Introduction
Notre module Formulaires est un module premium qui permet aux utilisateurs avec des abonnements Business et Business Plus de remplacer les formulaires papier par des versions numériques rapides à créer et à distribuer, faciles à remplir sur le terrain sur nos applications mobiles, et hébergé en permanence dans une base de données Fieldwire consultable pour une meilleure responsabilisation.
Lors de l’affichage de la page principale de l’onglet Formulaire, il existe des options pour créer de nouveaux formulaires et modèles de formulaire, des boutons pour approfondir la gestion de vos modèles de formulaire et un bouton que vous pouvez utiliser pour filtrer vos formulaires. En plus de ceux-ci, vous avez la possibilité de dupliquer et d’exporter vos formulaires ainsi que de publier et d’annuler la publication de vos modèles de formulaire avec facilité.
Avec un suivi transparent de qui a fait quoi, quand et pourquoi, cinq modèles standard mais aussi personnalisables, et la possibilité de créer des formulaires entièrement personnalisés, vous pouvez utiliser ce module pour rationaliser tous vos processus qui nécessitent une documentation standardisée. Les formulaires peuvent être attribués en temps réel et intégrés de manière transparente dans nos plans, tâches et fichiers, qui se trouvent tous dans notre menu de gauche dans n’importe quel projet :
Remarque : Si vous ne voyez pas les formulaires dans votre menu ou s’il y a une icône de verrouillage à côté, nous aimerions vous faire une démonstration de leur fonctionnement afin que vous puissiez décider si vous souhaitez passer à Business ou Business Plus pour ajouter ce module à votre compte Fieldwire.
Table de Matières
Les modèles de formulaires
Lorsque vous accédez pour la première fois à l’onglet Formulaires, vous verrez plusieurs boutons. Pour commencer, vous devez cliquer sur le bouton « + Nouveau formulaire » ou sur le bouton « Gérer les modèles ». Ces actions vous permettront de créer un nouveau modèle de formulaire ou d’en importer un existant à partir de votre compte.
Les modèles de formulaire de compte permettent au Propriétaire de Compte et aux Responsables de compte de standardiser facilement les formulaires dans tous leur projets . Les Administrateurs de projet peuvent exporter des formulaires du compte vers des projets. Les administrateurs de projet peuvent également choisir exporter les modèles de formulaire du niveau du projet au niveau du compte. (Voir cet article pour plus d’informations sur l’importation des modèles de formulaire : La bibliothèque de Modèles de compte).
Créer et gérer les Modèles de formulaires personnalisés
L'outil de création de modèles de formulaires personnalisés vous permet de créer vos propres formulaires entièrement personnalisés à partir de zéro :
Vues « Tous les formulaires » et « Mes formulaires »
Les vues « Tous les formulaires » et « Mes formulaires » sont conçues pour vous permettre de consulter plus facilement l’ensemble des formulaires créés dans le projet (si vous disposez du niveau d’autorisation adéquat), ainsi que de filtrer uniquement les formulaires qui vous sont directement attribués.
Concrètement, si certains formulaires du projet ne vous sont pas attribués, vous ne les verrez pas dans la vue « Mes formulaires », même si c’est vous qui avez créé le formulaire.
(Pour plus d’informations sur les niveaux d’autorisation et ce que vous pouvez faire avec les formulaires, consultez cet article : Comment utiliser les formulaires en fonction de votre niveau d’autorisation projet)
Remarque : La vue « Tous les formulaires » reste différente de la vue du Dossier « Tous les formulaires » accessible dans la première ligne de la liste des formulaire sous le colonne « Nom du modèle ».
Tutoriel vidéo
Cliquez sur la roue crantée pour activer les sous-titres en français
Les modèles de formulaires
Fieldwire vous propose cinq modèles de formulaires accessibles depuis la Bibliothèque de modèles au niveau de votre compte. Chaque modèle peut être personnalisé selon vos besoins.
Les modèles proposés sont :
- Audit de sécurité
- Facture de travaux
- Feuille de temps
- Fiche de contrôle
- Rapport journalier
Dossiers de Modèles de formulaires
Une fois que vous avez des modèles de formulaires sur votre projet, chaque modèle de formulaire disposera de son propre dossier, qui contiendra les formulaires créés à partir de ce modèle spécifique. Pour voir chaque formulaire individuel, vous devrez cliquer soit sur le dossier correspondant au modèle de formulaire, soit sur le dossier « Tous les formulaires » sous la colonne « Nom du modèle ».
Sur chaque modèle de formulaire, à droite de sa ligne, vous verrez un bouton « 3 points verticaux (⋮) ». En cliquant sur ce bouton, plusieurs options s’afficheront :
Nouveau formulaire pour créer un nouveau formulaire partir de ce modèle.
Gérer le modèle pour modifier les différents champs affichés dans les formulaires individuels.
Visualiser le formulaire individuel pour voir à quoi il ressemblera.
Dépublier le modèle de formulaire (ou le publier s’il est actuellement non publié).
Exporter le QR code pour les modèles de formulaires publiés.
Remarque : Ces options varient selon que vous êtes Administrateur, Membre ou Suiveur du projet. (Pour plus d’informations sur les niveaux de permission dans un projet, consultez cet article : Introduction aux niveaux de permission dans un projet : Administrateurs, Membres et Suiveurs).
Dossier « Tous les formulaires »
Bien que ce dossier ne corresponde pas à un modèle de formulaire en soi, le dossier « Tous les formulaires » est le moyen le plus rapide de voir l'ensemble des formulaires individuels créés sur un projet. De plus, ce dossier permet de visualiser rapidement le statut de chaque formulaire, sa date de création et le destinataire actuellement attitré à chaque formulaire. Enfin, ce dossier facilite grandement la duplication de formulaires provenant de différents modèles de formulaire sans avoir à se rendre dans chaque dossier de Modèle de formulaire.
Créer un nouveau formulaire
Il y a plusieurs manières de créer un formulaire dans Fieldwire. La première est de cliquer sur « +Nouveau formulaire » puis de sélectionner le Modèle depuis lequel vous souhaitez créer un nouveau formulaire. La deuxième est de cliquer sur l'icône entre le statut et les 3 points verticaux tout à droite de la ligne d'un Modèle de formulaire. Enfin, vous pouvez créer un nouveau formulaire en cliquant sur ces 3 points tout à droite de la ligne d'un Modèle de formulaire et sélectionner « Nouveau formulaire ».
Une fenêtre s'ouvre alors pour vous permettre de nommer votre nouveau formulaire.
Pour chaque formulaire créé, vous verrez le bouton « 3 points verticaux » tout à droite de sa ligne. En cliquant dessus, vous verrez des options pour envoyer le formulaire par mail à toute personne extérieure à Fieldwire, pour renommer le formulaire en question, pour exporter le formulaire en format PDF ou pour le supprimer tout simplement.
Une fois qu'un formulaire est créé, vous pouvez cliquer sur dessus pour l'ouvrir. Vous pouvez alors voir la section « Détails » en haut à droite du document, avec le champ "Créé par". Le nom de l'utilisateur qui a créé le formulaire est renseigné automatiquement par nos systèmes et ne peut être modifié au sein du projet, ce qui le rend une source de vérité pour vous et vos équipes.
Soumettre et télécharger les formulaires
Une fois que vos modèles de formulaire sont finalisés, vous pouvez créer des formulaires à partir de vos modèles personnalisés et les attribuer aux membres de votre équipe afin qu'ils renseignent les informations requises. Cet article de notre centre d'aide vous détaille comment les personnes désignées peuvent remplir un formulaire et l'envoyer, puis les exporter une fois complétés : Comment publier, soumettre, exporter et/ou partager vos formulaires ?
Une fois le formulaire rempli, vous pourrez le soumettre en cliquant sur le bouton bleu dans le formulaire "Mettre à jour le statut et fermer" puis "Envoyé".
Si vous devez continuer à modifier le formulaire avant de le soumettre, sélectionnez "Brouillon".
Remarque : il n'est pas possible de créer un formulaire lorsque le modèle de formulaire est dépublié.
Remarque : lorsque le statut d’un formulaire est modifié, l'émetteur, le destinataire et la dernière personne à le modifier seront notifiés sur le web. Ils recevront également une notification push sur leurs appareils mobiles où ils ont téléchargé Fieldwire.
Astuce : vous pouvez exporter autant de formulaires et autant de modèles de formulaire que vous souhaitez. Allez dans l'onglet Formulaires et cochez la case à gauche du ou des noms des formulaires ou des modèles concernés, sélectionnez le bouton Actions et choisissez Exporter les formulaires. Vous pouvez exporter vos formulaires en format PDF ou CSV. Vous recevrez un email avec l'export des formulaires sélectionnés.
Le nombre maximal de formulaires exportables en une fois est de 250. Si vous souhaitez exporter plus de 250 formulaires, une fenêtre s'ouvrira dans la plateforme pour vous prévenir que la limite aura été atteinte.
Remarque : Tous les formulaires exportés de Fieldwire contiennent le logo et la couleur qu'un Administrateur du projet aura renseigné dans les Paramètres du projet. Plus d'informations à ce sujet dans cet article : Les paramètres de projet dans Fieldwire
Supprimer un formulaire
Pour supprimer un formulaire, suivez ces étapes :
- Allez dans l'onglet Formulaires
- Ouvrez le dossier du modèle de formulaire pertinent
- Cherchez votre formulaire
- Cliquez sur les 3 points verticaux (⋮) tout à droite
- Cliquez sur Supprimer en rouge, puis confirmez votre action
Listes de distribution par mail
Si vous souhaitez vous assurer que les utilisateurs du projet soient notifiés lorsqu’un statut de formulaire est mis à jour, veuillez suivre les étapes suivantes :
Accédez à l'onglet Formulaires
Cliquez sur le bouton Gérer les modèles en haut à droite
Sélectionnez le modèle de formulaire que vous souhaitez modifier
Cliquez sur le bouton Dépublier en haut à droite puis à nouveau sur Dépublier dans la fenêtre contextuelle
Allez dans le tableau des Statuts
Repérez l’option Liste de diffusion e-mail
Cliquez dans la barre de recherche sous Destinataires du rapport
Entrez les adresses e-mail des utilisateurs du projet que vous souhaitez ajouter à la liste
-
IMPORTANT : Assurez-vous d’activer le curseur à côté de chaque statut de formulaire concerné
Un e-mail sera envoyé aux utilisateurs figurant sur la liste de diffusion dès qu’un formulaire passera dans ce statut. La notification par e-mail contiendra un lien vers le PDF exporté du formulaire.
Cliquez sur le bouton Publier en haut à droite pour republier votre modèle de formulaire
Remarque : Ces étapes doivent être répétées pour chaque modèle de formulaire individuellement. Les modifications ou mises à jour effectuées sur un modèle n’affecteront aucun autre modèle du projet, ni les modèles de formulaire du compte.
Colonnes de l'onglet Formulaires
Dès que vous avez des modèles de formulaires dans votre projet, vous pourrez voir une coche ainsi que plusieurs noms de colonnes :
- Coche : permet de sélectionner tous les modèles de formulaires ainsi que tous les formulaires de chaque modèle, pour permettre un export ou une duplication facile de l'ensemble des formulaires de votre projet
- Nom du modèle : permet de trier les modèles par ordre alphabétique ou antialphabtétique.
- Décompte : affiche le nombre de formulaire créé pour chaque modèle.
- Statut : indique si le modèle est publié ou dépublié. Si un modèle est dépublié, aucun formulaire ne peut être crée tant qu'il n'est pas republié.
Dès que vous cliquez sur un dossier de modèle de formulaires, vous pouvez voir la liste des formulaires qui ont été créé depuis ce modèle. Tout comme la vue des modèles de formulaires, vous pourrez voir une coche ainsi que plusieurs noms de colonnes :
- Coche : permet de sélectionner tous les formulaires créés depuis ce modèle, pour permettre un export ou une duplication facile de l'ensemble des formulaires de votre projet. Cette coche ne sélectionne pas les autres formulaires créés depuis d'autres modèles.
- Modèle et numéro : le nom du modèle utilisé pour créer le formulaire et le numéro automatiquement attribué au formulaire lors de sa création. Cela permet de trier les formulaires par ordre chronologique ou antichronologique. Cette colonne est particulièrement utile lorsque vous voyez les formulaires depuis le Dossier « Tous les formulaires ».
- Nom : permet de voir le nom donné au formulaire à sa création
- Destinataire : la personne actuelle en charge de ce formulaire
- Date de création : indique la date à laquelle le formulaire a été créé
- Statut : indique le statut dans lequel est le formulaire. Les plus courants sont « Brouillon » et « Envoyé », mais vous pouvez créer autant de status que nécessaire pour vos équipes.
Remarque : Que vous soyez dans la vue des Modèles de formulaires ou dans la liste des formulaires eux-mêmes, il est possible de trier la liste en cliquant sur les noms des colonnes affichées. Par exemple, si vous souhaitez trier vos modèles de formulaires par décompte de formulaire, cliquez simplement sur le nom de la colonne « Décompte ».
Comment filtrer les formulaires
Vous pouvez filtrer vos Modèles de formulaires en cliquant sur le bouton Filtres. Cela fera apparaître les filtres possibles :
Modèle : Filtrer par le(s) modèle(s) spécifique(s) que vous souhaitez consulter
Destinataire : Filtrer par l’utilisateur en charge des formulaires individuels
Émetteur : Filtrer par le créateur original des formulaires individuels.
-
Options de date : Avec ce filtre, vous pouvez affiner encore grâce aux options suivantes :
Dernière modification
Création
Date d’échéance
Date du formulaire
Vous pouvez également ajouter des filtres lorsque vous consultez la liste des formulaires créés à partir d’un modèle en cliquant sur le bouton Filtres. Cela fera apparaître les filtres suivants :
Destinataire : Même description que ci-dessus
Émetteur : Même description que ci-dessus
Options de date : Même description que ci-dessus
Statut : Filtrer par statut de formulaire. Comme plusieurs modèles peuvent avoir des statut différents, les statuts proposés dans le menu déroulant peuvent changer
Si vous utilisez les filtres Destinataire, Émetteur ou Options de date dans l’une ou l’autre des vues, le filtre sélectionné sera conservé lorsque vous changerez de vue.
Les formulaires sur mobile
Tous vos formulaires sont également accessibles sur l’application mobile de Fieldwire. Dans l'onglet Formulaires, vous pouvez visualiser soit « Mes formulaires », qui sont les formulaires que vous avez créés, soit « Tous les formulaires » dans le projet.
Que ce soit sur iOS ou Android, les formulaires sont affichés en bloc comme ci-dessous.
iOS
Android
La vue d'un formulaire permet de voir l'ensemble de ses champs à renseigner, les colonnes et les lignes des tableaux, les calculs en temps réel, rendant le remplissage d'un formulaire simple et rapide.
Lorsque vous recherchez des formulaires sur votre appareil mobile, les modèles qui ne correspondent pas à vos critères de recherche seront masqués. Ainsi, vous ne verrez que les modèles de formulaires qui contiennent le terme recherché.
Dépannage particulier pour la synchronisation des formulaires entre mobile et l'interface Web
Dans certains cas, les utilisateurs peuvent voir un formulaire comme étant complet et conforme sur leur appareil mobile (iOS ou Android) mais des informations peuvent être absentes ou encore non visibles sur la plateforme Web. Ce comportement est le plus souvent lié à un retard dans la synchronisation des données plutôt qu'à une perte de données.
Lorsque cela arrive, il est important de ne pas recréer ou modifier le formulaire immédiatement. Nous recommandons plutôt de suivre les étapes de dépannage répertoriées dans nos articles dédiés à la synchronisation des données depuis un appareil mobile. Une fois que la synchronisation est complétée, le contenu manquant devrait apparaître sur l'interface Web comme attendu.
- Problèmes de synchronisation? Dépannage sur un appareil Apple
- Problèmes de synchronisation : guide de dépannage sur Android
Si le problème persiste après avoir suivi les étapes recommandées dans ces articles, contactez notre service support Fieldwire à support@fieldwire.com avant de faire tout autre action pour que nous puissions vous aider efficacement.
Plus d'informations
Ces articles abordent plus spécifiquement les fonctionnalités et les actions possibles pour utiliser à bon escient les formulaires sur la plateforme Fieldwire
- Comment publier, soumettre, exporter et/ou partager vos formulaires ?
- Comment dupliquer un Formulaire
- Comment créer des formulaires personnalisés
- Comment créer des listes personnalisées