFI y viceversa.

Nota: También puedes crear una orden de cambio a partir de un RFI.

Más información

• El flujo de trabajo de las entregas en Fieldwire
• Introducción a las RFIs en Fieldwire
• Cómo activar la gestión de proyectos y gestionar las compañías de un proyecto