Översikt
Att publicera en formulärmall är ett viktigt steg för att se till att formuläret blir tillgängligt för alla användare i ditt projekt. När en formulärmall har publicerats kan du börja skapa, skicka in, hämta och dela formulär. I den här artikeln beskrivs hur du publicerar en formulärmall och förutsättningarna för att skicka in formulär, t.ex. att lägga till din signatur, hur du bekräftar att formuläret har skickats in, vad som händer när det har skickats in, vem som uppdateras automatiskt och hur du kan skicka det ifyllda formuläret via e-post till ytterligare mottagare om du vill.
Innehållsförteckning
- Avpublicera och publicera en formulärmall
- Skicka in ett formulär
- Vad innebär "Formuläret är ofullständigt"?
- Exportera och skicka formulär
Avpublicera och publicera en formulärmall
Om du behöver göra ändringar i en formulärmall måste du först avpublicera formulärmallen. När en formulärmall är avpublicerad kan du inte skapa ett nytt formulär från den mallen.
En formulärmall avpublicerar du enkelt genom att klicka på de 3 prickarna längst till höger och sedan på ”Avpublicera”:
Obs! Dessa alternativ skiljer sig åt beroende på om du är administratör, medlem eller följare i projektet. Mer information om behörighetsnivåer för projekt finns i den här artikeln: Introduktion till behörighetsnivåer för projekt: Administratörer, medlemmar och följare.
Du kan också välja att avpublicera en formulärmall från sidan för formulärredigering. Det finns två sätt att komma åt sidan:
| Klicka på knappen ”3 prickar” längst till höger om formulärmallen och välj sedan ”Hantera mall”. | |
| Välj formuläret från rullgardinsmenyn ”Hantera mall” i det övre högra hörnet. |
När du är på redigeringssidan för formulär så väljer du alternativet ”Avpublicera” i det övre högra hörnet. Nu kan du göra ändringar i formulärmallen:
För att publicera en opublicerad formulärmall klickar du på de 3 prickarna längst till höger och väljer ”Publicera”:
Du kan dessutom välja alternativet ”Publicera” i det övre högra hörnet av formulärmallverktyget för att göra formuläret synligt och redigerbart för personerna i ditt projekt:
Skicka in ett formulär
När du har fyllt i alla obligatoriska fält i formuläret kan du skicka in det genom att ändra statusen längst upp från ”Utkast” till ”Inlämnad”:
Alternativt kan du använda ”Uppdatera status och stäng” och ändra formulärets status från ”Utkast” till ”Inlämnad”.
Obs! Knappen är dold om en medlem eller följare inte är formulärets skapare eller tilldelade ansvarig.
Om du försöker att skicka in ett formulär, utan att fylla i ett obligatoriskt formulärfält, får du ett felmeddelande som anger vilket formulärfält som måste fyllas i:
Obs! Statusarna ”utkast” och ”skickat” är ett tecken på om formuläret är redigerbart eller icke-redigerbart. Formulärstatusar kan anpassas, men logiken är statisk: obligatoriska fält måste fyllas i innan formuläret flyttas till ett ”icke-redigerbart” tillstånd.
Vad händer när ett formulär skickas in?
Den som skapat formuläret, den som tilldelats det och den som redigerade formuläret sist får alla ett meddelande på webben och ett push-meddelande på alla mobila enheter som är kopplade till ett Fieldwire-konto. Formuläret skickas INTE automatiskt till någon annan, så om ytterligare personer vill se det ifyllda formuläret behöver du följa anvisningarna nedan för att ladda ner formuläret och skicka det till dem via e-post.
Vad händer om jag behöver redigera ett formlär efter att det har skickats in?
Om du är en projektadministratör kan du klicka på rullgardinsmenyn "status" och ändra den från "Inlämnad" till "Utkast" för att redigera formuläret igen.
Om du inte är projektadministratör kan du kontakta en projektadministratör för att begära redigering eller be dem ändra statusen från ”Inlämnad” till ”Utkast”.
Obs! Du kan redigera formuläret när det har statusen ”Utkast” igen - men då måste du ladda ner formuläret på nytt och skicka det via e-post till den avsedda mottagaren.
Vad innebär "Formuläret är ofullständigt"?
Det kan finnas tillfällen då du vill skicka in ett formulär, men får felmeddelandet ”Formuläret är ofullständigt”:
Felmeddelande i webbversionen:
Felmeddelande i mobilappen:
Felmeddelandet ”Formuläret är ofullständigt” innebär att innehållet i formuläret inte har synkroniserats helt med Fieldwire ännu. Det kan bero på att en annan användare redigerar samma formulär men på en annan enhet eller att formulärets innehåll har slutförts och synkroniserats med Fieldwire-servern men att det slutförda innehållet inte har synkroniserats helt ännu.
Lösningar på felet ”Formuläret är ofullständigt"
På webben, avvakta ett par minuter och utför sedan följande felsökningssteg:
- Utför en "Hard Refresh" på din webbläsare genom att använda "Control + R" på Windows eller "Command + R" på Mac.
-
Kontrollera att du har en höghastighetsanslutning till internet.
- Följande artikel guidar dig genom hur du kontrollerar hastigheten på din nätverksanslutning: Is your WiFi speed 20 Mbps (megabits per second) or faster?
- Följande artikel guidar dig genom hur du kontrollerar hastigheten på din nätverksanslutning: Is your WiFi speed 20 Mbps (megabits per second) or faster?
-
Verifiera att tiden är korrekt på din dator. Klicka här.
- Om tiden på din dator är före eller efter så finns det en risk för att ändringar inte sparas på din dator.
Ta kontakt med andra medarbetare för att kontrollera vem som kan redigera formuläret
Beroende på hur ditt team använder Fieldwire kan du till och med skapa en uppgift och tilldela den till dem!
Om du får felmeddelandet ”Formuläret är ofullständigt” på iOS eller Android
-
Se till att enhetens operativsystem och din Fieldwire-app är uppdaterade.
- Mer information om de senaste versionerna av Fieldwire finns i den här artikeln: Använder jag det senaste operativsystemet för mobila enheter och Fieldwires senaste appversion?
-
I Fieldwire-appen går du till “Formulär" och sveper nedåt med fingret på skärmen.
- Detta gör att sidan synkroniseras igen. Du bör se en blå linje som rör sig längst med den övre delen av skärmen.
- Inaktivera och återaktivera projektet.
Exportera och skicka formulär
I fliken Formulär finns det flera sätt att exportera dina formulär som PDF eller CSV. Ett sätt är att navigera till fliken ”Formulär” i vänstermenyn i ett projekt (endast tillgänglig på Business- eller Business Plus-abonnemang), klicka på den formulärmall vars formulär du vill exportera och sedan klicka i kryssrutan bredvid formulärets ”mall och nummer”.
Exportera formulär som PDF och CSV
När du har gjort det måste du gå till rullgardinsmenyn "Åtgärder", hålla muspekaren över "Exportera formulär" och sedan klicka på PDF eller CSV. Om du följer samma steg och klickar på flera kryssrutor istället för bara en, kan du exportera flera formulär som PDF eller CSV. Oavsett om du exporterar ett eller flera formulär kommer ett e-postmeddelande att skickas till din e-postadress med en länk för att ladda ner formulären.
Tips: Om du markerar kryssrutan till vänster om kolumnrubriken ”Mall och #” kommer alla formulär i den mappen att markeras.
Du kan också, som visas i den korta videon ovan, ladda ner ett specifikt formulär genom att klicka på de tre prickarna längst till höger om formuläret och välja "Exportera". Till skillnad från flödet som beskrivs ovan kommer det här alternativet inte att skicka e-post till dig. Istället laddas filen ner direkt till din dator som en PDF.
Formulärexport PDF:
Formulärexport CSV:
Obs! Datumet/tiden som visas i formulärexporten baseras på projektets tidszon. Du kan kontrollera eller ändra detta under fliken ”Inställningar” i projektet. Datumet/tiden som visas i formulärgränssnittet är baserat på den lokala tidszonen. För mer information om fliken Projektinställningar, se följande artikel: Introduction to the Project Settings Tab on Web and Mobile.
Det högsta antalet formulär som kan exporteras från ditt projekt vid ett tillfälle, är 250. Tidigare, om du försökte exportera mer än så, fick du ett e-postmeddelande om att exporten överskred begränsningen. Detta e-postmeddelande har ersatts av ett meddelande i appen med rubriken ”Exportgräns överskriden”.
Hur du mailar ett formulär på webben
Gå till fliken ”Formulär” på webben och välj den formulärmall vars formulär du vill skicka via e-post. Klicka sedan på de 3 prickarna längst till höger i formuläret och på ”E-post”:
När du har valt alternativet "E-post" visas ett popup-fönster. Här kan du ange mottagare, uppdatera ämnesraden, inkludera ett meddelande och välja om du vill skicka formuläret som PDF eller CSV:
Varje användare kan maximalt skicka 250 formulärexportmeddelanden per dag. Om du överskrider denna gräns kommer du inte att kunna skicka ett nytt formulärexportmeddelande förrän 24 timmar har gått sedan det 250:e meddelandet. Du får ett meddelande om att det har gjort för många exportbegäran.
Hur du delar ett formulär på mobilen
När du tittar på ett formulär på din mobila enhet kan du klicka på de tre prickarna i det övre högra hörnet, vilket ger dig alternativ för hur du kan dela formuläret med andra. Du kan använda alternativet ”Exportera PDF” för att ladda ner en PDF-version av formuläret, eller ”Dela länk” till formuläret.
Om du väljer ”Dela länk” får du upp flera olika appar, varav en i exemplet nedan är ”Gmail”. Du kan också välja att skicka formulärlänken via andra metoder, t.ex. andra e-post- eller meddelandeappar.
När du har valt app, till exempel Gmail, kommer du att skickas vidare till en plats där du kan mejla en direktlänk till formuläret. Tänk dock på att den eller de personer som du skickar länken till behöver tillgång till ditt Fieldwire-projekt för att kunna se formuläret.
Mer information:
Mer information kring anpassade formulär hittar du i nedan artiklar.