Les formulaires personnalisés

Contexte

Disponible sur les versions Business et Premier, le générateur de formulaires personnalisés vous permet de saisir rapidement des informations sur chantier. Vous pouvez utiliser les six modèles disponibles depuis l’onglet Formulaires (Audit de sécurité, Demande d’information, Facture de travaux, Feuille de temps, Fiche de contrôle et Rapport journalier), ou vous pouvez créer vos propres modèles personnalisés.

Notre générateur de formulaires personnalisés permet à nos utilisateurs de modifier nos modèles ou de construire leurs propres modèles de formulaires. Avec cet outil, les possibilités sont illimitées ! Une fois le modèle créé, les utilisateurs peuvent remplir, signer et envoyer leurs formulaires depuis Fieldwire web et l’application mobile.

 

Comment créer un formulaire personnalisé ?

Dans l’onglet "Formulaires" sélectionnez “+Nouveau Formulaire”, puis “+Nouveau Modèle”. Si vous souhaitez modifier un modèle existant, sélectionnez le bouton "Actions" puis "Dupliquer".

 

Dans l'onglet “Formulaires” du projet, vous retrouverez tous les modèles disponibles par défaut : Audit Sécurité, Demande d’information, Facture de Travaux, Feuille de Temps, Fiche de Contrôle, Rapport Journalier. Le générateur de formulaires personnalisés vous permet de créer des nouveaux  modèles comme des fiches de soumissions, fiches d’essai, fiche de contrôle qualité, et bien plus encore !

 

Créer une formulaire personnalisé

Dans l’onglet "Formulaires" sélectionnez “+Nouveau Formulaire”, puis “+Nouveau Modèle”. Si vous souhaitez simplement adapter un modèle existant, sélectionnez "Dupliquer" via le bouton "Actions".

 

 

Les deux types de modèles

• Le modèle "Par défaut" inclut une description, un responsable et un statut. Si vous souhaitez un formulaire qui sera modifié à plusieurs reprises et à plusieurs dates, il est recommandé de créer un modèle "Par défaut". Par exemple, si plusieurs personnes doivent visualiser et vérifier le formulaire à différents moments, nous vous recommandons d’utiliser le modèle "Par Défaut".
• Le modèle "Daté" inclut une description, un responsable, un statut, et une date. Si votre formulaire concerne une date spécifique, il est recommandé de créer un "modèle daté". Par exemple, le rapport journalier sera lié à une date spécifique. Certaines informations comme la météo seront automatiquement remplies en fonction de la date du formulaire.

Nota : Seul le modèle daté vous permettra de rajouter une section "Météo".

 

Les Statuts

Une fois le modèle sélectionné, vous devez définir les statuts du formulaire. Cela permet d’ajouter des étapes supplémentaires de validation du formulaire. 

Par défaut le formulaire possède deux statuts : "Brouillon" et "Soumis" Vous pouvez éditer ces statuts ou ajouter de nouveaux statuts en cliquant sur "Gérer" puis "Nouveau statut".

 

 

Les options "Peut entrer le statut" et "Peut quitter le statut" définissent la capacité à modifier un statut selon le type d’utilisateur (administrateur, membre ou suiveur).  Par exemple vous pouvez personnaliser votre formulaire pour que seuls les administrateurs puissent modifier le statut du formulaire de "Brouillon" à "Soumis".

Nota : Vous pouvez choisir à quel moment votre formulaire pourra être modifié dans la colonne  "Formulaire éditable".  Tous les champs requis doivent être renseignés avant que vous ne puissiez verrouiller le formulaire.

 

 

Nota : Lorsque le statut d’un formulaire est modifié, le créateur du formulaire, le responsable et le dernier utilisateur à l’avoir modifié seront notifiés sur web et recevront une notification Push sur chaque mobile associé à leurs comptes Fieldwire.

 

Comment ajouter de nouvelles sections

Après avoir sélectionné les statuts de votre formulaire, vous pouvez commencer à rajouter des sous-sections.

Sélectionnez "+Nouvelle section" pour ajouter une nouvelle section.

Il existe 5 sections différentes que vous pourrez rajouter à votre formulaire.

 

 

La Liste vous permet de demander des renseignements à vos utilisateurs. Vous pouvez créer des listes avec autant de lignes que vous souhaitez.

Le Tableau permet à vos utilisateurs de renseigner des champs de différents types (case à cocher, commentaire, etc.) sous forme de tableau dynamique. Vous pouvez avoir jusqu’au 9 champs dans vos tableaux.

Nota : Les champs "texte long" et "Date et heure" prennent plus de place dans un tableau que les autres champs.  En conséquence, vous ne pourrez pas rajouter plus de 4 entrées de ce type dans un seul tableau puisque le texte long et la Date et l’heure prennent la place de deux champs.

Le tableau ci-dessous résume les différents champs que vous pouvez créer dans une liste et dans un tableau d’un formulaire.

 

Champs	Description	Comment l'utiliser ?	Où l'utiliser ?
Texte Court	Zone de texte (quelques mots)	Courtes descriptions	Liste Tableau
Texte Longue	Zone de texte de forme libre (Un paragraphe)	Longues descriptions et notes détaillées	Liste Tableau
Entier naturel	Un nombre entier	Renseigner la quantité de matériel ou le nombre d'heures	Liste Tableau
Nombre Décimal	Un nombre décimal	Renseigner un prix ou des heures plus précises	Liste Tableau
Date	Une date	Indiquer la date d'achèvement des travaux	Liste Tableau
Date et heure	Une date et une heure	Documentation plus précise de la fin des travaux	Liste Tableau
Case à cocher	Case à cocher : Oui, non, et S/O. (La case à cocher reflète celle dans la liste de contrôle)	Utile pour les inspections et contrôles.	Liste Tableau
Case à cocher et Notes	Case à cocher suivi d'un espace pour les notes	Lier un commentaire à un point de contrôle	Liste
Fichiers Joints	Les Utilisateurs peuvent ajouter des fichiers et des photos	Joindre facilement des fichiers ou des photos	Liste
Utilisateurs	Liste des utilisateurs du projet	Utile pour documenter toutes les parties nécessaires	Liste
Plans	Joindre les plans du projet au formulaire	Utile pour renseigner des emplacements spécifiques	Liste
+ Nouveau Type d’entrée (Liste personnalisée)	Créer un menu déroulant personnalisé	Utile pour personnaliser des champs non cités ci-dessus	Liste Tableau

 

Vous pouvez rendre certains champs obligatoires pour assurer que vos utilisateurs renseigneront ces informations.

Vous pouvez également rajouter des indices ou des valeurs par défaut pour chaque texte ou nombre afin de faire gagner du temps à vos coéquipiers.

 

Comment joindre des fichiers ?

La section fichiers joints vous permet de télécharger tout sort de fichiers y compris les PDFs, les photos, etc. Vous pouvez désigner combien de fichiers les utilisateurs peuvent joindre et vous pouvez rajouter une description pour renseigner des informations pertinentes sur le fichier.

Nota : la taille des fichiers ne doit pas dépasser 50 mb.

 

La Météo

Selon l’adresse du projet, renseignée dans les paramètres du projet, la section « Météo » sera automatiquement mis à jour dans un formulaire.

La météo qui apparaît sur un formulaire dépend également de la date du formulaire. La date de création d’un formulaire est sa date par défaut, mais cette date pourrait également être modifiée. Si vous créez un formulaire le matin, la météo dans le formulaire est une prédiction. Elle sera mise à jour avec la météo réelle après 24 heures.

 

Signature

Le champ signature vous permet de rajouter une signature électronique sur la version web ou de signer à la main sur mobile. Fieldwire inclut automatiquement l’horodatage de la signature afin de garantir la traçabilité.

Même les personnes qui n’ont pas de compte chez Fieldwire peuvent signer des formulaires si vous choisissez « Signer pour quelqu’un d’autre ».

 

Le nom de l’utilisateur qui est connecté à Fieldwire sera la première option.

Choisissez "signer pour quelqu’un d’autre" si le signataire n’a pas de compte Fieldwire.

 

L’utilisateur connecté à Fieldwire sera répertorié en tant que propriétaire de l’appareil.

Signé par Hannah Brown :

Signé par une autre personne :

 

Vous pouvez également signer des formulaires par plusieurs personnes sur les appareils mobiles.

Après avoir sélectionné qui signera le formulaire, vous pouvez signer à la main si vous êtes l’utilisateur connecté. Si une autre personne doit signer le formulaire, vous serez demandé de renseigner d’abord son nom avant qu’elle ne signe le formulaire.

Vous pouvez mettre à jour le statut du formulaire lorsque tous les champs requis sont renseignés.

Les statuts du formulaire déterminent dans quel statut vous pouvez mettre le formulaire.

Les statuts par défaut (rapport journalier)
Les statuts par défaut (Fiche de contrôle)

 

Sur mobile, si plusieurs utilisateurs doivent éditer un formulaire, ils devront veiller à bien le fermer après l’avoir modifié avant de fermer l’application et de mettre en veille l’appareil.

 

Comment exporter mes formulaires ?

Il est possible d’exporter une sélection de formulaires. Dans l’onglet "Formulaires", vous pouvez sélectionner plusieurs formulaires, puis cliquer sur "Actions" > "Export". Tous les Formulaires sélectionnés seront automatiquement envoyés par email au format choisi (CSV ou PDF). Si vous optez pour le format CSV, toutes les données de vos formulaires seront agrégées dans une seule feuille Excel pour en faciliter l'extraction et l’analyse. 

 

Tutoriel vidéo

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