Panoramica e introduzione
Le Sottomissioni di Fieldwire semplificano il processo di approvazione per materiali e attrezzature che devono essere installati in cantiere. Le sottomissioni sono centralizzate e accessibili a tutti i membri del progetto.
Per accedere a questo modulo, puoi prenotare una demo con il nostro team commerciale oppure acquistare il piano Business Plus
Sommario
- Come abilitare le funzionalità di gestione progetto nei tuoi progetti
- La pagina del registro delle sottomissioni
-
Il flusso di lavoro delle sottomissioni
- La scheda dei dettagli
- Feed attività
- Osservatori
- Scaricare le sottomissioni
- Creare una sottomissione
- Richiedere una sottomissione
- Inviare per revisione
- Inviare per approvazione
- Fornire una risposta (in attesa di approvazione)
- Accettare e chiudere (in attesa di chiusura)
- Richiedere nuova sottomissione (richiesta)
- Chiudere
- Flusso di lavoro più rapido per le sottomissioni
- Sottomissioni nella versione mobile
Come abilitare le funzionalità di gestione progetto nei tuoi progetti
Per informazioni sulle aziende e su come abilitare la gestione progetto su un progetto, consulta questo articolo.
Le funzioni di gestione progetto
Se stai accedendo alla scheda Sottomissioni per la prima volta, vedrai un pop-up che ti guiderà nell’avvio della gestione progetto in Fieldwire e nella configurazione della tua “Azienda principale” sul progetto.
Per iniziare, dovrai quindi inserire il nome della tua azienda principale e cliccare sul pulsante "Avanti": lo stesso nome aziendale scelto in tale sezione, sarà utilizzato sia per le Richieste di informazioni, che per le Sottomissioni presenti nel progetto.
Tuttavia, tale campo non viene compilato automaticamente in base alle informazioni aziendali inserite nelle impostazioni del tuo profilo.
Successivamente, ti verrà richiesto di inserire il codice aziendale, che aiuterà te e il tuo team a gestire l’organizzazione durante tutto il progetto.
Nell’esempio mostrato negli screenshot, abbiamo utilizzato il nome aziendale ABC e anche il codice aziendale ABC.
Tabella dei permessi per le sottomissioni
Elementi chiave da tenere presenti:
- Tutti i permessi presuppongono che l’utente appartenga alla stessa azienda dell’attuale assegnatario della sottimissione, salvo diversa indicazione.
- La “*Azienda del mittente” è l’azienda che richiede la sottomissione: riceverà la sottomissione nello stato “In attesa di revisione” e compie l’azione “Invia per approvazione”.
- Gli amministratori possono creare nuove sottomissioni anche se non appartengono a nessuna azienda (né come manager, né come collaboratore), e possono poi assegnarsi a un’azienda al momento dell’assegnazione della sottomissione (diventando automaticamente manager).
- Quando viene impostata una azienda principale sul progetto, gli utenti appartenenti ad aziende non principali non possono rispondere per conto di altri, anche se sono loro ad aver inviato la sottomissione all’utente dell’azienda principale.
Permessi dell’Azienda principale (si applicano solo se è stata impostata):
- Le sottomissioni create e inviate direttamente per revisione alla azienda principale sono visibili sono all’assegnatario dell'azienda principale nel momento in cui passano allo stato “In attesa di approvazione”, a meno che non vengano aggiunti altri utenti dell'azienda principale come osservatori.
Esempio:- Un utente di una sotto-azienda crea una sottomissione e la invia per revisione all’utente X dell'azienda principale
- L’utente X invia quella sottomissione per approvazione all’utente Y dell’azienda dell’architetto
- A questo punto, tutti gli altri utenti dell'azienda principale non potranno visualizzare la sottomissione, ad eccezione dell’utente X, a meno che non vengano esplicitamente aggiunti come osservatori.
Come impostare l'azienda principale
Per assicurarti che tutte le Richieste di informazione e le Sottomissioni passino attraverso la tua “azienda” in Fieldwire, ora puoi impostare una azienda principale.
Per iniziare, vai alla scheda Persone del progetto e clicca su “Imposta azienda principale” accanto all’azienda che desideri considerare come “principale”.
Dopo aver cliccato su “Imposta azienda principale”, apparirà un pop-up che mostra cosa possono fare gli utenti dell'azienda principale rispetto agli utenti delle “altre aziende”, che non sono state designate come principali.
Ad esempio, gli utenti della dell'azienda principale possono inviare sottomissioni a qualsiasi azienda o richiedere sottomissioni da qualsiasi azienda; mentre gli utenti delle “altre aziende” possono inviare sottomissioni solo all'azienda principale.
Una volta deciso di impostare un'azienda principale, dovrai cliccare sul pulsante blu “Imposta azienda principale”.
Dopo averlo fatto, vedrai l’azienda principale indicata con un’icona a forma di corona e la dicitura “azienda principale” accanto al nome.
La pagina del registro delle Sottomissioni
Qualsiasi individuo associato a un’Azienda, sia come Manager che come Collaboratore, può accedere alla scheda Sottomissioni.
Da qui, è possibile visualizzare ogni sottomissione presente nel progetto, indipendentemente dallo stato in cui si trova.
Le intestazioni di questa scheda offrono una panoramica generale sulla natura, l'ordine, l'oggetto e lo stato delle Sottomissioni del progetto.
Più in particolare, queste intestazioni sono definite come segue:
-
#: Aggiunto quando la sottomissione passa dallo stato “Bozza” a “Richiesto”.
La numerazione può essere
- per azienda, dove le sottomissioni vengono numerate in modo sequenziale in base all’azienda che le invia (utilizzando il codice dell’azienda come prefisso),
- oppure per specifica, dove le sottomissioni sono numerate in modo sequenziale con il numero della specifica come prefisso (in questo caso, se non è collegata alcuna specifica, il numero della sottomissione non avrà prefisso). - Specifica: Sezione della specifica composta dal numero di sezione (formato CSI MasterFormat) e dal nome della sezione.
- Nome: Il titolo della sottomissione, inserito al momento della sua creazione.
-
Stato: Lo stato attuale della sottomissione, che determina le azioni disponibili per gli utenti.
Gli stati possibili sono: “Bozza”, “Richiesto”, “In attesa di revisione”, “In attesa di approvazione”, “In attesa di chiusura”, “Chiuso” e “Annullato”. - Risposta: La risposta selezionata dal Responsabile quando la singola sottomissione è nello stato "In attesa di approvazione".
- Scadenza della sottomissione: Aggiunta dall’utente che richiede la sottomissione. Indica la data entro cui il mittente deve inviare la sottomissione all’utente che l’ha richiesta.
-
Sottomissione ricevuta: Data in cui la sottomissione è passata allo stato "In attesa di revisione", se non è stata inviata tramite il flusso "Invia per conto di".
Se la sottomissione è stata inviata tramite il flusso "Invia per conto di", deve corrispondere al valore inserito nel campo "Sottomissione ricevuta" del modulo "Invia per conto di". - Inviata per approvazione: Data in cui la sottomissione è passata allo stato "In attesa di approvazione".
- Scadenza della risposta: Data entro cui l’approvatore deve fornire una risposta.
-
Risposta ricevuta: Data in cui la sottomissione è passata allo stato "In attesa di chiusura", se non è stata gestita tramite il flusso "Rispondi per conto di".
Se la sottomissione è stata gestita tramite il flusso "Rispondi per conto di", deve corrispondere al valore inserito nel campo "Risposta ricevuta" del modulo "Rispondi per conto di". - Tempo di risposta: Numero di giorni tra la data di invio per approvazione e la data di ricezione della risposta.
- Revisori: Visualizza gli utenti che sono stati aggiunti come Revisori nella presentazione, nonché se hanno aggiunto o meno la loro risposta.
- Assegnatario attuale: Attuale responsabile delle prossime azioni relative alla sottomissione.
- Numero di riferimento #: Numero di riferimento aggiunto nei "Dettagli" della sottomissione, spesso utilizzato per indicare un sistema di numerazione di terze parti se diverso dal numero della sottomissione.
- Tipo: Tipo di sottomissione indicato nei "Dettagli" della sottomissione — può essere Disegni tecnici, Campione, Dati di prodotto, Manuale O&M, Garanzia, Rapporto, Certificato, Mockup o Altro.
- Data in cantiere: Data di arrivo in cantiere indicata nei "Dettagli" della sottomissione.
Se hai bisogno di aggiungere, rimuovere o riordinare le colonne secondo le tue preferenze:
- Clicca sull’icona dell’ingranaggio (⚙) accanto alle intestazioni delle colonneSi aprirà l’elenco delle colonne disponibili per le sottomissioni
- Seleziona (o deseleziona) la casella accanto a ciascuna intestazione
- Clicca sull’icona di riordino e trascina la colonna nella posizione desiderata per visualizzarla nella tabella
Puoi ripristinare le colonne e l’ordine predefiniti selezionando Ripristina impostazioni predefinite:
Nota: Le modifiche effettuate relativamente alle colonne visibili (e al loro ordine) nella visualizzazione tabellare saranno mantenute nei tuoi progetti, tuttavia sono specifiche per ciascun utente.
Se modifichi le colonne visibili o il loro ordine, queste modifiche non saranno visibili agli altri utenti che accedono agli stessi progetti.
Inoltre, nella parte superiore della pagina troverai i vari stati, che ti permetteranno di vedere facilmente quanti ordini di modifica sono presenti nel progetto per ciascuno stato, oltre a monitorare l’importo totale approvato.
Esportazione delle Sottomissioni
Se desideri creare un riepilogo delle sottomissioni del tuo progetto, puoi farlo cliccando sul pulsante “Genera report”. Avrai quindi la possibilità di esportare i dati come report in formato CSV oppure PDF.
Al momento dell’esportazione, il report in PDF includerà un riepilogo di tutte le sottomissioni presenti nel progetto, indicando quante sono per ciascuno stato.
Inoltre, verrà visualizzata una tabella con tutte le sottomissioni del progetto, a meno che non siano stati applicati dei filtri, che saranno anch’essi indicati nel report.
Le colonne della tabella saranno basate su quelle selezionate nella visualizzazione tabellare delle sottomissioni nell’app Web.
Pertanto, se hai personalizzato la selezione e l’ordine delle colonne nella vista Web, questa configurazione sarà mantenuta anche nel report PDF.
Il report CSV includerà tutte le informazioni sulle sottomissioni del progetto, anche se alcune colonne sono vuote. Il file apparirà così:
Nel report CSV potrai visualizzare diversi dettagli chiave relativi alle sottomissioni, tra cui: Specifica, Numero della sottomissione, Revisione, Stato e Assegnatario, solo per citare alcune delle colonne disponibili.
Per esportare in blocco le sottomissioni, segui questi passaggi:
- Seleziona la casella accanto a ciascuna sottomissione che desideri esportare
- Clicca sul menu a tendina Azioni
- Seleziona Esporta sottomissioni
- Nell’email ricevuta, clicca sul pulsante Scarica sottomissioni
(Verrà scaricata una cartella compressa (.zip) sul tuo dispositivo) - Estrai il contenuto della cartella
I file PDF delle sottomissioni esportate in blocco includeranno direttamente gli allegati all’interno dei PDF.
In questo modo, condividere la documentazione completa con i soggetti interessati sarà più semplice e veloce.
Se desideri esportare una singola sottomissione (inclusi gli allegati PDF contenuti nel blocco più recente della sottomissione, ad esempio invio, revisione o approvazione), puoi:
- Cliccare sui 3 puntini a destra della riga della sottomissione e selezionare Scarica PDF, oppure
- Utilizzare il menu a tendina Azioni all’interno della sottomissione stessa.
Gli eventuali allegati saranno inclusi dietro le pagine di copertina del PDF esportato.
Nota: Se la dimensione totale del file PDF esportato (inclusi gli allegati) supera il limite di 20 MB previsto per gli allegati email, il file non verrà incluso come allegato.
In questo caso, l’email conterrà un pulsante per scaricare il PDF.
Se desideri richiedere l’invio di una Sottomissione, puoi farlo direttamente dalla pagina panoramica delle sottomissioni cliccando sulla casella di selezione all’estrema sinistra della sottomissione, poi sul menu a tendina Azioni, e infine su Richiedi invio.
Si aprirà un modulo, come accade all’interno di una singola sottomissione, dove potrai selezionare l’Assegnatario, gli Osservatori e la Data di scadenza per l’invio.
Se desideri aggiungere, rimuovere o modificare una delle risposte disponibili al momento dell’approvazione (o del rifiuto) di una sottomissione, puoi farlo cliccando sul pulsante “Gestisci risposte”.
Ricerca e Filtraggio delle Sottomissioni
Con un lungo elenco di sottomissioni, potresti aver bisogno di un modo più semplice per trovare quelle che stai cercando. Ci sono due modalità principali per farlo.
La prima consiste nell’utilizzare la barra di ricerca all’interno della scheda “Sottomissioni”. Questa barra è specifica per le sottomissioni e non mostra risultati provenienti da altre sezioni dell’app Fieldwire. È configurata per cercare e restituire risultati solo in base al nome e al numero della sottomissione, escludendo altri campi o contenuti.
Inoltre, puoi cliccare sul pulsante Filtri per accedere a diverse opzioni, tra cui:
- Azione richiesta da me: Mostra le sottomissioni che si trovano anche nella scheda “Le mie sottomissioni”
- Osservate: Mostra le sottomissioni che l’utente connesso sta osservando
- In ritardo: Mostra le sottomissioni nello stato “In attesa di approvazione” che hanno superato la data di scadenza, utile per restare aggiornati su ogni modifica in cantiere
- Stato: La fase in cui si trova attualmente la sottomissione: Bozza, Richiesto, In attesa di revisione, In attesa di approvazione, In attesa di chiusura, Chiuso o Annullato
- Specifica: Elenca le specifiche collegate alle sottomissioni esistenti
- Tipo: Filtra in base al tipo selezionato della sottomissione: Disegni esecutivi, Campione, Dati di prodotto, Manuale O&M, Garanzia, Rapporto, Certificato, Mockup o Altro
- Azienda mittente: Filtra in base alle aziende create all’interno del progetto
- Assegnatario: Mostra le sottomissioni assegnate in quel momento
- Ultima modifica: L’ultima volta in cui il modulo è stato aggiornato
Importare il registro delle sottomissioni
Se desideri importare le tue sottomissioni nel progetto, puoi farlo direttamente dalla scheda Sottomissioni.
Puoi caricare nuove sottomissioni, che verranno contrassegnate come Bozza al momento del caricamento, oppure, se hai già finalizzato una sottomissione al di fuori di Fieldwire, ma desideri comunque conservarla come riferimento, puoi importare sottomissioni Chiuse.
Sottomissioni in bozza
Per importare sottomissioni in bozza, ti consigliamo di iniziare dalla scheda "Specifiche".
In questa sezione hai la possibilità di estrarre le informazioni delle sottomissioni direttamente dalle specifiche.
Per maggiori informazioni sull’estrazione dei dati dalle specifiche, consulta questo articolo.
Gli utenti possono importare le sottomissioni in blocco da queste estrazioni, oppure tramite il modello di importazione CSV.
Il modello CSV ha 4 colonne:
- Sezione "Specifiche": l'utente deve inserire il numero associato al numero della sezione specifiche nella scheda delle specifiche. Se il numero nella cella CSV corrisponde a una sezione esistente, verrà collegato automaticamente in Fieldwire.
- Nome: campo di testo per assegnare un nome alla sottomissione.
-
Tipo: gli utenti possono indicare un tipo di file supportato da Fieldwire.
Se file e tipo corrispondono, il campo viene compilato automaticamente al momento dell'importazione.
Di seguito è riportato un elenco dei tipi di sottomissioni supportati:- Disegni esecutivi
- Campione
- Dati di prodotto
- Manuale O&M
- Garanzia
- Rapporto
- Certificato
- Mockup
- Descrizione: campo di testo per descrivere la sottomissione.
Per garantire la riuscita dell'importazione, attenersi al formato delle colonne sopra elencate.
Quando il tuo file CSV è pronto per l’importazione, segui questi passaggi:
- Vai alla scheda Sottomissioni
- Clicca su + Importa sottomissioni
- Seleziona l’opzione Sottomissioni in bozza
- Clicca su Seleziona file oppure trascina il file CSV nel riquadro
I file inizieranno automaticamente a essere elaborati
Sottomissioni Chiuse
Per importare sottomissioni chiuse, segui questi passaggi:
- Vai alla scheda Sottomissioni
- Clicca su + Importa sottomissioni
- Seleziona l’opzione Sottomissioni chiuse
- Clicca su Seleziona file oppure trascina i tuoi documenti nel riquadro
- Clicca su Carica file
Qualsiasi file accettato come allegato in una sottomissione individuale sarà accettato anche in questa finestra di caricamento.
È possibile caricare fino a 100 file alla volta.
Se desideri eliminare una delle sottomissioni caricate, ti basta cliccare sull’icona del cestino accanto alla sottomissione che vuoi rimuovere.
Dopo il caricamento, verrai reindirizzato a una nuova schermata per rivedere le sottomissioni caricate. Per prima cosa, puoi scegliere l’azienda mittente.
Le colonne Numero e File verranno compilate automaticamente.
Nota: Ti consigliamo di caricare le sottomissioni di una sola azienda alla volta in un’unica importazione, poiché è possibile assegnare una sola azienda mittente per ogni caricamento.
Ad esempio, se utilizzi una numerazione per azienda, non puoi avere prefissi di più aziende nelle sottomissioni create da una singola importazione.
Dovrai suddividerle in due importazioni separate, una per ciascuna azienda.
Per le altre colonne della tabella, segui queste istruzioni:
- Specifiche: Clicca su ciascuna cella di questa colonna e seleziona la specifica pertinente da collegare alla sottomissione chiusa - campo facoltativo.
- Nome: Campo di testo libero: puoi inserire il nome che desideri assegnare alla sottomissione chiusa - campo obbligatorio.
- Tipo: Clicca su ciascuna cella e scegli tra i diversi tipi disponibili, come Certificato o Campione - campo facoltativo.
- Risposta: Clicca su ciascuna cella e seleziona la risposta da associare alla sottomissione chiusa, ad esempio Approvato, Approvato con note, ecc. - campo obbligatorio.
- Risposta ricevuta: Clicca su ciascuna cella e seleziona la data in cui è stata ricevuta la risposta - campo facoltativo.
- Numero di riferimento: Campo di testo libero. Inserisci il numero di riferimento che desideri associare alla sottomissione chiusa - campo facoltativo.
Una volta compilati tutti i campi obbligatori per ciascuna sottomissione, clicca sul pulsante Importa [numero] sottomissioni.
Le sottomissioni chiuse verranno ora visualizzate nella scheda Sottomissioni del tuo progetto.
Nota: Le sottomissioni chiuse importate verranno numerate in ordine sequenziale, in base al nome del file.
Nel foglio di importazione, i file sono ordinati alfanumericamente in base al nome, e i numeri vengono assegnati in ordine crescente dall’alto verso il basso.
Quindi è il nome del file a determinare il numero assegnato a ciascuna sottomissione.
Per velocizzare il processo di inserimento dati, puoi copiare e incollare le informazioni delle sottomissioni direttamente da un foglio di calcolo.
È sufficiente assicurarsi che le colonne Nome e Risposta siano compilate per poter importare le sottomissioni chiuse.
Il flusso di lavoro delle sottomissioni
Il pannello dettagli
Nel pannello Dettagli è possibile collegare le specifiche, aggiungere un numero di riferimento, aggiornare il "Tipo" di sottomissione, inserire i tempi di consegna e la data di arrivo in cantiere, nonché una descrizione della sottomissione stessa.
Puoi anche visualizzare eventuali Piani collegati.
Per quanto riguarda la Specifica collegata nel pannello Dettagli, ci sono alcune cose da notare:
- Una sola specifica può essere collegata a una sottomissione, ma molte sottomissioni possono essere collegati a una specifica.
- Se una sottomissione non ha una Specifica collegata, qualsiasi utente con accesso alla scheda sottomissioni può aggiungerne una.
- Qualsiasi amministratore o l'utente che ha creato il collegamento sottomissione<>specifica può rimuovere o sostituire la specifica nella sottomissione.
Nota: La "Specifica" è collegata solo alle specifiche caricate nella scheda "Specifiche".
Per modificare la "Specifica", passare il mouse sul file di specifica collegato e fare clic sull'icona a forma di ingranaggio che appare, quindi fare clic su "Rimuovi".
E' importante inoltre sapere chi può modificare i campi :
- Quando la sottomissione è in stato di "Bozza", questi campi possono essere modificati da qualsiasi utente che possa vedere la bozza.
- Quando la sottomissione è in stato "Richiesto", questi campi possono essere modificati sia dagli utenti dell'azienda creatrice della sottomissione, sia dagli utenti dell'azienda assegnataria della sottomissione.
Questo vale anche per le sottomissioni in stato di "In attesa di revisione", "In attesa di approvazione" e "In attesa di chiusura". - Infine, questi campi possono essere modificati dagli utenti dell'azienda del Creatore della sottomissione quando la sottomissione è nello stato "Chiuso".
Il feed attività
Durante l’intero processo di gestione della sottomissione, tutti gli utenti potranno tenere traccia dello stato della sottomissione, di quando sono state richieste/inviate informazioni e da chi.
Osservatori
Nella scheda "Osservatori" è possibile aggiungere e rimuovere gli osservatori in ogni fase del flusso di lavoro.
Per farlo, clicca su "+Osservatore" e digita il nome della persona che fa parte dell'azienda del progetto.
Puoi anche rimuovere gli osservatori facendo clic sulla "x" che appare passando il mouse sul nome.
Se l'utente non fa parte del progetto, è possibile invitarlo.
Ricorda però che ti verrà addebitato un costo aggiuntivo, se il nuovo utente invitato non è già presente nel tuo account e non disponi della o delle licenze extra necessarie per coprire questo nuovo utente.
Oltre a poter aggiungere osservatori, nel feed "Attività", puoi anche aggiungere e rimuovere osservatori direttamente da certi riquadri a comparsa dello status delle sottomissioni.
Scaricare le Sottomissioni
Le sottomissioni in qualsiasi stato possono essere scaricate in formato PDF dal menu a tendina “Azioni”.
Nota: Le sottomissioni in stato Bozza includeranno valori “In corso” nel blocco di invio.
Nota: I report PDF delle sottomissioni ora includono copie degli allegati caricati nella sezione più recente (Invio, Revisione o Approvazione), invece di fornire solo i link agli allegati.
Creare una sottomissione
Qualsiasi utente che fa parte di una “azienda” può creare una Sottomissione. Per farlo:
- Vai alla scheda Sottomissioni
- Seleziona + Nuova sottomissione oppure clicca sul testo con link “Crea una sottomissione”
- Inserisci un Nome per la sottomissione
- Scegli il Tipo dal menu a tendina
- Cerca il nome o numero della Sezione della Specifica pertinente
- Inserisci la Descrizione della sottomissione
- Clicca su Crea bozza
Di questi campi, solo il Nome è obbligatorio per creare inizialmente la bozza.
Puoi comunque aggiungere o modificare Nome, Specifica, Tipo e Descrizione finché la sottomissione è in stato Bozza.
È possibile eliminare una sottomissione solo quando è in stato “Bozza”. Per farlo:
- Clicca sul pulsante del menu a tendina Azioni
- Leggi il messaggio a comparsa per assicurarti che sia davvero l’azione che vuoi eseguire, poiché è permanente e non sarà possibile recuperare la sottomissione eliminata
- Se desideri procedere, clicca sul pulsante rosso Elimina
Le sottomissioni eliminate non possono più essere recuperate.
Creare una bozza di sottomissione da un piano
In alternativa alla creazione di una bozza dalla scheda “Sottomissioni”, puoi creare una sottomissione direttamente da un Piano. Per farlo:
- Clicca sull’icona della catena nella barra degli strumenti “Markup”
- Seleziona l’opzione Aggiungi collegamento a sottomissione
- Inserisci un Nome per la sottomissione
- Scegli il Tipo dal menu a tendina
- Cerca il nome o numero della sezione della Specifica pertinente
- Inserisci la Descrizione della sottomissione
- Clicca su Crea bozza
Come indicato sopra, solo il campo Nome è obbligatorio per creare inizialmente la bozza.
Richiedere una sottomissione
Puoi richiedere l’invio di una sottomissione senza compilare alcun campo.
Anzi, è consigliabile non aggiungere allegati, poiché verranno rimossi dalla sottomissione una volta effettuata la richiesta.
Per cambiare lo stato della sottomissione da “Bozza” a “Richiesto”:
- Compila i campi facoltativi nel pannello Dettagli:
- Specifica
- Numero di riferimento
- Tipo
- Lead time
- Data di arrivo in cantiere
- Descrizione
- Clicca sul pulsante blu Invia (menu a tendina)
- Seleziona Richiedi invio
- Inserisci l’Assegnatario (obbligatorio)
- Aggiungi eventuali Osservatori (facoltativo)
- Scegli la Data di scadenza per l’invio (obbligatoria)
- Inserisci un Messaggio (facoltativo)
- Seleziona o deseleziona la casella per attivare/disattivare i promemoria email per l’assegnatario
- Clicca su Richiedi
Lo stato della sottomissione passerà a “Richiesto” e verrà inviata all’assegnatario selezionato per la revisione.
Una notifica via email verrà inviata al nuovo assegnatario, invitandolo a caricare il proprio allegato alla sottomissione.
Una volta che l’invio della sottomissione è stato richiesto e lo stato è passato a “Richiesto”, l'azienda mittente può ancora eseguire diverse operazioni sulla sottomissione:
- Cliccare sul menu a tendina Azioni
- Selezionare Invia per conto di → Consente ai Manager della società mittente di inviare una sottomissione ricevuta al di fuori di Fieldwire
- Selezionare Scarica PDF
- Selezionare Email → Consente ai Manager della società mittente di inviare la sottomissione via email a utenti esterni al progetto
- I report PDF delle sottomissioni ora includono copie degli allegati caricati nella sezione più recente (Invio, Revisione o Approvazione), invece di fornire solo i link
- Scegliere Annulla la sottomissione
- Compilare i campi nel pannello Dettagli sul lato destro dello schermo
- Modificare la data di scadenza per l’invio → Offre ai Manager della società mittente la flessibilità di correggere la data in caso di errore o di necessità di modifica per circostanze impreviste
Numerazione delle Sottomissioni
Quando una sottomissione passa dallo stato Bozza a Richiesto, viene assegnato un numero identificativo. La numerazione può essere configurata in due modi:
- Per società: le sottomissioni vengono numerate in modo sequenziale in base alla società che le invia. Il codice della società mittente sarà utilizzato come prefisso.
- Per specifica: le sottomissioni vengono numerate in modo sequenziale con il numero della specifica come prefisso.
Se non è collegata alcuna specifica, il numero della sottomissione non avrà prefisso.
Il formato del numero della sottomissione può essere gestito nelle Impostazioni del progetto.
Inviare per revisione
Dopo che l’assegnatario riceve la sottomissione, gli viene richiesto di caricare i file pertinenti per la revisione.
Per farlo, deve caricare uno o più allegati rilevanti:
- Clicca sul pulsante blu Aggiungi invio (menu a tendina)
- Scegli tra Allega da File oppure + Carica nuovo file
- Se stai allegando file già presenti nel progetto, clicca nel campo di ricerca: vedrai l’elenco di tutti i file disponibili. Puoi scorrere l’elenco per trovare quello corretto
- Aggiungi eventuali Note (facoltative)
- Clicca su Invia
- Seleziona un nuovo Assegnatario
- Inserisci un Messaggio (facoltativo)
- Clicca su Invia nella finestra pop-up
Una volta inviata la sottomissione per la revisione, il nuovo assegnatario riceverà una notifica via email e lo stato della sottomissione passerà a In attesa di revisione.
Invia per conto di
Dopo che la sottomissione è passata allo stato Richiesto, qualsiasi utente appartenente all'azienda che ha creato la sottomissione può inviare informazioni per conto dell’assegnatario.
Questo consente al creatore di prendere in carico il documento e inviare la sottomissione per conto dell’utente a cui era stata richiesta. In altre parole, se la sottomissione richiesta viene restituita via email al richiedente e deve essere scaricata, il creatore (o qualsiasi utente della sua azienda) può caricarla su Fieldwire affinché la sottomissione possa passare alla fase successiva: In attesa di revisione.
Quando la risposta alla sottomissione viene restituita, sarà recapitata all’utente originario a cui era stata inizialmente richiesta.
Per garantire una maggiore trasparenza in questa fase del processo, è obbligatorio indicare la data in cui la sottomissione è stata ricevuta.
Inviare per approvazione
Dopo aver completato la fase di Bozza, sarà disponibile il pulsante blu Invia (menu a tendina). Cliccando su questo pulsante, vedrai due opzioni: “Richiedi invio” e “Invia per approvazione”. Questo flusso riguarda l’opzione “Invia per approvazione”.
Per poter selezionare questa opzione, è necessario allegare un file alla sottomissione. Ecco come fare:
- Clicca sul pulsante blu Aggiungi invio (menu a tendina)
- Scegli tra Allega da File oppure + Carica nuovo file
- Se stai allegando file già presenti nel progetto, clicca nel campo di ricerca: vedrai l’elenco di tutti i file disponibili. Puoi scorrere l’elenco per trovare quello corretto
- Aggiungi eventuali Note (facoltative)
- Clicca sul pulsante blu Invia (menu a tendina)
- Seleziona Invia per approvazione
Dopo aver selezionato “Invia per approvazione”, segui questi passaggi:
- Seleziona Utente del progetto oppure Indirizzo email nella riga Assegna a
- Scegli un Assegnatario
- Se scegli Utente del progetto, apparirà un menu a tendina che ti consente di assegnare la sottomissione direttamente a qualcuno già presente nel progetto su Fieldwire
- Se scegli Indirizzo email, apparirà un campo di testo libero che ti consente di assegnare la sottomissione a utenti esterni non presenti nel progetto
- Aggiungi Revisori → Questa opzione è disponibile se hai scelto “Utente del progetto” e il tuo flusso di lavoro richiede che più persone esaminino la sottomissione
- Aggiungi CC → Questa opzione è disponibile se hai scelto “Indirizzo email” e vuoi che altre persone esterne a Fieldwire ricevano una copia della sottomissione. Gli indirizzi email usati di recente appariranno nel campo CC.
(Il registro attività tiene traccia di chi è stato inserito in CC).
5. Aggiungi Osservatori (facoltativo, non richiesto per inviare la sottomissione)
6. Inserisci la Data di scadenza per la risposta (campo obbligatorio per inviare la sottomissione)
7. Aggiungi un Messaggio (facoltativo)
8. Clicca su Invia
Nota: Puoi utilizzare il menu a tendina “Revisori” per assegnare la sottomissione oltre all’assegnatario principale, ad altri individui che devono fornire una risposta alla sottomissione. Quando un utente viene designato come Revisore, verrà automaticamente aggiunto come Osservatore della sottomissione.
Nota: È disponibile una casella di controllo che puoi selezionare o deselezionare per attivare o disattivare i promemoria email per l’assegnatario, sia che venga assegnato come Utente del progetto sia tramite Indirizzo email.
Una volta compilati i campi, la casella accanto a “Invia una copia della sottomissione via email all’assegnatario” permette di decidere se inviare una copia della sottomissione, oppure no.
Se scegli di assegnare la sottomissione a un Utente del progetto, questa passerà allo stato In attesa di approvazione, e verrà inviata una notifica via email al nuovo assegnatario con l’invito ad approvare la sottomissione su Fieldwire.
Se assegni la sottomissione a un “Indirizzo email”, l’assegnatario riceverà una copia via email della sottomissione. Nell’email verranno indicati il nome della sottomissione e le istruzioni, specificando che l’utente è stato assegnato a quella sottomissione e che deve rispondere all’email con la propria revisione. La risposta verrà inviata al creatore della sottomissione, che potrà quindi inviare la revisione per conto dell’assegnatario.
Nota: Solo l'azienda principale può assegnare le sottomissioni a indirizzi email.
Una volta che la sottomissione è stata assegnata a un indirizzo email, il campo Assegnatario nell’intestazione sarà contrassegnato per indicare che si tratta di un utente esterno. Inoltre, questo indirizzo email apparirà nel registro attività, nella tabella e in qualsiasi report generato.
Una volta utilizzato un indirizzo email esterno, sarà possibile selezionarlo nuovamente quando si assegna una sottomissione a un indirizzo email in tutte le altre sottomissioni del progetto. Questo consente un flusso di lavoro più rapido, offre una validazione integrata e aiuta a evitare duplicati o errori di formattazione.
Una volta che la sottomissione è stata inviata per approvazione e ha raggiunto lo stato “In attesa di approvazione”, l'azienda principale mittente può ancora eseguire diverse operazioni sulla sottomissione:
- Cliccare sul menu a tendina Azioni
- Selezionare Rispondi per conto di → Consente ai Manager della società mittente di fornire una risposta ricevuta al di fuori di Fieldwire
- Selezionare Scarica PDF
- Selezionare Email → Consente ai Manager della società mittente di inviare la sottomissione via email a utenti esterni al progetto
- Selezionare Annulla la sottomissione
- Selezionare Ripristina la sottomissione annullata → La nuova azione “Ripristina” consente ai team di recuperare facilmente le sottomissioni annullate, preservando la continuità dei dati e riducendo il lavoro manuale
- Cliccare sul pulsante Riassegna → Aggiorna l’assegnatario della sottomissione: i Manager della società mittente possono riassegnare le sottomissioni, riducendo le inefficienze quando l’assegnatario originale non è disponibile
- Aggiungere Revisori
- Modificare la Data di scadenza per la risposta → Offre ai Manager della società mittente la flessibilità di correggere la data in caso di errore o di necessità di modifica per circostanze impreviste
Fornire una Risposta (In attesa di approvazione)
Se non sono stati designati Revisori, quando la sottomissione passa allo stato “In attesa di approvazione”, l’assegnatario (o un membro della sua società) dovrà fornire una risposta alla sottomissione.
Per farlo, l’assegnatario dovrà selezionare una risposta dal menu a tendina Risposta
Ecco come appare la finestra se sono stati selezionati anche dei Revisori:
Oltre al menu a tendina Risposta, l’assegnatario, gli individui associati alla sua società o i revisori dovranno approvare o rifiutare la revisione.
Per farlo, è necessario cliccare sul pulsante blu “Aggiungi revisione” (menu a tendina).
Cliccando su quel menu, verranno visualizzate tre opzioni:
- “Revisiona in Fieldwire”
- “Allega da File”
- “+ Carica nuovo file”
Se sei un Manager nella società dell’approvatore (assegnatario attuale), puoi riassegnare le sottomissioni cliccando sul pulsante Riassegna.
Questo riduce le inefficienze nel caso in cui l’assegnatario originale non sia disponibile.
Se selezioni “Revisiona in Fieldwire”, l’assegnatario, un membro della sua società o un revisore potrà esaminare gli allegati della sottomissione.
Durante il processo di revisione, sarà possibile aggiungere annotazioni, scaricare l’allegato, ecc.
Una volta terminata la revisione, sarà necessario cliccare su “Salva e allega”.
L’assegnatario o il revisore può quindi inserire delle Note (facoltative), ma deve allegare un file per poter inviare la sottomissione all’utente che gliel’ha sottoposta o a un altro utente della propria società.
Se sono stati aggiunti dei Revisori ma non hanno ancora fornito le loro risposte, l’assegnatario vedrà questo avviso prima di inviare la propria risposta:
Indipendentemente dalla Risposta selezionata, la sottomissione passerà allo stato “In attesa di chiusura”.
Una notifica via email verrà inviata all’assegnatario dopo il cambio di stato.
Se un revisore si accorge di dover aggiornare la propria revisione, risposta o note, può farlo finché la sottomissione è ancora nello stato “In attesa di approvazione”.
Per aggiornare questi campi, il revisore deve:
- Cliccare sul menu a tre punti (⋮)
- Selezionare Modifica risposta
- In questo modo potrà modificare il testo nella sezione Risposte aggiuntive
- Cliccare sul pulsante blu Salva
Quando una azienda principale è impostata nel progetto, gli utenti appartenenti a tale società possono scegliere di rispondere per conto dell’assegnatario.
Dopo aver cliccato sull’opzione “Rispondi per conto di”, sarà necessario:
- Aggiungere una revisione
- Fornire una risposta
- Aggiornare la data di ricezione della risposta
- Inserire eventuali note aggiuntive (facoltativo)
Nota: Gli utenti che non appartengono all'azienda principale non vedranno l’opzione “Rispondi per conto di”, anche se sono loro ad aver inviato la sottomissione all’utente dell'azienda principale.
Accettare e Chiudere (In attesa di chiusura)
Dopo che la sottomissione passa allo stato “In attesa di chiusura”, l’assegnatario dovrà chiudere la sottomissione, il che la renderà non modificabile.
Dopo aver selezionato “Chiudi”, l’assegnatario ha la possibilità di inviare un messaggio email facoltativo al creatore originale, ai revisori e a eventuali osservatori aggiuntivi che desidera includere nella “Lista di distribuzione”.
Tutti gli utenti che hanno accesso alla sottomissione potranno visualizzare tutte le risposte pubblicate. L’assegnatario e i revisori potranno scaricare una copia in PDF o inviare la sottomissione via email.
Una notifica via email verrà inviata all’assegnatario e ai revisori dopo il cambio di stato.
Richiedere una nuova sottomissione (Richiesta)
Tuttavia, se l’assegnatario non desidera chiudere la sottomissione, ma preferisce che vengano apportate modifiche, può scegliere l’opzione “Crea revisione”.
Dopo aver cliccato su “Crea revisione”, l’assegnatario vedrà una finestra pop-up che gli chiederà di compilare i campi “Assegnatario”, “Osservatori” e “Scadenza della sottomissione”.
La creazione di questa revisione sposterà la sottomissione nello stato “Richiesta”, e questo sarà visibile nel feed delle attività.
Chiudere
Dopo che la sottomissione è stata chiusa, verrà inviata una notifica via email al mittente per visualizzare la risposta e scaricare l’allegato.
Non sono richieste ulteriori azioni, ma è possibile riaprire la sottomissione chiusa se necessario.
Ripristina
Se un utente commette un errore o, per qualsiasi motivo, una richiesta non dovesse più essere annullata ed è ancora necessaria per il progetto, questa funzione offre la flessibilità di riportarla fuori dallo stato di annullamento.
Dopo aver annullato una sottomissione, è possibile cliccare su Azioni e apparirà l’opzione per ripristinare una sottomissione annullata.
Flusso di lavoro più rapido per le sottomissioni
Bozza (Creare una sottomissione)
Qualsiasi utente che fa parte di una “azienda” può creare una sottomissione.
Per creare una sottomissione, vai alla scheda Sottomissioni e seleziona “+ Nuova sottomissione” oppure clicca su “Crea una sottomissione”.
Aggiungi un “Nome” alla sottomissione, scegli il “Tipo”, cerca il nome o il numero della sezione di specifica pertinente e inserisci la “Descrizione” della sottomissione.
Di questi campi, solo il “Nome” è obbligatorio per creare la bozza.
Gli utenti possono comunque aggiungere o modificare il Nome, la Sezione, il Tipo e i Dettagli in una sottomissione in bozza.
La Sezione e il Tipo della sottomissione sono obbligatori prima di passare alla fase successiva.
Richiesta o Eliminazione in blocco delle sottomissioni in bozza
Se le sottomissioni sono nello stato “Bozza” (in attesa di invio), puoi utilizzare le caselle di selezione per selezionarne quante desideri ed eseguire un’azione in blocco.
Una volta selezionate le sottomissioni, usa il menu a tendina “Azioni” per scegliere “Richiedi invio” oppure “Elimina” per tutte le sottomissioni selezionate.
Nota: Se tutte le sottomissioni selezionate non sono nello stato “Bozza”, le opzioni “Richiedi invio” ed “Elimina” saranno disattivate (grigie).
Inviare per approvazione
Una volta che la sottomissione è stata creata ed è nello stato di Bozza, puoi accelerare il processo inviandola direttamente per l’approvazione.
Questo permette di saltare le fasi “Richiesta” e “In attesa di revisione”.
Per farlo, clicca sul pulsante blu a tendina “Aggiungi sottomissione” e allega un file esistente del progetto oppure carica un nuovo file dal tuo computer.
Una volta che hai allegato o caricato un file, devi cliccare sul pulsante blu a tendina “Invia” e selezionare “Invia per approvazione”.
Dopo aver cliccato su “Invia per approvazione”:
1. Seleziona Utente del progetto oppure Indirizzo email nella riga Assegna a
2. Scegli un Assegnatario
-
- Utente del progetto fornisce un menu a tendina nella riga dell’assegnatario, permettendoti di assegnare la sottomissione direttamente a qualcuno già presente nel progetto su Fieldwire
- Indirizzo email fornisce un campo di testo libero nella riga dell’assegnatario, permettendoti di assegnare la sottomissione a utenti esterni non ancora presenti nel progetto
3.Aggiungi revisori
- Questa opzione è disponibile se hai scelto Utente del progetto e il tuo flusso di lavoro richiede che più persone revisionino la sottomissione
4. Aggiungi CC
-
- Questa opzione è disponibile se hai scelto Indirizzo email e vuoi che altre persone esterne a Fieldwire ricevano una copia della sottomissione
- Gli indirizzi email usati di recente appariranno nel campo CC
- Il registro di chi è stato messo in CC viene salvato nel Registro attività
5. Aggiungi osservatori (facoltativo)
6. Aggiungi la data di scadenza per la risposta (campo obbligatorio per inviare la sottomissione)
7. Aggiungi un messaggio facoltativo
8. Clicca su Invia
A questo punto, la sottomissione seguirà lo stesso flusso di lavoro descritto nella sezione “Fornisci risposta (In attesa di approvazione)”.
Sottomissioni nella versione mobile
Sebbene la maggior parte delle funzionalità relative alle sottomissioni sia attualmente limitata alla versione web di Fieldwire, è comunque possibile visualizzarle su dispositivi Android e iOS.
Android
Apri la scheda “Sottomissioni” per visualizzare tutte le sottomissioni che sono state create tramite la versione web.
La maggior parte delle voci all'interno delle sottomissioni sarà oscurata, ma il link "Vedi tutta la cronologia" è cliccabile nella versione mobile.
iOS
Apri la scheda "Sottomissioni" per visualizzare tutte le sottomissioni create con la versione web.
La maggior parte delle voci all'interno delle sottomissioni non sarà cliccabile, ma il link "Mostra tutta la cronologia" è accessibile nella versione mobile.
Maggiori informazioni
- Iniziare a usare le richieste di informazioni in Fieldwire
- Abbonamenti Pro,Business e Business Plus: tutte le funzionalità e come configurarle
Sottomissioni Tutorial
Submittals