Contexte
La possibilité de personnaliser les statuts des tâches vous permet de maitriser votre processus de travail en appliquant des statuts uniques et adaptés à votre projet.
- Abonnements Fieldwire : Pro, Business et Business Plus.
- Utilisateurs : Seuls les administrateurs du projet peuvent créer des statuts personnalisés. Les membres et les suiveurs peuvent employer les statuts au sein des tâches dont ils sont responsables.
- Plateformes : Web, iOS et Android
Quels sont les statuts des tâches par défaut ?
Les statuts de tâches par défaut que vous retrouverez dans votre abonnement Basic, existent par ordre séquentiel. Ils se distinguent par type et par statut, suivant l’ordre : ouvert, suivi puis vérifié.
Une tâche vérifiée ne peut pas précéder une tâche suivie qui ne peut pas précéder une tâche ouverte.
Les statuts sont associés aux droits d’accès du projet, par exemple, seuls les administrateurs du projet peuvent vérifier une tâche.
Les tâches suivies et vérifiées sont datées et peuvent être analysées via des filtres des tâches, des rapports et des graphiques. La date est notée lorsqu’une tâche est suivie et/ou vérifiée.
Les tâches vérifiées sont automatiquement archivées après une période de temps définie que vous pouvez paramétrer sous l’onglet « Paramètres » du projet.
Le statut par défaut d’une tâche est la « Priorité 2 ». Chaque nouvelle tâche créée portera ce statut. Vous pouvez modifier cette priorité (vers la Priorité 1 ou 3) selon l’importance du travail à accomplir. Lorsque la tâche est complétée par le responsable, cette personne peut modifier le statut en la marquant « Complétée ». Quand un administrateur du projet vérifie l’achèvement du travail, il peut choisir le statut « Vérifiée ». La logique séquentielle est illustrée par le tableau ci-dessous, complété avec les statuts par défaut.
Vous pouvez désormais avoir 20 statuts personnalisés.
| Statut | Type | Droits d'accès |
| Ouvert | Administrateurs, membres et suiveurs du projet | |
| Suivi | ||
| Vérifié | Administrateurs |
Quels sont les statuts personnalisés de tâches ?
Les statuts personnalisés de tâches suivent le même ordre séquentiel que les statuts des tâches par défaut. Les statuts personnalisés suivront toujours un cheminement du statut « Ouvert » vers « Suivi » jusqu’au « Vérifié ». Une tâche vérifiée ne pourra pas précéder une tâche suivie qui ne pourra pas précéder une tâche ouverte.
Avec les statuts personnalisés, vous pouvez personnaliser le nom, la couleur, le type, les droits d’accès et l’ordre des statuts :
La personnalisation du nom, de la couleur, du type, des droits d’accès et de l’ordre des statuts vous ouvre de nombreuses possibilités d’utilisation. Par exemple, si vous souhaitez suivre des problèmes spécifiques lorsque vous établissez votre liste de réserves, vous pouvez configurer vos tâches pour refléter votre processus de travail de « A faire » à « Validé ».
L’exemple ci-dessous montre l’acheminement des tâches du statut ouvert au suivi et du suivi au vérifié :
Le statut par défaut est « Non-conformité mineure ». Lorsqu’un utilisateur crée une nouvelle tâche, le statut sera donc toujours « Non-conformité mineure ». L’utilisateur peut ensuite modifier le statut selon la conformité de la tâche à accomplir (observation conforme ou non-conformité majeure). Lorsque les non-conformités seront corrigées, il peut marquer la tâche complétée. Le statut complété est suivi et vous verrez la date de l’achèvement de la tâche sur vos rapports et lorsque vous filtrez vos tâches. Enfin, les tâches peuvent être vérifiées uniquement par les administrateurs du projet après la vérification du travail.
Remarque : Chaque projet comporte trois statuts par défaut qui ne peuvent pas être supprimés, quel que soit le nombre de statuts personnalisés supplémentaires ajoutés au projet. Ces statuts constituent la base du flux de travail des tâches et resteront toujours disponibles :
- Ouvert (par défaut) : c'est dans ce statut que les nouvelles tâches sont créées. Il reste toujours accessible à tous les utilisateurs.
- Suivi : indique que la tâche a été achevée.
- Vérifié : confirme qu'une tâche a été contrôlée et approuvée.
Ces statuts peuvent être renommés et leur couleur peut être modifiée pour correspondre à vos procédures, mais ils ne peuvent pas être supprimés. Vous pouvez les identifier à tout moment par l'icône de corbeille grisée dans la fenêtre de Gestion des statuts.
Une fois sauvegardés, les statuts peuvent être employés au sein d’une tâche sous la section « Attributs ».
| Les statuts sur web | Les statuts sur mobile (iOS) |
Vous pouvez également les visualiser depuis le tableau Kanban sous l’onglet Tâches.
Vous pouvez filtrer ces statuts dans vos rapports et depuis la vue analytique des tâches. Les statuts personnalisés sont le meilleur moyen de suivre le progrès au sein de votre projet.
Comment créer des statuts personnalisés ?
Les administrateurs du projet peuvent créer leurs propres statuts depuis les paramètres du projet. Les projets peuvent inclure jusqu'à 20 statuts personnalisés pour permettre un suivi granulaire et un meilleur alignement avec des procédures complexes.
Sélectionnez “Gérer les statuts” pour afficher la page « Gérer les statuts ».
Vous pouvez modifier le nom, la couleur, le type, les droits d’accès et l’ordre des statuts depuis cette page. Vous pouvez également rajouter jusqu’au sept statuts différents ou en supprimer pour qu’il n’en reste que trois statuts de chaque type (un ouvert, un suivi et un vérifié).
Remarque : les statuts personnalisés de tâches sont disponibles uniquement dans nos abonnements Pro, Business et Business Plus.
Pour ajouter un nouveau statut, sélectionnez le bouton +Nouveau statut, puis renseignez le nom du statut :
Le nouveau statut sera par défaut de type ouvert et disponible pour tous les utilisateurs. Vous pouvez ensuite modifier la couleur, le type, les droits d’accès et l’ordre afin de fluidifier votre processus de travail.
Remarque : Vous ne pouvez avoir qu’un seul statut « Vérifié ».
Pour supprimer un statut, cliquez sur l’icône poubelle à droite du statut.
Où employer les statuts personnalisés de tâches ?
Vous pouvez utiliser les statuts personnalisés dans tous les endroits où vous utilisez les tâches dans Fieldwire. Tout emplacement qui utilise les informations de vos tâches reflèteront les statuts personnalisés de tâches que vous avez créés.
Au sein d’une tâche :
Dans une tâche, vous pouvez sélectionner les statuts personnalisés depuis la liste déroulante « Statuts ». Vous pouvez également, taper « @ » dans la partie messagerie de la tâche pour modifier rapidement le statut (ce symbole permet aussi de modifier le responsable de la tâche).
Vous pouvez également utiliser le symbole « @ » lorsque vous mentionnez un statut sur mobile.
Sous l’onglet Tâches vous pouvez utiliser le symbole « @ » pour chercher ou bien filtrer des tâches.
Remarque : Vos statuts personnalisés de tâches seront aussi appliqués à toutes les tâches que vous avez envoyées par mail. Vous pouvez répondre au mail en employant le symbole « @ » suivi du statut pour modifier le statut dans Fieldwire.
Sur le tableau Kanban :
Les tâches seront réorganisées sur le Kanban en fonction de l’ordre des statuts que vous avez personnalisé.
Vous pouvez modifier le statut d’une tâche depuis la vue Kanban. Sélectionnez les tâches que vous souhaitez modifier, sélectionnez « Actions » puis choisissez une option parmi les autres statuts suivis et vérifiés dans la section "Déplacer vers..."
Vous pouvez également isoler des tâches selon son statut en choisissant « Filtrer tâches ».
Dans un rapport :
Vous pouvez utiliser les statuts personnalisés de tâches dans vos rapports. Les statuts seront visibles sous les filtres dans la partie « Statuts ». Vous pouvez les utiliser dans tous les rapports (PDF détaillé, PDF sommaire, CSV).
FAQ
Quelle est la différence entre une tâche ouverte et une tâche suivie ?
Une tâche ouverte n’est pas associée à une date. Une tâche suivie est associée à la date à laquelle la tâche ouverte devient une tâche suivie. Les tâches suivies et vérifiées sont datées et peuvent être analysées à partir des graphiques, des filtres et des rapports.
| Statuts ouverts | Statuts suivis |
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|
Est-ce que je peux modifier les droits d’accès des statuts ?
Oui, vous pouvez modifier les droits d’accès pour tous les statuts (y compris les statuts vérifiés) sauf pour le statut ouvert par défaut. Le statut ouvert par défaut sera toujours accessible à tous les utilisateurs.
Est-ce que je peux supprimer les statuts de tâches par défaut ?
Non, tout les projets contiennent par défaut les 3 statuts qui ne peuvent pas être supprimés :
- Ouvert (par défaut)
- Suivie
- Vérifié
Ces statuts sont obligatoire afin de maintenir la structure de vos projets. Même si vous ne pouvez pas les supprimer, vous pouvez cependant les renommer et modifier leur couleur pour mieux répondre aux besoins de vos équipes. L'icône de corbeille grisée vous indique que ces statuts peuvent pas être supprimés.
Est-ce que je peux transférer ces statuts vers d’autres projets ?
Les statuts personnalisés sont propres au projet, mais vous pouvez dupliquer les statuts personnalisés d’un projet lorsque vous créez un nouveau projet. Vous pouvez également modifier les statuts d’un projet existant sur la page paramètres ou sous l’onglet tâches en choisissant l’icône « Paramètres » (nota : l’utilisateur doit être un administrateur dans un projet premium).
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