Informations générales
Dans ce guide, nous vous présenterons comment vous pourrez créer des tâches standardisées pour tout le travail qui doit être accomplit sur un étage et comment copier ces tâches sur un autre étage ou sur plusieurs étages ayant le même plan de sol (ou un plan de sol très similaire).
Ce guide peut alors vous servir lors de la construction de bâtiments de logements, des hôtels ou tout autre projet de construction ayant des plans répétitifs.
La coordination et la communication proactives entre les parties prenantes impliquées dans chaque phase d'un projet augmentent la productivité sur site. Ce flux de travail permet de gagner du temps, de réduire les malfaçons et de mieux standardiser vos procédures. Gagnez du temps en définissant et en dupliquant des éléments systématiques de votre liste de réserves ou tout autre type de tâche qui doit être effectuée dans chaque pièce ou sur chaque étage de votre bâtiment.
Vous devez utiliser la version Web de Fieldwire pour configurer ce flux de travail, mais nos applications mobiles peuvent être utilisées pour compléter les tâches sur le terrain.
Comment utiliser ce guide
Ce guide présentera un scénario possible sur votre projet de construction à savoir l’installation de fenêtres. Néanmoins la procédure pourrait être appliquée à d’autres scénarios pour faciliter la gestion du terrain : un entrepreneur spécialisé qui planifie son intervention, un architecte qui fait une visite de chantier ou tout autre utilisateur souhaitant planifier son travail de façon proactive.
Imaginez que vous êtes un chargé d’affaires dans une entreprise générale qui construit une résidence de logements familiaux où les étages 2 à 5 ont tous le même plan de sol et vous devez installer les mêmes fenêtres dans chaque pièce. Vous souhaitez attribuer toutes les tâches nécessaires à votre sous-traitant afin de vous assurer de la bonne installation de fenêtres. Lorsque vous créerez ces tâches vous pourrez également importer une liste de contrôle et demander à votre sous-traitant de confirmer la prise en compte de chaque point de contrôle.
Table des matières
1. La création de tâches épinglées à un plan
3. Importer des tâches sur un nouveau plan
3. A. Comment fonctionnent les coordonnées X et Y dans l’importateur des tâches
3. B. D’autres façons d’utiliser l’importateur des tâches
4. Compléter et suivre les tâches
Comment nos clients utilisent Fieldwire pour gérer leurs projets résidentiels ?
Nous avons également créé un tutoriel vidéo qui vous montrera comment suivre ce flux de travail. Suivez les horodatages indiqués pour retrouver l’explication des différentes étapes à suivre :
- 1:47 - Étape 1: Créer et dupliquer des tâches sur un plan
- 3:30 - Étape 2: Exporter un rapport de tâches sous format CSV
- 4:55 - Étape 3: Importer des taches sur les autres plans
- 7:15 - Étape 4: Le suivi, la gestion et le reporting
1. La création de tâches épinglées à un de vos plans
Cette section vous détaillera comment créer un « modèle » pour définir le format que devront suivre vos tâches. Pensez aux informations vous souhaitez capturer dans chaque tâche et où vous souhaitez qu’elles soient épinglées sur vos plans.
1a. Créer une tâche
Depuis l’onglet plan, ouvrez (ou téléchargez) votre premier plan. Depuis la barre d’outils, cliquez sur l’icône tâche pour épingler une tâche sur votre plan :
Nota Bene : Il est important d’épingler la tâche au bon endroit puisque Fieldwire va référencier les coordonnées X et Y de cet emplacement lorsque vous dupliquez ces tâches sur un autre plan.
Après avoir épinglé vos tâches sur votre plan, vous pouvez renseigner le titre, ajouter une liste de contrôle, associer d’autres tâches et modifier les attributs de tâche que vous souhaitez tel le statut et le responsable. Les informations saisies vous aideront par la suite dans le suivi, la gestion et le reporting.
Vous pouvez visualiser un exemple pour la pose d’une fenêtre ci-dessous :
- Nommer la tâche « Installation fenêtre »
- Créer une liste de contrôle ou importer une liste préétablie. Des listes de contrôle prédéfinies vous font gagner du temps assurent la cohérence sur votre projet. Dans le cadre de cet exemple, nous importerons la liste « pose fenêtre ».
- Modifier la catégorie de la tâche. Dans la plupart de cas, les catégories correspondent aux différents métiers. Vous pouvez également personnaliser toutes vos catégories.
- Désigner un responsable de la tâche. Dans ce cas, Bob sera responsable de la pose de fenêtres. Le responsable recevra une notification contenant un lien vers la tâche qu’il doit compléter.
Puisqu’un modèle de liste de contrôle appelé « Pose fenêtre » a été jointe à la tâche, un tag « liste_de_contrôle_pose_fenêtre » sera automatiquement appliqué à la tâche. Les tags ainsi que les catégories peuvent être utilisés pour trier et filtrer vos tâches lors de la planification ou la génération de rapports. Utilisez ce seul tag de liste de contrôle pour vous aider à copier des tâches sur des plans des autres étages.
Renseignez une date de début et de fin dans la tâche, un responsable, un emplacement ou même la main-d’œuvre. Ces attributs peuvent être modifiés par la suite et sont très utiles pour le planning, l’exécution et pour générer des rapports détaillés.
Pour plus d’informations sur les tâches, veuillez consulter les articles ci-dessous :
1b. Dupliquer la tâche
Lorsque votre modèle de tâche est bien paramétré, cliquez droite sur la tâche et choisissez « Dupliquer ». Après avoir dupliqué la tâche, gardez la touche SHIFT enfoncée afin d’épingler plusieurs tâches dupliquées dans d’autres pièces où la même tâche doit être accomplie.
Vous pouvez faire le même processus pour toutes vos réserves ou d’autres tâches répétitives dans votre projet.
Pour plus d’informations consultez cet article :
2. Générer un rapport CSV
Lorsque vous aurez toutes vos tâches épinglées sur le premier plan, vous pouvez les transférer vers d’autres plans. Pour ce faire, il faut générer un rapport CSV de ces tâches puis utiliser l’importateur des tâches pour les dupliquer sur un deuxième plan.
Pour générer un rapport CSV, suivez les étapes ci-dessous :
- Sur Fieldwire web, naviguez vers l’onglet tâches et cliquez sur « Générer des rapports ».
- Créer et nommer un modèle de rapport. Ce modèle restera dans le projet et vous pouvez l’utiliser par la suite pour suivre le progrès des tâches concernées.
- Sélectionnez CSV comme type de rapport puis ajustez les filtres pour identifier toutes les tâches que vous venez de créer.
- Catégorie
- Tag
- Plan
- Enfin, vous pouvez télécharger le rapport directement ou l’envoyer par mail au courriel de votre choix.
L’export CSV présente les différents attributs de tâches dans des colonnes du tableur. Si vous voyez une tâche dans le CSV que vous ne souhaitez pas copier sur un autre plan, n’hésitez pas à la supprimer du tableau et enregistrer le fichier.
Plus d’informations sur les rapports :
3. Importer (copier) les tâches sur les autres plans
En utilisant l’importateur des tâches vous pouvez dupliquer les tâches « Pose fenêtre » que vous avez créé sur le premier étage sur les deuxième et troisième étages. Toutes les tâches dupliquées seront épinglées aux mêmes emplacements que sur le premier plan.
Nota : L’importateur des tâches vous donne la possibilité d’importer « le squelette » de la tâche. Toutes les photos et les messages ne pourront pas être copiés de cette façon.
L’importateur de tâche contient les colonnes suivantes : Titre, statut, catégorie, e-mail du responsable, date de début (au format aaaa-mm-jj), date de fin (au format aaaa-mm-jj), plan, coordonnées X et Y sur le plan, les emplacements (niveau 1 à 5), main-d’œuvre, coût, description / hashtags, Nom de tâche associée, liste de contrôle et fichier existant. Ces informations seront exportées depuis le CSV et seront utilisées pour dupliquer les tâches sur les autres plans.
Suivez les étapes suivantes pour importer vos tâches sur les autres niveaux :
- Copier les colonnes du titre au coût du CSV exporté et coller ces informations dans l’importateur des tâches
N.B. Des cellules rouges indiquent une erreur : par exemple, une date mal formatée, une catégorie inexistante, etc.
Sous la colonne Description / Hashtag tout texte qui y est saisi suivi d’un # sera rajouté comme hashtag. Si aucun symbole procède le texte, le texte sera rajouté en tant que description.
- Renseigner le titre de votre liste de contrôle sous la colonne « Liste de contrôle ». Dès que vous commencez à taper le nom un menu contenant les listes correspondantes sera déroulé où vous pouvez sélectionnez la liste de contrôle – pose fenêtres.
Si vous un fichier devrait être joint aux tâches, vous pouvez renseigner le nom d’un fichier existant pour qu’il soit joint à toutes les tâches.
- Modifier le nom du plan pour correspondre au plan du niveau souhaité et copier le nom du plan dans chaque ligne.
- Ajuster tous les emplacements pour correspondre au niveau souhaité.
Nota : Vous pouvez également modifier la priorité ainsi que les dates de début et de fin. Si vous ne souhaitez pas renseigner une date vous pouvez le faire plus tard depuis le calendrier ou le diagramme Gantt.
- Lorsque vous avez saisi toutes les tâches pour ce niveau, copiez ces tâches et collez-les en dessous pour répéter cette procédure pour les autres niveaux.
- Lorsque vous avez saisi toute l’information pertinente sélectionnez « Importer des tâches » et les tâches seront épinglées sur les plans que vous avez indiqués.
Pour plus d’information sur l’importateur de tâches consulter cet article.
3a. Comment fonctionnent les coordonnées X et Y de l’importateur des tâches ?
Les coordonnées X et Y sont basées sur l’emplacement de votre tâche sur le plan en relation du pourcentage comme indiqué sur l’image ci-dessous :
Vous pouvez également télécharger deux exemples - téléchargez le premier ici.
Le deuxième visuel est une feuille que vous pouvez utiliser pour obtenir une idée de vos coordonnées X & Y sur un plan - vous pouvez le télécharger dans votre projet et le comparer avec un plan existant pour référence - téléchargez le deuxième visuel ici (34 x 22 pouces), ou téléchargez le deuxième visuel ici (30 x 42 pouces).
3b. D’autres utilisations pour l’importateur des tâches
Pour dupliquer une « tâche principale » avec des tâches associées, renseigner le nom d’une tâche dans la colonne « Tâche associée » pour lier toutes les tâches associées à la tâche principale.
Par exemple, pour s'assurer que tous les corps de métier achèvent le travail dans une pièce. Ma « tâche principale » s'appelle « Compléter la pièce 101 » et comporte les tâches connexes suivantes pour effectuer les travaux dans la pièce : cloisons sèches, électricité, revêtement de sol, mécanique, basse tension, peinture, plomberie :
Utilisez l’importateur des tâches et associez toutes ces tâches à la tâche principale pour les autres pièces :
Vous pouvez également générer un tableau CSV depuis plusieurs projets Fieldwire, puis importer chacun dans un projet principal pour afficher les tendances des tâches dans leur ensemble :
- Dans certains cas, les entrepreneurs choisiront de créer des projets Fieldwire distincts pour chaque logement au sein d'une résidence, mais ils souhaitent avoir la possibilité de suivre les tendances de ces projets.
- Pour ce faire, les catégories, les hashtags, etc. doivent être cohérents d'un projet à l'autre.
- Exportez un rapport CSV de chaque projet pour capturer les informations pertinentes.
- Importez ces tâches dans un nouveau projet Fieldwire pour capturer un instantané des informations, combinez les rapports CSV dans Excel et appliquez des filtres pour extraire des informations, importez ces exportations dans un outil de Business Intelligence et/ou si vous avez une équipe de développement, utilisez notre API pour automatiser ce processus.
Plus d'informations sur les tâches associées, le clonage et l'API Fieldwire :
4. Compléter et suivre les tâches
Une fois que toutes les tâches sont importées dans votre projet, naviguez vers vos plans pour vérifier que toutes vos tâches ont été importées correctement au bon emplacement.
Lorsqu’un ouvrier achève le travail sur site, il peut cocher des éléments de la liste de contrôle, ajouter des photos et compléter les tâches. Vous pouvez suivre le progrès à chaque endroit avec les photos et les messages au sein de la tâche. Lorsque vous confirmez que le travail est achevé, vous pouvez utiliser la vérification en deux étapes afin d’évaluer l’achèvement des tâches.
Puisque vous avez déjà créé un modèle de rapport, vous pouvez modifier le modèle en rapport PDF détaillé et programmer l’envoi de ces rapports le jour de la semaine ou du mois que vous souhaitez afin de tenir vos sous-traitants, le maître d’ouvrage et toute autre partie prenante informés du progrès.
Plus d'informations sur les tâches :
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