Contexte
Sur chaque projet de construction, il existe des changements qui impactent le périmètre, le coût et le planning initial. Pour suivre ces changements, les entrepreneurs utilisent des Travaux modificatifs, qui décrivent ce qui a été modifié ainsi que l’impact associé sur le coût et le planning. Il peut y avoir des dizaines à des milliers de Travaux modificatifs sur un projet, et il est essentiel pour la santé financière et le reporting de l’entrepreneur de s’assurer qu’ils sont correctement gérés.
Le module Travaux modificatifs est le plus récent ajout à la suite d’outils de gestion de projet de Fieldwire et s’intègre aux autres fonctionnalités, vous permettant d’avoir une source unique de vérité pour les modifications de périmètre convenues, de collecter plus rapidement les données auprès des parties concernées, d’accélérer le processus d’approbation, etc.
Pour activer cette fonctionnalité sur votre compte, vous pouvez planifier une démo avec notre équipe commerciale ou l’acheter avec Business Plus. Si vous êtes déjà sur Business Plus, les Travaux modificatifs seront automatiquement ajoutés à votre compte.
Note : Les Travaux modificatifs sont pour le moment disponibles uniquement sur la version web de Fieldwire
Table des matières
Comment activer la gestion de projet sur un projet
Tableau des permissions des Travaux modificatifs
Intégration à la gestion de projet
Comment définir une entreprise principale
Workflow des Travaux modificatifs
- Fil d'activité
Observateurs
Onglet Travaux modificatifs
Filtrer les Travaux modificatifs
Pré-réglages des Travaux modificatifs
Créer un Travaux modificatif
Lier à un Travaux modificatif
Demander un coût
Soumettre pour approbation
Envoyer un rejet
Créer une révision
Envoyer l’approbation
Annuler / Réactiver
Activer la Gestion de projet sur un projet
Pour en savoir plus sur la gestion des entreprises et l'activation de la gestion de projet sur un projet, consultez cet article.
Vous devrez ensuite ajouter votre code d'entreprise qui permettra à vous et votre équipe de rester organisés tout au long du projet.
Et c'est tout ! Dans l'exemple sur ces captures d'écran, nous avons utilisé le nom d'entreprise "FW" :
Définir une entreprise pilote
Pour vous assurer que toutes les livrables, FQR et demandes de variation passent par votre "entreprise" dans Fieldwire, vous pouvez maintenant définir une "Entreprise pilote". Pour commencer, accédez à l'onglet "Équipe" du projet, puis cliquez sur "Définir comme entreprise pilote" l'entreprise que vous souhaitez désigner comme "pilote".
Après avoir cliqué sur « Définir l’entreprise pilote », une fenêtre pop-up s’affiche indiquant ce que les utilisateurs de l’entreprise principale peuvent faire par rapport aux utilisateurs des « autres entreprises » qui n’ont pas été désignées comme entreprise principale.
Par exemple, les utilisateurs de l’entreprise principale peuvent envoyer des Demandes de Travaux Modificatifs à n’importe quelle entreprise ou en demander, tandis que les utilisateurs des « autres entreprises » ne peuvent envoyer des demandes de Travaux Modificatifs qu’à l’entreprise principale.
Une fois que vous avez choisi votre entreprise pilote, cliquez sur le bouton bleu "Définir comme entreprise pilote". Après cela l'entreprise pilote sera indiquée par le texte "Entreprise pilote" précédé d'une icône à forme de couronne.
Si vous avez sélectionné par erreur la mauvaise entreprise principale, tout administrateur du projet peut la modifier en procédant comme suit :
- Cliquez sur les trois points (⋮) à côté de l'icône Inviter des utilisateurs.
- Sélectionnez Supprimer l'entreprise principale.
Workflow des Travaux modificatifs
Une demande de Travaux modificatifs peut adopter différents statuts, selon son étape dans le processus :
Brouillon
Créé par un utilisateur avec un rôle de Responsable de Gestion de Projet.
Permet d’ajouter des détails et des informations de coût.
Peut être soumis pour approbation ou demandé.
Demandé
Le nouveau destinataire peut ajouter ou ajuster le coût et le soumettre pour approbation.
En attente d’approbation
Le destinataire peut approuver ou rejeter la demande de Travaux modificatifs.
Rejeté
L’utilisateur qui l’a soumis peut créer une révision.
Révision en attente
Permet de copier les informations de coût précédentes ou de repartir de zéro.
Approuvé
Aucun autre traitement nécessaire.
Annulé / Réactivé
Une demande de Travaux modificatifs annulé devient invalide mais peut être réactivé.
Fil d’activité
Tout au long du processus d'une demande de travaux modificatifs, tous les utilisateurs pourront suivre l’avancement de la demande, voir quand des informations ont été demandées ou envoyées, ainsi que qui les a demandées ou envoyées.
Si vous assignez la demande de travaux modificatifs à une personne qui n’est pas utilisateur (c’est-à-dire une adresse e-mail), la réponse de cette personne envoyée par e-mail sera enregistrée dans le fil d’activité de la demande de travaux modificatifs dans Fieldwire.
Si vous êtes l'émetteur de la demande de travaux modificatifs ou un responsable dans l’entreprise de l'émetteur, vous pourrez cliquer sur Ajouter aux travaux modificatifs depuis le fil d’activité pour confirmer que cette réponse doit être prise en compte.
Après avoir cliqué sur Ajouter aux travaux modificatifs, les informations seront ajoutées à la section Notes, et vous pourrez poursuivre le processus des travaux modificatifs.
Observateurs
Dans l’onglet Observateurs, vous pouvez ajouter ou retirer des observateurs à chaque étape du workflow.
Cliquez sur « + Ajouter un observateur » et sélectionnez la personne.
Supprimez un observateur en cliquant sur « x » à côté de son nom.
Vous pouvez inviter un utilisateur externe, mais une licence supplémentaire sera nécessaire s’il n’est pas sur votre compte.
Remarque : les observateurs de la société de l'émetteur ainsi que le destinataire actuel ne peuvent pas être supprimés en tant qu'observateurs.
Onglet Travaux modificatifs
Tout membre d’une entreprise (Responsable ou Contributeur) peut accéder à l’onglet Travaux modificatifs :
Les en-têtes de cet onglet offrent une présentation générale de la nature, de l'ordre, du sujet et du statut des demandes de variation du projet. Vous trouverez ci-dessous la définition de ces en-têtes :
# : Code entreprise qui soumet le Travaux modificatif.
Nom : Titre du Travaux modificatif.
Statut : Brouillon, Demandé, En attente de révision, En attente de validation, Validé, Rejeté, Annulé.
Date d’échéance : Date à laquelle le Travaux modificatifs doit être envoyé.
Coût total : Coût total de la Demande de Travaux modificatifs.
Destinataire : Responsable des prochaines actions.
De plus, vous pouvez voir différents statuts en haut qui vous permettent de consulter facilement le nombre de demandes de Travaux Modificatifs du projet en fonction de leur statut et de suivre le montant ayant été validé.
Filtrer les Demandes de Travaux modificatifs
Vous pouvez filtrer par :
Observateur
Statut
Entreprise
Destinataire
Raison (changement de conception, erreur de plan, délai matériel, etc.)
Impact sur le planning
Dernière mise à jour
Préréglages de demandes de Travaux Modificatifs
Pour accélérer le processus de création des demandes de variation, vous pouvez définir des coûts prédéfinis qui sont souvent réutilisés lors de la création d’un ordre de modification. Ces coûts prédéfinis peuvent être définis pour les matériaux, la main-d’œuvre, l’équipement, les sous-traitants, les autres et les majorations de coûts. Ceux-ci correspondent aux 6 sections que vous pouvez remplir pendant le processus de création de l’ordre de modification. Tous les utilisateurs avec Admin comme autorisation de champ peuvent définir et modifier les préréglages dans le modal.
Cette fonctionnalité :
Permet de créer des coûts prédéfinis pour Matériaux, Main-d’œuvre, Équipement, Sous-traitant, Autre, Marges.
Les administrateurs peuvent créer et modifier ces pré-réglages.
Vous pouvez importer des pré-réglages via un fichier Excel.
Note : Une fois qu’un préréglage est supprimé, il ne peut pas être récupéré.
Note : Comme indiqué dans la fenêtre contextuelle, les préréglages seront visibles par tous les utilisateurs du projet lors de la création des demandes de Travaux Modificatifs.
Pour le menu déroulant "Type d’unité", vous verrez les mêmes types qui sont répertoriés lors du remplissage de l’ordre de modification, lui-même.
Lors de la création de préréglages des majorations de coût, vous remarquerez des options différentes que les 5 autres sections : "Nom", "Section appliquée", "Pourcentage (%)", "Appliquer par défaut". Le champ "Section appliquée" fait référence aux 5 autres sections de l’ordre de modification ainsi qu’aux options pour "Sous-total" et "Sous-total + Majoration". Pour cette section particulière, vous pouvez également choisir d’appliquer ou non ces majorations de coût par défaut. Le fait de l’activer signifie qu’une ligne d'annotation particulière sera automatiquement ajoutée à tous les demandes de Travaux Modificatifs lors de la création. Le désactiver signifie qu’il ne sera pas ajouté par défaut, mais vous pouvez facilement l’ajouter à votre demande de Travaux Modificatifs sous la section de majoration des coûts sur la demande de travaux modificatifs, lui-même.
Une fois que vous avez terminé de créer vos préréglages, vous êtes prêt à créer vos demandes de Travaux Modificatifs. Voici une courte vidéo d’une demande de travaux modificatifs créée avec des préréglages :
Créer une Demande de Travaux modificatifs
Permission Responsable de Gestion de Projet requise.
Onglet Travaux modificatifs > +Nouvelle demande de travaux modificatifs
Entrez le nom et éventuellement une description.
Cliquez sur Créer brouillon.
Ajoutez ensuite Détails et Coût :
Remarque : le "Nom" de la demande peut être ultérieurement modifié en cliquant sur l'icône en forme de crayon à côté du nom dans le brouillon de demande de Travaux Modificatifs.
Une nouvelle demande de Travaux Modificatifs est créée. Une demande ne comporte aucun champ obligatoire, mais quand vous créez un brouillon de demande de travaux modificatifs, vous pouvez y ajouter les détails et les informations de coût. La demande de travaux modificatifs est divisée en 3 sections : l'en-tête en haut, les détails à droite et les informations de coût à gauche.
La section « Détails » comprend les champs « Motif », « N° de référence » [numéro], « Impact sur le calendrier » et « Description ».
Le champ « Description » vous permet d'ajouter des informations supplémentaires dont vous ne disposiez peut-être pas au départ ou qui ne peuvent pas être saisies dans d'autres champs. À mesure que vous ajoutez du texte dans le champ « Description », celui-ci s'agrandit automatiquement pour s'adapter à votre contenu, ce qui facilite la lecture des descriptions plus longues sans avoir à faire défiler une petite zone de texte.
Les informations de coût sont divisées par sections coût (Matériaux, Main-d'œuvre, Équipement, Entreprise spécialisée), avec ensuite Majorations de coût, Résumé des coûts, Documents de sauvegarde et Notes.
La principale différence entre les sections de coût est le type d'unités disponibles. Par exemple, dans la section "Matériaux", le menu déroulant "TYPE D'UNITÉ" permet de sélectionner "Par unité", "Mètres carrés", "Mètres cubes", etc. Dans les sections "Main-d'œuvre" et "Équipement", le menu déroulant "TYPE D'UNITÉ" permet de sélectionner "Heures", "Jours", "Semaines", etc.
De plus, les sections de coût peuvent être ajoutées indépendamment ou bien réunies dans les majorations de coût. Une majoration finale peut également être ajoutée à la demande de travaux modificatifs, ce qui équivaut à une majoration en plus d'une majoration, et est généralement utilisée pour une obligation, une assurance, etc.
• Choisissez soit Joindre depuis les fichiers, soit + Importer un nouveau fichier.
Liens vers une Demande de Travaux modificatifs
Vous pouvez lier plusieurs Demandes de Travaux modificatifs, RFIs, Tâches et Formulaires pour organiser les documents et faciliter la communication.
Vous pouvez également créer un Travaux modificatif à partir d’un RFI.
Demander un coût
Cliquez sur le bouton Envoyer > Demander un coût.
Assignez à un utilisateur du projet ou à une adresse email externe.
Ajoutez des observateurs, une date d’échéance et un message facultatif.
Cette action passera la demande de travaux modificatifs au statut "Demandé" et un e-mail de notification sera envoyé au nouveau destinataire pour lui demander d'ajouter ses coûts et de valider la demande de travaux modificatifs dans Fieldwire.
Envoyer pour validation
En Brouillon, remplissez les informations de coût.
Cliquez sur Envoyer > Demander la validation.
Choisissez un destinataire (utilisateur du projet ou externe).
Ajoutez éventuellement des observateurs et une date d’échéance.
Cliquez sur Envoyer. Le statut passe à En attente de validation.
Envoyer un rejet
Le destinataire peut approuver ou rejeter une demande.
Si rejeté, l'émetteur peut créer une révision.
Si "Rejeter" est sélectionné, une fenêtre s'affiche pour confirmer que vous souhaitez envoyer le rejet à l'émetteur.
De plus, comme indiqué dans la fenêtre, si vous décidez de rejeter la demande de travaux modificatifs, Fieldwire permet à l'expéditeur de créer une révision.
Créer une révision
Cliquez sur Créer une révision, choisissez le destinataire, les observateurs et la date d’échéance.
Vous pouvez copier les informations de coût et documents de la version précédente.
Le statut passe à En attente de révision.
Dans le statut "En attente de révision", une nouvelle révision du tableau des coûts permet à l'utilisateur de modifier le contenu et d'ajouter des documents de sauvegarde et des notes avant de renvoyer la demande. Notez sur la capture d'écran ci-dessous que "rév. 1" à côté de "Coût" indique qu'il s'agit de la première révision.
De plus, les révisions précédentes sont disponibles sous la révision actuelle au cas où vous souhaitez consulter d'anciens envois ou réponses.
Quand la demande de travaux modificatifs est prête à être renvoyée, les "Responsables" peuvent l'envoyer à nouveau pour validation, la passant du statut "En attente de révision" à "En attente de validation". Le flux de travail "En attente de validation" reprend avec la nouvelle révision.
Demander la validation
Le destinataire peut approuver ou rejeter.
Après validation, le statut devient Validé.
Les Managers peuvent rouvrir un Travaux modificatif approuvé pour revenir en En attente de validation.
Si le nouveau destinataire clique sur "Valider", une nouvelle fenêtre apparaît pour confirmer l'action. En cliquant sur le bouton bleu "Valider", le statut de la demande de travaux modificatifs passe à "Validé". Le processus de la demande de travaux modificatifs est terminé et aucune autre action ne peut être effectuée.
Envoyer pour approbation
Encore une fois, lorsque le statut est En attente d’approbation, le nouvel assigné peut soit approuver, soit rejeter l’ordre de changement
Si le nouvel assigné clique sur « Approuver », une dernière fenêtre pop-up s’affiche pour confirmer son action. En cliquant sur le bouton bleu « Envoyer », le statut des travaux modificatifs à « Approuvé » et le processus de l’ordre de changement est terminé.
Une fois qu’un ordre de changement est approuvé, les gestionnaires de l’entreprise du créateur peuvent optimiser leur flux de travail et réduire les retouches grâce à l’option de rouvrir les travaux modificatifs approuvés, ce qui les ramènera au statut « En attente d’approbation ».
Lorsqu’une entreprise principale est définie sur le projet, les utilisateurs de l’entreprise principale peuvent choisir de Répondre au nom de l’assigné. En cliquant sur le bouton Répondre au nom, l’utilisateur de l’entreprise principale pourra soit Approuver, soit Rejeter les travaux modificatifs.
Les utilisateurs qui ne font pas partie de l’entreprise principale ne verront pas cette option Répondre au nom, même s’ils sont ceux qui ont soumisles travaux modificatifs à l’utilisateur de l’entreprise principale.
Que l’utilisateur choisisse Approuver ou Rejeter, une fenêtre pop-up s’affiche pour lui permettre d’ajouter des Notes et, si souhaité, une pièce jointe, ainsi que de sélectionner la date de réception de la réponse. Le champ Réponse reçue est obligatoire, ce qui garantit que les enregistrements du projet restent précis et à jour. L’utilisateur peut ensuite cliquer sur Répondre pour approuver ou rejeter les travaux modificatifs.
Annuler / Réactiver
Un Travaux modificatif annulé devient non modifiable.
Il peut être réactivé et restauré à son état précédent.