Contexte
Disponible sur les versions Business et Premier, le générateur de formulaires personnalisés vous permet de saisir rapidement des informations sur chantier. Vous pouvez utiliser les six modèles disponibles depuis l’onglet Formulaires (Audit de sécurité, Demande d’information, Facture de travaux, Feuille de temps, Fiche de contrôle et Rapport journalier), ou vous pouvez créer vos propres modèles personnalisés.
Notre générateur de formulaires personnalisés permet à nos utilisateurs de modifier nos modèles ou de construire leurs propres modèles de formulaires. Avec cet outil, les possibilités sont illimitées ! Une fois le modèle créé, les utilisateurs peuvent remplir, signer et envoyer leurs formulaires depuis Fieldwire web et l’application mobile.
Dans l'onglet “Formulaires” du projet, vous retrouverez tous les modèles disponibles par défaut : Audit Sécurité, Demande d’information, Facture de Travaux, Feuille de Temps, Fiche de Contrôle, Rapport Journalier. Le générateur de formulaires personnalisés vous permet de créer des nouveaux modèles comme des fiches de soumissions, fiches d’essai, fiche de contrôle qualité, et bien plus encore !
N.B.: Tout formulaire exporté sous PDF comprendra le logo ainsi que le bandeau coloré choisis depuis les paramètres du projet.
Table des matières
Comment créer un formulaire personnalisé
Les autorisations utilisateurs
Comment ajouter une nouvelle section
Restaurer un formulaire supprimé
Créer une formulaire personnalisé
Dans l’onglet "Formulaires" sélectionnez “+Nouveau Formulaire”, puis “+Nouveau Modèle”. Si vous souhaitez simplement adapter un modèle existant, sélectionnez "Dupliquer" via le bouton "Actions".
Les deux types de modèles
- Le modèle "Par défaut" comprend une description, un destinataire et un statut. Utilisez ce modèle si le formulaire doit être rempli à plusieurs reprises à différentes dates. Si vos formulaires doivent être vérifiés par plusieurs personnes, nous vous recommandons d’utiliser le modèle "Par Défaut".
- Le modèle "Daté" comprend une description, un destinataire, un statut, et une date. Si votre formulaire concerne une date spécifique, il est recommandé de créer un "modèle daté". Par exemple, le rapport journalier sera lié à une date spécifique. Certaines informations comme la météo seront automatiquement remplies en fonction de la date du formulaire.
N.B. : Seul le modèle daté vous permettra de rajouter une section "Météo".
Les Statuts
Une fois le modèle sélectionné, vous devez définir les statuts du formulaire. Cela permet d’ajouter des étapes supplémentaires de validation du formulaire.
Par défaut chaque modèle possède deux statuts : "Brouillon" et "Soumis" Vous pouvez éditer ces statuts ou ajouter de nouveaux statuts en cliquant sur "Gérer" puis "Nouveau statut".
Les options "Peut entrer le statut" et "Peut quitter le statut" définissent la capacité à modifier un statut selon le type d’utilisateur (administrateur, membre ou suiveur). Par exemple vous pouvez personnaliser votre formulaire pour que seuls les administrateurs puissent modifier le statut du formulaire de "Brouillon" à "Soumis".
N.B. : Vous pouvez choisir à quel moment le statut du formulaire pourra être modifié dans la colonne "Formulaire éditable". Tous les champs requis doivent être renseignés avant que vous ne puissiez verrouiller le formulaire et le faire passer dans un statut suivant.
N.B. : Lorsque le statut d’un formulaire est modifié, le créateur du formulaire, le destinataire ainsi que le dernier utilisateur à l’avoir modifié seront notifiés sur web. Ils recevront une notification Push sur chaque mobile associé à leurs comptes Fieldwire.
Les autorisations utilisateurs
Seul le destinataire du formulaire peut modifier les attributs du formulaire tels la description, le statut, le destinataire, la date et la date d'échéance. Ce réglage ne peut pas être ajusté :
Les sections ou les entrées dans les listes et tableaux d'un formulaire peuvent être ajustées. Les administrateurs peuvent choisir si seul le destinataire du formulaire ou tous les utilisateurs peuvent modifier ces sections.
Comment ajouter de nouvelles sections
Après avoir créé les statuts de votre formulaire, vous pouvez commencer à ajouter des sous-sections pour construire votre formulaire.
Sélectionnez "+Nouvelle section" pour ajouter une nouvelle section.
Il existe 5 sections différentes que vous pourrez rajouter à votre formulaire.
Les listes et les tableaux
La Liste vous permet de demander des renseignements spécifiques à vos utilisateurs. Vous pouvez créer des listes avec autant de lignes que vous souhaitez.
Le Tableau permet à vos utilisateurs de renseigner des champs de différents types (case à cocher, commentaire, etc.) sous forme de tableau dynamique. Vous pouvez avoir jusqu’au 9 champs dans vos tableaux.
N.B. : Les champs "texte long" et "Date et heure" prennent plus de place dans un tableau par rapport aux autres champs. En conséquence, vous ne pourrez pas rajouter plus de 4 entrées de ce type dans un seul tableau puisque le texte long et la date et l’heure prennent la place de deux champs.
Le tableau ci-dessous résume les différents champs que vous pouvez créer dans une liste et dans un tableau d’un formulaire.
| Champs | Description | Comment l'utiliser ? | Où l'utiliser ? |
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Texte Court |
Zone de texte (quelques mots) |
Courtes descriptions |
Liste Tableau |
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Texte Longue |
Zone de texte de forme libre (Un paragraphe) |
Longues descriptions et notes détaillées |
Liste Tableau |
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Nombre entier |
Un nombre entier |
Renseigner la quantité de matériel ou le nombre d'heures |
Liste Tableau |
|
Nombre Décimal |
Un nombre décimal |
Renseigner un prix ou des heures plus précises |
Liste Tableau |
|
Date |
Une date |
Indiquer la date d'achèvement des travaux |
Liste Tableau |
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Date et heure |
Une date et une heure |
Documentation plus précise de la fin des travaux |
Liste Tableau |
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Case à cocher |
Case à cocher : Oui, non, et S/O. (La case à cocher reflète celle dans la liste de contrôle) |
Utile pour les inspections et contrôles. |
Liste Tableau |
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Case à cocher et Notes |
Case à cocher suivi d'un espace pour prendre des notes |
Lier un commentaire à un point de contrôle |
Liste |
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Fichiers Joints |
Les Utilisateurs peuvent ajouter des fichiers et des photos |
Joindre facilement des fichiers ou des photos |
Liste |
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Utilisateurs |
Liste des utilisateurs du projet |
Utile pour documenter toutes les parties nécessaires |
Liste |
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Plans |
Joindre les plans du projet au formulaire |
Utile pour renseigner des emplacements spécifiques |
Liste |
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Utiliser les entrées nombres entiers et nombres décimaux en tant que variables dans des expressions ou des calculs. |
Faire des calculs de façon automatique dans le formulaire |
Tableau |
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+ Nouveau Type d’entrée (Liste personnalisée) |
Créer un menu déroulant personnalisé |
Utile pour personnaliser des champs non cités ci-dessus |
Liste Tableau |
Vous pouvez rendre certains champs obligatoires pour assurer que vos utilisateurs renseigneront ces informations.
Vous pouvez également rajouter des indices ou des valeurs par défaut pour chaque texte ou nombre afin de faire gagner du temps à vos coéquipiers.
N.B.: Les tableaux ne peuvent contenir plus de 150 rangs dans un formulaire.
N.B.: Lorsque vous renseignez la date et l'heure ces dernières sont déterminées par l'heure de l'appareil de l'utilisateur. Par example, un utilisateur situé en UTC + 1 pourrait voir l'heure indiquée comme 13h00 dans Fieldwire tandis qu'un utilisateur en UTC verra 12h00 dans Fieldwire. Ceci ne concerne pas les exports PDF. L'heure sur ces documents est déterminée par le fuseau horaire sélectionné dans les paramètres du projet.
Les calculs
Dans un tableau, un calcul vous permet d'additionner, soustraire, multiplier ou diviser les nombres décimaux et les nombres entiers. Si votre tableau contient au moins une entrée nombre entier ou décimal, vous pouvez cliquez sur "ajouter une colonne" et choisir "un calcul". Après avoir renseigné un titre de colonne, vous pouvez écrire votre expression.
N.B.: Toutes les expressions créées préalablement seront stockées dans le formulaire.
Les colonnes nombre entier et nombre décimal seront présentées comme variables à utiliser dans vos expressions.
Dans le champs Expression, utilisez les variables ainsi que différentes opérations algébriques pour créer vos calculs automatiques. Vous pouvez également renseigner d'autres chiffres en dehors des entrées du tableau. Ceci peut vous être utile lorsque vous souhaitez appliquer un taux horaire par exemple.
Dans l'exemple ci-dessus, l'expression multipliera le nombre total d'heures travaillées une semaine par un taux fixe (50 pour les jours de la semaine et 75 pour les jours du week-end). Après avoir sauvegardé l'expression, elle sera enregistré comme "calcul" dans le tableau. Sélectionnez cette entrée pour modifier le titre, l'expression ou les unités.
Les unités prises en charge sont : Temperature (Fahrenheit ou Celsius selon les paramètres du projet), Devise (dépend également de la devise sélectionnée dans les paramètres) et Durée (heures).
Les résultats du calcul présenté ci-dessus sont présentés plus bas. L'expression additionne les nombres d'heures travaillés par jour et les multiplie par le taux horaire appliqué. Le calcul sera mis à jour pour chaque nouveau saisi :
De nombreux cas d'usage s'appliquent y compris :
- Calcul de main d'oeuvre
- Calcul de nombre d'ouvriers présents sur site
- Unités par jour (dans un formulaire gérant l'équipement sur site)
Calculer un total
Une fois que votre expression est écrite, les administrateurs peuvent ajouter un rang "total" au tableau dans lequel vous pouvez calculer une somme ou une moyenne des résultats des expressions.
Exemple 1 :
Exemple 2 :
Les données seront mises à jour en temps réel lorsque vous remplissez le formulaire. Pour ajouter la rangée totale, dépubliez votre modèle de formulaire afin de le modifier. Naviguez vers le tableau concerné et cliquez sur le crayon pour activer la rangée totale :
Une fois que vous aurez sélectionné la somme ou la moyenne, ce total apparaîtra dans vos futurs formulaires.
N.B. : Ce total ne peut pas être appliqué aux formulaires existants. Il sera uniquement pris en charge dans les formulaires créés après l'activation de cette fonctionnalité depuis le modèle du formulaire.
Comment joindre des fichiers ?
La section fichiers joints vous permet de télécharger tout sort de fichiers y compris les PDFs, les photos, etc. Vous pouvez désigner combien de fichiers les utilisateurs peuvent joindre et vous pouvez rajouter une description pour renseigner des informations pertinentes sur le fichier.
Nota : la taille des fichiers ne doit pas dépasser 50 mb.
L'option ajouter une photo existante vous permet d'ajouter une photo prise dans votre projet Fieldwire. La différence entre les Photos existantes est ajouter une photo est que les photos existantes sont hébergées sur l'onglet photos. Si vous sélectionnez + Photo, vous devez soit prendre une photo avec votre appareil mobile ou télécharger une image depuis votre ordinateur ou une plateforme de stockage cloud.
Les photos jointes aux formulaires peuvent également être annotées.
La Météo
Selon l’adresse du projet, renseignée dans les paramètres du projet, la section « Météo » sera automatiquement mis à jour dans un formulaire.
La météo qui apparaît sur un formulaire dépend également de la date du formulaire. La date de création d’un formulaire est sa date par défaut, mais cette date pourrait également être modifiée. Si vous créez un formulaire le matin, la météo dans le formulaire est une prédiction. Elle sera mise à jour avec la météo réelle après 24 heures.
Signature
Le champ signature vous permet de rajouter une signature électronique sur la version web ou de signer à la main sur mobile. Fieldwire inclut automatiquement l’horodatage de la signature afin de garantir la traçabilité.
Même les personnes qui n’ont pas de compte chez Fieldwire peuvent signer des formulaires si vous choisissez « Signer pour quelqu’un d’autre ».
 |
Le nom de l’utilisateur qui est connecté à Fieldwire sera la première option. |
Choisissez "signer pour quelqu’un d’autre" si le signataire n’a pas de compte Fieldwire. |
L’utilisateur connecté à Fieldwire sera répertorié en tant que propriétaire de l’appareil.
Signé par Hannah Brown :
Signé par une autre personne :
Vous pouvez également signer des formulaires par plusieurs personnes sur les appareils mobiles.
Après avoir sélectionné qui signera le formulaire, vous pouvez signer à la main si vous êtes l’utilisateur connecté. Si une autre personne doit signer le formulaire, vous serez demandé de renseigner d’abord son nom avant qu’elle ne signe le formulaire.
Vous pouvez mettre à jour le statut du formulaire lorsque tous les champs requis sont renseignés.
Les statuts du formulaire déterminent dans quel statut vous pouvez mettre le formulaire.
| Les statuts par défaut (rapport journalier) |  |
| Les statuts par défaut (Fiche de contrôle) |  |
Sur mobile, si plusieurs utilisateurs doivent éditer un formulaire, ils devront veiller à bien le fermer après l’avoir modifié avant de fermer l’application et de mettre en veille l’appareil.
Signatures Multiples
Dans chaque section Signature d’un formulaire, les utilisateurs peuvent maintenant décider du nombre minimum de signatures requises dans une section ainsi que du nombre maximum de signatures autorisées dans une section. Cela évite aux utilisateurs d’avoir à ajouter plusieurs sections de signature dans un seul formulaire.
Afin d'ajouter cette option il sera nécessaire de dépublier le modèle de formulaire que l'on souhaite modifier et cliquer sur l’icône du crayon, voir la capture d'écran ci-dessous :
Après avoir cliqué sur l’icône du crayon, les utilisateurs pourront choisir le "nombre minimum de signatures" et le "nombre maximum de signatures" :
Note : Si vous ne voulez pas que la section Signature soit requise, vous devez définir le "nombre minimum de signatures" à "0".
Bien que les utilisateurs mobiles ne puissent pas modifier le nombre de signatures minimales ou maximales nécessaires sur un formulaire, ils peuvent voir/ajouter plusieurs signatures dans une section de signature, comme déterminé par le « nombre minimal de signatures » et le « nombre maximal de signatures » sur le modèle de formulaire.
Comment exporter mes formulaires ?
Il est possible d’exporter une sélection de formulaires. Dans l’onglet "Formulaires", vous pouvez sélectionner plusieurs formulaires, puis cliquer sur "Actions" > "Export". Tous les Formulaires sélectionnés seront automatiquement envoyés par email au format choisi (CSV ou PDF). Si vous optez pour le format CSV, toutes les données de vos formulaires seront agrégées dans une seule feuille Excel pour en faciliter l'extraction et l’analyse.
Restaurer un formulaire supprimé
Les formulaires supprimés peuvent être restaurés par un administrateur du projet depuis la corbeille.
Si un formulaire est supprimé, il sera présent dans la corbeille pendant 30 jours. Au-delà de 30 jours après sa suppression, le formulaire sera définitivement supprimé et ne pourra plus être restauré.
N.B.: Tandis qu'un formulaire peut être restauré, ceci n'est pas le cas pour un modèle de formulaire. Tout modèle de formulaire est supprimé de façon définitive. Si vous tentez de supprimer un modèle de formulaire une fenêtre s'ouvrira vous incitant à confirmer la suppression du modèle ainsi que tous les formulaires créés à partir de celui-ci.
Tutoriel vidéo
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