Resumen
Los usuarios de Fieldwire con una Suscripción Business o Business Plus tienen la opción de configurar integraciones entre su cuenta y/o proyectos de Fieldwire y Google Drive.
Esta integración está disponible para la pestaña Archivos y la pestaña Planos; el propósito de conectar Google Drive a tus proyectos de Fieldwire es que podrás extraer elementos directamente desde la aplicación hacia Fieldwire. Son múltiples sincronizaciones unidireccionales (no una sincronización bidireccional) que mantienen tus aplicaciones sincronizadas; por lo tanto, es importante que definas y designes si Fieldwire o Google Drive será tu "fuente de verdad".
Nota: Los proyectos conectados a Google Drive ahora pueden soportar múltiples conexiones de cuenta! Esto significa que puedes sincronizar archivos desde diferentes cuentas o directorios a tus proyectos de Fieldwire.
Nota: Este artículo es específicamente para Google Drive. Si no estás interesado en usar esta aplicación pero aún quieres aprender más sobre cómo conectar aplicaciones y configurar automatizaciones, por favor revisa estos artículos:
- Pestaña de Integraciones: Configuración de una Conexión
- Pestaña de Integraciones: Configuración de una Automatización
Límites:
- Workato no será ilimitado como nuestra sincronización bidireccional. Está limitado a uso justo, y nos pondremos en contacto contigo si te estás acercando a tu límite.
- Las conexiones de integración pueden realizarse a través de cualquiera de los siguientes navegadores: Google Chrome, Microsoft Edge o Firefox. Safari y el navegador Brave no pueden usarse en absoluto para conexiones con Google Drive.
Tabla de Contenidos
- Video Demo
- Configuración de una Conexión a Google Drive
- Configuración de una Automatización con Google Drive
- Preguntas Frecuentes
- Solución de Problemas
Video Demo
Configuración de una Conexión a Google Drive
La integración con Google Drive es mucho más rápida de configurar; sin embargo, antes de hacerlo, nuevamente necesitarás asegurarte de que tienes tanto el nivel correcto de cuenta como de permisos en el proyecto. (Para más información sobre permisos a nivel de cuenta, consulta este artículo: Introducción a los Niveles de Permisos de Cuenta: Gerentes, Usuarios de Cuenta y Usuarios de Proyecto). Para crear una conexión con Google Drive, necesitas lo siguiente:
- Tener una cuenta Business o Business Plus
- Ser un Gerente de Cuenta (o Propietario) en Fieldwire
- Acceso a nivel administrador en la aplicación que deseas conectar a Fieldwire.
Una vez que hayas confirmado que tienes los niveles de permiso adecuados, deberás:
- Navegar a la pestaña Integraciones en la página principal de tu cuenta
- Seleccionar la aplicación Google Drive
- Hacer clic en el botón azul que dice Conectar cuenta de Google Drive
- Nombrar la conexión como desees; el valor predeterminado siempre será "[nombre de la aplicación] - [Nombre y Apellido en la configuración de tu perfil de Fieldwire]".
- Una vez que hayas decidido un nombre, clica el botón azul Siguiente.
Una vez establecida la conexión, deberías ver Conexión exitosa en verde. Luego, haz clic en Cerrar. Podrás ver el nombre de tu cuenta conectada en la sección "Cuenta conectada" y debería haber un banner verde en la parte superior indicando que ahora puedes configurar automatizaciones en la pestaña Configuración de tus proyectos.
Conexión de Múltiples Cuentas de Google Drive
Para conectar múltiples cuentas de Google Drive:
- Ve a la pestaña Integraciones
- Selecciona la aplicación Google Drive
- Haz clic en + Conectar cuenta adicional
- Desde allí, sigue todos los mismos pasos listados arriba en la sección Configuración de una Conexión a Google Drive
Configuración de una Automatización con Google Drive
Después de haber creado tu Conexión a Google Drive a nivel de cuenta, puedes crear una “automatización” en tus proyectos. Sin embargo, como recordatorio, antes de hacerlo, necesitarás asegurarte de que tienes los niveles de permiso adecuados en el proyecto. (Para más información sobre permisos a nivel de proyecto, consulta este artículo: Introducción a los Niveles de Permisos de Proyecto: Administradores, Miembros y Seguidores).
Las automatizaciones son donde ocurre la magia: facilitan la conexión de Fieldwire con una de tus aplicaciones de gestión documental. Para crear una automatización necesitas lo siguiente:
- Ser administrador en el proyecto de Fieldwire donde deseas crear la automatización
- Acceso a la pestaña Configuración del proyecto en Fieldwire
- Navega al proyecto específico donde quieres crear la automatización.
- Ve a la pestaña Configuración y, en el lado derecho
- Desplázate hacia abajo hasta la sección Aplicaciones y
- Haz clic en el botón Administrar automatizaciones.
- Esto te dirigirá a una nueva página donde se listarán todas las automatizaciones que se han creado para ese proyecto específico.
Para crear una automatización con Google Drive:
- Haz clic en el botón + Nueva automatización, lo que hará que aparezca una nueva ventana emergente.
- Selecciona Google Drive como la aplicación con la que deseas conectar tu proyecto de Fieldwire
- Elige la cuenta de Sharepoint con la que quieres conectar tu proyecto de Fieldwire (si tienes múltiples cuentas de Sharepoint conectadas)
- Selecciona ya sea Extraer carpeta de Google Drive a archivos de Fieldwire o Extraer planos de Google Drive a planos de Fieldwire
- Haz clic en Crear borrador
- Haz clic en el botón azul Seleccionar carpeta
- Selecciona la carpeta de Google Drive que quieres sincronizar con Fieldwire (puedes seleccionar subcarpetas también).
- En el GIF a continuación, estamos creando una automatización entre Fieldwire y Google Drive para que los archivos en la carpeta "Mi carpeta Demo" en Google Drive se sincronicen automáticamente con la pestaña Archivos en Fieldwire.
- Haz clic en Conectar
Después de hacer clic en "Conectar", el botón "Seleccionar carpeta" ya no estará visible y el estado cambiará a "Conectando". Luego, una vez que se complete la sincronización, el estado cambiará a "Conectado". Además, bajo la sección "Carpeta de Google Drive", se muestra "Mi unidad / Fieldwire / Mi carpeta Demo" para indicar la ruta de archivos desde la cual Fieldwire extraerá. Como se indica bajo la sección "Carpeta de Fieldwire", la carpeta que seleccionaste se sincronizará directamente con la vista "Todos los archivos" de tus proyectos. Así que, en este caso, los archivos dentro de "Mi carpeta Demo" se extraerán a Fieldwire.
Ahora, cuando navegues a la pestaña Planos o a la pestaña Archivos en Fieldwire, verás la carpeta de Google Drive que seleccionaste así como todos los archivos que estaban dentro de esa carpeta.
Automatización para Google Drive y Planos en Fieldwire
Una vez que hayas establecido la conexión entre Google Drive y Fieldwire, puedes crear una automatización para sincronizar planos que tengas almacenados en Google Drive directamente a Fieldwire. Para hacerlo, sigue estos pasos:
- Navega al proyecto específico donde quieres crear la automatización.
- Ve a la pestaña Configuración y, en el lado derecho, desplázate hacia abajo hasta la sección Aplicaciones
- Haz clic en el botón Administrar automatizaciones.
- Haz clic en el botón + Nueva automatización, lo que hará que aparezca una nueva ventana emergente.
- En la ventana emergente, selecciona Google Drive como la aplicación con la que deseas conectar tu proyecto de Fieldwire.
- Selecciona Extraer planos de Google Drive a planos de Fieldwire
- Haz clic en "Crear borrador".
Observa el proceso a continuación:
Una vez que hayas completado los pasos anteriores, haz lo siguiente:
- Haz clic en el botón azul Seleccionar carpeta, y aparecerá una ventana emergente
-
Selecciona la carpeta de Google Drive que quieres sincronizar con Fieldwire
- En el GIF a continuación, estamos creando una automatización entre Fieldwire y Google Drive para que los planos en la carpeta "Proyecto eléctrico" en Google Drive se sincronicen automáticamente con la pestaña Planos en Fieldwire.
- Nota: Es mejor comenzar con una carpeta vacía en Google Drive ya que solo los nuevos planos en la carpeta se sincronizarán con Fieldwire. Los planos existentes en una carpeta no se sincronizarán.
- Haz clic en Conectar
- Después de que la automatización haya sido creada, puedes agregar tus planos a la carpeta de Google Drive, los cuales se sincronizarán automáticamente con la pestaña Planos en Fieldwire.
Una vez que los planos se hayan sincronizado desde Google Drive a Fieldwire, la pestaña de planos debería mostrar exactamente los mismos planos que están en tu carpeta de Google Drive.
Preguntas Frecuentes
Una vez que una automatización está configurada, ¿cuánto tiempo tarda en reflejarse en Fieldwire los cambios realizados en Google Drive?
Si modificas una gran cantidad de planos (más de 100), puedes esperar que tome hasta unas pocas horas para que los cambios se reflejen en Fieldwire.
¿Cuáles son las limitaciones?
- Las automatizaciones solo rastrean cambios que ocurren en la carpeta sincronizada. Esto significa que primero debes crear la automatización y luego agregar tus archivos o planos a ella.
- Esta es una sincronización unidireccional; los cambios realizados en Fieldwire no se reflejarán en Google Drive o Sharepoint.
- Solo puede existir una automatización para Planos por proyecto.
- El límite actual para el número de planos que pueden sincronizarse es 1,000.
- A diferencia de nuestra sincronización con Box/Dropbox/OneDrive, eliminar un plano o archivo en Google Drive/Sharepoint no resultará en que ese dato se elimine en Fieldwire.
- El tamaño máximo de PDF que se puede usar es 200MB.
¿Cómo recomendamos usar esta automatización?
- Elige una carpeta vacía en Google Drive.
- Crea la automatización en Fieldwire que esté vinculada a esta carpeta.
- Arrastra y suelta tus Archivos o Planos en la carpeta de Google Drive.
Solución de Problemas
Por favor, consulta este artículo si experimentas algún problema con la configuración o el uso de la integración: Pestaña de Integraciones: Solución de Problemas.