Introducción
Fieldwire ofrece un módulo "Formularios" para los niveles Business y Business Plus. En este módulo, te ofrecemos la opción de crear tus propios formularios personalizados en la cuenta y de añadir las cinco plantillas de formulario predeterminadas. También puedes enviar cualquier formulario personalizado desde tu proyecto hasta tu cuenta para distribuirlo entre tus proyectos. Y a la inversa: puedes enviar cualquier formulario de tu cuenta a tus proyectos.
(Echa un vistazo a este artículo sobre Plantillas de formularios de cuentas para obtener más información)
El generador de plantillas de formularios personalizados permite a los usuarios de Fieldwire personalizar formularios de Fieldwire ya creados o crear formularios personalizados que se ajusten a sus flujos de trabajo específicos. Una vez creada la plantilla de formulario, los usuarios pueden rellenar, firmar y enviar sus formularios tanto en la versión web como en la versión para dispositivos móviles de Fieldwire.
Puedes utilizar el generador de formularios personalizados para editar informes diarios, planillas horarias, solicitudes de inspección, auditorías de seguridad y etiquetas de tiempo y materiales de Fieldwire, o para crear nuevos tipos de formularios como análisis de riesgos laborales, órdenes de cambio, inspecciones de QA/QC, ¡y mucho más!
Nota: Todos los formularios que exportes desde Fieldwire incluirán el logotipo y el encabezado en color que haya definido un administrador del proyecto en la pestaña Ajustes del proyecto. (Para obtener más información sobre los ajustes del proyecto, consulta este artículo: La pestaña Ajustes del proyecto en la web y en dispositivos móviles)
Tabla de contenidos
- Plantillas de formulario predeterminadas
- Crear una plantilla de formulario personalizado
- Enlaces en formularios
- Cómo clonar tus plantillas de formularios personalizados
- Recuperar formularios eliminados
- Sincronización unidireccional
- Vídeo sobre el generador de formularios personalizados
Plantillas de formulario predeterminadas
Las cinco plantillas de formularios predeterminadas que acabamos de mencionar han dejado de aparecer automáticamente en cada nuevo proyecto. Si vas a crear una nueva cuenta Business con Fieldwire, estas plantillas de formulario predeterminadas te aparecerán automáticamente en la pestaña "Plantillas" del panel de control del proyecto. Si ya has creado una cuenta Business de Fieldwire, esto no afectará a ninguno de los proyectos que hayas creado anteriormente. Ahora solo verás estos cambios en los proyectos recién creados.
Además, puedes añadir cualquiera de las cinco plantillas de formulario predeterminadas en cualquier momento, independientemente de si se encuentran o no entre tus plantillas de formulario de cuenta, siguiendo estos pasos:
- Haz clic en el botón azul "+Nuevo formulario"
- Pasa el cursor sobre "+Nueva plantilla"
- Haz clic en "Crear nueva"
- Selecciona una de las cinco plantillas de formulario predeterminadas del menú desplegable "Comenzar con..."
- (Opcional) Actualiza el nombre de la plantilla
- (Opcional) Indica si quieres o no que sea una "Plantilla fechada" activando o desactivando la opción
- Haz clic en "Crear"
Crear una plantilla de formulario personalizado
En la pestaña Formularios, selecciona +Nuevo formulario, luego +Nueva plantilla y, por último, haz clic en "Crear nueva". Si quieres editar una plantilla de formulario ya creada, debes seleccionar el botón "Administrar plantillas" de la esquina superior derecha y seleccionar la plantilla de formulario que te interesa editar.
Si eres administrador del proyecto, desde la opción "+Nueva plantilla", puedes importar plantillas de formularios de cuentas a tu proyecto.
Tipos de plantillas
-
El tipo Predeterminada incluye una descripción, el responsable y el estado. Conviene crear una plantilla predeterminada si el formulario requiere varias entradas de fecha únicas, en lugar de una fecha general. Por ejemplo, el formulario de informe diario de Fieldwire tiene una fecha límite para el formulario en lugar de una fecha de creación. Esto puede resultar útil si va a haber varias personas que necesiten ver y aprobar el formulario.
-
El tipo Fechada incluirá una descripción, el responsable, el estado y la fecha. Conviene crear una plantilla predeterminada si el formulario requiere información generada en una fecha específica o relevante para esta. Por ejemplo, el formulario de informe diario de Fieldwire contiene un clima automático basado en la fecha seleccionada en el formulario.
Nota: Solo el tipo de plantilla "Fechada" permite añadir una sección "Clima". Ten en cuenta que una plantilla "Informe diario" debe ser una "Plantilla fechada".
Estados
Tras seleccionar el tipo de formulario, puedes definir los diferentes Estados que puede tener el formulario. Para ello, selecciona "Administrar" y luego "Permisos y estados":
Esto resulta especialmente útil si varias partes del formulario requieren aprobación. Puedes añadir más estados como necesites seleccionando la opción +Nuevo estado.
El uso de las opciones Puede adoptar el estado y Puede abandonar el estado permite definir qué niveles de permisos pueden cambiar el estado del formulario en un momento dado. De forma predeterminada, solo los usuarios de nivel de Administrador pueden configurar el formulario como Enviado. (Para obtener más información sobre los niveles de permisos del proyecto, consulta este artículo: Introducción a los niveles de permisos del proyecto: administradores, miembros y colaboradores)
Nota: Puedes personalizar en qué etapa de un formulario este puede o no editarse en la columna El formulario es editable. Para que el formulario cambie a un estado "no editable", primero es necesario rellenar todos los campos obligatorios.
Nota: Todos los estados marcados como "Sí" en "El formulario es editable" se mostrarán con un punto amarillo al lado:
Si el estado está marcado como "No" en "El formulario es editable", el estado se mostrará con un punto verde:
Nota: Al cambiar el estado de un formulario, se notificará a su autor, al responsable y a la última persona que lo haya editado, y recibirán una notificación automática en cualquier dispositivo móvil asociado a una cuenta de Fieldwire.
Permisos
Solo el responsable puede editar los atributos del formulario, que incluyen la descripción del formulario, el estado, el responsable, la fecha y la fecha límite. Este ajuste no se puede configurar:
Es posible ajustar las secciones o las entradas rellenables que hay en las listas y tablas de un formulario; los administradores pueden elegir si solo puede editarlas el responsable del formulario o si pueden hacerlo todos los usuarios.
Notificaciones de fecha límite
El responsable del formulario recibe notificaciones por correo electrónico y dentro de la aplicación 48 horas antes de la fecha límite.
Para que el Responsable del formulario reciba el correo electrónico y las notificaciones dentro de la aplicación, el formulario debe tener un "Responsable", una "Fecha límite" y el estado "Borrador" u otro estado "Editable".
Si el estado del formulario no se ha cambiado a "Enviado", u otro estado no editable, 48 horas antes de la fecha límite se enviará al responsable un correo electrónico y una notificación en la aplicación para informarle de que se está acercando la fecha límite del formulario que tiene asignado.
Nota: Si se cambia la Fecha límite del formulario, la notificación se restablecerá y se enviará 48 horas antes de la nueva fecha límite.
Nota: Si se cambia el "Responsable", se enviará un nuevo correo electrónico.
Añadir nuevas secciones
Una vez designados los estados del formulario, ya puedes empezar a crearlo. Selecciona "+Nueva sección" para añadir una nueva sección. Es posible añadir cinco secciones diferentes a un formulario
Las secciones Lista y Tabla y los tipos de entradas
La Lista está organizada como una lista de campos diseñados para solicitar información específica a los usuarios. Dentro de una lista, puedes tener tantos tipos de entrada como quieras.
La sección Tabla está organizada de forma más compacta y permite a los usuarios combinar varios tipos de entrada. El número máximo de columnas que se pueden incluir en una tabla de formulario es 10 y el de filas por tabla es 100. Los tipos de columna Texto largo y Fecha y hora cuentan como dos columnas cada uno para este límite de 10.
Existen varios tipos de entradas distintos para ambas secciones.
|
Texto corto |
Campo de texto en formato libre (Unas pocas palabras) |
Útil para descripciones breves y pequeñas notas. |
Disponible tanto en Lista como en Tabla |
|
Texto largo |
Campo de texto en formato libre (Un párrafo) |
Útil para descripciones largas y notas más detalladas |
Disponible tanto en Lista como en Tabla: cuenta como dos entradas en una tabla. |
|
Entero |
Un número entero |
Designa la cantidad de material o de horas. |
Disponible tanto en Lista como en Tabla |
|
Decimal |
Un número decimal |
Designa un precio u horas más precisas. |
Disponible tanto en Lista como en Tabla |
|
Fecha |
Una fecha |
Indica la fecha de finalización del trabajo |
Disponible tanto en Lista como en Tabla |
|
Fecha y hora |
La fecha y la hora |
Registro más preciso del momento de finalización del trabajo. |
Disponible tanto en Lista como en Tabla: cuenta como dos entradas en una tabla. |
|
Casilla |
Un cuadro con las opciones "Sí", "No" y "N/D". Refleja la casilla de una checklist |
Útil para inspecciones y registros. |
Disponible tanto en Lista como en Tabla |
|
Casilla y notas
|
Una casilla con las opciones "Sí", "No" y "N/D", así como una sección para notas |
Permite un registro más preciso. |
Disponible en la sección Lista |
|
Archivos adjuntos
|
Permite a los usuarios adjuntar archivos y fotos. |
Consultar archivos fácilmente. | Disponible en la sección Lista |
|
Usuarios
|
Una lista de usuarios del proyecto. |
Útil para registrar todas las partes necesarias. |
Disponible en la sección Lista |
|
Planos
|
Adjuntar al formulario los planos que tiene el proyecto actualmente. |
Útil para designar ubicaciones específicas. |
Disponible en la sección Lista |
|
Cálculos
|
Utilizar las variables de tipo de entrada "Entero" y "Decimal" existentes para calcular la suma o el producto de una expresión personalizada |
Realizar cálculos automáticos directamente en el formulario. |
Disponible en tablas de formularios |
|
+ Nuevo tipo de entrada |
Crear diferentes campos en una lista desplegable. |
Útil para campos de entrada personalizados no indicados anteriormente. |
(listas personalizadas) |
Al crear el formulario, puedes configurar cualquier campo de esta tabla como requerido o no (aparte de "Casilla" y "Casilla y notas"). Al hacerlo, puedes asegurarte de que los usuarios estén registrando los campos necesarios en la obra.
También puedes añadir sugerencias o valores predeterminados a cualquier campo de texto o número entero para ahorrar tiempo o indicar a los miembros del equipo qué debe contener el campo
Nota: En una sección de tabla del formulario puede haber hasta 150 filas.
Nota: En cuanto al tipo de entrada Fecha y hora, al introducir la hora, ten en cuenta que la hora indicada en el formulario en Fieldwire estará determinada por la zona horaria del dispositivo de cada usuario. Por ejemplo, cuando un usuario que se encuentre en la zona EST vea que son 12:00 h, un usuario que esté en PST consultando exactamente el mismo formulario verá que son las 9:00 h en Fieldwire. Sin embargo, no sucede así en el caso de las exportaciones de formularios en PDF. La hora indicada en las exportaciones en PDF viene determinada por la zona horaria seleccionada en el proyecto en la pestaña Ajustes del proyecto.
Nota: Los campos de texto corto/largo pueden almacenar hasta mil millones de caracteres. Este límite de mil millones se aplica a texto introducido en un formulario para estos campos. Ahora bien, este no es el límite de caracteres aplicable para el nombre del campo que se configura en el editor de plantillas, que cuenta con su propio límite. Dado que tienen el mismo límite de caracteres, las principales diferencias entre los campos de texto Corto/Largo son que los campos de texto largo se ajustan y los de texto corto no (tanto en listas como en tablas). Además, las columnas de texto largo de las tablas son más anchas que las columnas de texto corto.
Nota: Para los tipos de entrada "Entero" y "Decimal", es posible introducir un número de caracteres casi infinito. Para el tipo de entrada Casilla y notas, es posible introducir hasta mil millones de caracteres.
Cálculos dentro de un Formulario
En "Tablas", el tipo de entrada "Cálculo" utiliza las variables de tipo de entrada Entero y Decimal para calcular la suma o el producto de una expresión personalizada, definida por los administradores del proyecto. En una tabla que tenga al menos un número entero o decimal, selecciona añadir un tipo de entrada "Cálculo"; tras poner nombre a la entrada, selecciona "Crear [an] expresión…":
Nota: Todas las expresiones creadas previamente se almacenarán en el formulario.
Tras seleccionar "Dentro de" y "Cálculo", los tipos de entrada Entero y Decimal aparecerán como "Variables"; las entradas de la tabla utilizan las letras "A-I" para reflejar el orden de las entradas.
En el campo "Expresión", utiliza operaciones algebraicas junto con las variables correspondientes para crear cálculos automáticos relevantes para el formulario. También puedes introducir los números que correspondan fuera de las variables en la tabla (por ejemplo: 12, 24, 48): esto puede ayudar con cualquier cálculo basado en tiempo o si quieres determinar el "promedio" en el cálculo.
En el ejemplo anterior, la expresión calculará el número total de horas trabajadas durante la semana. Al guardar, la expresión se guardará como un tipo de entrada "Cálculo" en la tabla. x
Selecciona el tipo de entrada Cálculo en la tabla para ajustar el "Nombre", la "Expresión" y la "Unidad[of measurement]" para mostrar esto en el formulario:
Nota: Las unidades que se admiten son "Temperatura" (Fahrenheit o Celsius, dependiendo de los ajustes del proyecto, unidades de medida), "Divisa" (dependiendo de la selección en los ajustes del proyecto) y "Tiempo (horas)".
Los resultados del ejemplo anterior se detallan a continuación. La expresión añade los tipos de entrada "Decimal" de cada día de la semana. El cálculo se ajustará en función de las entradas correspondientes dentro del formulario:
Dependiendo del formulario (y de las variables dentro de las entradas de la tabla), puede haber muchos casos de uso distintos, como por ejemplo:
- Calcular el total de "horas-hombre" trabajadas por los trabajadores especializados en la obra.
- Calcular el promedio de unidades por día en un formulario de tiempo y materiales.
- Calcular el número total de trabajadores
Fila "Total"
Una vez determinadas las expresiones, los administradores del proyecto podrán añadir una fila "Total" para resumir las entradas de la tabla de formulario.
Ejemplo 1:
Ejemplo 2:
A medida que rellenen sus formularios en la obra, los contribuidores de formularios verán que los cálculos se actualizan dinámicamente en función de lo que introduzcan.
Para añadir esta fila "Total" a tu(s) tabla(s) de formulario, primero tienes que seleccionar "Deshacer publicación" para la plantilla de formulario. Una vez que ya no esté publicada la plantilla de formulario, deberás ir a tu(s) tabla(s) de formulario y hacer clic en el icono del lápiz para ir a "Detalles de la sección".
En los "Detalles de la sección", verás una opción para "Fila Total", donde podrás indicar si quieres que la fila muestre la suma o el promedio de las entradas en tu(s) tabla(s). Al seleccionar Suma o Promedio, esa tabla y sus exportaciones de formularios mostrarán la fila "Total" en ese formulario.
Nota: No es posible añadir esto a formularios más antiguos de forma retroactiva. Solo se aplica a formularios recién creados después de activar "Fila Total" para cada tabla de formulario.
Archivos adjuntos
La sección de archivos adjuntos permite a los usuarios subir varios tipos de archivos, como PDF, JPEG, PNG, CSV, TXT y KML, por citar algunos. Para obtener la lista completa de los tipos de archivo aceptados, haz clic aquí. Puedes definir la cantidad mínima y máxima de archivos adjuntos que deseas incluir. También puedes añadir una descripción para indicar cualquier información pertinente sobre el archivo adjunto.
Nota: Puedes subir archivos y fotos de hasta 50 MB.
La opción "Foto existente" permite adjuntar cualquier foto almacenada en la pestaña "Fotos" al formulario. La diferencia entre adjuntar con "Foto existente" y con "Foto/Archivo" es que las fotos que elijas se encuentran en la pestaña "Fotos" (en lugar de subir nuevas fotos desde tu ordenador, almacenamiento en la nube, etc.)
Nota: Si decides adjuntar una "Foto existente", esa foto volverá a mostrarse en la pestaña "Fotos", pues ahora estará asociada al formulario.
Ahora es posible anotar fotos adjuntadas a planos, formularios y RFI.
Formularios:
Clima
La sección Clima del formulario extrae información meteorológica del formulario automáticamente. Esto se basará en lo que se introduzca en la sección "Dirección" de la pestaña "Ajustes" del proyecto. Fieldwire utiliza Visual Crossing para determinar los datos meteorológicos en un formulario.
Los datos meteorológicos de un formulario se establecen en función de la marca temporal de la "Fecha" del formulario (la primera vez, cuando el usuario crea el formulario, se establece en la fecha de creación, pero se puede cambiar). Si se crea por la mañana, los datos meteorológicos que se muestren en ese formulario serán una predicción. Transcurridas unas 24 horas, actualizaremos el formulario con el clima real.
Firma
La sección de firma solicita a los usuarios que proporcionen una firma electrónica en la web o una firma a mano alzada en su dispositivo móvil. Fieldwire incluirá automáticamente la marca temporal del momento en que se firmó el formulario como medida para ayudar a garantizar la rendición de cuentas.
En la versión web, tú o una persona que no tenga una cuenta de Fieldwire puede(s) firmar tu formulario:
| El nombre del usuario que ha iniciado sesión se rellenará como la primera opción de firma. | Elige "Firmar como otra persona" para que un usuario que no tenga una cuenta de Fieldwire pueda firmar el formulario. |
La firma de cualquier usuario en nombre propio irá acompañada de una fecha, hora y sello de dispositivo, así como la empresa y el cargo laboral del firmante, para indicar cuándo se firmó exactamente el formulario y quién lo hizo.
Nota: La empresa y el cargo laboral vienen determinados por la información que consta en los Ajustes de Perfil en la página de inicio de tu cuenta, y no por la información indicada en cada proyecto.
Como propietario del dispositivo se mostrará el usuario que haya iniciado sesión en Fieldwire en el dispositivo desde el que se haya accedido al formulario:
| "Firmar como Ben Schantz" |
| "Firmar como otra persona" |
En las versiones de iOS y Android de Fieldwire también puede firmar el formulario otro usuario:
| El nombre del usuario que ha iniciado sesión se rellenará como la primera opción de firma. | Elige "Otra persona" para que un usuario que no tenga una cuenta de Fieldwire pueda firmar el formulario. |
Una vez que hayas decidido quién firmará el formulario, se te pedirá añadir a este una firma a mano alzada si lo vas a firmar tú. Si lo va a firmar otra persona, se le pedirá que escriba su nombre antes de añadir su firma a mano alzada.
Como en el caso de la firma en la web, cualquier firma irá acompañada de una fecha, hora y un sello de dispositivo para indicar cuándo se firmó exactamente el formulario y quién lo hizo.
Nota: Si el formulario se firma en un dispositivo móvil, aún no se muestran la empresa y el cargo laboral del firmante.
Como propietario del dispositivo se mostrará el usuario que haya iniciado sesión en Fieldwire en el dispositivo desde el que se haya accedido al formulario:
| Firmar formulario como "Andrew White" |
| Firmar formulario como "Otra persona" |
Una vez rellenados todos los campos obligatorios del formulario, puedes elegir "Actualizar[the] el estado y cerrar". Esta acción es similar a enviar un formulario. Los estados creados en el formulario determinan el estado al que se puede cambiar el formulario:
| Estados predeterminados en el formulario "Informe diario": | |
| Estados predeterminados en el formulario "Solicitud de inspección": |
En dispositivos móviles, si varios usuarios van a crear o editar un formulario concreto, cuando terminen de editarlo deben asegurarse de cerrar el formulario antes de cerrar la aplicación o de poner el dispositivo en modo de suspensión.
Múltiples firmas
En cada sección de firma de un formulario, ahora los usuarios pueden decidir el número mínimo de firmas requeridas y el número máximo de firmas permitidas. De esta forma, los usuarios no tienen que añadir varias secciones de firma en un formulario.
Tras hacer clic en el icono del lápiz, los usuarios podrán elegir el "Número mín. de firmas" y el "Número máx. de firmas".
Nota: Si no deseas que la sección Firma sea obligatoria, debes establecer el "Número mín. de firmas" en "0".
Aunque los usuarios de dispositivos móviles no pueden editar el número mínimo o máximo de firmas necesarias en un formulario, sí pueden ver/añadir varias firmas en una sección de firma, tal como determinen el "Número mín. de firmas" y el "Número máx. de firmas" en la plantilla de formulario.
Enlaces en formularios
Si se ha vinculado un plano o una tarea a un formulario concreto, los enlaces se mostrarán en la barra lateral y se podrá acceder a ellos mientras se visualice el formulario.
Enlaces de tarea en formularios
Para vincular un formulario a una tarea, es posible hacerlo directamente en un formulario, desde la barra lateral o dentro de la tarea en sí, seleccionando el icono de hipervínculo y luego la opción Formulario. Al hacerlo directamente en el formulario, también es posible crear una nueva tarea que luego vincular al formulario. Esta acción mostrará entonces las tareas que se hayan adjuntado en la copia exportada del formulario al que se hayan vinculado las tareas.
Nota: Al duplicar un formulario, los enlaces de tareas no se duplicarán con el formulario.
Enlaces de plano en formularios
Para vincular un plano a un formulario, ve a la hoja de plano en cuestión dentro de la pestaña Plano y utiliza la opción Hipervínculo para añadir un hipervínculo de formulario a la hoja de plano. Una vez que añadas el hipervínculo a la hoja de plano, las hojas a las que se haya asociado el formulario mediante hipervínculo se mostrarán en la sección "Enlaces" junto con cualquier tarea que pueda haber.
Cómo clonar tus plantillas de formularios personalizados
Puedes clonar tus plantillas de formulario personalizado para cualquier proyecto nuevo que crees.
Esta función contribuye a evitar posibles repeticiones de trabajo.
| Paso 1: | Selecciona "+Nuevo proyecto" en el panel de control del proyecto |
|
Paso 2: |
Añade un nombre para el nuevo proyecto y selecciona el proyecto que quieres clonar en el menú desplegable. |
| Paso 3: | Selecciona "Copiar plantillas de formularios". |
Nota: Actualmente, solo es posible clonar plantillas de formulario en proyectos nuevos. No es posible clonar plantillas de formulario personalizado en proyectos existentes de forma retroactiva. Sin embargo, los administradores de proyectos pueden "enviar" plantillas de formulario desde el nivel de proyecto hasta el nivel de cuenta y luego extraer esas plantillas de formulario desde la cuenta hasta los proyectos. (Consulta este artículo para obtener más información sobre cómo importar plantillas de formulario: Plantillas de formulario de cuentas). Para poder clonar plantillas de formulario debes ser propietario de cuenta, manager de cuenta o tener una cuenta Business.
Recuperar formularios eliminados
En niveles Business, los administradores del proyecto pueden recuperar los formularios de un proyecto de la pestaña Papelera. Si se elimina un formulario, permanecerá en la pestaña Papelera durante 30 días, periodo durante el cual se podrá restaurar. Sin embargo, transcurridos 30 días, el formulario se eliminará de forma definitiva.
Nota: Aunque es posible recuperar formularios de la pestaña Papelera, no sucede lo mismo con las plantillas de formulario. Una vez que se eliminan las plantillas de formulario, esta acción es definitiva.Si intentas eliminar una plantilla de formulario, aparecerá el mensaje que se muestra en la siguiente captura de pantalla para confirmar si quieres eliminar la plantilla y todos los formularios relacionados con ella.
Sincronización unidireccional
Es posible hacer una copia de seguridad de los formularios con proveedores de almacenamiento en la nube (Box, Dropbox, OneDrive) a través de una conexión de sincronización unidireccional. Si alguna de estas integraciones está activa, los formularios que se hayan actualizado a un estado no editable (es decir, "Enviado") se copiarán en Box/Dropbox/OneDrive y se almacenarán en sus correspondientes subcarpetas. Los nombres de las subcarpetas coincidirán con el nombre de la plantilla de formulario que se utilizara para generar el formulario.
Atajos de teclado de la pestaña "Formularios"
1. Utiliza la pestaña para ir a la siguiente entrada
2. Utiliza las teclas de flecha para navegar en determinadas listas desplegables
3. Utiliza la opción ESC para cerrar el cuadro de vista de formulario