Introducción
Las entregas de Fieldwire agilizan el proceso de aprobación de materiales y equipos que será necesario instalar en la obra. Las entregas están centralizadas y son accesibles para todas las personas del Proyecto. Para poder acceder a este módulo, puedes reservar una demostración con nuestro equipo de ventas o comprar Business Plus.
Tabla de contenidos
- Cómo habilitar PM en un proyecto
- Primeros pasos con las entregas
- La página de registro de entregas
- El flujo de trabajo de entregas
- Flujo de trabajo más rápido para las entregas
- Entregas en dispositivos móviles
Cómo habilitar PM en un proyecto
Para obtener información sobre las compañías y cómo habilitar PM en un proyecto, consulta este artículo.
En cuanto a las entregas, actualmente no existe diferencia entre Managers y Contribuidores. Todos los usuarios de la empresa del responsable de la entrega pueden realizar acciones sobre la entrega en su estado actual. Existen tres grupos de usuarios, que cuentan con diferentes vistas, acciones y permisos de edición según el "Estado" de la entrega:
- Usuarios de la empresa del responsable: cualquier usuario de la empresa del responsable actual puede realizar acciones en la Entrega.
- Usuarios que no pertenecen a la empresa del responsable
- Usuarios de la empresa del autor de la entrega
Primeros pasos con la Gestión de proyectos
Si es la primera vez que accedes a la pestaña Entregas, te aparecerá una ventana emergente para ayudarte a empezar a utilizar Gestión de Proyectos en Fieldwire y configurar tu "Empresa" en el proyecto. En primer lugar, tendrás que añadir el nombre de tu empresa y hacer clic en el botón "Siguiente". Este será el nombre de empresa utilizado tanto para las RFIs como para las entregas en el proyecto. Sin embargo, debes tener en cuenta que no se rellenará automáticamente con la información de "Empresa" que hayas introducido en tus ajustes de perfil.
A continuación, se te indicará que introduzcas el Código de la compañía, lo que os ayudará a ti y a tu equipo a manteneros organizados durante todo el proyecto.
¡Y eso es todo! En el ejemplo que se muestra en estas capturas de pantalla, el nombre de la empresa es ABC y el código de la compañía es también ABC.
Cómo establecer una empresa principal
Para asegurarte de que todas las RFIs y entregas pasen por tu "empresa" en Fieldwire, ahora puedes configurar una empresa principal. Para empezar, primero ve a la pestaña Personas del proyecto y haz clic en "Establecer empresa principal" para la empresa que quieras considerar como "principal".
Al hacer clic en "Establecer empresa principal", aparecerá una ventana emergente que indicará qué pueden hacer los usuarios de la empresa principal, en comparación con los usuarios de "Otras empresas" que no han sido designadas como principal. Por ejemplo, los usuarios de la empresa principal pueden enviar o solicitar entregas a cualquier empresa, a diferencia de los usuarios de "Otras empresas", que solo pueden enviarlas a la empresa principal.
Una vez hayas decidido que quieres establecer una empresa principal, tendrás que hacer clic en el botón azul "Establecer empresa principal". Al hacer clic en el botón azul, junto a la empresa principal aparecerá un icono de corona y el texto "Empresa principal".
La página de registro de entregas
Cualquier persona asociada a una Empresa, ya sea como Manager o Colaborador, puede acceder a la pestaña "Entregas", que ofrece acceso a cada entrega del proyecto, independientemente del "Estado".
Los encabezados de esta pestaña ofrecen una descripción general del tipo, el orden, el tema y el estado de las entregas en todo el proyecto. A continuación encontrarás una definición más específica de estos encabezados:
- nº: Se añade cuando la entrega pasa del estado Borrador al estado Solicitado. Las entregas se numeran por compañía, es decir, secuencialmente, en función de la empresa que realice el envío (se utilizará el código de la compañía remitente como prefijo), o por especificación, caso en el cual se numerarán secuencialmente utilizando el número de especificación como prefijo (en este caso, si no hay ninguna especificación vinculada, el número de entrega no tendrá prefijo).
- Especificación: La sección Especificación es una combinación del número de sección de especificación (formato maestro CSI ) y un nombre de sección de especificación.
- Nombre: El título de la entrega, que se añade al crearla.
- Estado: Es el estado actual de la entrega, que determina qué acciones están disponibles para los usuarios. Puede ser "Borrador", "Solicitado", "Pendiente de revisión", "Pendiente de aprobación", "Pendiente de cierre", "Cerrado" y "Nulo".
- Enviar antes de: Lo añade el usuario que solicita la entrega. Refleja la fecha en que el remitente debe enviar la entrega al usuario que la solicita.
- Aprobar antes de: Fecha en que el aprobador debe proporcionar una respuesta.
- Responsable: El propietario actual de las próximas acciones de la entrega.
Además, verás los distintos estados en la parte superior, donde podrás ver fácilmente cuántas órdenes de cambio hay en el proyecto en cada estado, además de hacer seguimiento del importe en dólares que se ha aprobado.
Si quieres exportar tus datos de entregas, haz clic en el botón "Generar informe". A continuación, tendrás la opción de exportar tus datos como un informe CSV o PDF.
Si quieres solicitar el envío de una entrega, puedes hacerlo directamente desde la página de resumen de la entrega, haciendo clic en la casilla que verás en el extremo izquierdo de esta, luego en el menú desplegable "Acciones" y, por último, en "Solicitar envío". Al hacerlo, se abrirá un cuadro de diálogo modal igual que si estuvieras dentro de una entrega específica, donde podrás seleccionar el Responsable, los Observadores y la fecha de envío.
Si tienes una larga lista de entregas, puede que te ayude contar con una forma más sencilla de localizar las que estés buscando. Existen dos formas de hacerlo. La primera es utilizando la barra de búsqueda desde la pestaña Entregas. Esta barra de búsqueda es específica de la sección Entregas, por lo que no mostrará ningún resultado de otras secciones de la aplicación Fieldwire. Está configurada para buscar y mostrar resultados solo por nombre y número de entrega, y no por otros campos o contenido.
Además, puedes hacer clic en el botón "Filtros" para mostrar varias opciones, como:
Mi acción requerida: Muestra las entregas que también están en la pestaña "Mis entregas"
Observando: Filtra para mostrar las entregas que está viendo el usuario que ha iniciado sesión
Estado: Fase en la que se encuentran actualmente las entregas: Borrador, Solicitado, Pendiente de revisión, Pendiente de aprobación, Pendiente de cierre, Cerrado o Nulo
Especificación: Muestra una lista de especificaciones que se han vinculado a las entregas existentes
Tipo: Filtra por el tipo de entrega seleccionado: Planos de taller, Ejemplo, Datos del producto, Manual de operación y mantenimiento (O&M), Garantía, Informe, Certificado, Modelo u Otro
Empresa que realizó el envío: Filtra por las empresas que se han creado en el proyecto
Responsable: Persona asignada a la entrega en ese momento
Última actualización: Última vez que se modificó el formulario
Si quieres añadir, eliminar o modificar cualquiera de las respuestas a las entregas que aparecen al aprobar (o rechazar) una entrega, haz clic en el botón "Administrar respuestas".
Importar registros de entregas
Con la pestaña Especificaciones, los usuarios pueden extraer información de entregas de las especificaciones. Para obtener más detalles sobre cómo extraer información de entregas, consulta este artículo.
Los usuarios pueden importar entregas en lote a partir de estas extracciones de entregas o utilizando nuestra plantilla de importación CSV. La plantilla de importación CSV tiene cuatro columnas:
- Sección Especificación: el usuario debe introducir el número asociado al número de la sección Especificación en la pestaña Especificaciones. Si el número de la celda CSV coincide con un número de sección Especificación en la pestaña Especificaciones, los dos se vincularán automáticamente en Fieldwire.
- Nombre: campo de texto para poner nombre a la entrega.
- Tipo: los usuarios pueden rellenar un tipo admitido en Fieldwire. Si coinciden, el tipo se rellenará automáticamente al importar. A continuación se muestra una lista de tipos de entregas admitidos:
- Planos de taller
- Ejemplo
- Datos del producto
- Manual O&M
- Garantía
- Informe
- Certificado
- Modelo
- Otro
- Descripción: campo de texto para describir la entrega.
Para asegurarte de que la importación se realice correctamente, sigue el formato de columnas que acabamos de indicar.
Cuando el archivo CSV esté listo para importar, vuelve a la pestaña Entregas y haz clic en "+ Importar entregas".
A continuación, tendrás la posibilidad de subir el .CSV. de registro de entrega extraído.
El flujo de trabajo de entregas
Panel de detalles
En el panel Detalles, podrás vincular tus especificaciones, añadir un número de referencia, actualizar el "Tipo" de entrega y añadir el tiempo de entrega y la fecha in situ o una descripción de la entrega en sí. También puedes ver los planos vinculados.
Hay algunas cosas que tener en cuenta respecto a la especificación que está vinculada en el panel Detalles. Solo se puede vincular una especificación a una entrega, aunque sí es posible vincular varias entregas a una Especificación. Si una entrega no tiene una especificación vinculada, cualquier usuario con acceso a la entrega podrá añadir una. Por otro lado, cualquier administrador o usuario que haya creado el enlace especificación<entrega podrá eliminar o reemplazar la especificación en la entrega.
Nota: La "Especificación" solo estará vinculada a las especificaciones que hayas subido a la pestaña "Especificaciones". Para editar la "Especificación", coloca el cursor sobre el archivo de especificación vinculado. Luego, haz clic en el icono del engranaje que aparecerá y, a continuación, en "Eliminar".
Además de Especificación, hay cosas importantes que tener en cuenta sobre los campos Tipo, Plazo de entrega, Fecha in situ y Descripción, así como sobre quiénes pueden editarlos. Mientras la entrega esté en estado "Borrador", estos campos podrá editarlos cualquier usuario que pueda ver el borrador. Mientras la entrega esté en estado "Solicitado", estos campos podrán editarlos tanto los usuarios de la empresa del autor de la entrega como los de la empresa del responsable de la entrega. Esto también se aplica a las entregas con estado "Pendiente de revisión", "Pendiente de aprobación" y "Pendiente de cierre". Por último, estos campos pueden editarlos los usuarios de la empresa del autor de la entrega cuando esta está en estado "Cerrado".
La fuente Actividad
Durante el proceso de flujo de trabajo de la entrega, todos los usuarios podrán hacer seguimiento del estado de la entrega, cuándo se solicitó o envió la información y quién lo hizo.
Observadores
Además de la fuente "Actividad", desde la pestaña "Observadores" podrás añadir y eliminar "Observadores" en cada paso del flujo de trabajo. Para ello, tendrás que hacer clic en "+Observador" e introducir el nombre de la persona de la empresa de tu proyecto. También podrás eliminar a ese observador haciendo clic en la "x" que aparecerá al pasar el cursor sobre su nombre.
Si ese usuario no está actualmente en ese proyecto, tienes la posibilidad de invitarlo. Sin embargo, ten en cuenta que, si el nuevo usuario al que vas a invitar no está en tu cuenta, se te aplicará un cargo adicional en caso de que no tengas la(s) licencia(s) necesaria(s) para cubrir a ese usuario.
Además de añadir observadores en la fuente "Actividad", también podrás añadirlos o eliminarlos dentro de algunos cuadros emergentes de estado de entrega.
Crear una entrega
Cualquier usuario que forme parte de una "Empresa" puede crear una entrega. Para crear una entrega, ve a la pestaña Entregas y selecciona "+ Nueva entrega" o haz clic en "Crear una entrega":
Añade un "Nombre" para la entrega, elige el "Tipo", busca el nombre o número de la sección "Especificación" correspondiente e introduce la "Descripción" de la entrega. De estos, para crear el borrador solo es necesario el "Nombre". Los usuarios pueden añadir o editar también el "Nombre", la "Sección", el "Tipo" y los "Detalles" en el borrador de una entrega. Para pasar a la fase de "Solicitud", primero es necesario indicar la "Sección" y el "Tipo" de entrega.
Nota: Solo es posible eliminar una entrega mientras está en estado "Borrador". Para ello, haz clic en el botón "Acciones" que verás junto al botón "Solicitar": aparecerá una opción para "Eliminar". A continuación, se te indicará que confirmes que deseas eliminar la entrega. Si eliminas una entrega, no podrás recuperarla.
Crear un borrador de entrega desde un plano
Además de crear un borrador de entrega desde la pestaña Entregas, también puedes crear una entrega directamente desde un plano.
Para ello, haz clic en el icono de la cadena que hay en la barra de herramientas de anotación y elige la opción "Añadir un hipervínculo de entrega", que se muestra a continuación. El cuadro emergente te permitirá poner nombre a la entrega, además de seleccionar su "Tipo", buscar el nombre o número de la sección "Especificación" correspondiente e introducir la "Descripción" de la entrega. Por último, haz clic en "Crear borrador" para crear la nueva entrega.
Solicitar envío
Una vez creado el borrador, aparecerá un botón desplegable azul con el texto "Enviar". Al hacer clic en el botón desplegable azul, verás dos opciones, "Solicitar envío" y "Enviar para aprobación". Este flujo de trabajo comienza con la opción "Solicitar envío".
Tras seleccionar "Solicitar envío", introduce la "Empresa" y el "Responsable", añade los "Observadores" y la fecha "Enviar antes de", además de un "Mensaje" opcional. Además, hay una casilla que puedes marcar o no para habilitar los recordatorios por correo electrónico de los responsables.
Nota: La lista de compañías y responsables disponibles se basará en las compañías (y los usuarios de cada una de ellas) que aparecen organizadas en la pestaña "Personas".
Tras rellenar los campos obligatorios, selecciona "Solicitud" para cambiar el estado de la entrega a "Solicitado": al hacerlo, esta se enviará al "Responsable" para que la revise.
Se enviará una notificación por correo electrónico al nuevo responsable para indicarle que suba a la entrega su archivo adjunto de entrega:
Numeración de entrega
Cuando la entrega pase del estado Borrador a Solicitado, se le asignará un número de entrega, que es posible numerar por compañía: así, las entregas se numerarán secuencialmente, en función de la empresa que realice el envío. Se utilizará como prefijo el código de la empresa que realice el envío. También puedes numerar por especificación, es decir, las entregas se numerarán secuencialmente utilizando el número de especificación como prefijo. En este caso, si no hay ninguna especificación vinculada, el número de entrega no tendrá prefijo.
El formato del número de entrega se puede definir en Ajustes del proyecto:
Enviar para revisión
Una vez que el responsable reciba la entrega, se le indicará que envíe los archivos que sea necesario revisar. Para ello, el responsable deberá subir uno o varios archivos adjuntos, ya sea desde su dispositivo o desde los "Archivos" del proyecto, con la posibilidad de añadir "Notas de envío" de manera opcional.
Una vez añadidos los archivos adjuntos y los mensajes opcionales del envío, aparecerá la opción "Enviar". Cuando el responsable seleccione esta opción, se le indicará que reenvíe la entrega al usuario que se lo solicitó. También podrá incluir un mensaje opcional en la notificación por correo electrónico:
Una vez enviada la entrega para su revisión, el nuevo responsable recibirá una notificación por correo electrónico y la entrega pasará al estado "Pendiente de revisión".
Presentar en nombre
Cuando la entrega haya pasado al estado "Solicitado", cualquier usuario de la empresa del autor de la entrega podrá enviar información en nombre del responsable.
Esto permite al autor hacerse cargo del documento y enviarlo en nombre del usuario al que se le pidió responder. Es decir, si el envío solicitado se realiza por correo electrónico y necesitas descargarla, esto permite al autor (o a cualquier usuario de la empresa del autor) subirla a Fieldwire para que la entrega pueda pasar al siguiente paso, "Pendiente de revisión". Una vez que se envíe la respuesta a la entrega, se entregará al usuario original al que se solicitó.
Enviar para aprobación
Una vez creado el borrador, aparecerá un botón desplegable azul con el texto "Enviar". Al hacer clic en el botón desplegable azul, verás dos opciones, "Solicitar envío" y "Enviar para aprobación". Este flujo de trabajo comienza con la opción "Enviar para aprobación".
Tras seleccionar "Enviar para aprobación", elige si deseas asignar a un "Usuario de proyecto" o a una "Dirección de correo electrónico". Introduce el responsable, añade "Revisores" y "Observadores" (opcional), y la fecha "Aprobar antes de", además de un "Mensaje" opcional. Además, hay una casilla que puedes marcar o no para habilitar los recordatorios por correo electrónico de los responsables si vas a asignar a un usuario de proyecto o a una dirección de correo electrónico. Cuando hayas rellenado estos campos, haz clic en "Enviar".
Nota: Puedes utilizar el menú desplegable "Revisores" para realizar la asignación a personas que puedan necesitar enviar respuestas a la entrega, además del responsable. Al designar a un usuario como Revisor, también se convertirá automáticamente en Observador en la entrega (desaparecerá del menú desplegable "Observadores").
Nota: La casilla que aparece junto a "Enviar por correo electrónico al responsable una copia de la entrega" es una nueva función: el sistema enviaría una copia por correo electrónico al responsable automáticamente. Ahora, tienes la opción de no enviar un correo electrónico al responsable de una entrega.
Si vas a asignar la entrega a una "Dirección de correo electrónico", el responsable recibirá una copia de la entrega por correo electrónico. En ese correo electrónico, se le proporcionará el nombre de la entrega e instrucciones que indican que se le ha asignado esa entrega y que debe responder al correo electrónico con su revisión de la entrega, lo que enviará un correo electrónico al autor de la entrega para que este último pueda responder en nombre del responsable.
Nota: Solo la empresa principal puede asignar entregas a direcciones de correo electrónico.
Una vez que se asigne la entrega a la dirección de correo electrónico, verás que el campo Responsable del encabezado está marcado para indicar que se trata de un usuario externo. Además, esta dirección de correo electrónico aparecerá en la fuente de actividad, en la tabla y en todos los informes que se hayan creado.
Proporcionar respuesta (pendiente de aprobación)
Si no hay revisores designados, cuando la entrega pase a "Pendiente de aprobación", el responsable (o la persona asociada a la empresa del responsable) deberá responder a la entrega. Para enviar una respuesta a la entrega, el responsable, o una persona de la empresa del responsable, deberá elegir una respuesta en el menú desplegable "Respuesta":
Este es el cuadro de diálogo modal que aparecería si también se eligieran los revisores:
Además del menú desplegable de respuesta, el responsable, la persona asociada a la empresa del responsable o el revisor deberán aprobar o rechazar la revisión. Para ello, tendrás que hacer clic en el menú desplegable azul "Añadir revisión". Al hacer clic en ese menú desplegable, verás tres opciones: "Revisar en Fieldwire", "Adjuntar desde Archivos" y "+ Subir nuevo archivo".
Si seleccionas "Revisar en Fieldwire", el responsable, la persona asociada a la empresa del responsable o el revisor podrán revisar los archivos adjuntos de la entrega. Durante el proceso de revisión, podrán añadir anotaciones, descargar el archivo adjunto, etc. Una vez que hayan terminado, deberán hacer clic en "Guardar y adjuntar".
A continuación, el responsable o el revisor tendrán la opción de incluir "Notas", aunque en este caso deberán incluir un archivo adjunto para reenviar la entrega al usuario que se la enviara a ellos o a otro usuario de su empresa.
Si también se añadieron revisores, pero aún no han añadido sus respuestas, el responsable verá esta advertencia antes de enviar su respuesta:
Independientemente de la "Respuesta" seleccionada, la entrega pasará a estar "Pendiente de cierre".
Se enviará al responsable una notificación por correo electrónico cuando cambie el estado.
Si el revisor se da cuenta de que necesita actualizar su "Revisión", su "Respuesta" o sus "Notas", podrá hacerlo siempre que la entrega siga en estado "Pendiente de aprobación". Para actualizar estos campos, el revisor deberá hacer clic en los tres puntos, como se muestra en la siguiente captura de pantalla, y luego en "Editar respuesta". Al hacerlo, el revisor podrá editar el texto en la sección Más respuestas. Cuando haya terminado de actualizar su respuesta, ¡deberá asegurarse de hacer clic en el botón azul "Guardar"!
Aceptar y cerrar (pendiente de cierre)
Una vez que la entrega pase al estado "Pendiente de cierre", el responsable deberá cerrarla, lo que hará que pase a estar en un estado no editable. Tras seleccionar "Cerrar", el responsable tendrá la opción de enviar un mensaje de correo electrónico al autor original, a los revisores y a cualquier observador adicional que desee incluir en la "Lista de distribución":
Todos los usuarios que tengan acceso a la entrega verán todas las respuestas publicadas. El responsable y los revisores podrán descargar una copia en PDF o enviar la entrega por correo electrónico.
Se enviará al responsable y a los revisores una notificación por correo electrónico cuando cambie el estado.
Solicitar reenvío (solicitado)
Sin embargo, si el responsable no desea cerrar la entrega porque considera que requiere modificaciones, puede elegir la opción "Crear revisión".
Al hacer clic en "Crear revisión", el responsable verá una ventana emergente que le indicará que rellene los campos "Responsable", "Observadores" y "Enviar antes de". (El campo "Empresa" estará en gris y no se podrá modificar).
Al crear la revisión, la entrega volverá al estado "Solicitado", lo cual quedará reflejado en la fuente Actividad.
Cerrado
Una vez cerrada la entrega, se enviará al remitente una notificación por correo electrónico para que vea la respuesta y descargue el archivo adjunto. Esos son todos los pasos necesarios.
Flujo de trabajo más rápido para las entregas
Borrador (Crear una entrega)
Cualquier usuario que forme parte de una "Empresa" puede crear una entrega. Para crear una entrega, ve a la pestaña Entregas y selecciona "+ Nueva entrega" o haz clic en "Crear una entrega":
Añade un "Nombre" para la entrega, elige el "Tipo", busca el nombre o número de la sección "Especificación" correspondiente e introduce la "Descripción" de la entrega. De estos, para crear el borrador solo es necesario el "Nombre". Los usuarios pueden añadir o editar también el "Nombre", la "Sección", el "Tipo" y los "Detalles" en el borrador de una entrega. Para pasar a la siguiente fase, primero es necesario indicar la "Sección" y el "Tipo" de entrega.
Solicitud en lote o eliminación de borradores de entregas
Si las entregas están en estado "Borrador" o aún se encuentran en espera de envío, puedes marcar las casillas para seleccionar todas las que quieras y realizar una acción en lote. Una vez seleccionadas las entregas, utiliza el menú desplegable "Acciones" para elegir "Solicitar envío" o "Eliminar" y aplicar la opción a todas las entregas seleccionadas.
Nota: Si no todas las entregas seleccionadas están en estado "Borrador", las opciones "Solicitar envío" y "Eliminar" aparecerán en gris.
Enviar para aprobación
Una vez que se haya creado la entrega y esté en estado Borrador, puedes acelerar el proceso de la entrega enviándola para su aprobación. Al hacerlo, se omitirán los pasos "Solicitado" y "Pendiente de revisión". Para ello, haz clic en el botón desplegable azul "Añadir envío" y adjunta un archivo existente en el proyecto o sube uno nuevo desde tu ordenador.
Una vez que hayas adjuntado o subido un archivo, haz clic en el botón desplegable azul "Enviar" y selecciona "Enviar para aprobación".
Tras hacer clic en "Enviar para aprobación", introduce la "Empresa" y el "Responsable", añade "Revisores" u "Observadores" (opcional) y la fecha "Aprobar antes de", además de un "Mensaje" opcional. Además, hay una casilla que puedes marcar o no para habilitar los recordatorios por correo electrónico de los responsables. Cuando hagas clic en "Enviar", verás que el estado de la entrega es ahora "Pendiente de aprobación".
En este punto, la entrega seguirá el mismo flujo de trabajo que en la sección "Proporcionar respuesta (pendiente de aprobación)" de arriba.
Entregas en dispositivos móviles
Aunque actualmente la mayoría de las funciones de las entregas se limitan a la versión web de Fieldwire, sí se pueden ver en dispositivos Android e iOS.
Android
Abre la pestaña "Entregas" para ver las entregas que se han creado en la versión web.
Aunque la mayoría de los elementos de la entrega estarán en gris, es posible hacer clic en el enlace "Ver todo el historial" en un dispositivo móvil.
iOS
Abre la pestaña "Entregas" para ver las entregas que se han creado en la versión web.
No se podrá hacer clic en la mayoría de los elementos de la entrega, pero sí se podrá ver el enlace "Ver todo el historial" en un dispositivo móvil.
Más información
- Empieza a usar las RFIs en Fieldwire
- Suscripciones Pro y Business: Las funciones que obtienes y cómo configurarlas