Varianti in corso d'opera in Fieldwire

In ogni progetto di costruzione ci sono modifiche che impattano l’ambito iniziale, i costi e il programma dei lavori.
Per registrare queste modifiche, gli appaltatori utilizzano le Varianti in corso d'opera, che descrivono cosa è cambiato e qual è l’impatto relativo su costi e tempistiche.
Su un progetto possono esserci da poche decine a migliaia di Varianti, ed è fondamentale, per la salute finanziaria dell’appaltatore e per la reportistica, gestirle correttamente.

Il modulo Varianti in corso d'opera è la più recente aggiunta alla suite di strumenti di Project Management di Fieldwire e si integra con le altre funzionalità della piattaforma.
Questo permette di avere:

• un’unica fonte di verità sulle modifiche concordate,
• una raccolta dati più rapida da tutte le parti coinvolte,
• un processo di approvazione più veloce, ecc.

Per ottenere questa funzionalità sul tuo account, puoi pianificare una demo con il nostro team commerciale oppure acquistarla tramite Business Plus.
Se sei già su Business Plus, le Varianti verranno aggiunte automaticamente al tuo account.

Nota: Le Varianti sono disponibili solo nella versione web di Fieldwire al momento.

Elementi importanti da tenere presenti

• Tutti i permessi presuppongono che l’utente appartenga alla stessa azienda dell’attuale assegnatario, salvo diversa indicazione.
• Quando sul progetto è impostata una Lead Company, gli utenti che non appartengono alla Lead Company non possono rispondere per conto di altri, anche se sono loro ad aver inviato la Variante all’utente della Lead Company.

• Riassegnazione delle Varianti

  • Quando è impostata una Lead Company, solo i Manager della Lead Company possono riassegnare.
  • Quando non è impostata una Lead Company, i Manager sia dell’azienda che crea sia dell’azienda dell’assegnatario possono riassegnare.
  • Nello stato In attesa di approvazione, una Variante può essere riassegnata agli utenti del progetto oppure a indirizzi email in qualsiasi azienda.
  • Negli stati Richiesta inviata o In attesa di revisione, una Variante può essere riassegnata solo agli utenti del progetto o indirizzi email nella stessa azienda.
  • Se la Variante passa da In attesa di approvazione a Rifiutata:
  • Bozza → In attesa di approvazione → Rifiutata: la Variante viene assegnata nuovamente all’utente che l’aveva inviata per l’approvazione.
  • Bozza → Richiesta inviata → In attesa di approvazione → Rifiutata: la Variante viene assegnata nuovamente all’utente da cui era stata richiesta.

   

Se accedi per la prima volta alla scheda Varianti (o a qualsiasi modulo di Project Management), apparirà un pop‑up per guidarti nella configurazione iniziale del Project Management in Fieldwire e nella definizione della tua Azienda sul progetto.

Passaggi:

1. Inserisci il nome della tua azienda.
2. Clicca sul pulsante Avanti.

Questo nome aziendale sarà lo stesso per tutti i moduli di Project Management del progetto.
Tuttavia, non viene compilato automaticamente dalle informazioni sulla “Azienda” presenti nelle impostazioni del tuo profilo.

(Per ulteriori informazioni sulle impostazioni del profilo, consulta l’articolo:
Domande & Risposte: Come aggiorno il mio indirizzo email e le altre informazioni del profilo?)

1. Vai alla scheda Persone del progetto.
2. Clicca su Imposta come Azienda Principale l’azienda che vuoi designare come “principale”.

Registro delle Attività

Durante l’intero processo relativo all’Ordine di Variazione, tutti gli utenti possono tenere traccia:

• dello stato dell’Ordine di Variazione,
• di quando le informazioni sono state richieste o inviate,

• e da chi tali informazioni sono state richieste o inviate.

  

Se assegni la variazione in corso d'opera ad una persona che non utilizza la piattaforma (ad esempio indicando solo un indirizzo email), la risposta fornita tramite email verrà registrata automaticamente nel registro delle attività delle variazioni in corso d'opera.

Se sei il creatore della variazione in corso d'opera oppure un Responsabile appartenente all’azienda del creatore, quando visualizzi la risposta nel registro delle attività avrai la possibilità di fare clic su “Aggiungi all’ordine di variazione” per confermare che quella sia l’aggiornamento da applicare.

Dopo aver cliccato Aggiungi all’ordine di variazione, le informazioni verranno inserite nella sezione Note, e potrai procedere con le fasi successive della variazione in corso d'opera.

Filtrare le varianti in corso d'opera

Per filtrare gli Ordini di Variazione:

1. Vai al modulo Ordini di Variazione
2. Seleziona il pulsante Filtri

Puoi filtrare i tuoi Ordini di Variazione in base a:

In osservazione: Mostra gli Ordini di Variazione che l’utente attualmente connesso sta osservando.

Stato: La fase in cui si trova la variazione in corso d'opera. Gli stati disponibili sono:

• Bozza
• Richiesto
• In attesa di revisione
• In attesa di approvazione
• Approvato
• Rifiutato
• Annullato

Azienda: Le aziende che sono state create all’interno del progetto.

Assegnatario: La persona a cui la variazione in corso d'opera è assegnata in quel momento.

Motivazione: La ragione della variazione in corso d'opera, per esempio:

• Modifica progettuale
• Richiesta del committente
• Condizione imprevista
• Errore di disegno
• Danno da parte di un’impresa
• Impatto meteorologico
• Ritardo dei materiali
• Vincolo operativo di un’impresa
• Altro

Impatto sulla pianificazione: Indica se i contenuti della variazione in corso d'opera influenzano la pianificazione:

• Sì
• No
• Forse

Ultimo aggiornamento: La data dell’ultima modifica della variazione in corso d'opera

Se applichi un filtro per Azienda, potrai visualizzare un riepilogo che mostra:

• il valore iniziale del contratto,
• le variazioni approvate,
• il totale contrattuale aggiornato.

Questo offre una panoramica immediata su come gli Ordini di Variazione influenzano l’ambito economico del progetto.

Per accelerare la creazione delle varianti in corso d’opera, puoi impostare dei costi predefiniti, utili quando si utilizzano spesso gli stessi materiali o lavorazioni.
Questi costi predefiniti possono essere creati per:

• Materiali
• Manodopera
• Attrezzature
• Subappaltatori
• Altro
• Maggiorazioni (percentuali aggiuntive)

Queste categorie corrispondono alle 6 sezioni che si compilano durante la creazione di una variante in corso d’opera.
Tutti gli utenti Amministratori del progetto possono creare e modificare i costi predefiniti.

1. Clicca su Gestisci costi predefiniti nell’angolo in alto a destra.
2. Si aprirà una finestra in cui potrai creare nuovi costi predefiniti per ognuna delle 6 sezioni.
3. Seleziona la sezione di tuo interesse.
4. Clicca su Aggiungi costo predefinito per [sezione].

5. Inserisci le informazioni necessarie:

   • Nome
   • Tipo di unità
   • Costo unitario (la valuta dipende dalle Impostazioni del Progetto)

   Nota: L’unico campo obbligatorio è il Nome.

Il campo Tipo di unità comprende unità come metri lineari, galloni, litri e altre equivalenti a quelle disponibili quando compili una variante in corso d’opera.

I campi relativi alle maggiorazioni sono diversi; includono:

• Nome
• Sezione a cui si applica la maggiorazione: Questa opzione si riferisce alle altre 5 sezioni della variante in corso d’opera, oltre alle opzioni per Subtotale e Subtotale + Maggiorazioni.
• Percentuale
• Opzione “applica automaticamente”
  • Se attiva → la maggiorazione viene aggiunta a tutte le varianti in corso d’opera
  • Se disattiva → può essere aggiunta manualmente nella sezione delle maggiorazioni

Puoi velocizzare ulteriormente la procedura importando un file con i costi predefiniti.

Procedura:

1. Clicca su Gestisci costi predefiniti
2. Seleziona Importa costi predefiniti
3. Scarica il modello fornito
4. Compila ogni foglio del file con i costi predefiniti per:
   • Materiali
   • Manodopera
   • Attrezzature
   • Subappaltatori
   • Altro
   • Maggiorazioni
5. Le colonne del file corrispondono esattamente ai campi visibili nella piattaforma
6. Salva il file compilato

Una volta completato il file:

1. Torna sulla piattaforma
2. Clicca su Gestisci costi predefiniti
3. Se necessario, clicca di nuovo su Importa costi predefiniti
4. Seleziona il file o trascinalo nella finestra
5. I costi predefiniti verranno importati e creati automaticamente

Per creare una bozza di variante in corso d’opera è necessario avere il ruolo di Responsabile.

Procedura:

1. Vai alla scheda Varianti in corso d’opera
2. Seleziona + Nuova variante in corso d’opera
3. Inserisci il Nome
4. Facoltativamente, aggiungi una Descrizione
5. Clicca su Crea bozza

Nota: Il nome della variante in corso d’opera può essere modificato in qualsiasi stato, non solo in fase di bozza. Solo i Responsabili appartenenti all’azienda del creatore o dell’assegnatario possono modificarlo, cliccando sull’icona della matita accanto al nome.

In una nuova variante in corso d’opera non sono presenti campi obbligatori, ma dopo la creazione è possibile aggiungere Dettagli e Informazioni sui costi.
La variante in corso d’opera è suddivisa in 3 aree:

1. Intestazione nella parte superiore
2. Dettagli sulla destra
3. Informazioni sui costi sulla sinistra

Le informazioni sui costi sono ulteriormente suddivise in:

• Materiali
• Manodopera
• Attrezzature
• Subappaltatori
• Maggiorazioni dei costi
• Riepilogo dei costi
• Documenti di supporto
• Note

La differenza principale tra le diverse sezioni dedicate ai costi riguarda i tipi di unità disponibili.

Esempi:

• Materiali → unità come:
  • “pezzi”,
  • “metri lineari”,
  • “piedi quadrati”,
  • “iarde quadrate”, ecc.
• Manodopera e Attrezzature → unità come:
  • “ore”,
  • “giorni”,
  • “settimane”, ecc.

Se vuoi fornire documentazione aggiuntiva per una variante in corso d’opera, puoi allegare un file.

Per farlo:

1. Clicca su + Aggiungi allegato nella sezione Documenti di supporto
2. Scegli tra:
   • Allega da File del progetto
   • + Carica nuovo file
3. Se selezioni File del progetto, puoi semplicemente cliccare nel campo di ricerca e scorrere l’elenco dei file presenti per trovare quello corretto.

È possibile:

• collegare tra loro varianti in corso d’opera esistenti, oppure
• creare una nuova variante in corso d’opera partendo da una esistente.

Questo aiuta a tenere organizzati i documenti correlati e a comunicare facilmente dipendenze o ambiti di lavoro collegati.

Inoltre, puoi collegare:

• Richieste di Informazione (RFI)
• Attività
• Moduli

Questo evita inserimenti manuali e riduce la duplicazione delle informazioni.

Quando la variante in corso d’opera è pronta per essere inviata, comparirà un pulsante blu con un menu a tendina Invia.
Da qui puoi scegliere tra:

• Richiedi costo
• Invia per approvazione

Questa parte del flusso descrive l’opzione Richiedi costo.

Dopo aver selezionato Richiedi costo:

1. Scegli se assegnare la variante in corso d’opera a:
   • un utente del progetto, oppure
   • un indirizzo email esterno
2. Inserisci l’assegnatario
3. Aggiungi eventuali osservatori (opzionale)
4. Imposta una scadenza (opzionale)
5. Aggiungi un messaggio email (opzionale)
6. Clicca sul pulsante blu Richiedi

Se decidi invece di assegnare la variante a un indirizzo email esterno, la variante passerà comunque allo stato Richiesto, e l’esterno riceverà una copia via email della variante in corso d’opera.
Nell’email troverà:

• il nome della variante
• istruzioni chiare che spiegano che gli è stata assegnata la variante
• la richiesta di rispondere all’email indicando gli impatti economici

La risposta verrà inviata al creatore della variante, che potrà inserirla nel sistema a suo nome.

Una volta assegnata a un indirizzo email esterno:

• nel campo Assegnatario comparirà un indicatore che segnala che si tratta di un utente esterno
• l’indirizzo email comparirà nel registro attività
• comparirà anche nei report

Quando la variante si trova nello stato Richiesto, il nuovo assegnatario (interno o esterno) potrà:

• scaricare una copia PDF della variante
• modificare il PDF con un editor e restituirlo via email
• rispondere direttamente all’email ricevuta inviando le informazioni richieste

Quando il creatore della variante riceve queste informazioni, può cliccare sul pulsante “Invia per conto dell’assegnatario”.

Dopo averlo cliccato:

1. i campi della variante diventano modificabili
2. il creatore inserisce le informazioni ricevute
3. clicca di nuovo Invia per conto dell’assegnatario
4. seleziona:
   • un nuovo assegnatario (o sé stesso)
   • eventuali osservatori
   • la data di scadenza
5. clicca il pulsante blu Invia

A questo punto, lo stato passa da Richiesto a In attesa di approvazione.

In alternativa a “Richiedi costo”, quando la variante si trova in stato di Bozza, puoi selezionare “Invia per approvazione”.

Procedura:

1. clicca sul menu a tendina Invia
2. seleziona Invia per approvazione
3. scegli l’assegnatario
   • Utente del progetto → menu a tendina
   • Indirizzo email esterno → campo testo libero
4. (Opzionale) aggiungi utenti in copia (utile quando si assegna a un indirizzo esterno)
5. (Opzionale) aggiungi osservatori
6. (Opzionale) inserisci una data di scadenza
7. (Opzionale) aggiungi un messaggio
8. clicca Invia

Quando una variante è In attesa di approvazione, il nuovo assegnatario può Approvarla oppure Rifiutarla.

• Se approvata → lo stato diventa Approvata
• Se rifiutata → lo stato diventa Rifiutata

Se viene premuto Rifiuta, appare un messaggio di conferma che indica anche la possibilità di creare una revisione.

Per creare una revisione, l’assegnatario deve:

1. cliccare su Crea revisione
2. scegliere l’assegnatario
3. selezionare eventuali osservatori
4. impostare la data di scadenza
5. cliccare su Crea revisione

Durante la creazione, si può scegliere:

• copiare i costi e i documenti della versione precedente
• oppure ripartire da zero

Lo stato passa da Rifiutata a In attesa di revisione.

Inoltre, le revisioni precedenti sono visibili sotto quella corrente, così da poter consultare risposte o invii fatti in passato.

Quando la variante in corso d’opera è pronta per essere reinviata, i Responsabili possono selezionare nuovamente Invia per approvazione, facendo passare lo stato da In attesa di revisione a In attesa di approvazione.

A quel punto, il flusso di approvazione riprende normalmente, ma con la nuova revisione.

Inviare approvazione

Quando la variante in corso d’opera si trova nello stato In attesa di approvazione, il nuovo assegnatario può:

• Approvarla, oppure
• Rifiutarla.

Se una variante in corso d’opera viene contrassegnata come “Annullata”, diventa non modificabile poiché assume lo stato di “Annullata”. Tuttavia, è possibile “Ripristinare” una variante annullata e riportarla al suo stato precedente.

Quando una variante viene ripristinata:

• l’assegnatario torna automaticamente a quello originale,
  anche se non era lui l’assegnatario al momento dell’annullamento.

Tutte queste azioni vengono registrate nella scheda Attività della variante in corso d’opera.