Contexte
Fieldwire propose la section formulaires pour les abonnés Business ou Premier.
Vous trouverez six modèles pré-existants dans vos projets : Demande d’information, Rapport journalier, Audit de sécurité, Facture de travaux, Feuille de Temps et Fiche de contrôle. Vous pouvez également créer des formulaires personnalisés dans tous vos projets Business et Premier. Vous pouvez publier tous vos modèles de formulaires dans une bibliothèque de modèles depuis laquelle vous pouvez les importer dans tous vos projets.
Les demandes d’information vous permettent de communiquer entre équipes sur un chantier concernant les contrats, les plans ou les clauses techniques. Avec l’application de Fieldwire vous pouvez facilement créer, modifier et clôturer des demandes d’information sur mobile ou sur web.
Que vous avez la connexion ou pas, vous pouvez générer un formulaire de demande d’information sur Fieldwire.
Vous pouvez :
- Renseigner des informations générales telles des dates afin de connaitre l’impact sur le budget et le planning.
- Poser une question depuis le terrain, prendre des photos et faire vos remarques.
- Répondre aux questions et clôturer la demande d’information.
Un formulaire « Demande d’information »
Répondre à une demande d’information
Les attributs de ce formulaire
- Le numéro de demande – Fieldwire attribue un numéro automatiquement à chaque formulaire généré
- Description – Zone de texte où vous pouvez préciser le sujet de la demande, vous pouvez donner un titre ou un numéro si vous avez un processus interne pour répondre à ces demandes.
- Responsable – La personne qui doit répondre à la demande. Vous pouvez réattribuer la demande à d’autres utilisateurs du projet à tout moment.
- Statut – Lorsque vous créez une demande d’information le statut par défaut est « brouillon ». Une fois que la question est posée dans le formulaire, vous pouvez mettre à jour le statut pour qu’il soit « Soumis ». Une fois le formulaire est complété vous pouvez mettre à jour le formulaire pour être « Conforme » ou «Non conforme » si la demande n’est plus pertinente.
Informations générales
- Envoyé / Dû / A / De – Ces champs sont obligatoires pour documenter quand est-ce que la demande a été formulée, la date à laquelle la réponse est attendue, le destinataire de la demande et qui envoie la demande.
- Liste de distribution – Vous pouvez renseigner les noms des utilisateurs de projet pour qu’ils soient informés du résultat de la demande.
- Ref. Plans – Les plans concernés par la demande
- Ref. CCTP – Champ libre où vous pouvez référencer les clauses techniques particulières.
- Impact budgétaire / Impact de planning – Estimer d’éventuels coûts supplémentaires engendrés par la demande/réponse ainsi que des délais. Vous pouvez cocher la case oui / non ou non applicable
Questions de demande d’information
- Question – champ obligatoire où vous trouverez la question ainsi que toute information complémentaire nécessaire. Par exemple : Le client demande d’installer une moquette bleue dans la chambre 101.
- Suggestion – champ non obligatoire où vous pouvez suggérer comment répondre à la demande
- Fichiers joints – champ non obligatoire où vous pouvez télécharger des photos, des fichiers et une mini carte concernant la demande
- Soumis par – Menu déroulant depuis lequel vous pouvez sélectionner l’utilisateur qui remplit et soumet la demande d’information.
Réponse de la demande d’information
- Réponse – Zone de texte libre où vous pouvez répondre à la question « Oui, nous pouvons installer une moquette bleue ».
- Fichiers joints – Champ non obligatoire où vous pouvez télécharger des photos, des fichiers et rogner une parti plan concernant la demande
- Répondu par – Menu déroulant depuis lequel vous pouvez sélectionner l’utilisateur qui répond à la demande d’information.
- Date de réponse – date de réponse à la question
Soumettre des formulaires
Une fois que tous les champs obligatoires seront renseignés et la demande est complétée, vous pouvez la soumettre en modifiant le statut à Conforme ou Non Conforme. Une fois le formulaire soumis, il ne pourrait plus être modifié sauf si un administrateur de projet le fait passer en mode brouillon ou en attente.
Le créateur du formulaire, le responsable et la dernière personne à l’avoir édité recevront une notification une fois le formulaire soumis. Si vous souhaitez partager le formulaire en tant que PDF, vous pouvez le télécharger depuis Fieldwire web.