Panoramica
Gli utenti Fieldwire con un abbonamento Business o Business Plus hanno la possibilità di configurare integrazioni tra il proprio account/progetto Fieldwire e diverse piattaforme di terze parti, tra cui Docusign. Questa integrazione consente di inviare i moduli a Docusign per la firma. L’integrazione con Docusign presenta alcuni requisiti di configurazione specifici rispetto ad altre integrazioni. In questo articolo vengono illustrati gli elementi distintivi dell’integrazione e i passaggi per iniziare.
Nota: Questo articolo si concentra esclusivamente su come collegare e configurare l’integrazione con Docusign.
Se sei interessato ad altre integrazioni o configurazioni generali di automazione in Fieldwire, consulta i seguenti articoli:
Indice
- Video dimostrativo: Collegamento di Fieldwire a Docusign
- Configurazione di una connessione con Docusign
- Configurazione di un’automazione con Docusign
- Automazione nel modulo individuale
- Utilizzo dell’automazione all’interno di Docusign
- Come appare Docusign dopo aver cliccato su Invia
-
Video dimostrativo: Collegamento di Fieldwire a Docusign
Configurazione di una connessione a Docusign
Come indicato in precedenza, la connessione tra Fieldwire e Docusign è diversa rispetto all’integrazione con altre applicazioni come Google Drive o SharePoint.
Prima di procedere, è necessario assicurarsi di avere i livelli di autorizzazione corretti sia nell’account Fieldwire che in quello Docusign.
Per creare la connessione, sono necessari:
- Un account Fieldwire con i livelli di autorizzazione adeguati
- Un account Docusign con i livelli di autorizzazione adeguati
Per collegare Fieldwire a Docusign, procedi come segue:
- In Fieldwire, clicca sulla scheda Integrazioni
- Seleziona l’app Docusign
- Clicca sul pulsante blu "Connetti account Docusign"
- Inserisci un nome significativo per identificare l’account Docusign collegato e clicca su "Avanti"
- Se sei già connesso a Docusign, clicca semplicemente su "Connetti"
- Se non sei connesso, inserisci le credenziali di accesso dopo aver cliccato su "Connetti"
-
Clicca su "Chiudi"
Configurazione di un’automazione con Docusign
- Dopo aver stabilito la connessione tra Fieldwire e Docusign, procedi come segue:
- Vai alla scheda Progetti
- Seleziona il progetto specifico in cui desideri configurare l’automazione con Docusign
- Clicca sull’icona dell’ingranaggio in basso a sinistra per accedere alla scheda Impostazioni
- Clicca sul pulsante Gestisci automazioni sul lato destro (potrebbe essere necessario scorrere leggermente verso il basso)
- Clicca su + Nuova automazione
- Seleziona Docusign nel menu a tendina App
- Seleziona Richiedi firme sui moduli Fieldwire in Docusign nel menu a tendina Automazione
- Clicca su Crea bozza
- Clicca sul pulsante Seleziona modelli di modulo
- Scegli il modello di modulo che desideri aggiungere all’automazione
- Clicca sul pulsante Aggiungi all’automazione
Automazione nel modulo individuale
Dopo aver creato l’automazione con uno o più modelli di modulo, procedi come segue:
- Vai a uno dei modelli di modulo con cui hai creato l’automazione
- Apri un modulo individuale generato da quel modello
- Clicca sul pulsante "Invia a Docusign" sul lato destro del modulo
- Questa azione esporta le informazioni del modulo individuale in formato PDF su Docusign come nuova busta
- Clicca sul pulsante "Invia a Docusign" nel pop-up
- Nota: eventuali modifiche apportate al modulo dopo l’invio a Docusign non verranno trasferite. È quindi fondamentale assicurarsi che le informazioni siano definitive prima dell’invio
- Una volta completata la generazione del link, clicca su "Visualizza in Docusign"
- Questo link ti reindirizzerà direttamente a Docusign, dove potrai visualizzare il PDF del modulo e iniziare ulteriori azioni, che verranno trattate nella sezione successiva
Utilizzo dell’automazione all’interno di Docusign
Per iniziare a utilizzare il PDF del modulo e creare la busta in Docusign, segui questi passaggi:
- Clicca su "Continua"
- Clicca sul menu a tendina "Aggiungi destinatari" e inserisci gli indirizzi email a cui inviare il documento tramite Docusign
- (Facoltativo) Se necessario, puoi aggiungere altri documenti dal tuo computer cliccando su "Carica" oppure trascinandoli nell’area indicata
- (Facoltativo) Puoi selezionare diversi tipi di buste dal menu a tendina "Tipi di busta"
- Clicca su "Avanti"
- A questo punto, puoi iniziare a personalizzare il modulo con i campi disponibili in Docusign. Puoi utilizzare campi standard come Firma, Iniziali, Timbro e Casella di testo
Una volta completata la personalizzazione e finalizzazione del modulo con i campi Docusign, clicca su "Invia" nell’angolo in basso a destra
Nota: Per informazioni dettagliate sull’uso dei campi e delle funzionalità di Docusign, consulta il loro centro assistenza.
È disponibile anche un video esplicativo su YouTube che evidenzia le informazioni più rilevanti per l’integrazione tra Fieldwire e Docusign a partire dal minuto 13:38.
Come appare Docusign dopo aver cliccato su Invia
Dopo aver cliccato su "Invia", il documento Docusign verrà inviato agli indirizzi email indicati nella sezione "Aggiungi destinatari". Quando i destinatari ricevono l’email, potranno eseguire le seguenti operazioni:
- Cliccare su "Rivedi documento" nell’email
- Compilare i campi aggiunti al modulo, come Firma, Iniziali, Timbro e Casella di testo
- Cliccare su "Fine" una volta completata la compilazione dei campi richiesti
Dopo che il documento è stato compilato e finalizzato dai destinatari, puoi tornare al modulo in Fieldwire e utilizzare il link generato.
Dopo aver cliccato sul link e essere stato reindirizzato a Docusign, vedrai che il documento risulta Completato.
Infine, cliccando sul PDF, potrai visualizzare tutti i campi che sono stati aggiunti e compilati dai destinatari.
Domande frequenti
Lo stato di Docusign viene tracciato in Fieldwire?
No, è necessario cliccare su “Apri in Docusign” per visualizzare lo stato aggiornato.
Ho commesso un errore, posso inviare nuovamente il modulo a Docusign?
Al momento no. È necessario creare un nuovo modulo.
Chi può cliccare sul pulsante “Invia a Docusign”?
Chiunque abbia il permesso di modificare lo stato del modulo in Fieldwire può creare una bozza di busta in Docusign per conto dell’utente che ha effettuato la connessione.
Dopo aver cliccato su “Invia a Docusign”, dove si trova il documento?
La bozza viene salvata in Accordi > Bozze, nell’account dell’utente che ha collegato Fieldwire a Docusign.
Chiunque può inviare la bozza Docusign per la firma?
No, solo la persona che ha accesso a quella bozza in Docusign. Per impostazione predefinita, questo significa solo gli amministratori Docusign, ma le autorizzazioni in Docusign sono flessibili e possono essere adattate alle tue esigenze. Dovresti contattare il tuo amministratore Docusign per ottenere i permessi necessari.
Non riesco ad accedere e inviare per la firma il modulo che ho inviato a Docusign. Cosa devo fare?
Significa che non hai l’autorizzazione Docusign per visualizzare il modulo e inviarlo per la firma. Devi quindi chiedere a un amministratore Docusign, come quello che ha collegato Fieldwire a Docusign, di condividere questi documenti con te.