Introducción a las Órdenes de cambio en Fieldwire

Introducción

En cada proyecto de construcción, se producen cambios que afectan al alcance, el coste y el cronograma originales. Para registrar esos cambios, los contratistas utilizan órdenes de cambio, que describen qué ha cambiado y cómo afectan al coste/cronograma. Un proyecto puede tener de decenas a miles de órdenes de cambio. Por ello, para garantizar una buena salud financiera y elaboración de informes para el contratista, es fundamental asegurarse de estar gestionándolos correctamente. 

El módulo Órdenes de cambio es la última incorporación al conjunto de herramientas de gestión de proyectos de Fieldwire y se integra con otras funciones de Fieldwire, lo que te ofrece ventajas como una única fuente fidedigna para los cambios de alcance acordados, una recopilación de datos más rápida de las partes interesadas, un proceso de aprobación más rápido, etc.

Para adquirir esta función en tu cuenta, puedes reservar una demostración con nuestro equipo de ventas o comprarla con Business Plus. Si ya tienes Business Plus, las órdenes de cambio se añadirán a tu cuenta automáticamente.

Nota: Por el momento, las órdenes de cambio solo están disponibles en la versión web de Fieldwire.

Tabla de contenidos

• Cómo habilitar PM en un proyecto
  • Permisos de usuario para órdenes de cambio
  • Primeros pasos con la Gestión de proyectos
  • Cómo establecer una empresa principal
• El flujo de trabajo de las órdenes de cambio
  
  • Observadores
• La pestaña Órdenes de cambio
  • Preajustes de órdenes de cambio
• Crear una orden de cambio
• Solicitar el coste
• Enviar para aprobación
• Enviar rechazo
• Crear revisión
• Enviar aprobación

Cómo habilitar PM en un proyecto

Para obtener información sobre las compañías y cómo habilitar PM en un proyecto, consulta este artículo: Cómo activar la gestión de proyectos y gestionar las compañías de un proyecto.

Permisos de usuario para órdenes de cambio

Primeros pasos con la Gestión de proyectos

Si es la primera vez que accedes a la pestaña Órdenes de cambio (o cualquier pestaña de Gestión de proyectos), te aparecerá una ventana emergente para ayudarte a empezar a utilizar Gestión de Proyectos en Fieldwire y configurar tu "Empresa" en el proyecto. En primer lugar, tendrás que añadir el nombre de tu empresa y hacer clic en el botón "Siguiente". Este será el nombre de empresa utilizado para todos los módulos de PM del proyecto. Sin embargo, debes tener en cuenta que no se rellenará automáticamente con la información de "Empresa" que hayas introducido en tus ajustes de perfil. (Para obtener más información sobre los ajustes de perfil, consulta este artículo: Preguntas y respuestas: ¿Cómo actualizo mi dirección de correo electrónico y otros datos del perfil?)

A continuación, se te indicará que introduzcas el Código de la compañía, lo que os ayudará a ti y a tu equipo a manteneros organizados durante todo el proyecto.

¡Y eso es todo! En el ejemplo que se muestra en estas capturas de pantalla, el nombre de la empresa es ABC y el código de la compañía es también ABC.

Cómo establecer una empresa principal

Para asegurarte de que todas las RFIs, entregas y órdenes de cambio pasen por tu "compañía" en Fieldwire, ahora puedes configurar una empresa principal. Para empezar, primero ve a la pestaña Personas del proyecto y haz clic en "Establecer empresa principal" para la empresa que quieras considerar como "principal".

Al hacer clic en "Establecer empresa principal", aparecerá una ventana emergente que indicará qué pueden hacer los usuarios de la empresa principal, en comparación con los usuarios de "Otras empresas" que no han sido designadas como principal. Por ejemplo, los usuarios de la empresa principal pueden enviar o solicitar entregas a cualquier empresa, a diferencia de los usuarios de "Otras empresas", que solo pueden enviarlas a la empresa principal.

Una vez hayas decidido que quieres establecer una empresa principal, tendrás que hacer clic en el botón azul "Establecer empresa principal". Al hacer clic en el botón azul, junto a la empresa principal aparecerá un icono de corona y el texto "Empresa principal".

El flujo de trabajo de las órdenes de cambio

Una orden de cambio puede adoptar diferentes "estados", en función de la etapa en la que se encuentre. Como todas las órdenes de cambio siguen el mismo flujo de progresión, mira la siguiente tabla para saber en qué consiste cada estado de una orden de cambio:  

Observadores

Desde la pestaña "Observadores", podrás añadir y eliminar "Observadores" en cada paso del flujo de trabajo. Para ello, haz clic en "+ Añadir observador" y luego en el nombre de la persona o personas que quieras añadir. También podrás eliminar a ese observador haciendo clic en la "x" que aparecerá al pasar el cursor sobre su nombre.

Si ese usuario no está actualmente en ese proyecto, tienes la posibilidad de invitarlo. Sin embargo, ten en cuenta que, si el nuevo usuario al que vas a invitar no está en tu cuenta, se te aplicará un cargo adicional en caso de que no tengas la(s) licencia(s) necesaria(s) para cubrir a ese usuario. 

Además de añadir observadores en la sección "Detalles", también podrás añadirlos o eliminarlos en la mayoría de los cuadros emergentes de estado de orden de cambio.

La pestaña Órdenes de cambio

Cualquier persona asociada a una Empresa, ya sea como Manager o Colaborador, puede acceder a la pestaña "Órdenes de cambio", que ofrece acceso a cada cambio del proyecto, independientemente del "Estado".

Los encabezados de esta pestaña ofrecen una descripción general del nº, el Nombre, el Estado, la Fecha límite, el Coste total y el Responsable de las órdenes de cambio en todo el proyecto. A continuación encontrarás una definición más específica de estos encabezados: 

• nº: El "Código de la compañía" se asigna en función de la empresa a la que se solicita la orden de cambio y se añade cuando pasa del estado Borrador a Solicitado o Pendiente de aprobación.
• Nombre: Es el título de la orden de cambio, que se añade al crearla.
• Estado: Es el estado actual de la orden de cambio, que determina qué acciones están disponibles para los usuarios. Puede ser "Borrador", "Solicitado", "Pendiente de revisión", "Pendiente de aprobación", "Pendiente de cierre", "Cerrado" y "Nulo".
• Fecha límite:  La añade el usuario que solicita la orden de cambio. Refleja la fecha en que el remitente debe enviar la orden de cambio al usuario que la solicita.
• Coste total: Corresponde al coste total registrado en la orden de cambio.
• Responsable: El propietario actual de las próximas acciones de la orden de cambio.

Además, verás los distintos estados en la parte superior, donde podrás ver fácilmente cuántas órdenes de cambio hay en el proyecto en cada estado, además de hacer seguimiento del importe en dólares que se ha aprobado.

Preajustes de órdenes de cambio

Para ayudar a acelerar el proceso de creación de órdenes de cambio, es posible establecer preajustes de costes, que suelen reutilizarse al crear una orden de cambio. Es posible establecer estos preajustes de costes para Materiales, Mano de obra, Equipo, Subcontratista, Otros y Sobrecostes. Estos coinciden con las seis secciones que puedes rellenar durante el proceso de creación de la orden de cambio. Todos los usuarios que tienen el permiso de campo Administrador pueden configurar y editar los preajustes en el cuadro de diálogo modal.

Para empezar a crear preajustes, haz clic en el botón "Gestionar los preajustes de costes" en la esquina superior derecha. Al hacerlo, se abrirá una nueva ventana emergente donde podrás crear nuevos preajustes para las seis secciones que acabamos de mencionar. En la ventana emergente, también verás cuántos preajustes has creado para esa sección en concreto. Cuando esté todo listo para crear el preajuste, haz clic en la sección correspondiente y luego en "Añadir preajuste [de sección]". Aquí verás tres campos donde podrás introducir información: "Nombre", "Tipo de unidad" y "Precio unitario [divisa]". El único campo obligatorio para crear un preajuste es "Nombre". El campo "Tipo de unidad" es un menú desplegable donde aparecen varias opciones para seleccionar y la divisa que se indica en el campo "Precio unitario" cambia según la divisa que hayas seleccionado en Ajustes del proyecto.

Nota: Una vez que se elimine un preajuste, ya no será posible recuperarlo.

Nota: Como se indica en la ventana emergente, los preajustes serán visibles para todos los usuarios de proyecto al crear órdenes de cambio.

Para el menú desplegable "Tipo de unidad", verás los mismos tipos que se muestran al rellenar la orden de cambio.

Al crear preajustes de sobrecostes, aparecerán opciones diferentes a las de las otras cinco secciones: "Nombre", "Sección aplicada", "Porcentaje (%)", "Aplicar por defecto". El campo Sección aplicada se refiere a las otras cinco secciones de la orden de cambio, así como a las opciones "Subtotal" y "Subtotal + Recargos". Para esta sección en particular, también puedes elegir si deseas aplicar o no estos sobrecostes de forma predeterminada. Si se activa esta opción, esa partida de sobrecoste específica se añadirá automáticamente a todas las órdenes de cambio al crearlas. Si no se activa, no se añadirá de forma predeterminada, pero podrás añadirla fácilmente a tu orden de cambio en la sección de sobrecostes de la propia orden de cambio. 

Una vez que hayas terminado de crear tus preajustes, ya podrás empezar a crear tus órdenes de cambio. A continuación verás un breve vídeo sobre una orden de cambio creada con preajustes:

Crear una orden de cambio

Para crear un borrador de orden de cambio, debes tener el permiso Manager dentro de Acceso PM. Para crear una nueva orden de cambio, ve a la pestaña Órdenes de cambio, selecciona "+Nueva orden de cambio" y, a continuación, introduce el nombre de la orden de cambio. Si quieres, puedes añadir una descripción de la orden de cambio, aunque no es obligatorio. Cuando esté todo listo para crear la orden de cambio, haz clic en "Crear borrador". 

Nota: El "Nombre" de la Orden de Cambio se puede configurar más adelante: haz clic en el lápiz que verás junto al Nombre en el "Borrador" de la Orden de Cambio. 

Se creará un nuevo borrador de orden de cambio. En una orden de cambio no hay campos obligatorios, pero al crear un borrador de orden de cambio es posible añadirle detalles e información de costes. La orden de cambio se divide en tres áreas: encabezado en la parte superior, "Detalles" a la derecha e información de "Coste" a la izquierda.

La información de costes se subdivide en secciones de costes en la parte superior (Materiales, Mano de obra, Equipo, Contratista especializado), Sobrecostes, Resumen de costes, Documentos de respaldo y Notas.

La principal diferencia entre las secciones de costes son los tipos de unidades disponibles. Por ejemplo, en la sección "Materiales", en el menú desplegable "TIPO DE UNIDAD" puedes seleccionar "Cada", "Pies lineales", "Pies cuadrados", "Yardas cuadradas", etc. En cambio, en las secciones "Mano de obra" y "Equipo", en el menú desplegable "TIPO DE UNIDAD" puedes seleccionar "Horas", "Días", "Semanas", etc.

Además, las secciones de costes se pueden anotar de forma independiente o conjunta en Sobrecostes. También es posible aplicar un sobrecoste final a la orden de cambio, que es esencialmente un sobrecoste sobre otro sobrecoste, lo que suele utilizarse para un bono, seguro, etc.

Solicitar el coste

Cuando la orden de cambio esté lista, aparecerá un botón desplegable azul con el texto "Enviar". Al hacer clic en el botón desplegable azul, verás dos opciones, "Solicitar el coste" y "Enviar para aprobación". Este flujo de trabajo comienza con la opción "Solicitar el coste". Tras seleccionar "Solicitar el coste", introduce el "Responsable" y añade los "Observadores" y la "Fecha límite", además de un "Mensaje de correo electrónico" opcional. Una vez rellenada esta información, haz clic en el botón azul "Solicitar".

Al hacerlo, la orden de cambio pasará al estado "Solicitado" y se enviará una notificación por correo electrónico al nuevo responsable, en la que se le indicará que añada sus costes y que envíe la orden de cambio en Fieldwire.

Enviar para aprobación

Una vez que la orden de cambio tenga el estado "Solicitado", el nuevo responsable podrá añadir información de costes a la orden de cambio y reenviarla al usuario que se la solicitó. Para ello, el responsable tendrá que hacer clic en el botón azul "Enviar". A continuación, se le indicará que introduzca el "Responsable" y que añada los "Observadores" y la "Fecha límite", además de un "Mensaje de correo electrónico" opcional. Una vez rellenada esta información, habrá que hacer clic en el botón azul "Enviar" y pasará del estado Solicitado a Pendiente de aprobación.

Enviar rechazo

En el estado "Pendiente de aprobación", el nuevo responsable puede aprobar la orden de cambio o rechazarla y reenviarla al usuario que se la envió. Al hacerlo, el estado pasará a ser Aprobado o Rechazado, respectivamente.

Si eliges "Rechazar", te aparecerá una ventana emergente que te pedirá que confirmes si deseas enviar el rechazo al remitente. 

Además, tal como se indica en el mensaje de la ventana emergente, si decides rechazar la orden de cambio, Fieldwire permitirá al remitente crear una revisión.

Crear revisión

Para crear una revisión, el responsable solo tiene que hacer clic en el botón "Crear revisión", elegir el "Responsable" y los "Observadores" y seleccionar la "Fecha límite". Si se crea una revisión, el usuario tiene la opción de copiar la información de costes y los documentos de copia de seguridad de la última versión utilizando las casillas como se muestra en la siguiente captura de pantalla para poder trabajar a partir de la revisión anterior o empezar desde cero. Al crear una revisión, el estado pasa de Rechazado a Pendiente de revisión.

En el estado Pendiente de revisión, una nueva revisión de la tabla de costes permite al usuario editar el contenido, además de añadir más documentos de copia de seguridad y más notas antes de volver a enviar. En captura de pantalla de abajo, fíjate en que aparece "rev. 1" junto a "Cost" para indicar que se trata de la primera revisión.

Además, las revisiones anteriores se muestran debajo de la revisión actual, por si quieres consultar respuestas o envíos anteriores.

Una vez que la orden de cambio esté lista para volver a enviarse, los managers pueden volver a enviarla para su aprobación, lo que hará que pase de estar Pendiente de revisión a Pendiente de aprobación. El flujo de trabajo Pendiente de aprobación se reinicia con la nueva revisión.

Enviar aprobación

Como en los casos anteriores, en el estado "Pendiente de aprobación", el nuevo responsable puede aprobar la orden de cambio o rechazarla. 

Si el nuevo responsable hace clic en "Aprobar", verá una ventana emergente más para confirmar su acción. Al hacer clic en el botón azul "Enviar", el estado de la orden de cambio cambiará a "Aprobado", con lo que terminará el proceso y ya no se podrá realizar ninguna otra acción en ella.

Más información

• El flujo de trabajo de las entregas en Fieldwire
• Introducción a las RFIs en Fieldwire
• Cómo activar la gestión de proyectos y gestionar las compañías de un proyecto