Informations générales
Chaque projet de construction amène son lot de changements qui impactent l'évolution, le coût et le planning. Pour documenter ces changements, les entreprises utilisent des demandes de variation qui décrivent ce qui a été modifié et l'impact sur le coût et le planning. Un projet peut compter des dizaines ou des milliers de demandes de variation et les entreprises doivent absolument les gérer correctement pour assurer leur santé financière et leur capacité à créer des rapports.
Le module de demandes de variation est le tout nouvel outil de gestion de projet de Fieldwire. Il s'intègre aux autres fonctionnalités de Fieldwire pour offrir une source unique pour les changements apportés, pour rassembler plus vite les données auprès des parties prenantes concernés, pour valider plus vite les processus, etc.
Note : Pour activer cette fonctionnalité sur votre version de Fieldwire, vous pouvez demander une démo auprès de notre équipe commerciale ou bien l'acheter avec Business Plus. Si vous disposez déjà d'un abonnement Business Plus, les demandes de variation seront automatiquement ajoutées à votre compte.
Table des matières
- Activer la gestion de projet sur un projet
- Le flux de travail des demandes de variation
- L'onglet des demandes de variation
- Préréglages des demandes de variation
- Créer une demande de variation
- Demander le coût
- Demander la validation
- Envoyer le rejet
- Créer une révision
- Envoyer la validation
Activer la Gestion de projet sur un projet
Pour en savoir plus sur la gestion des entreprises et l'activation de la gestion de projet sur un projet, consultez cet article.
Autorisations utilisateurs pour les demandes de variation
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Responsable |
Contributeur |
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Présentation de la gestion de projet
Si vous accédez à l'onglet "Demandes de variation" (ou à un autre onglet de gestion de projet) pour la première fois, une fenêtre s'affiche pour vous présenter la gestion de projet dans Fieldwire et vous aider à configurer votre "entreprise" pour le projet. Vous devez d'abord ajouter le nom de votre entreprise, puis cliquer sur le bouton "Suivant". Ce nom d'entreprise sera utilisé pour tous les modules de gestion de projet de ce projet. Cependant, il n'utilise pas automatiquement le nom ajouté dans la section "Entreprise" de vos paramètres de profil.
Vous devrez ensuite ajouter votre code d'entreprise qui permettra à vous et votre équipe de rester organisés tout au long du projet.
Et c'est tout ! Dans l'exemple sur ces captures d'écran, nous avons utilisé le nom d'entreprise "FW" :
Définir une entreprise pilote
Pour vous assurer que toutes les livrables, FQR et demandes de variation passent par votre "entreprise" dans Fieldwire, vous pouvez maintenant définir une "Entreprise pilote". Pour commencer, accédez à l'onglet "Équipe" du projet, puis cliquez sur "Définir comme entreprise pilote" l'entreprise que vous souhaitez désigner comme "pilote".
Après avoir cliqué sur "Définir comme entreprise pilote", une fenêtre apparaît et vous explique ce que les utilisateurs de l'entreprise pilote peuvent faire, par rapport à ceux des "Autres entreprises" n'ayant pas été désignées comme pilote. Par exemple, les utilisateurs de l'entreprise pilote peuvent envoyer ou demander des livrables à n'importe quelle entreprise, alors que ceux des autres entreprises peuvent uniquement envoyer des livrables à l'entreprise pilote.
Une fois que vous avez choisi votre entreprise pilote, cliquez sur le bouton bleu "Définir comme entreprise pilote". Après cela l'entreprise pilote sera indiquée par le texte "Entreprise pilote" précédé d'une icône à forme de couronne.
Le flux de travail des demandes de variation
Une demande de variation peut avoir différents statuts en fonction de l'étape à laquelle la demande se trouve. Toutes les demandes de variation suivent le même cheminement. Consultez le tableau ci-dessous présentant les différents statuts appliqués à une demande de variation :
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Statuts des demandes de variation |
Définition |
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Brouillon |
Une demande de variation a le statut "Brouillon" au moment de sa création. Pour créer un brouillon de demande de variation, vous devez disposer du niveau d'autorisation "Responsable" dans "Accès à la gestion de projet". Quand la demande de variation a le statut "Brouillon", vous pouvez y ajouter des informations et des coûts. Une fois la demande de variation prête, elle peut être envoyée pour validation. |
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Demandé |
Quand le statut passe de "Brouillon" à "Demandé", le nouveau destinataire peut ajouter des informations de coût à la demande de variation et la renvoyer à l'utilisateur l'ayant initialement demandée, passant ainsi le statut de "Demandé" à "En attente de validation". |
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En attente de validation |
Au statut "En attente de validation", le nouveau destinataire peut soit valider ou rejeter la demande de variation et la renvoyer à l'utilisateur leur ayant envoyée. Cela fait passer le statut sur "Validé" ou "Rejeté". |
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Rejeté |
Si la demande est rejetée, l'utilisateur ayant demandé sa validation devient le nouveau destinataire et peut ensuite créer une révision de la demande de variation s'il souhaite modifier les informations de coût, puis l'envoyer à nouveau. |
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En attente de révision |
Une fois qu'une révision est créée, le statut passe de "Rejeté" à "En attente de révision". Si une révision est créée, l'utilisateur peut choisir de copier les informations de coût et les documents de sauvegarde précédemment utilisés, afin de partir de la révision précédente, ou bien commencer à zéro. Quand la demande de variation est prête à être renvoyée, les Responsables peuvent l'envoyer à nouveau pour validation, la passant du statut "En attente de révision" à "En attente de validation". Le flux de travail "En attente de validation" reprend avec la nouvelle révision. |
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Validé |
Si la demande de variation est au statut "Validé", plus aucune action n'est nécessaire . |
Observateurs
Dans l'onglet "Observateurs", vous pouvez ajouter et retirer des "Observateurs" à chaque étape du flux de travail. Pour cela, cliquez sur "+ Ajouter un observateur", puis sur le nom de la ou des personnes que vous souhaitez ajouter. Vous pouvez également retirer les observateurs en cliquant sur le "x" qui apparaît lorsque vous placez votre souris sur le nom.
Si cet utilisateur n'est pas actuellement dans ce projet, vous pouvez l'y inviter. Cependant, si le nouvel utilisateur que vous invitez n'est pas sur votre compte, des frais supplémentaires vous seront facturés si vous n'avez pas assez de licences disponibles pour l'ajouter.
Vous pouvez ajouter des "Observateurs" dans la section "Détails", mais aussi en ajouter/supprimer depuis les fenêtres de changement de statut.
L'onglet des demandes de variation
Toute personne associée à une entreprise, en tant que "Responsable" ou "Contributeur", peut accéder à l'onglet "Demandes de variation", où elle peut consulter chaque changement apporté au projet, peu importe son statut.
Les en-têtes de cet onglet offrent une présentation générale de la nature, de l'ordre, du sujet et du statut des demandes de variation du projet. Vous trouverez ci-dessous la définition de ces en-têtes :
- #: Le "Code d'entreprise" est attribué par l'entreprise à laquelle la demande de variation a été demandée , et ajouté lorsque la demande de variation passe du statut "Brouillon" à "Demandé" ou "En attente de validation".
- Nom : le titre de la demande de variation, ajouté à sa création.
- Statut : le statut actuel du livrable, qui détermine les actions pouvant être effectuées par les utilisateurs. Statuts possibles : "Brouillon", "Demandé", "En attente de révision", "En attente de validation", "Fermé" et "Clôturé".
- Date d'échéance : ajoutée par l'utilisateur ayant demandé la demande de variation. Elle indique la date à laquelle l'expéditeur doit envoyer la demande de variation à l'utilisateur la demandant.
- Coût total : le coût total enregistré dans la demande de variation.
- Destinataire : le propriétaire actuel des prochaines actions de la demande de variation.
De plus, vous pouvez voir différents statuts en haut qui vous permettent de consulter facilement le nombre de demandes de variation du projet en fonction de leur statut et de suivre le montant ayant été validé.
Préréglages de demandes de variation
Pour accélérer le processus de création des demandes de variation, vous pouvez définir des coûts prédéfinis qui sont souvent réutilisés lors de la création d’un ordre de modification. Ces coûts prédéfinis peuvent être définis pour les matériaux, la main-d’œuvre, l’équipement, les sous-traitants, les autres et les majorations de coûts. Ceux-ci correspondent aux 6 sections que vous pouvez remplir pendant le processus de création de l’ordre de modification. Tous les utilisateurs avec Admin comme autorisation de champ peuvent définir et modifier les préréglages dans le modal.
Pour commencer à créer des préréglages, cliquez sur le bouton "Gérer les préréglages de coûts" dans le coin supérieur droit. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre contextuelle où vous pourrez créer de nouveaux préréglages pour les 6 sections mentionnées ci-dessus. Dans la fenêtre contextuelle, vous verrez également combien de préréglages vous avez déjà créés pour cette section particulière. Lorsque vous êtes prêt à créer votre préréglage, cliquez sur la section correspondante, puis sur "Ajouter [section] préréglage". Ici, vous aurez 3 champs où vous pouvez entrer des informations : "Nom", "Type d’unité", et "Coût unitaire [devise]". Notez que le seul champ requis pour créer un préréglage est "Nom", le champ "Type d’unité" est un menu déroulant où vous avez plusieurs options à sélectionner, et la devise affichée dans le champ "Coût unitaire" change en fonction de la devise que vous avez sélectionnée dans les paramètres du projet.
Note : Une fois qu’un préréglage est supprimé, il ne peut pas être récupéré.
Note : Comme indiqué dans la fenêtre contextuelle, les préréglages seront visibles par tous les utilisateurs du projet lors de la création des demandes de variation.
Pour le menu déroulant "Type d’unité", vous verrez les mêmes types qui sont répertoriés lors du remplissage de l’ordre de modification, lui-même.
Lors de la création de préréglages des majorations de coût, vous remarquerez des options différentes que les 5 autres sections : "Nom", "Section appliquée", "Pourcentage (%)", "Appliquer par défaut". Le champ Applied section fait référence aux 5 autres sections de l’ordre de modification ainsi qu’aux options pour "Subtotal" et "Subtotal + Majoration". Pour cette section particulière, vous pouvez également choisir d’appliquer ou non ces majorations de coût par défaut. Le fait de l’activer signifie qu’une ligne d'annotation particulière sera automatiquement ajoutée à tous les demandes de variation lors de la création. Le désactiver signifie qu’il ne sera pas ajouté par défaut, mais vous pouvez facilement l’ajouter à votre demande de variation sous la section de majoration des coûts sur la demande de variation, lui-même.
Une fois que vous avez terminé de créer vos préréglages, vous êtes prêt à créer vos demandes de variation. Voici une courte vidéo d’une demande de variation créé avec des préréglages :
Créer une demande de variation
Pour créer un brouillon de demande de variation, vous devez disposer du niveau d'autorisation "Responsable" dans "Accès à la Gestion de projet". Pour créer une nouvelle demande de variation, accédez à l'onglet "Demandes de variation", sélectionnez "+ Nouvelle demande de variation", puis saisissez le nom de votre demande de variation. Vous pouvez ajouter une description pour votre demande de variation, mais ce n'est pas obligatoire. Une fois que vous êtes prêt à créer la demande de variation, cliquez sur "Créer un brouillon" :
Note : le "Nom" de la demande de variation peut être ultérieurement modifié en cliquant sur l'icône en forme de crayon à côté du nom dans le brouillon de demande de variation.
Une nouvelle demande de variation est créée. Une demande de variation ne comporte aucun champ obligatoire, mais quand vous créez un brouillon de demande de variation, vous pouvez y ajouter les détails et les informations de coût. La demande de variation est divisée en 3 sections : l'en-tête en haut, les détails à droite et les informations de coût à gauche.
Les informations de coût sont divisées par sections coût (Matériaux, Main-d'œuvre, Équipement, Entreprise spécialisée), avec ensuite Majorations de coût, Résumé des coûts, Documents de sauvegarde et Notes.
La principale différence entre les sections de coût est le type d'unités disponibles. Par exemple, dans la section "Matériaux", le menu déroulant "TYPE D'UNITÉ" permet de sélectionner "Par unité", "Mètres carrés", "Mètres cubes", etc. Dans les sections "Main-d'œuvre" et "Équipement", le menu déroulant "TYPE D'UNITÉ" permet de sélectionner "Heures", "Jours", "Semaines", etc.
De plus, les sections de coût peuvent être ajoutées indépendamment ou bien réunies dans les majorations de coût. Une majoration finale peut également être ajoutée à la demande de variation, ce qui équivaut à une majoration en plus d'une majoration, et est généralement utilisée pour une obligation, une assurance, etc.
Demander le coût
Quand la demande de variation est prête, un bouton bleu "Envoyer" comportant un menu déroulant s'affiche. Cliquez sur le bouton bleu pour afficher deux options : "Demander le coût" et "Demander la validation". Ce flux de travail va aborder l'option "Demander le coût". Après avoir sélectionné "Demander le coût", saisissez le "Destinataire", puis ajoutez des "Observateurs", la "Date d'échéance" et un "Message électronique" facultatif. Une fois ces informations ajoutées, cliquez sur le bouton bleu "Demander".
Cette action passera la demande de variation au statut "Demandé" et un e-mail de notification sera envoyé au nouveau destinataire pour lui demander d'ajouter ses coûts et de valider la demande de variation dans Fieldwire.
Demander la validation
Une fois la demande de variation au statut "Demandé", le nouveau destinataire peut y ajouter des informations de coût et la renvoyer à l'utilisateur l'ayant demandée. Pour cela, le destinataire doit cliquer sur le bouton bleu "Envoyer". Il devra ensuite saisir le "Destinataire", puis ajouter des "Observateurs", la "Date d'échéance" et un "Message électronique" facultatif. Une fois ces informations ajoutées, cliquez sur le bouton bleu "Envoyer", qui passera le statut de "Demandé" à "En attente de validation".
Envoyer le rejet
Au statut "En attente de validation", le nouveau destinataire peut soit valider ou rejeter la demande de variation et la renvoyer à l'utilisateur leur ayant envoyée. Cela fait passer le statut sur "Validé" ou "Rejeté".
Si "Rejeter" est sélectionné, une fenêtre s'affiche pour confirmer que vous souhaitez envoyer le rejet à l'expéditeur.
De plus, comme indiqué dans la fenêtre, si vous décidez de rejeter la demande de variation, Fieldwire permet à l'expéditeur de créer une révision.
Créer une révision
Pour créer une révision, le destinataire doit simplement cliquer sur le bouton "Créer une révision", puis choisir le "Destinataire", les "Observateurs" et la "Date d'échéance". Si une révision est créée, l'utilisateur peut choisir de copier les informations de coût et les documents de sauvegarde précédemment utilisés en cochant les cases comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous, afin de partir de la révision précédente, ou bien commencer de zéro. Une fois qu'une révision est créée, le statut passe de "Rejeté" à "En attente de révision".
Au statut "En attente de révision", une nouvelle révision du tableau des coûts permet à l'utilisateur de modifier le contenu et d'ajouter des documents de sauvegarde et des notes avant de renvoyer la demande. Notez sur la capture d'écran ci-dessous que "rév. 1" à côté de "Coût" indique qu'il s'agit de la première révision.
De plus, les révisions précédentes sont disponibles sous la révision actuelle au cas où vous souhaitez consulter d'anciens envois ou réponses.
Quand la demande de variation est prête à être renvoyée, les "Responsables" peuvent l'envoyer à nouveau pour validation, la passant du statut "En attente de révision" à "En attente de validation". Le flux de travail "En attente de validation" reprend avec la nouvelle révision.
Envoyer la validation
Au statut "En attente de validation", le nouveau destinataire peut à nouveau soit valider ou rejeter la demande de variation.
Si le nouveau destinataire clique sur "Valider", une nouvelle fenêtre apparaît pour confirmer l'action. En cliquant sur le bouton bleu "Envoyer", le statut de la demande de variation passe à "Validé". Le processus de la demande de variation est terminé et aucune autre action ne peut être effectuée.