Les formulaires personnalisés

Introduction

Disponible sur les versions Business et Business Plus, le générateur de formulaires personnalisés vous permet de saisir rapidement des informations sur chantier. Vous pouvez utiliser les six modèles disponibles depuis l’onglet Formulaires (Audit de sécurité, Demande d’information, Facture de travaux, Feuille de temps, Fiche de contrôle et Rapport journalier), ou vous pouvez créer vos propres modèles personnalisés.

Notre générateur de formulaires personnalisés permet à nos utilisateurs de modifier nos modèles ou de construire leurs propres modèles de formulaires. Avec cet outil, les possibilités sont illimitées ! Une fois le modèle créé, les utilisateurs peuvent remplir, signer et envoyer leurs formulaires depuis Fieldwire web et l’application mobile.

Dans l'onglet “Formulaires” du projet, vous retrouverez tous les modèles disponibles par défaut : Audit Sécurité, Demande d’information, Facture de Travaux, Feuille de Temps, Fiche de Contrôle, Rapport Journalier. Le générateur de formulaires personnalisés vous permet de créer des nouveaux  modèles comme des fiches de soumissions, fiches d’essai, fiche de contrôle qualité, et bien plus encore !

N.B.: Tout formulaire exporté sous PDF comprendra le logo ainsi que le bandeau coloré choisis depuis les paramètres du projet. 

 

Table des matieéres

 

• Cliquez sur le bouton bleu « + Nouveau formulaire »

• Passez la souris sur « + Nouveau modèle »

• Cliquez sur « Créer un nouveau »

• Sélectionnez l’un des cinq modèles de formulaire par défaut dans le menu déroulant « Commencer avec… »

• (Optionnel) Modifiez le nom du modèle

• (Optionnel) Activez ou désactivez l’option « Modèle daté »

• Cliquez sur « Créer »

 

Créer un modèle de formulaire personnalisé

Dans l’onglet Formulaires, sélectionnez + Nouveau formulaire, puis + Nouveau modèle, et enfin cliquez sur « Créer un nouveau ».

Si vous souhaitez modifier un modèle de formulaire existant, cliquez sur le bouton Gérer les modèles en haut à droite, puis choisissez le modèle de formulaire que vous souhaitez éditer.

 

Si vous êtes Administrateur du projet, vous pouvez, depuis l’option « + Nouveau modèle », importer des modèles de formulaire de compte dans votre projet.

 

Les deux types de modèles

 

• Le type Par défaut inclut une description, un responsable et un statut. Vous créeriez un modèle Par défaut si le formulaire nécessite plusieurs dates uniques, plutôt qu’une date générale.
  Par exemple, le formulaire Rapport quotidien de Fieldwire a une date d’échéance pour le formulaire plutôt qu’une seule date de création. Cela peut être utile si plusieurs personnes doivent consulter et approuver le formulaire.
  
  
•  Le type Daté inclut une description, un responsable, un statut et une date. Vous créeriez un modèle Daté si votre formulaire nécessite des informations générées à une date spécifique ou pertinentes pour cette date.
  Par exemple, le formulaire Rapport quotidien de Fieldwire contient la météo automatique basée sur la date sélectionnée dans le formulaire.

Note : Seul le type de modèle Daté permet d’ajouter une section Météo. Notez qu’un modèle « Rapport quotidien » doit être un modèle Daté.

 

Les Statuts

Après avoir sélectionné le type de formulaire, vous pouvez ajuster les différents statuts que le formulaire peut avoir.
Choisissez « Gérer les permissions et les statuts » pour effectuer ces ajustements :

 

 

Cela est particulièrement utile si différentes parties du formulaire nécessitent une approbation. Vous pouvez ajouter d’autres statuts selon vos besoins en sélectionnant l’option + Nouveau statut.

Les champs Peut entrer dans le statut et Peut sortir du statut permettent de désigner les niveaux de permission autorisés à modifier le statut du formulaire à un moment donné. Par défaut, seuls les utilisateurs de niveau Administrateur peuvent définir le formulaire comme Soumis.
(Pour plus d’informations sur les permissions de projet, consultez cet article : Introduction aux niveaux de permission du projet : Administrateurs, Membres et Suiveurs.)

Note: Vous pouvez personnaliser à quelle étape d’un formulaire il est éditable ou non dans la colonne Formulaire éditable. Tous les champs obligatoires doivent être remplis avant que le formulaire ne passe en état non éditable.

 

Tous les statuts marqués « Oui » sous « Le formulaire est modifiable » afficheront un point jaune à côté. 

 Si le statut est marqué « Non » sous « Le formulaire est modifiable », le statut affichera un point vert. 

 

Lorsqu’un statut de formulaire est modifié, le créateur du formulaire, le responsable et le dernier éditeur seront tous notifiés sur le web et recevront une notification push sur tout appareil mobile associé à un compte Fieldwire. De plus, vous pouvez créer des listes de diffusion par e-mail qui enverront un message aux utilisateurs de la liste chaque fois qu’un formulaire atteint ce statut. La notification par e-mail contiendra un lien vers le PDF exporté du formulaire. Pour plus d’informations sur les listes de diffusion par e-mail, veuillez consulter cet article : Comment publier, soumettre, exporter et/ou partager un ou plusieurs formulaires. 

 

Autorisations

Seul le responsable peut modifier les attributs du formulaire, qui incluent la description du formulaire, le statut, le responsable, la date et la date d’échéance. Ce paramètre ne peut pas être modifié.

 

Les sections, ou les champs à remplir dans les listes et tableaux d’un formulaire, peuvent être modifiés. Les administrateurs peuvent choisir si seuls les responsables du formulaire ou tous les utilisateurs peuvent modifier les champs à remplir d’un formulaire.

 

 

Notifications de date d’échéance

Des notifications par e-mail et dans l’application sont envoyées au responsable du formulaire 48 heures avant la date d’échéance

 

 

Pour que le responsable du formulaire reçoive les notifications par e-mail et dans l’application, le formulaire doit avoir un « responsable », une « date d’échéance » et être en statut « Brouillon » ou un autre statut « modifiable ».

Si le statut du formulaire n’a pas été changé en « Soumis » ou un autre statut non modifiable, 48 heures avant la date d’échéance, le responsable recevra une notification par e-mail et dans l’application pour l’informer que le formulaire qui lui est assigné approche de sa date d’échéance.

 

Note : si la date d’échéance du formulaire est modifiée, la notification est réinitialisée et sera envoyée 48 heures avant la nouvelle date d’échéance.

Note : si le « responsable » est modifié, un nouvel e-mail est envoyé

Comment ajouter de nouvelles sections

Après avoir créé les statuts de votre formulaire, vous pouvez commencer à ajouter des sous-sections pour construire votre formulaire.

Sélectionnez "+Nouvelle section" pour ajouter une nouvelle section.

Il existe 5 sections différentes que vous pourrez rajouter à votre formulaire.

 

 

Les listes et les tableaux

La Liste vous permet de demander des renseignements spécifiques à vos utilisateurs. Vous pouvez créer des listes avec autant de lignes que vous souhaitez.

Le Tableau permet à vos utilisateurs de renseigner des champs de différents types (case à cocher, commentaire, etc.) sous forme de tableau dynamique. Vous pouvez avoir jusqu’au 10 colonnes  et 100 lignes dans vos tableaux.

N.B. : Les champs "texte long" et "Date et heure" prennent plus de place dans un tableau par rapport aux autres champs (donc ils comptes comme 2 colonnes).  En conséquence, vous ne pourrez pas rajouter plus de 4 entrées (sur 10)  de ce type dans un seul tableau puisque le texte long et la date et l’heure prennent la place de deux champs.

Le tableau ci-dessous résume les différents champs que vous pouvez créer dans une liste et dans un tableau d’un formulaire.

 

Champs	Description	Comment l'utiliser ?	Où l'utiliser ?
Texte Court	Zone de texte (quelques mots)	Courtes descriptions	Liste Tableau
Texte Longue	Zone de texte de forme libre (Un paragraphe)	Longues descriptions et notes détaillées	Liste Tableau
Nombre entier	Un nombre entier	Renseigner la quantité de matériel ou le nombre d'heures	Liste Tableau
Nombre Décimal	Un nombre décimal	Renseigner un prix ou des heures plus précises	Liste Tableau
Date	Une date	Indiquer la date d'achèvement des travaux	Liste Tableau
Date et heure	Une date et une heure	Documentation plus précise de la fin des travaux	Liste Tableau
Case à cocher	Case à cocher : Oui, non, et S/O. (La case à cocher reflète celle dans la liste de contrôle)	Utile pour les inspections et contrôles.	Liste Tableau
Case à cocher et Notes	Case à cocher suivie d'un espace pour prendre des notes	Lier un commentaire à un point de contrôle	Liste
Fichiers Joints	Les Utilisateurs peuvent ajouter des fichiers et des photos	Joindre facilement des fichiers ou des photos	Liste
Utilisateurs	Liste des utilisateurs du projet	Utile pour documenter toutes les parties nécessaires	Liste
Plans	Joindre les plans du projet au formulaire	Utile pour renseigner des emplacements spécifiques	Liste
Calculs	Utiliser les entrées nombres entiers et nombres décimaux en tant que variables dans des expressions ou des calculs.	Faire des calculs de façon automatique dans le formulaire	Tableau
+ Nouveau Type d’entrée (Liste personnalisée)	Créer un menu déroulant personnalisé	Utile pour personnaliser des champs non cités ci-dessus	Liste Tableau

 

Vous pouvez rendre n’importe quel champ de ce tableau obligatoire ou non obligatoire (à l’exception des champs « Case à cocher » et « Case à cocher & Notes ») lors de la création de votre formulaire. Cela vous permet de vous assurer que les utilisateurs remplissent les champs nécessaires sur votre chantier.

Vous pouvez également ajouter des indices ou des valeurs par défaut à n’importe quel champ texte ou entier afin de gagner du temps ou d’indiquer aux membres de l’équipe ce que le champ doit contenir.

Note : vous pouvez avoir jusqu’à 150 lignes dans une section tableau du formulaire (la limite est de 100 si le tableau se trouve dans l’un de nos modèles de formulaire par défaut).

Note : concernant le type de champ « Date & Heure », lors de la saisie de l’heure, veuillez garder à l’esprit que l’heure affichée sur le formulaire dans Fieldwire sera déterminée par le fuseau horaire de l’appareil de chaque utilisateur. Par exemple, un utilisateur en EST verra 12h, mais un utilisateur en PST, regardant exactement le même formulaire, verra 9h dans Fieldwire. Cependant, ce n’est pas le cas pour les exports PDF des formulaires. L’heure affichée sur les exports PDF est déterminée par le fuseau horaire choisi dans l’onglet Paramètres du projet.

Note : les champs texte court/long peuvent stocker jusqu’à 1 milliard de caractères. Cette limite d’1 milliard concerne le texte saisi dans un formulaire pour ces champs. Cependant, ce n’est pas la limite de caractères pour le nom du champ configuré dans l’éditeur de modèle ; il existe une limite différente pour cela. La principale différence entre les champs texte court et long est que les champs texte long s’adaptent automatiquement (wrap), tandis que les champs texte court ne le font pas (dans les listes et tableaux), et les colonnes texte long dans les tableaux sont plus larges que les colonnes texte court.

Note : pour les types de champ « Entier » et « Décimal », vous pouvez saisir presque un nombre infini de caractères. Pour le type de champ « Case à cocher & Notes », vous pouvez saisir jusqu’à 1 milliard de caractères.

 

Les calculs

Dans un tableau, un calcul vous permet d'additionner, soustraire, multiplier ou diviser les nombres décimaux et les nombres entiers.  Si votre tableau contient au moins une entrée nombre entier ou décimal, vous pouvez cliquez sur "ajouter une colonne" et choisir "un calcul". Après avoir renseigné un titre de colonne, vous pouvez écrire votre expression. 

 

Note: toutes les expressions déjà créées seront conservées dans le formulaire.

Après avoir sélectionné « Dans le calcul », les types de champ « Entier » et « Décimal » apparaissent comme des « Variables » - les entrées du tableau utilisent les lettres « A-I » pour refléter l’ordre des entrées.

Dans le champ « Expression », utilisez des opérations algébriques en combinaison avec les variables pertinentes pour créer des calculs automatiques liés au formulaire. Vous pouvez également saisir des nombres pertinents en dehors des variables du tableau (ex : 12, 24, 48) – cela peut aider pour des calculs basés sur le temps, ou si vous souhaitez déterminer la « moyenne » dans le calcul

 

Dans l'exemple ci-dessus, l'expression multipliera le nombre total d'heures travaillées une semaine par un taux fixe (50 pour les jours de la semaine et 75 pour les jours du week-end). Après avoir sauvegardé l'expression, elle sera enregistré comme "calcul" dans le tableau. Sélectionnez cette entrée pour modifier le titre, l'expression ou les unités. 

 

 

Les unités prises en charge sont : Temperature (Fahrenheit ou Celsius selon les paramètres du projet), Devise (dépend également de la devise sélectionnée dans les paramètres) et Durée (heures). 

Les résultats du calcul présenté ci-dessus sont présentés plus bas. L'expression additionne les nombres d'heures travaillés par jour et les multiplie par le taux horaire appliqué. Le calcul sera mis à jour pour chaque nouveau saisi : 

 

 

De nombreux cas d'usage s'appliquent y compris :

• Calcul de main d'oeuvre
• Calcul de nombre d'ouvriers présents sur site
• Unités par jour (dans un formulaire gérant l'équipement sur site)

Calculer un total 

Une fois que votre expression est écrite, les administrateurs peuvent ajouter un rang "total" au tableau dans lequel vous pouvez calculer une somme ou une moyenne des résultats des expressions. 

Exemple 1 : 

 

Exemple 2 : 

Les données seront mises à jour en temps réel lorsque vous remplissez le formulaire. Pour ajouter la rangée totale, dépubliez votre modèle de formulaire afin de le modifier.  Naviguez vers le tableau concerné et cliquez sur le crayon pour activer la rangée totale : 

Une fois que vous aurez sélectionné la somme ou la moyenne, ce total apparaîtra dans vos futurs formulaires.

N.B. :  Ce total ne peut pas être appliqué aux formulaires existants. Il sera uniquement pris en charge dans les formulaires créés après l'activation de cette fonctionnalité depuis le modèle du formulaire.

 

Pièces jointes

La section fichiers joints vous permet de télécharger tout sort de fichiers y compris les PDFs, JPEG, PNG, CSV, TXT et KML  etc. Vous pouvez désigner combien de fichiers les utilisateurs peuvent joindre et vous pouvez rajouter une description pour renseigner des informations pertinentes sur le fichier.

Note : la taille des fichiers ne doit pas dépasser 50 mb.

 

 

Si vous choisissez d’ajouter un nouveau fichier au formulaire, une copie de ce fichier apparaîtra dans l’onglet Fichiers.De plus, lorsque vous attachez des fichiers existants de votre projet au RFI, vous pouvez simplement cliquer dans le champ de recherche pour voir la liste de tous les fichiers actuellement présents sur le projet. Vous pouvez faire défiler cette liste pour localiser le fichier correct

L’option Photo existante vous permet d’ajouter au formulaire toutes les photos stockées dans l’onglet Photos.

La différence entre joindre une photo existante et une photo/fichier est que les photos que vous choisissez existent déjà dans l’onglet Photos (par opposition à l’importation de nouvelles photos depuis votre ordinateur, votre stockage cloud, etc.).

Les photos jointes aux Plans, Formulaires et RFI peuvent désormais être annotées.

Formulaires :

 

Météo

La section Météo du formulaire récupère automatiquement les informations météorologiques pour le formulaire. Cela se base sur ce qui est renseigné dans la section « Adresse » de l’onglet Paramètres du projet. Fieldwire utilise Visual Crossing pour déterminer les données météo sur un formulaire.

Si le lieu où vous travaillez n’a pas encore d’adresse physique reconnue par Google, vous pouvez utiliser des coordonnées GPS pour aider à remplir la météo.
Assistance Google Maps

Les données météo d’un formulaire sont déterminées à partir du timestamp de la « Date » du formulaire (lorsque l’utilisateur crée le formulaire, la date est automatiquement définie sur la date de création, mais elle peut être modifiée).

Si le formulaire est créé le matin, les données météo affichées sont prévisionnelles, et le formulaire sera mis à jour avec la météo réelle après environ 24 heures.

 

Signature

Le champ signature vous permet de rajouter une signature électronique sur la version web ou de signer à la main sur mobile. Fieldwire inclut automatiquement l’horodatage de la signature afin de garantir la traçabilité.

Même les personnes qui n’ont pas de compte chez Fieldwire peuvent signer des formulaires si vous choisissez « Signer pour quelqu’un d’autre ».

 

Le nom de l’utilisateur qui est connecté à Fieldwire sera la première option.

Choisissez "signer pour quelqu’un d’autre" si le signataire n’a pas de compte Fieldwire.

 

L’utilisateur connecté à Fieldwire sera répertorié en tant que propriétaire de l’appareil.

Signé par Hannah Brown :

Signé par une autre personne :

 

Vous pouvez également signer des formulaires par plusieurs personnes sur les appareils mobiles.

Après avoir sélectionné qui signera le formulaire, vous pouvez signer à la main si vous êtes l’utilisateur connecté. Si une autre personne doit signer le formulaire, vous serez demandé de renseigner d’abord son nom avant qu’elle ne signe le formulaire.

Vous pouvez mettre à jour le statut du formulaire lorsque tous les champs requis sont renseignés.

Les statuts du formulaire déterminent dans quel statut vous pouvez mettre le formulaire.

Les statuts par défaut (rapport journalier)
Les statuts par défaut (Fiche de contrôle)

 

Sur mobile, si plusieurs utilisateurs doivent éditer un formulaire, ils devront veiller à bien le fermer après l’avoir modifié avant de fermer l’application et de mettre en veille l’appareil.

 

 

Signatures Multiples

 

Dans chaque section Signature d’un formulaire, les utilisateurs peuvent maintenant décider du nombre minimum de signatures requises dans une section ainsi que du nombre maximum de signatures autorisées dans une section. Cela évite aux utilisateurs d’avoir à ajouter plusieurs sections de signature dans un seul formulaire.

Afin d'ajouter cette option il sera nécessaire de dépublier le modèle de formulaire que l'on souhaite modifier et cliquer sur l’icône du crayon, voir la capture d'écran ci-dessous : 

 

Après avoir cliqué sur l’icône du crayon, les utilisateurs pourront choisir le "nombre minimum de signatures" et le "nombre maximum de signatures" : 

 

 

Note : Si vous ne voulez pas que la section Signature soit requise, vous devez définir le "nombre minimum de signatures" à "0". 

Bien que les utilisateurs mobiles ne puissent pas modifier le nombre de signatures minimales ou maximales nécessaires sur un formulaire, ils peuvent voir/ajouter plusieurs signatures dans une section de signature, comme déterminé par le « nombre minimal de signatures » et le « nombre maximal de signatures » sur le modèle de formulaire.

 

 

Liens dans les formulaires

 

Liens vers des tâches dans les formulaires

Pour lier un formulaire à une tâche, vous pouvez le faire directement depuis le formulaire dans la barre latérale ou depuis la tâche elle-même en sélectionnant l’icône de lien hypertexte, puis l’option Formulaire.

Le fait de le faire directement depuis le formulaire permet également de créer une nouvelle tâche, qui sera ensuite liée au formulaire. Les tâches ainsi attachées seront affichées dans la copie exportée du formulaire.

Note : Lors de la duplication d’un formulaire, les liens vers les tâches ne sont pas dupliqués avec le formulaire.

Liens de plans dans les formulaires

Pour lier un plan à un formulaire, vous devez vous rendre sur la feuille de plan concernée dans l’onglet Plans et utiliser l’option Hyperlien pour ajouter un hyperlien vers le formulaire sur la feuille de plan. Une fois l’hyperlien ajouté à la feuille de plan, la ou les feuilles vers lesquelles le formulaire a été lié apparaîtront dans la section « Liens », ainsi que toutes les tâches associées

 

Comment cloner vos modèles de formulaire personnalisés 

Vous pouvez cloner vos modèles de formulaire personnalisés pour tout nouveau projet que vous créez.

Cela permet d’éviter tout travail en double que vous pourriez avoir à faire.

Étape 1 : Sélectionnez « +Nouveau projet » depuis le tableau de bord des projets.

Étape 2 :
Ajoutez un nom de projet pour votre nouveau projet et sélectionnez le projet que vous souhaitez cloner dans le menu déroulant.

Étape 3 : Choisissez « Copier les modèles de formulaire

 

 

Note : Actuellement, les modèles de formulaires ne peuvent être clonés que vers de nouveaux projets. Les modèles de formulaires personnalisés ne peuvent pas être clonés rétroactivement dans des projets existants. Cependant, les administrateurs de projet peuvent choisir de « pousser » des modèles de formulaires du niveau Projet vers le niveau Compte, puis de les importer depuis le Compte dans le nouveau projet. (Voir cet article pour plus d’informations sur l’importation de modèles de formulaires : Modèles de formulaires de compte). Assurez-vous d’être le Propriétaire du compte, le Gestionnaire de compte, ou de disposer d’un Compte Business afin de pouvoir cloner des modèles de formulaires.

 

Récupération des formulaires supprimés

Les formulaires d’un projet peuvent être récupérés par les administrateurs de projet disposant d’un abonnement Business depuis l’onglet Corbeille. Lorsqu’un formulaire est supprimé, il reste dans la Corbeille pendant 30 jours, période durant laquelle il peut être restauré. Toutefois, passé ce délai de 30 jours, le formulaire sera définitivement supprimé.

 

 

N.B.: Tandis qu'un formulaire peut être restauré, ceci n'est pas le cas pour un modèle de formulaire. Tout modèle de formulaire est supprimé de façon définitive. Si vous tentez de supprimer un modèle de formulaire une fenêtre s'ouvrira vous incitant à confirmer la suppression du modèle ainsi que tous les formulaires créés à partir de celui-ci.

 

 

Synchronisation à sens unique

Les formulaires peuvent être sauvegardés sur des services de stockage cloud (Box, Dropbox, OneDrive) via une connexion de synchronisation à sens unique. Lorsqu’une de ces intégrations est activée, les formulaires ayant été mis à jour vers un statut non modifiable (c.-à-d. « Soumis ») seront copiés vers Box/Dropbox/OneDrive et stockés dans leurs sous-dossiers correspondants. Les noms des sous-dossiers correspondront au nom du modèle de formulaire utilisé pour générer le formulaire.

 

Shortcuts  Clavier onglet Formulaires 

1. Utiliser Tab pour aller vers la prochaine entrée : 

2. Utiliser les fleches pour naviguer dans les sections

3. Utiliser ESC pour fermer l'onglet

 

Tutoriel vidéo

Cliquez sur l'icône paramètres pour afficher les sous-titres en français.