Rapporten sorteren en filteren

Overzicht en achtergrond 

In het tabblad Taken kunt u rapporten genereren als u een premiumabonnement hebt. U kunt voor veel functies rapporten uitvoeren, zoals opleverlijsten, inspecties, etc. Rapporten kunnen gebruikt worden om projectinformatie te delen met uw klanten, eigenaars of personen die niet in uw Fieldwire-projecten aanwezig zijn. 

Met de opties 'Opnemen', 'Sorteren op', en 'Filteren op' kunt u bepalen welke informatie u wilt opnemen in uw rapport. Het is belangrijk om te begrijpen hoe u de opties voor sorteren en filteren kunt gebruiken, omdat deze bepalen welke informatie er in het rapport beschikbaar zal zijn. 

Inhoudsopgave

• Typen rapporten
  • Pdf-samenvatting
  • Uitgebreid pdf-rapport
  • CSV
• 'Opnemen'-opties
• 'Sorteren op'-opties
• 'Taakfilter'-opties
• 'Ontvanger'-opties
• Waarom ontbreekt er informatie in mijn rapport?
• Voorbeelden van gevallen waarin data door filters worden 'overschreven'
• Hoe zorg ik dat informatie in mijn rapport verschijnt?
• Wat betekent de pop-up 'Rapport genereren mislukt'?
• 'Rapporten inplannen'-opties

Typen rapporten

Fieldwire biedt drie typen rapporten die u kunt gebruiken; elk type rapport presenteert de taakinformatie op een andere manier. Bekijk deze artikelen, die uitleggen wat elk type rapport inhoudt: 

• Inleiding tot taakrapporten in Fieldwire

Pdf-samenvatting:

Uitgebreid pdf-rapport:

CSV:

Klik op de onderstaande links om voorbeelden van elk type rapport te bekijken en/of te downloaden.

1. Pdf-samenvatting
2. Uitgebreid pdf-rapport
3. CSV
4. Accountrapporten - Dit zijn CSV-rapporten die kunnen bestaan uit taken van meerdere projecten in uw account. (Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over deze rapporten en hoe u ze kunt genereren: Vragen en antwoorden: Kan ik een rapport genereren met daarin taken van meerdere projecten?)

Let er bij het genereren van uitgebreide rapporten op dat er beperkingen gelden voor het aantal taken, foto's en gerelateerde formulieren dat deze rapporten kunnen bevatten. Als uw rapport deze limieten overschrijdt, verschijnt het bericht 'Rapportlimiet overschreden'. Ook ontvangt u, als u het rapport per e-mail probeert te versturen, hetzelfde 'Rapportlimiet overschreden'-bericht in uw mailbox. Zoals in het bericht wordt aangegeven, moet u het rapport verkleinen om het succesvol te kunnen genereren. Dit doet u door het op te splitsen in meerdere delen met behulp van het filter voor rapporttaken.

'Opnemen'-opties

Elk van de typen rapporten biedt een optie voor het 'Opnemen' van bepaalde stukken inhoud. De beschikbare opties voor wat u kunt opnemen, zijn afhankelijk van het gekozen type rapport. Dit gedeelte beschrijft de beschikbare opties voor 'Opnemen': 

'Sorteren op'-opties

Met Fieldwire-rapporten kunt u de taken waarover u rapporteert op drie verschillende attributen sorteren en groeperen in de ‘Sorteren op’-rubriek van de pop-up Rapporten. Het eerste attribuut dat u kiest, wordt gebruikt voor de primaire groepen waarin uw taken in het rapport worden gesorteerd. Het tweede attribuut wordt gebruikt om de taken in het rapport verder te sorteren binnen de groepering van het eerste attribuut, en het derde attribuut groepeert gelijksoortige taken binnen de groeperingen die zijn bepaald door uw eerste twee attributen.

Als bijvoorbeeld wordt gesorteerd op 'einddatum', 'categorie' en 'prioriteit', in die volgorde, wordt een rapport gegenereerd waarin de taken zijn geordend met de meest recente einddatum als eerste, waarbij taken met dezelfde einddatum vervolgens worden geordend in groepen van gelijksoortige categorieën. Binnen elke dagrubriek en categorie-subrubriek worden de taken gegroepeerd op volgorde van prioriteit, met P1 als eerste, P2 als tweede en P3 als derde.

Als een rapport daarentegen wordt gesorteerd op bijvoorbeeld 'prioriteit', 'categorie', en 'einddatum', in die volgorde, wordt een rapport gegenereerd waarin de taken zijn geordend met de hoogste prioriteit als eerste, waarbij taken met dezelfde prioriteit vervolgens worden geordend in groepen van gelijksoortige categorieën. Binnen elke prioriteitsrubriek en categorie-subrubriek worden de taken gegroepeerd op volgorde van einddatum, met de meest recente einddatum als eerste. 

Zorg dat u en uw teamleden zorgvuldig zijn bij het invullen van deze taakattributen, zodat u deze kunt gebruiken om aan het eind van de dag precies het gewenste rapport te genereren.

Er zijn drie 'Sorteren op'-rubrieken voor alle rapporten.

De 3 'Sorteren op'-opties

Standaard zijn dat Categorie, Verantwoordelijke en Prioriteit, maar voor alle rapporten zijn er in totaal 8 sorteeropties binnen elke 'Sorteren op'-rubriek.

Alle 8 sorteeropties

Probleemoplossingstip: Als u 'Taak #' selecteert in de eerste 'Sorteren op'-rubriek, verschijnen de andere 'Sorteren op'-opties niet. Dit komt omdat elke 'Sorteren op'-optie afhankelijk is van de voorgaande 'Sorteren op'-optie, en 'Taak #' overschrijft alle sorteeropties. 

Met locaties - als u geneste locaties zoals deze hebt ingesteld voor uw project:

Gebouw 1 (A1) Verdieping 1 (A2) Receptie (A3)

Gebouw 2 (B1) Verdieping 1 (B2) Receptie (B3)

Gebouw 3 (C1) Verdieping 1 (C2) Receptie (C3)

En 5 taken met 5 locaties:
Taak 1 - Receptie (C3)
Taak 2 - Verdieping 1 (B2)
Taak 3 - Gebouw 3 (C1)
Taak 4 - Verdieping 1 (A2)
Taak 5 - Receptie (B3)

De taakvolgorde in het rapport zou er dan zo uitzien: 
Taak 4 - Gebouw 1 (A1) Verdieping 1 (A2)
Taak 2 - Gebouw 2 (B1) Verdieping 1 (B2)
Taak 5 - Gebouw 2 (B1) Verdieping 1 (B2) Receptie (B3)
Taak 3 - Gebouw 3 (C1)
Taak 1 - Gebouw 3 (C1) Verdieping 1 (C2) Receptie (C3)

'Taakfilter'-opties

U kunt ervoor kiezen om specifieke taken te tonen en andere weg te laten. De zes taakfilters die Fieldwire u ter beschikking stelt om mee te filteren:

1. Filteren op Taakstatus
2. Filteren op Categorieën
3. Filteren op Verantwoordelijke
4. Filteren op taken die gekoppeld zijn aan bepaalde tekeningen
5. Filteren op een of meer specifieke geneste locaties
   -Als de 'Neem alle geselecteerde niveaus op'-optie is geselecteerd, neemt het rapportverzoek alle taken op die zijn gekoppeld aan de locaties in de niveaus onder die selectie.
   - Als 'Neem alle geselecteerde niveaus op' niet is geselecteerd, wordt alleen de locatie zelf geselecteerd, wat betekent dat alle taken die aan de geselecteerde locatie zijn gekoppeld in uw verzoek worden opgenomen. U kunt ervoor kiezen om een of meer aparte locatieniveaus te selecteren voor het ophalen van een relevanter rapport. 
   - Locaties worden geordend binnen de context van geneste locaties die in het rapport zijn opgenomen, in tegenstelling tot het groeperen van locaties op vergelijkbare namens.
6. Filteren op bepaalde labels. 

Probleemoplossingstip: Controleer, wanneer u een bepaald filter hebt geselecteerd, of er ook informatie aanwezig is voor de filteroptie die u heeft gekozen. Met andere woorden, na het selecteren van de filters wordt er automatisch alleen gezocht op de geselecteerde criteria. Als er geen gegevens zijn die onder de geselecteerde filters vallen, zal het rapport leeg zijn.

Voorbeeld: Ik selecteer Verantwoordelijke  Bob, Categorieën Elektrische installaties, Status 'P1' en 'P2'. Als Bob taken heeft voor Elektrische installaties, maar alleen met de status ‘P3’, 'Voltooid' of 'Geverifieerd', dan worden geen gegevens getoond omdat alleen 'P1'- en 'P2'-taken waren geselecteerd.

'Tijdfilter'-opties

U kunt rapportopties selecteren op basis van tijdgerelateerde filters.

Tijdfilters

Tip: Voor tijdfilters kunt u een aangepast datumbereik invoeren, maar ook kiezen voor altijd, dagen, weken of maanden. 

Standaard tijdfilteropties

Tip: Rapporten zijn handig om snel een lijst van opleverpunten of voltooide taken samen te stellen. U kunt zien hoe taken in de afgelopen dagen zijn gewijzigd, en het rapport kan dienen voor het registreren van gemaakte kosten en gewerkte uren. Voor een dagelijks voortgangsrapport kunt u bijvoorbeeld filteren op taken die de vorige dag zijn bijgewerkt. Of filter in plaats daarvan op taken die de afgelopen week zijn bijgewerkt.

'Ontvanger'-opties

U kunt specifieke ontvangers voor het rapport selecteren door hun e-mailadres in te voeren. 

Waar u (een) e-mailadres(sen) invoert

Tip: Ontvangers kunnen zowel Fieldwire-gebruikers als externe partijen zijn. Iemand hoeft Fieldwire niet te gebruiken om een in Fieldwire gegenereerd rapport te ontvangen.

Waarom ontbreekt er informatie in mijn rapport?

• Er zijn te veel filters gebruikt, of een combinatie van filters die geen resultaat geeft

Voorbeelden van gevallen waarin data door filters worden 'overschreven'

Voorbeeld 1:  U selecteert Verantwoordelijke  Bob, Categorieën Elektrische installaties, Status 'P1' en 'P2'.

Als Bob taken heeft voor Elektrische installaties, maar alleen met de status P3, 'Voltooid' of 'Geverifieerd', dan worden geen gegevens getoond omdat alleen 'P1'- en 'P2'-taken waren geselecteerd.

Voorbeeld 2: Als u 'Taak #' selecteert in de eerste 'Sorteren op'-rubriek, verschijnen de andere 'Sorteren op'-opties niet. Dit komt omdat elke 'Sorteren op'-optie afhankelijk is van de voorgaande 'Sorteren op'-optie, en 'Taak #' overschrijft alle sorteeropties. 

Oplossing: Zorg dat de gekozen filters overeenkomen met de gegevens in het rapport. Met andere woorden, als u 1 Verantwoordelijke met 1 Categorie selecteert, controleer dan of die Verantwoordelijke taken heeft in de betreffende categorie. 

Hoe zorg ik dat informatie in mijn rapport verschijnt?

Als u een rapport genereert waarin gegevens ontbreken of dat compleet leeg is, dan kan het helpen om bepaalde filters te verwijderen en het rapport nogmaals te versturen om te zien of dat het probleem oplost.

Aanpassingen van filterinstellingen:

• Verwijderen of toevoegen van (een) Verantwoordelijke(n)
• Verhogen of verlagen van het aantal Categorieën
• Toevoegen of verwijderen van hashtagfilters
• Toevoegen of verwijderen van Taakstatusfilters 
• Opnemen van alle locaties

Bijvoorbeeld: ik behield één Verantwoordelijke, verwijderde van de ‘Taakfilters’ voor hashtags en locatie en verhoogde het aantal Categorieën en Statussen. 

Het rapport genereerde uiteindelijk gegevens en nam de bedoelde resultaten op.

Tip: U kunt altijd filters toevoegen als de gegenereerde rapporten te groot zijn. Het is aan te bevelen om meer algemeen te beginnen en vervolgens relevante filters toe te voegen.

Wat betekent de pop-up 'Rapport genereren mislukt'? 

Als u probeert een rapport te e-mailen of te downloaden en u het bericht 'Rapport genereren mislukt' krijgt, betekent dit dat het rapport te vaak is gegenereerd binnen het tijdsbestek van een uur:

De limiet is 10 rapporten, per rapportsjabloon, per uur.

Het uur begint af te tellen zodra het eerste rapport gegenereerd is. 

Er kunnen een paar verschillende redenen zijn waarom u dit bericht ontvangt. Deze tabel geeft informatie over enkele veelvoorkomende redenen waarom u dit bericht krijgt:

Reden:	Oplossing:	Wat doen:
Een rapportsjabloon is binnen een uur meer dan tien keer achter elkaar gegenereerd; bij elk rapport zijn nieuwe filters toegepast.	Kloon het rapportsjabloon en wijzig de filters voor het gekloonde rapport.
Meerdere gebruikers genereren hetzelfde rapportsjabloon op hetzelfde moment.	Voeg meer e-mailadressen toe in de rubriek Ontvangers.

Normaal gesproken zou u deze limiet niet moeten bereiken. Bedenk goed waarover u precies wilt rapporteren en denk eraan het veld 'Ontvangers' te gebruiken om het rapport naar de juiste stakeholders te sturen. 

'Rapporten inplannen'-opties

U kunt kiezen wanneer de rapporten verstuurd moeten worden en zelfs inplannen dat een rapport wekelijks of maandelijks automatisch wordt verstuurd.

Het rapport wordt dan om 5 uur 's ochtends verstuurd, op basis van de gespecificeerde tijdzone van het project. In het drop-downmenu voor Rapport inplannen kunt u kiezen voor wekelijks of maandelijks en kunt u de dag (wekelijks) of datum (maandelijks) opgeven.

Stap 1: Selecteer 'Wekelijks' of 'Maandelijks'

Stap 2: Kies een specifieke dag 

Opmerking: Na archiveren van het project blijven er automatisch wekelijkse/maandelijkse rapporten verstuurd worden. U kunt het rapport verwijderen of het automatisch verzenden uitschakelen. 

Ga voor verwijderen naar Taken Rapporten genereren en klik op het prullenbakpictogram helemaal rechts van het rapport dat u wilt verwijderen. 

Voor het uitschakelen van automatisch verzenden gaat u naar Taken Rapporten genereren en selecteert u het rapport dat u wilt bewerken. Verander de instelling Wekelijks/Maandelijks naar Nu delen en klik op de X rechtsboven om het rapport te sluiten en op te slaan. 

Meer informatie

• Hoe genereer ik rapporten in Fieldwire?
• Praktische gids: Taken configureren voor geweldige rapporten