Översikt
I varje byggprojekt sker det förändringar som påverkar den ursprungliga omfattningen, kostnaden och tidsplanen. För att följa dessa förändringar använder sig entreprenörerna av ÄTA som beskriver vad som har ändrats och hur det påverkar kostnaderna och tidsplanen. Det kan finnas allt från tiotals till tusentals ÄTA i ett projekt, och det är avgörande för entreprenörens ekonomiska situation och rapportering att se till att de hanterar dem på rätt sätt.
Modulen ÄTA är det senaste tillskottet i Fieldwires uppsättning av projektadministrationsverktyg. Den integreras med andra Fieldwire-funktioner och ser till att du kan ha en enda informationskälla för överenskomna ändringar av omfattningen, snabbare datainsamling från relevanta/berörda parter, snabbare godkännandeprocess osv.
För att skaffa den här funktionen på ditt konto kan du boka en demo med vårt säljteam, eller så kan du köpa den med Business Plus. Om du redan har Business Plus kommer ÄTA automatiskt att läggas till i ditt konto.
Obs! ÄTA är för närvarande endast tillgängliga i webbversionen av Fieldwire.
Innehållsförteckning
- Aktivera projektadministration i ett projekt
-
Arbetsflödet för ÄTA
- Fliken ÄTA
- Skapa en ÄTA
- Begära en kostnad
- Skicka in för godkännande
- Skicka avslag
- Skapa revidering
- Skicka godkännande
Aktivera projektadministration i ett projekt
Läs denna artikel för information om företag och hur du aktiverar projektadministration i ett projekt: Aktivera projektadministration och hantera företag i ett projekt.
Användarbehörighet för ÄTA
|
Chef |
Medarbetare |
|
|
Introduktion till projektadministration
Om du väljer fliken ÄTA (eller någon annan flik för projekthantering) för första gången ser du ett popup-fönster som hjälper dig att komma igång med projekthanteringen i Fieldwire och konfigurera ditt "företag" på projektet. Först måste du lägga till ditt företagsnamn och klicka på knappen "Nästa". Det är samma företagsnamn för alla projektadministrationsmoduler i projektet. Den fylls dock inte automatiskt från den "företagsinformation" som du anger i profilinställningarna. (Mer information om profilinställningar finns i den här artikeln: Frågor och svar: Hur uppdaterar jag min e-postadress och annan profilinformation?)
Därefter blir du ombedd att ange din företagskod, så att det blir lättare för dig och ditt team att hålla ordning på allt under hela projektet.
Det var det hela! I exemplet som visas i dessa skärmdumpar använde vi företagsnamnet ABC samt företagskoden ABC.
Skapa ett överordnat företag
För att se till att alla Fråga/Svar, ärenderapporter och ÄTA går via ditt "företag" i Fieldwire kan du nu ange ett överordnat företag. För att komma igång måste du först välja fliken Projektanvändare och sedan klicka på "Ange överordnat företag" för det företag som du vill ska anses som "överordnat företag".
När du har klickat på "Ange överordnat företag" öppnas ett popup-fönster som visar vad användarna i det överordnade företaget kan göra jämfört med användarna i "Andra företag" som inte utsågs till överordnat företag. Användare i det överordnade företaget kan till exempel skicka ärenderapporter till eller begära ärenderapporter från vilket företag som helst, medan användare i "Andra företag" endast kan skicka ärenderapporter till det överordnade företaget.
När du har bestämt dig för att du vill ange ett överordnat företag måste du klicka på den blå knappen "Ange överordnat företag". När du har klickat på den blå knappen ser du det överordnade företaget med en kronikon och "Överordnat företag" bredvid.
Arbetsflödet för ÄTA
En ÄTA kan anta olika "statuslägen" beroende på i vilket skede ÄTA-hanteringen befinner sig. Eftersom alla ÄTA följer samma förlopp, se tabellen nedan för en förklaring av de olika statuslägena som en ÄTA kan ha:
|
ÄTA-status |
Definition |
|
Utkast |
En ÄTA har statusen "Utkast" när den först skapas. För att skapa ett utkast av en ÄTA måste du ha behörigheten Chef inom projektadministrationsåtkomst. När ÄTA har statusen "Utkast" kan du lägga till detaljer och kostnadsinformation. När ÄTA är klar kan den antingen skickas in för godkännande eller begäras. |
|
Begärd |
Om det begärs (statusen övergår från utkast till begärd) kan den nya ansvariga sedan lägga till kostnadsinformation i ÄTA och skicka tillbaka den till den användare som begärde den från dem, varvid statusen övergår från begärd till väntar på godkännande. |
|
Väntar på godkännande |
I statusen "Väntar på godkännande" kan den nya ansvariga antingen godkänna eller avvisa ÄTA och skicka tillbaka den till den användare som skickade den till dem. Då ändras statusläget till antingen Godkänd eller Avvisad. |
|
Avvisad |
Om den avvisas är den användare som skickade in den för godkännande den nya ansvariga, och de har möjlighet att skapa en revidering av ÄTA om de vill ändra kostnadsuppgifterna och skicka in den på nytt. |
|
Väntar på revidering |
När en revidering har skapats övergår statusen från Avvisad till Väntar på revidering. Om en revidering skapas kan användaren kopiera över den senaste versionens kostnadsinformation och bilagor, så att de kan bygga vidare på den tidigare revideringen eller börja om från början. När ÄTA är klar att skickas in på nytt kan cheferna skicka in den för godkännande igen och flytta den från Väntar på revidering till Väntar på godkännande. Arbetsflödet Väntar på godkännande återupptas med den nya revideringen. |
|
Godkänd |
Om den godkänns behöver inga ytterligare åtgärder vidtas för ÄTA. |
Bevakare
På fliken "Bevakare" kan du lägga till och ta bort "Bevakare" i varje steg av arbetsflödet. För att göra det måste du klicka på "+ Lägg till bevakare" och klicka på namnet på den eller de personer som du vill lägga till. Du kan också ta bort bevakaren genom att klicka på det kryss som visas när du håller muspekaren över namnet.
Om användaren inte är med i projektet kan du bjuda in dem. Tänk dock på att om den nya användaren du bjuder in inte finns med i ditt konto tas det ut en extra avgift om du inte har de tillgängliga licenserna för att täcka den användaren.
Förutom att lägga till Bevakare i avsnittet "Detaljer" kan du också lägga till/ta bort bevakare i de flesta popup-fönster för ÄTA.
Fliken ÄTA
Alla personer som är knutna till ett företag, som antingen chef eller medarbetare, kan komma åt fliken "ÄTA" – här kan de öppna varje ändring i projektet, oberoende av "status".
Rubrikerna på den här fliken ger en allmän översikt över nummer, namn, status, förfallodag, totalkostnad och ansvarig för ÄTA i hela projektet. Mer specifikt definieras dessa rubriker nedan:
- Nummer: Företagskoden tilldelas av det företag som ÄTA begärs från och läggs till när ÄTA flyttas från utkast till statuslägena Begärd eller Väntar på godkännande.
- Namn: Titeln på ÄTA läggs till när den skapas.
- Status: Den aktuella statusen för ÄTA, som avgör vilka åtgärder som användarna kan utföra: "Utkast", "Begärd", "Väntar på granskning", "Väntar på godkännande", "Väntar på avslut", "Avslutad" och "Annullerad".
- Förfallodag: Läggs till av den användare som begär ÄTA. Det anger det datum då inlämnaren ska skicka ÄTA till den användare som begär det.
- Total kostnad: Den totala kostnaden som omfattas av ÄTA.
- Ansvarig: Den nuvarande ÄTA-ägarens kommande åtgärder.
Dessutom ser du olika statuslägen högst upp där du enkelt kan se hur många ÄTA som finns i projektet i varje status samt hålla reda på vilket belopp som har godkänts.
Förinställningar av ÄTA
För att påskynda processen med att skapa en ÄTA kan du ange förinställda kostnader som ofta återanvänds när du skapar en ÄTA. Dessa förinställda kostnader kan ställas in för material, arbete, utrustning, underentreprenörer, övrigt och kostnadspåslag. Dessa motsvarar de sex avsnitt som du kan fylla i under processen för att skapa en ÄTA. Alla användare som har administratör som behörighet på byggarbetsplatsen kan ange och ändra förinställningarna i det här läget.
Klicka på knappen "Hantera förinställningar av kostnader" i det övre högra hörnet för att börja skapa förinställningar. Då öppnas ett nytt popup-fönster där du kan skapa nya förinställningar för de sex olika avsnitt som nämns ovan. I popup-fönstret ser du också hur många förinställningar du redan har skapat för det aktuella avsnittet. När du är redo att skapa en förinställning klickar du på motsvarande avsnitt och sedan på "Lägg till förinställning för [avsnitt]". Här har du tre fält där du kan ange information: "Namn", "Enhetstyp" och "Enhetskostnad [valuta]". Observera att det enda obligatoriska fältet för att skapa en förinställning är "Namn", att fältet "Enhetstyp" är en rullgardinsmeny där du har flera alternativ att välja mellan och att valutan som visas i fältet "Enhetskostnad" ändras beroende på vilken valuta du har valt i projektinställningarna.
Obs! När en förinställning har raderats kan den inte återställas.
Obs! Som nämns i popup-fönstret är förinställningarna synliga för alla projektanvändare när de skapar ÄTA.
För rullgardinsmenyn "Enhetstyp" ser du samma typer som listas när du fyller i själva ÄTA.
När du skapar Förinställningar av kostnadspåslag kommer du att märka att alternativen skiljer sig från de andra fem avsnitten: "Namn", "Tillämpat avsnitt", "Procent (%)", "Tillämpa som standard". Fältet Tillämpat avsnitt hänvisar till de övriga fem avsnitten i ÄTA samt alternativ för "Delsumma" och "Delsumma + påslag". För det här avsnittet kan du också välja om dessa kostnadspåslag ska tillämpas som standard eller inte. Om du aktiverar det innebär det att en viss rad med påslag automatiskt läggs till i alla ÄTA när de skapas. Om du inaktiverar det innebär det att det inte läggs till som standard, men du kan enkelt lägga till det i din ÄTA i avsnittet Kostnadspåslag på själva ÄTA.
När förinställningarna är klara är du redo att skapa dina ÄTA. Nedan finns en kort video av en ÄTA som skapats med förinställningar:
Skapa en ÄTA
För att skapa ett utkast av ÄTA måste du ha behörigheten Chef inom PM-åtkomst. För att skapa en ny ÄTA, navigera till fliken ÄTA, välj "+Ny ÄTA" och ange sedan namnet på din ÄTA. Du kan lägga till en beskrivning av din ÄTA om du vill, men det är inte obligatoriskt. Klicka på "Skapa utkast" när du är redo att skapa ÄTA.
Obs! "Namnet" på ÄTA kan ändras senare – klicka på pennan vid namnet i "Utkast" ÄTA.
Ett nytt utkast av ÄTA skapas. På en ÄTA finns det inga obligatoriska fält, men när ett utkast till ÄTA har skapats kan detaljer och kostnadsinformation läggas till. ÄTA är uppdelad i tre områden: rubriken högst upp, "Detaljer" till höger och "Kostnadsinformation" till vänster.
Kostnadsinformationen delas vidare upp efter kostnadsavsnitten högst upp (material, arbete, utrustning, underentreprenör), kostnadspåslag, kostnadssammanfattning, bilagor och anteckningar.
Den främsta skillnaden mellan kostnadsavsnitten är vilka enhetstyper som finns tillgängliga. Under avsnittet "Material" på rullgardinsmenyn "ENHETSTYP" kan du till exempel välja "Varje", "Linjära fot", "Kvadratfot", "Kvadratyard" osv. Under avsnitten "Arbetskraft" och "Utrustning" kan du på rullgardinsmenyn "ENHETSTYP" välja "Timmar", "Dagar", "Veckor" osv.
Dessutom kan kostnadsavsnitten markeras oberoende av varandra eller tillsammans i kostnadspåslagen. Ett slutligt påslag kan också tillämpas på ÄTA, vilket i huvudsak är ett påslag ovanpå ett påslag, som oftast används för en obligation, försäkring osv.
Begära en kostnad
När ÄTA är klar visas en blå rullgardinsmeny med knappen "Skicka". Genom att klicka på den blå rullgardinsmenyn ser du två alternativ: "Begär kostnad" och "Skicka in för godkännande". Detta arbetsflöde går igenom alternativet "Begär kostnad". När du har valt "Begär kostnad" anger du "Ansvarig", lägger till "Bevakare" och "Förfallodag" samt ett valfritt "E-postmeddelande". Klicka på den blå knappen "Begär" när du har fyllt i alla uppgifter.
Då övergår ÄTA till statusen "Begärd" och ett e-postmeddelande skickas till den nya ansvariga med instruktioner om att lägga till sina kostnader och skicka in ÄTA i Fieldwire.
Skicka in för godkännande
När ÄTA har statusen "Begärd" kan den nya ansvariga lägga till kostnadsinformation i ÄTA och skicka tillbaka den till den användare som begärde den från dem. För att göra detta klickar den ansvariga på den blå knappen "Skicka". Därefter uppmanas de att ange "Ansvarig", lägga till "Bevakare" och "Förfallodag" samt ett valfritt "E-postmeddelande". Klicka på den blå knappen "Skicka" när alla uppgifter är ifyllda, varvid statusen ändras från "Begärd" till "Väntar på godkännande".
Skicka avslag
I statusen "Väntar på godkännande" kan den nya ansvariga antingen godkänna eller avvisa ÄTA och skicka tillbaka den till den användare som skickade den till dem. Då ändras statusläget till antingen Godkänd eller Avvisad.
Om "Avvisa" väljs öppnas ett popup-fönster där du ombeds bekräfta att du vill skicka avvisandet till avsändaren.
Om du bestämmer dig för att avvisa ÄTA kommer Fieldwire också att tillåta avsändaren att skapa en revidering, vilket framgår av meddelandet i popup-fönstret.
Skapa revidering
För att skapa en revidering behöver den ansvariga bara klicka på knappen "Skapa revidering" och sedan välja "Ansvarig", "Bevakare" och "Förfallodag". Om en revidering skapas har användaren möjlighet att kopiera över den senaste versionens kostnadsinformation och bilagor med kryssrutorna enligt vad som visas i skärmdumpen nedan, så att de kan bygga vidare på den tidigare revideringen eller börja om från början. När en revidering har skapats övergår statusen från Avvisad till Väntar på revidering.
I statusen Väntar på revidering kan en ny revidering av kostnadstabellen ge användaren möjlighet att redigera innehållet, lägga till fler bilagor och fler anteckningar innan de skickas in på nytt. Märk väl: I skärmdumpen nedan, står det "rev. 1" bredvid "Kostnad" för att ange att detta är den första revideringen.
Dessutom går det att se tidigare revideringar under den aktuella revideringen om du vill hänvisa till tidigare svar eller inlämningar.
När ÄTA är klar att skickas in på nytt kan cheferna skicka in den för godkännande igen och flytta den från Väntar på revidering till Väntar på godkännande. Arbetsflödet Väntar på godkännande återupptas med den nya revideringen.
Skicka godkännande
Återigen, i statusen "Väntar på godkännande", kan den nya ansvariga antingen godkänna eller avvisa ÄTA.
Om den nya ansvariga klickar på "Godkänn" visas ytterligare ett popup-fönster för att bekräfta åtgärden. Genom att klicka på den blå knappen "Skicka" ändras ÄTA:s status till "Godkänd", ÄTA-processen är klar och inga ytterligare åtgärder kan vidtas för ÄTA.