Modèles de formulaire : Facture de travaux – Centre d'aide

Contexte

Fieldwire propose un module « Formulaires » pour les offres Business et Business Plus. Dans ce module, vous avez la possibilité de créer vos propres formulaires personnalisés au niveau de votre compte et d’ajouter les cinq modèles de formulaires par défaut. Vous pouvez également transférer tout formulaire personnalisé depuis un projet vers votre compte afin de les partager sur vos différents projets. De la même manière, vous pouvez transférer des formulaires depuis votre compte vers vos projets.

Créer un modèle Facture de Travaux

Vous pouvez ajouter à tout moment l’un des cinq modèles de formulaires par défaut, qu’ils soient ou non présents dans les modèles de formulaires de votre compte, en suivant ce processus :

Cliquez sur le bouton bleu +Nouveau formulaire
Survolez +Nouveau modèle
Cliquez sur Créer un nouveau modèle
Sélectionnez l’un des cinq modèles de formulaires par défaut dans le menu déroulant « Commencer par… »
(Optionnel) Modifiez le nom du modèle
(Optionnel) Activez ou non l’option « Modèle daté »
Cliquez sur Créer

Si vous souhaitez utiliser dans vos projets des modèles de formulaires personnalisés déjà créés, vous devrez soit cloner un projet existant, soit importer ces modèles personnalisés depuis le compte.

Le formulaire « Facture de travaux » est conçu pour documenter le temps passé par les sous-traitants de l’entreprise pour réaliser les travaux, ainsi que les matériaux utilisés sur le chantier.

Grâce à Fieldwire, vous pouvez remplir un formulaire Facture de travaux rapidement et facilement, que ce soit sur mobile ou via le web. Dans ce modèle, vous pouvez :

Renseigner les informations relatives au temps consacré par la main-d’œuvre, pour les équipements et les matériaux utilisés.
Joindre des photos ou des fichiers pertinents.
Signer le formulaire, l’assigner à la personne concernée, puis modifier le statut en « Envoyé ».

Attributs du formulaire

Numéro du formulaire (#) - Fieldwire génère automatiquement un numéro de formulaire qui ne peut pas être modifié.
Description - champ libre permettant de personnaliser le titre du formulaire Facture de Travaux. Par exemple, si vous souhaitez identifier vos formulaires par date et par équipe, vous pouvez saisir la date et l’équipe (ex. : « 15/06 Équipe béton ») comme description.
Destinataire - Personne responsable de compléter les formulaires Facture de Travaux à un moment donné. Vous pouvez réassigner le rapport si vous avez besoin d’informations de la part d’une autre personne. Le destinataire reçoit une notification lorsque le rapport est envoyé.
Statut - Lors de la création d’un rapport, le statut par défaut est « Brouillon ». Une fois terminé, le formulaire peut être envoyé en sélectionnant « Envoyé » dans le menu déroulant de ce champ.
Date d’échéance - L'émetteur du formulaire peut ajouter une « Date d’échéance » pour indiquer le jour prévu de finalisation. Le destinataire et l’administrateur peuvent modifier cette date après la création du formulaire.

Remarque : Des notifications par e-mail et dans l’application sont envoyées au destinataire 48 heures avant la date d’échéance. Si cette date est modifiée, la notification est réinitialisée et sera envoyée 48 heures avant la nouvelle date. Si le destinataire change, un nouvel e-mail est également envoyé.

Remarque : Les administrateurs de projet peuvent créer d'autres calculs dans un tableau en utilisant des champs de type nombre entier ou décimal. En savoir plus ici : Introduction aux formulaires et modèles personnalisés.

Sections du formulaire

Informations générales - Permet d’indiquer à qui le formulaire Facture de Travaux est destiné et par qui il a été émis. Vous pouvez également décrire les travaux réalisés.
Main-d’œuvre - Section dédiée à la documentation des travaux effectués sur site : corps de métier, description des tâches et nombre d’heures travaillées.
Équipement - Permet d’indiquer les équipements utilisés sur site ainsi que leur durée d’utilisation.
Matériaux - Permet de documenter les matériaux utilisés sur site ainsi que le temps consacré à leur mise en œuvre.

Pièces jointes

Photo / Fichier - Permet de télécharger une nouvelle photo ou un nouveau fichier lié à la journée.
Photo 360 - Avec les offres Business et Business Plus, vous pouvez importer des photos à 360° dans Fieldwire : Comment importer des photos 360° dans Fieldwire ?.
Photo existante - L’option « Photo existante » permet d’ajouter des photos déjà présentes dans l’onglet « Photos » au formulaire.
Fichier existant - Permet de lier un fichier déjà importé dans votre projet.
Extrait de plan - Permet d’ajouter une zone précise d’un plan pour mettre en évidence l’emplacement concerné.

Remarque : Si vous joignez une « Photo existante », celle-ci apparaîtra également dans l’onglet « Photos » puisqu’elle est désormais associée au formulaire.

Remarque : Vous pouvez importer des fichiers jusqu’à 200 Mo et des photos jusqu’à 50 Mo.

Signature

La section Signature invite les utilisateurs à apposer une signature électronique sur le web ou une signature manuscrite sur mobile. Fieldwire ajoute automatiquement un horodatage afin de garantir la traçabilité.
Sur le web, vous ou une personne ne disposant pas de compte Fieldwire pouvez signer le formulaire :

La signature d’un utilisateur signant en son nom comprend la date, l’heure, l’appareil utilisé, ainsi que l’entreprise et le poste du signataire afin d’identifier précisément l’auteur de la signature. L’utilisateur connecté sur l’appareil utilisé sera indiqué comme propriétaire de l’appareil :

Signatures multiples

Dans chaque section Signature d’un formulaire, les utilisateurs peuvent définir le nombre minimum et maximum de signatures requises. Cela évite d’ajouter plusieurs sections Signature dans un même formulaire.
Pour cela, il est nécessaire de dépublier le modèle de formulaire à modifier, puis de cliquer sur l’icône crayon comme indiqué ci-dessous :

Après avoir cliqué sur l’icône crayon, les utilisateurs peuvent définir le « Nombre minimum de signatures » et le « Nombre maximum de signatures ».

Remarque : Si la section Signature ne doit pas être obligatoire, le « Nombre minimum de signatures » doit être « 0 ».

Bien que les utilisateurs mobiles ne puissent pas modifier ces valeurs, ils peuvent visualiser et ajouter plusieurs signatures dans une même section, conformément aux paramètres définis dans le modèle.

Synchronisation unidirectionnelle

Les formulaires Facture de Travaux peuvent être sauvegardés vers des services de stockage cloud (Box, Dropbox, OneDrive) via une synchronisation unidirectionnelle. Lorsque l’une de ces intégrations est active, les formulaires dont le statut est devenu non modifiable (par exemple « Envoyé ») sont copiés dans Box/Dropbox/OneDrive et stockés dans les sous-dossiers correspondants. Le nom du sous-dossier correspond au nom du modèle utilisé (ici, « Facture de Travaux »).

Informations complémentaires

Consultez cet article pour plus d’informations sur les notifications : Que sont les notifications ?
En cas de messages d’erreur liés à des données manquantes ou non synchronisées, consultez cet article : Comment publier, soumettre, exporter et/ou partager un ou plusieurs formulaires ?
Pour en savoir plus sur les autres options de formulaires Fieldwire, consultez : Introduction à l’onglet Formulaires

« Signer en tant que Thibaut Thupnot »
« Signer en tant qu’une autre personne »