Introduction

L’onglet Tâches vous permet de gérer et de suivre chaque tâche de votre projet. Quel que soit le type de travaux en cours, il y a toujours des questions, des observations ou des problèmes à traiter de manière claire et visible.

Les tâches Fieldwire remplacent les appels téléphoniques et les e-mails fastidieux, en offrant un moyen centralisé de documenter et de gérer :

• Les problèmes Assurance Qualité/Contrôle Qualité

• Les observations lors des inspections

• Les points à corriger ou les défauts

• Les problèmes de sécurité

• Les FQR et les travax modificatifs

• L’avancement des travaux

• Les retards

• La coordination de la conception et de la pré-construction

• Les variations

• La communication générale et la messagerie instantanée entre les membres de l’équipe

• Et bien plus encore

Cette approche garantit que toutes les informations du projet sont organisées, transparentes et facilement accessibles à votre équipe.

 

Tableau des matières

• Qu'est-ce qu'une tâche
• Le contenu d'une tâche
• Filtres des tâches
• Les attributs de tâche
  • Les attributs personnalisés
• Personnaliser les autorisations pour la création de tâches
• Le partage des tâches
• Générer un code QR
• Générer et afficher les QR codes sur appareils mobiles
• Scanner QR codes sur appareils mobiles
• Scanner les QR codes Hilti
• Les fonctionnalités avancées

 

Comment créer une tâche ?

Pour créer une tâche depuis un plan, ouvrez le plan où vous souhaitez placer la tâche et sélectionnez l’épingle depuis la barre d’outils d’annotations.

 

 

Vous pouvez également créer une tâche sur mobile :

 

 

Après avoir créé votre tâche, renseignez les attributs de la tâche et désigner un responsable qui va compléter la tâche.

Vous trouverez ci-dessous un exemple d’une tâche :

 

Le contenu d'une tâche

L’exemple ci-dessus montre une tâche liée à une réparation. A gauche, vous verrez les commentaires du responsable et des observateurs (messages instantanés et fichiers joints) y compris :

• Le titre de la tâche (Coffre ballon d’eau chaude à réparer). Nous vous conseillons de nommer vos tâches de façon à faciliter leur recherche. Le titre d’une tâche pourrait avoir jusqu’à 255 caractères maximum. Le premier message que vous écrivez dans la tâche deviendra d’office le titre si vous n’avez pas encore renseigné le champ « Titre » en haut de la tâche.
• Une tâche associée.
• Une liste de contrôle, où Fieldwire enregistre la date à laquelle chaque case est cochée ainsi que la personne qui la coche. Vous pouvez créer des modèles de listes de contrôle à importer dans la tâche, vous permettant de gagner du temps lors de la création d’une tâche.
• La correspondance horodatée entre les utilisateurs.
• Un mini-plan, joint en sélectionnant le trombone.
• Un lien vers un fichier PDF.
• Une photo prise en temps réel sur la tablette.

Important : Des rappels automatiques seront envoyés aux utilisateurs à la date d’échéance de leurs tâches assignées . 

Note : Lorsque vous ajoutez une photo existante à la tâche, puis la supprimez, elle n’est pas retirée de l’onglet Photos et lorsque vous ajoutez une nouvelle photo à une tâche, puis que vous la supprimez de la tâche, elle est retirée de l’onglet Photos;

Note 1.0: - le jour où vous créez une tâche, le nom de la tâche apparaîtra dans la section des messages avec l’heure à laquelle elle a été créée. Le jour suivant, la date réelle de création de la tâche s’affichera. 

 

Les fichiers joints

Les éléments listés plus bas peuvent être joints à une tâche depuis l'icône trombone.

• Photo / Fichier - Sélectionner une photo ou un fichier
• Photo à 360° - Les abonnés Business peuvent utiliser un appareil à 360° pour joindre des photos.
• Photo existante - Joindre une photo hébergée sur l'onglet Photos du projet
• Fichier existant - Joindre un fichier hébergé sur l'onglet Fichiers du projet
• Formulaire - Joindre un formulaire ou créer un nouveau formulaire depuis un modèle (Abonnement Business).
• Lien (URL) - Insérer un lien vers une page web
• Google Drive - Télécharger des Docs, Sheets ou Slides
• Image du plan (Rogner Plan) - Insérer une image rognée du plan auquel la tâche est associée

Les fichiers joints sont très utiles puisqu'ils permettent aux utilisateurs d'insérer des images du chantier pour valider le travail effectué. Ils peuvent aussi télécharger des fichiers pertinents pour accomplir une tâche ou télécharger un formulaire à remplir sur site. Par ailleurs, les images rognées donnent plus de précision sur l'endroit où le travail doit s'effectuer.

 

Les attributs de tâche

Sur la droite, vous verrez les attributs de la tâche qui vous permettent de gérer et filtrer les données de la tâche. Ces attributs vous permettent également de suivre l'avancement des travaux et d’améliorer l’efficacité de vos projets.

Vous pouvez ainsi :

• Gérer les statuts
  • Vous pouvez utilisez les statuts par défaut ou utiliser les statuts personnalisés de tâches (si vous avez un abonnement Pro ou Business). 
• Catégoriser vos tâches
• Distribuer la tâche à un responsable
• Modifier l'emplacement de la tâche
• Ajouter un coût
• Ajouter des tags pour votre suivi et reporting
• Rajouter des dates pour programmer les travaux
• Ajouter des observateurs qui doivent être informé de la progression de la tâche

Les attributs personnalisés

Les utilisateurs de Fieldwire Business peuvent personnaliser les attributs de tâche afin de suivre des données précises uniques au projet. Ils peuvent également cacher des attributs non pertinents. Ces attributs permettent aux utilisateurs de personnaliser leurs tâches afin d'ajouter un numéro d'équipement nécessaire pour compléter une tâche ou pour renseigner des coordonnées GPS pour un projet linéaire. 

Les administrateurs de projet peuvent personnaliser ces attributs depuis les paramètres de projet. Cliquez sur 'Gérer les attributs' dans la section Tâches. 

 

Une fenêtre s'ouvrira où vous pouvez ajouter un nouvel attribut personnalisé et choisir un 'Texte court', 'numéro' ou 'liste'. Chaque attribut doit porter un titre unique. Cliquez sur 'Créer' pour que l'attribut apparaissent dans la liste d'attributs de tâche.
Un maximum de 20 attributs personnalisés peuvent être créé par projet. 

 

Les administrateurs peuvent rendre l'attribut visible dans les tâches en basculant le bouton bleu vers la droite. Un attribut peut être caché en basculant le bouton vers la gauche. Vous pouvez désactiver certains attributs par défaut comme : plan, emplacement, main d'oeuvre, coût et tags. Cette action influera toutes les tâches du projet. 

 

 

Une fois ces attributs sont personnalisés une tâche du projet pourrait ressembler comme l'image ci-bas : 

 

Filtrer les attributs personnalisés 

 

Les attributs personnalisés des tâches peuvent être utilisés pour filtrer vos tâches : 

1. Accédez à l’onglet Tâches.

2. Cliquez sur le bouton Filtrer.

3. Tous les attributs personnalisés activés  apparaîtront alors comme des champs spécifiques permettant de filtrer vos tâches.

 

 

Lorsque vous recherchez un emplacement, tous ses sous-emplacements apparaissent automatiquement. Cela facilite le filtrage des tâches liées à un emplacement spécifique ou à l’un de ses sous-emplacements.

 

 

Personnaliser les autorisations pour la création de tâches

 

Vous pouvez également personnaliser les autorisations des Membres et des Suiveurs concernant la création de tâches. Pour ce faire :

1. Cliquez sur Modifier les autorisations 

2. Accédez au tableau Tâches.

3. Cochez la case sous Membre et/ou Suiveur pour la ligne Créer des tâches.

   • Si vous ne sélectionnez que la case sous Membre, vous devez également sélectionner la case sous Suiveur.

   • En revanche, si vous cochez d’abord la case Suiveur, vous verrez que la case Membre est automatiquement sélectionnée également.

4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Astuce :  seules certaines autorisation peuvent être modifiées pour le moment. Si vous avez des retours ou sohaitez expandre cette fonctionnalité, contactez support@fieldwire.com.

Regardez le processus ci-dessous :

 

Le partage des tâches

Vous pouvez partager vos tâches en dehors de l'application Fieldwire de trois manières :

1. L’envoyer par mail depuis Fieldwire
2. Copier les informations dans le presse-papier
3. Exporter la tâche sous format PDF

Vous pouvez ainsi distribuer les informations contenues dans la tâche aux personnes qui n’ont pas d'identifiants Fieldwire.

 

 

N.B. : Chaque utilisateur peut envoyer jusqu’à 50 tâches par mai par jour. Si vous atteignez cette limite, vous ne pourrez pas renvoyer un mail contenant une tâche pendant 24h depuis l’envoi de la 50^ème tâche.

 

Note : Lorsque une tâche est crée depuis une catégorie elle est automatiquement présélectionnée. 

 

Filtrer et trier dans une tâche

Pour retrouver rapidement les informations importantes dans une tâche :

1. Accédez au module Tâches et ouvrez une tâche.

2. Pour filtrer le contenu, cliquez sur Tout et choisissez :

   • Tout : messages, pièces jointes et métadonnées.

   • Messages : seulement les messages.

   • Pièces jointes : photos, fichiers, formulaires, etc.

   • Historique : uniquement les métadonnées.

3. Pour trier, cliquez sur Plus ancien en premier ou Plus récent en premier.

Note: Les filtres par défaut sont Tout et Plus ancien en premier, à réajuster à chaque ouverture de tâche.

 

 

 

Générer un code QR

 

Bien que Fieldwire n’ait pas encore la capacité de générer un code QR  dans l'app ou  scanner un code QR, vous pouvez toujours générer un code QR à partir d’un outil tiers tel que QR Code Generator ou une extension Chrome. Les applications Fieldwire Mobile prennent en charge le lien – ou la possibilité d’ouvrir automatiquement un lien Web dans l’application mobile, de sorte que la numérisation d’un code QR à partir de la caméra  de l’appareil ouvre le lien vers l’entité Fieldwire dans l’application.

Tout d’abord, vous devez créer un code QR ou un code à barres à l’aide d’un outil externe. Dans l’exemple ci-dessous, nous avons utilisé QR Code Generator pour lier à une tâche dans Fieldwire.

 

1. À partir de l'application Web de  Fieldwire accédez à la tâche pour laquelle vous souhaitez générer un code QR et copiez l’URL dans la barre d’adresse.
2. Ensuite, ouvrez l’outil de code QR externe. Pour le générateur de code QR, sélectionnez « URL » comme type d’action.
3. Entrez l’URL de la tâche/entité que vous souhaitez ouvrir à partir du code QR.
Dans cet exemple, nous avons utilisé une URL de tâche, mais vous pouvez également utiliser l’URL pour un plan, une RFI ou un modèle 3D.
4. Téléchargez le code QR au format JPG ou SVG.

 

 

Générer et afficher des QR Codes sur mobile

Les QR Codes pour des tâches spécifiques sont disponibles à la visualisation et au téléchargement depuis les applications iOS et Android. Ils permettent de partager rapidement une référence à une tâche avec une personne à proximité, ou de les télécharger et d’imprimer directement depuis votre appareil mobile.

Pour afficher un QR Code sur mobile :

1. Depuis l’application Fieldwire (iOS ou Android), accédez à la tâche pour laquelle vous souhaitez générer un QR Code.

2. Sélectionnez l’icône Partager en bas de la vue de la tâche.

3. Sélectionnez QR Code.

À partir de là :

• Le QR Code de base peut être partagé avec quelqu’un à proximité pour une référence rapide.

• Pour télécharger le QR Code depuis votre mobile, sélectionnez Télécharger en PDF depuis la vue du QR Code de base.

  • Le téléchargement au format PDF nécessite que votre appareil soit en ligne, connecté au Wi-Fi ou à la 4G/5G.

  • Pour afficher un QR Code d’une tâche, celle-ci doit avoir été synchronisée au préalable.

4. Une fois le PDF téléchargé, vous pouvez sélectionner l’icône Partager dans le coin supérieur droit du PDF pour l’envoyer ou l’imprimer directement depuis votre appareil mobile.

 

 

Scanner QR Code sur Mobile

 

Depuis l’appareil photo de votre smartphone ou tablette, vous pouvez scanner un QR Code pour ouvrir automatiquement l’élément lié dans l’application Fieldwire iOS ou Android.

Cependant, certaines limitations s’appliquent :

• Si vous n’avez pas accès au projet lié, ou si l’application Fieldwire n’est pas installée sur votre appareil, le lien s’ouvrira dans le navigateur mobile.

• Il n’est pas possible de créer un QR Code pour une photo spécifique dans l’onglet Photos, car les photos individuelles n’ont pas d’URL personnalisée. Générer un QR Code pour une photo ouvrira simplement l’onglet Photos dans l’application.

• L’ouverture d’un QR Code lié à un fichier spécifique dans l’onglet Fichiers ne fonctionne pas sur iOS ou Android. Les applications mobiles ouvrent uniquement l’onglet Fichiers, pas le fichier désigné.

• Les liens vers les clauses techniques et les livrables ne sont pas pris en charge.

 

 

Limitations du scan des QR Codes depuis l’appareil ou le scanner mobile Fieldwire

Veuillez noter qu’il existe certaines limitations lors du scan d’un QR Code depuis votre appareil ou depuis le Fieldwire Mobile Scanner :

• Si vous n’avez pas accès au projet lié, vous ne pourrez pas accéder au plan correspondant.

• Si l’application Fieldwire n’est pas installée sur votre appareil mobile, le lien s’ouvrira dans le navigateur mobile.

En complément des limitations ci-dessus, il est important de noter les points suivants :

• Il n’est pas possible de créer un QR Code lié directement à une photo dans l’onglet Photos, car les photos individuelles n’ont pas d’URL personnalisée. Générer un QR Code pour une photo ouvrira simplement l’onglet Photos de l’application Fieldwire.

• L’ouverture d’un QR Code lié à un fichier spécifique dans l’onglet Fichiers ne fonctionne pas sur iOS ou Android. Les applications mobiles ouvrent uniquement l’onglet Fichiers, pas le fichier désigné.

• Les liens vers les submittals et les spécifications ne sont pas pris en charge.

 

Scanner les  QR codes Hilti

Si vous utilisez es QR codes de Hilti, vous savez qu’ils existent en trois formats : autocollants individuels, rouleaux et panneaux. Ces QR codes peuvent être facilement intégrés et reliés aux Tâches dans Fieldwire pour un accès rapide sur le terrain :

1. Rassemblez vos QR codes physiques afin de les scanner dans Fieldwire

2. Ouvrez l’application Fieldwire sur votre appareil mobile Android ou iOS

3. Sélectionnez le projet dans lequel vous souhaitez enregistrer ces informations

4. Cliquez sur le module Tâches

5. Sélectionnez la tâche à laquelle vous souhaitez associer l’information

6. [Sur Android] Appuyez sur l’icône de trombone

7. [Sur iOS] Appuyez sur l’icône +

8. Sélectionnez l’option Étiquette QR Code Hilti, ce qui ouvrira la caméra de votre appareil mobile

9. Scannez le QR code que vous souhaitez lier à la tâche Fieldwire

Note : Si vous disposez déjà d’anciens QR codes Hilti, vous pouvez également scanner et lier un QR code alphanumérique (12 caractères) à une tâche Fieldwire, afin d’utiliser tous vos anciens autocollants. Vous pouvez désormais scanner, lier, consulter (et supprimer) ces QR codes alphanumériques dans les Tâches Fieldwire.

 

Voici l'étape numéro 8 : 

 

Une fois cela fait, vous pourrez voir le lien vers ce QR code directement dans la tâche.

 

 

Si vous cliquez sur le lien du QR code, vous pourrez voir qui l’a lié à la tâche ainsi que l’horodatage de l’action, garantissant une transparence et une traçabilité complètes.

 

 

Vous pouvez également consulter ces informations en accédant à la tâche depuis la version web.

 

 

Des fonctionnalités avancées

 

Lorsque vos projets prennent de l’ampleur et vous créez de plus en plus de tâches, nous vous proposons d’autres fonctionnalités qui vous aident à gérer vos tâches de manière plus efficace :

• Dupliquer vos tâches
• L’édition par lot
• Importer des tâches 

Plus d'informations :

• Les tâches sur mobile
• Les notifications de tâches
• L'onglet Tâches