IMPORTANTE: Si buscas información sobre Google Drive o Egnyte, puedes encontrarla en los siguientes artículos:
- Pestaña de Integraciones: Configuración de Google Drive
- Pestaña de Integraciones: Configuración de Egnyte
Introducción
Los usuarios de Fieldwire que tengan una suscripción Business o Business Plus tienen la opción de configurar integraciones entre su cuenta y proyectos de Fieldwire y sus cuentas en otros programas, como SharePoint, Google Drive y Egnyte entre otros. Esta integración es exclusiva para la pestaña Archivos y la pestaña Planes.
El propósito de conectar SharePoint a sus proyectos de Fieldwire es que pueda extraer elementos directamente de las aplicaciones a Fieldwire. Se trata de múltiples sincronizaciones unidireccionales (no bidireccionales) que mantienen sus aplicaciones sincronizadas; por lo tanto, es importante que defina si Fieldwire o alguna de estas aplicaciones conectadas será su "fuente de confianza".
Nota: Este artículo es específico para SharePoint. Si no le interesa usar estas aplicaciones, pero desea obtener más información sobre cómo conectar aplicaciones y configurar automatizaciones, consulte estos artículos:
Límites:
- Workato no podrá utilizarse de forma ilimitada, a diferencia de nuestra sincronización bidireccional. Dado que su uso está limitado, nos pondremos en contacto contigo si te estás acercando al límite.
- Las conexiones de integraciones se pueden realizar con cualquiera de estos navegadores: Google Chrome, Microsoft Edge o Firefox. El navegador Brave no puede utilizarse para conexiones de SharePoint, Google Drive, o Egnyte.
Tabla de contenidos
- Configurar una conexión a SharePoint
- Configurar una automatización con SharePoint
- Preguntas Frecuentes
Configurar una conexión a SharePoint
Conectar Fieldwire con SharePoint es relativamente sencillo, pero antes de hacerlo debes asegurarte de tener los niveles de permisos de cuenta y proyecto adecuados en Fieldwire. (Para obtener más información sobre los permisos de nivel de cuenta, consulta este artículo: Introducción a los niveles de permisos de cuenta: Managers, usuarios de cuenta y usuarios de proyecto). Además, para crear una conexión con Sharepoint necesitarás:
- Una cuenta Business o Business Plus en Fieldwire
- Ser manager de cuenta (o propietario) en Fieldwire
- Administrador global en Entra ID
Guías de configuración disponibles
Hemos incluido un vídeo donde se muestra todo el proceso de configuración: ¡si quieres, puedes verlo haciendo las pausas que necesites o consultar las instrucciones paso a paso que encontrarás a continuación!
Tutorial de vídeo
Instrucciones detalladas
Una vez que compruebes que tienes los niveles de permisos adecuados, ve a la pestaña "Integraciones" en la página de inicio de tu cuenta, que encontrarás entre la pestaña "Plantillas" y la pestaña "Tutoriales".
Haz clic en la pestaña "Integraciones": verás varias aplicaciones a las que puedes conectar Fieldwire, como SharePoint.
Haz clic en la aplicación de SharePoint y accederás a otra página donde se explican brevemente las ventajas de conectar SharePoint con Fieldwire, además de la automatización que podrás disfrutar gracias a la conexión entre esta aplicación y Fieldwire.
A continuación, haz clic en el botón azul "Conectar cuenta de Microsoft Sharepoint" y ponle nombre a la conexión. Así, tus compañeros de equipo podrán identificarla más fácilmente. Además, puedes ponerle el nombre que quieras a la conexión; el valor predeterminado siempre será "[nombre de la aplicación] - [Nombre y apellidos en tus ajustes de perfil de Fieldwire]". A continuación, haz clic en "Siguiente".
Tras hacer clic en "Siguiente", deberás indicar el subdominio. La forma más fácil de hacerlo es abrir SharePoint en tu navegador web y usar la dirección URL de tu SharePoint.
Nota: Tu subdominio no será "fieldwire0", como se muestra en el breve vídeo de arriba. Será específico de tu instancia de SharePoint.
Una vez introducido el subdominio, vuelve a SharePoint para introducir el "Nombre del sitio". Puedes ver el nombre del sitio en la dirección URL de SharePoint.
Nota: Al igual que el subdominio, tu nombre del sitio no será "BESTFR-TEST", como se muestra en el breve vídeo de arriba. Será específico de tu instancia de SharePoint.
Una vez que hayas introducido el subdominio y el nombre del sitio, deberás generar y rellenar los campos ID de cliente y Secreto de cliente. En ambos campos, verás un vínculo que te llevará a la documentación externa con pasos sobre cómo generar el ID de cliente y el Secreto de cliente. Para generar valores para estos dos campos, sigue exactamente estos pasos:
1. Inicia sesión en https://portal.azure.com/(abre una nueva ventana)
2. Selecciona ID de Microsoft Entra Registros de aplicaciones Nuevo registro, en Servicios de Azure.
3. Introduce un nombre único para la aplicación y selecciona un tipo de cuenta compatible.
4. Selecciona Web en el menú desplegable Seleccionar una plataforma.
5. Introduce https://www.workato.com/oauth/callback como URI de redireccionamiento y selecciona Registro. El botón "Registro" se encuentra en la esquina inferior izquierda de la pantalla, por eso no se ve en el breve vídeo que encontrarás a continuación.
6. Selecciona Permisos de API en el menú de la izquierda "+ Añadir un permiso"
7. Selecciona la opción SharePoint, en API de Microsoft usadas frecuentemente.
8. Selecciona la opción Permisos delegados.
9. Expande AllSites dentro de las opciones de Seleccionar permisos y marca la casilla AllSites.Write. A continuación, haz clic en el botón azul "Añadir permisos" en la esquina inferior derecha de la pantalla. Este botón no se muestra en el vídeo de abajo.
10. Selecciona Certificados y secretos Nuevo secreto de cliente en el menú de la izquierda.
11. Escribe una descripción para el secreto de cliente y fija una fecha de caducidad para el secreto mediante el menú desplegable Expira.
12. Selecciona "Agregar" en la esquina inferior derecha de la pantalla para crear el secreto de cliente. Este botón no se muestra en el vídeo de abajo.
13. Selecciona el icono Copiar al portapapeles junto al valor del secreto después de crear el secreto. Este es tu secreto de cliente.
14. Pega el valor en el campo Secretos de cliente en Fieldwire.
15. Selecciona Información general en el menú de la izquierda y copia el valor del ID de aplicación (cliente).
16. Pega el valor en el campo ID de cliente en Fieldwire.
17. Haz clic en "Conectar" en Fieldwire e inicia sesión en tu cuenta de Microsoft a través del mensaje que aparecerá.
Si la conexión a SharePoint se ha establecido correctamente, verás el mensaje "La conexión se estableció correctamente" y podrás hacer clic en el botón "Cerrar".
Además, si la conexión se realiza correctamente, también verás un mensaje en la parte superior de tu página en Fieldwire, que te indicará que ya puedes configurar una automatización en la pestaña Ajustes de cualquier proyecto de la cuenta. Con esto concluye el proceso para conectar SharePoint a Fieldwire. Para conocer los pasos para crear una automatización, pasa a la siguiente sección.
Configurar una automatización con SharePoint
Una vez que crees una conexión a SharePoint en el nivel de cuenta, podrás crear una "automatización" en tus proyectos. Sin embargo, recuerda que tendrás que asegurarte de tener los niveles de permisos de proyecto adecuados. (Para obtener más información sobre los permisos de nivel de proyecto, consulta este artículo: Introducción a los permisos de nivel de proyecto: Administradores, miembros y colaboradores).
En las automatizaciones es donde se produce la magia: son las que sincronizan tus aplicaciones. Para crear una automatización, necesitarás:
- Ser administrador en el proyecto de Fieldwire donde quieres crear la automatización
- Acceder a la pestaña Ajustes del proyecto en Fieldwire
Una vez que compruebes que tienes los niveles de permisos adecuados, ve al proyecto específico en el que quieres crear la automatización.
En el proyecto, ve a la pestaña Ajustes y, en la parte derecha, desplázate hacia abajo hasta la sección "Aplicaciones" y haz clic en el botón "Gestionar automatizaciones". Al hacerlo, se te dirigirá a una nueva página donde verás una lista de todas las automatizaciones creadas para ese proyecto en concreto.
Para crear una automatización con SharePoint, haz clic en el botón "+ Nueva automatización" y aparecerá una nueva ventana emergente. En esa ventana emergente, selecciona SharePoint como aplicación con la que quieres conectar tu proyecto de Fieldwire. Una vez elegido SharePoint, tendrás que seleccionar la única automatización disponible. Por último, haz clic en "Crear automatización".
Nota: Si no ves SharePoint en la lista, haz clic en la opción "Gestionar integraciones", que te volverá a llevar a la pestaña "Integraciones" en la página de inicio de tu cuenta.
Tras hacer clic en "Crear automatización", se te redirigirá a una nueva página donde podrás elegir qué información de SharePoint quieres que se incorpore a Fieldwire mediante la automatización. Este es otro aspecto en el que es crucial asegurarse de tener acceso de nivel de administrador en SharePoint. La primera vez que accedas a esta página, fíjate en que la automatización está en estado "Borrador". Si abandonas esta página sin configurar la automatización, tendrás que volver a la pestaña Ajustes del proyecto para empezar de nuevo.
Haz clic en el botón azul "Seleccionar carpeta" y verás aparecer una ventana emergente donde tendrás que seleccionar la biblioteca. La biblioteca hace referencia a determinadas pestañas de la instancia de SharePoint en las que alojas los archivos. Tras seleccionar la biblioteca, deberás elegir la carpeta que se encuentra dentro de esa biblioteca en particular. En el breve vídeo de arriba se muestra cómo crear una automatización entre Fieldwire y SharePoint para que los archivos de la carpeta "Archivos del proyecto" de SharePoint se sincronicen automáticamente con la pestaña Archivos de Fieldwire. Una vez que elijas la carpeta y los archivos dentro de esa carpeta que quieres sincronizar con Fieldwire, haz clic en "Conectar".
Tras hacer clic en "Conectar", fíjate en que el botón "Seleccionar carpeta" ya no aparece y en que el estado ha cambiado a "Conectado". Luego, una vez completada la sincronización, el estado cambiará a "Conectado". Como se indica en la sección "Carpeta Fieldwire", la carpeta que hayas seleccionado se sincronizará directamente con la vista "Todos los archivos" del proyecto. Ahora, cuando vayas a la pestaña Archivos de Fieldwire, verás la carpeta de SharePoint que seleccionaste y todos los archivos que contenía esa carpeta. (Para obtener más información sobre la pestaña Archivos, consulta este artículo: La pestaña Archivos).
Automatización para SharePoint y Planos en Fieldwire
Una vez que hayas establecido la conexión entre SharePoint y Fieldwire, puedes crear una automatización para sincronizar los planos que tengas guardados en SharePoint directamente con Fieldwire.
Para hacerlo, sigue estos pasos:
Accede al proyecto específico donde quieras crear la automatización.
Ve a la pestaña Configuración.
En el lado derecho, desplázate hacia abajo hasta la sección Apps.
Haz clic en el botón Gestionar automatizaciones.
Haz clic en el botón + Nueva automatización, lo que hará que aparezca una nueva ventana emergente.
En la ventana emergente, selecciona Microsoft SharePoint como la aplicación con la que quieres conectar tu proyecto de Fieldwire.
Selecciona, de la lista, la cuenta de SharePoint con la que ya hayas creado una conexión anteriormente.
Selecciona la opción Importar planos de SharePoint a los planos de Fieldwire.
Haz clic en Crear Prototipo.
Mira el proceso a continuación:
Una vez que hayas completado los pasos anteriores, haz lo siguiente:
Haz clic en el botón azul Seleccionar carpeta, y verás que aparece una ventana emergente.
Selecciona la carpeta de SharePoint que quieres sincronizar con Fieldwire.
En el GIF de abajo, estamos creando una automatización entre Fieldwire y SharePoint para que los planos de la carpeta "InfoPath Form Template" en SharePoint se sincronicen automáticamente con la pestaña de Planos en Fieldwire.
Nota: Es recomendable empezar con una carpeta vacía en SharePoint, ya que solo se sincronizarán con Fieldwire los planos nuevos que se añadan a la carpeta. Los planos que ya existan en la carpeta no se sincronizarán.
Haz clic en Conectar.
Una vez creada la automatización, puedes añadir tus planos a la carpeta de SharePoint, y se sincronizarán automáticamente con la pestaña de Planos en Fieldwire.
Preguntas Frecuentes
¿Cuáles son las limitaciones?
Las automatizaciones solo detectan los cambios que se hagan en la carpeta sincronizada. Esto significa que primero tienes que crear la automatización y luego añadir tus archivos o planos a esa carpeta.
Es una sincronización unidireccional: los cambios que hagas en Fieldwire no se reflejarán en Google Drive ni en SharePoint.
Solo puede existir una automatización de Planos por proyecto.
El límite actual de planos que se pueden sincronizar es de 1.000.
A diferencia de la sincronización con Box, Dropbox o OneDrive, si eliminas un plano o archivo en Google Drive o SharePoint, ese archivo no se eliminará automáticamente en Fieldwire.
El tamaño máximo permitido para archivos PDF es de 200 MB.
¿Cómo recomendamos usar esta automatización?
Elige una carpeta vacía en SharePoint o Google Drive.
Crea la automatización en Fieldwire que esté vinculada a esa carpeta.
Arrastra y suelta tus archivos (o planos, si estás usando Google Drive) dentro de la carpeta de Google Drive o SharePoint.
Solución de problemas
Si experimentas cualquier problema con la configuración o el uso de la integración, consulta este artículo: Pestaña de Integraciones: Solución de problemas.