Vue d'ensemble
Les entreprises de génie électrique utilisent Fieldwire pour créer des modèles de projets évolutifs qui leur permettent de gérer l'ensemble des travaux requis par chaque projet, et notamment les commandes et livraisons de matériaux, l'installation, les essais, la mise en service, pour ne citer que ces exemples.
Si ce flux de travail vous convient ou s'apparente à un début de solution, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse support@fieldwire.com pour obtenir une copie de ce modèle de projet.
Comment utiliser ce guide pratique pour configurer un modèle de projet en tant qu'entreprise de génie électrique ?
Ce flux de travail permet aux entreprises de génie électrique de lancer et d'exécuter rapidement un projet dans Fieldwire. Il vous guidera pour configurer un "modèle" de projet évolutif depuis la plateforme Web de Fieldwire (app.fieldwire.com). Votre équipe et vous-même pourrez alors commencer à saisir des données de terrain pour ce même projet à partir de notre site Web et de nos applications iOS et Androiddestinées aux tablettes et/ou aux smartphones.
Chaque fois que vous créez un projet sur notre plateforme Web, vous pouvez cloner certains éléments du modèle de projet de génie électrique afin de réduire vos délais de configuration et de créer des meilleures pratiques uniformisées à l'échelle de votre équipe et dans l'ensemble de votre entreprise.
Sommaire
- Créer un projet
- Créer une structure de dossiers de plans
- Créer une structure de dossiers de fichiers
- Créer des catégories de tâches
- Créer des statuts de tâches personnalisées
- Configurer des modèles de listes de contrôle
- Configurer des modèles de rapports
- Configurer des formulaires
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Cloner votre projet "modèle"
Créer un projet
N'importe quel propriétaire de compte, manager de compte ou utilisateur peut créer un projet depuis la plateforme Web de Fieldwire (app.fieldwire.com). Pour créer un nouveau projet, cliquez sur le gros bouton "+New Project" (+Nouveau projet) du tableau de bord des projets. Après avoir cliqué sur le bouton, une fenêtre apparaît dans laquelle vous avez la possibilité de cloner un projet existant. Par conséquent, une fois que vous avez créé un modèle de projet, vous pouvez cloner des paramètres de projet et des attributs sélectionnés à partir de ce projet dans n'importe quel nouveau projet.
Créer une structure de dossiers de plans
Les dossiers de plans permettent souvent de segmenter les spécialités au sein d'un ensemble de plans de construction, ou de les organiser en plans finalisés et en plans de coupe.
Pour créer un nouveau dossier de plans, sélectionnez l'onglet "Plans", puis "+New Folder" (+Nouveau dossier).
Remarque : Seuls les administrateurs de projet peuvent créer de nouveaux dossiers de plans. (Pour en savoir plus sur les niveaux d'autorisation des projets, consultez l'article suivant : Présentation des niveaux d'autorisation des projets : administrateurs, membres et suiveurs).
Les dossiers de plans sont classés par ordre alphanumérique dans l'onglet Plans. Nous recommandons donc aux entreprises de génie électrique de numéroter leurs dossiers de plans en fonction des spécialités qui les consultent le plus souvent. Par exemple :
Après avoir configuré la structure du dossier des plans, vous pouvez télécharger des plans, par spécialité, dans le dossier correspondant. Pour plus d'informations à ce sujet, consultez l'article suivant :
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Utiliser l'onglet Plans et télécharger des plans dans Mes projets Fieldwire depuis la plateforme Web
Créer une structure de dossiers de fichiers
Les fichiers sont utilisés pour stocker des documents supplémentaires en plus des plans de votre projet.
Pour créer un nouveau dossier de fichiers, sélectionnez l'onglet "Fichiers", puis "+New Folder" (+Nouveau dossier).
Remarque : Seuls les administrateurs de projet peuvent créer de nouveaux dossiers de fichiers.
De la même manière que pour les dossiers de plans, les dossiers de fichiers sont classés par ordre alphanumérique dans l'onglet Plans. Nous recommandons donc aux utilisateurs de numéroter leurs dossiers de fichiers en fonction du contenu le plus souvent consulté.
La structure d'un dossier type d'une entreprise de génie électrique pourrait ressembler à l'exemple suivant :
Après avoir configuré la structure du dossier des plans, vous pouvez télécharger des fichiers et des documents du projet dans le dossier correspondant. Pour plus d'informations à ce sujet, consultez l'article suivant :
Créer des catégories
Les catégories constituent la meilleure façon de trier et de filtrer les tâches de votre projet. Les tâches représentent un moyen polyvalent et rapide de saisir et d'organiser des données, des photos et des fichiers sur le terrain.
Les administrateurs de projet peuvent créer des catégories en sélectionnant l'option "+New Category" (+Nouvelle catégorie) en bas de la liste des catégories.
Pour une entreprise de génie électrique, les catégories pourraient inclure divers sous-périmètres électriques, le contrôle qualité, les demandes de matériaux, les contrôles préalables à l'exécution de la liste de réserves et des points d'ordre général. Une fois les catégories créées, chaque "tâche" peut être associée à la catégorie appropriée.
Vous avez toute latitude pour créer des catégories uniques adaptées aux besoins de votre projet. Vous trouverez plusieurs façons dont les entreprises de génie électrique peuvent configurer des catégories dans l'article suivant :
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Créer des statuts de tâches personnalisées
Alors que les catégories permettent d'organiser et d'assurer le suivi des tâches, les statuts des tâches personnalisées, disponibles pour les abonnés Pro et Business, permettent d'indiquer avec plus de précision l'état d'avancement d'une tâche. Les statuts de tâches constituent le principal moyen de connaître la progression de vos tâches.
Les administrateurs de projet peuvent créer un statut personnalisé de deux façons :
- Ajuster les statuts des tâches à partir des paramètres du projet : L'onglet Paramètres du projet sur la plateforme Web et les applications mobiles
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Ajuster les statuts des tâches à partir de l'onglet Tâches du projet
Les statuts de tâches personnalisées peuvent refléter le flux de travail de votre équipe ou de votre projet ou le cycle de vie général et la progression de vos tâches. Alors que les catégories peuvent indiquer la spécialité, les statuts permettent aux utilisateurs de connaître l'état d'avancement de toutes les tâches d'un seul coup d'œil.
Configurer des modèles de listes de contrôle
Les modèles de listes de contrôle représentent un moyen efficace d'établir des approches uniformisées pour différents types de problèmes ou d'observations que vous ou un membre de l'équipe pourriez rencontrer sur le terrain.
Après avoir créé un modèle de liste de contrôle, vous pouvez facilement l'intégrer dans une tâche pour créer une structure cohérente d'exécution des tâches ou fournir des instructions détaillées.
Il existe deux façons de créer un modèle de liste de contrôle :
- Les administrateurs de projet peuvent créer des modèles à partir de la section Paramètres du projet :
- Les administrateurs de projet peuvent créer des modèles de listes de contrôle à l'intérieur d'une tâche
Après avoir créé un modèle de liste de contrôle qui détaille un flux de travail courant, vous pouvez l'intégrer dans n'importe quelle tâche.
Configurer des modèles de rapports
Les rapports permettent d'exporter de manière professionnelle, au format PDF ou CSV, une ou plusieurs tâches. Vous pouvez créer des modèles de rapports qui reprennent des données de terrain liées aux principaux objectifs et résultats d'un projet.
Vous pouvez utiliser des modèles pour produire un rapport unique ou automatiser la génération de rapports à envoyer par e-mail à un groupe de parties prenantes à intervalles récurrents.
Les administrateurs de projet peuvent créer des modèles de rapports à partir de l'onglet Tâches, après avoir sélectionné l'option "Generate Reports" (Générer des rapports).
Vous trouverez ci-dessous plusieurs exemples de modèles de rapports configurés par des entreprises de génie électrique :
- Rapport sur les contraintes - Si vous étiquetez le terme "contrainte" dans toutes les tâches qui impliquent des contraintes induites par l'entreprise générale, vous pouvez créer un modèle de rapport sous la forme d'un fichier "PDF détaillé" avec un filtre sur "étiquettes" pour "contrainte" dans le but de produire un rapport sur les contraintes.
- Rapport de suivi des pièces - Si vous créez une "catégorie" intitulée "Suivi des pièces", vous pouvez créer un modèle de rapport sous la forme d'un fichier "PDF détaillé" avec un filtre sur "catégorie" pour "Suivi des pièces" dans le but de produire un rapport contenant le statut en cours de toutes les tâches liées au suivi des pièces.
- Rapport sur les retards - Si vous associez des dates de début et de fin à vos tâches, vous pouvez créer un modèle de rapport sous la forme d'un fichier "PDF détaillé" avec un filtre temporel pour "Retard" dans le but de produire un rapport sur toutes les tâches en retard.
- Trier et filtrer des rapports
- Guide pratique : savoir configurer les tâches pour créer des rapports de qualité
Configurer des formulaires
Créer des formulaires couramment utilisés dans Fieldwire constitue un excellent moyen d'uniformiser les formalités administratives pour l'ensemble de vos projets. La numérisation des formulaires papier présente également l'avantage de permettre aux utilisateurs de saisir facilement des données sur le terrain, de remplir et d'envoyer des formulaires à partir de leur appareil mobile depuis un chantier.
Il existe six modèles de formulaires par défaut que peuvent utiliser les entreprises de génie électrique :
Vous pouvez, selon vos besoins, personnaliser ces modèles pour les adapter aux normes de votre entreprise ou créer n'importe quel formulaire utilisé par votre entreprise, tel que les ordres de travail, les plannings des panneaux électriques, les demandes de variation, etc.
Les entreprises de génie électrique utilisent fréquemment les formulaires Fieldwire pour assurer le suivi de travaux supplémentaires à l'aide d'une étiquette Time & Material (Temps et matériaux). Un utilisateur sur le terrain peut facilement créer une nouvelle étiquette T&M, enregistrer des informations, prendre des photos et même obtenir l'approbation d'un représentant de l'entreprise.
- Présentation de l'onglet Formulaires
- Présentation des formulaires avec une étiquette "Time & Material" (Temps et matériel)
Cloner votre projet "modèle"
Maintenant que nous avons configuré les fondements de la structure de votre projet, vous pouvez cloner les schémas de dossiers de plans et de dossiers de fichiers, les catégories de tâches, les statuts de tâches, les listes de contrôle et les modèles de rapports à partir du projet modèle dès qu'un nouveau projet démarre pour gagner du temps et promouvoir des pratiques uniformisées :
Si vous aimez cette configuration de projet ou si vous pensez qu'il s'agit d'un bon point de départ, n'hésitez pas à nous envoyer un e-mail à support@fieldwire.com et à nous demander une copie de ce modèle.
Découvrez des témoignages d'entreprises de génie électrique sur leur utilisation de Fieldwire :
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Houle Electric choisit Fieldwire pour simplifier les complexités de son projet. Fieldwire lui apporte une transparence cruciale et contribue à accroître son efficacité tout au long des différentes étapes de son projet.
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Blue Mountain Electrica géré et trié 1 000 plans dans Fieldwire et assuré le suivi de toutes les tâches électriques planifiées dans le cadre de la rénovation des hangars de la base aéronavale de Puget Sound, un projet d'une valeur de 50 millions USD.
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ABCO Electrical avait pour habitude d'utiliser des classeurs. Aujourd'hui, l'entreprise est entièrement dématérialisée. ABCO utilise Fieldwire pour améliorer ses flux de travail et acquérir un avantage concurrentiel dans son activité d'entreprise de génie électrique.
- DC Electric enregistre des gains de temps de 2 à 3 heures par jour et par personne grâce aux formulaires personnalisés de Fieldwire et se passe presque entièrement de tout support papier sur le terrain.