Introduzione al flusso di lavoro delle Sottomissioni in Fieldwire

Panoramica

Le Sottomissioni di Fieldwire semplificano il processo di approvazione per materiali e attrezzature che dovranno essere installati in cantiere. Le Sottomissioni sono centralizzate e accessibili a tutte le persone coinvolte nel Progetto. Per accedere a questo modulo, puoi prenotare una demo con il nostro team di vendita oppure puoi acquistare Business Plus.

Indice

• Come abilitare PM su un progetto
  • Onboarding per la gestione del progetto 
  • Tabella dei permessi per le Sottomissioni
  • Come impostare una Azienda principale
• Onboarding delle Sottomissioni
• La pagina del registro delle Sottomissioni
  • Esportazione delle Sottomissioni
  • Ricerca e filtro delle Sottomissioni
  • Importazione delle Sottomissioni
• Il flusso di lavoro delle Sottomissioni
  • Pannello Dettagli
  • Feed attività
  • Modifica dell'ultimo blocco di invio (Project Managers)
  • Osservatori
  • Download delle Sottomissioni
  • Creare una Sottomissione
    • Creare una bozza di Sottomissione da un piano
  • Richiedere l'invio
    • Numerazione delle Sottomissioni
  • Inviare per revisione
  • Inviare per approvazione
  • Fornire risposta (In attesa di approvazione)
  • Accettare e chiudere (In attesa di chiusura)
  • Richiedere una nuova presentazione (Richiesto)
  • Chiuso
• Flusso di lavoro più rapido per le Sottomissioni
  • Bozza (Creare una Sottomissioni)
  • Richiesta o eliminazione in blocco delle Sottomissioni in bozza
  • Inviare per approvazione
• Sottomissioni su dispositivi mobili
  • Android
  • iOS

Come abilitare Project Managament su un progetto

Per informazioni sulle aziende e su come abilitare Project Management su un progetto, consulta questo articolo.
 

Onboarding per la gestione del progetto

Se accedi alla scheda Sottomissioni per la prima volta, vedrai un pop-up che ti guiderà alla gestione del progetto in Fieldwire e a configurare la tua “Azienda” nel progetto. Per prima cosa, dovrai aggiungere il nome della tua azienda e cliccare sul pulsante "Avanti". Questo sarà lo stesso nome aziendale sia per le Richieste di Informazioni che per le Sottomissioni nel progetto. Tuttavia, non viene compilato automaticamente dalle informazioni della “Azienda” inserite nelle tue impostazioni del profilo.

Successivamente, ti verrà chiesto di inserire il codice della tua azienda, che aiuterà te e il tuo team a rimanere organizzati durante tutto il progetto.

Nell'esempio mostrato in questi screenshot, abbiamo utilizzato il nome aziendale, ABC, così come il codice aziendale, ABC.

Tabella dei permessi per le Sottomissioni

Elementi chiave da notare:

• Tutti i permessi presumono che l'utente appartenga alla stessa azienda dell'assegnatario corrente, salvo diversa indicazione.
• L’“*Azienda mittente” è l’azienda che richiede la sottomissione, la riceve in stato di revisione in sospeso e compie l’azione “Invia per approvazione”.
• Gli amministratori possono creare nuove sottomissioni anche se non appartengono ad alcuna azienda (né manager né collaboratore), e poi assegnarsi a un’azienda al momento dell’assegnazione di una sottomissione (e saranno automaticamente nominati manager).
• Quando una Azienda principale è impostata nel progetto, gli utenti delle aziende non principale non possono Rispondere per conto, anche se sono loro a inviare la sottomissione all'utente dell'azienda principale
• Permessi dell'azienda principale (si applicano solo quando è impostata una azienda principale):
  • Una volta che una sottomissione esce dallo stato Bozza, tutti gli utenti dell'azienda principale possono visualizzarla durante tutto il flusso di lavoro, anche quando l'assegnatario corrente è esterno all'azienda principale o non è stato aggiunto come Osservatore.
• Quando sul progetto non è impostata alcuna Azienda principale, l’azienda che ha creato la richiesta di approvazione (incluse le aziende collaboratrici) mantiene la possibilità di annullare una richiesta di approvazione in qualsiasi stato diverso da Bozza. Ciò significa che un collaboratore indicato come follower o osservatore può annullare una richiesta di approvazione anche senza esserne l’assegnatario corrente, purché appartenga all’azienda che ha creato la richiesta.

Come impostare una azienda principale

Per assicurarti che tutte le Richieste di informazioni e le Sottomissioni passino attraverso la tua "azienda" in Fieldwire, ora puoi impostare una Azienda principale. Per iniziare, vai alla scheda Persone del progetto e clicca su "Imposta Azienda principale" per l'azienda che vuoi considerare come "principale".

Dopo aver cliccato su "Imposta Azienda principale", apparirà un pop-up che indica cosa possono fare gli utenti dell'Azienda principale rispetto agli utenti delle "Altre aziende" non designate come principali. Ad esempio, gli utenti dell'Azienda principale possono inviare submittals a o richiedere sottomissioni da qualsiasi azienda, mentre gli utenti delle "Altre aziende" possono inviare sottomissioni solo all'Azienda principale.

Una volta deciso di impostare un'Azienda principale, devi cliccare sul pulsante blu "Imposta Azienda principale". Dopo aver cliccato il pulsante blu, vedrai l'Azienda principale indicata con un'icona a forma di corona e la dicitura "Azienda principale" accanto.

Una volta impostata un'Azienda principale nel progetto, tutti gli utenti dell'Azienda principale possono visualizzare ogni sottomissione non in stato Bozza nel progetto, indipendentemente da chi sia l'assegnatario corrente o se siano stati aggiunti come Osservatori.

Questo offre agli utenti dell'Azienda principale una visibilità anticipata e più coerente sull'attività delle sottomissioni mentre queste avanzano nel flusso di lavoro, inclusi gli stati In attesa di revisione, In attesa di approvazione, In attesa di chiusura e Chiuso.

Nota: Le sottomissioi in bozza rimangono invariate. Le sottomissioni in bozza sono ancora visibili solo all’azienda del creatore, all’azienda dell’assegnatario e a eventuali Osservatori.

Questo comportamento di visibilità è coerente sia sul web che su mobile.

Se scegli erroneamente l'Azienda principale sbagliata, qualsiasi amministratore del progetto può modificarla eseguendo le seguenti operazioni:

1. Clicca sui tre puntini (⋮) accanto all'icona per invitare utenti
2. Seleziona Rimuovi Azienda principale

La pagina del registro delle Sottomissioni

Qualsiasi persona associata a un'Azienda, sia come Manager che come Collaboratore, può accedere alla scheda ‘Sottomissioni’ - qui può accedere a ogni sottomissione del progetto, indipendentemente dallo ‘Stato’.

Le intestazioni in questa scheda forniscono una panoramica generale sulla natura, ordine, soggetto e stato delle sottomissioni nel progetto. Più specificamente, queste intestazioni sono definite di seguito: 

• #: Aggiunto quando la sottomissione passa dallo stato “Bozza” a “Richiesto”. 
  La numerazione può essere
  - per azienda, dove le sottomissioni vengono numerate in modo sequenziale in base all’azienda che le invia (utilizzando il codice dell’azienda come prefisso), 
  - oppure per specifica, dove le sottomissioni sono numerate in modo sequenziale con il numero della specifica come prefisso (in questo caso, se non è collegata alcuna specifica, il numero della sottomissione non avrà prefisso).
• Specifica: Sezione della specifica composta dal numero di sezione (formato CSI MasterFormat) e dal nome della sezione.
• Nome: Il titolo della sottomissione, inserito al momento della sua creazione.
• Stato: Lo stato attuale della sottomissione, che determina le azioni disponibili per gli utenti. 
  Gli stati possibili sono: “Bozza”, “Richiesto”, “In attesa di revisione”, “In attesa di approvazione”, “In attesa di chiusura”, “Chiuso” e “Annullato”.
• Risposta: La risposta selezionata dal Responsabile quando la singola sottomissione è nello stato "In attesa di approvazione".
• Scadenza della sottomissione: Aggiunta dall’utente che richiede la sottomissione. Indica la data entro cui il mittente deve inviare la sottomissione all’utente che l’ha richiesta.
• Sottomissione ricevuta: Data in cui la sottomissione è passata allo stato "In attesa di revisione", se non è stata inviata tramite il flusso "Invia per conto di". 
  Se la sottomissione è stata inviata tramite il flusso "Invia per conto di", deve corrispondere al valore inserito nel campo "Sottomissione ricevuta" del modulo "Invia per conto di".
• Inviata per approvazione: Data in cui la sottomissione è passata allo stato "In attesa di approvazione".
• Scadenza della risposta: Data entro cui l’approvatore deve fornire una risposta.
• Risposta ricevuta: Data in cui la sottomissione è passata allo stato "In attesa di chiusura", se non è stata gestita tramite il flusso "Rispondi per conto di". 
  Se la sottomissione è stata gestita tramite il flusso "Rispondi per conto di", deve corrispondere al valore inserito nel campo "Risposta ricevuta" del modulo "Rispondi per conto di".
• Tempo di risposta: Numero di giorni tra la data di invio per approvazione e la data di ricezione della risposta.
• Revisori: Visualizza gli utenti che sono stati aggiunti come Revisori nella presentazione, nonché se hanno aggiunto o meno la loro risposta.
• Assegnatario attuale: Attuale responsabile delle prossime azioni relative alla sottomissione.
• Numero di riferimento #: Numero di riferimento aggiunto nei "Dettagli" della sottomissione, spesso utilizzato per indicare un sistema di numerazione di terze parti se diverso dal numero della sottomissione.
• Tipo: Tipo di sottomissione indicato nei "Dettagli" della sottomissione — può essere Disegni tecnici, Campione, Dati di prodotto, Manuale O&M, Garanzia, Rapporto, Certificato, Mockup o Altro.

• Data in cantiere: Data di arrivo in cantiere indicata nei "Dettagli" della sottomissione.

   

  Se hai bisogno di aggiungere, rimuovere o riordinare le colonne secondo le tue preferenze:

1. Clicca sull’icona dell’ingranaggio (⚙) accanto alle intestazioni delle colonneSi aprirà l’elenco delle colonne disponibili per le sottomissioni
2. Seleziona (o deseleziona) la casella accanto a ciascuna intestazione
3. Clicca sull’icona di riordino e trascina la colonna nella posizione desiderata per visualizzarla nella tabella

Puoi ripristinare le colonne e l'ordine predefiniti selezionando Ripristina predefiniti:

Nota: Le modifiche alle colonne visibili (e al loro ordine) nella vista tabella persisteranno tra i tuoi progetti, tuttavia sono specifiche per utente, e se apporti modifiche alle colonne visibili o al loro ordine, queste non saranno riflesse quando un altro utente accede agli stessi progetti.

Inoltre, noterai i vari stati in alto dove potrai facilmente vedere quante submittals ci sono nel progetto per ogni stato.

Esportazione delle Sottomissioni

Se desideri creare un riepilogo delle sottomissioni del tuo progetto, puoi farlo cliccando sul pulsante Genera report. 

Avrai quindi l'opzione di esportare i dati come report CSV o report PDF.

Al momento dell'esportazione, il tuo report PDF includerà un Riepilogo di tutte le sottomissioni del progetto, mostrando quante ce ne sono in ogni stato. Inoltre, vedrai una tabella di tutte le sottomissioni del progetto a meno che non siano applicati dei filtri, che saranno anch'essi indicati nel report. 

Le colonne della tabella saranno basate sulle colonne che hai selezionato nell'app Web nella vista tabella delle sottomissioni. Quindi, se hai una selezione e un ordine personalizzati delle colonne nella vista sottomissini sull'app Web, questo sarà riflesso anche nel report PDF.

Il tuo report CSV includerà tutte le informazioni delle sottomissioni del tuo progetto anche se ci sono colonne vuote e apparirà così:

Nel report CSV potrai vedere diversi dettagli chiave della sottomissione, inclusi Specifica, Numero sottomissione, Revisione, Stato e Assegnatario, solo per citarne alcune colonne. 

Per esportare in blocco le tue sottomissioni, segui questi passaggi:

1. Seleziona la casella accanto a ogni sottomissione che vuoi esportare
2. Clicca sul menu a tendina Azioni
3. Seleziona Esporta sottomissioni
4. Nell'email ricevuta, clicca sul pulsante Scarica sottomissioni
   • Questo scaricherà una cartella zip sul tuo dispositivo
5. Estrai il file

I PDF delle sottomissioni che ora hai dal tuo export in blocco includeranno gli allegati direttamente nei PDF esportati. In questo modo condividere la documentazione completa con gli stakeholder rilevanti è più facile e veloce.

Se desideri esportare una singola sottomissione (inclusi gli allegati PDF contenuti nell'ultimo "blocco" della sottomissione, ad esempio invio, revisione o approvazione), puoi cliccare sui 3 puntini a destra della voce della sottomissione e scegliere Scarica PDF, oppure puoi farlo dal menu a tendina "Azioni" all'interno della sottomissione stessa. Gli allegati si trovano dietro le pagine di copertina.

Nota: Se la dimensione totale del file dell'esportazione PDF (inclusi gli allegati aggiunti) supera il limite di dimensione degli allegati email di 20 MB, l'esportazione non sarà inclusa come allegato. Invece, l'email conterrà un pulsante per scaricare il PDF.

Se vuoi richiedere l'invio di una sottomissione, puoi farlo direttamente dalla pagina panoramica della sottomissione cliccando sulla casella a sinistra della sottomissione, cliccando sul menu a tendina 'Azioni', e poi cliccando su 'Richiedi invio'. Questo aprirà una finestra modale come se fossi all'interno di una singola sottomissione dove puoi selezionare l'assegnatario, gli osservatori e la data di scadenza dell'invio.

Se vuoi aggiungere, rimuovere o modificare una delle risposte delle sottomissioni che appaiono durante l'approvazione (o il rifiuto) di una sottomissione, puoi farlo cliccando sul pulsante 'Gestisci risposte'. 

Ricerca e filtro delle sottomissioni

Con una lunga lista di sottomissioni, potresti aver bisogno di un modo più semplice per trovare quelle che cerchi. Ci sono un paio di modi per farlo. Il primo è utilizzare la barra di ricerca nella scheda sottomissioni. Questa barra di ricerca è specifica per le sottomissioni e non mostrerà risultati da altre aree dell'app Fieldwire. È configurata per cercare e restituire risultati basati solo sul nome e numero della sottomissione, nessun altro campo o contenuto.

Inoltre, puoi cliccare sul pulsante Filtri per rivelare diverse opzioni, tra cui:

• Azione richiesta da me: Mostra le sottomissioni che si trovano anche nella scheda “Le mie sottomissioni”
• Osservate: Mostra le sottomissioni che l’utente connesso sta osservando
• In ritardo: Mostra le sottomissioni nello stato “In attesa di approvazione” che hanno superato la data di scadenza, utile per restare aggiornati su ogni modifica in cantiere
• Stato: La fase in cui si trova attualmente la sottomissione: Bozza, Richiesto, In attesa di revisione, In attesa di approvazione, In attesa di chiusura, Chiuso o Annullato
• Specifica: Elenca le specifiche collegate alle sottomissioni esistenti
• Tipo: Filtra in base al tipo selezionato della sottomissione: Disegni esecutivi, Campione, Dati di prodotto, Manuale O&M, Garanzia, Rapporto, Certificato, Mockup o Altro
• Azienda mittente: Filtra in base alle aziende create all’interno del progetto
• Assegnatario: Mostra le sottomissioni assegnate in quel momento
• Ultima modifica: L’ultima volta in cui il modulo è stato aggiornato

Importazione delle Sottomissioni

Se vuoi importare le tue sottomissioni nel progetto, puoi farlo direttamente nella scheda sottomissioni. Puoi caricare nuove sottomissioni che saranno in stato Bozza al momento del caricamento, oppure se hai completato una sottomissione fuori da Fieldwire ma vuoi comunque averla in Fieldwire per riferimento, puoi importare sottomissioni Chiuse.

Sottomissioni in bozza

Per importare sottomissioni in bozza, potresti voler iniziare con la scheda Specifiche. In quella scheda, hai la possibilità di estrarre informazioni sulle sottomissioni direttamente dalle tue Specifiche. Per maggiori informazioni sull'estrazione delle informazioni sulle sottomissioni, consulta questo articolo. 

Gli utenti possono importare in blocco sottomissioni da queste estrazioni di sottomissioni o utilizzando il nostro modello di importazione CSV. Il modello CSV ha 4 colonne:

1. Sezione specifica: l'utente deve inserire il numero associato al numero della sezione specifica nella scheda Specifiche. Se il numero nella cella CSV corrisponde a un numero di sezione specifica nella scheda Specifiche, i due saranno automaticamente collegati in Fieldwire. 
2. Nome: campo di testo per nominare la submittal.
3. Tipo: gli utenti possono compilare un tipo supportato in Fieldwire. Se corrispondono, il tipo sarà automaticamente compilato durante l'importazione. Di seguito è riportato un elenco dei tipi di submittal supportati:
   1. Disegni di officina
   2. Campione
   3. Dati prodotto
   4. Manuale O&M
   5. Garanzia
   6. Rapporto
   7. Certificato
   8. Mockup
   9. Altro
4. Descrizione: campo di testo per descrivere la submittal.

Per assicurare il successo dell'importazione, devi seguire il formato delle colonne elencate sopra.

Quando il tuo file CSV è pronto per l'importazione, fai quanto segue:

1. Vai alla scheda sottomissioni
2. Clicca su + Importa sottomissioni
3. Seleziona l'opzione sottomissioni in bozza 
4. Clicca su Seleziona file o trascina il tuo CSV nella casella

I file inizieranno automaticamente a essere elaborati.

sottomissioni chiuse

Per importare sottomissioni chiuse, fai quanto segue:

1. Vai alla scheda sottomissioni
2. Clicca su + Importa sottomissioni
3. Seleziona l'opzione sottomissioni chiuse
4. Clicca su Seleziona file o trascina i tuoi documenti nella casella
5. Clicca su Carica file

Qualsiasi file accettato come allegato in una singola sottomissione sarà accettato in questa finestra di caricamento. Il limite è di 100 file. Se vuoi eliminare una sottomissione caricata, clicca sull'icona del cestino accanto alla sottomissione che vuoi eliminare.

Suggerimento: Se riscontri un errore caricando più file contemporaneamente, prova a caricarli in blocchi più piccoli o uno alla volta. Alcuni utenti hanno segnalato errori quando allegano diversi PDF simultaneamente; il caricamento individuale generalmente risolve il problema.

Dopo il caricamento, verrai reindirizzato a una nuova schermata per rivedere le sottomissioni caricate. Prima puoi scegliere l'azienda mittente. Poi, le colonne Numero e File saranno compilate automaticamente. 

Nota: Si consiglia di caricare sottomissioni di una sola azienda alla volta in un singolo blocco, poiché puoi assegnare una sola azienda mittente per caricamento. Per esempio, se numeri per azienda, non puoi avere prefissi di più aziende nelle sottomissioni create da un singolo blocco di importazione. Devi dividerlo in 2 importazioni separate, uno per ciascuna azienda.

Per le altre colonne nella tabella, fai quanto segue:

• Specifiche: Clicca su ciascuna cella di questa colonna e seleziona la specifica pertinente da collegare alla sottomissione chiusa - campo facoltativo.
• Nome: Campo di testo libero: puoi inserire il nome che desideri assegnare alla sottomissione chiusa - campo obbligatorio.
• Tipo: Clicca su ciascuna cella e scegli tra i diversi tipi disponibili, come Certificato o Campione - campo facoltativo.
• Risposta: Clicca su ciascuna cella e seleziona la risposta da associare alla sottomissione chiusa, ad esempio Approvato, Approvato con note, ecc. - campo obbligatorio.
• Risposta ricevuta: Clicca su ciascuna cella e seleziona la data in cui è stata ricevuta la risposta - campo facoltativo.
• Numero di riferimento: Campo di testo libero. Inserisci il numero di riferimento che desideri associare alla sottomissione chiusa - campo facoltativo.

Dopo aver compilato tutti i campi obbligatori per ogni sottomissione, clicca sul pulsante Importa [numero] sottomissioni. Le sottomissioni chiuse saranno ora visualizzate nella scheda sottomissioni del tuo progetto.

Nota: Le sottomissioni chiuse importate saranno numerate in sequenza, basandosi sul nome del file. Nel foglio di importazione, i file sono ordinati alfanumericamente in base al nome del file, e i numeri sono assegnati in ordine crescente dall'alto verso il basso. Quindi il nome del file determina il numero assegnato a ogni sottomissioni.

Per velocizzare questo processo di inserimento dati, puoi copiare e incollare le informazioni delle sottomissioni direttamente da un foglio di calcolo. Devi solo assicurarti di avere le colonne Nome e Risposta compilate per poter importare le sottomissioni chiuse.

Il flusso di lavoro delle Sottomissioni

Pannello Dettagli

Nel pannello Dettagli, potrai collegare le tue Specifiche, aggiungere un numero di riferimento, aggiornare il "Tipo" della sottomissione, aggiungere il tempo di consegna e la data in loco, oltre ad aggiungere una Descrizione della sottomissione stessa. Puoi anche vedere eventuali Planimetrie collegate.

Per quanto riguarda la Specifica collegata nel pannello Dettagli, ci sono alcune cose da notare:

• Una sola specifica può essere collegata a una sottomissione, ma molte sottomissioni possono essere collegati a una specifica.
• Se una sottomissione non ha una Specifica collegata, qualsiasi utente con accesso alla scheda sottomissioni può aggiungerne una.
• Qualsiasi amministratore o l'utente che ha creato il collegamento sottomissione<>specifica può rimuovere o sostituire la specifica nella sottomissione.

Nota: La "Specifica" è collegata solo alle specifiche caricate nella scheda "Specifiche". 
Per modificare la "Specifica", passare il mouse sul file di specifica collegato e fare clic sull'icona a forma di ingranaggio che appare, quindi fare clic su "Rimuovi".

E' importante inoltre sapere chi può modificare i campi :

• Quando la sottomissione è in stato di "Bozza", questi campi possono essere modificati da qualsiasi utente che possa vedere la bozza.
• Quando la sottomissione è in stato "Richiesto", questi campi possono essere modificati sia dagli utenti dell'azienda creatrice della sottomissione, sia dagli utenti dell'azienda assegnataria della sottomissione. 
  Questo vale anche per le sottomissioni in stato di "In attesa di revisione", "In attesa di approvazione" e "In attesa di chiusura".
• Infine, questi campi possono essere modificati dagli utenti dell'azienda del Creatore della sottomissione quando la sottomissione è nello stato "Chiuso".

Feed attività

Durante tutto il processo del flusso di lavoro della Sottomissione, tutti gli utenti potranno tenere traccia dello stato della Sottomissione, quando le informazioni sono state richieste/inviate e chi ha richiesto/inviato tali informazioni.

Modifica dell'ultimo blocco di invio (Project Managers)

Gli utenti con il ruolo di gestore di progetto possono modificare il blocco di sottomissione dell’ultima revisione. Dopo aver apportato le modifiche, i gestore di progetto possono anche inviare via email i PDF aggiornati e i dettagli della sottomissione direttamente agli assegnatari e ai revisori.

Tutte le modifiche apportate all'ultimo blocco di invio sono automaticamente tracciate in:

• Ricevute
• Il feed attività
• Report
• Esportazioni

Osservatori

Nella scheda "Osservatori" è possibile aggiungere e rimuovere gli osservatori in ogni fase del flusso di lavoro. 
Per farlo, clicca su "+Osservatore" e digita il nome della persona che fa parte dell'azienda del progetto. 
Puoi anche rimuovere gli osservatori facendo clic sulla "x" che appare passando il mouse sul nome.

Nota: Gli osservatori appartenenti all’azienda del creatore, così come l’attuale assegnatario, non possono essere rimossi dall’elenco degli Osservatori.

Se l'utente non fa parte del progetto, è possibile invitarlo. 
Ricorda però che ti verrà addebitato un costo aggiuntivo, se il nuovo utente invitato non è già presente nel tuo account e non disponi della o delle licenze extra necessarie per coprire questo nuovo utente. 

Oltre ad aggiungere Osservatori nel feed “Attività”, potrai anche aggiungere/rimuovere Osservatori all'interno di alcune finestre pop-up di stato della sottomissione.

Download delle Sottomissioni

Le Sottomissioni in qualsiasi stato possono essere scaricate in PDF dal menu a tendina 'Azioni':

Nota: Le Sottomissioni in stato bozza includeranno valori 'In corso' nel blocco di invio.

Nota: I report PDF delle Sottomissioni ora includono copie degli allegati caricati nella sezione più recente (Invio, Revisione o Approvazione), invece di fornire solo link agli allegati.

Nota: Se un Project Manager modifica l'ultimo blocco di invio, tali aggiornamenti saranno riflessi nell'esportazione PDF e possono essere inviati direttamente agli assegnatari e ai revisori dalla Sottomissione.

Creare una Sottomissione

Qualsiasi utente che fa parte di una “Azienda” può creare una Sottomissione. Per creare una Sottomissione:

1. Vai alla scheda Sottomissioni
2. Seleziona + Nuova Sottomissione o clicca sul testo ipertestuale Crea una Sottomissione
3. Aggiungi un Nome per la Sottomissione
4. Scegli il Tipo dal menu a tendina
5. Cerca la sezione di Specificazione rilevante per nome o numero,
6. Inserisci la Descrizione della Sottomissione. 
7. Clicca su Crea bozza

Di questi, solo il Nome è un campo obbligatorio per creare inizialmente la Bozza. Puoi comunque aggiungere o modificare il Nome, la Specificazione, il Tipo e la Descrizione di una Sottomissione in stato Bozza.  
 

È possibile eliminare una Sottomissione mentre è in stato Bozza. Inoltre, i Manager dell'azienda del mittente della Sottomissione possono eliminare Sottomissione che sono nello stato Annullato.

Per eliminare una Sottomissione mentre è in stato Bozza:

1. Clicca sul menu a tendina Azioni
2. Leggi il messaggio pop-up per assicurarti che questa sia l'azione che vuoi intraprendere poiché è un azione permanente dopo la quale non potrai recuperare la Sottomissione eliminata.
3. Se vuoi procedere con l'eliminazione, clicca sul pulsante rosso Elimina 

Creare una bozza di Sottomissione da un piano

Invece di creare una bozza di Sottomissione dalla scheda Sottomissioni, puoi anche creare una Sottomissione direttamente da una Planimetria. Per farlo,

1. Clicca sull'icona a catena ipertestuale nella barra degli strumenti di annotazione
2. Scegli l'opzione Aggiungi collegamento ipertestuale Sottomissioni 
3. Aggiungi un Nome per la Sottmissione
4. Scegli il Tipo dal menu a tendina
5. Cerca la sezione di Specificazione rilevante per nome o numero
6. Inserisci la Descrizione della Sottmissione. 
7. Clicca su Crea bozza

Come detto sopra, di questi campi, solo il Nome è obbligatorio per creare inizialmente la Bozza.

Richiedere l'invio

Puoi richiedere l'invio di una submittal senza compilare alcuno dei campi nella submittal. In effetti, è meglio non aggiungere allegati se intendi richiedere l'invio, poiché quegli allegati non saranno più presenti nella submittal se richiedi l'invio. Per cambiare lo stato della submittal da Bozza a Richiesto:

1. Compila i campi opzionali rilevanti nella submittal sotto il pannello Dettagli
   • Specificazione
   • Numero di riferimento
   • Tipo
   • Tempo di consegna
   • Data in loco
   • Descrizione
2. Clicca sul pulsante blu a discesa Invia.
3. Seleziona Richiedi invio
4. Inserisci l'Assegnatario, che è obbligatorio
5. Aggiungi gli Osservatori, che è opzionale 
6. Scegli la data di Scadenza invio, che è obbligatoria
7. Inserisci un Messaggio opzionale
8. Seleziona/deseleziona la casella per abilitare (o disabilitare) i promemoria email per l'assegnatario.
9. Clicca su Richiedi

Lo stato della Submittal cambierà in Richiesto, e la Submittal sarà inviata all'Assegnatario scelto per la revisione. 

 
Una notifica email sarà inviata al nuovo Assegnatario indirizzandolo a caricare l'allegato della submittal:

Una volta che la richiesta di invio della submittal è stata fatta e la submittal è passata allo stato Richiesto, l'azienda mittente può ancora fare alcune cose sulla submittal:

• Cliccare sul menu a tendina Azioni
  • Selezionare Invia per conto
    • Questo permette ai Manager dell'azienda mittente di fornire una presentazione sulla submittal che potrebbero aver ricevuto da fuori Fieldwire
  • Selezionare Scarica PDF
  • Selezionare Email
    • Questo permette ai Manager dell'azienda mittente di inviare la Submittal via email a utenti esterni al progetto
      • I report PDF delle Submittals ora includono copie degli allegati caricati nella sezione più recente (Invio, Revisione o Approvazione), invece di fornire solo link agli allegati.
  • Scegliere di Annullare la Submittal
• Compilare i campi nel pannello Dettagli sulla destra dello schermo
• Modificare la data di Scadenza invio
  • Questo dà ai Manager dell'azienda mittente la flessibilità di cambiare la data nel caso sia stato fatto un errore nella richiesta originale o la data debba essere modificata per qualche circostanza imprevista.

Numerazione Submittal

Quando la submittal passa dallo stato Bozza a Richiesto, viene assegnato il numero della Submittal, che può essere numerato per azienda, dove le Submittals saranno numerate in sequenza in base all'azienda che fornisce la presentazione. Il codice dell'azienda mittente sarà usato come prefisso. In alternativa, puoi scegliere di numerare per specifica, dove le Submittals saranno numerate in sequenza con il numero della specifica come prefisso. In questo caso, se non è collegata nessuna specifica, il numero della submittal non avrà prefisso.

Il formato del numero della Submittal può essere gestito nelle Impostazioni del progetto:

Inviare per revisione

Dopo che l'Assegnatario riceve la Submittal, gli viene richiesto di inviare i file rilevanti per la revisione. Per farlo, l'Assegnatario dovrà caricare uno o più allegati rilevanti. Per farlo:

1. Clicca sul pulsante blu a discesa Aggiungi invio
2. Scegli tra Allega da File o + Carica nuovo file 
   • Quando alleghi file esistenti dal tuo progetto alla Submittal, puoi semplicemente cliccare nel campo di ricerca e vedrai una lista di tutti i tuoi file attualmente nel progetto. Puoi scorrere su e giù questa lista per trovare quello corretto.
3. Aggiungi note opzionali.
4. Clicca su Invia
5. Scegli un nuovo Assegnatario
6. Fornisci un Messaggio opzionale
7. Clicca su Invia nel pop-up

Una volta che la Submittal è inviata per revisione, il nuovo Assegnatario riceverà una notifica email, e la Submittal passerà allo stato In attesa di revisione. 

Invia per conto

Dopo che la Submittal è stata avanzata allo stato Richiesto, qualsiasi utente nell'azienda del creatore della submittal può inviare informazioni per conto dell'Assegnatario.

Questo permette al creatore di prendere in carico il documento e inviare per conto dell'utente a cui è stato chiesto di rispondere. In altre parole, se la richiesta di invio viene inviata via email al richiedente, e hai bisogno di scaricarla, questo permette al creatore (o a qualsiasi utente nell'azienda del creatore) di caricarla su Fieldwire affinché la Submittal possa passare alla fase successiva, In attesa di revisione. Quando la risposta alla submittal viene restituita, sarà consegnata all'utente originale a cui era stata richiesta.

Per aggiungere un ulteriore livello di trasparenza in questa parte del processo, è necessario fornire la data in cui l'invio è stato ricevuto.

Inviare per approvazione

Dopo aver completato la ‘Bozza’, sarà disponibile un pulsante blu a discesa ‘Invia’. Cliccando sul pulsante blu a discesa, vedrai due opzioni, "Richiedi invio" e "Invia per approvazione". Questo flusso di lavoro tratterà l'opzione 'Invia per approvazione'.

Per poter selezionare l'opzione Invia per approvazione, devi prima allegare un file alla Submittal. Per farlo:

1. Clicca sul pulsante blu a discesa Aggiungi invio
2. Scegli tra Allega da File o + Carica nuovo file 
   • Quando alleghi file esistenti dal tuo progetto alla Submittal, puoi semplicemente cliccare nel campo di ricerca e vedrai una lista di tutti i tuoi file attualmente nel progetto. Puoi scorrere su e giù questa lista per trovare quello corretto.
3. Aggiungi note opzionali.
4. Clicca sul pulsante blu a discesa Invia
5. Seleziona Invia per approvazione

Dopo aver selezionato ‘Invia per approvazione’, segui questi passaggi:

1. Seleziona Utente del progetto o Indirizzo email per la riga Assegna a
2. Scegli un Assegnatario 
   • Utente del progetto fornisce un menu a tendina nella riga Assegnatario che ti permette di assegnare la Submittal direttamente a qualcuno già nel progetto in Fieldwire
   • Indirizzo email fornisce un campo di testo libero nella riga Assegnatario che ti permette di assegnare la Submittal a utenti esterni non attualmente nel progetto
3. Aggiungi Revisori 
   • Questa opzione è disponibile se hai scelto Utente del progetto e il tuo flusso di lavoro richiede che più persone revisionino la Submittal
4. Aggiungi CC
   • Questa opzione è disponibile se hai scelto Indirizzo email e vuoi che altre persone al di fuori di Fieldwire ricevano una copia della Submittal. Le email usate di recente appariranno nel campo CC. 
   • 
     • Il registro di chi è stato messo in CC è catturato nel Log attività
5. Aggiungi Osservatori, non è richiesto per inviare la Submittal
6. Aggiungi la data di Scadenza risposta, questo campo è obbligatorio per inviare la Submittal
7. Aggiungi un Messaggio opzionale 
8. Clicca su Invia

Nota: Puoi usare il menu a tendina "Revisori" per assegnare qualsiasi individuo che potrebbe dover fornire risposte alla submittal oltre all'Assegnatario. Quando un utente è designato come Revisore, diventa automaticamente Osservatore sulla submittal (scompaiono dal menu a tendina "Osservatori").

Nota: C'è una casella che puoi selezionare/deselezionare per abilitare i promemoria email per l'assegnatario se assegni a un Utente del Progetto o a un Indirizzo Email. Una volta compilati questi campi, la casella accanto a "Invia all'assegnatario una copia della submittal" è una nuova funzionalità poiché il sistema inviava automaticamente una copia email all'Assegnatario. Ora hai l'opzione di non inviare un'email all'assegnatario di una Submittal.

Se scegli di assegnare la Submittal a un 'Utente del progetto', questa passerà allo stato 'In attesa di approvazione', e una notifica email sarà inviata al nuovo Assegnatario indirizzandolo ad approvare la presentazione in Fieldwire.

Se assegni la Submittal a un "Indirizzo email", l'assegnatario riceverà una copia via email della Submittal. Nell'email, gli viene fornito il nome della Submittal e le istruzioni che sono stati assegnati a questa submittal e di rispondere all'email con la loro revisione della submittal. Le risposte e gli allegati inclusi nella risposta sono automaticamente registrati nel feed attività della Submittal per il tracciamento.

Sia gli assegnatari utenti del progetto che quelli esterni via email possono rispondere direttamente alle email di assegnazione. Le loro risposte e gli allegati appariranno automaticamente nel feed attività della Submittal senza necessità di caricamento manuale.

Nota: Solo la Lead Company può assegnare Submittals a indirizzi email. 

Una volta usato un indirizzo email esterno, potrai selezionarlo di nuovo quando assegni una Submittal a un indirizzo email su tutte le altre Submittals del progetto. Questo fornisce un flusso di lavoro più rapido, una convalida integrata e previene duplicati o potenziali errori di formattazione.

Una volta usato un indirizzo email esterno, potrai selezionarlo di nuovo quando assegni una Submittal a un indirizzo email su tutte le altre Submittals del progetto. Questo fornisce un flusso di lavoro più rapido, una convalida integrata e previene duplicati o potenziali errori di formattazione.

Una volta che la submittal è stata inviata per approvazione e la submittal è passata allo stato In attesa di approvazione, l'azienda mittente può ancora fare alcune cose sulla submittal:

• Cliccare sul menu a tendina Azioni
  • Selezionare Rispondi per conto
    • Questo permette ai Manager dell'azienda mittente di fornire una risposta sulla submittal che potrebbero aver ricevuto da fuori Fieldwire
  • Selezionare Scarica PDF
  • Selezionare Email
    • Questo permette ai Manager dell'azienda mittente di inviare la Submittal via email a utenti esterni al progetto
  • Scegliere di Annullare la Submittal
  • Scegliere di Ripristinare la Submittal
    • La nuova azione “ripristina” permette ai team di ripristinare senza problemi le Submittals annullate al loro stato precedente; preservando la continuità dei dati e riducendo il lavoro manuale.
• Cliccare sul pulsante Riassegna
  • Aggiornare l'Assegnatario della submittal
    • I Manager dell'azienda mittente possono riassegnare submittals, riducendo inefficienze quando l'assegnatario originale non è disponibile.
  • Aggiungere Revisori
• Modificare la data di Scadenza risposta
  • Questo dà ai Manager dell'azienda mittente la flessibilità di cambiare la data nel caso sia stato fatto un errore nella presentazione originale o la data debba essere modificata per qualche circostanza imprevista.

Fornire risposta (In attesa di approvazione)

Se non sono stati designati Revisori, quando la Submittal passa in ‘In attesa di approvazione’, l'Assegnatario (o individuo associato all'azienda dell'Assegnatario) dovrà rispondere alla Submittal. Per fornire una risposta alla Submittal, l'assegnatario dovrà scegliere una risposta dal menu a tendina Risposta:

Ecco come appare la finestra modale se sono stati scelti anche Revisori:

Oltre al menu a tendina della risposta, l'Assegnatario, individui associati all'azienda dell'Assegnatario o Revisori dovranno Approvare o Rifiutare la revisione. Per farlo, dovrai cliccare sul menu a tendina blu "Aggiungi revisione". Cliccando su quel menu a tendina, vedrai tre opzioni: "Revisiona in Fieldwire", "Allega da File" e "+ Carica nuovo file". 

Se sei un Manager nell'azienda dell'approvatore (Assegnatario corrente), puoi riassegnare le submittals cliccando sul pulsante Riassegna. Questo riduce inefficienze quando l'assegnatario originale non è disponibile.

Se selezioni "Revisiona in Fieldwire", l'Assegnatario, individuo associato all'azienda dell'Assegnatario o Revisore potrà revisionare gli allegati di quella submittal. Durante il processo di revisione, potranno aggiungere markup, scaricare l'allegato, ecc. Una volta terminato, dovranno cliccare su "Salva e allega".
 
L'assegnatario o il revisore può quindi opzionalmente includere ‘Note’, ma deve includere un allegato, per ‘Inviare’ la Submittal indietro all'utente che l'ha inviata a loro o a un altro utente della loro azienda.

Se sono stati aggiunti anche Revisori, ma non hanno ancora fornito le loro risposte, l'Assegnatario vedrà questo avviso prima di inviare la loro risposta:

Indipendentemente dalla ‘Risposta’ selezionata, la Submittal passerà a ‘In attesa di chiusura’.
Una notifica email viene inviata all'Assegnatario dopo il cambio di stato.

Se il Revisore si accorge di dover aggiornare la sua Revisione, Risposta o Note, può farlo finché la Submittal è ancora nello stato "In attesa di approvazione". Per aggiornare questi campi, il Revisore dovrà:

1. Cliccare sul menu kebab (⋮)
2. Cliccare su Modifica risposta
   • Facendo ciò, il Revisore potrà modificare il testo nella sezione Risposte aggiuntive
3. Cliccare sul pulsante blu Salva

Quando una Lead company è impostata nel progetto, gli utenti della Lead company possono scegliere di Rispondere per conto dell'Assegnatario. Dopo aver cliccato sull'opzione Rispondi per conto, dovrai

1. Aggiungere la Revisione
2. Fornire una Risposta
3. Aggiornare la data per la Risposta ricevuta
4. Fornire eventuali Note aggiuntive (opzionale)

Nota: Gli utenti che non appartengono alla Lead company non vedranno questa opzione per Rispondere per conto anche se sono loro a inviare la Submittal all'utente della Lead company.

Rispondere tramite risposta email

Gli assegnatari, inclusi sia gli utenti del progetto che i destinatari email esterni, possono rispondere direttamente alle email di assegnazione. La loro risposta e gli eventuali file allegati saranno automaticamente registrati nel feed attività della Submittal.

Quando una submittal viene rifiutata durante lo stato In attesa di revisione, il motivo del rifiuto e gli eventuali file allegati sono ora visualizzati direttamente nel corpo della submittal. Questo aiuta i team a capire rapidamente perché l'invio è stato rifiutato e cosa deve essere risolto prima di inviare nuovamente.

Quando un revisore rifiuta una presentazione:

• Il motivo del rifiuto appare nel corpo della submittal.

• Eventuali allegati inclusi con il rifiuto sono mostrati accanto al motivo.

Questo fornisce all'azienda mittente un contesto chiaro per risolvere i problemi e inviare nuovamente più rapidamente.

Accetta e chiudi (In attesa di chiusura)

Dopo che la Submittal passa a ‘In attesa di chiusura’, l'Assegnatario dovrà ‘Chiudere’ la Submittal, che la renderà non modificabile. Dopo aver selezionato ‘Chiudi’, l'Assegnatario ha l'opzione di inviare un messaggio email opzionale al creatore originale, ai Revisori e a eventuali Osservatori aggiuntivi che vogliono includere nella “Lista di distribuzione”:

Tutti gli utenti che hanno accesso alla submittal vedranno tutte le risposte pubblicate. L'Assegnatario e i Revisori potranno scaricare una copia PDF o inviare la submittal via email.

Una notifica email viene inviata all'Assegnatario e a eventuali Revisori dopo il cambio di stato. 

Richiedere una nuova presentazione (Richiesto)

Tuttavia, se l'Assegnatario non vuole chiudere la Submittal, ma desidera che vengano apportate modifiche, può scegliere di “Creare revisione”.

Dopo aver cliccato su “Crea revisione”, l'Assegnatario vedrà un pop-up che gli chiede di compilare i campi “Assegnatario”, “Osservatori” e “Scadenza invio”.

Creando questa revisione, la Submittal tornerà allo stato “Richiesto”, e questo sarà riflesso nel feed attività.

Chiuso

Dopo che la Submittal è chiusa, una notifica email sarà inviata al mittente per visualizzare la risposta e scaricare l'allegato. Non è necessaria alcuna azione ulteriore, ma puoi scegliere di riaprire la Submittal chiusa se necessario.

Ripristina

Se un utente commette un errore o per qualche motivo una submittal non dovrebbe più essere annullata ed è ancora necessaria per il progetto, questo dà loro la flessibilità di spostarla fuori dallo stato annullato. Dopo aver annullato una submittal, puoi cliccare su azioni e dovresti vedere l'opzione per ripristinare una submittal annullata. 

Eliminare Submittals annullate

I Manager dell’azienda mittente della Submittal possono eliminare Submittals che sono nello stato "Annullato". Questo è utile se una Submittal è stata creata per errore e spostata fuori dallo stato Bozza ma non dovrebbe rimanere nel progetto.

Nota: Le Submittals annullate eliminate sono rimosse permanentemente. Non appaiono nella scheda Cestino e non possono essere recuperate.

Flusso di lavoro più rapido per le Submittals

Bozza (Creare una Submittal)

Qualsiasi utente che fa parte di una “Azienda” può creare una Submittal. Per crearla, vai alla scheda Submittals e seleziona “+ Nuova submittal” o clicca su “Crea una submittal”: 

 

Aggiungi un “Nome” per la Submittal, scegli il “Tipo”, cerca la sezione di “Specificazione” rilevante per nome o numero e inserisci la ‘Descrizione’ della Submittal. Di questi, solo il “Nome” è obbligatorio per creare la Bozza. Gli utenti possono ancora aggiungere o modificare “Nome”, “Sezione”, “Tipo” e “Dettagli” in una Submittal in Bozza. La ‘Sezione’ e il ‘Tipo’ della Submittal sono obbligatori prima di passare alla fase successiva. 

Richiesta o eliminazione in blocco delle Submittals in bozza

Se le submittals sono nello stato "Bozza"/ancora in attesa di invio, puoi usare le caselle di controllo per selezionare quante vuoi per facilitare un'azione in blocco. Una volta selezionate le submittals, usa il menu a tendina "Azioni" per scegliere "Richiedi invio" o "Elimina" per tutte le submittals selezionate.

Nota: Se tutte le Submittals selezionate non sono in stato "Bozza", le opzioni "Richiedi invio" e "Elimina" saranno disattivate. 

Inviare per approvazione

Una volta che la Submittal è stata creata ed è in stato Bozza, puoi velocizzare il processo inviandola per approvazione. Questo salta i passaggi "Richiesto" e "In attesa di revisione". Per farlo, devi cliccare sul pulsante blu a discesa "Aggiungi invio" e allegare un file esistente nel progetto o caricare un nuovo file dal tuo computer. 

Una volta allegato o caricato un file, devi cliccare sul pulsante blu a discesa "Invia" e selezionare "Invia per approvazione".

Dopo aver cliccato su "Invia per approvazione",

1. Seleziona Utente del progetto o Indirizzo email per la riga Assegna a
2. Scegli un Assegnatario 
   • Utente del progetto fornisce un menu a tendina nella riga Assegnatario che ti permette di assegnare la Submittal direttamente a qualcuno già nel progetto in Fieldwire
   • Indirizzo email fornisce un campo di testo libero nella riga Assegnatario che ti permette di assegnare la Submittal a utenti esterni non attualmente nel progetto
3. Aggiungi Revisori 
   • Questa opzione è disponibile se hai scelto Utente del progetto e il tuo flusso di lavoro richiede che più persone revisionino la Submittal
4. Aggiungi CC
   • Questa opzione è disponibile se hai scelto Indirizzo email e vuoi che altre persone al di fuori di Fieldwire ricevano una copia della Submittal. Le email usate di recente appariranno nel campo CC. 
     • Il registro di chi è stato messo in CC è catturato nel Log attività
5. Aggiungi Osservatori, non è richiesto per inviare la Submittal
6. Aggiungi la data di Scadenza risposta, questo campo è obbligatorio per inviare la Submittal
7. Aggiungi un Messaggio opzionale 
8. Clicca su Invia

A questo punto, la Submittal seguirà lo stesso flusso di lavoro della sezione "Fornire risposta (In attesa di approvazione)" sopra. 

Submittals su dispositivi mobili

Le Submittals possono essere visualizzate su dispositivi Android e iOS. Su Android, gli utenti possono anche collegare Submittals esistenti direttamente ai Piani dal loro dispositivo mobile.

Per maggiori informazioni sulla visualizzazione delle Submittals su mobile e sul collegamento di Submittals esistenti ai Piani su Android, consulta Submittals su mobile (Android & iOS).

Ulteriori informazioni

• Iniziare con le RFI in Fieldwire
• Abbonamenti Pro e Business: le funzionalità disponibili e come configurarle

Tutorial sulle Submittals

Submittals