Introduzione
Gestire più progetti di costruzione in diverse località può essere impegnativo, richiedendo spesso ai project manager di destreggiarsi tra più applicazioni per rimanere aggiornati sui progressi. Questo approccio frammentato rende difficile mantenere una panoramica chiara e in tempo reale delle attività e delle scadenze. Integrando Fieldwire con Google Sheets, Microsoft Excel o Smartsheet, è possibile importare e monitorare automaticamente le attività in un dashboard centralizzato multi-progetto. Questo riduce la necessità di passare da documenti, email e strumenti di gestione progetti, aiutando a monitorare scadenze, dipendenze e responsabilità in un unico posto. Questa guida ti accompagnerà nella connessione di Fieldwire a Microsoft Excel, Google Sheets e Smartsheet, assicurandoti di gestire in modo efficiente le attività tra progetti da una vista unica e semplificata.
Nota: Per domande generali e risoluzione di bug relativi a Google Sheets, Microsoft Excel o Smartsheet contatta i rispettivi team di supporto. Il team di supporto Fieldwire può assistere con problemi relativi alla generazione iniziale del dashboard, ma questa funzione è principalmente self-service.
Indice
- Requisiti
- Microsoft Excel & Google Sheets
- Google Sheets
- Ottimizzazione del tuo dashboard Google Sheets
- Best Practices (Google Sheets)
- Risoluzione dei problemi per Microsoft Excel
- FAQ (per Microsoft Excel)
- Smartsheet
Requisiti:
Per utilizzare le integrazioni di Fieldwire con Google Sheets, Microsoft Excel e Smartsheet avrai bisogno di:
- Permesso di Account Manager su un account Fieldwire. (vedi Introduzione ai livelli di permesso dell’account: Manager, Utenti Account e Utenti Progetto per maggiori informazioni)
- Un abbonamento Business o Business Plus. (Come effettuare l’upgrade a un account Pro, Business o Business Plus)To use the Fieldwire integrations with Google Sheets, Microsoft Excel , and Smartsheet you will need:
Microsoft Excel & Google Sheets
Video dimostrativo: Connessione di Microsoft Excel e Google Sheets
Guarda questo video per una guida passo-passo sulla connessione di Fieldwire a Google Sheets e Microsoft Excel :
Microsoft Excel
Configurazione dell’integrazione (Mac & Windows)
Segui questi passaggi per integrare Fieldwire con Microsoft Excel:
- Vai alla scheda Integrazioni in Fieldwire e seleziona Microsoft Excel.
2. Clicca su + Nuovo dashboard e inserisci un nome significativo.
3. Seleziona i progetti dal menu a tendina Progetti dell’account e clicca su Genera dashboard. Le attività di questi progetti saranno incluse nel tuo dashboard.
4. Clicca sul menu kebab (⋮) e seleziona Scarica dashboard.
Il dashboard verrà scaricato come file Excel.
Per MacOS:
- Apri il file Excel e clicca su Abilita contenuto.
- Clicca su Connetti nel pop-up "Connetti all’origine dati".
- Se appare un avviso, clicca su OK.
- Vai alla scheda Dati.
- Clicca sul menu a tendina Ottieni dati e seleziona Avvia Power Query Editor.
- Clicca su Opzioni > Privacy.
- Abilita Consenti la combinazione di dati da più fonti e clicca su OK.
- Chiudi Power Query Editor, selezionando Mantieni quando richiesto.
Guarda il video sotto:
Dopo aver seguito i passaggi sopra, se i dati non compaiono:
- Vai alla scheda Dati e clicca su Aggiorna tutto.
- Clicca su Connetti nel pop-up.
- Clicca di nuovo su Aggiorna tutto.
- Seleziona Sì per confermare la sovrascrittura della PivotTable.
- Le tue attività di Fieldwire dovrebbero ora essere visibili!
Suggerimento: Puoi modificare le schede Il mio Dashboard e Diagramma di Gantt, ma non modificare Attività da Fieldwire o Origini, poiché alimentano il dashboard.
Esempio di dashboard:
Per PC Windows:
- Apri il file Excel
- Se appare un messaggio di Visualizzazione protetta, chiudi Excel.
- Fai clic con il tasto destro sul file, seleziona Proprietà, spunta Sblocca e clicca su OK.
- Riapri il file Excel e clicca su Abilita contenuto.
- Quando richiesto, seleziona Ignora livelli di privacy e clicca su Salva.
- Vai alla scheda Dati e clicca su Aggiorna tutto.
- Se richiesto di sovrascrivere la PivotTable, seleziona Sì.
Passaggi 1-3
Passaggi 4-7
Suggerimento: Modifica i dashboard, ma non modificare Attività da Fieldwire o Origini, poiché alimentano il dashboard.
Utilizzo dei dati in Microsoft Excel
Vista del dashboard
Aree principali da notare:
- La Riga 1 mostra lo stato di sincronizzazione.
- La data e l’ora dell’ultimo aggiornamento vengono visualizzate accanto allo stato di sincronizzazione.
- Le colonne Assegnatario, Stato, Categoria e Nome progetto (Righe 2-17) fungono da filtri delle attività.
- I dati delle attività iniziano dalla Riga 20 in poi.
Vista del diagramma di Gantt
Nella scheda del diagramma di Gantt, puoi vedere lo stato delle Attività in Fieldwire tramite:
- Seleziona un Trimestre (Q1, Q2, ecc.) in alto a sinistra per visualizzare le attività di quel periodo (saranno mostrate sul lato destro del foglio di calcolo).
- Attività blu = Attività incomplete.
- Attività verdi = Attività verificate.
Google Sheets
Configurazione dell’integrazione
- Vai alla scheda Integrazioni in Fieldwire e seleziona Google Sheets.
- Clicca su + Nuovo dashboard e inserisci un nome significativo.
- Seleziona i progetti dal menu a tendina Progetti dell’account e clicca su Genera dashboard.
- Clicca sul menu kebab (⋮) e seleziona Scarica dashboard (questo verrà scaricato nei file del computer).
Connessione di Google Sheets a Fieldwire
- Carica il file .xlsx su Google Drive. Apri il file.
- Clicca su Consenti accesso per connetterti a Fieldwire.
- Le informazioni sulle attività verranno importate nella scheda Attività da Fieldwire.
Importante: Non modificare la scheda Attività da Fieldwire, poiché alimenta il dashboard.
Aree principali da notare:
- Lo stato della sincronizzazione tra Fieldwire ed Excel si trova in cima alla tabella, nella Riga 1. Se la connessione non è riuscita, verrà visualizzato nello stesso punto.
- La data dell’ultimo aggiornamento dei dati si trova accanto allo stato di sincronizzazione.
- Le colonne Assegnatario, Stato, Categoria e Nome progetto nella parte superiore della pagina (riga 3) funzionano come filtri delle attività per individuare i compiti.
- Tutte le informazioni sulle attività importate da Fieldwire verranno visualizzate nelle righe sottostanti (circa dalla riga 7 in poi).
Ottimizzazione del tuo dashboard Google Sheets
Convertire la PivotTable in una Tabella
- Clicca su Modifica (icona a matita) nell’angolo in basso a sinistra.
- Nell’Editor della tabella pivot, seleziona Ripeti etichette di riga per tutte le colonne.
- Questa modifica consente una migliore creazione di grafici (dimostrazione sotto).
Creazione di un diagramma di Gantt in Google Sheets
- Clicca su Inserisci > Timeline.
- Seleziona i dati desiderati e clicca su OK.
- Dati importati → Personalizza utilizzando il pannello Impostazioni sulla destra:
- Data di inizio / Data di fine → Durata attività.
- Titolo scheda → Nome attività da Fieldwire.
- Colore scheda → Opzionale, se desiderato impostare manualmente (non importato da Fieldwire).
- Dettaglio scheda → Opzionale, includendo “Assegnatario” (assegnatario dell’attività in Fieldwire).
- Gruppo scheda → Organizza per categoria, stato, ecc.
- Cliccando su un’attività vengono mostrati i dettagli, incluso un link diretto a Fieldwire (dimostrazione sotto).
Best Practices (Google Sheets)
- Non modificare le schede Origini grafico, Attività da Fieldwire o Origini.
- Modifica solo il foglio Il mio Dashboard oppure crea fogli personalizzati.
- Utilizza la Vista Gantt di Google Sheets per un facile monitoraggio delle attività (vedi video dimostrativo sopra).
- Excel non supporta i collegamenti ipertestuali nelle tabelle pivot, quindi copia e incolla i link di Fieldwire nel browser.
- Controlla sempre l’intestazione del dashboard per lo stato/ data di aggiornamento e problemi di connessione.
Risoluzione dei problemi per Microsoft Excel
Avviso di compatibilità
Se hai seguito la guida di configurazione sopra per impostare un dashboard Excel, ma visualizzi l’errore riportato di seguito, aggiorna la tua versione di Excel all’ultima disponibile.
Gli utenti Windows possono aggiornare Microsoft Excel avviando l’applicazione, andando su File > Account > Opzioni di aggiornamento > Aggiorna ora.
Per gli utenti Mac, vai su Aiuto > Controlla aggiornamenti. Se hai un abbonamento a Microsoft 365, gli aggiornamenti sono solitamente automatici, ma puoi verificarli manualmente.
Passaggi dettagliati per Windows:
- Apri Excel: Avvia l’applicazione Microsoft Excel.
- Vai ad Account: Clicca sulla scheda File, quindi seleziona Account dalle opzioni sul lato sinistro.
- Opzioni di aggiornamento: Nella sezione "Informazioni sul prodotto" troverai Opzioni di aggiornamento.
- Aggiorna ora: Clicca su Aggiorna ora per avviare il processo di aggiornamento.
- Segui le istruzioni: Excel controllerà la presenza di aggiornamenti, li scaricherà e li applicherà. Potrebbe essere necessario chiudere Excel durante il processo di aggiornamento.
Passaggi dettagliati per Mac:
- Apri Excel: Avvia l’applicazione Microsoft Excel.
- Vai su Aiuto: Clicca sul menu Aiuto nella barra dei menu superiore.
- Controlla aggiornamenti: Seleziona Controlla aggiornamenti dal menu Aiuto.
- Segui le istruzioni: Il processo di aggiornamento inizierà. Potrebbe essere necessario riavviare Excel dopo l’aggiornamento.
FAQ (per Microsoft Excel):
Con quale frequenza avviene l’aggiornamento?
Ogni 24 ore. L’orario dell’ultimo aggiornamento è visualizzato nel foglio Il mio Dashboard.
Posso includere qualsiasi progetto nel mio dashboard?
Sì, purché appartenga al tuo account.
Il dashboard è pubblico?
Chiunque abbia accesso al file .xlsx può visualizzarlo.
Posso avere più dashboard contemporaneamente?
Sì, sono supportati più dashboard.
Quante attività posso avere per dashboard?
- Excel: Fino a 25.000 attività per dashboard.
- Google Sheets: Fino a 4.000 attività per dashboard. (Le attività più lontane nel futuro verranno rimosse se si superano i limiti.)
Gli attributi personalizzati delle attività sono inclusi nell'esportazione .CSV?
Sì! Gli attributi personalizzati delle attività appaiono automaticamente come colonne separate nei dashboard esportati. Questo garantisce che ogni team veda i dati personalizzati più recenti nei propri CSV senza modificare il layout del dashboard. Per ogni attributo personalizzato dell'attività, aggiungiamo una nuova colonna alla fine del file .CSV (dopo le colonne Stato e Ultimo aggiornamento).
Smartsheet
Per utilizzare le analisi multi-progetto di Smartsheet, è necessario avere almeno un abbonamento Business. L’integrazione consente di importare e monitorare automaticamente le tue attività di Fieldwire in Smartsheet.
Video dimostrativo: Connessione di Smartsheet
Connessione di Smartsheet con Fieldwire
- Vai alla scheda Integrazioni in Fieldwire e seleziona Smartsheet
- Clicca su Connetti account Smartsheet
- Inserisci un nome significativo per identificare l’account Smartsheet connesso e clicca su Connetti
- Clicca su Consenti per connettere Smartsheet a Fieldwire
- Clicca su + Nuovo dashboard
- Inserisci un nome per il dashboard e seleziona i progetti dal menu a tendina Progetti dell’account
- Clicca su Genera dashboard
- Clicca sul menu kebab (⋮) e seleziona Apri dashboard (questo verrà scaricato nei file del computer)
Passaggi 1-4:
Passaggi 5-8:
Utilizzo e ottimizzazione della connessione Smartsheet <> Fieldwire
- Una volta che il dashboard ha terminato la generazione,
- Naviga in Smartsheet. Le attività di Fieldwire sono ora visibili in Smartsheet e verranno aggiornate quotidianamente. (Vedi FAQ sotto per informazioni più dettagliate)
- Vedrai che è stato creato un nuovo Workspace chiamato Fieldwire.
- Clicca sul Workspace Fieldwire, dove troverai i dashboard che hai generato.
- Seleziona il dashboard che vuoi visualizzare. Potrai vedere tutti i dati delle attività dei progetti che hai selezionato in fase di generazione del dashboard, incluso un URL dell’attività, che ti porterà direttamente a quell’attività in Fieldwire.
- Per controllare lo stato della connessione e l’orario dell’ultimo aggiornamento, clicca sul pulsante Riepilogo sul lato destro della pagina.
- Per modificare la visualizzazione dei dati delle attività, puoi cliccare sulla scheda Griglia all’interno di Smartsheet e provare le opzioni disponibili.
Risoluzione dei problemi (per Smartsheet)
Richiesta di accesso
Se clicchi su Apri dashboard e vedi la schermata mostrata nel primo screenshot qui sotto, significa che l’utente che ha collegato Smartsheet a Fieldwire non ti ha dato il permesso di accedere al dashboard. Per risolvere questo problema, puoi cliccare sul pulsante Richiedi accesso.
Tuttavia, il modo migliore per risolvere definitivamente questo problema è chiedere all’utente che ha collegato Smartsheet a Fieldwire di condividere l’accesso al workspace. Quella persona deve:
- Andare al workspace in Smartsheet
- Fare clic con il tasto destro sul workspace
- Selezionare Condividi
- Condividere il workspace con te (e con altri che necessitano di accesso)
Livello di autorizzazione corretto
Un altro problema comune è non avere i livelli di autorizzazione corretti in Smartsheet o Fieldwire.
Per Smartsheet, il modo migliore per verificare è il seguente:
- Vai a questa pagina: https://admin.smartsheet.com/true-up
- Verifica che l’utente che collega Fieldwire a Smartsheet sia un Membro.
- Se non è un Membro, non potrà configurare e utilizzare l’integrazione.
FAQ (per Smartsheet)
Con quale frequenza avviene l’aggiornamento?
Le dashboard vengono aggiornati ogni giorno alle 2:00 UTC.
Posso includere qualsiasi progetto nel mio dashboard?
Qualsiasi progetto appartenente al tuo account può essere incluso.
Il dashboard è pubblico?
No, le persone possono accedervi solo se viene condiviso con loro tramite Smartsheet.
Posso avere più dashboard contemporaneamente?
Sì, puoi creare fino a 100 dashboard.
Quante attività posso avere per dashboard?
Puoi avere fino a 20.000 attività per dashboard Smartsheet. Se ci sono più di 20.000 attività in un dashboard, rimuoveremo automaticamente le attività senza una data di inizio. Verrà mostrato un avviso per segnalare che alcune attività mancano. Se il limite viene ancora raggiunto dopo aver rimosso tutte le attività senza data di inizio, rimuoveremo le attività la cui data di inizio è più lontana nel futuro fino a quando il dashboard non scende sotto le 20.000 attività totali.
Ci sono limitazioni di Smartsheet?
Gli account Smartsheet ospitati su Smartsheet.eu non possono utilizzare questa integrazione al lancio. Supporteremo gli account Smartsheet ospitati nell’UE alcune settimane dopo il lancio. Questo dovrebbe avere un impatto limitato: solo i clienti Fieldwire con sede negli Stati Uniti hanno richiesto un’integrazione con Smartsheet. Inoltre, i dati Smartsheet non sono ospitati di default su Smartsheet.eu per i clienti UE.
Quali sono le best practices per utilizzare l’integrazione Smartsheet con Fieldwire?
Non dimenticare di controllare la data di aggiornamento e lo stato della connessione nell’intestazione del dashboard. Se si verifica un problema, lo segnaleremo lì.