Come pubblicare, inviare, esportare e/o condividere uno o più Moduli

Panoramica

Pubblicare un modello di modulo è un passaggio fondamentale per assicurarsi che il modulo diventi disponibile a tutti gli utenti del tuo progetto. Una volta pubblicato un modello di modulo, puoi iniziare a creare, inviare, scaricare e condividere moduli. Questo articolo spiega come pubblicare un modello di modulo e i prerequisiti per inviare moduli come l'aggiunta della tua firma, come confermare che il modulo è stato inviato, cosa succede una volta inviato, chi viene aggiornato automaticamente e come inviare via email il modulo completato ad altri destinatari, se lo desideri.

Come pubblicare e annullare la pubblicazione di un modello di modulo

Se devi apportare modifiche a un Modello di Modulo, devi prima annullare la pubblicazione del modello. Quando un modello di modulo è annullato dalla pubblicazione, non puoi creare un nuovo modulo da quel modello.

Per annullare la pubblicazione di un modello di modulo, puoi farlo facilmente cliccando sui 3 puntini a destra e selezionando "Annulla pubblicazione":

Nota: Queste opzioni variano a seconda che tu sia un Admin, Membro o Follower del progetto. (Per maggiori informazioni sui livelli di permesso del progetto, dai un'occhiata a questo articolo: Introduzione ai livelli di permesso del progetto: Amministratori, Membri e Follower).

Inoltre, l'opzione per annullare la pubblicazione di un modello di modulo è disponibile anche nella scheda Modulo. Ci sono due modi per accedere all'editor del modello di modulo:

Seleziona il pulsante '3 puntini' a destra del modello di modulo, quindi seleziona 'Gestisci modello'.
Seleziona il Modulo dal menu a tendina 'Gestisci modelli' nell'angolo in alto a destra.

Una volta nella pagina dell'editor del modello di modulo, seleziona l'opzione 'Annulla pubblicazione' nell'angolo in alto a destra. Ora puoi apportare modifiche al modello di modulo: 

Per pubblicare un modello di modulo non pubblicato, clicca nuovamente sui 3 puntini a destra e seleziona "Pubblica":

Inoltre, puoi selezionare l'opzione 'Pubblica' nell'angolo in alto a destra del costruttore di moduli per rendere il modulo visibile e modificabile alle persone del tuo progetto:

Come inviare un modulo

Dopo aver completato tutte le sezioni obbligatorie del modulo, puoi inviarlo modificando la sezione Stato in alto da 'Bozza' a 'Inviato': 

In alternativa, scegli di 'Aggiorna stato e chiudi'-- cambia lo stato del modulo da 'Bozza' a 'Inviato'. 

Nota: Se un membro o follower non è il creatore o assegnatario di un modulo, il pulsante è nascosto.
 

Se provi a inviare un modulo senza completare un campo obbligatorio, riceverai un messaggio di errore che indica il campo del modulo da completare:

 Nota: Gli stati 'Bozza' e 'Inviato' indicano rispettivamente gli stati 'modificabile' e 'non modificabile'. Gli stati dei moduli sono personalizzabili, tuttavia la logica è fissa; i campi obbligatori devono essere compilati prima che il modulo venga spostato in uno stato 'non modificabile'.

Cosa succede quando un modulo viene inviato? 

Il creatore del modulo, l'assegnatario e l'ultimo editore riceveranno una notifica sul web e una notifica push su qualsiasi dispositivo mobile associato a un account Fieldwire. Il modulo NON viene inviato automaticamente a nessun altro, quindi se hai altre persone che vogliono vedere il modulo completato, dovrai seguire le istruzioni seguenti per scaricare il modulo e inviarlo via email a chi desideri. 

Cosa succede se devo modificare un modulo dopo averlo inviato?

Se sei un Amministratore del Progetto, puoi cliccare sul menu a tendina "stato" per cambiarlo da 'Inviato' a 'Bozza' per poter modificare nuovamente il modulo.

Se non sei un Amministratore del Progetto, puoi contattare un amministratore per richiedere le modifiche o chiedergli di cambiare lo stato da 'Inviato' a 'Bozza'.  

Nota: Puoi modificare il modulo quando è nuovamente in stato 'Bozza' - tuttavia dovrai riscaricare e rinviare il modulo via email al destinatario designato. 

Cosa significa 'Modulo incompleto'? 

Potrebbe capitare che tu voglia inviare un modulo, ma ricevi un messaggio di errore 'Modulo incompleto': 

Messaggio di errore versione web:

Messaggio di errore applicazione mobile:

Il messaggio di errore 'Modulo incompleto' indica che il contenuto del modulo non è ancora completamente sincronizzato con Fieldwire. Questo può accadere perché un altro utente sta modificando lo stesso modulo ma su un dispositivo diverso oppure perché il contenuto del modulo è stato finalizzato e si sta sincronizzando con il server Fieldwire, ma la sincronizzazione non è ancora completa.

Soluzioni all'errore 'Modulo incompleto'

Sul web, attendi qualche minuto, poi prova i seguenti passaggi di risoluzione dei problemi: 

• Esegui un aggiornamento forzato nella finestra del browser usando "Control + R" su Windows o "Command + R" su Mac.
   
• Verifica di avere una connessione internet ad alta velocità
  • Puoi verificare la velocità della tua connessione di rete consultando questo articolo: La tua velocità WiFi è di 20 Mbps (megabit al secondo) o superiore?
     
• Verifica che l'orario sul tuo computer sia esatto.
  • Se l'orario sul tuo computer è avanti o indietro, le modifiche potrebbero non essere salvate
    • Come gestire i server orari su Windows
    • Come regolare il fuso orario su Mac
       

Connettiti con altri membri del team per verificare chi potrebbe stare modificando il modulo

A seconda di come il tuo team utilizza Fieldwire, potresti anche creare un'attività e assegnarla a loro!

Se ricevi il messaggio di errore 'Modulo incompleto' su iOS o Android: 

• Assicurati che il sistema operativo del dispositivo e Fieldwire siano aggiornati.
  • Consulta questo articolo per maggiori informazioni sulle ultime versioni di Fieldwire: Sto usando la versione più aggiornata del sistema operativo mobile e dell'app per Fieldwire?.
• All'interno dell'app Fieldwire, vai alla pagina Moduli e scorri verso il basso con il dito.
  • Questo rinfrescherà la pagina. Dovresti vedere una barra blu muoversi nella parte superiore dello schermo
• Disabilita e riabilita il progetto. 
   

Come esportare e inviare moduli via email

Nella scheda Moduli, ci sono diversi modi per esportare i tuoi moduli in PDF o CSV. Nelle sezioni seguenti, spiegheremo come fare e come creare liste di distribuzione per ciascuno dei tuoi modelli di modulo che avviseranno gli utenti della lista quando lo stato di un modulo cambia.

Esportare moduli in PDF e CSV

Un modo per esportare i moduli in PDF o CSV è il seguente:

1. Vai al modale Moduli nel menu a sinistra di qualsiasi progetto su Business o Business Plus,
2. Clicca sul modello di modulo di cui vuoi esportare i moduli
3. Seleziona la casella accanto a Modello e # del modulo
4. Vai al menu a tendina Azioni,
5. Passa il mouse su Esporta moduli
6. Seleziona PDF o CSV

Se segui gli stessi passaggi selezionando più caselle invece di una sola, potrai esportare più moduli in PDF o CSV. Che tu stia esportando uno o più moduli, seguendo questa procedura riceverai un'email al tuo indirizzo con un link per scaricare i moduli.

Consiglio: Se selezioni la casella immediatamente a sinistra dell'intestazione della colonna Modello e #, verranno selezionati tutti i moduli in quella cartella. 

Inoltre, come mostrato nel breve video sopra, puoi anche scaricare un modulo individuale cliccando sui 3 puntini a destra del modulo e selezionando Esporta. 

A differenza della procedura sopra, questa opzione non ti invierà un'email. Il file verrà scaricato direttamente sul tuo computer in formato PDF.

Esportazione modulo PDF:

Esportazione modulo CSV: 

Nota: La data/ora mostrata nell'esportazione del modulo si basa sul fuso orario del progetto; puoi verificarlo o modificarlo nella scheda 'Impostazioni' del progetto. (Consulta questo articolo per maggiori informazioni sulla scheda Impostazioni progetto: La scheda Impostazioni del progetto su Web e Mobile). La data/ora mostrata nell'interfaccia del modulo si basa sul fuso orario locale.  

Il numero massimo di moduli che possono essere esportati dal tuo progetto in una sola volta è 250. 

Se provi a esportarne di più, riceverai un messaggio in-app come quello mostrato sotto per Limite di esportazione superato. Inoltre, puoi esportare fino a 5000 moduli totali entro 10 minuti. Se provi a esportare più di 5000 moduli entro 10 minuti, non riceverai l'esportazione.

Come inviare un modulo via email sul web

Invece di esportare i moduli, puoi scegliere di inviarli direttamente via email da Fieldwire. Per farlo,

1. Clicca sul modello di modulo di cui vuoi inviare i moduli
2. Clicca sui 3 puntini a destra del modulo
3. Seleziona Email

Dopo aver selezionato l'opzione email, apparirà una finestra pop-up - qui puoi inserire i destinatari, aggiornare l'oggetto, includere un messaggio e scegliere se inviare il modulo come PDF o CSV: 

IMPORTANTE: Ogni utente non può inviare più di 250 email di esportazione moduli al giorno. Se superi questo limite, non potrai inviare un'altra email di esportazione modulo fino a 24 ore dopo la 250ª email, e riceverai il seguente messaggio:

Liste di distribuzione email

Se vuoi assicurarti che gli utenti del progetto vengano notificati quando lo stato di un modulo viene aggiornato, esegui quanto segue:

1. Vai al modale Moduli
2. Clicca sul pulsante Gestisci modelli nell'angolo in alto a destra
3. Scegli il modello di modulo che vuoi modificare
4. Clicca sul pulsante Annulla pubblicazione nell'angolo in alto a destra e clicca nuovamente su Annulla pubblicazione nel pop-up per annullare la pubblicazione del modello di modulo
5. Vai alla tabella Stati
6. Nota l'opzione Lista di distribuzione email
7. Clicca sulla barra di ricerca sotto la voce Destinatari
8. Inserisci gli indirizzi email degli utenti del progetto che vuoi includere nella lista
9. IMPORTANTE: Assicurati di attivare il toggle On accanto a ogni singolo stato del modulo
   • Se fatto correttamente, verrà inviata un'email agli utenti nella lista di distribuzione ogni volta che un modulo entra in quello stato. La notifica email conterrà un link al PDF esportato del modulo.
10. Clicca sul pulsante Pubblica nell'angolo in alto a destra per ripubblicare il tuo modello di modulo

Nota: Questi passaggi devono essere eseguiti su ogni singolo modello di modulo. Le modifiche/aggiornamenti fatti a un modello non influenzeranno altri modelli nel progetto, e non influenzeranno i modelli di modulo dell'account.

Come condividere un modulo su mobile

Quando visualizzi un modulo individuale sul tuo dispositivo mobile, puoi cliccare sui 3 puntini nell'angolo in alto a destra, che ti offre opzioni su come condividere quel modulo con altri. Puoi utilizzare l'opzione 'Esporta PDF' per scaricare una versione PDF del modulo, oppure 'Condividi link modulo' del foglio.

Scegliendo 'Condividi link modulo' appariranno diverse app, una delle quali nell'esempio sotto è 'Gmail'. Puoi anche scegliere di inviare il link del modulo tramite altri metodi, inclusi altri client di posta o app di messaggistica.

Dopo aver selezionato l'app, come Gmail, verrai reindirizzato dove potrai inviare via email un link diretto al modulo. Tieni presente però che la persona o le persone a cui invii il link dovranno avere accesso al tuo progetto Fieldwire per poter visualizzare il modulo.

Ulteriori informazioni

Questi articoli forniscono maggiori informazioni su come utilizzare i Moduli personalizzati: 

• Cosa sono i Moduli personalizzati?
• Come usare il modulo Moduli