Vue d'ensemble
La phase de préconstruction d'un projet comprend plusieurs types d'estimations, d'appels d'offres et d'achats, mais le point le plus important concerne sans doute la coordination des rRévisions de conception et retours sur la constructibilité qui ont lieu tout au long de ces étapes. Pour garantir la réussite d'un projet, plus la coordination entre l'équipe de conception et les prestataires est importante avant le premier coup de pioche, mieux c'est ! Or, de nombreuses parties prenantes sont concernées par les revues de constructibilité : l'entreprise générale, les entreprises spécialisées, les architectes, les consultants, et bien d'autres encore. Les équipes de projet ont donc besoin d'un référentiel unique pour assurer le suivi des questions et de leur résolution, ainsi que d'une documentation qu'elles pourront consulter en cours de construction.
Comment Fieldwire améliore-t-il le processus de revue de conception ?
- Passez en revue les plans et ajoutez des commentaires ou des questions directement sur vos plans et dans le sommaire
- Assignez des commentaires à des parties spécifiques avec des notifications et des échéances pour responsabiliser les membres de l'équipe
- Suivez les commentaires de constructibilité sur la documentation afin de vous assurer de leur résolution
Comment utiliser ce guide pratique ?
Imaginons que notre entreprise vient de remporter un appel d'offres pour un projet de construction d'un immeuble de bureaux. Nous souhaitons entamer la phase d'achat afin d'attribuer les contrats de sous-traitance aux métiers spécialisés dès que possible. Mais avant, nous devons nous assurer que les plans du projet sont constructibles et qu'il n'existe pas de conflits de conception susceptibles d'entraîner des problèmes ou des retards coûteux par la suite. Nous voulons que toutes les parties prenantes (entreprise générale, client, concepteurs, consultants, etc.) examinent les plans et y ajoutent leurs commentaires de coordination. Ce guide pratique vous expliquera tout ce que vous devez savoir pour rationaliser et documenter votre processus de revue de conception grâce aux plans et aux tâches de Fieldwire, ainsi qu'à un petit nombre de configurations spécifiques.
Sommaire
1. Configurer Fieldwire pour les revues de conception
- 1a. Créer des catégories pour les périmètres
- 1b. Créer des étiquettes pour les consultants
- 1c. Télécharger des plans dans l'onglet Plans de Fieldwire
- 1d. Télécharger des clauses techniques dans l'onglet Clauses techniques de Fieldwire
2. Identifier des problèmes de constructibilité et envoyer des FQR préalables à l'offre
- 2a. Créer des tâches pour identifier des problèmes dans Plans ou Clauses techniques
- 2b. Assigner les parties responsables
- 2c. Utiliser des messages et des pièces jointes pour ajouter du contexte
3. Surveiller les problèmes jusqu'à leur résolution
- 3a. Suivre les statuts "ouvert" et visualiser des analyses de progrès
- 3b. Envoyer des rapports pour suivre les progrès et garder votre équipe dans les délais
1. Configurer Fieldwire pour les revues de conception
Dans notre exemple d'immeuble de bureaux, nous avons plus de 1 000 plans à passer en revue, ce qui représente des centaines de commentaires de coordination. Avec tous ces commentaires à gérer dans le cadre de notre projet, nous devons être capables d'isoler des informations en cliquant sur un bouton.
1a. Créer des catégories sur la base des périmètres des métiers et des divisions du CSI
Pour commencer la configuration de votre projet, vous devez configurer les catégories des tâches, qui permettent d'organiser les tâches associées sur l'ensemble de la plateforme Fieldwire et offrent une multitude de raccourcis lorsqu'elles sont exploitées au maximum. Les tâches sont regroupées et accessibles par catégorie d'un simple clic depuis le menu principal de gauche de votre projet, et ce, à tout moment. Lorsque vous créez un nouveau projet dans Fieldwire, vous pouvez cloner vos catégories à partir d'un projet précédent, ce qui vous permet de n'avoir à réaliser cette opération qu'une seule fois pour l'utiliser dans le cadre de tous vos futurs projets !
Pour réaliser un projet de revue de conception dans Fieldwire, créez des catégories en fonction des divisions du CSI et des catégories de périmètre. Une fois les revues terminées, ces catégories vous aideront à isoler les périmètres pour l'achat de travaux de sous-traitance.
Exemple de divisions du CSI et de catégories de périmètre :
- 03 00 00 - Béton coulé en place
- 08 00 00 - Ouvertures de fenêtres
Instructions pertinentes :
1b. Créer des étiquettes basées sur les consultants
Pour créer des groupes supplémentaires de tâches similaires que vous pouvez filtrer, à la fois au sein de vos catégories et entre elles, vous devez ensuite définir plusieurs étiquettes de tâches (vous pourrez toujours en créer d'autres au fur et à mesure). Lors de la phase de conception, le type d'étiquettes le plus logique pour commencer correspond aux spécialités des consultants de votre projet. (Si vous disposez déjà d'une liste de ces spécialités dans une feuille de calcul, vous pouvez raccourcir cette opération en important des étiquettes à partir d'une liste existante.) Vous pourrez ajouter ces étiquettes chaque fois que des commentaires sur la constructibilité nécessitent une coordination entre plusieurs spécialistes en vue de résoudre des problèmes.
Exemple d'étiquettes de consultant :
- #structurel
- #aménagement paysager
- #étanchéité
Instructions pertinentes :
1c. Télécharger des PDF de dessins/plans dans l'onglet Plans de Fieldwire
Vous devez ensuite télécharger l'ensemble de vos dessins et plans dans le module Plans de votre projet Fieldwire. Fieldwire nommera automatiquement la feuille avec le nom du fichier lorsqu'il s'agit d'une page unique, ou scannera les blocs de titre de vos plans pour les nommer automatiquement si vous téléchargez un PDF de plusieurs pages.
Étiquetez vos ensembles de plans conformément à la convention d'appellation fournie par l'équipe de conception (par exemple, CD 50 %, CD 100 %, etc.).
Instructions pertinentes :
- Comment utiliser l'onglet Plans depuis la plateforme Web ?
- Comment les plans sont-ils nommés dans Fieldwire ?
1d. Télécharger des fichiers de clauses techniques dans l'onglet Clauses techniques
Téléchargez toutes vos clauses techniques dans l'onglet Clauses techniques de Fieldwire.
Une fois les clauses techniques téléchargées, elles seront lues par notre système, qui recherchera le numéro et le titre de la clause technique à 6 chiffres, basé sur le format du répertoire normatif américain MasterFormat produit par le Construction Specifications Institute (CSI). Si le nom du fichier correspond au format [numéro de la clause technique] [titre de la clause technique], nous nommerons et numéroterons automatiquement la section sans qu'il soit nécessaire de le confirmer.
Si le nom du fichier ne correspond pas à ce format, vous devrez confirmer les numéros et les titres des sections :
Comme le montre la capture d'écran ci-dessus, vous pouvez passer en revue tous les téléchargements l'un après l'autre en cliquant sur "Review all uploads" (Passer en revue tous les téléchargements), ou passer à un fichier spécifique pour le passer en revue individuellement en cliquant sur "Review" (Passer en revue) à côté du fichier de clause technique.
Lors du téléchargement, notre système identifiera automatiquement les différentes sections du document si elles suivent le format MasterFormat du CSI à 6 chiffres. Vous pourrez voir ces sections en cliquant sur "Review" (Passer en revue) ou "Review all uploads" (Passer en revue tous les téléchargements).
Si vous avez besoin d'ajouter une nouvelle version d'une clause technique ultérieurement, vous pouvez télécharger la nouvelle version avec le même nom de fichier et Fieldwire remplacera automatiquement le fichier d'origine. Si vous souhaitez conserver les deux versions dans Fieldwire, ajoutez "Rév. 1" ou "Rév. 2" aux noms de vos fichiers afin que les nouvelles versions ne remplacent pas automatiquement les fichiers d'origine lorsque vous les téléchargez :
Instructions pertinentes :
2. Identifier des problèmes de constructibilité et envoyer des FQR préalables à l'offre
Une fois que votre projet Fieldwire a été configuré pour une revue de conception, vous pouvez démarrer ! Lorsque vous commencerez votre revue, vous trouverez dans les plans et les clauses techniques des éléments au sujet desquels vous avez des questions. Utilisez les tâches pour faire apparaître et assigner ces commentaires et ainsi permettre à votre équipe de les coordonner et de les mettre à jour à partir d'un seul et même endroit.
2a. Créer des tâches pour identifier des problèmes
Que vous passiez en revue des plans dans le module Plans ou des clauses techniques dans le module Fichiers, vous pouvez créer une tâche dans Fieldwire dès que vous vous apercevez qu'il existe un problème de constructibilité dont vous souhaitez que votre équipe soit informée. Vous pouvez épingler des tâches directement dans vos documents depuis le module Plans. Par exemple, si vous souhaitez ajouter une note dans les clauses techniques, déposez la tâche près de la section correspondante dans le sommaire de votre PDF.
Vérifiez que le titre de votre tâche énonce clairement le problème et qu'il inclut la catégorie pertinente du CSI, les étiquettes des consultants, ainsi que tout attribut supplémentaire que vous jugez important (p. ex. le coût). Vous pourrez ainsi facilement retrouver et filtrer vos tâches ultérieurement.
Instructions pertinentes :
- Présentation des tâches
- Tutoriel vidéo : Présentation des tâches
- Affichage de plan et outils d'annotation (plateforme Web)
2b. Assigner les parties responsables
Après avoir créé une tâche avec plusieurs attributs d'identification, ajoutez le membre de l'équipe responsable de la réponse ou de la résolution du problème, tel que l'architecte du dossier, en tant que destinataire de la tâche. En tant qu'émetteur(trice) de la tâche, vous resterez automatiquement dans la boucle comme "Observateur", et vous pourrez également ajouter d'autres parties prenantes comme observateurs, tels que le représentant du maître d'ouvrage ou d'autres membres de l'équipe :
Le destinataire et tous les observateurs reçoivent des notifications (par e-mail et/ou notifications push s'ils sont connectés à Fieldwire via nos applications mobiles) chaque fois que la tâche est mise à jour.
Instructions pertinentes :
- Observateurs de tâches
- Que sont les notifications ?
- Comment fonctionnent les symboles "arobase" (@) et "hashtag" (#) dans les tâches ?
- Tutoriel vidéo : Raccourcis de tâches avancés
2c. Utiliser des messages et des pièces jointes pour ajouter du contexte
Votre équipe peut collaborer en temps réel grâce à la fonctionnalité de messages du module Tâches de Fieldwire. Discutez du problème directement dans la tâche que vous avez créée pour en assurer le suivi, et fournissez un contexte supplémentaire en joignant des fichiers, tels que des informations sur un produit, des fichiers associés ou des photos :
Comme l'ensemble des informations, plans et fichiers associés sont regroupés en un seul endroit, vous n'aurez plus à vous soucier de rechercher dans tous vos e-mails ou SMS les informations nécessaires pour vous souvenir du contexte. Si vous avez besoin de consulter la documentation des FQR préalables à l'offre à un quelconque moment, vous la retrouverez automatiquement dans la ou les tâches concernées.
Instructions pertinentes :
3. Surveiller les problèmes jusqu'à leur résolution et partager les résultats
À mesure que vous poursuivez votre examen des documents contractuels, vous êtes en mesure de coordonner les actions de toutes les parties prenantes concernées pour résoudre les problèmes de constructibilité dans Fieldwire. Vous pouvez non seulement suivre le statut de vos tâches pour vous assurer que rien n'est oublié, mais aussi utiliser des rapports de tâches simples pour communiquer facilement des informations importantes et partager les progrès réalisés avec les parties prenantes concernées pour chacune des tâches.
3a. Suivre les statuts "ouvert" et visualiser des analyses de progrès dans des tableaux de bord du module Tâche de Fieldwire
Le module Tâche de Fieldwire comporte trois tableaux de bord puissants destinés à faciliter le tri de vos tâches :le tableau de bord Kanban constitue l'outil idéal pour obtenir une vue d'ensemble du statut de toutes les tâches de votre projet. Il vous permet de glisser-déposer des tâches pour en modifier le statut ou la priorité chaque fois que nécessaire. La colonne "Terminé" affiche toutes les tâches qui ont été marquées comme "Terminé" par le destinataire, mais qui attendent d'être déplacées vers "Vérifié" par vous ou d'autres administrateurs du projet. Ce processus de vérification en 2 étapes vous permet de vous assurer de ne passer à côté d'aucun commentaire.
Conseil : Si vous souhaitez modifier plusieurs tâches en même temps pour y intégrer un nouveau délai de résolution ou en changer le destinataire, accédez au tableau de bord Kanban, passez le curseur de votre souris sur les tâches, cochez la case qui apparaît à droite de chacune d'entre elles, cliquez sur le bouton "Actions" en haut à droite et sélectionnez l'option "Batch Edit" (Modifier par lots) :
L'affichage Graphiques présente également une utilité pour les équipes de projet, car elle met en évidence les tendances susceptibles de se produire et fournit des informations qui vous aideront à déterminer les prochaines étapes à suivre.
Par exemple, dans la capture d'écran ci-dessous, vous pouvez voir que le périmètre impliquant la division 09 20 00 du CSI présente le plus grand nombre de commentaires de conception en suspens. Cette situation pourrait constituer un motif justifiant que l'entrepreneur général planifie une réunion avec l'architecte, en se concentrant uniquement sur le périmètre des cloisons sèches, afin qu'il contribue à la résolution de ces problèmes.
De la même manière, les graphiques de ce tableau de bord, par exemple ceux des "Tâches de l’ensemble du projet et des "Tâches en cours, permettent d'informer l'équipe de projet sur la vitesse à laquelle elle traite et clôture des commentaires.
Instructions pertinentes :
- Présentation de l'onglet Tâches et des affichages
- Utiliser l'affichage des analyses de tâches
- Tutoriel vidéo : gérer des tâches
3b. Envoyer des rapports pour informer des progrès réalisés par rapport aux jalons de conception
Enfin, vous pouvez créer un rapport pour documenter toutes les questions en suspens auxquelles l'équipe de conception doit encore répondre. Ce rapport constitue une aide précieuse lors des réunions de pré-construction avec les architectes et le client, ainsi qu'au cours de la construction, en tant que référentiel unique auquel vous pouvez vous référer rapidement. Vous pouvez tirer parti de l'ensemble des catégories, des étiquettes de consultants et des autres attributs que vous avez intégrés lors de la création de la tâche afin de produire des rapports plus spécifiques à l'intention de destinataires précis.
Sélectionnez les destinataires concernés (architectes et consultants) et uniquement les statuts ouverts (P1, P2 et P3 par défaut). Vous pouvez choisir parmi les composants des tâches ceux que vous voulez voir figurer dans votre rapport. Gardez à l'esprit que plus vous fournissez de contexte, plus il sera facile pour votre équipe de conception de vous répondre en conséquence :
Ajoutez les adresses e-mail des membres de votre équipe de conception, mais aussi de votre client, aux destinataires de ce rapport. Vous pouvez envoyer des rapports par e-mail à n'importe quelle adresse e-mail de votre choix, que la personne en question travaille ou non avec vous sur votre projet Fieldwire, afin d'améliorer la visibilité du travail effectué par votre équipe.
Instructions pertinentes :
- Créer un rapport de tâches
- Guide pratique : savoir configurer les tâches pour créer des rapports de qualité
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