Vue d'ensemble
L'onglet Formulaires de Fieldwire permet aux utilisateurs de générer des formulaires à partir de plusieurs modèles par défaut ((Présentation de l'onglet Formulaires), de créer leurs propres formulaires (Présentation des formulaires et des modèles personnalisés) ou de télécharger et de remplir des PDF. Si votre équipe a recours à un flux de travail qui utilise des PDF nécessitant une saisie de données, vous pouvez utiliser Fieldwire pour héberger, partager et remplir ces documents.
Remarque : même si notre fonctionnalité de PDF remplissables est disponible sur notre plateforme Web, ainsi que sur nos applications iOS et Android, les anciennes versions des applications mobiles n'affichent pas les formulaires créés à l'aide de PDF remplissables. Vous pouvez vérifier si vous utilisez la version la plus récente et la plus performante de Fieldwire en consultant l'article suivant : Est-ce que j'utilise le système d'exploitation mobile et la version de l'application Fieldwire les plus récents ?
Sommaire
PDF remplissables sur la plateforme Web
Création du modèle
Pour commencer, cliquez sur "+New form" (+Nouveau formulaire), puis sur "+New template" (+Nouveau modèle).
Deux options s'offrent à vous : "Create new" (Créer un nouveau compte) ou "Import from account" (Importer à partir du compte). Cliquez sur "Create new" (Créer nouveau). La fenêtre contextuelle "Create form template" (Créer un modèle de formulaire) s'affiche :
Choisissez votre point de départ dans le menu déroulant :
Saisissez le nom de votre modèle, puis cliquez sur "Upload file" (Télécharger un fichier).
Faites un glisser-déposer (ou utilisez l'option "Select file" [Sélectionner un fichier]) pour choisir un PDF remplissable à télécharger, puis cliquez sur le bouton suivant "Upload file" (Télécharger un fichier). La fenêtre contextuelle "Create form template" (Créer un modèle de formulaire) doit afficher votre PDF :
À présent, cliquez sur "Créer". Vous verrez le modèle dont la publication est annulée :
- La section "Permissions & Statuses" (Autorisations et statuts) vous permet de personnaliser les autorisations pour l'ensemble des formulaires générés à partir de ce modèle.
- Le fichier PDF peut être visualisé ou remplacé depuis cette section. Cliquez directement sur l'icône PDF pour le visualiser, ou passez le curseur de votre souris sur l'icône pour voir apparaître une icône de menu à 3 points sur le côté droit (qui vous proposera également 2 options).
- Le menu déroulant "Actions" situé en haut de l'écran propose 4 options : replace PDF form (remplacer le formulaire PDF), duplicate (dupliquer), publish to account (publier sur le compte) ou delete (supprimer). (Pour en savoir plus sur les modèles de formulaires du comptes, consultez l'article suivant : Modèles de formulaires du compte).
Vous pouvez prévisualiser votre modèle à l'aide du bouton "Aperçu" situé dans le coin supérieur droit. Si vous êtes prêt(e) à utiliser votre modèle, cliquez sur "Publier".
Création et remplissage d'un formulaire
Prêt(e) à créer un formulaire ? Cliquez sur "+New form" (Nouveau formulaire) dans le coin supérieur gauche, puis sélectionnez le modèle récemment créé. Vous pouvez saisir un nom pour votre formulaire dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche :
Après avoir cliqué sur le bouton "Create form" (Créer un nouveau formulaire), vous verrez apparaître votre PDF remplissable, ainsi qu'un panneau de détails du formulaire et une section de liens.
Utilisez la fonctionnalité "Annoter" pour choisir les options de texte à remplir dans le PDF, ajouter des commentaires, insérer des images, créer des annotations, etc. :
Actuellement, vous pouvez associer des tâches et des plans à vos formulaires PDF remplissables. Les tâches peuvent être associées directement dans l'interface du formulaire. En revanche, pour créer un lien avec un plan, le formulaire doit être associé à une feuille de plan dans l'onglet Plans.
PDF remplissables sur les applications mobiles
Les formulaires PDF remplissables sont légèrement différents des formulaires créés directement dans Fieldwire. Sur iOS et Android, vous pourrez voir le nom du formulaire, le destinataire et l'échéance dans le menu déroulant "Détails". Tous ces champs sont modifiables lorsque le formulaire est encore au statut Brouillon.
Dans le menu déroulant "Détails", vous verrez apparaître le formulaire PDF. Dans l'application Fieldwire, vous devez appuyer sur le formulaire pour le modifier. Le formulaire apparaîtra alors sous une forme modifiable, comme si le fichier avait été téléchargé dans l'onglet "Fichiers".
Remarque importante :dans sa forme actuelle, l'ajout d'une zone de texte (avec le symbole du "T" majuscule lors de la modification du PDF) sur Android corrompt le PDF et ne permet pas aux utilisateurs de la plateforme Web d'y accéder. Il est donc extrêmement important de ne pas ajouter de zone de texte au PDF depuis l'application Android.
Une fois que vous avez fini de modifier le formulaire, vous pouvez modifier son statut de "Brouillon" à "Envoyé" en cliquant sur "Update status" (Mettre à jour le statut), puis sur "Close" (Fermer), ou en cliquant sur "Brouillon" dans le coin supérieur gauche du formulaire.
FAQ
Puis-je télécharger des exemplaires papier des fichiers PDF ?
Oui, mais ils ne seront pas remplissables. Seuls les fichiers PDF au format remplissable peuvent être utilisés de cette manière. Un PDF imprimé est considéré comme un "PDF aplati".
Puis-je ajouter des champs personnalisés dans un PDF remplissable ?
Même si vous pouvez ajouter de nombreux types d'annotations dans vos PDF remplissables dans Fieldwire, chaque nouveau champ devra être créé à l'aide d'un éditeur de PDF.
Les calculs et les menus déroulants personnalisés sont-ils pris en charge dans les PDF remplissables ?
Si votre modèle de PDF remplissable comporte des calculs ou des menus déroulants personnalisés, alors oui ! (Vous devez garder à l'esprit que vous ne pouvez pas ajouter de nouveaux calculs ou de nouveaux menus déroulants à partir de l'interface de Fieldwire.)
Si je télécharge une image dans mon formulaire PDF remplissable, celle-ci s'enregistre-t-elle dans l'onglet Photos ?
Contrairement aux images jointes dans l'un de nos formulaires par défaut ou personnalisés, les images insérées dans un formulaire PDF remplissable ne s'enregistrent pas automatiquement dans l'onglet Photos. Vous pouvez toutefois télécharger manuellement ces images dans l'onglet Photos selon vos besoins.
Puis-je configurer un champ obligatoire dans un PDF remplissable ?
Des champs obligatoires peuvent être définis dans le PDF lui-même (en dehors de Fieldwire), mais l'application Fieldwire ne prévoit pas de champs obligatoires pour le moment.
Les PDF protégés par un mot de passe sont-ils pris en charge ?
Tout à fait ! Chaque fois que le PDF est ouvert, l'utilisateur doit saisir son mot de passe. Fieldwire ne stocke pas les mots de passe. Il vous faudra donc les saisir à nouveau pour chaque session.
Que se passe-t-il si plusieurs utilisateurs modifient un PDF remplissable en même temps ?
Fieldwire dispose d'un système de résolution des conflits qui garantit l'absence de perte de données pendant la synchronisation ou le mode hors ligne. Il est donc sans risque que plusieurs utilisateurs modifient simultanément un même formulaire.
Puis-je suivre les modifications apportées à un PDF remplissable, ou savoir qui a contribué à ces modifications ?
Non, les PDF remplissables ne disposent pas actuellement de fonctionnalité de gestion des versions. Lorsque le formulaire définitif est envoyé, il constitue la seule version consultable.
Existe-t-il des restrictions en matière de taille de fichier ou de nombre de champs dans un PDF remplissable ?
Nous n'appliquons pas de restrictions spécifiques pour le moment, mais nous vous recommandons de tenir compte des implications en termes de performances lorsque vous travaillez avec des formulaires volumineux ou complexes.
Cette nouvelle fonctionnalité affecte-t-elle les fonctions existantes des formulaires personnalisés ou par défaut ?
Non. Vos formulaires existants resteront inchangés et les flux de travail des formulaires personnalisés demeureront également intacts. Il s'agit simplement d'une extension des capacités de Fieldwire au niveau des formulaires.
Les PDF remplissables peuvent-ils être utilisés hors ligne ?
Tout à fait ! Tout comme pour les autres fonctionnalités de notre application mobile, les modifications effectuées hors ligne seront synchronisées dès que l'appareil sera de nouveau connecté à Internet.