Introduction
Fieldwire est une solution hautement personnalisable, qui permet aux entreprises de l'adapter au flux de travail quotidien sur site dans la configuration de leurs projets sur notre plateforme (et non l'inverse). Néanmoins, ouvrir un nouveau projet en partant de zéro sans savoir par où commencer peut se révéler décourageant.
Les membres de notre équipe Construction, dont je fais partie, viennent tous du secteur (pour la plupart d'anciens ingénieurs et chefs de projet). Nous travaillons avec une grande diversité d'équipes à travers différentes phases et différents secteurs verticaux pour tous les types de projets possibles et imaginables.
Comment utiliser ce guide pratique pour configurer un modèle de projet en tant qu'entreprise générale ?
Nous allons vous guider tout au long du processus de configuration d'un "modèle" de projet, c.-à-d. les fondements d'un projet paramétré (que vous pourrez personnaliser à votre guise). En clonant ce modèle chaque fois que vous lancez un projet, vous réduisez vos délais de configuration et vous créez des pratiques uniformisées dans l'ensemble de votre entreprise.
Table de matières
- Créer un projet
- Créer une structure de dossiers de plans
- Créer une structure de dossiers de fichiers
- Créer des catégories
- Définir des statuts de tâches personnalisés
- Configurer des modèles de rapports
- Configurer des formulaires
- Cloner votre projet "modèle"
Témoignages de clients associés : Témoignages d'entreprises générales sur leur utilisation de Fieldwire
Créer un projet
N'importe quel propriétaire de compte, manager de compte ou utilisateur est en mesure de créer un projet. Pour créer un nouveau projet, cliquez sur le gros bouton "+" du tableau de bord des projets depuis la plateforme Web de Fieldwire. Une fenêtre apparaît dans laquelle vous avez la possibilité de cloner un projet existant. Cette option permet de transférer les paramètres du projet et les attributs sélectionnés :
Ajuster les principaux paramètres du projet
Tous les administrateurs de projet peuvent ajuster les paramètres des projets, dont la plupart sont plutôt simples. Néanmoins, leur réglage représente une étape importante pour garantir une configuration efficace.
Vous voudrez certainement commencer par personnaliser l'ensemble de vos rapports de tâches et de vos exportations de formulaires en y ajoutant le logo de votre entreprise, qu'il vous faudra télécharger. Ouvrez votre projet dans Fieldwire et cliquez sur l'icône de l'engrenage en bas du menu principal de gauche, puis sur "Change logo" (Modifier le logo) :
Note: la taille des logos téléchargés est limitée à 10 Mo. Le logo sera redimensionné à 200 px par 45 px dans les rapports et les exportations de formulaires/managers de compte.
Cliquez sur ce lien pour télécharger un exemple de rapport montrant où votre logo apparaîtra.
À présent, intéressons-nous à plusieurs autres paramètres de projet qui entrent en ligne de compte dans le cadre du jour 1.
Définir un intervalle de temps pour archiver automatiquement les tâches vérifiées
Vous n'avez probablement pas envie de voir chaque jour dans votre champ de vision un défaut traité il y a plus de 2 ans. En ajustant la durée de l'option "Archive Tasks" (Archiver les tâches), vous pouvez définir la durée pendant laquelle vous souhaitez qu'une tâche vérifiée reste visible sur le tableau de bord de votre projet.
Pensez à la durée de votre projet et au nombre de tâches que vous envisagez d'y inclure. Il peut s'agir de défauts, de listes de réserves, de travaux planifiés, de plans de pré-tâches, etc. En gardant à l'esprit ces aspects temporel et quantitatif, vous pouvez vous assurer que seules les tâches les plus prioritaires figurent sur le tableau de bord de votre projet. Néanmoins, vous pouvez toujours revenir en arrière et faire référence à des tâches archivées pour créer un enregistrement incontestable du travail réalisé.
Optimiser les paramètres du stockage mobile
Quelle sera la durée de votre projet ? Combien de révisions de plans sont nécessaires sur le terrain avec un appareil mobile ? Combien de pages compte votre projet et quelle est la capacité de stockage mobile de votre appareil habituel ?
Si vous travaillez sur un projet d'une durée de 6 ans avec plus de 20 révisions et visites sur site, vous n'avez besoin d'accéder qu'aux plans les plus récents pour vous y référer comme base de construction. Je vous recommande de ne configurer qu'une ou deux révisions au maximum afin de préserver votre espace de stockage.
Un seul fichier de plan Fieldwire de taille moyenne utilise 6 Mo d'espace de stockage mobile (la fourchette habituelle se situant entre 2 et 10 Mo). Si vous exploitez 200 plans dans Fieldwire et que chacun d'entre eux exige le téléchargement de 5 révisions, ce projet risquerait d'occuper 6 Go d'espace de stockage mobile si vous ne maximisez pas l'utilisation du paramètre de stockage mobile. Limiter le nombre de révisions (versions) de plans synchronisées avec le "stockage mobile" permet de réduire l'espace de stockage utilisé sur chaque appareil.
Créer des listes de contrôle préconfigurées
Quel type de travaux nécessite des opérations récurrentes ? En règle générale, les entreprises générales gèrent des listes de réserves et disposent d'une liste récurrente à passer en revue dans chaque zone du bâtiment, de l'unité, etc. Comme il incombe également aux entreprises générales de gérer la sécurité sur l'ensemble de leurs projets, vous pouvez créer une liste de contrôle pour vérifier tous les points pertinents en matière de sécurité.
Sélectionnez "Manage checklists" (Gérer les listes de contrôle) :
Sélectionnez "Create checklist" (Créer une liste de contrôle) et ajoutez des listes aux tâches qui requièrent des opérations récurrentes :
Créer une structure de dossiers de plans
Les administrateurs de projet peuvent créer des nouveaux dossiers de plans en sélectionnant l'onglet "Plans", puis "+New Folder" (+Nouveau dossier) :
La plupart des structures de dossiers de plans des entreprises générales correspondent aux ensembles de plans des consultants. Les dossiers de plans sont naturellement ordonnés sur la base de numéros séquentiels suivis de caractères alphabétiques. Par conséquent, la structure de votre fichier "modèle" type sera probablement similaire à l'exemple suivant, dans lequel la structure du dossier reflète l'ensemble de plans de chaque spécialité :
Créer une structure de dossiers de fichiers
Pour créer un nouveau dossier de fichiers, sélectionnez l'onglet "Fichiers", puis "+New Folder" (+Nouveau dossier). Seuls les administrateurs de projet peuvent créer des nouveaux dossiers de fichiers :
La plupart des entreprises générales utilisent une structure de dossiers qui correspond à l'ensemble de la documentation supplémentaire nécessaire à la réalisation du projet.
De la même manière que pour les dossiers de plans, les dossiers de fichiers sont naturellement ordonnés sur la base de numéros séquentiels suivis de caractères alphabétiques.
Par conséquent, la structure de votre dossier "modèle" type ressemblera probablement à l'exemple suivant :
Créer des catégories
Les administrateurs de projet peuvent créer des catégories en sélectionnant l'option "+New Category" (+Nouvelle catégorie) en bas de la liste des catégories.
Les catégories constituent le meilleur moyen de trier et de filtrer les tâches de votre projet. Ces tâches consistent en des points de listes de réserves, des défauts, des travaux planifiés, des contrôles planifiés, des tâches générales à effectuer, etc. Pour les entreprises générales, les catégories correspondent généralement aux différents métiers impliqués dans le projet. Les catégories vous permettent non seulement de filtrer les tâches par métier, mais aussi de générer des rapports sur les tâches pour chaque métier.
La structure de votre catégorie "modèle" type ressemblera probablement à l'exemple suivant :
Définir des statuts de tâches personnalisées
Les administrateurs de projet peuvent créer un statut personnalisé de deux façons :
- Ajuster à partir de l'onglet Paramètres :
- Ajuster à partir de l'onglet Tâches : (remarque : cette option n'est disponible que lorsque le projet comporte au moins 1 tâche)
Les statuts de tâches personnalisées reflètent le flux de travail de votre entreprise. Les statuts personnalisés permettent une visibilité plus complète sur la façon dont le travail est planifié et exécuté. Il existe trois types de statut : Open (Ouvert), Tracked (Suivi) et Verified (Vérifié).
| Statut "type" | Signification | Importance pour une entreprise générale |
| Ouvert [par défaut] | Statut par défaut d'une tâche à sa création | En tant qu'entrepreneur général, je relève souvent des défauts constatés sur le terrain, c'est pourquoi mon statut "Open (Default)" (Ouvert [par défaut]) est "Defect" (Défaut). |
| Ouvert | Statut indiquant n'importe quel type de travaux en cours | Comme son nom l'indique, il concerne des travaux qui n'ont pas encore été achevés. |
| Suivi | Tâches achevées, mais qui n'ont pas encore fait l'objet d'une double vérification | Comme une entreprise générale gère habituellement plusieurs métiers différents, le type "Tracked" (Suivi) s'adresse principalement aux sous-traitants chargés d'achever des travaux. |
| Vérifié | Tâches à archiver en fonction des paramètres d'archivage. | Ce travail a été vérifié en interne ou par l'équipe de contrôle qualité et est achevé dans son intégralité. |
Compte tenu de ces informations, le flux de travail d'un statut de tâche personnalisée "modèle" type devrait ressembler à l'exemple suivant :
Configurer des modèles de rapports
Pour configurer un rapport, accédez à l'onglet Tâches et sélectionnez "Generate Reports" (Générer des rapports). Comme indiqué dans la section consacrée à la création de catégories, les rapports peuvent être triés par catégorie et envoyés par métier. La plupart du temps, les entreprises générales envoient des rapports de listes de réserves aux différents métiers, dont vous trouverez une liste de modèles ci-dessous :
Pour créer un rapport de liste de réserves pour chaque métier, sélectionnez "Nouveau rapport". Dans la rubrique "Statut", sélectionnez la valeur "Défaut", puis dans la rubrique "Catégorie", sélectionnez le métier concerné et enfin, dans la rubrique "Destinataires", ajoutez toutes les personnes à qui ce rapport doit être envoyé :
Pour dupliquer votre configuration pour un autre métier, passez le curseur de votre souris sur le rapport et sélectionnez "Dupliquer" :
Configurer des formulaires
Il existe 6 modèles de formulaires prêts à l'emploi qui couvrent très certainement 90 % de vos besoins en tant qu'entreprise générale :
Si nécessaire, ajustez ces modèles aux exigences de votre entreprise ou créez d'autres formulaires que votre entreprise utilise :
Cloner votre projet "modèle"
Maintenant que nous avons configuré les fondements de la structure de votre projet, vous pouvez cloner le projet modèle dès qu'un nouveau projet démarre pour gagner du temps et créer des pratiques uniformisées. Vous devez vous assurer de capitaliser les gains de temps réalisés grâce à cet investissement initial que vous venez de réaliser. La prochaine fois que vous créerez un projet, sélectionnez votre projet "modèle" dans la liste déroulante et assurez-vous de copier les catégories, les statuts, les rapports, les formulaires, les dossiers et les paramètres.
Si vous aimez cette configuration de projet ou si vous pensez qu'il s'agit d'un bon point de départ, n'hésitez pas à nous envoyer un e-mail à support@fieldwire.com et à nous demander une copie de ce modèle.
Témoignages d'entreprises générales sur leur utilisation de Fieldwire
Découvrez comment d'autres entreprises générales utilisent Fieldwire pour rationaliser la coordination et les réserves avec les entrepreneurs sur le chantier. En utilisant ce modèle de projet, vous pouvez rapidement tester ces flux de travail et déterminer s'ils présentent des avantages également pour votre entreprise.
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