Contexte
Fieldwire propose des modèles de formulaires pour les abonnés Business et Premier de notre plateforme. Six modèles sont disponibles dans chaque projet Business : un rapport journalier, un audit de sécurité, une demande d’information, une facture de travaux, une feuille de temps et une fiche de contrôle. Vous pouvez également créer vos propres modèles personnalisés. Vous pouvez publier chaque modèle dans une bibliothèque de modèles de formulaires au niveau de votre compte et vous pourrez ensuite importer le modèle dans chacun de vos projets. Pour plus d’information sur la bibliothèque de modèles de formulaires, consultez cet article.
Le rapport journalier vous aide à documenter le travail accompli chaque jour sur votre chantier. Vous pouvez facilement renseigner le formulaire sur mobile ou sur web.
Vous pouvez :
- Noter les conditions sur site, l’équipement ou les matériaux utilisés et tout le travail effectué.
- Joindre une photo ou un fichier pertinents
- Signer le rapport, l’attribuer à un responsable et le soumettre.
Exemple d'un rapport journalier
N.B. : Le matin, la météo qui s'affiche est une prévision, après 24 heures la météo réelle sera indiquée.
Remplir un rapport journalier
Les attributs du formulaire :
- Numéro de rapport (#) – Fieldwire va automatiquement attribuer un numéro de formulaire que vous ne pourrez pas modifier par la suite
- Description – Une zone de texte libre qui vous permet de personnaliser le titre du rapport. Par exemple, si vous souhaitez organiser vos rapports par la date et le métier concerné, vous pouvez renseigner « 14.06 Cloisons » en tant que description.
- Responsable – Le responsable est la personne qui remplit le formulaire. Vous pouvez modifier le responsable à tout moment si plusieurs personnes doivent contribuer au formulaire. Le responsable reçoit une notification lorsque le rapport est soumis.
- Statut – Lorsque vous créez un rapport journalier, le statut par défaut est « brouillon ». Une fois que vous aurez complété le formulaire, vous pouvez le soumettre en mettant à jour le statut au « soumis ».
- Date – Fieldwire va automatiquement renseigner la date de création du formulaire, mais vous pouvez modifier la date ultérieurement.
Informations générales
- Météo et température - Lorsque vous avez une connexion WiFi et l’adresse du projet est renseignée dans les paramètres du projet, la météo sera automatiquement renseignée. Les données météorologiques sont déterminés par la date du formulaire. Si vous créez un formulaire le matin, la météo qui s’affiche est une prévision, la météo réelle sera mise à jour après 24 heures. Fieldwire utilise l’API de Visual Crossing API pour ses prévisions météorologiques.
- Retard de planning / problème météo / des accidents sur site / des blessures signalées – Des zones de texte facultatives avec cases à cocher. Vous pouvez cocher ‘oui’ ‘non’ ou ‘non-concernée ». Par exemple si le camion de ciment a deux heures de retard, cochez ‘retard de planning » et notez le retard.
- Notes générales – Zone de texte libre ou vous pouvez donner un aperçu du travail accompli.
Note : Dans la section Conditions météorologiques et température, les renseignements suivants ont été ajoutés : « Les quantités de précipitations affichées sont cumulatives. Par exemple, toute pluie entre 12h00 - 6h00 sera répertoriée dans le créneau "6h00". De même, les précipitations qui se produisent de 6h - 12h sont répertoriées à 12h, et les précipitations qui se produisent entre 12h - 16h sont indiquées à 16h
Les journaux
Dans cette partie, ajouter une nouvelle ligne en cliquant sur « +ajouter une entrée »
- Journal de travail – Enregistrer qui a travaillé, pendant combien de temps et ajoutez des notes. En sélectionnant +ajouter une entrée » vous pouvez préciser le travail effectué par le surintendant, un ouvrier ou bien le contremaître, etc. )
- Journal de matériel - Dans cette partie, notez l’équipement et le matériel utilisé sur site, la durée de son utilisation et toute autre remarque. Par exemple, si une grue a été livrée sur site à 9h30 avec une heure de retard.
- Journal de livraison - Noter le matériel livré ce jour-là, la quantité, l’unité et des notes.
- Journal d’activité - Dans cette partie vous pouvez décrire quelle activité a été entreprise sur site – le taux d’achèvement et toute autre remarque.
Pièces-jointes
- Photo/fichier – Télécharger une photo ou un fichier
- Fichier existant Télécharger un fichier qui a déjà été importé dans votre projet
- Mini map – Vous pouvez rogner votre plan pour y joindre une mini carte qui détaille où le travail a été effectué.
N.B. la taille limite des fichiers est de 200mo et de 50mo pour les photos.
Signature – Une signature est requise pour soumettre un rapport journalier. Afin d’améliorer la traçabilité, Fieldwire affichera l’heure et la date auxquelles le formulaire a été signé.
Sur le web et les applications mobiles (Android et iOS), vous ou même une personne n’ayant pas de compte chez Fieldwire pouvez signer votre formulaire :
| Le nom de la personne qui est connectée à l’application sera affiché en premier. | Sélectionnez ‘signer pour quelqu’un d’autre » si la signataire n’a pas de compte Fieldwire. |
Sur Fieldwire web, les utilisateurs peuvent appliquer une signature électronique. Sur mobile, vous pouvez signer à la main avec l’aide d’un stylet ou avec votre doigt.
Soumettre un formulaire
Lorsque tous les champs requis seront renseignés, vous pourrez soumettre le formulaire.
Soumettez le formulaire en cliquant sur le bouton « Mettre à jour et fermer » et sélectionnez « Soumis ».
Un formulaire soumis ne peut être modifié que si un administrateur du projet le change en brouillon.
Le créateur du formulaire, le responsable ainsi que le dernier utilisateur à le notifier seront informés par notification que le formulaire a été soumis. Vous pouvez également télécharger le formulaire en tant que PDF.