Überblick und Hintergrund
Die Bauvorbereitungsphase eines Projekts umfasst verschiedene Formen der Kostenschätzung, der Angebotsabgabe und des Einkaufs, aber der vielleicht wichtigste Teil ist die Koordinierung der Entwurfs- und Konstruktionsprüfungen, die während all dieser Phasen stattfinden. Ein Projekt kann umso erfolgreicher sein, je besser die Koordination zwischen dem Planungsteam und den Auftragnehmern vor dem ersten Spatenstich erfolgt. Es gibt jedoch viele Beteiligte, die an der Überprüfung der Konstruierbarkeit beteiligt sind: der Generalunternehmer, Spezialunternehmen, Architekten, Berater und viele mehr. Die Projektteams benötigen also eine zentrale Anlaufstelle, um Fragen und Lösungen nachzuvollziehen, sowie eine Dokumentation, auf die sie während der Bauphase zurückgreifen können.
Wie verbessert Fieldwire den Prozess der Entwurfsprüfung?
- Überprüfen Sie Zeichnungen und fügen Sie Kommentare oder Fragen direkt auf Ihren Plänen und im Inhaltsverzeichnis hinzu.
- Weisen Sie Kommentare bestimmten Personen mit Mitteilungen und Fälligkeitsterminen zu, damit die Teammitglieder zur Verantwortung gezogen werden können.
- Verfolgen Sie die Dokumentation der Konstruierbarkeitskommentare, um sicherzustellen, dass sie gelöst werden.
So verwenden Sie diesen praktischen Leitfaden
Nehmen wir an, wir haben ein Bürogebäudeprojekt, für das unser Unternehmen gerade den Zuschlag erhalten hat. Wir wollen so schnell wie möglich mit der Beschaffungsphase beginnen, um die Unteraufträge an die Fachgewerke zu vergeben. Zuvor müssen wir sicherstellen, dass die Zeichnungen für das Projekt umsetzbar sind und es keine Designkonflikte gibt, die später teure Probleme oder Verzögerungen verursachen könnten. Wir möchten, dass alle Beteiligten (Generalunternehmer, Kunde, Planer, Berater usw.) die Zeichnungen prüfen und ihre Koordinierungskommentare hinzufügen. Dieser praktische Leitfaden führt Sie durch alles, was Sie wissen müssen, um Ihren Entwurfsprüfungsprozess mit Fieldwire Plänen, Aufgaben und einer Handvoll spezifischer Konfigurationen zu rationalisieren und zu dokumentieren.
Inhaltsverzeichnis
1. Fieldwire für Entwurfsprüfungen konfigurieren
- 1a. Erstellen von Kategorien auf Grundlage von Handelsbereichen und CSI-Abteilungen
- 1b. Erstellen von Tags basierend auf Beratern
- 1c. Hochladen von Zeichnungs-/Plan-PDFs in der Registerkarte Fieldwire-Pläne
- 1d. Hochladen von Leistungsbeschreibungen auf der Registerkarte Fieldwire-Dateien
2. Identifizieren von Konstruktionsproblemen & Versenden von Ausschreibungsanfragen
- 2a. Aufgaben zur Identifizierung von Problemen erstellen
- 2b. Verantwortliche Parteien zuweisen
- 2c. Nachrichten und Anhänge verwenden, um Kontext hinzuzufügen
3. Probleme bis zur Lösung überwachen
- 3a. Verfolgung des offenen Status & Anzeige des Fortschritts Analytics
- 3b. Versenden von Berichten zur Verfolgung des Fortschritts & Halten Sie Ihr Team im Zeitplan
1. Fieldwire für Entwurfsprüfungen konfigurieren
In unserem Beispiel eines Bürogebäudes haben wir über 1.000 Zeichnungen zu prüfen, was Hunderte von Koordinierungskommentaren bedeutet. Bei all den Kommentaren, die wir zu unserem Projekt verwalten müssen, müssen wir in der Lage sein, Informationen mit einem Mausklick zu isolieren.
1a. Erstellen von Kategorien auf Grundlage von Handelsbereichen und CSI-Abteilungen
Zu Beginn der Projekteinrichtung konfigurieren Sie Aufgabenkategorien, die zusammengehörige Aufgaben über die gesamte Fieldwire-Plattform hinweg organisieren und eine Vielzahl von Shortcuts bieten, wenn sie in vollem Umfang genutzt werden. Die Aufgaben sind nach Kategorien gruppiert und mit einem einzigen Klick im linken Hauptmenü Ihres Projekts jederzeit zugänglich. Wenn Sie ein neues Projekt in Fieldwire erstellen, können Sie Ihre Kategorien aus einem früheren Projekt klonen, so dass Sie diesen Schritt nur einmal durchführen müssen, um sie in allen zukünftigen Projekten zu verwenden!
Für ein Entwurfsprüfungsprojekt in Fieldwire erstellen Sie Kategorien nach CSI-Abteilung und Umfang. Nach Abschluss der Prüfungen helfen Ihnen diese Kategorien dabei, die Bereiche für den Einkauf von Unteraufträgen einzugrenzen.
Beispiel für CSI-Abteilung und Umfangskategorien:
- 03 00 00 - Ortbeton
- 08 00 00 - Fensteröffnungen
Relevante Artikel:
- Wie man Kategorien erstellt
- Wie man Kategorien aus einem bestehenden Projekt klont (beim Erstellen eines neuen Projekts)
1b. Erstellen von Tags basierend auf Beratern
Um zusätzliche Gruppen ähnlicher Aufgaben zu erstellen, nach denen Sie sowohl innerhalb Ihrer Kategorien als auch kategorieübergreifend filtern können, richten Sie als Nächstes einige Aufgaben-Tags ein (Sie können jederzeit weitere erstellen). Für die Entwurfsphase sind die logischste Art von Tags, mit denen man beginnen sollte, die Beraterdisziplinen in Ihrem Projekt. (Wenn Sie bereits eine Liste dieser Disziplinen in einer Kalkulationstabelle haben, können Sie diesen Vorgang abkürzen, indem Sie Tags aus einer bestehenden Liste importieren). Sie fügen diese Tags immer dann hinzu, wenn Kommentare zur Konstruierbarkeit eine Koordination zwischen mehreren Disziplinen zur Lösung erfordern.
Beispiel für Berater-Tags:
- #structural
- #landscape
- #waterproofing
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1c. Hochladen von Zeichnungs-/Plan-PDFs in der Registerkarte Fieldwire-Pläne
Als Nächstes laden Sie alle Ihre Konstruktionszeichnungen und Pläne in das Modul Pläne Ihres Fieldwire-Projekts hoch. Fieldwire benennt das Blatt automatisch mit dem Namen der Datei, wenn es sich um eine einzelne Seite handelt, oder scannt die Schriftfelder auf Ihren Plänen, um sie automatisch zu benennen, wenn Sie eine mehrseitige PDF-Datei hochladen.
Beschriften Sie Ihre Zeichnungssätze entsprechend der vom Entwurfsteam vorgegebenen Namenskonvention (z. B. 50% CD, 100% CD usw.)
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1d. Hochladen von Leistungsbeschreibungen in Fieldwire
Laden Sie alle Ihre Spezifikationen auf der Registerkarte „Fieldwire-Spezifikationen“ hoch.
Sobald die Leistungsbeschreibungen hochgeladen wurden, werden sie von unserem System gelesen und suchen nach der 6-stelligen Leistungsbeschreibungs-Nr. und dem Titel, die auf dem in den USA weit verbreiteten CSI MasterFormat basieren. Wenn der Dateiname mit der Formatierung [Nummer] [Titel] übereinstimmt, benennen und nummerieren wir den Abschnitt automatisch, ohne dass eine Bestätigung erforderlich ist.
Wenn der Dateiname nicht mit dieser Formatierung übereinstimmt, müssen Sie die Abschnittsnummern und Titel bestätigen:
Wie im Screenshot oben zu sehen ist, können Sie alle Uploads nacheinander überprüfen, indem Sie auf „Alle Uploads überprüfen“ klicken, oder zu einer bestimmten Datei springen, um sie einzeln zu überprüfen, indem Sie neben der Leistungsbeschreibungsdatei auf „Überprüfen“ klicken.
Beim Hochladen erkennt unser System automatisch die verschiedenen Abschnitte des Dokuments, wenn sie dem 6-stelligen CSI MasterFormat folgen. Diese Abschnitte werden angezeigt, wenn Sie auf „Überprüfen“ oder „Alle Uploads überprüfen“ klicken.
Wenn Sie später eine neue Version der Leistungsbeschreibung hinzufügen müssen, können Sie die neue Version mit demselben Dateinamen hochladen und Fieldwire ersetzt dann automatisch die Originaldatei. Wenn Sie beide Versionen zur Aufzeichnung in Fieldwire behalten möchten, fügen Sie Ihren Dateinamen „Rev 1“ oder „Rev 2“ hinzu, damit neue Versionen beim Hochladen nicht automatisch die Originale ersetzen:
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2. Identifizieren von Konstruktionsproblemen & Versenden von Ausschreibungsanfragen
Sobald Ihr Fieldwire-Projekt für eine Entwurfsprüfung eingerichtet wurde, können Sie loslegen! Wenn Sie mit der Prüfung beginnen, werden Sie in den Zeichnungen und Leistungsbeschreibungen Dinge finden, zu denen Sie Fragen haben. Verwenden Sie Aufgaben, um diese Kommentare anzuzeigen und zuzuweisen, damit Ihr Team alles an einem Ort koordinieren und aktualisieren kann.
2a. Aufgaben zur Identifizierung von Problemen erstellen
Unabhängig davon, ob Sie Zeichnungen im Modul "Pläne" oder "Leistungsbeschreibungen" überprüfen, erstellen Sie in Fieldwire eine Aufgabe, wenn Sie feststellen, dass es ein Konstruktionsproblem gibt, über das Ihr Team informiert werden soll. Sie können Aufgaben direkt an Ihre Dokumente im Modul "Pläne" anheften. Wenn Sie also eine Notiz zu den Leistungsbeschreibungen hinzufügen möchten, legen Sie die Aufgabe in der Nähe des entsprechenden Abschnitts in Ihrem PDF-Inhaltsverzeichnis ab.
Vergewissern Sie sich, dass der Titel Ihrer Aufgabe das Problem klar benennt und die entsprechende CSI-Kategorie, die Berater-Tags und alle zusätzlichen Attribute enthält, die Sie für wichtig halten (z. B. Kosten). So können Sie die Aufgaben später leichter finden und filtern.
Relevante Artikel und Videos:
- Einführung in Aufgaben & Aufgabenattribute
- Video-Anleitung: Einführung in Aufgaben
- So erstellen Sie Aufgaben auf Plänen/Ihrem Inhaltsverzeichnis
2b. Verantwortliche Parteien zuweisen
Sobald Sie eine Aufgabe mit einigen identifizierenden Attributen ausgefüllt haben, fügen Sie das Teammitglied, das für die Beantwortung oder Lösung des Problems verantwortlich sein wird, wie z.B. den Architect of Record, als Aufgabenzuweiser hinzu. Als Ersteller der Aufgabe bleiben Sie automatisch als "Beobachter" eingebunden, und Sie können auch weitere Beteiligte als Beobachter hinzufügen, z. B. den Vertreter Ihres Eigentümers oder Teammitglieder:
Sowohl der Beauftragte als auch alle Beobachter erhalten Mitteilungen (per E-Mail und/oder Push-Benachrichtigungen, wenn sie über unsere mobilen Apps bei Fieldwire angemeldet sind), wenn die Aufgabe aktualisiert wird.
Relevante Artikel und Videos:
- Einführung in Beobachter
- Einführung in Fieldwire-Mitteilungen
- Abkürzungen: Verwendung von @ zum Zuweisen von Empfängern/Beobachtern und # zum Zuweisen von Kategorien/Tags
- Video-Anleitung: Erweiterte Aufgabenkurzbefehle
2c. Verwenden Sie Nachrichten und Anhänge, um Kontext hinzuzufügen
Ihr Team kann mit der Nachrichtenfunktion von Fieldwire Tasks in Echtzeit zusammenarbeiten. Erläutern Sie das Problem direkt in der Aufgabe, die Sie zur Verfolgung des Problems erstellt haben, und stellen Sie zusätzlichen Kontext bereit, indem Sie Dateien wie Produktinformationen, verwandte Dateien oder Fotos anhängen:
Da sich alle zugehörigen Informationen, Zeichnungen und Dateien an einem einzigen Ort befinden, müssen Sie sich nicht mehr durch Ihre E-Mails oder Texte wühlen, um sich an den Kontext zu erinnern. Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt vor der Ausschreibung Anfrageunterlagen benötigen, liegen diese bereits in der/den entsprechenden Aufgabe(n) für Sie bereit.
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3. Überwachen Sie Probleme bis zur Lösung & Teilen Sie Ihre Arbeit
Während Sie die Vertragsdokumente weiter prüfen, können Sie sich mit allen Beteiligten abstimmen, um Ihre Konstruktionsprobleme in Fieldwire zu lösen. Verfolgen Sie den Status Ihrer Aufgaben, um sicherzustellen, dass nichts unter den Tisch fällt, und verwenden Sie einfache Aufgabenberichte, um wichtige Informationen zu verteilen und den Fortschritt an die jeweiligen Beteiligten weiterzugeben.
3a. Verfolgen Sie den offenen Status & sehen Sie sich die Fortschrittsanalyse auf Fieldwire Task Dashboards an
Das Aufgabenmodul von Fieldwire verfügt über drei leistungsstarke Dashboard-Ansichten, die Sie bequem sortieren können: Das Kanban-Dashboard ist ein hervorragender Ort, um sich einen Überblick über den Status aller Aufgaben in Ihrem Projekt zu verschaffen. Sie können Aufgaben per Drag & Drop verschieben, um deren Status/Priorität zu ändern, wann immer Sie wollen. In der Spalte "Erledigt" werden alle Aufgaben angezeigt, die vom Zugewiesenen als "Erledigt" markiert wurden, aber darauf warten, von Ihnen oder anderen Admins des Projekts in den Status "Geprüft" versetzt zu werden. Dieser zweistufige Verifizierungsprozess stellt sicher, dass kein Kommentar durch die Maschen fällt.
Tipp: Wenn Sie mehrere Aufgaben auf einmal bearbeiten möchten, um eine neue Frist für die Lösung hinzuzufügen oder einen Beauftragten zu ändern, gehen Sie zum Kanban-Dashboard, rollen Sie über die Aufgaben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen, das auf der rechten Seite jeder Aufgabe erscheint, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche "Aktionen" und wählen Sie die Option "Stapelverarbeitung":
Die Ansicht "Diagramme" ist auch für Projektteams hilfreich, da sie alle auftretenden Trends visuell hervorhebt und Einblicke bietet, die Sie über Ihre nächsten Schritte informieren.
In der nachstehenden Abbildung sehen Sie zum Beispiel, dass der Bereich, der die CSI-Abteilung 09 20 00 betrifft, die meisten ausstehenden Entwurfskommentare aufweist. Dies kann ein Grund für den Generalunternehmer sein, eine Besprechung mit dem Architekten zu vereinbaren, die sich ausschließlich auf den Trockenbaubereich konzentriert, um diese Fragen zu klären.
Ebenso können die Diagramme auf diesem Dashboard, die "aktuellen Aufgaben" und "in Arbeit" zeigen, das Projektteam über die Geschwindigkeit informieren, mit der sie Kommentare bearbeiten und abschließen.
Relevante Artikel und Videos:
- Einführung in das Main (Kanban) Tasks Dashboard
- Einführung in das Analytics Tasks Dashboard
- Video-Anleitung: Aufgaben verwalten
3b. Versendung von Berichten zum Nachweis der Fortschritte bei den Entwurfsmeilensteinen
Schließlich müssen Sie einen Bericht erstellen, um alle offenen Punkte zu dokumentieren, die noch vom Architekten-Team beantwortet werden müssen. Dieser Bericht ist praktisch für Besprechungen mit Architekten und Bauherren vor der Bauphase und wird auch während der Bauphase hilfreich sein, da er eine Quelle der Wahrheit darstellt, auf die Sie schnell zurückgreifen können. Sie können alle Kategorien, Tags und andere Attribute nutzen, die Sie bei der Aufgabenerstellung angegeben haben, wenn Sie spezifischere Berichte für ausgewählte Empfänger erstellen möchten.
Wählen Sie die relevanten Auftragnehmer (Architekten und Berater) und nur die offenen Status (z.B. Prio 1, Prio 2, standardmäßig). Sie können wählen, welche Komponenten der Aufgaben Sie in Ihren Bericht aufnehmen möchten. Denken Sie daran, dass es für das Team umso einfacher ist, entsprechend zu reagieren, je mehr Kontext bereitgestellt wird:
Fügen Sie die E-Mail-Adressen Ihres Teams und Ihres Kunden zu den Empfängern dieses Berichts hinzu - Sie können Berichte an jede beliebige E-Mail-Adresse senden, unabhängig davon, ob diese mit Ihnen an Ihrem Fieldwire-Projekt arbeitet oder nicht. Dies erhöht die Transparenz der Arbeit Ihres Teams.
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