Introduction
Notre module 'Formulaires' est un module premium qui permet aux utilisateurs avec des abonnements Business et Business Plus de remplacer les formulaires papier par des versions numériques rapides à créer et à distribuer, faciles à remplir sur le terrain sur nos applications mobiles, et hébergé en permanence dans une base de données Fieldwire consultable pour une meilleure responsabilisation.
Lors de l’affichage de la page principale de l’onglet Formulaire, il existe des options pour créer de nouveaux formulaires et modèles de formulaire, des boutons pour approfondir la gestion de vos modèles de formulaire et un bouton que vous pouvez utiliser pour filtrer vos formulaires. En plus de ceux-ci, vous avez la possibilité de dupliquer et d’exporter vos formulaires ainsi que de publier et d’annuler la publication de vos modèles de formulaire avec facilité.
Avec un suivi transparent de qui a fait quoi, quand et pourquoi, cinq modèles standard mais personnalisables, et la possibilité de créer des formulaires entièrement personnalisés, vous pouvez utiliser ce module pour rationaliser tous vos processus qui nécessitent une documentation standardisée. Les formulaires peuvent être attribués en temps réel et intégrés de manière transparente dans nos plans, tâches et modules de fichiers, qui se trouvent tous dans notre menu de gauche dans n’importe quel projet :
Note : Si vous ne voyez pas les formulaires dans votre menu ou s’il y a une icône de verrouillage à côté, nous aimerions vous faire une démonstration de leur fonctionnement afin que vous puissiez décider si vous souhaitez passer à Business ou Business Plus pour ajouter ce module à votre compte Fieldwire.
Table de Matières
- Modèles de formulaire
- Création et gestion de modèles de formulaires personnalisés
- Tutoriel vidéo : Formulaires personnalisés
- Types de modèles de formulaire par défaut
- Dossiers des modèles de formulaire - Création d’un nouveau formulaire
- Soumission et téléchargement des formulaires - Colonnes de l’onglet Formulaires
- Comment filtrer les formulaires (sur le Web)
- Formulaires sur mobile
- Comment filtrer les formulaires dans la barre de recherche sur mobile
Les modèles de formulaires
Lorsque vous accédez pour la première fois à l’onglet Formulaires, vous verrez quelques boutons différents. Pour commencer, vous devez cliquer sur le bouton '+ Nouveau formulaire' ou sur le bouton 'Gérer les modèles'. Ces boutons vous permettront de créer un nouveau modèle de formulaire ou d’en importer un existant à partir de votre compte.
Les modèles de formulaire de compte permettent au Propriétaire de Compte et aux Managers de compte de standardiser facilement les formulaires dans tous leur projets . Les administrateurs de projet peuvent exporter des formulaires du compte vers des projets. Les administrateurs de projet peuvent également choisir exporter les modèles de formulaire du niveau du projet au niveau du compte. (Voir cet article pour plus d’informations sur l’importation des modèles de formulaire : Modèles de formulaire de compte).
Création et gestion de modèles de formulaires personnalisés
L'outil de création de modèles de formulaires personnalisés vous permet de créer vos propres formulaires entièrement personnalisés à partir de zéro :
Les modèles de formulaires disponibles dans Fieldwire
Fieldwire vous propose six modèles de formulaires qui seront automatiquement disponibles dans vos nouveaux projets. Chaque modèle peut être personnalisé selon vos besoins.
Les modèles proposés sont :
- Audit de sécurité
- Facture de travaux
- Feuille de temps
- Fiche de contrôle
- Rapport journalier
Comment filtrer les formulaires
Si vous avez besoin de rechercher un modèle de formulaire en particulier, ou si vous souhaitez isoler certains formulaires par son responsable vous pouvez cliquer sur « Filtrer les formulaires » en haut à droite de votre écran. Vous pouvez filtrer par responsable, par auteur ou par des filtres temporels.
Astuce : Vous pouvez exporter autant de modèles de formulaires ou de formulaires complétés que vous le souhaitez. Cela vous permet de facilement partager ces informations, de les archiver ou même de les imprimer. Pour ce faire, cochez les cases à côté de chaque formulaire que vous souhaitez exporter. Ensuite, cliquez sur "Actions", "Exporter" et choisissez le format PDF ou CSV. Vous recevrez un lien par mail pour télécharger les formulaires sélectionnés.
Les formulaires sur mobile
Tous vos formulaires sont également accessibles sur l’application mobile de Fieldwire. Lorsque l’onglet "Formulaires" est actionné, vous pouvez visualiser soit "Mes formulaires", les formulaires que vous avez créés ou soit "Tous les formulaires", dans le projet.
iOS
Android
Si plusieurs utilisateurs modifient le même formulaire sur mobile, chaque utilisateur doit veiller à bien fermer le formulaire lorsqu’il aurait terminé ses modifications. Si vous ne cliquez pas sur "Mettre à jour le statut et fermer", le formulaire sera verrouillé pour les autres utilisateurs et ils ne pourront pas le modifier.
Les modèles de formulaires disponibles dans Fieldwire
Fieldwire vous propose six modèles de formulaires qui seront automatiquement disponibles dans vos nouveaux projets. Chaque modèle peut être personnalisé selon vos besoins.
Les modèles proposés sont :
- Audit de sécurité
- Demande d’information
- Facture de travaux
- Feuille de temps
- Fiche de contrôle
- Rapport journalier
Les formulaires personnalisés
Notre générateur de formulaires vous permets de créer vos propres modèles. Les articles ci-dessous vous expliquent comment personnaliser vos modèles de formulaires et vos listes que vous pouvez inclure dans vos formulaires.
Comment soumettre et télécharger vos formulaires ?
Vous pouvez créer des formulaires à partir de vos modèles personnalisés et les attribuer aux membres de votre équipe afin qu'ils renseignent les informations requises.
Une fois le formulaire rempli, vous pourrez le soumettre en cliquant sur le bouton bleu dans le formulaire "Mettre à jour le statut et fermer" puis "Soumis".
Si vous devez continuer à modifier le formulaire avant de le soumettre, sélectionnez "Brouillon".
Lorsque le statut d’un formulaire est modifié, l'auteur, le responsable et la dernière personne à le modifier seront notifiés sur le web. Ils recevront également une notification push sur leurs appareils mobiles où ils ont téléchargé Fieldwire.
Pour télécharger un formulaire, cliquez sur la flèche à droite du formulaire sur la page "Formulaires".
Pour envoyer le formulaire par mail, cliquez sur l’enveloppe et renseigner les adresses emails des destinataires à qui vous souhaiteriez envoyer le formulaire sous format PDF ou CSV.
La bibliothèque des modèles de formulaires
Les propriétaires et les managers de comptes Business et Premier peuvent créer une bibliothèque de modèles de formulaires qui leur permettra de facilement standardiser les formulaires à travers leurs projets. Les administrateurs des projets peuvent importer les formulaires depuis la bibliothèque vers leurs projets et ils peuvent publier des modèles créés dans leurs projets dans la bibliothèque.
Quels sont les droits d'accès aux formulaires selon le profil utilisateur ?
Chaque type d'utilisateur de projet dispose d'une autorisation unique pour créer, visualiser ou modifier les formulaires et supprimer ou rouvrir les formulaires soumis. Cet article détaille les différents niveaux d'accès pour les administrateurs, les membres et les suiveurs.
Tutoriel vidéo
Cliquez sur l'icône "paramètres" pour activer les sous-titres en français.