Introducción
Fieldwire ofrece tres tipos de informes para usuarios Pro y Business, disponibles en la pestaña "Tareas" de Fieldwire. Estas opciones de informes permiten exportar datos de tareas para que puedas registrar y documentar todo el proyecto. Generar informes de tareas es un proceso paso a paso que finaliza con la recepción de una URL en un correo electrónico de support@fieldwire.com. Actualmente, los usuarios disponen de tres formas de generar informes de tareas de un solo proyecto:
- PDF resumido: En concreto, se trata de una lista estructurada en puntos (recomendable para listados de defectos sencillos).
- Informe PDF detallado: Un informe detallado que engloba todo el contenido del proyecto: imágenes, anotaciones, etc. (recomendable para las reuniones diarias del capataz).
- Exportación CSV (Excel) completa: Un volcado de datos de Excel que reúne toda la información del proyecto (recomendable para la documentación cuando finaliza el proyecto; también es recomendable si quieres hacer análisis o informes personalizados para tu personal).
Además de elegir el tipo de informe que quieres generar, indicarás quién recibirá el informe. Puedes enviar el informe a cualquier dirección de correo electrónico: no es necesario que el destinatario tenga una cuenta de Fieldwire ni que se le invite al proyecto. Además, puedes configurar el envío de tus informes con frecuencia semanal o mensual.
Consejo: Podrás utilizar estados de tarea personalizados en tus informes de tareas si tu proyecto los utiliza para el seguimiento de tareas. Echa un vistazo a este artículo para obtener más información: Estados de tarea personalizados
Nota: Fieldwire también ofrece Informes de cuenta para usuarios Pro y Business. Se trata de informes .CSV que pueden incluir tareas de varios proyectos de tu cuenta. Para obtener más información sobre estos informes y cómo generarlos, consulta este artículo: Preguntas y respuestas: ¿Se puede generar un informe que contenga tareas de varios proyectos?
Tabla de contenidos
- El botón Generar informe
- Cómo generar un informe
- Cómo se mostrarán los planos y archivos en los informes
- ¿Qué significa la ventana emergente "Error en la generación del informe"?
- Opciones de "Programar informe"
El botón Generar informes
Al hacer clic en el botón Generar informes en la pestaña Tareas, aparecerá una ventana emergente. En ella verás tu lista de plantillas de informes. En cada nuevo proyecto te aparecerán automáticamente dos plantillas de informes, "Todas las tareas (Resumen)" y "Tareas abiertas (Detalladas)". Además de estas plantillas de informes, puedes crear tus propias plantillas de informes de tareas haciendo clic en el botón azul "+Nuevo informe" que se muestra en la siguiente captura de pantalla.
Al pasar el cursor sobre cada plantilla de informe de tareas, verás tres botones. El botón del sobre permite enviar el informe por correo electrónico. El icono central permite duplicar la plantilla de informe. El botón rojo de la papelera permite eliminar la plantilla de informe de tareas. Cada uno de estos botones tiene su propia función, en particular agilizar sus respectivos procesos: creación, distribución y eliminación.
Nota: Una vez que elimines una plantilla de informe de tareas, ya no será posible recuperarla. Se eliminará de forma definitiva y tendrás que volver a crear la plantilla.
Informe PDF resumido
El informe PDF resumido ofrece una vista general de consulta rápida sobre el estado del proyecto, el responsable y si la tarea está asociada a un plano. Te ofrece una lista de tareas del proyecto para ver fácil y rápidamente qué tareas están abiertas y cuáles cerradas para mantener a tu cliente informado sin que tenga que acceder a Fieldwire.
Consejo: Utiliza las opciones de filtrado para asegurarte de estar viendo la información correspondiente.
Informe PDF resumido de ejemplo
Informe PDF detallado
Un informe altamente personalizable y detallado que puede incluir fotos de tareas, checklists y otros archivos adjuntos, y que se puede filtrar por responsable, categoría, hora, etc. Esto resulta especialmente útil si el cliente no desea disponer simplemente de una vista general del proyecto, sino un informe detallado. También es muy práctico para actualizaciones en listados de defectos, fotos de progreso y comprobaciones.
Al generar informes detallados, ten en cuenta que existen límites en cuanto a la cantidad de tareas, fotos y formularios relacionados que es posible incluir en estos informes. Si el informe incluye una cantidad superior a estos límites, aparecerá el mensaje "Límite del informe superado" con esta información. Además, si intentas enviar el informe por correo electrónico, recibirás el mismo mensaje "Límite del informe superado" en tu correo electrónico. Como indica el mensaje, para poder generar el informe tendrás que reducir su tamaño dividiéndolo en varias partes, utilizando para ello filtros de tareas de informes.
Consejo: Utiliza correos electrónicos con envío autoprogramado para enviar informes a las partes interesadas clave automáticamente con frecuencia semanal o mensual.
Informe PDF detallado de ejemplo
Exportación CSV (Excel) completa
Un volcado de datos de Excel que reúne toda la información del proyecto (recomendable para la documentación cuando finaliza el proyecto; también es recomendable si quieres hacer análisis o informes personalizados para tu personal).
Casos de uso: Para la documentación al final del proyecto o para transferir información entre proyectos.
Consejo: Puedes usar el CSV descargado para realizar análisis personalizados en un software de terceros como Excel.
Descargar el informe CSV de ejemplo
Cómo generar un informe
Paso 1:
Ve a la pestaña "Tareas" y selecciona "Generar informes".
Paso 2:
Selecciona el tipo de informe que quieres generar.
Pestaña Informes
Paso 3:
Selecciona las opciones "Ordenar por" y "Filtrar por" para asegurarte de incluir la información correspondiente en el informe. (Para obtener más información, consulta este artículo: ¿Cómo ordenar y filtrar informes?).
Paso 4:
Si hay alguna información en el informe que no quieras compartir con tus destinatarios, te recomendamos utilizar un software de edición de PDF para eliminar dicho texto.
Ten esto en cuenta: Tendrás que bajar el informe, editarlo en el software de edición y por último enviarlo directamente desde tu correo electrónico personal o profesional.
Si quieres enviar una copia del informe por correo electrónico a varias personas a la vez, puedes añadir sus correos electrónicos en "Destinatarios" y, a continuación, seleccionar "Compartir" y "Correo electrónico".
También puedes seleccionar la opción "Descargar" para descargar el informe directamente en tu navegador.
Consejo: No es necesario que el destinatario tenga una cuenta de Fieldwire ni que se le invite al proyecto para poder añadirlo como "Destinatario".
Paso 4:
Si decides enviar el informe por correo electrónico, los "Destinatarios" recibirán un enlace de AWS en un correo electrónico de Fieldwire. Haz clic en el enlace para descargar el informe.
Paso 5:
Abre el informe descargado en tu dispositivo local con un visor de PDF o un software de visualización de CSV, en función del tipo de informe.
Nota: La fuente generada en todos los informes de tareas será Deja Vu Sans.
Cómo se mostrarán los planos y archivos en los informes
Si lo deseas, puedes incluir planos dentro de los informes para ofrecer documentación adicional. Los planos se mostrarán como imagen y no como PDF, aunque mostrarán los iconos de pin de tarea. Puedes incluir planos como miniaturas para ahorrar espacio o a tamaño completo si necesitas que se vean mejor.
También puedes exportar tus planos anotados como PDF. Para verlos bien necesitarás Adobe Reader. La función de exportación permite ver la hoja final anotada, interactuar con las anotaciones e incluso ver quién creó las anotaciones iniciales. Sin embargo, estas anotaciones no incluyen pines de tarea. Es decir, las anotaciones de la hoja de plano se mostrarán en la exportación, pero no los iconos de pin de tarea.
Ten esto en cuenta: La siguiente tabla muestra qué hipervínculos tiene una exportación de plano y cuáles no:
|
Hipervínculo automático |
Hipervínculo de plano manual | Hipervínculo de archivo | Hipervínculo de tarea | Hipervínculo de especificación | Hipervínculo de foto | Hipervínculo de formulario | Hipervínculo de RFI | Anotaciones, símbolos, textos y medidas |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Planos PDF detallados y de resumen (a tamaño completo o no) (en Informes de tareas) | Visible pero no cliqueable | Visible pero no cliqueable | Visible pero no cliqueable | No visible | Visible pero no cliqueable | No visible | No visible | Visible |
| Planos exportados | Visible pero no cliqueable | Visible y cliqueable | Visible pero no cliqueable | Visible y cliqueable | Visible y cliqueable | Visible y cliqueable | Visible y cliqueable | Visible y cliqueable |
Para obtener más información sobre cómo exportar planos en PDF, consulta el artículo "¿Cómo exportar (e imprimir) planos como PDF y ver anotaciones?".
Si adjuntas un archivo a una tarea y generas un informe de las tareas, el archivo se incluirá en el informe si su tamaño es menor a 2,5 MB. Si el archivo tiene más de 2,5 MB, será posible acceder a él a través de un hipervínculo en el informe.
Por ejemplo:
- Este informe menciona un archivo de especificaciones. Tiene menos de 2,5 MB, por lo que se incluye el archivo completo al final del informe.
- Este informe menciona otro archivo. Ocupa más de 2,5 MB, por lo que solo se incluye el hipervínculo del archivo.
Ejemplo de informe de resumen:
Ejemplo de informe detallado:
¿Qué significa la ventana emergente "Error en la generación del informe"?
Si intentas enviar un informe por correo electrónico o descargarlo y te aparece el mensaje "Error en la generación del informe", significa que el informe se ha generado demasiadas veces en un lapso de una hora:
Hay un límite de 10 informes por plantilla de informe y por hora.
La hora comienza a contar una vez generado el primer informe.
Puede haber otros motivos por los que podrías recibir este mensaje. Esta tabla detalla algunos motivos comunes por los que puede aparecer este mensaje:
| Motivo: | Resolución: | Instrucciones: |
|
Se genera una plantilla de informe más de diez veces seguidas en menos de una hora; a cada informe se le aplican nuevos filtros. |
Clona la plantilla de informe y ajusta los filtros del informe clonado. |
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Varios usuarios han generado la misma plantilla de informe a la vez. |
Añade más correos electrónicos en la sección Destinatarios. |  |
En general, no deberías alcanzar este límite. Sencillamente piensa qué te gustaría incluir en el informe y utiliza el campo "Destinatarios" para enviar el informe a las partes interesadas.
Opciones de "Programar informe"
Puedes seleccionar cuándo enviar los informes e incluso programar el envío automático del informe de forma semanal o mensual.
El informe se enviará a las 5:00 h, en función de la zona horaria especificada para el proyecto. En el menú desplegable de Programar informe, puedes seleccionar una frecuencia semanal o mensual y especificar el día (semanalmente) o la fecha (mensualmente).
Paso 1: Selecciona "Semanalmente" o "Mensualmente"
Paso 2: Elige uno o varios días si seleccionas "Semanalmente" o un día del mes si seleccionas "Mensualmente":
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Nota: Si se archiva el proyecto, se seguirán enviando informes automáticos semanal o mensualmente. Puedes eliminar el informe o desactivar el envío automático.
Para eliminarlo, ve a Tareas Generar informes y haz clic en el icono de la papelera, que verás a la derecha del todo del informe que desees eliminar.
Para desactivar el envío automático, ve a Tareas Generar informes y selecciona el informe que quieras editar. Actualiza la configuración Semanalmente o Mensualmente a Compartir ahora y haz clic en la X de la parte superior derecha para cerrar el informe y guardarlo.
Más información
- Guía práctica: Cómo configurar tareas para crear informes excelentes
- Preguntas y respuestas: ¿Puedo enviar un informe desde mi dispositivo móvil?
-
¿Cómo ordenar y filtrar informes?
Tutoriales de vídeo sobre la generación de informes