Panoramica
Può capitare che nei progetti sia necessario apportare delle modifiche che possono incidere sui tempi ed i costi. Per tenere traccia di tali modifiche, gli appaltatori utilizzano le varianti in corso d'opera che descrivono cosa è cambiato dal progetto originale e quali sono le conseguenze su costi e tempistiche. In un progetto possono esserci da decine a migliaia di varianti in corso d'opera e gestirle tutte in modo corretto è fondamentale per assicurare la salute finanziaria e la correttezza della rendicontazione dell'appaltatore.
La funzione "Varianti in corso d'opera" è la più recente tra le novità della suite di strumenti per la gestione progetti di Fieldwire e si integra con le altre funzionalità di Fieldwire. L'obiettivo è di avere tutte le informazioni in un unico contenitore e rendere più rapidi i processi di approvazione.
Nota: per ottenere questa funzione nella versione di Fieldwire che hai attualmente in uso, puoi contattare il tuo referente commerciale Fieldwire. Se non hai ancora Fieldwire e vuoi saperne di più richiedi una Demo!
Nota: Fieldwire è solo disponibile sulla versione webapp al momento su Fieldwire.
Sommario
- Come abilitare le funzioni di gestione dei progetti
- Il flusso di lavoro delle varianti in corso d'opera
- La scheda delle varianti in corso d'opera
- Pre-impostare le varianti in corso d'opera
- Creare una variante in corso d'opera
- Richiedi costi
- Invia per approvazione
- Invia rifiuto
- Crea revisione
- Invia approvazione
Come abilitare le funzioni di gestione dei progetti
Per maggiori informazioni sulle aziende e su come abilitare le funzioni di gestione dei progetti questo articolo.
Autorizzazioni degli utenti per le varianti in corso d'opera
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Manager |
Collaboratore |
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Onboarding alla gestione progetti
Quando si accede alla scheda "Varianti in corso d'opera" (o a qualsiasi altra scheda della gestione progetti) per la prima volta, una finestra pop-up si apre per facilitare la familiarizzazione con la funzione di gestione progetti di Fieldwire e impostare la propria "Azienda" nel progetto. La prima cosa da fare è inserire il nome dell'azienda e cliccare sul pulsante "Avanti". Il nome inserito sarà quindi quello utilizzato per indicare l'azienda in tutti i moduli PM del progetto. L'inserimento del nome è manuale perché il software non compila automaticamente il campo con le informazioni sulla "Azienda" inserite nelle impostazioni del profilo.
Fatto questo, ti sarà chiesto di inserire il vostro codice aziendale, che aiuterà te e il tuo team a mantenervi organizzati durante tutto il progetto.
E questo è tutto! Nell'esempio mostrato qui nelle schermate, abbiamo inserito Hilti sia come nome dell'azienda che come codice aziendale.
Come impostare l'azienda principale
Per assicurarsi che tutte le richieste di informazioni, le sottomissioni e le varianti in corso d'opera passino attraverso la propria "azienda" in Fieldwire, ora è possibile impostare una "Azienda principale". Per iniziare, è necessario andare alla scheda "Persone" del progetto e cliccare su "Imposta azienda principale" per l'azienda che si vuole considerare come "principale".
Cliccando su "Imposta azienda principale", si apre un pop-up che descrive cosa gli utenti della "Azienda principale" possono fare rispetto agli utenti delle "Altre aziende", cioè di tutte le altre aziende che non sono la principale. Per esempio, gli utenti dell'azienda principale possono inviare o richiedere sottomissioni da qualsiasi azienda, mentre gli utenti delle "Altre aziende" possono solo inviare le sottomissioni all'azienda principale.
Una volta deciso che si vuole impostare un'azienda come azienda principale, per farlo basta cliccare sul pulsante blu "Imposta azienda principale". Dopo aver cliccato sul pulsante blu, l'azienda principale viene indicata con un'icona a forma di corona e con accanto la dicitura "Azienda principale".
Il flusso di lavoro delle varianti in corso d'opera
Le varianti in corso d'opera possono assumere diversi status, a seconda della fase in cui si trovano. Questa sequenza di status è uguale per tutte le varianti in corso d'opera e la tabella che segue descrive i diversi status che una variante in corso d'opera può assumere:
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Status della variante |
Definizione |
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Bozza |
Le varianti in corso d'opera nascono con lo status "Bozza". Per creare una bozza di variante in corso d'opera, è necessario disporre delle autorizzazioni di accesso PM di livello Manager. Dettagli e informazioni sui costi possono essere aggiunte alla variante in corso d'opera quando questa si trova nello stato di "Bozza". Una volta pronta, la variante in corso d'opera può essere presentata per l'approvazione o richiesta. |
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Richiesto |
Quando la richiesta di variazione in corso d'opera viene inviata (lo status passa da "Bozza" a "Richiesto"), il nuovo assegnatario può aggiungere le informazioni sui costi alla variante in corso d'opera e ripresentarla all'utente che ha inviato la richiesta, facendo passare lo stato da "Richiesto" a "In attesa di approvazione". |
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In attesa di approvazione |
Nello status "In attesa di approvazione", il nuovo assegnatario può approvare o rifiutare la variante in corso d'opera, rimandandola all'utente che l'ha inviata. Lo status passerà quindi rispettivamente ad "Approvato" o "Rifiutato". |
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Rifiutato |
In caso di rifiuto, l'utente che ha presentato la variante per ottenerne l'approvazione è il nuovo assegnatario e ha la possibilità di creare una revisione della variante in corso d'opera se desidera modificare i dettagli dei costi e ripresentarla. |
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In attesa di revisione |
Una volta creata una revisione, lo status passa da "Rifiutato" a "In attesa di revisione". Se viene creata una revisione, l'utente ha la possibilità di copiare dall'ultima versione le informazioni sui costi e la documentazione giustificativa, in modo da poter scegliere se basarsi sulla revisione precedente o ripartire da zero. Quando la variante in corso d'opera è pronta per essere ripresentata, i manager possono risottoporla ad approvazione, passando lo status da "In attesa di revisione" a "In attesa di approvazione". Il flusso di lavoro "In attesa di approvazione" riprende con la nuova revisione. |
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Approvato |
La variante in corso d'opera approvata non richiede ulteriori azioni. |
Osservatori
Nella scheda "Osservatori" è possibile aggiungere e rimuovere gli osservatori in ogni fase del flusso di lavoro. Per farlo, bisogna cliccare su "+ Aggiungi osservatore" e poi sul nome della persona o delle persone da aggiungere. Per rimuovere un osservatore, clicca sulla "x" che appare quando passi il mouse sul nome.
Se l'utente non fa parte del progetto, è possibile invitarlo. Ricorda però che ti sarà addebitato un costo aggiuntivo se il nuovo utente invitato non è già presente nel tuo account e non disponi della o delle licenze extra necessarie per coprire questo nuovo utente.
Oltre a poter aggiungere Osservatori nella sezione "Dettagli", puoi anche aggiungere e rimuovere osservatori direttamente dalla maggior parte delle finestre pop-up di status delle varianti in corso d'opera.
La scheda delle varianti in corso d'opera
Tutti coloro che sono associati a un'Azienda, non importa se Manager o Collaboratori, possono accedere alla scheda "Varianti in corso d'opera" e da qui alle modifiche del progetto, indipendentemente dallo "Status".
Le intestazioni delle colonne in questa scheda forniscono una panoramica generale sulla natura, l'ordine, l'oggetto e lo status delle varianti in corso d'opera. Nello specifico, queste intestazioni indicano:
- #: "Codice azienda": viene assegnato dall'azienda a cui la variante in corso d'opera viene richiesta e viene aggiunto quando la variante in corso d'opera passa dallo status di "Bozza" a quello di "Richiesto" o di "In attesa di approvazione".
- Nome: il titolo della variante in corso d'opera, così come inserito al momento della creazione della variante in corso d'opera.
- Status: indica lo stato in cui si trova al momento la variante, che a sua volta determina le azioni che gli utenti possono attuare; lo status può essere "Bozza", "Richiesto", "In attesa di revisione", "In attesa di approvazione", "In attesa di chiusura", "Chiuso" e "Annullato".
- Data di scadenza: inserita dall'utente che richiede la variante in corso d'opera. Indica la data entro la quale la variante in corso d'opera deve essere inviata all'utente che l'ha richiesta.
- Totale costo: il costo totale derivante dalla variante in corso d'opera.
- Assegnatario: il proprietario attuale delle azioni successive della variante in corso d'opera.
Inoltre, nella barra superiore vengono mostrati i diversi tipi di status così da avere una rapida panoramica di quante varianti in corso d'opera ci sono nel progetto per ogni status e tenere traccia dell'importo in dollari che è stato approvato.
Pre-impostare le varianti in corso d'opera
Per accelerare il processo di creazione degli ordini delle varianti in corso d'opera, è possibile impostare costi predefiniti che vengono spesso riutilizzati. Questi costi predefiniti possono essere impostati per Materiali, Manodopera, Attrezzature, Subappaltatori, Altro e Maggiorazioni di costo. Queste corrispondono alle 6 sezioni che si possono compilare durante il processo di creazione. Tutti gli utenti con l'autorizzazione Admin possono impostare e modificare le preimpostazioni nella maschera.
Per iniziare a creare le pre-impostazioni, fare clic sul pulsante "Gestisci le pre-impostazioni dei costi" nell'angolo in alto a destra. Si aprirà un nuovo pop-up in cui sarà possibile creare nuove pre-impostazioni per le 6 diverse sezioni. Nella finestra a comparsa è possibile vedere anche quante pre-impostazioni sono già state create per quella particolare sezione. Quando siete pronti a creare la vostra pre-impostazione, fate clic sulla sezione interessata e poi su "Aggiungi pre-impostazione [sezione]". Qui sono disponibili 3 campi in cui inserire le informazioni: "Nome", "Tipo di unità" e "Costo unitario [valuta]". Si noti che l'unico campo obbligatorio per creare una pre-impostazione è "Nome", il campo "Tipo di unità" è un menu a tendina con diverse opzioni da selezionare e la valuta visualizzata nel campo "Costo unitario" cambia a seconda della valuta selezionata nelle Impostazioni progetto.
Nota: una volta che una nota viene eliminata non è recuperabile
Per il menu a tendina "Tipo di unità", si vedranno gli stessi tipi elencati durante la compilazione delle varianti in corso d'opera
Quando si creano le preimpostazioni dei costi, si notano opzioni diverse rispetto alle altre 5 sezioni: "Nome", "Sezione applicata", "Percentuale (%)", "Applica per default". Il campo "Sezione applicata" si riferisce alle altre 5 sezioni delle varianti in corso d'opera e alle opzioni "Subtotale" e "Subtotale + maggiorazioni". Per questa particolare sezione, si può anche scegliere se applicare o meno queste maggiorazioni dei costi come impostazione predefinita. Attivare significa che quella particolare riga di ricarico verrà aggiunta automaticamente a tutti gli ordini di modifica al momento della creazione. Se la si disattiva, non verrà aggiunta per impostazione predefinita.
Una volta create le preimpostazioni, si possono creare le varianti in corso d'opera:
Creare una variante in corso d'opera
Per creare una bozza di variante in corso d'opera, è necessario disporre delle autorizzazioni di accesso PM di livello Manager. Per creare una nuova variante in corso d'opera, vai alla scheda "Varianti in corso d'opera", seleziona "+Nuova variante in corso d'opera" e digita il nome da assegnare alla nuova variante in corso d'opera. Se lo si desidera, è possibile aggiungere una descrizione alla variante in corso d'opera, ma non è obbligatorio farlo. Quando si è pronti a creare la variante in corso d'opera, basta cliccare su "Crea bozza".
Nota: il "Nome" della variante in corso d'opera può essere eventualmente modificato in seguito cliccando sulla matita accanto al nome nella "Bozza" della variante in corso d'opera.
Viene quindi creata una nuova bozza di variante in corso d'opera. Le varianti in corso d'opera non contengono campi obbligatori, ma alla bozza creata è possibile aggiungere dettagli e informazioni sui costi. Le varianti in corso d'opera sono suddivise in 3 aree: intestazione in alto, "Dettagli" a destra e informazioni sui "Costi" a sinistra.
Le informazioni sui costi sono ulteriormente suddivise in base alle sezioni di dettaglio (Materiali, Manodopera, Attrezzature, Subappaltatori), Ricarichi, Riepilogo dei costi, Documentazione giustificativa e Note.
La differenza principale tra le diverse sezioni è data dai tipi di unità disponibili. Per esempio, nella sezione "Materiali" ci sarà il tipo di unità con diverse unità di misura (chilogrammi, metri quadrati ecc). Mentre nelle sezioni "Manodopera" e "Equipaggiamento", nel menu a tendina "TIPO DI UNITÀ" è possibile selezionare "Ore", "Giorni", "Settimane", ecc.
Inoltre, il costo può essere applicato alle sezioni dei costi singolarmente o cumulativamente. Alla variante in corso d'opera può inoltre essere applicato un ulteriore ricarico finale, che essenzialmente è un ricarico sul ricarico e in genere viene usato per cauzioni, assicurazioni, ecc.
Richiedi costi
Quando la variante in corso d'opera è pronta, il pulsante blu a discesa "Invia" diventa disponibile. Cliccando sul pulsante blu, vengono visualizzate due opzioni: "Richiedi costi" e "Invia per approvazione". Qui esaminiamo l'opzione "Richiedi costi". Dopo aver selezionato "Richiedi costi", compila il campo "Assegnatario", aggiungi gli "Osservatori" e la data "Data di scadenza" e un "Messaggio email" opzionale. Inserite queste informazioni, clicca sul pulsante blu "Richiedi".
La variante in corso d'opera passa così allo status "Richiesto" e un'email di notifica viene inviata al nuovo assegnatario, che dovrà aggiungere i propri costi e inviare la variante in corso d'opera in Fieldwire.
Invia per approvazione
Quando la variante in corso d'opera è nello status "Richiesto", il nuovo assegnatario può aggiungervi le informazioni sui costi e poi restituire la variante in corso d'opera all'utente che l'ha richiesta. Per farlo, l'assegnatario deve cliccare sul pulsante blu "Invia". Successivamente, verrà richiesto di compilare il campo "Assegnatario", aggiungere gli "Osservatori" e la "Data di scadenza" e un eventuale "Messaggio email" opzionale. Inserite queste informazioni, clicca sul pulsante blu "Invia", per passare lo status da "Richiesto" a "In attesa di approvazione".
Invia rifiuto
Nello status "In attesa di approvazione", il nuovo assegnatario può approvare o rifiutare la variante in corso d'opera, rimandandola all'utente che gliel'ha sottoposta. Lo status passerà quindi rispettivamente ad "Approvato" o "Rifiutato".
Se scegli "Rifiuta", un pop-up ti chiederà di confermare che vuoi rifiutare la variante in corso d'opera e rimandarla al suo autore.
Inoltre, come indicato nel messaggio nella finestra pop-up, quando si decide di rifiutare una variante in corso d'opera, Fieldwire consente al suo mittente di crearne una versione rivista.
Crea revisione
Per creare una revisione, l'assegnatario deve semplicemente fare clic sul pulsante "Crea revisione" e poi scegliere "Assegnatario", "Osservatori" e selezionare la "Data di scadenza". Se viene creata una revisione, l'utente ha la possibilità di copiare dall'ultima versione le informazioni sui costi e la documentazione giustificativa con le caselle di controllo come mostrato nella schermata sottostante, in modo da poter scegliere se basarsi sulla revisione precedente o ripartire da zero. Una volta creata una revisione, lo status passa da "Rifiutato" a "In attesa di revisione".
Nello status "In attesa di revisione", una nuova revisione della tabella dei costi consente all'utente di modificare il contenuto, allegare altra documentazione giustificativa e aggiungere note prima di ripresentare la variante. Nell'immagine seguente si nota che "rev .1" è accanto a "Costo" per indicare che si tratta della prima revisione.
Inoltre, le revisioni precedenti possono essere visualizzate sotto la revisione corrente, nel caso in cui si voglia fare riferimento a risposte o sottomissioni precedenti.
Quando la variante in corso d'opera è pronta per essere ripresentata, i manager possono risottoporla ad approvazione, passando lo status da "In attesa di revisione" a "In attesa di approvazione". Il flusso di lavoro "In attesa di approvazione" riprende con la nuova revisione.
Invia approvazione
Di nuovo, nello status "In attesa di approvazione", il nuovo assegnatario può approvare o rifiutare la variante in corso d'opera.
Se il nuovo assegnatario clicca su "Approva", vedrà un altro pop-up che gli chiederà di confermare la scelta fatta. Cliccando sul pulsante blu "Invia", lo status della variante in corso d'opera viene modificato in "Approvato", il processo di modifica è completo e non è possibile intraprendere ulteriori azioni sulla variante in corso d'opera.