Introduction
La publication d’un modèle de formulaire est une étape essentielle pour vous assurer que le formulaire soit disponible pour tous les utilisateurs de votre projet. Une fois qu’un modèle de formulaire est publié, vous pouvez le modifier, soumettre, télécharger et partager.
Cet article explique comment publier un modèle de formulaire et les conditions préalables pour soumettre des formulaires comme l’ajout de votre signature, confirmation de la soumission, ce qui se passe une fois soumis, ce qui est automatiquement mis à jour, et comment envoyer votre formulaire rempli par mail à d’autres destinataires si besoin.
N.B. : Les formulaires ne sont pas automatiquement envoyés aux utilisateurs de Fieldwire. Le créateur, le responsable et le dernier utilisateur à le modifier sont notifiés lorsqu’un formulaire est soumis. Il est nécessaire télécharger le formulaire et l’envoyer par mail pour informer d’autres destinataires de ces informations.
Table de Matières
- Comment "Dépublier" et publier un Modèle de Formulaire
- Comment exporter (télécharger) un formulaire en PDF
- Comment exporter un formulaire vers le compte
- Comment télécharger plusieurs formulaires à la fois
- Comment envoyer un formulaire par mail
- Comment exporter et partager un formulaire sur mobile
Comment "Dépublier" et publier un Modèle de Formulaire
Si vous devez apporter des modifications à un modèle de formulaire, il est nécessaire de le dépublier d'abord. Lorsqu’un modèle de formulaire est Non publié, vous ne pouvez pas créer un nouveau formulaire à partir de ce modèle.
Pour dépublier un modèle de formulaire cliquez sur les 3 points sur droite et en sélectionnant "Dépublier" :
Note : Ces options diffèrent en fonction de votre statut sur le projet : administrateur, membre ou suiveur du projet. (Pour plus d’informations sur les niveaux d’autorisation du projet, consultez cet article : Introduction aux niveaux d’autorisation du projet : administrateurs, membres et suiveurs).
Vous pouvez également dépublier un modèle de formulaire depuis directement le module "Formulaire" , en choisissant l'option "Gérer le modèle" comme montré précédemment :
Ou en cliquant sur "Gérer le modèle" dans la section Formulaires :
Comment exporter (télécharger) un formulaire en PDF
Depuis l’onglet « Formulaires » de votre projet, cliquez sur la flèche pointant vers le bas à droite de votre formulaire. En cliquant sur ce bouton, le formulaire sera téléchargé directement sur votre ordinateur.
1. Cliquez sur la flèche :
2. Le formulaire sera téléchargé dans votre navigateur. Si vous avez un bloqueur pop-up, il pourrait empêcher l’ouverture du document. Vous pouvez également l’ouvrir depuis le dossier « Téléchargements » de votre ordinateur.
Comment exporter le modèle de formulaire vers le compte
Dans Fieldwire vous avez la possibilité d'exporter les modèles de formulaire existants dans un projet vers le compte grâce à la nouvelle fonctionnalité " Publier sur le compte" . Cette fonctionnalité vous permet d'utiliser le même modèle de formulaire sur de différents projets.
1. Sélectionnez et ouvrez le formulaire en question, ensuite cliquez sur Gérer le modèle :
2. Cliquez sur le bouton "Action" et sélectionnez "Publier sur le compte" :
Comment télécharger plusieurs formulaires à la fois
1. Cochez la case à gauche du formulaire pour sélectionner les formulaires que vous souhaitez exporter.
Astuce : Si vous cochez la case blanche à côté du modèle vous pouvez exporter l’ensemble de formulaires créés à partir de ce modèle.
2. Lorsque les formulaires sont sélectionnés, cliquez sur « Actions » puis « Exporter ».
3. Choisissez le format souhaité – CSV ou PDF :
4. Vous recevrez un mail (au courriel utilisé pour vous connecter à Fieldwire) contenant un lien vous permettant de télécharger les formulaires. Si vous ne recevez pas le mail en question, vérifiez vos courriels indésirables. Si vous vous êtes désabonnés des emailings de Fieldwire précédemment, cela peut empêcher la réception de ce message. Contactez le support à support@fieldwire.com pour vous réabonner à notre liste d’abonnement.
Vous trouverez ci-dessous des exemples d’un formulaire sous format PDF et sous format CSV :
PDF :
CSV :
Les dates et les heures publiées dans les formulaires exportés sont déterminées par le fuseau horaire réglé dans les paramètres du projet. Les dates/heures publiés au sein du formulaires sont dépendant de l’heure locale.
Comment envoyer un formulaire par mail
Vous pouvez envoyer un formulaire par mail en sélectionnant l’enveloppe à côté du formulaire :
Après avoir cliqué sur l’enveloppe une nouvelle fenêtre s’ouvrira où vous pouvez renseigner le destinataire, rédiger un message et choisir le format du formulaire (PDF ou CSV).
Chaque utilisateur ne peut envoyer plus de 250 formulaires par mail chaque jour. Si vous dépassez cette limite, vous ne pourrez plus envoyer de formulaires avant 24 heures.
Comment exporter et partager un formulaire sur mobile
Vous pouvez également exporter un formulaire depuis l’application mobile.
Sur iOS, exportez le formulaire en cliquant sur les trois petits points en haut à droite de l’écran puis cliquez sur l’icône « partager » :
N.B. : Sur iOS, Fieldwire enverra le mail automatiquement depuis l’application Apple Mail, si vous n’êtes pas connecté à cette application, il faudrait soit vous connecter soit autoriser une autre application d’emailing depuis les paramètres de votre appareil mobile.
Sur Android, ouvrez le formulaire et cliquez sur les trois petits points pour exporter une copie.
Plus d'informations :