Mejores Prácticas para Implementar Fieldwire

Por qué es importante una implementación adecuada

La implementación adecuada de Fieldwire puede potenciar la forma en que sus equipos completan el trabajo. Esta guía contiene algunas de las mejores prácticas para implementar Fieldwire en su empresa, ya sea grande o pequeña. 

Aquí hay una cita y un ejemplo para inspirarle mientras revisa la guía: 

 

La implementación adecuada de Fieldwire ayudó a Ogilvie Fire Protection a reemplazar múltiples sistemas de gestión de tareas con Fieldwire para agilizar las inspecciones de QA/QC y simplificar la programación en varios sitios de trabajo en Inglaterra.

 

“He utilizado muchas otras tecnologías móviles en el pasado que supuestamente hacen el trabajo, pero Fieldwire es la primera que he encontrado en casi 20 años que realmente hace lo que dice hacer.” - Bruce Ogilvie, Fundador, Ogilvie Fire Protection

Tabla de Contenidos 

• I. Identificar flujos de trabajo: ¿Cómo usarán Fieldwire sus equipos? 
  •  1. Reunir a las personas adecuadas 
    • Campeones/Usuarios Avanzados
    • Expertos en la materia
    • Patrocinador ejecutivo o gerente de facturación
  • 2. Capacitar al equipo de campeones 
    • Campeones/Usuarios Avanzados 
    • Expertos en la materia
  • 3. Crear una plantilla 
    • Ejemplo de configuración de proyecto por industria y flujos de trabajo
• II. Introducir Fieldwire al resto de su división, departamento, región o empresa
  • 1. Definir sus grupos de usuarios
  • 2. Capacitar a sus grupos de usuarios
  • 3. Hacer que el proceso sea repetible para la incorporación de futuros empleados
• III. Implementar una estrategia de mejora iterativa

I. Identificar flujos de trabajo: ¿Cómo usarán Fieldwire sus equipos?

Decidir cómo usarán Fieldwire sus equipos es uno de los primeros pasos para una implementación exitosa. Una de las mayores fortalezas de Fieldwire es su capacidad para reflejar los procesos y flujos de trabajo únicos de una empresa. Crear sus flujos de trabajo no es difícil, pero los siguientes pasos usualmente aseguran un resultado exitoso: 

1. Reunir a las personas adecuadas: 

Desarrollar flujos de trabajo para su empresa no es un trabajo en solitario. Estos son procesos que serán usados por sus equipos todos los días, por lo que la opinión del equipo es clave para garantizar el éxito y proporcionar un retorno de su inversión. Reunir un equipo de campeones le ayudará a desarrollar flujos de trabajo únicos para su empresa. Aquí están algunos de los tipos ideales de personas para involucrar en este paso, junto con las habilidades relevantes y el compromiso de tiempo que debería buscar en cada uno (muchos de estos roles pueden ser cumplidos por la misma persona, dependiendo del tamaño de su equipo): 

Campeones/Usuarios Avanzados: 

Estas son personas que usarán Fieldwire día a día y apoyarán a los equipos para hacer lo mismo. Desarrollarán y seguirán flujos de trabajo estándar para definir las Mejores Prácticas de su empresa. Esto incluye: 

1. Configurar nuevos proyectos (Fieldwire): ¿Cómo clono proyectos?

2. Invitar a usuarios relevantes a los proyectos: ¿Cómo invito o elimino un usuario de mi Cuenta o Proyectos?

3. Subir dibujos nuevos y actualizados: ¿Cómo usar la pestaña Planos y subir planos a mis proyectos de Fieldwire en la web?

   • Crear plantillas estándar de formularios y/o subir modelos 3D relevantes (si tiene nuestra suscripción Business).

4. Hipervincular archivos a los dibujos: Herramientas de vista y marcado de planos (Web)

5. Administrar la integración de Fieldwire con otro software

   • Por ejemplo, conectar con Dropbox, OneDrive o Box: ¿Cómo funciona la sincronización bidireccional con Dropbox / Box / OneDrive?. 

Títulos de trabajo típicos: Gerente de Proyecto, Ingeniero de Proyecto, Administrador de Proyecto, Coordinador de Proyecto, Gerente de Oficina, Administrador de TI, Capataz, Gerente de Control de Calidad, Superintendente, Coordinador de Proyecto, Administrador de Contratos

Habilidades requeridas: 

• Personas que estén entusiasmadas por crear flujos de trabajo más efectivos.

• Deben sentirse cómodos usando su teléfono inteligente y laptop. 

Expertos en la materia: 

Los expertos en la materia están familiarizados con los flujos de trabajo existentes y empoderan a los campeones con retroalimentación sobre si los flujos de trabajo propuestos en Fieldwire servirán a sus necesidades en el terreno.  Idealmente, incluya un experto en la materia de cada área relevante de su empresa.  

Títulos de trabajo típicos:  Técnico de campo, Estimador, Coordinador/Oficial de Seguridad, Gerente de Control de Calidad

Habilidades requeridas: Conocimiento profundo de los procesos y procedimientos de su departamento. 

 

Patrocinador ejecutivo o gerente de facturación: 

Asegúrese de que haya una persona en su equipo que pueda mantener su suscripción a Fieldwire, gestionando el número de usuarios y licencias, basado en el uso. 

1. Gestionar las licencias y renovaciones de su cuenta de Fieldwire: ¿Cómo agrego o elimino licencias anuales o mensuales?

2. ¿Cómo invito o elimino un usuario de mi Cuenta o Proyectos?

3. Archivar proyectos en la página del proyecto: ¿Cómo puedo crear un proyecto y usar el Panel de Proyectos en la web?

Títulos de trabajo típicos: Gerente de Operaciones, Gerente de División, CEO, Administrador de Oficina, Administrador de Software, PM Campeón

2. Capacitar al equipo de campeones: 

Para definir los Procedimientos Operativos Estándar que definirán sus flujos de trabajo en Fieldwire, es importante que su equipo de campeones tenga un entendimiento básico de cómo navegar un proyecto y su cuenta en Fieldwire. Aquí hay algunos recursos de autoayuda para comenzar: 

Todos:

1. Video de descripción general de Fieldwire

2. Base de conocimientos de Fieldwire: Nuestra base de artículos de ayuda

3. Serie de seminarios web sobre flujos de trabajo

Campeones/Usuarios Avanzados: 

1. Cómo configurar proyectos como un profesional

2. ¿Cómo puedo crear un proyecto y usar el Panel de Proyectos en la web?

3. Cómo usar la pestaña Planos y subir planos a mis proyectos de Fieldwire en la web

Expertos en la materia: 

1. ¡Comenzando en Fieldwire!

2. Herramientas de vista y marcado de planos (Web)

3. Introducción a las tareas

4. ¿Cómo usar las tareas en las aplicaciones móviles de Fieldwire (iOS y Android)?

Patrocinador ejecutivo o gerente de facturación:

1. Introducción a Fieldwire como propietario/administrador de cuenta

2. Precios y excedentes en Fieldwire

3. Crear un proyecto plantilla:  

Después de que su equipo de campeones esté capacitado sobre cómo navegar y usar Fieldwire con éxito, pueden comenzar a definir el mejor proceso general para su empresa.

Puede usar esta Plantilla de Guía de Mejores Prácticas O nuestra Guía de Referencia Rápida para documentar los flujos de trabajo y las Mejores Prácticas de su empresa. 

Esta guía ayudará a formar la base de un proyecto plantilla, que puede proporcionar un estándar consistente para todos sus proyectos en Fieldwire. (Para más información sobre cómo clonar proyectos, consulte este artículo: ¿Cómo clono proyectos?). Sus Mejores Prácticas deberían cubrir los siguientes temas: 

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      1. ¿Quiénes son los contactos de su empresa para retroalimentación, gestión de cuenta, desarrollo de flujos de trabajo, etc., en el software? 

      2. ¿Quién está cubierto por las licencias de software de su empresa? 

      3. ¿Cuál es el proceso para invitar a nuevos usuarios a sus proyectos? 

      4. ¿Para qué tipos de trabajo usarán las tareas los equipos para hacer seguimiento? 

      5. ¿Cómo configurará lo siguiente en su proyecto plantilla: 

         • Carpetas de planos

         • Carpetas de archivos 

         • Categorías de tareas

         • Estados de tareas

         • Etiquetas (Tareas, Planos, etc.)

         • Informes

         • Formularios

Aquí hay algunos recursos para mostrar configuraciones típicas de proyectos para algunos casos de uso principales: 

 

Ejemplo de configuración de proyecto por industria y flujos de trabajo: 
 

Configuración de proyecto por oficio: 

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    • Guía práctica para configurar proyectos como contratista eléctrico

    • Guía práctica para configurar proyectos como contratista general

    • Guía práctica: Cómo gestionar proyectos de construcción multifamiliar

    • Guía práctica: Cómo aprovechar Fieldwire para la transparencia en la construcción civil

Flujos de trabajo comunes en Fieldwire: 

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    • Guía práctica para control de calidad (inspecciones)

    • Guía práctica: Cómo configurar tareas para obtener excelentes informes

    • Guía práctica: Revisiones de diseño y comentarios de constructibilidad

    • Guía práctica: Cómo aprovechar Fieldwire para la seguridad en el sitio de trabajo

    • Cómo usar Fieldwire para la programación

Ejemplos de flujos de trabajo: 

Consulte nuestros seminarios web para ver flujos de trabajo específicos de la industria en acción.

II. Introducir Fieldwire al resto de su división, departamento, región o empresa

Después de haber definido sus flujos de trabajo estándar, necesitará implementarlos en su equipo.  Ya sea que esté implementando sus nuevos estándares en un equipo o en veinte, el proceso es el mismo: defina sus grupos de capacitación y capacítelos en los flujos de trabajo relevantes. 

1. Defina sus grupos de usuarios

Ya sea que sea una empresa de 20 o 2000 personas que busca implementar Fieldwire en un proyecto o en toda una región, es importante capacitar a las personas en los flujos de trabajo relevantes para sus trabajos. Puede segmentar sus grupos de usuarios por nivel de habilidad, equipo de proyecto o región - por ejemplo:

• Capacitación para PM 

• Capacitación para capataz

• Capacitación básica en flujos de trabajo de campo 

• Capacitación avanzada en flujos de trabajo de campo

Como defina sus grupos distintos, asegúrese de que las capacitaciones que prepare se centren únicamente en los flujos de trabajo relevantes para ese grupo. 

2. Capacite a sus grupos de usuarios

Aunque puede solicitar una demostración o capacitación directamente con Fieldwire, aquí hay algunos consejos para realizar una capacitación de Fieldwire que asegure que su audiencia retenga el material:
 

1. Haga la capacitación interactiva: 

   • Cree un proyecto de capacitación basado en su proyecto plantilla y agregue algunos planos al proyecto. 

   • Navegue a una hoja y marque los planos juntos según su Guía de Mejores Prácticas O Guía de Referencia Rápida

   • Invite a todos los participantes a unirse al proyecto de capacitación compartido. 

   • Practique sus flujos de trabajo al mismo tiempo:  ¡La práctica hace al maestro! Hay un viejo dicho: “La primera vez que haces algo no debería ser cuando necesitas hacerlo.” Si hay algo que los participantes necesitarán hacer regularmente en Fieldwire, déles la experiencia de hacerlo de primera mano durante su capacitación.
     
      

2.  Haga preguntas abiertas a los miembros para que hablen y se involucren con el material:

   • ¿Cuáles son algunas de las formas en que podría usar esta herramienta? 

   • ¿Cómo podría ayudar a su flujo de trabajo?

   • ¿Por qué es importante pasarse a esta herramienta?  
     
      

3. Hágalo memorable y use ejemplos de la vida real:  

   • la gente tiende a recordar detalles cuando se los cuenta como parte de una historia. Así que agregue ejemplos reales de cómo el flujo de trabajo se ha usado con éxito para evitar un resultado negativo o fomentar uno exitoso. 
     
      

4. Hágalo relevante: Una capacitación exitosa debería aportar valor lo más rápido posible. Enfóquese en flujos de trabajo que puedan usarse inmediatamente después de la capacitación.
   
    

5. Concéntrese en uno o dos flujos de trabajo clave a la vez.  

   • Tratar de cubrir demasiado puede hacer que los usuarios retengan muy poco. Si se enfoca en uno o dos flujos de trabajo, los usuarios tendrán muchas más probabilidades de retener la información.
     
      

6. Realice capacitaciones presenciales si puede. Las capacitaciones por Zoom son útiles, pero las capacitaciones presenciales pueden ser más efectivas para resolver cualquier problema que tengan los usuarios y asegurar que estén comprometidos y asimilando el material. Si puede demostrar exactamente cómo el usuario realizará un flujo de trabajo particular en el campo, ¡eso será de gran ayuda! 
    

3. Haga que el proceso sea repetible para la incorporación de futuros empleados:

1. Asegúrese de que sus procesos estén claramente definidos en la Guía de Mejores Prácticas O en la Guía de Referencia Rápida.

2. Grabe su capacitación si es posible. La capacitación grabada y la documentación de Mejores Prácticas pueden servir como un kit de incorporación para nuevos empleados. 

III. Implementar una estrategia de mejora iterativa  

Una estrategia de mejora iterativa le permite recopilar y aprovechar la retroalimentación de su equipo para aumentar la productividad y mejorar los flujos de trabajo de Fieldwire a medida que se descubren oportunidades para optimizar. Aquí hay algunas técnicas para apoyar un ciclo de retroalimentación iterativo: 

1. Recopile retroalimentación recurrente con una cadencia estándar:
   • Programe reuniones trimestrales o anuales con su equipo de campeones para revisar cualquier problema de Fieldwire o posibles mejoras de procesos. Aquí hay algunas preguntas que puede hacer durante una reunión para descubrir información valiosa: 
     • ¿Qué procesos están funcionando mejor en Fieldwire? 
     • ¿Cuánto tiempo le ha ayudado a ahorrar Fieldwire? 
     • ¿Qué procesos fuera de Fieldwire desearía poder mejorar? 
     • ¿Qué le ayudaría a que su trabajo sea más rápido? 
     • ¿Dónde pierde más tiempo?
2. Cree una encuesta trimestral para todos los empleados solicitando retroalimentación sobre el software y programe sesiones de seguimiento para comprender sus comentarios: 
   • cree un buzón de sugerencias o un correo electrónico para recopilar retroalimentación continua. Informe a su equipo dónde encontrarlo (marcarlo como favorito) e incluya indicaciones como las preguntas anteriores para aclarar la retroalimentación que espera recibir de forma asincrónica. 
   • Google Forms y Survey Monkey son opciones gratuitas y sencillas para crear formularios personalizados para su encuesta trimestral y/o buzón de sugerencias.  
     
      
3. Documente el proceso adecuado para comunicar retroalimentación a un campeón o persona de contacto en su Guía de Mejores Prácticas O en la Guía de Referencia Rápida. 
   
    
4. Identifique nuevas áreas de valor
   • Basado en la retroalimentación, elija un par de nuevos flujos de trabajo/ajustes a los flujos de trabajo existentes para priorizar. A partir de aquí, puede usar los pasos descritos anteriormente para implementar sus nuevos flujos de trabajo.
     
      
5. Actualice la documentación de sus procesos
   • A medida que nuevos empleados entran y salen, y conforme el software continúa evolucionando, asegúrese de continuar actualizando y manteniendo su Guía de Mejores Prácticas O su Guía de Referencia Rápida. A medida que se descubran nuevas áreas de valor, utilice las herramientas de esta guía para seguir mejorando sus procesos.