Introduktion til opgaverapporter i Fieldwire

Oversigt

Fieldwire tilbyder tre typer rapporter, der er tilgængelige for Pro- og Business-brugere på fanen "Opgaver" i Fieldwire. Målet med disse rapporteringsmuligheder er at eksportere opgavedata, så du kan registrere og dokumentere hele dit projekt. Generering af opgaverapporter er en trinvis proces, der afsluttes med at modtage en webadresse i en e-mail fra support@fieldwire.com. Der er i øjeblikket tre måder, brugere kan generere opgaverapporter for et enkelt projekt: 

• PDF-oversigt - Dette er i store træk en liste i punktvis opstilling (god til simple fejl- og mangellister). 
• Detaljeret PDF-rapport – En detaljeret rapport med hele projektets indhold: billeder, anmærkninger osv. (god til daglige formandsmøder). 
• Fuld CSV (Excel)-eksport – Et excel-datadump med alle oplysningerne fra dit projekt (god til dokumentationsformål, ved afslutning af et projekt – alternativt velegnet, hvis du vil køre tilpasset analyse eller rapporter for dit team).

Når du vælger rapporttypen, du vil generere, udpeger du også, hvem der skal modtage rapporten. Du kan sende rapporten til enhver e-mailadresse – modtageren behøver ikke at have en Fieldwire-konto eller at være inviteret til dit projekt. Du kan også planlægge, at dine rapporter skal sendes ugentligt eller månedligt. 

Tip: Du vil kunne bruge brugerdefinerede opgavestatusser i dine opgaverapporter, hvis dit projekt bruger dem til opgavesporing. Se denne artikel for at få yderligere oplysninger: Brugerdefinerede opgavestatusser

Bemærk: Fieldwire tilbyder også kontorapporter til Pro- og Business-brugere – De er .CSV-rapporter, der kan bestå af opgaver fra flere projekter i din konto. Se denne artikel for at få flere oplysninger om disse rapporter, og hvordan du genererer dem: Q&A: Kan jeg generere en rapport, der indeholder opgaver fra flere projekter?

Indholdsfortegnelse

• Knappen Generer rapport
  • PDF-oversigtsrapport
  • Detaljeret PDF-rapport
  • Fuld CSV (Excel)-eksport
• Sådan genererer du en rapport
• Sådan vises tegninger og filer i rapporter
• Hvad betyder pop op-meddelelsen "Rapportgenerering mislykkedes"? 
• Indstillinger for "Planlæg rapporter"

Knappen Generer rapporter

Ved at klikke på knappen til at generere rapporter på fanen Opgaver får du vist en pop op-meddelelse. Den viser dig din liste over rapportskabeloner. I hvert nyt projekt får du automatisk to rapportskabeloner, "Alle opgaver (oversigt)" og "Åbne opgaver (detaljeret)". Ud over disse rapportskabeloner kan du oprette din egen opgaveskabelon ved at klikke på den blå knap "+Ny rapport", som kan ses på skærmbilledet nedenfor.

Når du holder musen over en rapportskabelon, kan du se tre knapper. Med konvolut-knappen kan du e-maile rapporten. Med det midterste ikon kan du duplikere rapportskabelonen. Med den røde papirkurv-knap kan du slette opgaverapportskabelonen. Disse knapper har hver sin funktion, men de medvirker alle til at gøre deres respektive processer hurtigere: oprettelse, distribution og sletning.

Bemærk: Når du har slettet en rapportskabelon, kan den ikke gendannes. Den slettes permanent, og du skal oprette skabelonen forfra.

PDF-oversigtsrapport

PDF-oversigtsrapporten giver et hurtigt overblik over projektstatus, modtager, og om opgaven er knyttet til en tegning. Den giver dig en liste over opgaverne i projektet, så du nemt og hurtigt kan se, hvilke opgaver der er åbne, og hvilke opgaver der er lukkede, så du kan holde din klient informeret, uden at skulle give adgang til Fieldwire. 

Tip: Brug filterindstillingerne til at sikre, at du får vist de relevante oplysninger. 

Eksempel på PDF-oversigtsrapport

Detaljeret PDF-rapport

En detaljeret rapport med mange tilpasningsmuligheder, som kan inkludere opgavebilleder, tjeklister. andre vedhæftede filer og kan filtreres efter modtager, kategori, tidspunkt osv. Dette er især nyttigt, hvis din klient ikke vil have en simpel oversigt over projektet men en tilbundsgående rapport. Dette er især velegnet til opdateringer om fejl- og mangellister, statusbilleder og gennemgange.

Når du genererer detaljerede rapporter skal du være opmærksom på, at der er grænser for, hvor mange opgaver, billeder og relaterede formularer, der kan være i disse rapporter. Hvis din rapport overskrider disse grænser, får vist meddelelsen "Rapportgrænse overskredet" med disse oplysninger. Hvis du prøver at e-maile rapporten, modtager du også den samme "Rapportgrænse overskredet"-meddelelse i din e-mail. Som angivet i meddelelsen, skal du reducere rapportstørrelsen for at generere rapporten korrekt ved at opdele den i flere dele ved brug af rapportopgavefiltre.

Tip: Brug automatisk planlagte e-mails til at sende rapporter automatisk til vigtige interessenter på ugentlig eller månedlig basis. 

Eksempel på detaljeret PDF-rapport

Fuld CSV (Excel)-eksport

Et excel-datadump med alle oplysningerne fra dit projekt (god til dokumentationsformål, ved afslutning af et projekt – alternativt velegnet, hvis du vil køre tilpasset analyse eller rapporter for dit team).

Brugssituationer: Dokumentationsformål ved afslutning af projektet eller til overførsel af oplysninger mellem projekter. 

Tip: Du kan bruge den downloadede CSV til at køre brugerdefineret analyse i tredjepartssoftware som eksempelvis Excel.

Download eksempel på CSV-rapport

Sådan genererer du en rapport

Trin 1:

Gå til fanen "Opgaver", og vælg "Generer rapporter".

Trin 2:

Vælg den slags rapport, du vil generere. 

Fanen Rapporter

Trin 3:

Vælg funktionerne "Sorter efter" og"Filtrer efter" for at sikre, at du inkluderer de relevante oplysninger i rapporten. (Se denne artikel for at få flere oplysninger: Sådan sorterer og filtrerer du rapporter.).

Trin 4:

Hvis der er oplysninger i rapporten, som du ikke ønsker at dele med modtagerne, anbefaler vi at bruge PDF-redigeringssoftware til at fjerne den ekstra tekst. 

Bemærk: Du skal downloade rapporten, foretage dine ændringer i redigeringssoftwaren og derefter sende rapporten direkte fra din arbejds-e-mail eller private e-mail. 

Hvis du vil e-maile en kopi af rapporten til flere personer på én gang, kan du tilføje deres e-mails under "Modtagere" og derefter vælge "Del" og "E-mail"'. 

Alternativt kan du vælge "Download" for at downloade rapporten direkte i din browser. 

Tip: Modtageren behøver ikke at have en Fieldwire-konto eller at være inviteret til dit projekt for at blive tilføjet som "Modtager".  

Trin 4:

Hvis du vælger at e-maile rapporten, modtager "Modtagere" et AWS-link i en e-mail fra Fieldwire. Klik på linket for at downloade rapporten.
 

Trin 5:

Åbn den downloadede rapport på din lokale enhed med en PDF-fremviser eller et CSV-visningsprogram – afhængigt af rapporttypen.

Bemærk: Den genererede skrifttype i alle opgaverapporter er Deja Vu Sans.

Sådan vises tegninger og filer i rapporter

Du kan vælge, om du vil inkludere tegninger i rapporterne som yderligere dokumentation. Disse tegninger vises som et billede og ikke som PDF, men de viser tegnestift-ikonerne. Du kan vælge at inkludere tegninger som miniaturer for at spare på pladsen eller i fuld størrelse af hensyn til synligheden.

Vi gør det også muligt at eksportere dine markerede tegninger som PDF'er. Du skal bruge Adobe Reader for at vise dem korrekt. Denne eksport gør det muligt for dig at se det endelige markerede ark, interagere med markeringerne og vise dig, hvem der oprettede de indledende markeringer. Disse markeringer inkluderer imidlertid ikke tegnestifter. Med andre ord, markeringer på tegningsark vises på eksporten, men ikke tegnestift-ikoner.

Bemærk: Tabellen nedenfor viser dig, hvilke hyperlinks der er på en tegningseksport, og hvilke der ikke er:

Gennemgå artiklen "Sådan eksporterer (og udskriver) du tegninger som PDF og viser markeringer." for at få mere at vide om at eksportere tegninger som PDF.

Hvis du vedhæfter en fil til en opgave og kører en rapport på opgaverne, bliver filen inkluderet i rapporten, hvis den er mindre end 2,5 MB. Hvis filen er større end 2,5 MB, vil den være tilgængelig via et hyperlink i rapporten. 

For eksempel: 
- Denne rapport nævner en arbejdsbeskrivelsesfil. Den er <2,5 MB, så hele filen inkluderes i slutningen af rapporten. 
- Denne rapport nævner en anden fil. Den er 2,5 MB, så kun filens hyperlink inkluderes. 

Eksempel på en oversigtsrapport:

Eksempel på en detaljeret rapport: 

Hvad betyder pop op-meddelelsen "Rapportgenerering mislykkedes"? 

Hvis du forsøger at e-maile eller downloade en rapport, og du modtager meddelelsen "Rapportgenerering mislykkedes", betyder det, at rapporten er blevet genereret for mange gange i løbet af en periode på en time:

Grænsen er 10 rapporter per rapportskabelon per time.

Timen starter nedtællingen, når den første rapport er blevet genereret. 

Der kan være forskellige årsager til, at du modtager denne meddelelse. Denne tabel beskriver nogle almindelige årsager til, at du kan støde på denne meddelelse:

Årsag:	Løsning:	Sådan:
En rapportskabelon genereres mere end 10 gange på under en time. Hver rapport anvender nye filtre.	Klon rapportskabelonen, og tilpas filtrene på den klonede rapport.
Flere brugere genererer den samme rapportskabelon på samme tid.	Tilføj flere e-mails i afsnittet Modtagere.

Typisk bør du ikke nå til denne grænse. Bare husk, hvad du specifikt vil rapportere, og brug feltet "Modtagere" til at sende rapporten til de relevante interessenter. 

 

Indstillinger for "Planlæg rapporter"

Du kan vælge, hvornår du vil sende rapporterne, og planlægge, at rapporten sendes automatisk på ugentlig eller månedlig basis.

Rapporten bliver sendt klokken 5 om morgenen på baggrund af den tidszone, der er angivet for projektet. I rullemenuen for Planlæg rapport kan du vælge ugentlig eller månedlig, og du kan specificere dagen (ugentlig) eller datoen (månedlig).

Trin 1: Vælg "Ugentlig" eller "Månedlig"

 

 

Trin 2: Vælg en eller flere dage, hvis du vælger "Ugentlig", eller en dag i måneden, hvis du vælger "Månedlig": 

Bemærk: Hvis projektet er arkiveret, fortsætter automatiske ugentlige/månedlige rapporter med at blive sendt. Rapporten kan slettes, eller du kan deaktivere den automatiske afsendelse. 

 

For at slette skal du gå til Opgaver Generer rapporter og klikke på Papirkurv-ikonet yderst til højre for den rapport, du vil slette. 

For at deaktivere automatisk afsendelse, skal du gå til Opgaver Generer rapporter og vælge den rapport, du vil redigere. Opdater indstillingen Ugentlig/månedlig til Del nu, og klik på X'et øverst til højre for at lukke rapporten og gemme. 

Flere oplysninger

• Praktisk vejledning: Sådan konfigurerer du opgaver til fremragende rapporter
• Q&A: Kan jeg sende en rapport fra min mobilenhed?
• Sådan sorterer og filtrerer du opgaver
  
  

Vejledningsvideo om generering af rapporter

Sådan opretter du rapporter om fejl- og mangellister i Fieldwire