Introducción
Los usuarios de Fieldwire que tengan una suscripción Business o Business Plus tienen la opción de configurar integraciones entre su cuenta y proyectos de Fieldwire y sus cuentas en otros programas, como SharePoint o Google Drive, entre otros. Esta integración es exclusiva para la pestaña Archivos. Tanto en el caso de SharePoint como en el de Google Drive, existen ciertos matices que tener en cuenta a la hora de conectar tu cuenta o tus proyectos de Fieldwire a estas aplicaciones. En este artículo veremos cuáles son estos matices. La utilidad de conectar SharePoint y/o Google Drive a tus proyectos de Fieldwire es poder recibir carpetas y archivos directamente desde estas aplicaciones a Fieldwire. En el caso de estas integraciones, cabe aclarar que las aplicaciones se mantienen sincronizadas a través de varias sincronizaciones unidireccionales (y no de una sincronización bidireccional). Por tanto, es importante que definas si quieres que Fieldwire, u otra aplicación conectada, como SharePoint o Google Drive, sea tu fuente predeterminada.
Nota: En concreto, en este artículo se aborda con más detalle el caso de SharePoint y Google Drive. Si no te interesa utilizar ninguna de estas aplicaciones, pero quieres saber más sobre cómo puedes conectar aplicaciones y configurar automatizaciones, consulta estos artículos:
Límites:
- Workato no podrá utilizarse de forma ilimitada, a diferencia de nuestra sincronización bidireccional. Dado que su uso está limitado, nos pondremos en contacto contigo si te estás acercando al límite.
- Las conexiones de integraciones se pueden realizar con cualquiera de estos navegadores: Google Chrome, Microsoft Edge o Firefox. El navegador Brave no puede utilizarse para conexiones de SharePoint o Google Drive.
Tabla de contenidos
SharePoint
Configurar una conexión a SharePoint
Conectar Fieldwire con SharePoint es relativamente sencillo, pero antes de hacerlo debes asegurarte de tener los niveles de permisos de cuenta y proyecto adecuados en Fieldwire. (Para obtener más información sobre los permisos de nivel de cuenta, consulta este artículo: Introducción a los niveles de permisos de cuenta: Managers, usuarios de cuenta y usuarios de proyecto). Además, para crear una conexión con Sharepoint necesitarás:
- Una cuenta Business o Business Plus en Fieldwire
- Ser manager de cuenta (o propietario) en Fieldwire
- Acceso de nivel de administrador en SharePoint
Guías de configuración disponibles
Hemos incluido un vídeo donde se muestra todo el proceso de configuración: ¡si quieres, puedes verlo haciendo las pausas que necesites o consultar las instrucciones paso a paso que encontrarás a continuación!
Tutorial de vídeo
Instrucciones detalladas
Una vez que compruebes que tienes los niveles de permisos adecuados, ve a la pestaña "Integraciones" en la página de inicio de tu cuenta, que encontrarás entre la pestaña "Plantillas" y la pestaña "Tutoriales".
Haz clic en la pestaña "Integraciones": verás varias aplicaciones a las que puedes conectar Fieldwire, como SharePoint.
Haz clic en la aplicación de SharePoint y accederás a otra página donde se explican brevemente las ventajas de conectar SharePoint con Fieldwire, además de la automatización que podrás disfrutar gracias a la conexión entre esta aplicación y Fieldwire.
A continuación, haz clic en el botón azul "Conectar cuenta de Microsoft Sharepoint" y ponle nombre a la conexión. Así, tus compañeros de equipo podrán identificarla más fácilmente. Además, puedes ponerle el nombre que quieras a la conexión; el valor predeterminado siempre será "[nombre de la aplicación] - [Nombre y apellidos en tus ajustes de perfil de Fieldwire]". A continuación, haz clic en "Siguiente".
Tras hacer clic en "Siguiente", deberás indicar el subdominio. La forma más fácil de hacerlo es abrir SharePoint en tu navegador web y usar la dirección URL de tu SharePoint.
Nota: Tu subdominio no será "fieldwire0", como se muestra en el breve vídeo de arriba. Será específico de tu instancia de SharePoint.
Una vez introducido el subdominio, vuelve a SharePoint para introducir el "Nombre del sitio". Puedes ver el nombre del sitio en la dirección URL de SharePoint.
Nota: Al igual que el subdominio, tu nombre del sitio no será "BESTFR-TEST", como se muestra en el breve vídeo de arriba. Será específico de tu instancia de SharePoint.
Una vez que hayas introducido el subdominio y el nombre del sitio, deberás generar y rellenar los campos ID de cliente y Secreto de cliente. En ambos campos, verás un vínculo que te llevará a la documentación externa con pasos sobre cómo generar el ID de cliente y el Secreto de cliente. Para generar valores para estos dos campos, sigue exactamente estos pasos:
1. Inicia sesión en https://portal.azure.com/(abre una nueva ventana)
2. Selecciona ID de Microsoft Entra Registros de aplicaciones Nuevo registro, en Servicios de Azure.
3. Introduce un nombre único para la aplicación y selecciona un tipo de cuenta compatible.
4. Selecciona Web en el menú desplegable Seleccionar una plataforma.
5. Introduce https://www.workato.com/oauth/callback como URI de redireccionamiento y selecciona Registro. El botón "Registro" se encuentra en la esquina inferior izquierda de la pantalla, por eso no se ve en el breve vídeo que encontrarás a continuación.
6. Selecciona Permisos de API en el menú de la izquierda "+ Añadir un permiso"
7. Selecciona la opción SharePoint, en API de Microsoft usadas frecuentemente.
8. Selecciona la opción Permisos delegados.
9. Expande AllSites dentro de las opciones de Seleccionar permisos y marca la casilla AllSites.Write. A continuación, haz clic en el botón azul "Añadir permisos" en la esquina inferior derecha de la pantalla. Este botón no se muestra en el vídeo de abajo.
10. Selecciona Certificados y secretos Nuevo secreto de cliente en el menú de la izquierda.
11. Escribe una descripción para el secreto de cliente y fija una fecha de caducidad para el secreto mediante el menú desplegable Expira.
12. Selecciona "Agregar" en la esquina inferior derecha de la pantalla para crear el secreto de cliente. Este botón no se muestra en el vídeo de abajo.
13. Selecciona el icono Copiar al portapapeles junto al valor del secreto después de crear el secreto. Este es tu secreto de cliente.
14. Pega el valor en el campo Secretos de cliente en Fieldwire.
15. Selecciona Información general en el menú de la izquierda y copia el valor del ID de aplicación (cliente).
16. Pega el valor en el campo ID de cliente en Fieldwire.
17. Haz clic en "Conectar" en Fieldwire e inicia sesión en tu cuenta de Microsoft a través del mensaje que aparecerá.
Si la conexión a SharePoint se ha establecido correctamente, verás el mensaje "La conexión se estableció correctamente" y podrás hacer clic en el botón "Cerrar".
Además, si la conexión se realiza correctamente, también verás un mensaje en la parte superior de tu página en Fieldwire, que te indicará que ya puedes configurar una automatización en la pestaña Ajustes de cualquier proyecto de la cuenta. Con esto concluye el proceso para conectar SharePoint a Fieldwire. Para conocer los pasos para crear una automatización, pasa a la siguiente sección.
Configurar una automatización con SharePoint
Una vez que crees una conexión a SharePoint en el nivel de cuenta, podrás crear una "automatización" en tus proyectos. Sin embargo, recuerda que tendrás que asegurarte de tener los niveles de permisos de proyecto adecuados. (Para obtener más información sobre los permisos de nivel de proyecto, consulta este artículo: Introducción a los permisos de nivel de proyecto: Administradores, miembros y colaboradores).
En las automatizaciones es donde se produce la magia: son las que sincronizan tus aplicaciones. Para crear una automatización, necesitarás:
- Ser administrador en el proyecto de Fieldwire donde quieres crear la automatización
- Acceder a la pestaña Ajustes del proyecto en Fieldwire
Una vez que compruebes que tienes los niveles de permisos adecuados, ve al proyecto específico en el que quieres crear la automatización.
En el proyecto, ve a la pestaña Ajustes y, en la parte derecha, desplázate hacia abajo hasta la sección "Aplicaciones" y haz clic en el botón "Gestionar automatizaciones". Al hacerlo, se te dirigirá a una nueva página donde verás una lista de todas las automatizaciones creadas para ese proyecto en concreto.
Para crear una automatización con SharePoint, haz clic en el botón "+ Nueva automatización" y aparecerá una nueva ventana emergente. En esa ventana emergente, selecciona SharePoint como aplicación con la que quieres conectar tu proyecto de Fieldwire. Una vez elegido SharePoint, tendrás que seleccionar la única automatización disponible. Por último, haz clic en "Crear automatización".
Nota: Si no ves SharePoint en la lista, haz clic en la opción "Gestionar integraciones", que te volverá a llevar a la pestaña "Integraciones" en la página de inicio de tu cuenta.
Tras hacer clic en "Crear automatización", se te redirigirá a una nueva página donde podrás elegir qué información de SharePoint quieres que se incorpore a Fieldwire mediante la automatización. Este es otro aspecto en el que es crucial asegurarse de tener acceso de nivel de administrador en SharePoint. La primera vez que accedas a esta página, fíjate en que la automatización está en estado "Borrador". Si abandonas esta página sin configurar la automatización, tendrás que volver a la pestaña Ajustes del proyecto para empezar de nuevo.
Haz clic en el botón azul "Seleccionar carpeta" y verás aparecer una ventana emergente donde tendrás que seleccionar la biblioteca. La biblioteca hace referencia a determinadas pestañas de la instancia de SharePoint en las que alojas los archivos. Tras seleccionar la biblioteca, deberás elegir la carpeta que se encuentra dentro de esa biblioteca en particular. En el breve vídeo de arriba se muestra cómo crear una automatización entre Fieldwire y SharePoint para que los archivos de la carpeta "Archivos del proyecto" de SharePoint se sincronicen automáticamente con la pestaña Archivos de Fieldwire. Una vez que elijas la carpeta y los archivos dentro de esa carpeta que quieres sincronizar con Fieldwire, haz clic en "Conectar".
Tras hacer clic en "Conectar", fíjate en que el botón "Seleccionar carpeta" ya no aparece y en que el estado ha cambiado a "Conectado". Luego, una vez completada la sincronización, el estado cambiará a "Conectado". Como se indica en la sección "Carpeta Fieldwire", la carpeta que hayas seleccionado se sincronizará directamente con la vista "Todos los archivos" del proyecto. Ahora, cuando vayas a la pestaña Archivos de Fieldwire, verás la carpeta de SharePoint que seleccionaste y todos los archivos que contenía esa carpeta. (Para obtener más información sobre la pestaña Archivos, consulta este artículo: La pestaña Archivos).
Google Drive
Configurar una conexión a Google Drive
La integración de Google Drive es mucho más rápida de configurar, aunque primero tendrás que asegurarte también de tener los niveles de permisos adecuados para la cuenta y el proyecto. (Para obtener más información sobre los permisos de nivel de cuenta, consulta este artículo: Introducción a los niveles de permisos de cuenta: Managers, usuarios de cuenta y usuarios de proyecto). Para crear una conexión con Google Drive necesitarás:
- Una cuenta Business o Business Plus
- Ser manager de cuenta (o propietario) en Fieldwire
- Acceso de nivel de administrador en la aplicación que quieras conectar a Fieldwire.
Una vez que compruebes que tienes los niveles de permisos adecuados, ve a la pestaña "Integraciones" en la página de inicio de tu cuenta, que encontrarás entre la pestaña "Plantillas" y la pestaña "Tutoriales".
Haz clic en la pestaña "Integraciones": verás varias aplicaciones a las que puedes conectar Fieldwire, como Google Drive. Selecciona la aplicación de Google Drive que quieras conectar y accederás a otra página donde se explican brevemente las ventajas de conectar esta aplicación con Fieldwire, además de la automatización que podrás disfrutar gracias a la conexión entre la aplicación y Fieldwire.
A continuación, haz clic en el botón azul que dice "Conectar cuenta de Google Drive". Al hacerlo, aparecerá una ventana emergente donde se describirá cómo conectar la aplicación con Fieldwire. Además, puedes ponerle el nombre que quieras a la conexión; el valor predeterminado siempre será "[nombre de la aplicación] - [Nombre y apellidos en tus ajustes de perfil de Fieldwire]".
Cuando hayas decidido un nombre, haz clic en el botón azul "Siguiente". A continuación, dependiendo de la aplicación que estés conectando a Fieldwire, verás una serie de opciones que pueden requerir iniciar sesión en la cuenta que estás intentando conectar a Fieldwire. En el breve vídeo de abajo, se muestra cómo conectar Fieldwire a Google Drive.
Una vez establecida la conexión, deberías ver un mensaje en verde confirmándolo. Luego, haz clic en "Cerrar" para cerrar la ventana emergente. Podrás ver el nombre de tu cuenta conectada en la sección "Cuenta conectada" y debería haber un banner verde en la parte superior que indique que ya puedes configurar automatizaciones en la pestaña Ajustes de tus proyectos.
Nota: Solo puedes tener una cuenta conectada por cada aplicación de la lista. Es decir, solo es posible vincular una cuenta de Google Drive a tu cuenta de Fieldwire, pero puedes conectar una cuenta de Google Drive además de una cuenta de SharePoint (SharePoint Site).
Configurar una automatización con Google Drive
Una vez que crees una conexión a Google Drive en el nivel de cuenta, podrás crear una "automatización" en tus proyectos. Sin embargo, recuerda que tendrás que asegurarte de tener los niveles de permisos de proyecto adecuados. (Para obtener más información sobre los permisos de nivel de proyecto, consulta este artículo: Introducción a los permisos de nivel de proyecto: Administradores, miembros y colaboradores).
En las automatizaciones es donde se produce la magia: son las que sincronizan tus aplicaciones. Para crear una automatización, necesitarás:
- Ser administrador en el proyecto de Fieldwire donde quieres crear la automatización
- Acceder a la pestaña Ajustes del proyecto en Fieldwire
Una vez que compruebes que tienes los niveles de permisos adecuados, ve al proyecto específico en el que quieres crear la automatización.
En el proyecto, ve a la pestaña Ajustes y, en la parte derecha, desplázate hacia abajo hasta la sección "Aplicaciones" y haz clic en el botón "Gestionar automatizaciones". Al hacerlo, se te dirigirá a una nueva página donde verás una lista de todas las automatizaciones creadas para ese proyecto en concreto.
Para crear una automatización con Google Drive, haz clic en el botón "+ Nueva automatización" y aparecerá una nueva ventana emergente. En esa ventana emergente, selecciona Google Drive como aplicación con la que quieres conectar tu proyecto de Fieldwire. Una vez elegido Google Drive, tendrás que seleccionar la única automatización disponible. Haz clic en "Crear automatización".
Luego, haz clic en el botón azul "Seleccionar carpeta" y verás aparecer una ventana emergente donde tendrás que seleccionar la carpeta de Google Drive que quieres sincronizar con Fieldwire. También puedes seleccionar subcarpetas, si esos son los archivos que quieres sincronizar con Fieldwire. En el breve vídeo de arriba se muestra cómo crear una automatización entre Fieldwire y Google Drive para que los archivos de la carpeta "My Demo" (Mi demostración) de Google Drive se sincronicen automáticamente con la pestaña Archivos de Fieldwire. Una vez que elijas la carpeta que quieres sincronizar con Fieldwire, haz clic en "Conectar".
Tras hacer clic en "Conectar", ya no aparecerá el botón "Seleccionar carpeta" y el estado habrá cambiado a "Conectado". Luego, una vez completada la sincronización, el estado cambiará a "Conectado". Además, en la sección "Carpeta de Google Drive", aparece "My Drive / Fieldwire / My Demo folder" (Mi unidad / Fieldwire / Mi carpeta de demostración) para indicar la ruta del archivo de la que Fieldwire recibirá archivos. Como se indica en la sección "Carpeta Fieldwire", la carpeta que hayas seleccionado se sincronizará directamente con la vista "Todos los archivos" del proyecto. Por tanto, en este caso, Fieldwire recibirá los archivos de "My Demo folder".
Ahora, cuando vayas a la pestaña Archivos de Fieldwire, verás la carpeta de Google Drive que seleccionaste y todos los archivos que contenía esa carpeta. (Para obtener más información sobre la pestaña Archivos, consulta este artículo: La pestaña Archivos).
Qué hacer si hay errores
Si surgen errores o problemas, consulta este artículo: Pestaña Integraciones: Solución de problemas.